LAPORAN AUDIT BIL.

CAD/19/2009
PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN DI MAKMAL KESIHATAN AWAM, KOTA KINABALU PADA 27 HINGGA 31 JULAI 2009

1.

PENDAHULUAN

Makmal Kesihatan Awam, Kota Kinabalu ditubuhkan pada bulan Oktober 2004 dan diketuai oleh Pengarah Gred C48. Bidang kuasa dan tanggungjawab Makmal Kesihatan Awam, Kota Kinabalu adalah pada peringkat 2 (PTJ 2). Setakat Julai 2009 jumlah jawatan yang dilulus ialah 91 dengan pengisian sebanyak 71 jawatan. Pada tahun 2008, peruntukan perbelanjaan mengurus berjumlah RM2.6 juta dan perbelanjaan bagi tempoh tersebut berjumlah RM2.48 juta. Pada tahun 2009, peruntukan perbelanjaan mengurus berjumlah RM1.49 juta dan setakat Julai 2009 sejumlah RM1.13 juta telah dibelanja. 2. OBJEKTIF AUDIT

Objektif audit adalah untuk membuat rumusan mengenai tahap pengurusan kewangan dengan menentukan sama ada: i. ii. Wujudnya struktur dan sistem pengurusan kewangan yang berkesan; Wujudnya sistem kawalan dalaman yang berkesan terhadap pengurusan pejabat, terimaan, perbelanjaan dan aset; Urusan kewangan dibuat mengikut undang-undang dan peraturan yang ditetapkan; dan Rekod yang berkaitan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.

iii.

iv. 3.

SKOP DAN PENDEKATAN AUDIT

Pengauditan ini meliputi penyemakan rekod-rekod yang dilaksanakan dalam tahun 2008 dan setakat bulan Julai 2009. Pendekatan audit adalah seperti berikut:

i.

Semakan terhadap dokumen, rekod serta fail yang berkaitan dengan pengurusan kewangan. Penggunaan soal selidik dalam proses audit. Temu ramah di antara pegawai audit dengan Ketua Pejabat serta pegawai yang terlibat. Pemeriksaan fizikal terhadap barang-barang dan perkhidmatan yang diterima serta kerja-kerja yang dilaksanakan. Menilai prestasi pengurusan kewangan iaitu melalui penilaian sendiri yang dibuat di dalam Sistem 3PK.

ii. iii.

iv.

v.

4.

PENEMUAN AUDIT

Hasil daripada pemeriksaan audit yang telah dijalankan, berikut adalah penemuan audit untuk makluman dan tindakan tuan selanjutnya. Penemuan audit ini telah dibincangkan semasa mesyuarat penutup exit conference yang telah diadakan pada 31 Julai 2009. Sehubungan dengan itu jawapan daripada tuan terhadap semua teguran audit hendaklah dinyatakan dalam format seperti di Lampiran A. 4.1 KAWALAN PENGURUSAN PEJABAT

Tujuan audit adalah untuk menentukan fungsi dan objektif serta tugas dan tanggungjawab pegawai-pegawai telah ditetapkan dengan jelas agar pengurusan kewangan dapat dilaksanakan dengan cekap dan sempurna. Untuk tujuan ini semakan telah dibuat terhadap dokumen/fail berkaitan dengan carta organisasi, manual prosedur kerja, fail meja, senarai tugas, sasaran kerja tahunan, rekod latihan, waran perjalanan udara, jawatankuasa pengurusan kewangan dan akaun, buku perkhidmatan, pemeriksaan mengejut, daftar pinjaman dan rekod cuti. Semakan juga dijalankan terhadap pengurusan gaji dan elaun. Pada keseluruhannya, semakan audit mendapati kawalan pengurusan pejabat adalah memuaskan. Terdapat beberapa kelemahan yang perlu di atasi seperti berikut:

4.1.1 Surat Kuasa Tidak Dikeluarkan Kepada Pegawai Yang Meluluskan Penyata Perubahan Gaji (Kew. 8) Arahan Perbendaharaan 11 menyatakan kewajipan kewangan dan perakaunan bagi pegawaipegawai bawahan yang bekerja di bawah seseorang Pegawai Pengawal mestilah dinyatakan dengan jelas olehnya, dan khususnya setakat mana mereka itu dibenarkan menjalankan bagi pihaknya, tugastugas yang menjadi tanggungjawabnya mestilah dinyatakan dengan bertulis. Semakan Audit mendapati tiada surat kuasa dikeluarkan kepada Puan Afiedah Bt Munir (Pegawai Teknologi Makanan Gred C48) oleh Ketua Jabatan untuk meluluskan Penyata Perubahan Gaji. 4.1.2 Manual Prosedur Kerja Tidak Lengkap

Mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 8 Tahun 1991, Manual Prosedur Kerja (MPK) adalah sebuah dokumen rujukan bagi peringkat jabatan/pejabat yang mengandungi fungsi dan objektif rasmi pejabat, proses dan prosedur yang jelas serta pegawai dan staf yang bertanggungjawab bagi melaksanakan setiap aktiviti yang ditetapkan. Dokumen ini juga merupakan bahan rujukan utama kepada semua kakitangan dan membantu pejabat berfungsi dengan cekap dan berkesan. MPK perlu dikaji dari semasa ke semasa bagi mengambil kira sebarang perubahan sama ada dari segi kaedah kerja atau peraturan baru. Pihak Audit mendapati MPK tidak disediakan dengan lengkap kerana tidak mengandungi fungsi-fungsi utama jabatan/pejabat, aktiviti-aktiviti bagi fungsi-fungsi utama, proses kerja aktiviti-aktiviti, carta aliran kerja aktivitiaktiviti utama dan senarai borang-borang yang digunakan. 4.1.3 Fail Meja Tidak Disediakan Dengan Lengkap Mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 8 Tahun 1991, Fail Meja hendaklah diselenggarakan dengan lengkap dan mematuhi kriteria/elemen seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling tersebut. Fail Meja adalah dokumen rujukan untuk setiap pegawai bagi menjalankan tugas hariannya dan ditempatkan di meja pegawai. Setiap pegawai yang bertukar keluar daripada sesuatu jabatan/pejabat hendaklah menyerahkan Fail Meja berserta nota serah tugasnya kepada penggantinya. Semakan Audit terhadap 10 Fail Meja dari pelbagai jawatan mendapati ianya masih tidak lengkap dan tidak mematuhi 14 perkara yang

sepatutnya terkandung dalam fail meja seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling berkenaan. Butirannya adalah seperti Jadual 1 berikut: Jadual 1 Senarai Fail Meja Pegawai Yang Tidak Disediakan Dengan Lengkap
Senarai Undang-Undang Senarai Jawatan Kuasa Carta Organisasi jabatan Carta Organisasi Kedudukan Pegawai Senarai Tugas/ Kuasa/ Hubungan Peraturan Pentadbiran Senarai Tugas Harian X X X X X

Objektif Bahagian

Carta Aliran Kerja

Objektif Jabatan

Senarai Borang X X X

Senarai Semak

Nama pegawai

Jawatan/Gred

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10.

Shuhairuz Bt Abdul Satar Junaidah Bt Haron Nasiri Bin Yaakub Faridah Hanam Bt Lope Jaine Bt Amatin Yusof Bin Lawi Joana Bt Ahmad Yusof Siti Syeridah Sainah bt Stu Salbiah Maisarah Bt Abdullah Mariana Syuriani Bt Jumat

Pegawai Tekonologi Makanan C44 Pegawai Tekonologi Makanan C41 Juruteknologi Makmal Perubatan U32 Pembantu Tadbir N22 Pembantu Tadbir N17 Pembantu Tadbir N17 Pembantu Tadbir N17 Pembantu Tadbir N17 Pembantu Tadbir N17 Pegawai Khidmat Pelanggan N17

X X X X X X X X

X X

X X

Nota

= Ada = Tiada

4.1.4

Sasaran Kerja Tahunan Tahun 2009 Lewat Disediakan

Sasaran kerja tahunan perlu disediakan pada awal tahun atau sebelum akhir bulan Januari seperti yang dikehendaki oleh Pekeliling Perkhidmatan 4/2002. Ia perlu disediakan pada awal tahun untuk membantu kakitangan menetapkan sasaran atau tanggungjawab yang perlu dijalankan sepanjang tahun penilaian. Ia juga merupakan panduan kepada Ketua Jabatan dalam menentukan tugas dan tanggungjawab
4

Norma Kerja X X X X X

Proses Kerja

Bil.

seseorang pegawai dan bagi memastikan pegawai tanggungjawab yang telah diamanahkan kepada mereka.

menjalankan

Semakan Audit terhadap SKT bagi 10 pegawai mendapati ianya disedia dan ditandatangani pada pertengahan bulan Jun 2009 tahun semasa. SKT hendaklah disediakan pada awal tahun sepertimana yang ditetapkan oleh pekeliling berkenaan supaya setiap kakitangan mengetahui sasaran yang telah ditetapkan untuk mereka dan dapat melaksanakan tugas mengikut perancangan yang dibuat. 4.1.5 Rekod Latihan/Kursus Pegawai Mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil 6 Tahun 2005, setiap pegawai perlu menghadiri latihan/kursus sekurang-kurangnya 7 hari setahun. Dengan itu, satu daftar yang mengandungi maklumat lengkap mengenai pengalaman serta latihan/kursus yang telah dihadiri oleh setiap pegawai perlu diselenggara bagi membantu pihak pengurusan membuat perancangan serta pengesanan terhadap latihan/kursus yang telah dihadiri. Adalah didapati rekod berkaitan latihan/kursus yang telah dihadiri oleh pegawai dan kakitangan ada diselenggarakan. Bagaimanapun rekod tersebut diselenggarakan mengikut jenis latihan/kursus yang dihadiri. Kaedah ini akan menimbulkan kesukaran kepada pihak pengurusan untuk menentukan bilangan hari kursus yang telah dihadiri oleh pegawai. Adalah dicadangkan supaya rekod tersebut diselenggara mengikut individu yang menghadiri kursus bagi memudahkan pengiraan jumlah hari berkursus dalam setahun. 4.1.6 Daftar Pemeriksaan Mengejut Arahan Perbendaharaan 309(a) telah menetapkan agar Ketua Jabatan atau pegawai yang telah dipertanggungjawabkan membuat pemeriksaan mengejut secara berkala ke atas setiap peti besi, peti wang tunai, laci atau bekas lain untuk wang awam, setem atau barang berharga dalam jagaan seseorang pegawai. Arahan Perbendaharaan 309(b) pula menghendaki pemeriksaan tersebut perlu dibuat dalam tempoh enam bulan sekali oleh Ketua Jabatan atau wakilnya yang diberi kuasa dan hasil pemeriksaan hendaklah direkodkan dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut (Am 28) yang mengandungi maklumat seperti:

(i) (ii) (iii) (iv) (v)

Tarikh dan masa pemeriksaan; Nama pegawai yang wang tunai dan lain-lain dalam jagaannya diperiksa; Amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya; Perihal barang-barang berharga yang diamanahkan kepadanya; Hasil pemeriksaan; dan Tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa.

Semakan Audit mendapati Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut belum disediakan dan pemeriksaan mengejut tidak pernah dijalankan. Sila pastikan pemeriksaan dijalankan enam bulan sekali dan skop pemeriksaan mengejut yang dijalankan hendaklah merangkumi semua wang tunai dalam tangan dan barang berharga lain seperti setem, buku resit atau lesen yang ada dalam jagaan pegawai sebagaimana kehendak peraturan yang ditetapkan. 4.2 KAWALAN PERBELANJAAN

Tujuan pengauditan adalah untuk menentukan sama ada semua perbelanjaan mengurus dan pembangunan telah diluluskan dan dibelanja mengikut maksud yang ditentukan serta diperakaunkan dengan betul dan kemas kini. Semakan audit mendapati prestasi pematuhan adalah pada tahap memuaskan. Sungguhpun demikian, terdapat beberapa kelemahan yang perlu diambil tindakan seperti berikut: 4.2.1 Buku Vot eSPKB (BV381) Merujuk kepada Panduan Penggguna eSPKB, buku vot hendaklah dicetak setiap pagi hari bekerja atau disimpan dalam disket. Manakala Arahan Perbendaharaan bil. 95(e), buku vot tersebut hendaklah disemak dan ditandatangani ringkas oleh Ketua Jabatan atau pegawai yang diberikuasa sekurang-kurangnya sebulan sekali. Semakan audit mendapati laporan buku vot (BV381) bagi bulan Ogos 2008 hingga Jun 2009 tidak disemak dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan atau pegawai yang diberikuasa. 4.2.2 Penyata Penyesuaian Perbelanjaan eSPKB

Merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil. 11 Tahun 1992, penyata penyesuaian perbelanjaan hendaklah disediakan setiap bulan dalam tempoh 14 hari dari tarikh Laporan Terperinci Perbelanjaan (C231) diterima dari Jabatan Akauntan Negara. Laporan tersebut hendaklah dihantar ke Jabatan Akauntan Negara dalam tempoh berkenaan.
6

Semakan Audit terhadap penyediaan penyata penyesuaian perbelanjaan mendapati penyata tersebut tidak disediakan bagi bulan Ogos, September dan November 2008 serta Januari 2009. Laporan Terperinci Perbelanjaan C231 yang diterima dari Jabatan Akauntan Negara pula tidak dicop tarikh terima bagi bulan April, Mei, Jun, Julai, September dan Disember 2008. 4.2.3 Bil/Invois Merujuk kepada Arahan Perbendaharaan bil. 103, bil/invois hendaklah dicop serta merta pada masa ianya diterima oleh setiap unit/bahagian yang menerima bil tersebut dan bil/invois tersebut hendaklah dibayar dengan segera dalam tempoh 14 hari. (a) Semakan audit mendapati 5 kes bil/invois yang belum diproses untuk bayaran tidak dicap tarikh diterima lagi. Pihak audit tidak dapat mengesahkan tarikh bil tersebut sebenarnya diterima. Butirannya adalah seperti Jadual 2 berikut: Jadual 2 Contoh Kes Bil/Invois Tidak Dicop Tarikh Diterima
Bil. 1. 2. 3. 4. 5. No. & Tarikh Pesanan Kerajaan P1038/17.04.09 P1057/20.04.09 P1062/04.05.09 P1084/14.05.09 P1130/16.06.09 No. & Tarikh Bil/Invois 5092/22.07.09 SKI-10239/ 06.05.09 0852/09.07.09 83610 Tiada Tarikh 0859/24.07.09 Pembekal Hi- Chem Supplies Sdn. Bhd. Saintifik Kinabalu Sdn. Bhd. Eastern Bumi Lab Supplies Tru-One Konsep Sdn. Bhd. Eastern Bumi Lab Supplies Amaun (RM) 12,940.95 8,212.00 3,024.90 6,850.00 43,975.00

(b)

Semakan seterusnya mendapati bil hanya dicop tarikh terima pada masa bayaran hendak dilakukan. Tindakan ini adalah bagi mengelak bil dibayar tidak lewat daripada 14 hari. Contoh adalah seperti Jadual 3 berikut: Jadual 3

Bil. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

No. Dan Tarikh Baucar C0146/08.07.09 C0120/18.06.09 C0338/15.12.08 C0099/12.06.09 C0152/10.07.09 C0393/22.12.08

No. Dan Tarikh Pesanan Tempatan P1102/25.05.09 P1025/27.03.09 P1018/12.09.08 P1021/27.03.09 P1064/04.05.09 P1187/16.12.08

No. Dan Tarikh Bil RSBI/0906/13/CT07.07.09 RSBI/0902/53/CY16.06.09 RSBI/0809/79/CY12.12.08 RSBI/0904/21/CY11.06.09 4996/10.06.09 0226375/22.12.08

Amaun RM 173.00 2,298.00 5,775.00 313.00 5,948.25 660.00

4.2.4 Pesanan Kerajaan (a) Mengikut Arahan Perbendaharaan 176.1, pesanan tempatan hendaklah dikeluarkan terlebih dahulu sebelum barangan/ perkhidmatan dibekalkan. Semakan Audit mendapati pesanan tempatan tidak dikeluarkan terlebih dahulu bagi bayaran makan dan minum. Selain itu, kuantiti bilangan ahli mesyuarat tidak dinyatakan dalam pesanan tempatan. Butirannya adalah seperti Jadual 4 berikut: Jadual 4
Bil. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Nombor Dan Tarikh Pesanan Kerajaan P1107/25.05.09 P1093/14.05.09 P1094/14.05.09 P1075/04.05.09 P1058/29.04.09 P1059/29.04.09 P1190/16.12.08 P1187/16.12.08 Nombor Dan Tarikh Baucar C0127/22.06.09 C0094/08.06.09 C0091/02.06.09 C0077/13.05.09 C0076/13.05.09 C0075/13.05.09 C0394/22.12.08 C0393/22.12.08 Tarikh Mesyuarat 18 hingga 19.05.09 11 hingga 12.05.09 12.05.09 26.03.09 02 hingga 03.04.09 22 hingga 23.04.09 28.11.08 27.11.08 Amaun RM 360.00 230.00 230.00 125.00 1,320.00 2,066.20 660.00 660.00

(b)

Semakan audit mendapati pesanan kerajaan tidak dicatatkan dengan lengkap. Ruangan yang tidak dilengkapkan adalah seperti tarikh perakuan, tarikh perakuan oleh pegawai penerima dan maklumat bayaran. Contoh kes adalah seperti Jadual 5 berikut: Jadual 5

Bil. 1. 2. 3. 4.

Nombor Pesanan Kerajaan P1038 P1062 P1084 P1130

Tarikh Pesanan Kerajaan 17.04.09 04.05.09 14.05.09 16.06.09

Amaun RM 12,940.95 3,024.90 6,850.00 43,975.00

4.2.5 Tuntutan Perjalanan Semakan audit terhadap tuntutan perjalanan mendapati perkara seperti Jadual 6 berikut:

Jadual 6
Bil. 1. 2. Nombor Dan Tarikh Baucar C0118/16.06.09 C0119/16.06.09 Amaun RM 241.60 241.60 Catatan Tuntutan perjalanan tidak dibuat seperti yang dibenarkan di mana pergi dengan teksi dan balik dengan kenderaan sendiri. Borang tugas luar adalah dibenarkan dengan menggunakan kenderaan sendiri. Tuntutan perjalanan ke tempat kursus dituntut selama 4 hari namun tempat penginapan disediakan. Sepatutnya layak menuntut pergi dan balik sahaja berjumlah RM27.00. Sila kutip balik RM81.00 Tuntutan elaun perjalanan telah dibayar sedangkan pegawai tersebut tidak mempunyai kenderaan di Semenanjung Malaysia. Pegawai tidak mempunyai kenderaan tetapi dibayar elaun perjalanan kenderaan.

3.

C0156/14.07.09

138.00

4. 5. 6. 7. 8.

C0056/13.05.09 C0057/13.05.09 C0317/15.12.08 C0319/15.12.08 C0429/08.01.09

184.00 773.50 307.50 75.00 135.00

Pihak Audit mengesyorkan perubahan kepada tuntutan hendaklah dibuat oleh penuntut sendiri dan setiap perjalanan sama ada menggunakan kenderaan awam atau sendiri hendaklah diluluskan oleh Ketua Pejabat terlebih dahulu. 4.3 KAWALAN ASET

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007, Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan yang membatalkan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1991, Penggunaan Borang-borang Baru Bagi Pengurusan Harta Modal dan Inventori telah dikeluarkan pada 2 Mac 2007. Pelaksanaan pekeliling tersebut bertujuan untuk memperkemas dan memantapkan peraturan Pengurusan Aset Alih dan berkuat kuasa serta-merta. Semakan Audit di pejabat tuan mendapati kawalan dan penyelenggaraan dokumen harta modal, inventori dan bekalan pejabat adalah lengkap dan kemas kini. Walau bagaimanapun, masih terdapat perkara yang perlu diberi perhatian seperti berikut: 4.3.1 Penerimaan

Merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007, jika terdapat kerosakan atau perselisihan, pegawai penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan, KEW.PA-1.

Semakan audit mendapati Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan, KEW.PA-1 masih belum digunakan sehingga tarikh pengauditan dan tidak dapat dipastikan sama ada terdapat barang yang rosak atau perselisihan apabila barang diterima. 4.3.2 Pengesahan Pendaftaran Tidak Dicop Pada Pesanan Kerajaan

Pengesahan pendaftaran hendaklah dicop pada Pesanan Kerajaan atau Invois selepas aset tersebut diberi nombor siri pendaftaran. Pengesahan tersebut adalah seperti berikut:

Telah direkodkan pada _________ (tarikh). Nombor siri pendaftaran aset __________ (seperti nombor pada daftar).
Didapati tiada sebarang pengesahan pendaftaran dibuat pada Pesanan Kerajaan atau Invois pembelian aset tersebut. 4.3.3 Aset Didaftarkan Melebihi Tempoh Pendaftaran Yang Ditetapkan

Mengikut kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007, setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan. Semakan audit mendapati terdapat 8 aset yang didaftarkan melebihi dari tempoh yang ditetapkan. Butiran adalah seperti Jadual 7 berikut: Jadual 7 Pendaftaran Aset Melebihi 14 hari Dari Tarikh Penerimaan
Bil. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Jenis Aset Peralatan Makmal Peralatan Makmal No. Dan Tarikh Pesanan Kerajaan P1196/16.12.2008 P1137/11.11.2008 P1195/16.12.2008 P1140/11.11.2008 P1178/02.12.2008 P1138/11.11.2008 Tarikh Diterima 19.12.2008 19.12.2008 19.12.2008 19.12.2008 19.12.2008 19.12.2008 Tarikh Direkod 13.02.2009 15.01.2009 14.01.2009 15.01.2009 15.01.2009 14.01.2009 Kelewatan (Hari) 56 27

(Microplate Reader) (Gel Electrophoresis System)

Peralatan Makmal

(Freezer) (Rocker)

26 27 27 26

Peralatan Makmal Peralatan Makmal

(Biological Safety Cabinet)

Peralatan Makmal (PCR

Vertical Laminar Flow Cabinet)

10

Bil.

Jenis Aset Peralatan Makmal

No. Dan Tarikh Pesanan Kerajaan P1184/16.12.2008

Tarikh Diterima 19.12.2008

Tarikh Direkod 14.01.2009

Kelewatan (Hari)

7.

(Water Purification System/Elga/Purelab Prima 7BP)

26

4.3.4

Aset Tidak Digunakan

Semasa pemeriksaan fizikal dijalankan, didapati 1 unit peralatan perubatan iaitu High Capacity Vacuum/Pressure Pump bernilai RM1,750.00 yang dibeli pada bulan Disember 2008 masih disimpan dalam kotak dan belum digunakan lagi seperti di Gambar 1. Gambar 1 Alat High Capacity Vacuum/Pressure Pump Yang Masih Belum Digunakan

Pihak audit dimaklumkan peralatan tersebut akan digunakan untuk unit baru yang akan dibuka di mana masih menunggu persetujuan daripada Jabatan Kesihatan Negeri Sabah. 4.3.5 Kerosakan Aset Tidak Dilaporkan Dengan Menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW. PA-9)

Mengikut pekeliling, sekiranya berlaku sebarang kerosakan aset, ianya hendaklah dilaporkan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW. PA-9). Semakan audit mendapati pejabat tuan baru mewujudkan penggunaan borang tersebut bagi tujuan aduan kerosakan aset alih.

11

4.3.6 Penyelenggaraan Aset Tidak Direkod Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan telah menjelaskan berkenaan aset yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal pasti dan disenaraikan mengikut KEW.PA-13. Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal KEW.PA-14. Semakan audit mendapati pejabat tuan telah mewujudkan dan menggunakan KEW.PA-13 bagi menyenaraikan aset-aset yang memerlukan penyelenggaraan untuk dilaksanakan oleh syarikat konsensi, FaberCare Sdn Bhd. Walau bagaimanapun, setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan tidak direkodkan dalam KEW.PA-14. Sila patuhi arahan pekeliling dengan merekodkan segala butiran penyelenggaraan di dalam KEW.PA-14 bagi memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti, bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa. 4.3.7 Pelupusan (a) Semakan audit mendapati Fail Pelupusan tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini. Dokumen pelupusan seperti Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-17), Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-18) dan gambar aset yang telah dilupuskan telah disimpan di Fail Aset di mana bercampur dengan dokumen aset yang lain. Semakan audit juga mendapati pelupusan aset yang dijalankan pada 08.10.2008 dan 10.10.2008 tidak mempunyai Sijil Pelupusan Aset Kerajaan, KEW.PA-19. Semakan Fizikal

(b)

4.3.8

Pihak Audit telah menjalankan semakan fizikal berdasarkan baucar pembelian aset bagi tahun 2008 (One-Off 2008) bertarikh 31.10.2008 bernilai RM1.2 juta bagi program Memperkukuhkan Program Surveilan di Makmal Kesihatan Awam, Sabah di Unit Pentadbiran, Unit Biokimia, Unit Bakteriologi dan Unit Serologi/Virologi/Cell Culture. Hasil daripada pemeriksaan yang dijalankan mendapati:

12

(a)

Pembelian Aset Melebihi Peruntukan Asal

Terdapat 8 aset yang telah dibeli melebihi peruntukan asal yang diluluskan. Perkara ini berlaku disebabkan harga pasaran semasa meningkat daripada harga yang dicadangkan sebelum peruntukan diluluskan. Bagaimanapun, pembelian aset keseluruhan di bawah peruntukan one off tidak menjangkaui jumlah keseluruhan peruntukan (RM1.2 juta) yang diluluskan. Di samping itu, kebenaran membuat pembelian melebihi harga syiling yang diluluskan tidak mendapat kebenaran terlebih dahulu daripada Pegawai Pengawal. Semasa mesyuarat exit conference, kebenaran tersebut telah diperolehi, bagaimanapun surat kelusan tersebut tidak dikemukakan untuk pengesahan audit. Aset tersebut adalah seperti Jadual 8 berikut: Jadual 8 Aset Dibeli Melebihi Peruntukan One-Off 2008
Bil. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Jenis Aset UV-Microscope With Digital Full Camera System, LEICA Model: DM2500 Microplate Reader with Software PR3100, Microplate Washer PW40 & Microplate Incubator IPS Biorad Ultra Deep -80C Upright Biomedical Freezer Sanyo MDF U73V -0.2ml Thermal Cycler with UPS Biorad 185-1096 DNA Spectrophtpmeter Biomate 6 Thermo Fisher Molecular Gel Imaging System Kodak; Model: Gel Logic 1500 Roller Mixer STR9D Stuart Komputer/Notebook Jumlah Peruntukan Diluluskan (RM) 94,000.00 60,000.00 38,000.00 105,000.00 25,000.00 50,000.00 2,000.00 15,000.00 389,000.00 Pembelian Sebenar (RM) 124,850.00 79,200.00 59,950.00 120,000.00 32,200.00 99,605.00 3,690.00 43,100.00 562,595.00 Perbezaan (RM) 30,850.00 19,200.00 21,950.00 15,000.00 7,200.00 49,605.00 1,690.00 28,100.00 173,595.00

(b)

Pembelian Aset Tidak Termasuk Dalam Senarai Aset Yang Telah diluluskan Untuk Dibeli Di bawah Peruntukan One Off

Terdapat 4 aset bernilai RM14,950 telah dibeli di mana tidak tersenarai dalam waran peruntukan yang diluluskan. Juga didapati, surat kelulusan tidak diperolehi terlebih dahulu daripada Pegawai Pengawal. Aset tersebut adalah seperti di Gambar 2 -5:

13

Gambar 2

Gambar 3

Jenis Aset Nilai (RM) Kuantiti

: : :

Wooden Bookshelf, Hardwood Four Shelves With Glass Door RM3,500 1 unit

Jenis Aset Nilai (RM) Kuantiti

: : :

Analytical Balance Shimadzu AY220 RM5,200 1 unit

Gambar 4

Gambar 5

Jenis Aset Nilai (RM) Kuantiti

: : :

3.0Hp Air-Cond Siling Kaset RM4,500 1 unit

Jenis

Jenis Aset Nilai (RM) Kuantiti

: : :

High Vacuum/Pressure DAO-P504 RM1,750 1 unit

Capacity Pump,

4.3.9

Pengurusan Kenderaan

Mengikut rekod, Makmal Kesihatan Awam Kota Kinabalu mempunyai 2 buah kenderaan iaitu Toyota Fortuner bernombor pendaftaran SB 7806A dan Toyota Hilux bernombor pendaftaran SAA 2325F. Dimaklumkan kenderaan ini diselenggarakan oleh Faber Medi-Serve Sendirian Berhad.

14

Penemuan Audit terhadap pengurusan kenderaan adalah seperti berikut:(a) Fail Sejarah Kenderaan Tidak Lengkap Dan Kemas Kini

Perenggan 1.2 Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 telah menetapkan bahawa fail-fail hendaklah dibuka untuk setiap kenderaan baru yang diterima bagi menyimpan segala butiran mengenai kenderaan tersebut yang dianggap sebagai Fail Sejarah untuk sesuatu kenderaan. Maklumat seperti sijil pemeriksaan daripada JKR, kad pendaftaran JPJK2, rekod pusat kenderaan, invois penyelenggaraan kenderaan, rekod kemalangan kenderaan (sekiranya berlaku kemalangan) dan lain-lain hendaklah disimpan dengan lengkap dan kemas kini. Semakan audit mendapati setiap kenderaan telah diwujudkan fail yang berasingan namun butiran maklumat seperti sijil pemeriksaan daripada JKR, rekod pusat kenderaan, invois penyelenggaraan kenderaan tidak disimpan di dalam fail kenderaan tersebut. Fail tersebut juga tidak dikemaskini dari semasa ke semasa. (b) Pengurusan Buku Log

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 telah menjelaskan tentang tanggungjawab Pegawai Pengangkutan dalam memastikan Buku Log disediakan bagi semua kenderaan dalam Jabatannya serta diselenggara dengan betul dan kemas kini. Semakan Audit terhadap penyelenggaraan Buku Log kenderaan di pejabat tuan mendapati:(i) Buku Log Tidak Diselenggara Dengan Lengkap

Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980, Perenggan 7.3.1, setiap catatan dalam Buku Log hendaklah dibuat berpendua dan dimulakan dengan helaian yang baru bagi sesuatu bulan. Manakala dalam Perenggan 7.3.2 menjelaskan tentang tanggungjawab Pegawai Pengangkutan dalam mempastikan Buku Log disediakan bagi semua kenderaan serta diselenggara dengan betul dan dicatatkan setiap hari. Catatan berkaitan butiran dan maksud perjalanan, penggunaan bahanapi, minyak pelincir, butiran kenderaan dan alat kelengkapan hendaklah direkodkan ke dalam Buku Log. Di samping itu juga, jumlah jarak perjalanan yang dibuat oleh sesuatu kenderaan dalam satu perjalanan hendaklah direkod dengan betul dalam Buku Log semasa dan jumlah jarak hendaklah dikemaskinikan. Semakan Audit mendapati Buku Log bagi kedua-dua kenderaan tidak diselenggarakan dengan lengkap. Nama pegawai yang memberi kuasa
15

dan nama pegawai yang menggunakan tidak dicatatkan. Hanya tandatangan sahaja yang dicatat. Kiraan perbatuan dan pembelian bahan api juga tidak dicatat di ruangan yang disediakan. Sila ambil tindakan untuk melengkapkan catatan dalam Buku Log di masa hadapan seperti yang ditetapkan oleh Pekeling di atas. (ii) Keratan Salinan Asal Buku Log Tidak DiCeraikan Dan Difailkan

Perenggan 7.3.5 Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menghendaki keratan salinan asal Buku Log disimpan di pejabat dan diperiksa sekurang-kurangnya sekali sebulan oleh Ketua Jabatan atau Pegawai yang dilantik untuk tujuan tersebut. Pemeriksaan mengejut ke atas setiap Buku Log dan kenderaan juga hendaklah dibuat. Jika berlaku perselisihan, satu Laporan hendaklah dibuat dengan segera. Semakan Audit mendapati pemeriksaan tidak dibuat terhadap Buku Log serta salinan asal Buku Log tidak diceraikan dan disimpan di pejabat seperti kehendak Pekeliling di atas. Sila ambil tindakan supaya salinan asal Buku Log dicerai dan difailkan. Pemeriksaan oleh Ketua Jabatan atau pegawai yang dilantik hendaklah dibuat bagi tujuan pemantauan dan kawalan dalaman yang berkesan. (iii) Penggunaan Bulanan Bahan Api Tidak Dicatat

Perenggan 7.3.6 Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menghendaki Pegawai Pengangkutan membuat catatan jumlah sebenar bahan api di dalam ruangan (a) hingga (f) di bahagian bawah Buku Log, di mana butiran mengenai penggunaan minyak pada bulan lepas dan terkini mesti dicatatkan bagi memastikan penggunaan minyak adalah munasabah dengan jarak perjalanan yang dibuat. Semakan Audit mendapati tiada penyesuaian penggunaan bahan api dan odometer pada setiap akhir bulan dibuat bagi kedua-dua kenderaan. Sila pastikan catatan dibuat setiap akhir bulan bagi mengawasi penggunaan bahan api agar bersesuaian dengan jumlah jarak perjalanan yang dibuat.

16

4.3.10 Pengurusan Penggunaan Kad Inden Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 6 Tahun 1999 telah menerangkan garis panduan berhubung penggunaan kad inden bagi pembelian minyak petrol/diesel untuk kenderaan kerajaan. Semakan Audit terhadap penggunaan kad inden mendapati:(a) Rekod Pergerakan Kad Inden Tidak Diselenggara

Perenggan 7.4 Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 6 Tahun 1999 menetapkan pegawai kenderaan mestilah menyediakan buku rekod pergerakan kad inden pemandu guna sama yang mengandungi butir-butir mengenai kad yang digunakan dan amaun minyak yang digunakan. Buku rekod ini hendaklah dikemas kini dan dijaga dengan baik serta diperiksa dari semasa ke semasa oleh Ketua Jabatan. Buku rekod tersebut hendaklah mengandungi butiran seperti contoh berikut : Nama Pemandu : Nombor Kenderaan :
Tarikh Kad Diambil T/Tangan Pegawai Yang Memberi T/Tangan Pemandu Tarikh Dikembalikan T/Tangan Penerima Kad Liter/ RM

Bil.

Semakan Audit mendapati buku rekod pergerakan kad inden baru diwujudkan pada bulan Julai oleh pihak pengurusan namun pergerakan kad inden tidak direkodkan. Sila patuhi arahan Pekeliling yang telah ditetapkan bagi menentukan wujudnya sistem kawalan yang sewajarnya terhadap penggunaan kad inden minyak. 5. PELAKSANAAN SISTEM 3PK

Mengikut Penilaian Prestasi Pengurusan Kewangan (Sistem 3PK) pihak tuan telah menilai pengurusan kewangan pejabat tuan dengan mendapat markah sebanyak 89.45% bagi setengah tahun kedua 2009 dan berada dalam kategori Baik. Hasil pemeriksaan audit yang dijalankan di pejabat tuan yang dilaporkan dalam pemerhatian ini, pihak tuan telah melaporkan kedudukan yang betul terhadap

17

pengurusan kewangan pejabat tuan. Pihak tuan telah menjawab soalan S3PK dengan baik. 6. RUMUSAN

Pada keseluruhannya, prestasi pengurusan kewangan di Makmal Kesihatan Awam Kota Kinabalu adalah kurang memuaskan dan boleh dipertingkatkan. Isu yang dibangkitkan mengenai pengurusan pejabat, perbelanjaan dan aset perlu diberikan perhatian. Memandangkan pengauditan yang dijalankan adalah berdasarkan sampel, pihak tuan perlu membuat pemeriksaan menyeluruh terhadap aspek yang diaudit serta mengambil tindakan sewajarnya terhadap isu yang dibangkitkan. Adalah diharapkan supaya tindakan segera dapat diambil terhadap syor audit supaya tahap Pengurusan Kewangan dapat dipertingkatkan. 7. PENGHARGAAN

Pihak Cawangan Audit Dalam ingin mengucapkan ribuan terima kasih ke atas kerjasama yang telah diberikan oleh tuan dan semua anggota pegawai sepanjang tempoh pengauditan dijalankan.

HJ/NAMA/AA/KS/NHR/sel-CAD19/09

18