0 PENGENALAN TENDER
1.1
Pengenalan
Di Malaysia, amalan yang biasa diamalkan ialah klien menawarkan sesuatu projek pada
kelompok kontraktor di mana kontraktor tersebut masing-masing akan bersaing menyerahkan
tender yang paling optimum dan keputusannya adalah terletak kepada klien untuk memilih
kontraktor yang layak. Apabila tender daripada sesebuah kontraktor itu diterima oleh klien,
maka wujudlah ikatan yang dinamakan kontrak antara kontraktor yang dipilih oleh klien.
Tender ialah suatu kenyataan yang dikeluarkan kepada seseorang untuk melakukan kerja di
samping mendapatkan persetujuan daripada pihak yang berkenaan (Saidin, 1998). Menurut
March (2003) pula, proses menender merupakan proses taktikal bagi pemilihan satu-satu
pihak bagi membekalkan suatu perkhidmatan, produk atau item kerja. Tanpa menghiraukan
mekanisme pemilihan, proses tawaran dan pemerimaan perlu ada di dalam tender. Ia
merupakan suatu proses bertaktik sebagai keputusan yang strategik terhadap suatu pihak serta
skop kerja yang telahpun dikenalpasti.
Tender merupakan proses utama yang dilakukan oleh klien untuk mendapatkan kontraktor
yang layak. Pemilihan kontraktor biasanya dibuat melalui pertandingan yang melibatkan
perbandingan antara perkara tertentu seperti harga dan masa pembinaan. Ini adalah antara
faktor utama pemilihan kontraktor selain reputasi serta pengalaman kontraktor tersebut.
2.1
Jenis Tawaran
Terdapat beberapa jenis tender yang dipraktiskan di Malaysia. Antara yang sering diamalkan
adalah tender terbuka, tender terpilih dan tender perundingan. Setiap jenis tender mempunyai
kelebihan dan kelemahan masing-masing dan perlaksanaannya adalah bergantung kepada
kesesuaian dalam proses menender. Pemilihan jenis tender dalam sesuatu projek pembinaan
banyak bergantung kepada beberapa faktor utama seperti saiz projek, lokasi pembinaan,
kesesuaian dengan masa serta kos yang diperuntukkan, pengalaman dan sebagainya.
keuntungan. Harga tender yang diserahkan itu merupakan tawaran yang muktamad tanpa apaapa perundingan dan tawar-menawar dengan pihak klien (Clough dan Sears, 1994). Semua
kontraktor yang berkelayakan boleh mencuba nasib mereka untuk memenangi tender tersebut
kerana klien tidak terikat untuk memilih mana-mana pentender yang menawarkan harga yang
paling rendah.
Tujuan tender jenis ini adalah untuk membolehkan klien mendapatkan seorang kontraktor
yang dapat menawarkan harga yang paling minimum bagi sesuatu projek pembinaan tanpa
menjejaskan mutu kerja dan bahan binaan. Walaupun begitu, harga yang paling rendah tidak
semestinya harga yang paling baik pada pandangan klien (Clough dan Sears, 1994). Dalam
tender ini, klien yang diwakili oleh perunding arkitek, jurutera dan juru ukur bahan akan
membuat pelawaan kepada kontraktor untuk menender di akhbar-akhbar.
Tender terbuka mempunyai beberapa kelebihan berbanding dengan jenis-jenis tender yang
lain. Tender terbuka memberi peluang yang sama rata kepada semua kontraktor terutamanya
kontraktor yang baru mendaftar dan kurang pengalaman. Ini kerana pemilihan adalah
berdasarkan kos yang ditawarkan oleh setiap kontraktor. Di samping itu, ia juga tidak
memerlukan kemahiran dan kelayakan yang khusus. Tender jenis ini juga tidak
menggalakkan manipulasi dan pakatan harga di antara kontraktor yang memasuki tender
(Milne, 1980). Tender jenis ini bersifat kompetitif dan ini boleh mewujudkan persaingan yang
sihat antara kontraktor yang terlibat dan kebaikan kepada klien pula adalah dari aspek
pemilihan kontraktor yang dapat menawarkan harga yang paling munasabah.
Tender terbuka tidak sesuai untuk projek yang memerlukan penyiapan segera. Kos projek
mungkin akan meningkat disebabkan mutu kerja yang dihasilkan kurang berkualiti
disebabkan harga tawaran yang terlalu rendah. Ini adalah amat berisiko kerana kontraktor
mungkin akan membuat tuntutan yang tidak munasabah untuk mengelakkan kerugian
(Mohamed, 2002).
Tender jenis ini jarang dipraktiskan oleh pihak swasta. Ini adalah kerana proses yang panjang
diperlukan bermula daripada peringkat penyediaan dokumen, mengiklankan, penyediaan
lukisan spesifikasi sehinggalah kepada proses penilaian dan pemilihan kontraktor yang layak
yang mana berlaku pembaziran wang dan masa.
Selain itu, tender terbuka kurang menggalakkan penggunaan alatan-alatan moden kerana
projek yang biasanya terlibat dengan tender terbuka adalah berkos rendah atau sederhana.
Kesukaran untuk memilih kontraktor yang layak juga menjadi satu masalah bagi pihak klien
kerana ia melibatkan jumlah yang agak besar dan ini membazirkan masa dan wang bagi
kedua-dua pihak iaitu kontraktor dan klien.
pakatan harga di antara kontraktor yang disenaraikan. Klien tidak mempunyai pilihan lain
jika semua kontraktor meletakkan harga yang tinggi dari kos yang ditaksir dari anggaran
kasar, maka pemilihan terpaksa dibuat ke atas kontraktor yang menawarkan harga yang
paling rendah antara kontraktor tetapi lebih tinggi dari kos asal. Biasanya kes ini berlaku jika
kontraktor itu mengenali antara satu sama lain (Saidin, 1998).
Tender terhad hanya boleh dilaksanakan setelah agensi mendapat kelulusan khas
Perbendaharaan Malaysia sebelum ianya dilaksanakan. Tawaran terhad biasanya terbuka
kepada semua kontraktor yang termasuk di dalam kategori yang telah dinyatakan dalam iklan
tawaran. Contohnya tawaran terhad kepada kontraktor bumiputera sahaja.
4.1
Proses Tender
Perkara pertama yang dilakukan bagi melakukan proses tender ialah menyediakan Dokumen
Tender yang merujuk kepada keperluan-keperluan pelanggan dan projek secara
keseluruhan. Dokumen Tender ialah dokumen yang mengandungi kesemua keperluan projek
dan pelanggan. Beberapa bahagian akan ditambah ke dalam dokumen asal seperti Surat
Perlantikan atau Surat Niat dan lukisan kontrak. Berikut ialah proses tender :
4.2
Penyediaan Dokumen Tender adalah peringkat seterusnya selepas lukisan terperinci telah
disiapkan. Bagi kontrak yang berdasarkan bil kuantiti, kerja-kerja (taking off ) akan bermula
sebaik sahaja perunding Juruukur Bahan menerima lukisan - lukisan susun atur dan terperinci
daripada pihak arkitek dan jurutera.
Sementara bagi kontrak berdasarkan lukisan dan spesifikasi, mereka bentuk dan membina,
Ringkasan Tender akan disediakan. Proses tender dan penilaian tender juga bermula
diperingkat ini. Selepas pemilihan tender yang sesuai ke atas kontraktor yang paling
berwibawa, peringkat seterusnya akan bermula.
Setiap set dokumen tender hendaklah sempurna serta mengandungi perkara-perkara berikut :
i.
Syarat - syarat dan arahan kepada petender iaitu maklumat- maklumat penting
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
kerja / kuantiti yang diperlukan dan tempoh masa yang akan diikat.
Jadual kadar harga - Jadual kadar harga yang perlu diisi oleh petender
viii.
(jika berkenaan).
Lukisan teknikal / pelan - Sesuatu pelan, model atau lukisan yang diperlukan
ix.
(jika berkenaan).
Prestasi / rekod pengalaman - Maklumat tentang pengalaman petender dalam
x.
xi.
xii.
bidang berkaitan yang dibekalkan / dilaksanakan kepada agensi dan pihak swasta.
Profil dan kedudukan kewangan pretender.
Maklumat terperinci tentang latar belakang dan keupayaan kewangan petender.
Senarai semak - Senarai dokumen / perkara yang perlu dikemukakan oleh
petender.
4.3
ii.
iii.
iv.
v.
Kerja yang ditentukan mestilah mengikut kehendak JKR dari segi reka bentuk dan
pembinaan
4.4
Dokumen Tender ialah dokumen yang disediakan untuk kegunaan petender bagi meletakkan
harga tawaran mereka. Antara kandungan yang patut ada dalam sesuatu Dokumen Tender
ialah :
i)
ii)
iii)
iv)
v)
vi)
vii)
viii)
Bagaimanapun, isi kandungan ini biasanya bergantung kepada pihak pelanggan untuk
menentukan bahagian yang perlu dimasukkan dan bahagian mana yang tidak perlu
dimasukkan. Antaraisi kandungannya ialah :
4.5
Borang piawai yang biasanya digunakan ialah borang kontrak, Borang Tender dan Surat
Setuju Terima Tender. Bagiprojek yang menggunakan kontrak berdasarkan Senarai
Kuantiti,borang kontrak yang digunakan ialah JKR 203A Semakan 10/83 bagi projek
kerajaan atau pun PAM (Dengan Kuantiti) Edisi 2000 bagi sektor swasta. Borang JKR
203 Semakan 10/83 dan PAM (Tanpa Kuantiti) Edisi 2000 pula digunakan bagi projek yang
menggunakan kontrak berdasarkan lukisan dan spesifikasi.
Bagaimanapun ada sesetengah pelanggan di sektor swasta yang menggunakan borang
kontrak kerajaan bagi projek mereka. Ini kerana borang itu lebih mudah difahami oleh
kebanyakan kontraktor.Kerajaan juga ada menyediakan borang piawai bagi Borang Tender
dan Surat Setuju Terima Tender. Borang yang digunakan ialah borang JKR 203B-Pin.2/2002
bagi projek yang menjadikan kuantiti sebahagian daripada kontrak dan borang JKR 203CPin.2/2002 bagi projek yang berdasarkan lukisan dan spesifikasi.
Sementara bagi projek di sektor swasta atau pun perbadanan, biasanya mereka akan
membuat sendiri borang tender menggunakan borang tender kerajaan sebagai
panduan. Begitu juga dengan Surat Setuju Terima Tender, JKR 203D-Pin 4/2002 akan
digunakan bagi projek kerajaan dan pelanggan swasta atau pun perbadanan akan
menjadikannya sebagai panduan untuk projek mereka.
4.6
Penyediaan Spesifikasi.
Lampiran-Lampiran.
4.9
Selepas semua isi kandungan Dokumen Tender lengkap, dokumen ituakan disemak
supaya tidak terdapat bahagian yang tertinggalsebelum dicetak dan dijilid. Penyemakan perlu
dilakukan denganteliti kerana sekiranya ada bahagian ataupun mukasurat yangtertinggal,
ianya akan memberi impak yang besar kepada petender.
Bagi tender terbuka, percetakan Dokumen Tender mungkinmemerlukan sehingga 70
salinan, di mana sekiranya ada mukasuratyang tertinggal, mukasurat itu terpaksa dicetak dan
diagihkankepada 70 orang petender. Pencetakan dan penjilidan adalahbahagian yang penting
dalam menentukan tarikh tutup tender.Sekiranya terdapat kerumitan seperti pelanggan
menukar beberapaitem pembinaan, mungkin tarikh tutup tender terpaksa ditunda kepada satu
tarikh yang sesuai.
Tidak dilupa, satu salinan Dokumen Tender akan dicetak dan dijilid lengkap dengan
lukisan tender untuk dijadikan Dokumen Meja Tender(Tender Table Document) yang akan
diletakkan di tempat menjual tender bagi tujuan penyemakan dan rujukan oleh petender
sebelum mereka membeli tender berkenaan.
Kontraktor
Kontraktor merupakan pihak yang akan merealisasikan lukisan yang disediakan oleh pihak
perunding samada pihak arkitek mahupun jurutera kepada bentuk dan saiz sebenar yang telah
ditetapkan mengikut spesifikasi lukisan dan kontrak.
Kontraktor akan melaksanakan proses pembinaan dari awal hinggalah projek tersebut siap
mengikut segala syarat kontrak yang telah ditetapkan.
4.1.2
Penyelia kerja
Menyelia kerja kontraktor ditapak bina bagi memastikan mutu kerja mencapai piawaian
sejajar dengan spesifikasi yang telah ditetapkan di dalam kontrak. Memberikan khidmat
nasihat kepada pihak kontraktor mengenai kaedah kerja dan penafsiran lukisan.
4.1.3
Subkontraktor