KURSUS PENGURUSAN KEWANGAN

TAKLIMAT/CERAMAH

PENGURUSAN STOR

KANDUNGAN SESSI
OBJEKTIF SESSI
Untuk: Menerangkan tugas dan tanggungjawab Pegawai Pengawal /Ketua Jabatan berkaitan Pengurusan Aset selaras dengan akta, arahan, peraturan dan panduan Kewangan semasa; Menekankan aspek-aspek penting tugas dan tanggungjawab Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan berkaitan Pengurusan Aset; Menerangkan isu dan masalah Pengursan Aset yang ditimbulkan oleh Ketua Audit Negara; Mendapatkan maklumbalas/syor peserta kursus bagi meningkatkan tahap Pengurusan Aset.

PENGURUSAN ASET
(Pendekatan Perbincangan) PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI, ARAHAN, PERATURAN PENGURUSAN BEKALAN & PANDUAN PELUPUSAN PEJABAT & & TUGAS & PENGURUSAN HAPUSKIRA TANGGUNGJAWAB STOR
KETUA JABATAN

PEREKODAN,PENYIMPANAN, PENGGUNAAN & PENYELENGGARAAN

CONTOH KES / PERBINCANGAN / ULASAN & SYOR /RUMUSAN 3

PENGURUSAN ASET
MULA P
T E N

AKHIR P Stor
HARTA MODAL & INVENTORI
(Barang Tak Luak)

Penggunaan

E R O L E H A
N

Penyelenggaraan

D E R

Barang Terpakai

E L

K O N T R A K

PEMERIKSAAN
Keluaran
P E N O K O K A

U P U S A N

BARANGAN STOR
(Barang Gunahabis)

Terimaan

Simpanan

( Pelanggan)

PENGIRAAN/ PEMERIKSAAN/ VERIFIKASI STOK

P E S A N A N

BEKALAN PEJABAT
( Barang Gunahabis)

Terimaan

Simpanan
(Stok operasi)

Keluaran

N STOK

LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA 2001

Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori tidak kemaskini; 479 unit harta modal yang dibeli bagi tempoh 1999 hingga 2000 tidak direkod dalam daftar;( Di 8 Jabatan Negeri /Institut); Tiada bukti menunjukan pemeriksaan fizikal telah dibuat terhadap harta modal; Verifikasi stok tidak dilakukan ( 3 jabatan); Harta Modal tidak ditanda dengan Hak Milek Kerajaan ( 6 5 Jabatan /Pusat);

LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA 2001

Harta Modal tidak ditanda dengan Hak Milik Kerajaan ( 6 Jabatan Negeri / Pusat); 20 unit Peralatan makmal / kelengkapan pejabat bernilai RM428,729 masih belum digunakan alasan : kemudahan asas belum dipasang/anggota tidak mencukupi) Daftar Harta Modal tidak ikut bersama dengan harta modal yang dipindahkan secara tetap ke daerah ( 3 Jabatan Negeri); Harta Modal yang rosak belum diperakui untuk dilupus;
6

PERKARA-PERKARA YANG DITIMBULKAN SEMASA PENGAUDITAN PENGURUSAN ASET KERAJAAN

PENGURUSAN STOR Simpanan melebihi keperluan; Kehilangan terus berlaku / stok usang; Verifikasi Stok / pemeriksaan stok tidak dilaksanakan; Ruang stor yang sempit & ketiadaan/kekurangan peralatan pengendalian (MHE); Kakitangan kurang mahir.
7

PERKARA-PERKARA YANG DITIMBULKAN SEMASA PENGAUDITAN PENGURUSAN ASET KERAJAAN

PELUPUSAN & HAPUSKIRA

Kelewatan melantik Lembaga Pemeriksa dan Lembaga lewat melaksanakan pemeriksaan; Kes-kes kehilangan lewat dilaporkan kepada Kem. Kewangan; Kelewatan memaklumkan tindakan tatatertib dan surcaj yang diambil setelah mendapat kelulusan dari Kementerian Kewangan. .
8

LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA 2001

RUMUSAN & SYOR AUDIT Tahap Pengurusan kewangan di Jabatan . adalah memuaskan . Bagaimanapun kelemahan yang berlaku dalam pengurusan Harta Modal & Inventori perlu di atasi dengan segera.

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI AWAM

( A.P. 167.1 -Prosedur Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja )

Pegawai Pengawal adalah bertanggung-

jawab sendiri termasuk bertanggungjawab membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan penyeliaan, penyenggaraan dan pengawalan am barangbarang awam, kerja dan perkhidmatan yang diterima atau dipegang oleh Jabatan yang perbelanjaannya dikawal olehnya.
10

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI AWAM

( A.P. 167.2 - Prosedur Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja )

Pegawai Awam adalah bertanggungjawab sendiri termasuk bertanggungjawab membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan barang-barang awam, kerja dan perkhidmatan yang diterima di bawah kawalannya atau dalam simpanannya.
11

TAFSIRAN BARANG-BARANG AWAM Seksyen 3 Akta Prosedur Kewangan 1957 (Disemak 1972) Termasuklah loji,kelengkapan,perabut, radas, bahan-bahan dan bekalan yang dibeli dengan wang Kerajaan untuk kegunaan atau disimpan dalam stok.

12

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/ KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT MEMASTIKAN URUSAN MENYELENGGARA DAFTAR DAN REKOD HARTA MODAL, INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT DILAKSANAKAN DENGAN TERATUR, CEKAP DAN BERKESAN.

Menentukan Bahagian/Unit serta pegawai/ kakitangan bagi menyedia, menyenggara dan menyimpan daftar/rekod. Menetapkan tempoh penyediaan rekod / daftar berkaitan sebaik sahaja aset diterima; Menetapkan pegawai yang bertanggungjawab menandatangani daftar/rekod aset; Memastikan penyimpanan daftar/rekod aset yang teratur dan selamat. 13 Melantik pegawai bagi memeriksa daftar/rekod aset.

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/ KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT MEMASTIKAN URUSAN MENYELENGGARA DAFTAR DAN REKOD HARTA MODAL, INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT DILAKSANAKAN DENGAN TERATUR, CEKAP DAN BERKESAN.

Menentukan Bahagian/Unit serta pegawai/ kakitangan bagi menyedia, menyenggara dan menyimpan daftar/rekod.
Bagi Jabatan yang menguruskan pembelian aset secara pusat pegawai & kakitangan di Bahagian/Unit yang bertanggungjawab mengurus pembelian hendaklah menyediakan daftar dan di tandatangani oleh Ketua Jabatan/ Timbalan/ Ketua Bahagian/Unit berkaitan. (Tujuan menandatangani daftar adalah untuk mengesahkan butir-butir aset) Apabila harta modal di keluar secara tetap daripada pejabat yang mengawalnya, Kad Daftar Harta Modal hendaklah dihantar bersamanya kepada pejabat yang menerima. Tanggungjawab terhadap harta modal termasuk menyelenggara daftar adalah dibawah pejabat yang menerima.
14

PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI & BEKALAN PEJABAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 2 TAHUN 1991. Merupakan Core Circular bagi perekodan maklumat asas Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat. Pekeliling yang memberi definisi aset dan menerangkan mengenai borang-borang yang perlu digunakan bagi merekod jenis-jenis aset. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan boleh memantau pelaksanaan PP ini di Jabatan masing-masing melalui senarai semak yang terdapat dalam SPP 12 15 Tahun 1995.

JENIS DAN DEFINISI ASET(*PP2/91)

*HARTA MODAL *INVENTORI
*BEKALAN PEJABAT

Yp
BERNILAI RM500 ATAU LEBIH KE ATAS SETIAP SATU SEMASA PEROLEHAN(*)


BERNILAI KURANG RM500 SETIAP SATU SEMASA PEROLEHAN (perabut, permaidani, langsir tanpa mengira kos)

BARANG LUAK/TAK LUAK BERNILAI RENDAH DAN TIDAK EKONOMI DIKESAN

ITEM STOR

ASET TAK ALEH

ASET-ASET LAIN - perisisian komputer,

- tanaman, - ternakan / haiwan.
16

#
BARANG BELUM GUNA & PERLU DISIMPAN BAGI KEPERLUAN OPERASI, PENYELENGGARAAN DLL.

+*
TANAH & BANGUNAN

PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

PP 2 TAHUN 1991 SEBAGAI ASAS PENYEDIAAN BORANG-BORANG BAGI MEWUJUDKAN MAKLUMAT YANG LENGKAP DAN KEMASKINI .
Keperluan merekod butir-butir asas harta modal, inventori dan bekalan pejabat secara komprehensif meliputi maklumat seperti: jenis, keterangan, kos, penempatan, pelupusan , t/tangan pegawai bertanggungjawab, tarikh -tarikh pemeriksaan dll. ( Penyediaan rekod aset bergantung juga kepada kedapatan dan penyaluran dokumen-dokumen asas?) Penambahan kepada aset( cth: peningkatan memori CPU, aksesori
kenderaan)

Rekod lokasi - penempatan dan pemindahan. Peminjaman dan pemulangan.

17

JENIS-JENIS BORANG PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI, BEKALAN PEJABAT & STOR

KEW 312 KEW 312A

Maklumat Asas Harta Modal. Maklumat Penyelenggaraan Harta Modal. Daftar Inventori Daftar Stok Bekalan Pejabat. Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori. Kad Kawalan Stok Kad Petak ( Bin Card)

KEW 313 KEW 314 KEW 315

PENGURUSAN STOR

KEW 300 - J3 KEW 300 - J4

18

DAFTAR HARTA MODAL

KEM. / JAB. :Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN).. BAHAGIAN :Unit Kewangan ) BUTIR-BUTIR HARTA
BAHAGIAN A

KEW 312
( Bil. Kad :21/00

Kategori : Peralatan Fotografi Jenis : Kamera Digital 2.11 Megapixels Jenama dan Model : Canon S10 Jenis dan No. Engin : C21264951 No. Casis / Siri Pembuat : No. Siri Pendaftaran : UPM IRPA 12

Kos dan Tarikh Dibeli / Diterima : RM1999 No. Pesanan Kerajaan : A567890 12.1.00 Pembekal : Compugates Sdn Bhd. No. Rujukan Fail : UPM/IRPA 234.00 Aksesori : Storage Disc

Tanda tangan Pegawai yang Bertanggungjawab . Tarikh :. PENEMPATAN Lokasi Tarikh T/tangan PEMERIKSAAN HARTA MODAL Tarikh T/tangan PELUPUSAN Tarikh : Rujukan : Tandatangan :
Bhg. Pentd

20.1.00

( MAKLUMAT TEMPOH WARANTI ? )

19

KEW 312 A
BUTIR-BUTIR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL
KEMENTERIAN / JABATAN : Perbendaharaan Malaysia BAHAGIAN : Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan

Jenis, Jenama dan Model : Mesin Fotostat Fuji Tarikh, Butir-butir Servis Servis / Pembaikan Pembaikan No. Pesanan Kerajaan / No. Inden 4951212

No. Siri Pendaftaran : BPPK 45 Tempat Pembelian / Servis / Pembaikan Kos T/tangan

21.6.01

Membaiki roller dan mengganti toner

Seksyen Bekalan

RM235.00

20

Memantau / mengesan apabila kos penyelenggaraan melebihi harga perolehan asal.

DAFTAR INVENTORI
KEMENTERIAN /JABATAN : Perbendaharaan Malaysia BAHAGIAN : Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan
Bil. Butiran Kuantiti No. Pesanan Kerajaan Tarikh Dibeli Kos No. Siri Lokasi Seunit Pendaftaran KB 1,2,3,4, 5 Bhg. Pentd. Pelupusan

KEW 313
Catatan Tanda/ tangan

Rujukan Tarikh 1 Kabinet Besi 5 568231 21.1.20 RM 220 BPK 2/ 34 1.3.20

Nota : Borang ini hanya untuk mendaftar inventori dan tidak boleh digunakan bagi transaksi keluar /masuk inventori.

21

DAFTAR STOK BEKALAN PEJABAT

KEMENTERIAN/JABATAN : Pebendaharaan Malaysia BAHAGIAN : Seksyen Bekalan JENIS : Disket Komputer 3.5 UNIT UKURAN : Kotak (1 dozen) Bil. No. Pesanan Diterima Daripada / Dikeluarkan Kepada Tarikh Kuantiti

KEW 314

Harga / Kos Seunit:.. Penerima

Terimaan Keluaran

Baki

Nama

Tandatangan

456721

Bhg. Sistem Maklumat

5.6.20

Zainal bin Abidin

22

Daftar tidak menyediakan maklumat mengenai harga belian / kos barang.

DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

KEW315
Jenis : Overhead Projector Jenama dan Model : Canon 45 No. Siri Pembuat: 1234 No. Siri Pendaftaran: BPPK 12 Bil. Nama Peminjam Tarikh Dikeluar kan 1 Ismail Ibrahim 17.9.01 Jangka Di pulangkan 20.9. 01 Catatan Pegawai Mengeluar

Ketika Dikeluarkan Tandatangan Peminjam Tandatangan

Ketika Dipulangkan Tandatangan

Tarikh 17.9.01

Tarikh

Daftar untuk pinjaman sementara dan bukan untuk tujuan pemindahan tetap.
23

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL / KETUA JABATAN DALAM PENYELENGGARAAN ASET

MEMASTIKAN HARTA MODAL, INVENTORI DAN BARANG LAIN TAK LUAK DISELENGGARA DENGAN TERATUR
Surat Pekeliling Am 2 /1995 ( SURAT PEKELILING JABATAN PERDANA MENTERI ) Surat Pekeliling menekankan mengenai : Penyelengaraan Pemulihan ( Corrective maintenance ) Penyelenggaraan Pencegahan ( Preventive Maintenance ) Tumpuan kepada: Preventive Maintenance memeriksa, menservis, membaiki dan mengganti komponen mengikut jadual bertujuan mengurangkan kerosakan dan 24 peralatan boleh beroperasi dengan cekap secara berterusan.

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL / KETUA JABATAN DALAM PENYELENGGARAAN ASET

MEMASTIKAN HARTA MODAL, INVENTORI DAN BARANG LAIN TAK LUAK DISELENGGARA DENGAN TERATUR
Butir-butir penylenggaraan dan kos dicatat dengan lengkap dan kemaskini di dalam rekod penyelenggaraan; Butir-butir kos yang lengkap dan kemaskini bagi menyokong kes-kes pelupusan - apabila rekod dapat menunjukan jumlah kos penyelenggaraan melebihi kos perolehan asal harta modal;
25

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL / KETUA JABATAN DALAM PENYELENGGARAAN ASET

ARAHAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN DI PUTRAJAYA

(PEKELILING AM BIL. 1 TAHUN 2003)

Penyelenggaraan Banguan Gunasama dipertanggungjawabkan kepada JKR _ WP Putrajaya. J/kuasa Penyelaras yang dipengerusikan oleh KSN dan wakil setiap jabatan, MAMPU, Pej. Ketua Keselamatan Kerajaan perlu diwujudkan bagi membantu JKR-WPP; Garis panduan dijadikan terma dalam perjanjian jika kementerian/jabatan menggunakan khidmat kontraktor. 26

PENGURUSAN STOR

PERANAN
UNTUK MENGURUSKAN PENYIMPANAN STOK BARANGBARANG- BARANG TERTENTU SELARAS DENGAN DASAR-DASAR YANG DI TETAPKAN DASAROLEH KERAJAAN ATAU ATAS SEBAB-SEBAB SEBABTERTENTU YANG MEMERLUKAN STOK DISIMPAN.

27

PENGURUSAN STOR OBJEKTIF

Semua Jabatan boleh menetapkan objektif yang sama seperti berikut bagi stor-stor di bawah kawalan nya iaitu: Memastikan stok barang-barang sentiasa kedapatan ( readilly available) seperti dan apabila dikehendaki oleh pelanggan. Menyimpan stok barang-barang cara terbaik dengan memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan sewajarnya semasa barang berada dalam simpanan.
28

PENGURUSAN STOR
Berikutan kajian Peningkatan Pengurusan Stor dan Aset Kerajaan oleh perunding yang dilantik oleh Kementerian Kewangan, jenis stor disyor dikenalpasti sebagai: STOR MATERIAL SPESIFIK (SMS)

Stor yang menyimpan barang-barang teknikal khusus untuk jabatan berkenaan.

STOR BARANG GUNASAMA

Stor yang menyimpan barang-barang kegunaan umum.

STOR/STOK OPERASI

Stor yang menyimpan barang untuk keperluan guna terus atau jangka pendek.
29

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/ KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN STOR

MENGAWASI AKTIVITI PEROLEHAN DAN PENGURUSAN STOR. MEMASTIKAN PEMBELIAN MENGIKUT PERANCANGAN. Mengiktiraf / memahami hubungkait di antara fungsi Pengurusan Perolehan dengan Pengurusan Stor khususnya apabila Bahagian Stor ditugaskan untuk: a. Memperaku dan mengesah penerimaan barang barang yang dipesan. b. Menyimpan dan menyenggara barang-barang. 30 c. Menyediakan kuantiti menokok stok.

PANDUAN PANDUAN PENTING MENGAWAL STOK ( Tatacara Pengurusan Stor )

BARANG MAHAL ( Panduan 115)

Barang yang boleh dibeli di pasaran tempatan - tidak perlu distok kecuali terdesak dan pemesanan dibuat hanya apabila perlu.

PERUBAHAN PARAS STOK (Panduan 116)

Boleh diubah untuk menyesuaikan keperluan apabila berlaku kecemasan atau keadaan memerlukan stok berlebihan seperti berlakunya wabak penyakit, 31 banjir dsbg.

PANDUAN PANDUAN PENTING MENGAWAL STOK ( Tatacara Pengurusan Stor )

STOK BARANG IMPORT ( Panduan 117)

Boleh disimpan mengikut budibicara Ketua Jabatan ambilkira masa penyerahan; nilai & kepentingnya; Stok maksima tidak melebihi 12 bulan penggunaan kecuali dengan kelulusan Perbendaharaan.

BARANG BARU (Panduan 119)

Pemesanan/permintaan pertama kali dibuat sekadar keperluan minima sehingga boleh ditentukan angka keperluan sebenar atau permintaan lebih realistik dapat ditentukan.
32

KAD KAWALAN STOK KEW. 300 J3

Ke Luar an Tahun an 1999 2000 2001 Harga Keluar an Seunit Unit Terim aan/Ke luaran
Keluaran Suku Tahun Semasa

Paras Stok Maksima Memesan Minima

Unit

Unit

Kuantiti Pesanan (Ekonomi/Tetap) No. Vokeb: No, Kod : CE 203004 Tempat: Stor Cat L2/T2

RM K

1,000 1,200 1,800 50 60 90

20 10 5
Kedua RM

Pembelian Tahu nan

RM K

1,200 1,500 2,000 60 75 100

Pertama RM

Ketiga RM

Keempat RM

Item Stor:Cat Emulsi 5L

Tarikh No. Rujukan Tempat Hantaran No. Pesanan Kerajaan

Kumpulan: A Gerakan :Cepat Terimaan

No. Lejer: Keluaran Baki Stok

No.Kad:G12 Pesanan yang dibuat tetapi belum diterima

Tarikh No. Rujuka n Kuantiti Kuntiti diterima

Harga
Seunit Jumlah

RM

RM

33

KAD PETAK KEW. 300 J4

Nombor Kod: CP4002 Perihal Barang : Cat, Emulsi, Putih Tin 5 Liter Nombor Rujukan/ Unit Keluaran: Tin 5 liter No. Garisan No. BTB atau BPPB Terima Keluar Baki Lokasi : Stor Cat L2/T2 Kumpulan : Menarik

Tarikh dan Tanda Tangan Penyelenggara Stor 40 35 45 12.2.2001 3.4.2001 24.5.2001

Baki dibawa ke hadapan 1 2 3 4 5 JPT 2/2001 Pesanan 23456 JPt 7/2001 10 3 15

42

34

PEMANTAUAN KE ATAS PENGURUSAN STOR OLEH PEGAWAI PENGAWAL/KETUA JABATAN

Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan dikehendaki memantau Kadar Pusingan Stok yang dicapai oleh Bahagian Stor bagi menentukan kelarisan penggunaan barang-barang yang disimpan.
( Penyata Kadar Pusingan Stok disediakan mengikut Panduan 121 Tatacara Pengurusan Stor (Lampiran KEW 300-N )

Stor yang mencapai kadar pusingan stok yang rendah menandakan terdapat barang-barang yang tidak laris penggunaannya dan keperluan / justifikasi menyimpan stok barang berkenaan perlu dikaji semula.
35

KONSEP STOK SIFAR (ZERO BASED WAREHOUSING)

KE ARAH MENCAPAI STOK SIFAR

6. STOK SIFAR/ STOK OPERASI 5. TEMPOH TUNGGU SERAHAN

4. KECEMASAN 3. PENYELENGGARAAN UTILITI / KEMUDAHAN AWAM

2. KEPENTINGAN / KETENTERAMAN AWAM

1. DASAR PERTAHANAN NEGARA

36

PEMANTAUAN PENGURUSAN STOR OLEH KEMENTERIAN KEWANGAN Perbendaharaan memantau prestasi pengurusan stor Jabatan-jabatan bagi mengenalpasti Jabatan yang mencapai kadar pusingan stok yang rendah (kurang dari 4 kadar pusingan) Jabatan yang mencapai kadar pusingan stok yang rendah disyor mengkaji / merasionalisasikan kedudukan pengurusan/fungsi stor dalam konteks menggabung, mengecil atau menutup stor. Pengurusan Stok di Jabatan-jabatan disyor menuju ke arah mencapai Stok Sifar atau hanya menyimpan Stok Operasi.
( konsep high availability and low inventory)
37

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/ KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN STOR

MEMASTIKAN VERIFIKASI STOK DAN PEMERIKSAAN STOK DI LAKUKAN MENGIKUT LAT MASA YANG DITETAPKAN
Melantik Pemverifikasi / Pemeriksa Stok; Verifikasi Stok adalah tanggungjawab Pegawai Pengawal manakala Pemeriksaan Stok adalah tanggungjawab Ketua Jabatan; Bagi tujuan verifikasi barang-barang dalam stor dikelaskan seperti berikut: o Sangat menarik diverifikasi dua kali setahun; o Menarik diverifikasi sekali setahun; o Tidak menarik di verifikasi sekali dalam dua tahun. Pemeriksaan Stok oleh Ketua Jabatan: Memeriksa kesemua jenis stok dalam tempoh 1 tahun.

38

TANGGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL / KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN STOR

Semasa menverifikasi stok, Pegawai Pemverifikasi dikehendaki melaporkan kedudukan barang-barang dalam stor dari aspek berikut: Stok yang didapati lebih; Pergerakan barang lambat / tidak bergerak ( tidak laris)
( tidak bergerak tiada pengeluaran selama 3 tahun dari tarikh transaksi terakhir)

Keusangan( obsolete / obsolescent) ) /kemorosotan. Kekurangan / perselisihan stok yang ditemui.

39

PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/KETUA JABATAN DALAM Melaksanakan kuasa yang diwakilkan oleh Menteri Kewangan / Pihak Berkuasa; Melantik Lembaga Pemeriksa; Mengikut jawatan/ kepakaran; Mengesyorkan pelupusan paling sesuai /terbaik; Pelupusan dengan mengambil kira kesan kapada alam sekitar; Pelupusan barang keselamatan; Menubuhkan urusetia Pengurusan Pelupusan untuk : Merancang/menyedia jadual pelupusan; Menyedia kertas /maklumat; Menyelaras tindakan / proses dengan berbagai bahagian.unit di bawah Kementerian; Menyusul dengan pihak melulus / pelaksana kelulusan; Menyedia laporan mengenai Pengurusan Pelupusan.
40

PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA PERWAKILAN KUASA BI BAWAH SEKSYEN 17 AKTA TATACARA KEWANGAN 1967 (Warta Kerajaan P.U(B)513)
 Ketua Setiausaha  Timbalan Ketua Setiausaha  Setiausaha Bahagian ( Pentadbiran /Kewangan/ Khidmat Sokongan/Operasi)  Ketua Pengarah  Timbalan Ketua Pengarah  Pengarah Bahagian ( Pentadbiran / Kewangan/Khidmat Sokongan/Operasi ) Ketua Jabatan Nota : Tidak termasuk lain-lain jawatan yang dinyatakan dengan khusus. Semua Kementerian

Semua Jabatan Persekutuan di peringkat Ibu Pejabat

Semua Jabatan di peringkat Ibu Pejabat & Negeri

Kuasa bagi melupus & menghapuskira aset/barang yang mempunyai nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000.00 41 setiap satu atau jumlah RM500,000.00 keseluruhan.

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/KETUA JABATAN DALAM PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA
PERKARA-PERKARA YANG PERLU JUGA DIBERI PERHATIAN: Kos melupus? Kos penggunaan khidmat pakar? Kos persediaan? Keperluan stor barang/peralatan terpakai (return store ) bagi barang / peralatan yang hendak dilupus? Keberkesanan kos pengurusan secara pusat atau sebaliknya?

42

PENGLIBATAN PEGAWAI & KAKITANGAN DALAM URUSAN PELUPUSAN

1. ARAHAN

2. PERSEDIAAN

3. PEMERIKSAAN

4. LAPORAN
.

5. KELULUSAN

6.
PELAKSANAAN

7. KEMAS8. KINI MAKLUM REKOD

Kesediaan rekod, kemaskini Dapatkan sijil-sijil (TEB dll.) Lantik Minit, keputusan Lembaga mesyuarat,Pemeriksa laporan , Teguran Audit dll.

Lokasi, pengendalian, pengumpulan, penandaan,

T A N P A L E M B A G A

L E M B A G A P E M E R I K S A

Pegawai,

Laporan Lembaga Pemeriksa

PemveriLaporan fikasi Stok Kes

Kepada Pengawai Pengawal / Kem. Kewangan

Pegawai Pengawal

P E R B E N D A H A R A A N

Salinan Sijil Patuhi kepada segala Catatan Perbenkeputusan dalam Daharaan ( Tempoh ruang Pelaksanatertentu an) Saksi, dalam Laporan Resit, Daftar Suku Akuan Harta tahun terima Modal (hadiah) & Inventori

SIJIL TAMAT

PENGURUSAN PELUPUSAN ASET

HARTA MODAL
INVENTORI / BEKALAN PEJABAT BARANGAN STOR BAHAN BERCETAK

Loji/kenderaan /mesin dll.

Komputer
Lembaga Pemeriksa /Tanpa Lembaga Pemeriksa (Tertakluk kepada nilai perolehan asal) Kelulusan Peg. Pengawal/ Perbendaharaan ( Tertakluk kepada nilai perolehan asal) Lupus cara biasa
( rosak tidak boleh baiki

Lembaga Pemeriksa ( Barang belum guna)

Pelupusan mengikut tempoh

Pemeriksaan Teknikal, Lembaga Pemeriksa Tanpa Lembaga (tidak melebihi RM20,000 setiap satu/ jumlah tidak melebihi RM300,000)

Sistem Komputer

Komputer Peribadi

Kelulusan Peg. Pengawal /Perbendaharaan ( Tertakluk kepada nilai perolehan asal)

Lembaga Pelupusan Peralatan Komputer LPPK - bagi Nilai RM10,000 setiap satu atau jumlah RM 100,000 kesemuanya

Pemeriksaan Teknikal (LPPK) ( Ahli BTK Kem. Pendidikan

Kelulusan Peg. Pengawal / Perbendaharaan (tertakluk kepada nilai) Pindah ke MIMOS

(untuk di perbaiki)

Kelulusan drp. Ketua Arkib Negara dll.

Agihan ke Sekolahsekolah

Kelulusan /Peg. Pengawal /Perbendaharaan

Kelulusan Pegawai Pengawal (Tanpa mengira nilai perolehan asal )

44

PENGLIBATAN PEGAWAI & KAKITANGAN DALAM URUSAN HAPUSKIRA

1 LAPORAN POLIS 2 LAPORAN AWAL
3 LANTIK PEGAWAI PENYIASAT
Lantikan Oleh Peg. Pengawal Lebih tinggi Dari jawatan Pegawai Terlibat. Siasatan Berpandukan Laporan Awal Gambar, Lakaran, Menyokong Siasatan;

4 LAPORAN AKHIR
Laporan terperinci tanpa menungu laporan Polis; Siasatan perlu rapi bagi menentukan akauntabiliti terhadap kehilangan; Salinan Laporan Ke Perbendaharaan; Syor tindakan Surcaj Perlu/ Tak perlu.

5 SYOR/ KEPUTUSAN

PELAKSANAAN

MAKLUM

Oleh Ketua Pejabat/ Ketua Jabatan

Dua hari Dalam tempoh Bekerja satu (1)bulan Dari Dari Tarikh Tarikh Kehilangan Kehilangan Diketahui diketahui

Tindakan Tatatertib, Sprt. amaran, Kelulusan Hapuskira; Tindakan Surcaj / atau Tidak atau Lain-lain Syor

Rekod aset dikemas -kini Syor tindakan Surcaj dikemukakepada Lembaga Tatatertib berkaitan;

Keputusan Tindakan Kepada Perbendaraan

Salinan ke Salinan surat Lantikan Perbendaharaan

Ke Perbendaharaan

ISU-ISU BERKAITAN KEHILANGAN / HAPUSKIRA Penyiasatan kurang rapi

Keterangan mengenai bagaimana kehilangan berlaku tidak begitu jelas atau terlalu ringkas; Penyiasatan tidak disokong dengan maklumat lain seperti lakaran, gambar dll; Syor mengatasi / mengelakkan kejadian berlaku tidak bagitu mantap; Hasil siasatan polis tidak diperolehi atau kes ditutup tanpa sebarang hasil sisatan atas sebab-sebab tertentu;
46

ISU BERKAITAN KEHILANGAN/HAPUSKIRA Kehilangan peralatan komputer/ICT semakin meningkat; Peralatan komputer/ICT 35 kes Telefon bimbit - 18 kes Pegawai kakitangan yang meminjam peralatan tidak diberi peringatan awal mengenai tanggungjawab mengjaga keselamatan peralatan;

47

ASET ALIH YANG DILUPUS TAHUN 2003

NILAI PEROLEHAN ASAL (RM) HASIL PELUPUSAN ( PELUPUSAN MELALUI JUALAN ) (RM) NILAI ASET YANG DI LUPUS SECARA MUSNAH (RM)

121,415,721.00 Peratusan

7,714,226.69 6.35%

43,006,886.71 35.42%

Maklumat mengikut laporan yang diterima daripada 21 Kementerian; 4 Kementerian tidak mengemukakan laporan
48

ASET ALIH YANG DIHAPUSKIRA TAHUN 2004

Bilangan Kes NILAI ASET (Harga perolehan asal) (RM) Amaun Surcaj Catatan

(RM) Sebanyak 8 kes telah selesai dan 54 kes masih dalam tindakan /proses oleh Pegawai Pengawal

62

3,064,944.36 152,841.38

49

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/ KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI & STOR

MEMASTIKAN SEMUA BENTUK PEMERIKSAAN KE ATAS HARTA MODAL, INVENTORI & STOK DI LAKUKAN MENGIKUT LAT MASA YANG DITETAPKAN DAN LAPORAN/PENYATA YANG BERKAITAN DIKEMUKAKAN KEPADA KEMENTERIAN KEWANGAN PENGURUSAN STOR: Penyata Kadar Pusingan Stok - (Lampiran KEW 300-N) Sijil Verifikasi Stok -(Lampiran KEW 300-T) HARTA MODAL & INVENTORI: Sijil Tahunan Pemeriksaan Stok/Inventori-(Lampiran KEW300-W)
( * Tatacara Pengurusan Stor Panduan 21, 199, 221 & 239 )

PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA: Laporan Pelupusan Harta Benda Kerajaan; Laporan Hapus Kira Harta Benda Kerajaan
(Surat Pek. Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2002)

Laporan Pelupusan Komputer

( Ruj. K.KEW/BKP/PA/535/457(10) 7 Jan. 2002)
50

LAMPIRAN N KEW. 300 -N KADAR PUSINGAN STOK ( CONTOH PENYATA KADAR PUSINGAN STOK PADA DISEMBER 2000 )

RM
a Nilai stok pada akhir 1999 50,000 60,000 b Nilai terimaan bagi tahun 2000 c Nilai keluaran bagi tahun 2000 d Nilai stok pada penghujung tahun 2000(a+b c) e Kadar Pusingan Stok Cz a+d 2

100,000 30,000
(50,000+60,000 80,000 )

100,000z

50,000+30,000 2 100,000 z 40,000

2.5
51

LAMPIRAN T ( Panduan 199) SIJIL VERIFIKASI STOK

Saya mengesahkan bahawa di dalam suku tahun berakhir pada

KEW. 300-T

semua barang-barang di bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak-kehendak Panduan 198 seperti berikut :

(i) (ii) (iii)

Barang-barang Tidak Menarik Diverifikasi pada : Barang-barang Menarik diverifikasi pada :

Barang-barang sangat Menarik diverifikasi pada :

Tiada perselisihan / Laporan Verifikasi Stok ( Kew. 300U-1) disertakan dalam tiga salinan.*

Tarikh:.

Pegawai Pengawal
( Tandatangan & cop )

52

KEW 300-U1

LAMPIRAN U-1 (Panduan 200) LAPORAN VERIFIKASI STOK LAPORAN PEGAWAI PENGAWAL KE ATAS VERIFIKASI STOK di Stor Institut Kemahiran Belia Negara pada 15 Feb. 2002 No. Kod Perihal Barang Tarikh di Periksa Unit Kuantiti Nilai Sebabsebab Syor Pegawai Pengawal Ulasan Ketua Setiausaha Perbendaha raan / Pegawai Kewangan Negeri Catitan

Se unit A. Stok Lebih 123 Beg Seminar 15. Feb. 2002 Se buah 7 RM25

Jumlah RM175 Tidak diambil oleh peserta Masuk ke dalam stok Bersetuju

B. Stok Kurang C. Stok Tak Boleh Guna D. Stok Usang Tandatangan ( Pegawai Pengawal)

53

Kementerian /Jabatan

KEW 300W

LAMPIRAN W SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN STOK/INVENTORI

Saya mengesahkan bahawa pada tahun yang berakhir pada semua barang-barang dalam stok /inventori di bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak-kehendak Panduan 187, 198 dan 238 dan tidak terdapat sebarang perselisihan /Laporan Verifikasi Stok (Kew. 300-U1) dilampirkan dalam tiga salinan*

Tarikh..

Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan

Nota : Selaras dengan Panduan 238 - Pemeriksaan meliputi loji.Laporan dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan 54 atau Pegawai Kewangan Negeri.

LAMPIRAN A LAPORAN PELUPUSAN HARTA BENDA KERJAAN (HARTA MODAL,INVENTORI & STOK) BAGI SUKU TAHUN PERTAMA/KEDUA/KETIGA/KEEMPAT TAHUN 2002 KEMENTERIAN BELIA & SUKAN

BIL (1)

JABATAN (2)

BILANGAN ITEM DI PERTIMBANGKAN (3)

JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL (RM) (4) RM 30,000.00

HASIL PELUPUSAN (RM ) (5)

MUSNAH NILAI ASAL (RM) (6)

1.

Biro Tata Negara Istana Negara JUMLAH

2.

Satu lot perabot ( kerusi/ meja /alamari dll.) Dua set Pinggan Mangkok Bone China

RM500.00

RM 15,000.00 RM45.000.00

RM500.00

RM15,000.00 RM15,000.00

Nama: Tandatangan:. Jawatan:.. Tarikh:.

55

LAMPIRAN B LAPORAN HAPUSKIRA HARTA BENDA KERJAAN (HARTA MODAL,INVENTORI & STOK) BAGI SUKU TAHUN PERTAMA/KEDUA/KETIGA/KEEMPAT TAHUN 2002 KEMENTERIAN BELIA & SUKAN BIL (1) PERIHAL KEHILANGAN (2) NILAI PEROLEHAN ASAL (3) TINDAKAN YANG DIKENAKAN (4) Tindakan Tata tertib ( Nama Pegawai & Jenis Hukuman) (a) TEMPOH PENYELESAIAN ( 5) Surcaj ( Nama Pegawai & amaun yang dikenakan) (b)

1.

Komputer Note Book jenis Compaq 5000

RM12,000.00

Amaran

RM5,000.00

2 Tahun

JUMLAH

RM12,000.00

Nama: Tandatangan:. Jawatan:.. Tarikh:. 56

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL / KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN ASET

MENUBUHKAN JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN (JKPAK)

( Keputusan Mesyuarat Perbendaharaan dengan Pegawai Pengawal pada 12 April 1995 Surat Perbendaharaan betarikh 19 Jun 1995 )

Pengerusi Pegawai Pengawal atau Timbalan; Melantik urusetia / pegawai aset untuk menyelaras dengan Jabatan/Bahagian/Unit terlibat dan mendapatkan maklumat dan maklumbalas bagi tujuan mesyuarat Jawatankuasa. Bermesyuarat sebanyak 4 kali setahun bagi membincang isu/masalah Pengurusan Aset dan memberi syor bagi mengatasinya. Melaporkan kepada Kementerian Kewangan / pihak berkuasa berkaitan keputusan yang dicapai di mesyuaratmesyuarat yang diadakan.
57

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN (JKPAK)

PENGERUSI Pegawai Pengawal/ Timbalan
URUSETIA/ Pegawai Aset Kementerian

AHLI Ketua Jabatan/ Timbalan Pegawai Aset Jbt.

AHLI Ketua Jabatan/ Timbalan

AHLI Ketua Jabatan/ Timbalan

AHLI Ketua Jabatan/ Timbalan

Pegawai Aset Jbt.

Pegawai Aset Jbt.

58 Pegawai Aset Jbt.

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL / KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN ASET

SYOR: AGENDA MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN (JKPAK) 1. Pembentangan/Perbincangan Laporan-laporan berikut:: i. Pengurusan menyelenggara rekod/daftar aset bilangan dan nilai pegangan aset terkumpul /semasa; ii. Pemeriksaan hartamodal & inventori( penemuan & syor) iii. Verifikasi Stok (penemuan dan syor ); iv. Kedudukan laporan dan penyata Pengurusan Aset yang perlu dikemukakan kepada Kementerian 59 Kewangan;

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL / KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN ASET

SYOR: AGENDA MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN (JKPAK)

2. Kedudukan kes Pelupusan/ Hapuskira bilangan dan nilai pelupusan , i. Bilangan kes:
a. selesai; b. baru; c. lewat ( sebab-sebab kelewatan);

ii. Kes-kes kehilangan- perlantikan pegawai penyiasat, hasil siasatan/kedudukan kes, dll, 60

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL / KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN ASET

SYOR : AGENDA MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN (JKPAK)

3. Isu dan masalah Pengurusan Aset & Stor i. Kebajikan Kakitangan Pengurusan Aset
Keselesaan tempat bekerja. Penyediaan peralatan ( materials handling equipments) bagi memudahkan kerja-kerja pengedalian fizikal disamping menjamin keselamatan kakitangan; Latihan & kemahiran.

ii. Pemberian Elaun Insentif kepada kakitangan yang layak.

61

KES-KES PENGURUSAN ASET

Pelupusan barang logam dengan membuang ke dalam laut tidak dipatuhi sepenuhnya;
( Pelupusan tidak disaksikan atau saksi terlibat dalam penyelewengan?)

Sebutharga kenderaan berjenama hanya dari 3 syarikat dengan harga tertinggi RM3000.00
( Salahguna kuasa / bertentangan dengan objektif pelupusan)

Syarikat enggan mengambil kenderaan yang dipersetujui untuk dibeli setelah mendapati kos pembaikan melebihi harga belian.
( Syarikat hilang wang deposit )
62

KES-KES PENGURUSAN ASET

Pembayaran bil bagi barang yang tidak diterima; (Tiada check & balance semasa proses menerima barang?) Kehilangan kenderaan semasa dibawa balik ke rumah. ( Arahan kepada pemandu?) Kemalangan ke atas kenderaan Jabatan semasa diguna atas urusan peribadi. ( Salahguna aset )

63

KES-KES PENGURUSAN ASET Kehilangan jentera berat di tapak projek;

( Kelemahan kawalan keselamatan di kawasan yang luas) Kehilangan kenderaan setelah mendapat kelulusan untuk dilupus ( Kehilangan tidak dilapor kepada Polis)

Bekalan plaster yang didapati tidak boleh melekat.

( Bagaimana pemeriksaan kualiti dilakukan? )
64

KES-KES PENGURUSAN ASET Kos menyelenggara kenderaan semakin meningkat; ( Pegawai/kakitangan mengambil kesempatan menghantar kenderaan ke bangkel yang sama ) Laporan Verifikasi Stok sepanjang masa yang tidak menunjukan sebarang perselisihan stok; ( Perselisihan/perbezaan stok merupakan risiko biasa dalam Pengurusan Stor)
65

PENGURUSAN ASET

RUMUSAN
PENGURUSAN REKOD & DAFTAR

Menentukan Bahagian/Unit / Pegawai yang bertanggungjawab terhadap menyedia dan menyelenggara rekod/daftar; Memastikan rekod/daftar aset disediakan segera sebaik sahaja aset disah dan diperaku diterima; Rekod diperiksa dan hasil/penemuan pemeriksaan dilaporkan kepada Ketua Jabatan.
66

PENGURUSAN ASET

RUMUSAN
PENGGUNAAN DAN PENYELENGGARAAN

Memastikan penggunaan untuk tujuan sebenar; Mengoptimumkan penggunaan/ latihan kepada kakitangan; Tanggungjawab menyemak dan memperaku kerja-kerja penyelenggaraan yang dilakukan oleh kontraktor; Butir-butir penyelenggaraan dan kos di rekod secara kemaskini termasuk untuk tujuan menganggar belanjawan dan pelupusan.
67

PENGURUSAN ASET

RUMUSAN
PENGURUSAN STOR

Mewujudkan stok simpanan selaras dengan dasar / faktor-faktor tertentu; Memantau prestasi stor bagi memastikan kelarisan penggunaan barang-barang; Mengkaji keperluan menyimpan stok bagi barang-barang/gunasama yang mudah diperolehi dengan tujuan supaya stor-stor Jabatan berkemungkinan boleh digabungkan, dikecilkan atau hanya menyimpan stok operasi 68 sahaja( stor ditutup)

PENGURUSAN ASET

RUMUSAN
PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA Mewujudkan urusetia bagi merancang dan menyelaras dengan semua Bahagian/ Jabatan di bawah Kementerian; Urusetia berhubung / menyusul dengan pihak-pihak terlibat bagi melicinkan tindakan dan proses; PEMERIKSAAN ASET / VERIFIKASI STOK Menyediakan rancangan dan jadual; Melantik pegawai mengikut jawatan; Laksana secara berpasukan dan susun jadual mengikut Bahagian / Unit. Memastikan semua Laporan/Penyata Pengurusan 69 Aset di kemukakan kepada Kementerian Kewangan.

PENGURUSAN ASET

RUMUSAN
PEMANTAUAN PENGURUSAN ASET SECARA MENYELURUH Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Aset dan lantik Pegawai Aset; Menetapkan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset mengikut lat masa yang sesuai; Mendapatkan semua laporan berkaitan pengurusan aset mengikut arahan dan peraturan yang ditetapkan; Membentangkan laporan di mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset; Membincang syor/cadangan mengatasi 70 isu/kelemahan Pengurusan Aset.

PENGURUSAN ASET

SESSI SOAL JAWAB & PERBINCANGAN

71

UNTUK MENDAPATKAN MAKLUMAT LANJUT SILA LAWATI LAMAN WEB PERBENDAHARAAN

http://www.treasury.gov.my

72

SEKIAN TERIMA KASIH

73