TAKLIMAT PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL.

5 TAHUN 2007 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA) Kementerian Kewangan Malaysia

PENDAHULUAN
Pengurusan Aset Alih Kerajaan secara menyeluruh belum pernah digubal sebelum ini. Pengurusan Aset Alih sebelum ini merujuk kepada berbagai dokumen seperti Arahan Perbendaharaan (AP), Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS), Pekeliling Perbendaharaan (PP) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP).

PERBANDINGAN PERATURAN LAMA DENGAN TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

PERATURAN LAMA

TPA

14 DOKUMEN AP,PP-TPS, PP,SPP & SURAT

1 DOKUMEN

Keliru

Pertindihan Terlalu lama Kurang jelas Tidak selari dengan perkembangan semasa

Lebih mudah Lebih jelas Proses kerja teratur Seragam Selari dengan perkembangan semasa

TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2007

Memperkemas dan memantapkan Peraturan Pengurusan Aset Alih Kerajaan

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

Bagi memastikan pengurusan Aset Alih Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan di Kementerian/Jabatan, peranan dan tanggungjawab Pegawai Pengawal dalam pengurusan Aset Alih Kerajaan diberi penekanan.

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

(a) (b)

Mewujudkan Unit Pengurusan Aset. Melantik:

(i)
(ii) (iii) (iv)

Pegawai Aset di peringkat Kementerian/Jabatan /Pusat Tanggungjawab (PTJ); Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas aset; Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset; dan Jawatankuasa Penyiasat bagi kes kehilangan aset.

(c) Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

(d) Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya: (i) Laporan Harta Modal dan Inventori; (ii) Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori; (iii) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; dan (iv) Laporan Tindakan Surcaj dan Tatatertib. (e) Memastikan aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET (a) Menguruskan semua aset alih Kerajaan di Kementerian/Jabatan meliputi: Penerimaan Pendaftaran Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan Penyelenggaraan Pelupusan Kehilangan dan Hapus kira

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET (b) Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat. Menjadi Urus Setia kepada JKPAK.

(c)

(d) Mengurus pelupusan aset alih Kerajaan. (e) Mengurus Kehilangan dan Hapus kira.

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET

(f) Menyelaras penyediaan laporan berikut:

Harta Modal dan Inventori Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori Pelupusan Aset Alih Kerajaan Tindakan Surcaj/Tatatertib

JAWATANKUASA PENGURUSAN ALIH KERAJAAN (JKPAK)

Pengerusi :

ASET

Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian (peringkat Kementerian) Timbalan Ketua Pengarah (peringkat Ibu Pejabat) Pengarah (Jabatan Persekutuan di Negeri) Pegawai Aset Kementerian/Jabatan Semua Ketua Bahagian/Unit Ketua Unit Audit Dalam Pegawai-pegawai lain yang sesuai

Setiausaha Ahli

: :

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK) AGENDA MESYUARAT:

Kedudukan semasa Aset Alih Kementerian/Jabatan Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih Laporan Tindakan Pelupusan Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset alih.

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK) BIDANG TUGAS JKPAK Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan. TEMPOH MESYUARAT Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan. Hasil mesyuarat di laporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA).

PENGUATKUASAAN

Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/ Jabatan berkuatkuasa mulai 02 Mac 2007. Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiap Kementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskan aset alih mengikut TPA melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.

PELAKSANAAN
Semua aset yang dimiliki oleh Kementerian/Jabatan sebelum tahun 2007, hendaklah disenaraikan dalam Senarai Daftar Harta Modal Kew. PA-4 dan Senarai Daftar Inventori Kew. PA-5. Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (Kew.314) hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (Kew. 300-J3) dan Kad Petak (Kew. 300-J4) mengikut Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS).

PEMBATALAN
Peraturan berkaitan pengurusan aset yang terkandung dalam AP, PP-TPS, PP dan SPP berikut dibatalkan: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) AP Bab II Kehilangan dan Hapus kira, hanya peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja; PP Bil. 3 Tahun 1990, hanya berkaitan barang-barang awam sahaja; PP Bil 2 Tahun 1991; SPP Bil. 7 Tahun 1995; SPP Bil. 2 Tahun 1997; SPP Bil. 3 Tahun 2002; PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8 Pengurusan Stor dan aset sahaja;

PEMBATALAN
(h) Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor hanya Bab XIV dan XV sahaja; (i) Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1-335 (SJ.1) JD.4 bertarikh 19 Jun 1995; dan

(j)

Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/PA/535/457 (10) bertarikh 7 Januari 2002.

PEMAKAIAN

Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, Pekeliling ini dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Negeri, Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan.

BEKALAN BORANG
KEW. PA-2 KEW. PA-3 KEW. PA-6 KEW.300-J3 KEW.300-J4 DAFTAR HARTA MODAL DAFTAR INVENTORI DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL & INVENTORI KAD KAWALAN STOK KAD PETAK

DAPATKAN DARIPADA PERCETAKAN NASIONAL BHD. WARNA BORANG PUTIH

KANDUNGAN TPA
PENDAHULUAN
BAB A PENERIMAAN

BAB F KEHILANGAN /HAPUS KIRA

TPA
BAB B PENDAFTARAN

BAB E PELUPUSAN

BAB D PENYELENGGARAAN

BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN

PENDAHULUAN
TPA ialah tatacara bagi menguruskan Harta Modal dan Inventori meliputi: Bab Bab Bab Bab Bab Bab A B C D E F : : : : : : Penerimaan Pendaftaran Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Penyelenggaraan Pelupusan Kehilangan dan Hapus kira

DEFINISI ASET
Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

DEFINISI ASET ALIH

Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

KUMPULAN ASET ALIH

Harta Modal

Inventori

HARTA MODAL
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 dan ke atas setiap satu pada masa perolehan.

(b) Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah dinyatakan dalam manual/buku panduan pengguna.

INVENTORI
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.

(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

KATEGORI HARTA MODAL

Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu:

(i)
(ii)

Loji/Jentera Berat
Kenderaan

(iii) Peralatan/Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/ Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan

KATEGORI INVENTORI
Empat (4) kategori Inventori iaitu:

(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan secara berjadual:
(i) Peralatan/Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/ Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan

KATEGORI INVENTORI
(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal: (ii) (iii) (iv) Perabot Hamparan, hiasan dan langsir Pinggan mangkuk

BAB A PENERIMAAN

BAB A - PENERIMAAN
Objektif Penerimaan: (a) Mempastikan setiap aset diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan. (b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan. (c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.

BAB A - PENERIMAAN

(a) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi. (b) Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah bila perlu.

BAB A - PENERIMAAN
(c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerima aset:

Semak butiran dalam dokumen.

Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan penerimaan.

Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira,diukur, ditimbang dan diuji.

BAB A - PENERIMAAN
(d) Sediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1 jika terdapat kerosakan/perselisihan. Borang Kew.PA-1 yang ditandatangani oleh Ketua Jabatan dihantar kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal. Pegawai Penerima pastikan aset diterima beserta Surat Jaminan daripada pembekal. Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual penggunaan dan penyelenggaraan.

(e)

(f)

(g)

BAB B PENDAFTARAN

BAB B - PENDAFTARAN
CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL & INVENTORI

OBJEKTIF
TEMPOH MENDAFTAR

PENDAFTARAN
PENGESAHAN PENDAFTARAN URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH BUTIRAN MAKLUMAT

PENDAFTARAN ASET HADIAH PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

PUNCA MAKLUMAT

DOKUMEN PENDAFTARAN

Objektif Pendaftaran
Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini Memudahkan pengesanan dan pemantauan
Membolehkan keadaan aset diketahui Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset

TEMPOH MENDAFTAR

Dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.

PENDAFTARAN ASET HADIAH

Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pembelajaran dan pameran tidak perlu didaftarkan. Satu senarai daftar aset berkenaan diwujudkan bagi tujuan rekod.

PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

Didaftarkan jika Kementerian/Jabatan bercadang menggunakannya. Aset lucuthak yang dikategorikan di bawah akta tertentu menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan mengikut maksud tersebut sahaja.

PUNCA MAKLUMAT Aset Yang Dibeli:

(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) Pesanan Rasmi Kerajaan Nota Serahan Invois Dokumen Kontrak Kad Jaminan Manual Pengguna Dokumen-dokumen lain yang berkaitan

PUNCA MAKLUMAT Aset yang disewa beli:

(a) Surat Ikatan Perjanjian

(b) Dokumen lain yang berkaitan

PUNCA MAKLUMAT
Aset Yang Diterima Daripada Sumber Lain (a) Salinan Daftar jika diterima secara pindahan

(b)

Salinan surat kelulusan menerima hadiah Salinan Sijil Lucuthak oleh Mahkamah

(c)

PUNCA MAKLUMAT
Aset Yang Belum Berdaftar:

Sekiranya tiada punca maklumat, pendaftaran berasaskan maklumat di fizikal aset atau sumber-sumber lain yang berkaitan.

DOKUMEN PENDAFTARAN
(a) Daftar Harta Modal Kew. PA-2 (b) Daftar Inventori Kew. PA-3 Pendaftaran melalui sistem berkomputer: (a) (b) (c) Format yang sama diguna pakai. Daftar hendaklah dicetak. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.

Kementerian/Jabatan: Bahagian
Kod Nasional

DAFTAR HARTA MODAL BAHAGIAN A (No. Siri Pendafataran

KEW. PA-2
)

Kategori
Sub Kategori Jenis/Jenama/Model Buatan No. Casis/Siri Pembuat No. Pendaftaran (Bagi kenderaan) Harga Perolehan Asal Tarikh Diterima No. Pesanan Rasmi Kerajaan Tempoh Jaminan Nama Pembekal Dan Alamat Komponen/Aksesori Tandatangan Ketua Jabatan Nama Jawatan Cop Tarikh PENEMPATAN

Lokasi
Tarikh

Nama Pegawai Tandatangan

PEMERIKSA Tarikh Status Aset

Nama Pemeriksa Tandatangan

PELUPUSAN/HAPUS KIRA Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan

KEW. PA-2

DAFTAR HARTA MODAL

BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF BAHAGIAN B Bil. Tarikh Butiran Tempoh jaminan Kos (RM) Nama dan Tandatanga n

Kementerian/Jabatan: Bahagian
Kod Nasional Kategori Sub Kategori Jenis Kuantiti Unit Pengukuran

DAFTAR INVENTORI (No. Siri Pendafataran

KEW. PA-3
)

Harga Perolehan Asal Tarikh Diterima

Tempoh Jaminan
Nama Pembekal dan Alamat

No. Pesanan Rasmi Kerajaan dan Tarikh

Tandatangan Ketua Jabatan Nama Jawatan Tarikh Cop PENEMPATAN

Kuantiti No. Siri Pendaftaran Lokasi Tarikh Nama Pegawai Tandatangan

PEMERIKSA Tarikh Status Aset

Nama Pemeriksa Tandatangan

PEMERIKSA Tarikh Rujukan Kaedah Pelupusan Kuantiti Lokasi Tandatangan

URUSAN PENDAFTARAN
(a) Didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kementerian/Jabatan/PTJ menggunakan Kew. PA-2 & Kew. PA-3. (b) Satu Senarai Daftar Harta Modal Kew. PA-4 dan Senarai Daftar Inventori Kew. PA-5 disediakan.

KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL BIL NOMBOR SIRI PENDAFTARAN NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

KEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI BIL NOMBOR SIRI PENDAFTARAN NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

URUSAN PENDAFTARAN
(c) Salinan Kew. PA-4 dan Kew. PA-5 dikemukakan secara tahunan seperti berikut: (i) Pendaftaran di peringkat PTJ Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat (ii) Pendaftaran Peringkat Jabatan
Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.

URUSAN PENDAFTARAN
(iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian

Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya.

CARA MENGEMUKAKAN SENARAI DAFTAR HARTA MODAL (KEW. PA-4) SENARAI DAFTAR INVENTORI (KEW. PA-5)

PERBENDAHARAAN
KEW. PA-8

KEMENTERIAN

Bahagian-bahagian

IBU PEJABAT

Jabatan

Jabatan

Jabatan

Jabatan

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

KEW. PA-4 DAN KEW. PA-5

URUSAN PENDAFTARAN
(d) Daftar aset dikemaskini bila berlaku: (i) Penambahan/penggantian/ penaiktarafan Pemeriksaan aset Pelupusan Hapus kira

(ii) (iii) (iv)

PELABELAN ASET
Semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM). Aset tujuan samaran/risikan ditanda di tempat yang tidak mudah dilihat.

PELABELAN ASET
Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran seperti panduan berikut: Kod Kementerian: }Berasaskan kod fail Kod Jabatan: }oleh MAMPU Kod Kumpulan sama ada: Harta Modal H Inventori I Tahun Pembelian: 2007 No. Siri: 1 CONTOH : KK/BKP 10/H/07/1

URUSAN PENDAFTARAN

Pergerakan Aset
Pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori Kew. PA-6.

Penyimpanan Daftar
Kew. PA-2 dan Kew. PA-3 disimpan dalam fail kulit keras dalam kabinet berkunci. Buku Kew. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan simpan di lokasi.

SENARAI ASET DI LOKASI

Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan Kew. PA-7 dalam 2 salinan. 1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala 1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab. Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

Kew. PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

KEW.PA-8 LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI BAGI TAHUN.. KEMENTERIAN.. BIL KEMENTERIAN/ JABATAN DIBAWAHNYA BILANGAN KEW. PA-2 JUMLAH NILAI HARTA MODAL (RM) BILANGAN KEW. PA-3 JUMLAH NILAI INVENTORI (RM)

JUMLAH

Tandatangan Pegawai Pengawal

Nama:
Jawatan: Tarikh:

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA PENDAFTARAN

Carta Aliran dan Proses Kerja Pendaftaran seperti Jadual 1 dan Jadual 2.

BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

Objektif Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset Kerajaan hendaklah dikendali dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan: (a) (b) (c) (d) (e) Mengurangkan pembaziran Menjimatkan kos Mencapai jangkahayat Mencegah penyalahgunaan Mengelakkan kehilangan

PENGGUNAAN
(a)
Bagi tujuan rasmi sahaja.

(b) Mengikut fungsi sebenar dalam manual. (c) Dikendali oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan.

(d) Perlu direkodkan.

(e) Melapor kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan Kew. PA-9.

PENGGUNAAN
Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana lebih awal.

PENGGUNAAN
Peraturan mengenai Penggunaan, Pengurusan dan Penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.

PENYIMPANAN

Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima. Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

PEMERIKSAAN
Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas: (a) (b) (c) Fizikal Rekod Penempatan

PEMERIKSAAN
Tujuan pemeriksaan adalah untuk: (a) Mengetahui keadaan dan prestasi aset; (b) Memastikan setiap aset yang mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini; (c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.

PEMERIKSAAN

Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya 2 orang Pegawai Pemeriksa.

Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurangkurangnya sekali setahun.

Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal Kew. PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori Kew. PA-11 kepada Ketua Jabatan.

Kew. PA-10

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL

Kementerian/Jabatan: --------------------------------------------------------------------Bil No. Siri Pendaftaran Jenis Harta Modal Lokasi Mengikut Rekod Sebena r Lengkap Ya Tidak Daftar Kew. PA-2 Kemaskini Ya Tidak Keadaaan Harta Modal Catatan Bahagian:

Tandatangan Nama Pegawai Pemeriksa 1 Jawatan Tarikh Pemeriksaan

Tandatangan Nama Pegawai Pemeriksa 2 Jawatan Tarikh Pemeriksaan

Kew. PA-11

LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

Bil

Jenis Inventori

Daftar

Lokasi

Kuantiti

Keadaan Inventori

Catatan

Lengkap

Kemaskini

Mengikut Rekod

Sebenar

Mengikut Rekod

Sebenar

Ya

Tidak

Ya

Tidak

Tandatangan Nama Pegawai Pemeriksa 1 Jawatan Tarikh Pemeriksaan

Tandatangan Nama Pegawai Pemeriksa 2 Jawatan Tarikh Pemeriksaan

PEMERIKSAAN

Ketua Jabatan kemuka Kew. PA-10 dan Kew. PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori Kew. PA-12 kepada Pegawai Pengawal. Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan Kew. PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

KEW. PA-12

SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI TAHUN

KEMENTERIAN-----------------------------------------------------------------------------Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------(Jabatan/Bahagian)

Telah diperiksa pada--------------------------------------------------(tarikh pemeriksaan) Tandatangan Nama Pegawai Tarikh Cop Kementerian/Jabatan

BAB D PENYELENGGARAAN

Objektif Penyelenggaraan
Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan. Memelihara dan memanjangkan jangkahayat Meningkatkan keupayaan Mengurangkan kerosakan Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan Menjamin keselamatan pengguna Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif Memelihara imej Kerajaan

PENYELENGGARAAN JENIS PENYELENGGARAN

(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan. (b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

PENYELENGGARAAN

MANUAL PENYELENGGARAAN
Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tindakan penyelenggaraan.

PANDUAN PENYELENGGARAAN
Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian /Jabatan: (a) Menyedia senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan Kew. PA-13. (b) Merancang penyelenggaraan (c) Melaksana program penyelenggaraan (d) Merekod penyelenggaraan dalam Kew. PA-14 (e) Menilai program penyelenggaraan (f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta.

BAB E PELUPUSAN

ISI KANDUNGAN

Definisi Pelupusan Objektif Justifikasi Pelupusan Kuasa Melulus Urus Setia Pelupusan Perakuan Pelupusan (PEP) Lembaga Pemeriksa Tempoh Tindakan Pelupusan

ISI KANDUNGAN

Pelanjutan Tempoh Pinda Kaedah Pelupusan Kaedah Pelupusan Pelaksanaan Kaedah Pelupusan Pelupusan Melalui Kontrak Pusat Tindakan Semasa Melaksana Pelupusan Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan

DEFINISI PELUPUSAN

Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

OBJEKTIF PELUPUSAN
Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan
aset yang tidak digunakan atau diperlukan. Menjimatkan ruang simpanan/pejabat. Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik. Membolehkan aset milik Kementerian /Jabatan dipindahkan ke Kementerian/ Jabatan lain.

JUSTIFIKASI PELUPUSAN
Tidak Ekonomik Dibaiki Usang/Obselete Rosak & tidak boleh
digunakan

Pembekal tidak lagi memberi

khidmat sokongan

Disyor selepas pemeriksaan aset Tidak lagi diperlukan oleh

Jabatan

Luput tempoh penggunaan Keupayaan aset tidak lagi

di peringkat optimum

Perubahan Teknologi Melebihi keperluan

Tiada alat ganti

KUASA MELULUS PELUPUSAN

Dua (2) peringkat: (a) Perbendaharaan (b) Kementerian/Jabatan

KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

(a)

Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhan melebihi RM500,000; dan

(b)

Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai seperti berikut:

Hadiah Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri Tukar Beli (trade in) Tukar Barang (barter trade) Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan dalam tatacara ini.

KUASA MELULUS KEMENTERIAN/JABATAN

(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan (b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 . Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.

URUS SETIA PELUPUSAN

Unit Pengurusan Aset Kementerian/Jabatan
Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut Kew. PA-15 Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Kew. PA-16 Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Kew. PA-17 Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus

URUS SETIA PELUPUSAN

Memaklumkan kelulusan kepada Ketua Jabatan untuk tindakan.

Memohon pelanjutan tempoh pelupusan

Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan Melantik 2 orang saksi bagi pelupusan kaedah pemusnahan Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Kew. PA-18

URUS SETIA PELUPUSAN

Memperolehi Sijil Pelupusan Aset Kew. PA-19

Menghantar Kew. PA-19 kepada Kuasa Melulus

Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset Kew. PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

KEW.PA-20

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

TAHUN.. KEMENTERIAN/JABATAN:.

BIL

KEMENTERIAN/ JABATAN

JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL (RM)

HASIL PELUPUSA N (RM)

JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL SECARA (RM)

JUALAN

PINDAHAN

MUSNAH

KAEDAH LAIN

Tandatangan Pegawai Pengawal Nama: Jawatan: Tarikh:

Cop Jabatan:

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW. PA-16

(a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal dan Elektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan komputer di Kembaran B. (b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus dalam peralatan-peralatan tertentu. (c) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai Teknologi Maklumat Kementerian/Jabatan. (d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun. (e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh 1 tahun.

PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA

(a) Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan perlu melantik Lembaga Pemeriksa bagi membuat pemeriksaan. Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan tidak lebih tempoh 2 tahun.

(b)

KEANGGOTAAN LEMBAGA PEMERIKSA

(a) Sekurang-kurangnya 2 orang pegawai ( 1 Pengerusi dan 1 Ahli) yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset berkenaan. Mempunyai kepakaran memeriksa aset jika perlu. Pegawai Kumpulan P&P atau Sokongan 1 atau yang setaraf. Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh dilantik jika perlu.

(b) (c)

(d)

TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA

(a) Menyedia dan mengemuka Jadual Pemeriksaan kepada Urus Setia Pelupusan Jabatan.

(b)
(c)

Memeriksa aset dan rekod dalam tempoh 1 bulan.

Memastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupuskan dikeluarkan.

(d)
(e) (f)

Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa Kew. PA-17.

Mengesyor kaedah pelupusan yang sesuai. Menandatangani Kew. PA-17 dan kemuka ke Urus Setia.

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

Dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh surat kelulusan mengikut kaedah yang diluluskan.

PELANJUTAN TEMPOH
Permohonan untuk lanjut tempoh dikemuka kepada Kuasa Melulus 2 minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja. Jika pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan maka kelulusan terbatal.

PINDA KAEDAH PELUPUSAN

Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan dikemuka kepada Kuasa Melulus sebelum tamat tempoh pelupusan. Sekiranya tempoh pelupusan tamat kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

KAEDAH PELUPUSAN
(a) Jualan secara :
Tender Sebut harga Lelong (b) Jualan Sisa

(c)
(d)

Tukar Barang (Barter Trade)

Tukar Beli (Trade in)

(e)

Tukar Ganti (Cannibalize)

KAEDAH PELUPUSAN
(g) Pindahan (h) Hadiah (i) Musnah secara: Ditanam Dibakar Dibuang Ditenggelam (j) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai

KAEDAH PELUPUSAN
TENDER
Gunakan Kew. PA-21 Disertai oleh syarikat/orang perseorangan (Kew.PA-22) Maklumat seperti dalam Kew. PA-21 diiklankan melalui sekurang-kurangnya 1 akhbar utama Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew-PA-17 Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk maksima RM10,000 Tawaran dibuat guna sampul berlakri dan masukkan dalam peti tender Jabatan pada atau sebelum tarikh dan waktu tutup yang ditetapkan. Jawatankuasa Pembuka Tender dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk membuka dan menjadual tender.

KAEDAH PELUPUSAN
TENDER
Tender dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan. Tawaran disenaraikan dalam Kew. PA-23 Jadual Tender dan dokumen dikemuka kepada Ketua Jabatan. Ketua Jabatan membuat penilaian dan perakuan tender. Perakuan hendaklah disertakan bersama dengan salinan iklan tender, jadual pembukaan tender dan dokumen lain. Tawaran tertinggi yang dipilih tidak kurang 70% harga simpanan. Jika kurang rujuk Perbendahraan. Dalam memproses tender, Pegawai Pengawal hendaklah memastikan bahawa beliau dan pegawai-pegawai tidak mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau terletakhak.

KAEDAH PELUPUSAN
TENDER
Pegawai dari Kementerian/Jabatan yang melupuskan aset tidak dibenarkan menyertai tender. Sekiranya petender yang berjaya menolak tawaran maka deposit tender tidak akan dikembalikan. Lembaga Perolehan dimaklumkan mengenai penolakan untuk membolehkannya menimbang tawaran lain. Jika tawaran lain terlalu rendah, tender boleh dipelawa semula atau rujuk ke Perbendaharan bagi mendapatkan kelulusan. Jika tiada sebarang tawaran diterima, tender boleh dipelawa semula atau mohon pinda kaedah pelupusan dari Kuasa Melulus.

KAEDAH PELUPUSAN
SEBUT HARGA
Dipelawa 10 syarikat atau orang perseorangan Kenyataan Tawaran Sebutharga dalam Kew. PA-24 Tawaran sebut harga menggunakan Kew. PA-25 Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew-PA-17 Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk maksima RM5,000 Tawaran dikemuka dalam sampul berlakri dan masukkan dalam peti sebut harga Jabatan pada atau sebelum tarikh dan waktu tutup yang ditetapkan. Sebut harga dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.

KAEDAH PELUPUSAN
SEBUT HARGA
Jawatankuasa Sebut Harga dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal. Jawatankuasa Sebutharga menyenaraikan tawaran dalam menggunakan Borang Kew. PA-26 Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga mengemukakan Jadual Sebut harga kepada Urusetia untuk menilai dan membuat perakuan kepada Jawatankuasa Sebutharga Jabatan untuk pertimbangan dan keputusan.

Dalam memproses sebut harga Ketua Jabatan hendaklah memastikan beliau dan pegawai-pegawai tidak mempunyai sebarang kepentingan persendirian atau terletakhak.

KAEDAH PELUPUSAN
SEBUT HARGA
Penyebutharga yang berjaya diberitahu dengan serta merta. Sekiranya penyebutharga terpilih menolak tawaran, deposit sebut harga tidak akan dikenbalikan. Jawatankuasa Sebut harga menimbang tawaran lain atau memutuskan pelawaan sebut harga semula. Pegawai Kementerian/jabatan yang melupuskan aset tidak dibenar menyertai sebut harga.

KAEDAH PELUPUSAN
LELONG
Dilaksanakan ke atas aset berikut: Mempunyai nilai pasaran Kuantiti yang banyak Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya.

KAEDAH PELUPUSAN
LELONG
Kenyataan Lelong mengandungi maklumat mengenai tarikh, waktu dan tempat. Contoh kenyataan lelong di Kew. PA-27. Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew. PA-17 dinyatakan dalam senarai aset yang akan dilelong. Urusan lelong di adakan atau di dewan. Pembida yang berminat untuk sertai lelongan, perlu mendaftar. Bayaran deposit RM1,000 atau maksima RM1,000 Pembida yang berjaya jelaskan bayaran dalam tempoh 7 hari dan aset diambil dalam tempoh 14 hari dari tarikh lelongan. Sekiranya harga tawaran tertinggi kurang 70% daripada harga simpanan rujuk kepada Perbendaharaan.

KAEDAH PELUPUSAN
JUALAN SISA
Dilaksanakan bagi aset yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya yang mempunyai kandungan logam (besi, tembaga dll), getah, kayu, plastik dan sebagainya yang mempunyai nilai jualan. Jualan Sisa dilaksanakan dengan cara: Tender Sebut harga Syarikat Bumiputera berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (perlu permit)

KAEDAH PELUPUSAN
TUKAR BARANG (BARTER TRADE)
Aset dari jenis yang sama atau berbeza melalui tender terhad Mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal Kaedah tukar barang dilaksanakan berasaskan: Nilai aset hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakar dalam bidang berkenaan. Aset yang mempunyai unsur keselamatan. Pertukaran aset adalah berasaskan nilai terbaik. Pertukaran aset berasaskan keperluan sebenar. Syarikat dihadkan kepada 5-10 sahaja dan mempunyai lesen dan kemahiran. Syarikat pengeluar atau agen pembekal aset baru. hendaklah bertanggungjawab memberi khidmat lepas jualan.

KAEDAH PELUPUSAN
TUKAR BELI (TRADE IN)
Aset masih boleh diguna dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/Jabatan dan tiada Kementerian/ Jabatan yang berminat melainkan pembekal asal atau pembekal yang berniaga dalam bidang berkenaan. Mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai Dilaksanakan berasaskan: Aset sama jenis Aset perlu dikeluarkan sebelum pengganti dipasang Penggantian aset disahkan oleh Jabatan Teknikal

KAEDAH PELUPUSAN
TUKAR BELI (TRADE IN)

Dilaksanakan berasaskan:

Nilai semasa yang ditaksir oleh Jabatan Teknikal. Peruntukan mencukupi bagi membiayai harga penuh aset yang akan diganti. Harga jualan aset dikreditkan sebagai hasil Kerajaan dan tidak boleh ditolak dengan harga sebenar aset yang dibeli. Cadangan jualan tukar beli dimasukkan sebagai syarat dalam dokumen pelawaan tender/sebutharga dan juga dalam perjanjian perolehan.

KAEDAH PELUPUSAN
TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)
Dilaksanakan ke atas aset yang tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh dikeluarkan bahagian-bahagian tertentu seperti bahagian-bahagian jentera/ kenderaan /perkakasan komputer dikeluarkan dan dipasang sebagai alat/komponen ganti bagi kenderaan/perkakasan komputer yang lain.

KAEDAH PELUPUSAN
TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)
Dilaksanakan berasaskan: Aset yang sama jenis dan kegunaannya Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya oleh Pegawai Teknikal Keperluan semasa bagi tujuan baik pulih dan penjimatan

Alat/komponen tukar ganti yang dipasang kepada aset penerima perlu direkodkan dalam Bahagian B Kew. PA-2 berkenaan.

KAEDAH PELUPUSAN
PINDAHAN
Dilaksanakan antara Kementerian/Jabatan bagi aset yang boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan kerana:

Melebihi keperluan Tidak diperlukan selepas projek siap Obsolete/obsolescent

Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan: Permohonan atau kepeluan Kementerian/Jabatan Tidak dikenakan apa-apa bayaran

KAEDAH PELUPUSAN
PINDAHAN Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan:
Permohonan atau keperluan Kementerian/Jabatan. Tidak dikenakan apa-apa bayaran. Kos pengendalian pindahan ditanggung oleh penerima. Daftar aset diserah kepada Kementerian/Jabatan penerima. Aset yang diterima secara pindahan hendaklah dilupus oleh Kementerian/Jabatan Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus

KAEDAH PELUPUSAN
HADIAH
Ciri-ciri aset yang boleh dilupuskan secara hadiah Aset boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asal tetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/Jabatan atau Aset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh diguna sebagai bahan latihan atau pameran.

KAEDAH PELUPUSAN
HADIAH
Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan: Antara Kementerian/Jabatan Kerajaan bagi tujuan latihan atau pemeran Dari Kementerian/Jabatan Kerajaan kepada mana-mana
organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan.

KAEDAH PELUPUSAN
HADIAH
Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:

Permohonan atau keperluan penerima Kos pengendalian dan pengangkutan ditanggung oleh
penerima. Cadangan pelupusan secara hadiah disokong dengan surat permohonan Kementerian/Jabatan, organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain. Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan bersama Sijil Pelupusan Kew. PA-19. Aset yang diluluskan sebagai hadiah untuk tujuan latihan atau pameran diguna bagi tujuan tersebut sahaja.

KAEDAH PELUPUSAN
MUSNAH
Kaedah pelupusan secara musnah dilaksanakan bagi aset yang tiada nilai jualan/nilai sisa atau aset yang berunsur keselamatan dengan cara berikut:
Ditanam Dibakar Dibuang Ditenggelam

KAEDAH PELUPUSAN
MUSNAH
Langkah-langkah yang perlu diambil:

Mendapat kelulusan PBT, JAS, Jabatan Laut dll. Mematuhi garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa berkenaan. Bahan-bahan yang boleh diguna sebagai alat ganti hendaklah ditanggal/dikelurkan terlebih dahulu Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek dan sebagainya. Sijil Penyaksian Pemusnahan Kew. PA-18 hendaklah disediakan.

PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT

Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat Kementerian/Jabatan hendaklah menggunakan peraturan berkenaan.

TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN

Label HKM dan nama Kem/Jab pada aset dipadamkan JPJ diberitahu diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA

Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan seperti di Jadual 3 dan Jadual 4.

BAB F KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

BAB F KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA

TAFSIRAN OBJEKTIF

(e) Tindakan Selepas Kelulusan

KUASA MELULUS URUS SETIA KEHILANGAN & HAPUS KIRA PROSES HAPUS KIRA

HAPUS KIRA
(d) Laporan Akhir

(c)Jawatankuasa Penyiasat

(b)Laporan Awal

(a)Melaporkan Kehilangan

TAFSIRAN KEHILANGAN

Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

TAFSIRAN HAPUS KIRA

Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah: Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan

TAFSIRAN KETUA JABATAN

Ketua Jabatan termasuk:

ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

KUASA MELULUS HAPUS KIRA

Dua (2) peringkat: (a) (b) Perbendaharaan Pegawai Pengawal

KUASA MELULUS PERINGKAT PERBENDAHARAAN

(a)

Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau keseluruhannya melebihi RM500,000. Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal: Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone.

(b)

(c) Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.

KUASA MELULUS PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL

(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan

(b)

Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungja sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.
(a)
Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan Daftar Inventori Kew. PA-3. Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripada Ketua Jabatan.

T U G A S

(b)

(c)

Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal.

(d)

Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan contoh format Kew. PA-29.

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

(f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripada

T U G A S

Jawatankuasa Penyiasat.

(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syor

daripada Pegawai Pengawal.

(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan

hapus kira lengkap dan teratur.

(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa

Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum diperolehi.

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

(j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk
kemaskini rekod daftar aset.

(k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia

T U G A S

Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya. (l)

Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada Ketua Jabatan dan mengemukakan kepada Kuasa Melulus dalam tem 1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira.

(m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/

tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkan kepada Perbendaharaan.

(n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan

Surcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke Perbendaharaan tidak lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.

KEW. PA-32

LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN TAHUN KEMENTERIAN

Bil

Ruj.Kelulusan Perbendaharaa n

Kem/ Jab

Jeni s Aset

Punca Kehilanga n

Nilai Peroleha n Asal (RM)

Nilai Semas a (RM)

Tindakan Surcaj

Tindakan Tatatertib

Amaun Surcaj (RM)

Tarikh dikenakan

Jenis Hukuman

Tarikh Dikenakan

JUMLAH

Tandatangan Pegawai Pengawal Nama Jawatan Tarikh

PROSES HAPUS KIRA

1. Melaporkan Kehilangan
(a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.

(b)

Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporka kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

PROSES HAPUS KIRA

2. Laporan Awal Kew. PA-28

(a)

Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/ Ibu Pejabat.

LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

KEW. PA-28

Nyatakan: 1. Keterangan Aset Yang Hilang (a) Jenis Aset : Note Book (b) Jenama dan Model: Compaq Evo N-6 10C (c) Kuantiti: 1 (d) Tarikh Perolehan: 28.11.2005 (e) Harga Perolehan Asal:5,800 Tempat Sebenar di mana kehilangan berlaku Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Hussen Kuala Lumpur 3. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui 15.5 .2007

2.

LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

KEW. PA-28

4.

Nyatakan: Cara bagaimana kehilangan berlaku: Kehilangan berlaku di Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Haji Hussen pada 15.5.2007. Kejadian berlaku ketika Puan Azura bt. Jamal sedang mengikuti Kursus Pengurusan Sains dan Matematik Dalam Bahasa Inggeri mulai 15-18 Mei 2007. Puan Azura meletakkan note book dalam almari yang diselindungi oleh pakaian dan dua beg pakaian besar. Pada masa itu beliau mendapati bilik tersebut masih belum dikemaskan oleh kakitangan hotel, lalu beliau keluar untuk makan tengah hari. Walau bagimanapun kehilangan hanya disedari apabila beliau hendak menggunakan note book tersebut keesokan hari.

LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

KEW. PA-28

5.

Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna aset yang hilang Puan Azura bt. Jamal - PPP Lepasan Diploma Gred DGA29

6.

Sama ada seorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke atas kehilangan itu. Jika ya nama dan jawatannya. Tiada

7.

Sama ada seorang pegawi telah ditahan kerja Tiada No. Rujukan dan Laporan Polis Dang Wangi/023333/07

7.

LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN 9. Langkah-langkah sedia ada untuk mengelak kehilangan berlaku Telah meletakkan komputer ditempat yang terselindung.

KEW. PA-28

10. Langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini.

Note book yang dibawa keluar hendaklah sentiasa di abwah kawalan maksima dan sentiasa di pastikan di simpan di tempat yang berkunci dan selamat.
11. Catatan:

Tandatangan Ketua Jabatan Nama:Mohd Amran Hashim Jawatan: Guru Besar Tarikh: 17.5.2007 Cop Jabatan

PROSES HAPUS KIRA

2. Laporan Awal Kew. PA-28 (b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku
hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada: (i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan

(ii)

PROSES HAPUS KIRA

2. Laporan Awal Kew. PA-28

(c)

Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.

PROSES HAPUS KIRA

3. Jawatankuasa Penyiasat
(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh
Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani. (b) Keanggotaan: (a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama; (b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat;

(c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.

PROSES HAPUS KIRA

3. Jawatankuasa Penyiasat

(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia,

Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat

1. 2. 3. 4. 5. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan Memeriksa sendiri tempat kejadian. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi. Mengenalpasti kelemahan yang wujud. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan.

6. 7.

8.

Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

PROSES HAPUS KIRA

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(a)Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal

PROSES HAPUS KIRA

5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(c)

Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.

(d)

Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.

PROSES HAPUS KIRA

5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(e)
Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:

(i)

Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau
Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

(ii)

(iii)

PROSES HAPUS KIRA

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(f)

Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula. (i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

(ii)

PROSES HAPUS KIRA

5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(g)

Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bula dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

4.Tindakan Kementerian/Jabatan Selepas Kelulusan

(a)
Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori. Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan. Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan. Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(b)

(c)

(d)

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA

Carta Aliran dan Proses Kerja Kehilangan dan Hapus kira seperti di Jadual 5 dan Jadual 6.

SOAL JAWAB

PENJELASAN PEKELILING

SEKSYEN PENGURUSAN ASET BAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN (BKP) PERBENDAHARAAN MALAYSIA Tingkat 4, Blok Selatan Kompleks Kementerian Kewangan Presint 2, 62592 PUTRAJAYA.

SEKIAN TERIMA KASIH