Senarai Semak Kewangan

SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEWANGAN
BAHAGIAN AUDIT DALAM JABATAN PERDANA MENTERI

No.
APRIL 2011
KANDUNGAN
MUKA SURAT
SENARAI SEMAK PELANTIKAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI MENJALANKAN TUGAS KEWANGAN
2-6
SENARAI SEMAK TUGAS KEWANGAN
7-17
RINGKASAN CABUTAN ARAHAN PERBENDAHARAAN
18-22
TAKRIFAN
22-23
BAHAGIAN AUDIT DALAM JPM APRIL 2011
SENARAI SEMAK PELANTIKAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI MENJALANKAN TUGAS KEWANGAN

TANGGUNG JAWAB MELANTIK TANGGUNG JAWAB
BIL A BAYARAN i.
PERKARA
PERATURAN
Menandatangani Baucar Bayaran.
ii.
Menandatangani Pesanan Kerajaan.
Pegawai Pengawal / Pemegang Waran Peruntukan Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan
Pegawai Diberi kuasa Secara Bertulis Ketua Jabatan/ Melantik Pegawai Lain Pegawai Diberi kuasa Secara Bertulis Pegawai yang dilantik
(i) (ii) (i) (ii)
AP 11 AP 101 AP 11 AP 176.1(d)
iii.
Pemeriksaan Mengejut Wang Tunai dan Barang Berharga. Pegawai Mengendali Panjar Wang Runcit. Pegawai Menunaikan Cek Panjar. Penubuhan Jawatankuasa Siasatan AP59.
AP 308
iv. v. vi.
Ketua Jabatan
AP 11
Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan
Para 7, PP 8/2009
BAJET (i) i. Pindahan peruntukan belanja mengurus bagi program sama kecuali Emolumen, Dasar Baru & One Off. Pindah peruntukan Objek Am 10000. iii. iv. Pindah peruntukan Dasar Baru/ One Off. Pindahan peruntukan daripada suatu butiran (projek) ke butiran (projek) lain di bawah Maksud Pembangunan yang sama. Pindah peruntukan tidak lebih dari 50% peruntukan tahunan yang asal. Pegawai Pengawal Ketua Jabatan (ii) Para 3, PP 11/2008 Surat Ruj:JPM(S)10681/ 4( )] bth 9.10.2008
ii.
Pegawai Pengawal dengan kelulusan Perbendaharaan
Para 3, PP 11/2008
Pegawai Pengawal
Para 2, SPP 12/2001
HASIL i. Memungut hasil, menandatangani resit, perekodan Buku Tunai, semakan catatan dalam borang hasil, buku tunai dan buku Pemungut Pegawai Diberi kuasa Secara Bertulis (i) AP 11 (ii) AP 69 (iii) AP 70(a)
BIL
PERKARA akaun/laporan elektronik dan penyata pemungut.
TANGGUNG JAWAB MELANTIK
TANGGUNG JAWAB
PERATURAN (iv) AP 72 (v) AP 73 (vi) AP 80(b)
ii.
Membatalkan Resit.
Pemungut
Pegawai Diberi kuasa Secara Bertulis Pegawai yang dilantik Pegawai yang dilantik Menteri Kewangan Pegawai Pengawal
AP 62(b)
iii. iv. v. vi.
Pendaftar Mel. Jawatan Kuasa Penyiasat Kehilangan Wang Awam. Kuasa meluluskan hapus kehilangan wang awam. kira bagi
Pemungut Pegawai Pengawal -
AP 71 Para 4.1, PP 13/2008 Seksyen 17, Akta Acara Kewangan 1957 Seksyen 17(b), Akta Acara Kewangan 1957
Kuasa meluluskan hapus kira bagi amaun sehingga RM25,000 bagi setiap kes/akaun.
SEBUT HARGA/TENDER i. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga/Tender dengan keahliannya terdiri daripada sekurang-kurangnya 2 pegawai dan salah seorangnya adalah daripada Kumpulan Pengurusan & Profesional. Jawatankuasa Sebut Harga dengan keahliannya terdiri daripada sekurangkurangnya 3 orang dan dipengerusikan oleh Pemegang Waran Peruntukan atau pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal. Lembaga Perolehan A dan B. Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan
Pegawai yang dilantik
AP 197.2(a)
ii.
Pegawai Pengawal
AP 170.3(a)
iii.
Menteri Kewangan Ketua Jabatan/ Bahagian yang menguruskan sebut harga/tender Ketua Agensi
Pegawai Yang Dilantik
(i) (ii)
AP 192 Para 4, SPP 9/2009
iv.
Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga.
Para 7, Lampiran 1 SPP 5/2009 Para 39, Lampiran 1 SPP 5/2007 Para 8.1, SPP 5/2007
v.
Jawatankuasa Penilaian Tender.
vi.
Jawatankuasa Spesifikasi Tender.
BIL
PERKARA
TANGGUNG JAWAB MELANTIK Pegawai Pengawal/ Ketua Agensi/ Pegawai Yang Diturunkan Kuasa
TANGGUNG JAWAB
PERATURAN
vii.
Jawatankuasa Penilaian Perunding.
Para 13, SPP 2/2011
viii.
Menandatangani Kontrak.
Menteri
Pegawai Gred M48 ke atas atau yang setarafnya
(i) Akta Kontrak Kerajaan 1949 (ii) Surat Rujukan JPM(S)400-11/2/(6) bth 25.3.2009
ASET DAN STOR i. Pelantikan Pegawai Aset Kementerian/Jabatan/PTJ. peringkat Pegawai Pengawal Ketua Jabatan Pegawai yang dilantik Pegawai yang dilantik Para 4, PP 5/2007 (i) Bab A PP 5/2007 (ii) Bab A kepada PP 5/2009
ii.
Pelantikan Pegawai Penerima Aset & Barang Stor. Pelantikan Pegawai Pemeriksa Aset sekurang-kurangnya 2 orang yan tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset. Pelantikan Pegawai Pemeriksa Stok yang terlibat dengan stor.
iii.
Pegawai Pengawal
Pegawai yang dilantik Pegawai yang dilantik
Para 18, PP 5/2007
iv.
Ketua Jabatan Ketua Setiausaha/ Timbalan Ketua Setiausaha (Kementerian) atau Ketua Pengarah/ Timbalan Ketua Pengarah (Jabatan) Pegawai Pengawal
Para 184, PP 5/2009
v.
Pelantikan Pemverifikasi Stor berdasarkan jawatan untuk tempoh tidak melebihi 2 tahun.
Para 186 & 187, PP 5/2009
vi.
Pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset berdasarkan jawatan untuk tempoh tidak melebihi 2 tahun. Kuasa meluluskan pelupusan aset : Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000/jumlah
Para 28, PP 5/2007
vii.
Perbendaharaan
Para 25, PP 5/2007
BIL
PERKARA keseluruhan melebihi RM500,000 dan Tanpa mengira nilai perolehan asal bagi kaedah hadiah, pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri, Tukar Beli, Tukar Barang dan kaedah lain yang tidak dinyatakan dalam PP 5/2007.
TANGGUNG JAWAB MELANTIK
TANGGUNG JAWAB
PERATURAN
viii. Kuasa meluluskan pelupusan aset : Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000/jumlah keseluruhan tidak melebihi RM500,000 dan Pindahan aset antara Jabatan Persekutuan bagi nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000. ix. Kuasa meluluskan kehilangan dan hapus kira: Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000. Semua kehilangan yang melibatkan peralatan elektronik, komunikasi dan ICT. Kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian tanpa mengira nilai perolehan asal. Kuasa meluluskan kehilangan dan hapus kira: Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000. Setelah berpuas hati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.
(i) Kementerian/ Jabatan (ii)
Para 25, PP 5/2007 Surat Perbendaharaan KK/BKP/10/535/36 Jld. 4(11) bertarikh 9 Mei 2008
Perbendaharaan
Para 38, PP 5/2007
x.
(i) Pegawai Pengawal (ii)
Para 38, PP 5/2007 Surat Perbendaharaan KK/BKP/10/535/36 Jld. 4(11) bertarikh 9 Mei 2008
BIL xi.
PERKARA Jawatankuasa Penyiasat dilantik dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani. Pelantikan Pegawai Pengangkutan.
TANGGUNG JAWAB MELANTIK Pegawai Pengawal Ketua Jabatan
TANGGUNG JAWAB Pegawai yang dilantik Pegawai yang dilantik
PERATURAN
Para 40, PP 5/2007
xii.
Para 7, PP 2/1980
SENARAI SEMAK TUGAS KEWANGAN

KEKERAPAN PENYEDIAAN/ PELAKSANAAN SETENGAH TAHUN
4 BULAN SEKALI
MINGGUAN
PENGURUSAN Mesyuarat Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU) sekurang-kurangnya sekali dalam masa 4 bulan dan perlu diadakan dalam bulan Jan, Mei dan Sept. setiap tahun. Laporan JKTU Jabatan/Agensi Persekutuan peringkat negeri disediakan dan dikemukakan kepada JKTU Jabatan Persekutuan. Laporan JKTU Jabatan Persekutuan mengemukakan laporan kepada JKTU Kementerian. Laporan JKTU Kementerian (yang disatukan) disalurkan kepada SPRM setiap 4 bulan sekali sebelum atau pada minggu kedua bulan Jan, Mei dan Sept. setiap tahun. Mesyuarat Jawatankuasa Audit peringkat Kementerian Persekutuan. Laporan Jawatankuasa Audit secara ringkasan dihantar kepada Bahagian Pengurusan Kewangan Strategik, Perbendaharaan Kementerian/ Jabatan/ Agensi Persekutuan Jabatan/ Agensi Persekutuan Peringkat Negeri Jabatan Persekutuan
HARIAN
BIL
PERKARA
PERATURAN
1.
2.
Para 9, Arahan YAB Perdana Menteri No. 1 Tahun 2009
3.
4.
Kementerian
5.
Surat Perbendaharaan Ruj. BPKS(8.15) 4/5-4 JD.3 (28) 5 Mei 2009
Kementerian
6.
Kementerian
TAHUNAN
BULANAN
TANGGUNG JAWAB
SUKU TAHUN
4 BULAN SEKALI
Malaysia setiap suku tahun iaitu selewat-lewatnya pada 15 April, Julai, Oktober dan Januari tahun berikutnya. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun dijalankan selepas tamat tempoh sesuatu suku tahun. Para 14, PP 10/2008 Kementerian/ Jabatan/PTJ
HARIAN
BIL
PERKARA
PERATURAN
7.
8.
Pegawai Pengawal Kementerian/ Jabatan Persekutuan mengemukakan Minit Mesyuarat beserta Laporan Suku Tahun JPKA yang menyeluruh dan disatukan meliputi semua laporan PTJ dan Badan Berkanun Persekutuan di bawah kawalannya kepada Perbendaharaan Malaysia, Bahagian Kawalan dan Pemantauan pada tarikh berikut :
Laporan Suku Pertama Suku Kedua Suku Ketiga Suku Keempat Tarikh Akhir 15 Mei 15 Ogos 15 November 15 Februari
(i) Para 14, PP 10/2008 (ii) Surat Perbendaharaan KK/BKP10(s)/37 9/10 Jld.5(11) bth. 29.12.2009
Pegawai Pengawal Kementerian/ Jabatan Persekutuan
TAHUNAN
BULANAN
TANGGUNG JAWAB
SUKU TAHUN
MINGGUAN
4 BULAN SEKALI
9.
Semua PTJ dan Badan Berkanun mengemukakan Laporan Suku Tahun kepada Jawatankuasa di peringkat Kementerian/Jabatan. Menjalankan Mengejut Wang Barang Berharga. Pemeriksaan Tunai Dan
Para 17, PP 10/2008
PTJ/ Badan Berkanun Ketua Jabatan/ Pegawai Diberi Kuasa Pemegang Panjar
HARIAN
BIL
PERKARA
PERATURAN
10.
(i) AP 308 (ii) AP 309
11.
Menyedia dan mengemukakan Sijil Panjar Wang Runcit kepada Akauntan Negara dan sesalinan kepada Ketua Audit Negara. BAJET Menyedia dan mengemukakan Cadangan Perbelanjaan Mengurus dan Perbelanjaan Pembangunan secara keseluruhan yang disatukan tidak lewat daripada 31 Mac tahun semasa. Perjanjian Program yang telah dipersetujui dan dikemaskini dikemukakan kepada Perbendaharaan tidak lewat daripada 1 Disember tahun semasa. Salinan waran pindah peruntukan dikemukakan kepada Akauntan Negara Malaysia tidak lewat daripada 31 Disember tahun semasa.
AP113(f)
1.
2.
(i) PP 14/1994 (ii) PP Yang Dikeluarkan Setiap Tahun Berkenaan Dengan Garis Panduan Penyediaan Cadangan Perbelanjaan
Kementerian/ Jabatan
3.
Para 12, PP 11/2008
TAHUNAN
BULANAN
TANGGUNG JAWAB
SUKU TAHUN
MINGGUAN
4 BULAN SEKALI
HARIAN
BIL
PERKARA
PERATURAN
4.
Laporan Pengecualian disediakan dan dikemukakan ke Perbendaharaan bagi perbelanjaan yang melebihi tahap varian bagi tahun sebelumnya dalam tempoh 2 bulan dari tarikh tamat sesuatu tahun kewangan.
5.
Laporan mengenai keperluan aliran wang tunai bulanan yang disahkan Pegawai Pengawal dikemukakan ke Perbendaharaan setiap suku tahun. HASIL Borang hasil yang dikeluarkan daripada stok disemak. Semakan Daftar Mel. Semakan catatan dalam buku resit rasmi dan lesen, buku tunai dan buku akaun yang lain atau laporan secara elektronik. Semakan penyata pemungut. Penyediaan dan penghantaran Akaun Tunai Bulanan kepada Pejabat Perakaunan dalam tempoh 10 hari selepas akhir tiaptiap bulan.
PP Yang Dikeluarkan Setiap Tahun Berkenaan Dengan Garis Panduan Penyediaan Cadangan Perbelanjaan
C 1.
AP 80(c)
Pegawai Penyelia Pegawai Penyelia Pemungut/ Wakilnya Pegawai Penyelia
2.
AP 71(e)
3.
AP 80(b)
4.
AP 80(d)
5.
AP 145(a) & (b)
Pegawai Perakaunan
TAHUNAN
BULANAN
TANGGUNG JAWAB
SUKU TAHUN
MINGGUAN
10
4 BULAN SEKALI
6.
Penyediaan dan penghantaran Penyata Penyesuaian Hasil kepada Pejabat Perakaunan. Penyediaan dan penghantaran Laporan Akaun Belum Terima kepada Pegawai Pengawal :
AP 143(b)
Pegawai Pengawal/ Wakilnya
HARIAN
BIL
PERKARA
PERATURAN
7.
Selewat-lewatnya sebulan selepas 30 Jun bagi tempoh berakhir 30 Jun dan Selewat-lewatnya pada 31 Januari tahun berikutnya bagi tempoh berakhir 31 Disember.
(i) Para 7, PP 3/2008 (ii) Surat Perbendaharaan BPKS(8.15)45JD.20(76) bertarikh 28 Februari 2010
Pegawai Pengawal/ Pemungut
D 1. 2.
PERBELANJAAN Cetakan Buku Vot (Laporan BV 381). eSPKB Panduan Pengguna eSPKB AP 95(e) Kementerian/ Jabatan/PTJ Penyelia
Semakan Buku Vot / Buku Vot Elektronik. Semakan semua bil pukal dengan Laporan Terperinci Pembayaran Bil (BP21) dan pengesahan tentang betulnya setiap butiran perbelanjaan yang telah dibuat. Penyediaan dan penghantaran Penyata Penyesuaian Perbelanjaan kepada Pejabat Perakaunan dalam tempoh 2 minggu selepas Laporan Terperinci Perbelanjaan (C231) diterima.
3.
SPANM 1/1989
Kementerian/ Jabatan/PTJ
4.
(i) AP 143(b) (ii) Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 1987 (iii) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 11 Tahun 1992
Pegawai Pengawal/ Wakilnya
TAHUNAN
BULANAN
TANGGUNG JAWAB
SUKU TAHUN
MINGGUAN
11
4 BULAN SEKALI
5.
Penyediaan dan penghantaran Rekod Perolehan Secara Pembelian Terus kepada Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan dan sesalinan kepada Unit Audit Dalam Agensi. Penyediaan dan penghantaran laporan perolehan secara sebut harga kepada Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan setiap bulan dan sesalinan dikemukakan kepada Setiausaha Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan dan Unit Audit Dalam Agensi. Cetakan Daftar Bil.
Para 6, SPP12/2007
Jabatan/ Agensi/ PTJ
HARIAN
BIL
PERKARA
PERATURAN
6.
Para 21.2, Lampiran 1 kepada SPP Bil. 5 Tahun 2009
Jabatan/ Agensi/ PTJ
7.
Panduan Pengguna eSPKB
Kementerian/ Jabatan/PTJ Ketua Jabatan/ Wakil Yang Diberikuasa
8.
Semakan Daftar Bil.
AP103(b)
9.
Semakan Buku Daftar AP59.
Para 9.2, PP 8/2009
Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan/ Pegawai Yang Diberi Kuasa
TAHUNAN
BULANAN
TANGGUNG JAWAB
SUKU TAHUN
MINGGUAN
12
4 BULAN SEKALI
AMANAH/DEPOSIT Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah. Penyediaan dan penghantaran Sijil Pengesahan Baki. Sijil Pengesahan Baki PTJ kepada Pejabat Perakaunan. Bagi Akaun amanah yang mempunyai lebih daripada 1 PTJ, Sijil Pengesahan Baki yang disatukan dikemukakan kepada Jabatan Akauntan Negara Malaysia. Para 4.7, Tatacara Pengurusan Akaun Amanah dalam SPP 18/2001 Para 3(f), Tatacara Pengurusan Akaun Amanah dalam SPP 18/2001 Kementerian/ Jabatan
1.
2.
Kementerian/ Jabatan / PTJ
HARIAN
BIL
PERKARA
PERATURAN
3.
Penyediaan dan penghantaran Penyata Penyesuaian Amanah/ Deposit.
(i) AP 143(b) (ii) Para 4.7, Tatacara Pengurusan Akaun Amanah dalam SPP 18/2001
Kementerian/ Jabatan / PTJ
4.
Penyediaan dan penghantaran Penyata Terima Dan Bayaran kepada Jabatan Audit Negara selewat-lewatnya atau pada 31 Mac tahun berikutnya/seperti tarikh yang dinyatakan dalam Arahan Amanah. Senarai baki pendeposit tahun berakhir 31 Disember hendaklah
Para 4.8, Tatacara Pengurusan Akaun Amanah dalam SPP 18/2001
Pegawai Pengawal Akaun Amanah
5.
AP 159
Jabatan/PTJ
TAHUNAN
BULANAN
TANGGUNG JAWAB
SUKU TAHUN
MINGGUAN
13
4 BULAN SEKALI
dihantar kepada Akauntan Negara dan Ketua Audit Negara pada atau sebelum 31 Mac tahun berikutnya. Ketua Bahagian Kewangan, Kementerian/ Jabatan
6.
Semakan Permohonan Pelbagai.
Buku Daftar Pendahuluan
Para 4.2, PP 13/1990
HARIAN
BIL
PERKARA
PERATURAN
7.
Mengemukakan Penyata Pendahuluan Pelbagai Yang Belum Diselesaikan dalam tempoh 14 hari dari tarikh akhir setiap suku tahun kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan dengan salinan kepada Ketua Audit Negara dan Akauntan Negara. Pegawai yang mendapat pembiayaan pinjaman kenderaan mengemukakan sijil takaful kenderaan (komprehensif) pada tiap-tiap tahun kepada Ketua Jabatan yang meluluskan pembiayaan itu sehingga pembiayaan selesai sepenuhnya. Mengemukakan penyata ringkasan Pendahuluan Diri yang diluluskan dan hasil pengutipannya kepada Perbendaharaan.
Para 5, PP 13/1990
Ketua Jabatan
8.
Para 13, PP 8/1993
Pegawai terlibat
9.
Para 4, Lampiran A Kepada SPP 2/1993
PTJ
TAHUNAN
BULANAN
TANGGUNG JAWAB
SUKU TAHUN
MINGGUAN
14
4 BULAN SEKALI
F. 1.
ASET DAN STOR Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan. Penyediaan dan penghantaran Laporan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya: i. Laporan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-8) Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-10 & 11) Laporan Pelupusan aset Alih Kerajaan (KEW.PA-20) Laporan Tindakan Surcaj/ Tatatertib (KEW.PA-32) Para 14, PP 5/2007 Kementerian/ Jabatan
2.
ii.
(i) PP 5/2007 (ii) Surat Perbendaharaan KK/BKP/10/ 490/20 JLD. 2 ( ) Bth. 12.3.2010
Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan/ Pegawai Aset
HARIAN
BIL
PERKARA
PERATURAN
iii. iv.
Penyediaan dan penghantaran Laporan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya: i. ii. 3. iii. Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) Laporan pemeriksaan/Verifikasi Stok (KEW.PS-14) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16) Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS(i) PP 5/2009 (ii) Surat Perbendaharaan KK/BKP/10/ 490/20 JLD. 2 ( ) Bth. 12.3.2010 Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan/ Pegawai Aset
iv. v.
TAHUNAN
BULANAN
TANGGUNG JAWAB
SUKU TAHUN
MINGGUAN
15
4 BULAN SEKALI
vi.
20) Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22) Para 10, PP 5/2009 Ketua Jabatan Pegawai Pemeriksa Aset Pegawai Pemeriksa Stor Pemverifikasi Stor Pegawai Pengangkutan / Pegawai yang diberi kuasa
4.
Mengemukakan Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor kepada JKPAK. Pemeriksaan Aset dilaksanakan. Pemeriksaan stok di Stor Pusat dan Stor Utama mulai 1 Oktober tahun semasa. Verifikasi stor di Stor Pusat dan Stor Utama sebelum berakhir pada 31 Disember. Pegawai Pengangkutan atau Pegawai yang diberi kuasa hendaklah memeriksa Buku Log dan menandatangani pada hari akhir tiap-tiap satu minggu. Keratan salinan asal Buku Log disimpan di pejabat dan diperiksa pada bila-bila masa sekurangkurangnya sekali sebulan oleh Ketua Jabatan atau Pegawai yang dilantik untuk tujuan tersebut. Menyemak dan mengesahkan penyata pembelian minyak dan ditandatangani berdasarkan resit-
5.
Para 18.3, PP 5/2007 Para 184, PP 5/2009 Para 185, PP 5/2009
HARIAN
BIL
PERKARA
PERATURAN
6.
7.
8.
Para 7.3.3, PP 2/1980
9.
Para 7.3.5, PP 2/1980
Ketua Jabatan/ Pegawai yang dilantik
10.
Para 6.2, PP 6/1999
Pemegang kad inden/
TAHUNAN
BULANAN
TANGGUNG JAWAB
SUKU TAHUN
MINGGUAN
16
4 BULAN SEKALI
resit sebelum invois tuntutan disahkan untuk pembayaran. Menyemak invois berdasarkan penyata pembelian yang telah disahkan dan seterusnya mengesahkan invois. Buku rekod pergerakan kad inden minyak dikemaskini dan dijaga dengan baik dan diperiksa dari semasa ke semasa oleh Ketua Jabatan.
pemandu
11.
Para 9.1, PP 6/1999
Pegawai Kenderaan
HARIAN
BIL
PERKARA
PERATURAN
12.
Para 7.4, PP 6/1999
Ketua Jabatan
Nota : AP Arahan Perbendaharaan PP- Pekeliling Perbendaharaan SPP Surat Pekeliling Perbendaharaan SPANM Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia
TAHUNAN
BULANAN
TANGGUNG JAWAB
SUKU TAHUN
MINGGUAN
17
RINGKASAN CABUTAN ARAHAN PERBENDAHARAAN
AP 11 (a) & (b) Kewajipan kewangan dan perakaunan bagi semua pegawai terlibat dinyatakan dengan jelas serta khusus supaya sekiranya berlaku sesuatu luar aturan, Pegawai Pengawal boleh menentukan dengan mudah siapa yang bertanggungjawab. Penurunan kuasa diberi kepada pegawai bersesuaian secara bertulis. AP 62 (b) Pegawai yang membatalkan resit diberi kuasa secara bertulis. AP 69 Kebenaran secara bertulis diberikan oleh Pemungut kepada pegawai yang menerima wang dan rekod mengenainya diselenggarakan. AP 70(a) Resit Rasmi mestilah ditulis dengan berkarbon dua muka oleh pegawai yang menerima wang dan ditandatangani oleh seorang pegawai lain kecuali : Resit Rasmi dikeluarkan menggunakan sistem terimaan bermesin/elektronik yang diluluskan oleh Akauntan Negara/Pegawai Kewangan Negeri Bayaran tetap tercetak pada Resit Rasmi, lesen atau tiket Jika tiada pegawai lain dan kebenaran diperolehi daripada Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/Bendahari Negeri.
AP 71(e) Daftar Mel disemak setiap hari dengan Buku Tunai atau Buku Tunai Elektronik oleh Pegawai Penyelia. AP 72 Setiap Resit Rasmi mestilah direkodkan dalam Buku Tunai atau Buku Tunai Elektronik pada hari yang sama. AP 72A Buku Tunai manual perlu menunjukkan Resit Rasmi batal. Bagi Buku Tunai Elektronik satu senarai Resit Rasmi batal disediakan oleh sistem.
18
AP 73 Semua pungutan hendaklah direkodkan ke dalam buku tunai oleh seorang pegawai yang lain daripada pegawai yang menerima pungutan kecuali : Jika tiada pegawai lain dan kebenaran diperolehi daripada Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/Bendahari Negeri Sistem bermesin/elektronik berupaya menjanakan buku atau daftar tunai.
AP 80(b) Pemungut atau wakilnya hendaklah menyemak setiap hari Buku Tunai atau Buku Tunai Elektronik dengan resit rasmi. Pegawai yang diwakilkan mestilah bukan pegawai yang sebenarnya membuat catatan. Pegawai yang menyemak hendaklah menandatangan ringkas dan mencatat tarikh di tempat setakat mana Buku Tunai atau Buku Tunai Elektronik telah disemak.
AP 80(c) Resit Rasmi, lesen dan borang-borang hasil yang dikeluarkan daripada stok disemak sekurang-kurangnya sekali setiap minggu oleh pemungut atau pegawai diberi kuasa untuk memastikan semua borang yang belum digunakan masih utuh. AP 80(d) Semakan dibuat terhadap pungutan yang dimasukkan ke bank dengan penyata pemungut untuk menentukan tarikh dan cap-terima dengan mesin oleh bank telah dibuat ke atas penyata tersebut. Cek dan lain-lain terimaan yang disenaraikan dalam penyata pemungut disemak semula dengan buku tunai dan/atau Resit Rasmi untuk memastikan bahawa nilai setiap pungutan telah diakaunkan pada hari berkenaan. Bagi pungutan elektronik, tandatangan ringkas hendaklah dibuat di penyata pemungut sebagai bukti semakan telah dibuat ke atas penyata pemungut dengan buku tunai.
AP 95(e) Buku vot atau buku vot elektronik hendaklah diperiksa sekurang-kurangnya sebulan sekali oleh penyelia dengan menurunkan tanda tangan ringkas. AP 101 Penurunan kuasa secara bertulis bagi menandatangani baucar diberikan oleh Pegawai Pengawal atau Pemegang Waran peruntukan. Dalam persekitaran manual dan elektronik
19
nama pegawai yang diberi kuasa berserta dengan contoh tandatangannya hendaklah dikemukakan kepada Jabatan Akauntan Negara. AP 103(b) Ketua Jabatan hendaklah menyenggara suatu Daftar Bil yang menunjukkan maklumat yang lengkap dan kemas kini. Daftar ini hendaklah diperiksa tidak kurang daripada sekali sebulan oleh Ketua Jabatan atau wakilnya yang diberi kuasa dan hendaklah ditandatangan ringkas. Penyenggaraan Daftar Bil secara manual dikecualikan oleh Kementerian/Jabatan/Pusat Tanggungjawab yang melaksanakan sistem elektronik di mana Daftar Bil adalah disediakan secara elektronik.
AP 113(f) Sijil Perakuan Panjar disediakan pada akhir tahun dan dikemukakan kepada Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/Bendahari Negeri dan satu salinan kepada Ketua Audit Negara. AP 143(b) Laporan Terperinci Akaun Vot, Hasil Dan Amanah yang diterima daripada Pejabat Perakaunan hendaklah disesuaikan dengan Buku Tunai/Buku Vot Jabatan pada setiap bulan dan dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan. AP 145 (a) & (b) Akaun Tunai Bulanan dikemukakan kepada Pejabat Pembayar dengan lengkap dan penyerahan akaun adalah tidak lewat daripada 10 haribulan pada bulan berikutnya. Jika tidak ada terimaan dalam bulan berkenaan, suatu penyata tiada terimaan hendaklah dihantar pada tempoh yang sama.
AP 159 Baki dalam rekod kecil hendaklah dijumlah dan disamakan dengan akaun utama pada setiap bulan. Senarai baki pendeposit hendaklah disediakan pada setiap suku tahun dan dihantar pada bulan berikutnya. Senarai bagi tahun berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun dihantar pada atau sebelum 31 Mac tahun berikutnya kepada Akauntan Negara, Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri dan Ketua Audit Negara atau kepada Akauntan Negeri/Bendahari Negeri dan wakil Ketua Audit Negara di negeri.
20
AP 170.3(a) Sebut harga dipertimbangkan oleh Jawatankuasa Sebutharga dengan keahlian sekurang-kurangnya tiga orang yang dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal. Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Pemegang Waran Peruntukan atau pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal bagi Kementerian/Jabatan Persekutuan/Pegawai Kewangan Negeri. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menerima tawaran yang paling baik dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan Kementerian/Jabatan dan spesifikasi sebut harga. Jika tawaran yang terendah tidak disetuju terima, sebab-sebab penolakan tawaran hendaklah dinyatakan dalam keputusan sebut harga.
AP 176.1(d) Pesanan Kerajaan disediakan dalam tiga salinan pada masa barang-barang dipesan. Salinan asal dan kedua hendaklah dihantar kepada pembekal/kontraktor. Salinan asal dikembalikan oleh pembekal atau kontraktor bersama bil atau invois. Pembayaran tidak boleh dibuat jika salinan asal Pesanan Kerajaan tidak dikembarkan bil asal atau invois. Salinan kedua disimpan oleh pembekal/kontraktor dan salinan ketiga ditinggalkan dalam buku untuk rekod pejabat. Buku Pesanan Kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang berkunci manakala dokumen yang disediakan melalui komputer hendaklah disimpan dengan selamat. Pesanan mestilah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal atau Pemegang Waran secara bertulis.
AP 197.2(a) Jawatankuasa Pembuka Tender/Sebut Harga dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan. Keahliannya Jawatankuasa terdiri dari sekurang-kurangnya dua pegawai di mana seorang daripada ialah pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Sekiranya Jabatan tidak mempunyai pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional, Ketua Jabatan bolehlah melantik secara bertulis pegawai lain bagi melaksanakan tugas tersebut.
AP 308 Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan dari semasa ke semasa melantik pegawai lain menjalankan pemeriksaan mengejut atas sebahagian atau keseluruhan kewajipan kewangan atau perakaunan untuk mengetahui sama ada prosedur-prosedur yang betul difahami dengan sepatutnya dan sentiasa diikuti.
21
AP 309 Pemeriksaan mengejut meliputi pemeriksaan ke atas tiap-tiap peti besi, peti wang tunai, laci atau bekas-bekas lain untuk wang dalam jagaan seseorang pegawai dalam Jabatannya, yang diamanahkan dengan penyimpanan wang awam, setem atau barang-barang lain yang berharga. Dijalankan oleh Ketua Jabatan atau wakilnya tidak kurang sekali dalam tempoh enam bulan. Butiran pemeriksaan direkodkan dalam Buku Am 28.
TAKRIFAN Akauntan Negara Akauntan utama bagi Kerajaan Persekutuan atau Ketua Bahagian Akaun Perbendaharaan Persekutuan Akauntan Negeri/Bendahari Negeri Pegawai utama Kerajaan Negeri yang bertanggungjawab kepada Pegawai Kewangan Negeri bagi kerja-kerja Perakaunan Perbendaharan Negeri. Ketua Jabatan Termasuk Ketua Cawangan, Daerah, Daerah Kecil, Pejabat atau Jabatan Wilayah. Pegawai Perakaunan Setiap pegawai awam yang bertanggungjawab : Memungut, menerima atau mengakaun atau yang sebenarnya memungut, menerima atau mengakaun Wang Awam; atau Membelanja/membayar atau yang sebenarnya membelanja/membayar apa-apa Wang Awam; atau Menerima, menyimpan, mengeluar, melupus atau mengakaun Aset Awam atau yang sebenarnya menerima, memegang, mengeluar atau melupus Aset Awam. Pegawai Pengawal Pegawai yang dilantik oleh Menteri Kewangan/Menteri Besar/Ketua Menteri di bawah sesksyen 15A akta Tatacara Kewangan 1957.
22
Pejabat Perakaunan Pejabat Akauntan Negara dan Pejabat Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri bagi Kerajaan Persekutuan, bagi Kerajaan Negeri merujuk kepada Akauntan Negeri/Bendahari Negeri. Pemungut Pegawai yang berdasarkan jawatannya atau di bawah mana-mana undang-undang bertulis atau peraturan bertulis adalah tanggungjawab untuk memungut wang bagi pihak Kerajaan.
23

Senarai Semak Kewangan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Senarai Semak Kewangan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEWANGAN

BAHAGIAN AUDIT DALAM JABATAN PERDANA MENTERI

SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEWANGAN

SENARAI SEMAK PELANTIKAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI MENJALANKAN TUGAS KEWANGAN

SENARAI SEMAK TUGAS KEWANGAN

RINGKASAN CABUTAN ARAHAN PERBENDAHARAAN

BAHAGIAN AUDIT DALAM JPM APRIL 2011

SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEWANGAN

SENARAI SEMAK PELANTIKAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI MENJALANKAN TUGAS KEWANGAN

Menandatangani Baucar Bayaran.

Menandatangani Pesanan Kerajaan.

Pegawai Pengawal / Pemegang Waran Peruntukan Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan

(i) (ii) (i) (ii)

Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan

Pegawai Pengawal dengan kelulusan Perbendaharaan

Para 2, SPP 12/2001

BAHAGIAN AUDIT DALAM JPM APRIL 2011

SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEWANGAN

PERKARA akaun/laporan elektronik dan penyata pemungut.

TANGGUNG JAWAB MELANTIK

PERATURAN (iv) AP 72 (v) AP 73 (vi) AP 80(b)

iii. iv. v. vi.

Pemungut Pegawai Pengawal -

Pegawai yang dilantik

Pegawai yang dilantik

Pegawai Yang Dilantik

AP 192 Para 4, SPP 9/2009

Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga.

Pegawai yang dilantik

Jawatankuasa Penilaian Tender.

Jawatankuasa Spesifikasi Tender.

Pegawai yang dilantik

BAHAGIAN AUDIT DALAM JPM APRIL 2011

SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEWANGAN

Jawatankuasa Penilaian Perunding.

Pegawai yang dilantik

Para 13, SPP 2/2011

Pegawai Gred M48 ke atas atau yang setarafnya

Pegawai yang dilantik Pegawai yang dilantik

Para 18, PP 5/2007

Para 184, PP 5/2009

Pegawai yang dilantik

Para 186 & 187, PP 5/2009

Pegawai yang dilantik

Para 28, PP 5/2007

Para 25, PP 5/2007

BAHAGIAN AUDIT DALAM JPM APRIL 2011

SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEWANGAN

TANGGUNG JAWAB MELANTIK

(i) Kementerian/ Jabatan (ii)

Para 38, PP 5/2007

(i) Pegawai Pengawal (ii)

BAHAGIAN AUDIT DALAM JPM APRIL 2011

SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEWANGAN

TANGGUNG JAWAB MELANTIK Pegawai Pengawal Ketua Jabatan

TANGGUNG JAWAB Pegawai yang dilantik Pegawai yang dilantik

Para 40, PP 5/2007

BAHAGIAN AUDIT DALAM JPM APRIL 2011

SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEWANGAN

SENARAI SEMAK TUGAS KEWANGAN

Para 9, Arahan YAB Perdana Menteri No. 1 Tahun 2009

Surat Perbendaharaan Ruj. BPKS(8.15) 4/5-4 JD.3 (28) 5 Mei 2009

BAHAGIAN AUDIT DALAM JPM APRIL 2011