TAKLIMAT/CERAMAH
PENGURUSAN STOR
KANDUNGAN SESSI
OBJEKTIF SESSI
Untuk: Menerangkan tugas dan tanggungjawab Pegawai Pengawal /Ketua Jabatan berkaitan Pengurusan Aset selaras dengan akta, arahan, peraturan dan panduan Kewangan semasa; Menekankan aspek-aspek penting tugas dan tanggungjawab Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan berkaitan Pengurusan Aset; Menerangkan isu dan masalah Pengursan Aset yang ditimbulkan oleh Ketua Audit Negara; Mendapatkan maklumbalas/syor peserta kursus bagi meningkatkan tahap Pengurusan Aset.
PENGURUSAN ASET
(Pendekatan Perbincangan) PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI, ARAHAN, PERATURAN PENGURUSAN BEKALAN & PANDUAN PELUPUSAN PEJABAT & & TUGAS & PENGURUSAN HAPUSKIRA TANGGUNGJAWAB STOR
KETUA JABATAN
PENGURUSAN ASET
MULA P
T E N
AKHIR P Stor
HARTA MODAL & INVENTORI
(Barang Tak Luak)
Penggunaan
E R O L E H A
N
Penyelenggaraan
D E R
Barang Terpakai
E L
K O N T R A K
PEMERIKSAAN
Keluaran
P E N O K O K A
U P U S A N
BARANGAN STOR
(Barang Gunahabis)
Terimaan
Simpanan
( Pelanggan)
P E S A N A N
BEKALAN PEJABAT
( Barang Gunahabis)
Terimaan
Simpanan
(Stok operasi)
Keluaran
N STOK
PENGURUSAN STOR Simpanan melebihi keperluan; Kehilangan terus berlaku / stok usang; Verifikasi Stok / pemeriksaan stok tidak dilaksanakan; Ruang stor yang sempit & ketiadaan/kekurangan peralatan pengendalian (MHE); Kakitangan kurang mahir.
7
RUMUSAN & SYOR AUDIT Tahap Pengurusan kewangan di Jabatan . adalah memuaskan . Bagaimanapun kelemahan yang berlaku dalam pengurusan Harta Modal & Inventori perlu di atasi dengan segera.
jawab sendiri termasuk bertanggungjawab membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan penyeliaan, penyenggaraan dan pengawalan am barangbarang awam, kerja dan perkhidmatan yang diterima atau dipegang oleh Jabatan yang perbelanjaannya dikawal olehnya.
10
Pegawai Awam adalah bertanggungjawab sendiri termasuk bertanggungjawab membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan barang-barang awam, kerja dan perkhidmatan yang diterima di bawah kawalannya atau dalam simpanannya.
11
TAFSIRAN BARANG-BARANG AWAM Seksyen 3 Akta Prosedur Kewangan 1957 (Disemak 1972) Termasuklah loji,kelengkapan,perabut, radas, bahan-bahan dan bekalan yang dibeli dengan wang Kerajaan untuk kegunaan atau disimpan dalam stok.
12
TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/ KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT MEMASTIKAN URUSAN MENYELENGGARA DAFTAR DAN REKOD HARTA MODAL, INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT DILAKSANAKAN DENGAN TERATUR, CEKAP DAN BERKESAN.
Menentukan Bahagian/Unit serta pegawai/ kakitangan bagi menyedia, menyenggara dan menyimpan daftar/rekod. Menetapkan tempoh penyediaan rekod / daftar berkaitan sebaik sahaja aset diterima; Menetapkan pegawai yang bertanggungjawab menandatangani daftar/rekod aset; Memastikan penyimpanan daftar/rekod aset yang teratur dan selamat. 13 Melantik pegawai bagi memeriksa daftar/rekod aset.
TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/ KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT MEMASTIKAN URUSAN MENYELENGGARA DAFTAR DAN REKOD HARTA MODAL, INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT DILAKSANAKAN DENGAN TERATUR, CEKAP DAN BERKESAN.
Menentukan Bahagian/Unit serta pegawai/ kakitangan bagi menyedia, menyenggara dan menyimpan daftar/rekod.
Bagi Jabatan yang menguruskan pembelian aset secara pusat pegawai & kakitangan di Bahagian/Unit yang bertanggungjawab mengurus pembelian hendaklah menyediakan daftar dan di tandatangani oleh Ketua Jabatan/ Timbalan/ Ketua Bahagian/Unit berkaitan. (Tujuan menandatangani daftar adalah untuk mengesahkan butir-butir aset) Apabila harta modal di keluar secara tetap daripada pejabat yang mengawalnya, Kad Daftar Harta Modal hendaklah dihantar bersamanya kepada pejabat yang menerima. Tanggungjawab terhadap harta modal termasuk menyelenggara daftar adalah dibawah pejabat yang menerima.
14
PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI & BEKALAN PEJABAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 2 TAHUN 1991. Merupakan Core Circular bagi perekodan maklumat asas Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat. Pekeliling yang memberi definisi aset dan menerangkan mengenai borang-borang yang perlu digunakan bagi merekod jenis-jenis aset. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan boleh memantau pelaksanaan PP ini di Jabatan masing-masing melalui senarai semak yang terdapat dalam SPP 12 15 Tahun 1995.
Yp
BERNILAI RM500 ATAU LEBIH KE ATAS SETIAP SATU SEMASA PEROLEHAN(*)
BERNILAI KURANG RM500 SETIAP SATU SEMASA PEROLEHAN (perabut, permaidani, langsir tanpa mengira kos)
ITEM STOR
#
BARANG BELUM GUNA & PERLU DISIMPAN BAGI KEPERLUAN OPERASI, PENYELENGGARAAN DLL.
+*
TANAH & BANGUNAN
JENIS-JENIS BORANG PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI, BEKALAN PEJABAT & STOR
Maklumat Asas Harta Modal. Maklumat Penyelenggaraan Harta Modal. Daftar Inventori Daftar Stok Bekalan Pejabat. Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori. Kad Kawalan Stok Kad Petak ( Bin Card)
18
KEW 312
( Bil. Kad :21/00
Kategori : Peralatan Fotografi Jenis : Kamera Digital 2.11 Megapixels Jenama dan Model : Canon S10 Jenis dan No. Engin : C21264951 No. Casis / Siri Pembuat : No. Siri Pendaftaran : UPM IRPA 12
Kos dan Tarikh Dibeli / Diterima : RM1999 No. Pesanan Kerajaan : A567890 12.1.00 Pembekal : Compugates Sdn Bhd. No. Rujukan Fail : UPM/IRPA 234.00 Aksesori : Storage Disc
Tanda tangan Pegawai yang Bertanggungjawab . Tarikh :. PENEMPATAN Lokasi Tarikh T/tangan PEMERIKSAAN HARTA MODAL Tarikh T/tangan PELUPUSAN Tarikh : Rujukan : Tandatangan :
Bhg. Pentd
20.1.00
19
KEW 312 A
BUTIR-BUTIR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL
KEMENTERIAN / JABATAN : Perbendaharaan Malaysia BAHAGIAN : Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan
Jenis, Jenama dan Model : Mesin Fotostat Fuji Tarikh, Servis / Pembaikan Butir-butir Servis Pembaikan No. Pesanan Kerajaan / No. Inden 4951212
No. Siri Pendaftaran : BPPK 45 Tempat Pembelian / Servis / Pembaikan Kos T/tangan
21.6.01
Seksyen Bekalan
RM235.00
20
DAFTAR INVENTORI
KEMENTERIAN /JABATAN : Perbendaharaan Malaysia BAHAGIAN : Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan
Bil. Butiran Kuantiti No. Pesanan Kerajaan Tarikh Dibeli Kos No. Siri Seunit Pendaftaran KB 1,2,3,4, 5 Lokasi Pelupusan
KEW 313
Catatan Tanda/ tangan
Rujukan Tarikh 1 Kabinet Besi 5 568231 21.1.20 RM 220 Bhg. Pentd. BPK 2/ 34 1.3.20
Nota : Borang ini hanya untuk mendaftar inventori dan tidak boleh digunakan bagi transaksi keluar /masuk inventori.
21
KEW 314
JENI : isket Kom ter 3.5 NIT KURAN : Kotak (1 oze ) il. No. esa a iterima ari a a / ikel arka Ke a a Tarik Kua titi
Harga / Kos e
it: e erima
..
Terimaa
Keluara
aki
Nama
Ta ata ga
456721
5.6.20
22
KEW315
Je is : ver ea rojector Je ama a Mo el : a o 45 No. iri em uat: 1234 No. iri e aftara : K 12 il. Nama emi jam Tarik ikeluar ka 1 Ismail I ra im 17.9.01 Ja gka i ula gka 20.9. 01 atata ega ai Me geluar
Tarik 17.9.01
Tarik
TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL / KETUA JABATAN DALAM PENYELENGGARAAN ASET
MEMASTIKAN HARTA MODAL, INVENTORI DAN BARANG LAIN TAK LUAK DISELENGGARA DENGAN TERATUR
Surat Pekeliling Am 2 /1995 ( SURAT PEKELILING JABATAN PERDANA MENTERI ) Surat Pekeliling menekankan mengenai : Penyelengaraan Pemulihan ( Corrective maintenance ) Penyelenggaraan Pencegahan ( Preventive Maintenance ) Tumpuan kepada: Preventive Maintenance memeriksa, menservis, membaiki dan mengganti komponen mengikut jadual bertujuan mengurangkan kerosakan dan 24 peralatan boleh beroperasi dengan cekap secara berterusan.
TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL / KETUA JABATAN DALAM PENYELENGGARAAN ASET
MEMASTIKAN HARTA MODAL, INVENTORI DAN BARANG LAIN TAK LUAK DISELENGGARA DENGAN TERATUR
Butir-butir penylenggaraan dan kos dicatat dengan lengkap dan kemaskini di dalam rekod penyelenggaraan; Butir-butir kos yang lengkap dan kemaskini bagi menyokong kes-kes pelupusan - apabila rekod dapat menunjukan jumlah kos penyelenggaraan melebihi kos perolehan asal harta modal;
25
TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL / KETUA JABATAN DALAM PENYELENGGARAAN ASET
Penyelenggaraan Banguan Gunasama dipertanggungjawabkan kepada JKR _ WP Putrajaya. J/kuasa Penyelaras yang dipengerusikan oleh KSN dan wakil setiap jabatan, MAMPU, Pej. Ketua Keselamatan Kerajaan perlu diwujudkan bagi membantu JKR-WPP; Garis panduan dijadikan terma dalam perjanjian jika kementerian/jabatan menggunakan khidmat kontraktor. 26
PENGURUSAN STOR
PERANAN
UNTUK MENGURUSKAN PENYIMPANAN STOK BARANGBARANG- BARANG TERTENTU SELARAS DENGAN DASAR-DASAR YANG DI TETAPKAN DASAROLEH KERAJAAN ATAU ATAS SEBAB-SEBAB SEBABTERTENTU YANG MEMERLUKAN STOK DISIMPAN.
27
PENGURUSAN STOR
Berikutan kajian Peningkatan Pengurusan Stor dan Aset Kerajaan oleh perunding yang dilantik oleh Kementerian Kewangan, jenis stor disyor dikenalpasti sebagai: STOR MATERIAL SPESIFIK (SMS)
Stor yang menyimpan barang untuk keperluan guna terus atau jangka pendek.
29
TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/ KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN STOR
MENGAWASI AKTIVITI PEROLEHAN DAN PENGURUSAN STOR. MEMASTIKAN PEMBELIAN MENGIKUT PERANCANGAN. Mengiktiraf / memahami hubungkait di antara fungsi Pengurusan Perolehan dengan Pengurusan Stor khususnya apabila Bahagian Stor ditugaskan untuk: a. Memperaku dan mengesah penerimaan barang barang yang dipesan. b. Menyimpan dan menyenggara barang-barang. 30 c. Menyediakan kuantiti menokok stok.
Unit
Unit
Kuantiti Pesanan (Ekonomi/Tetap) No. Vokeb: No, Kod : CE 203004 Tempat: Stor Cat L2/T2
RM K
20 10 5
Kedua RM
RM K
Pertama RM
Ketiga RM
Keempat RM
Harga
Seunit Jumlah
RM
RM
33
42
34
Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan dikehendaki memantau Kadar Pusingan Stok yang dicapai oleh Bahagian Stor bagi menentukan kelarisan penggunaan barang-barang yang disimpan.
( Penyata Kadar Pusingan Stok disediakan mengikut Panduan 121 Tatacara Pengurusan Stor (Lampiran KEW 300-N )
Stor yang mencapai kadar pusingan stok yang rendah menandakan terdapat barang-barang yang tidak laris penggunaannya dan keperluan / justifikasi menyimpan stok barang berkenaan perlu dikaji semula.
35
36
Perbendaharaan memantau prestasi pengurusan stor Jabatan-jabatan bagi mengenalpasti Jabatan yang mencapai kadar pusingan stok yang rendah (kurang dari 4 kadar pusingan) Jabatan yang mencapai kadar pusingan stok yang rendah disyor mengkaji / merasionalisasikan kedudukan pengurusan/fungsi stor dalam konteks menggabung, mengecil atau menutup stor. Pengurusan Stok di Jabatan-jabatan disyor menuju ke arah mencapai Stok Sifar atau hanya menyimpan Stok Operasi.
( konsep high availability and low inventory)
37
TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/ KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN STOR
MEMASTIKAN VERIFIKASI STOK DAN PEMERIKSAAN STOK DI LAKUKAN MENGIKUT LAT MASA YANG DITETAPKAN
Melantik Pemverifikasi / Pemeriksa Stok; Verifikasi Stok adalah tanggungjawab Pegawai Pengawal manakala Pemeriksaan Stok adalah tanggungjawab Ketua Jabatan; Bagi tujuan verifikasi barang-barang dalam stor dikelaskan seperti berikut: o Sangat menarik diverifikasi dua kali setahun; o Menarik diverifikasi sekali setahun; o Tidak menarik di verifikasi sekali dalam dua tahun. Pemeriksaan Stok oleh Ketua Jabatan: Memeriksa kesemua jenis stok dalam tempoh 1 tahun.
38
TANGGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL / KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN STOR
Semasa menverifikasi stok, Pegawai Pemverifikasi dikehendaki melaporkan kedudukan barang-barang dalam stor dari aspek berikut: Stok yang didapati lebih; Pergerakan barang lambat / tidak bergerak ( tidak laris)
( tidak bergerak tiada pengeluaran selama 3 tahun dari tarikh transaksi terakhir)
PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA PERWAKILAN KUASA BI BAWAH SEKSYEN 17 AKTA TATACARA KEWANGAN 1967 (Warta Kerajaan P.U(B)513)
Ketua Setiausaha Timbalan Ketua Setiausaha Setiausaha Bahagian ( Pentadbiran /Kewangan/ Khidmat Sokongan/Operasi) Ketua Pengarah Timbalan Ketua Pengarah Pengarah Bahagian ( Pentadbiran / Kewangan/Khidmat Sokongan/Operasi ) Ketua Jabatan Nota : Tidak termasuk lain-lain jawatan yang dinyatakan dengan khusus. Semua Kementerian
Kuasa bagi melupus & menghapuskira aset/barang yang mempunyai nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000.00 41 setiap satu atau jumlah RM500,000.00 keseluruhan.
TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/KETUA JABATAN DALAM PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA
PERKARA-PERKARA YANG PERLU JUGA DIBERI PERHATIAN: Kos melupus? Kos penggunaan khidmat pakar? Kos persediaan? Keperluan stor barang/peralatan terpakai (return store ) bagi barang / peralatan yang hendak dilupus? Keberkesanan kos pengurusan secara pusat atau sebaliknya?
42
2. PERSEDIAAN
3. PEMERIKSAAN
4. LAPORAN
.
5. KELULUSAN
6.
PELAKSANAAN
Kesediaan rekod, kemaskini Dapatkan sijil-sijil (TEB dll.) Lantik Minit, keputusan Lembaga mesyuarat,Pemeriksa laporan , Teguran Audit dll.
T A N P A L E M B A G A
L E M B A G A P E M E R I K S A
Pegawai,
Pegawai Pengawal
P E R B E N D A H A R A A N
Salinan Sijil Patuhi kepada segala Catatan Perbenkeputusan dalam Daharaan ( Tempoh ruang Pelaksanatertentu an) Saksi, dalam Laporan Resit, Daftar Suku Akuan Harta tahun terima Modal (hadiah) & Inventori
SIJIL TAMAT
Komputer
Lembaga Pemeriksa /Tanpa Lembaga Pemeriksa (Tertakluk kepada nilai perolehan asal) Kelulusan Peg. Pengawal/ Perbendaharaan ( Tertakluk kepada nilai perolehan asal) Lupus cara biasa
( rosak tidak boleh baiki
Pemeriksaan Teknikal, Lembaga Pemeriksa Tanpa Lembaga (tidak melebihi RM20,000 setiap satu/ jumlah tidak melebihi RM300,000)
Sistem Komputer
Komputer Peribadi
Lembaga Pelupusan Peralatan Komputer LPPK - bagi Nilai RM10,000 setiap satu atau jumlah RM 100,000 kesemuanya
Agihan ke Sekolahsekolah
44
4 LAPORAN AKHIR
Laporan terperinci tanpa menungu laporan Polis; Siasatan perlu rapi bagi menentukan akauntabiliti terhadap kehilangan; Salinan Laporan Ke Perbendaharaan; Syor tindakan Surcaj Perlu/ Tak perlu.
5 SYOR/ KEPUTUSAN
PELAKSANAAN
MAKLUM
Dua hari Dalam tempoh Bekerja satu (1)bulan Dari Dari Tarikh Tarikh Kehilangan Kehilangan Diketahui diketahui
Tindakan Tatatertib, Sprt. amaran, Kelulusan Hapuskira; Tindakan Surcaj / atau Tidak atau Lain-lain Syor
Rekod aset dikemas -kini Syor tindakan Surcaj dikemukakepada Lembaga Tatatertib berkaitan;
ISU BERKAITAN KEHILANGAN/HAPUSKIRA Kehilangan peralatan komputer/ICT semakin meningkat; Peralatan komputer/ICT 35 kes Telefon bimbit - 18 kes Pegawai kakitangan yang meminjam peralatan tidak diberi peringatan awal mengenai tanggungjawab mengjaga keselamatan peralatan;
47
121,415,721.00 Peratusan
7,714,226.69 6.35%
43,006,886.71 35.42%
Maklumat mengikut laporan yang diterima daripada 21 Kementerian; 4 Kementerian tidak mengemukakan laporan
48
(RM) Sebanyak 8 kes telah selesai dan 54 kes masih dalam tindakan /proses oleh Pegawai Pengawal
62
3,064,944.36 152,841.38
49
TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/ KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI & STOR
MEMASTIKAN SEMUA BENTUK PEMERIKSAAN KE ATAS HARTA MODAL, INVENTORI & STOK DI LAKUKAN MENGIKUT LAT MASA YANG DITETAPKAN DAN LAPORAN/PENYATA YANG BERKAITAN DIKEMUKAKAN KEPADA KEMENTERIAN KEWANGAN PENGURUSAN STOR: Penyata Kadar Pusingan Stok - (Lampiran KEW 300-N) Sijil Verifikasi Stok -(Lampiran KEW 300-T) HARTA MODAL & INVENTORI: Sijil Tahunan Pemeriksaan Stok/Inventori-(Lampiran KEW300-W)
( * Tatacara Pengurusan Stor Panduan 21, 199, 221 & 239 )
PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA: Laporan Pelupusan Harta Benda Kerajaan; Laporan Hapus Kira Harta Benda Kerajaan
(Surat Pek. Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2002)
LAMPIRAN N KEW. 300 -N KADAR PUSINGAN STOK ( CONTOH PENYATA KADAR PUSINGAN STOK PADA DISEMBER 2000 )
RM
a Nilai stok pada akhir 1999 50,000 60,000 b Nilai terimaan bagi tahun 2000 c Nilai keluaran bagi tahun 2000 d Nilai stok pada penghujung tahun 2000(a+b c) e Kadar Pusingan Stok Cz a+d 2
100,000 30,000
(50,000+60,000 80,000 )
100,000z
2.5
51
KEW. 300-T
semua barang-barang di bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak-kehendak Panduan 198 seperti berikut :
Tiada perselisihan / Laporan Verifikasi Stok ( Kew. 300U-1) disertakan dalam tiga salinan.*
Tarikh:.
Pegawai Pengawal
( Tandatangan & cop )
52
KEW 300-U1
LAMPIRAN U-1 (Panduan 200) LAPORAN VERIFIKASI STOK LAPORAN PEGAWAI PENGAWAL KE ATAS VERIFIKASI STOK di Stor Institut Kemahiran Belia Negara pada 15 Feb. 2002 No. Kod Perihal Barang Tarikh di Periksa Unit Kuantiti Nilai Sebabsebab Syor Pegawai Pengawal Ulasan Ketua Setiausaha Perbendaha raan / Pegawai Kewangan Negeri Catitan
Se unit A. Stok Lebih 123 Beg Seminar 15. Feb. 2002 Se buah 7 RM25
Jumlah RM175 Tidak diambil oleh peserta Masuk ke dalam stok Bersetuju
B. Stok Kurang C. Stok Tak Boleh Guna D. Stok Usang Tandatangan ( Pegawai Pengawal)
53
Kementerian /Jabatan
KEW 300W
Saya mengesahkan bahawa pada tahun yang berakhir pada semua barang-barang dalam stok /inventori di bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak-kehendak Panduan 187, 198 dan 238 dan tidak terdapat sebarang perselisihan /Laporan Verifikasi Stok (Kew. 300-U1) dilampirkan dalam tiga salinan*
Tarikh..
Nota : Selaras dengan Panduan 238 - Pemeriksaan meliputi loji.Laporan dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan 54 atau Pegawai Kewangan Negeri.
LAMPIRAN A LAPORAN PELUPUSAN HARTA BENDA KERJAAN (HARTA MODAL,INVENTORI & STOK) BAGI SUKU TAHUN PERTAMA/KEDUA/KETIGA/KEEMPAT TAHUN 2002 KEMENTERIAN BELIA & SUKAN
BIL (1)
JABATAN (2)
1.
2.
Satu lot perabot ( kerusi/ meja /alamari dll.) Dua set Pinggan Mangkok Bone China
RM500.00
RM 15,000.00 RM45.000.00
RM500.00
RM15,000.00 RM15,000.00
LAMPIRAN B LAPORAN HAPUSKIRA HARTA BENDA KERJAAN (HARTA MODAL,INVENTORI & STOK) BAGI SUKU TAHUN PERTAMA/KEDUA/KETIGA/KEEMPAT TAHUN 2002 KEMENTERIAN BELIA & SUKAN BIL (1) PERIHAL KEHILANGAN (2) NILAI PEROLEHAN ASAL (3) TINDAKAN YANG DIKENAKAN (4) Tindakan Tata tertib ( Nama Pegawai & Jenis Hukuman) (a) TEMPOH PENYELESAIAN ( 5) Surcaj ( Nama Pegawai & amaun yang dikenakan) (b)
1.
RM12,000.00
Amaran
RM5,000.00
2 Tahun
JUMLAH
RM12,000.00
TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL / KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN ASET
Pengerusi Pegawai Pengawal atau Timbalan; Melantik urusetia / pegawai aset untuk menyelaras dengan Jabatan/Bahagian/Unit terlibat dan mendapatkan maklumat dan maklumbalas bagi tujuan mesyuarat Jawatankuasa. Bermesyuarat sebanyak 4 kali setahun bagi membincang isu/masalah Pengurusan Aset dan memberi syor bagi mengatasinya. Melaporkan kepada Kementerian Kewangan / pihak berkuasa berkaitan keputusan yang dicapai di mesyuaratmesyuarat yang diadakan.
57
I e aJa a n t b ta / T b la i an P g w i se J t. ea a t
I e aJ b ta / t aa n T b la i an
I e aJ b ta / t aa n T b la i an
I e aJa a n t b ta / T b la i an
P g w i s t J t. ea a e b
P g w i s t J t. ea a e b
P g w i s t J t. e a a 58 b e
TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL / KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN ASET
1. Pembentangan/Perbincangan Laporan-laporan berikut:: i. Pengurusan menyelenggara rekod/daftar aset bilangan dan nilai pegangan aset terkumpul /semasa; ii. Pemeriksaan hartamodal & inventori( penemuan & syor) iii. Verifikasi Stok (penemuan dan syor ); iv. Kedudukan laporan dan penyata Pengurusan Aset yang perlu dikemukakan kepada Kementerian 59 Kewangan;
TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL / KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN ASET
2. Kedudukan kes Pelupusan/ Hapuskira bilangan dan nilai pelupusan , i. Bilangan kes:
a. selesai; b. baru; c. lewat ( sebab-sebab kelewatan);
ii. Kes-kes kehilangan- perlantikan pegawai penyiasat, hasil siasatan/kedudukan kes, dll, 60
TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL / KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN ASET
3. Isu dan masalah Pengurusan Aset & Stor i. Kebajikan Kakitangan Pengurusan Aset
Keselesaan tempat bekerja. Penyediaan peralatan ( materials handling equipments) bagi memudahkan kerja-kerja pengedalian fizikal disamping menjamin keselamatan kakitangan; Latihan & kemahiran.
Sebutharga kenderaan berjenama hanya dari 3 syarikat dengan harga tertinggi RM3000.00
( Salahguna kuasa / bertentangan dengan objektif pelupusan)
Syarikat enggan mengambil kenderaan yang dipersetujui untuk dibeli setelah mendapati kos pembaikan melebihi harga belian.
( Syarikat hilang wang deposit )
62
63
KES-KES PENGURUSAN ASET Kos menyelenggara kenderaan semakin meningkat; ( Pegawai/kakitangan mengambil kesempatan menghantar kenderaan ke bangkel yang sama ) Laporan Verifikasi Stok sepanjang masa yang tidak menunjukan sebarang perselisihan stok; ( Perselisihan/perbezaan stok merupakan risiko biasa dalam Pengurusan Stor)
65
PENGURUSAN ASET
RUMUSAN
PENGURUSAN REKOD & DAFTAR
Menentukan Bahagian/Unit / Pegawai yang bertanggungjawab terhadap menyedia dan menyelenggara rekod/daftar; Memastikan rekod/daftar aset disediakan segera sebaik sahaja aset disah dan diperaku diterima; Rekod diperiksa dan hasil/penemuan pemeriksaan dilaporkan kepada Ketua Jabatan.
66
PENGURUSAN ASET
RUMUSAN
PENGGUNAAN DAN PENYELENGGARAAN
Memastikan penggunaan untuk tujuan sebenar; Mengoptimumkan penggunaan/ latihan kepada kakitangan; Tanggungjawab menyemak dan memperaku kerja-kerja penyelenggaraan yang dilakukan oleh kontraktor; Butir-butir penyelenggaraan dan kos di rekod secara kemaskini termasuk untuk tujuan menganggar belanjawan dan pelupusan.
67
PENGURUSAN ASET
RUMUSAN
PENGURUSAN STOR
Mewujudkan stok simpanan selaras dengan dasar / faktor-faktor tertentu; Memantau prestasi stor bagi memastikan kelarisan penggunaan barang-barang; Mengkaji keperluan menyimpan stok bagi barang-barang/gunasama yang mudah diperolehi dengan tujuan supaya stor-stor Jabatan berkemungkinan boleh digabungkan, dikecilkan atau hanya menyimpan stok operasi 68 sahaja( stor ditutup)
PENGURUSAN ASET
RUMUSAN
PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA Mewujudkan urusetia bagi merancang dan menyelaras dengan semua Bahagian/ Jabatan di bawah Kementerian; Urusetia berhubung / menyusul dengan pihak-pihak terlibat bagi melicinkan tindakan dan proses; PEMERIKSAAN ASET / VERIFIKASI STOK Menyediakan rancangan dan jadual; Melantik pegawai mengikut jawatan; Laksana secara berpasukan dan susun jadual mengikut Bahagian / Unit. Memastikan semua Laporan/Penyata Pengurusan 69 Aset di kemukakan kepada Kementerian Kewangan.
PENGURUSAN ASET
RUMUSAN
PEMANTAUAN PENGURUSAN ASET SECARA MENYELURUH Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Aset dan lantik Pegawai Aset; Menetapkan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset mengikut lat masa yang sesuai; Mendapatkan semua laporan berkaitan pengurusan aset mengikut arahan dan peraturan yang ditetapkan; Membentangkan laporan di mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset; Membincang syor/cadangan mengatasi 70 isu/kelemahan Pengurusan Aset.
PENGURUSAN ASET
71
http://www.treasury.gov.my
72
73