LAPORAN AUDIT BIL.

CAD/9/2009
PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN DI KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PASIR MAS, KELANTAN PADA 15 HINGGA 18 JUN 2009

1.

PENDAHULUAN

Kolej Jururawat Masyarakat Pasir Mas, Kelantan telah ditubuhkan sejak bulan Mei tahun 1983, dan dikategorikan sebagai PTJ 3. Pejabat ini diketuai oleh Timbalan Pengarah (Akademik) Gred U44 dan dibantu oleh 42 pegawai dan kakitangan, berbanding dengan 62 perjawatan yang telah diluluskan. Pada tahun 2008, peruntukan perbelanjaan mengurus yang diterima berjumlah RM3.42 juta manakala perbelanjaan sebenar bagi tempoh yang sama pula berjumlah RM3.66 juta. Pada tahun 2009, peruntukan perbelanjaan mengurus adalah berjumlah RM3.06 juta. Setakat bulan Mei tahun 2009, sejumlah RM1.51 juta daripada peruntukan mengurus telah dibelanjakan. 2. OBJEKTIF PENGAUDITAN

Objektif audit adalah untuk membuat rumusan mengenai tahap pengurusan kewangan di pejabat puan dengan menentukan sama ada: i. ii. Wujudnya struktur dan sistem pengurusan kewangan yang berkesan; Wujudnya sistem kawalan dalaman yang berkesan terhadap pungutan hasil, perbelanjaan, harta modal/inventori/bekalan pejabat serta pengurusan pejabat; Urusan kewangan dibuat mengikut undang-undang dan peraturan yang ditetapkan; dan Rekod yang berkaitan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.

iii. iv. 3.

SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN

Pengauditan ini meliputi urus niaga dan rekod yang dilaksanakan dalam tahun 2008 sehingga tarikh audit. Pendekatan audit yang dilakukan adalah seperti berikut:

i. ii. iii. iv.

Semakan terhadap dokumen, rekod serta fail yang berkaitan dengan pengurusan kewangan; Penggunaan soal selidik dalam proses audit; Temu ramah di antara pegawai audit dengan Ketua Pejabat serta pegawai yang terlibat; dan Pemeriksaan fizikal terhadap barang-barang dan perkhidmatan yang diterima serta kerja-kerja yang dilaksanakan.

4.

PENEMUAN AUDIT

Berikut adalah penemuan Audit hasil daripada pemeriksaan yang telah dijalankan untuk makluman dan tindakan puan selanjutnya. Penemuan Audit ini juga telah dibincangkan semasa mesyuarat penutup (exit conference) yang diadakan dengan pihak puan pada 18 Jun 2009. Jawapan terhadap pemerhatian ini hendaklah dinyatakan dalam format seperti di Lampiran A. 4.1 KAWALAN PENGURUSAN PEJABAT

Pengauditan terhadap kawalan pengurusan pejabat adalah untuk menentukan pembahagian tugas antara pegawai telah ditetapkan serta memastikan pengurusan pejabat dilaksanakan dengan teratur dan sempurna. Bagi tujuan ini, semakan telah dibuat terhadap Carta Organisasi, Manual Prosedur Kerja, Fail Meja, Sasaran Kerja Tahunan, Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun, Rekod Latihan kakitangan, Waran Perjalanan Udara, Kad Perakam Waktu, Rekod Cuti dan Buku Perkhidmatan Kakitangan. Secara keseluruhan kawalan pengurusan di Kolej Jururawat Masyarakat Pasir Mas, Kelantan adalah memuaskan. Pemeriksaan Audit mendapati beberapa peraturan tidak dipatuhi sepenuhnya namun masih boleh diperbaiki bagi mempertingkatkan pengurusan kewangan Kolej. Berikut merupakan perkara yang perlu diberi perhatian dan diambil tindakan sewajarnya untuk menambahbaik kawalan dalaman. 4.1.1 Laporan Kedudukan Perjawatan

Mengikut Laporan Kedudukan Perjawatan terdapat 8 kekosongan jawatan Pengajar (Jururawat) Gred U41 yang tidak diisi. Ini menyebabkan beban tugas pada tenaga Pengajar yang ada. Pihak audit menyarankan agar Ketua Pejabat memaklumkan perkara ini kepada Pengarah Bahagian Latihan KKM, untuk tindakan sewajarnya.

4.1.2

Manual Prosedur Kerja Tidak Lengkap Dan Kemaskini

Mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 8 Tahun 1991, Manual Prosedur Kerja (MPK) adalah sebuah dokumen rujukan bagi peringkat jabatan/pejabat yang mengandungi fungsi dan objektif rasmi pejabat, proses dan prosedur yang jelas serta pegawai yang bertanggungjawab melaksanakan setiap aktiviti yang ditetapkan. Dokumen ini juga merupakan bahan rujukan utama kepada semua kakitangan dan membantu pejabat berfungsi dengan cekap dan berkesan. MPK perlu dikaji dari semasa ke semasa bagi mengambil kira sebarang perubahan sama ada dari segi kaedah kerja atau peraturan baru, supaya sentiasa relevan dengan perkembangan semasa. Semakan audit mendapati MPK di pejabat puan tidak lengkap dengan 8 perkara dan tidak dikemaskini. MPK perlu dikaji sekurang-kurangnya setahun sekali bagi meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja. 4.1.3 Fail Meja Tidak Disediakan Dengan Lengkap

Mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8 Tahun 1991, Fail Meja hendaklah diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. Fail Meja adalah dokumen rujukan untuk setiap pegawai bagi menjalankan tugas hariannya dan ditempatkan di meja pegawai. Setiap pegawai yang bertukar keluar daripada sesuatu jabatan/pejabat hendaklah menyerahkan Fail Meja berserta nota serah tugas kepada penggantinya. Fail Meja berguna sebagai alat latihan terutama kepada pegawai baru dilantik/ditukarkan ke mana-mana jabatan/pejabat. Semakan audit terhadap 14 Fail Meja di pejabat puan mendapati kandungan Fail Meja tidak teratur dan tidak mengikut kehendak Pekeliling. Selain itu, terdapat Fail Meja tidak disediakan dengan lengkap seperti di Jadual 1.

Jadual 1 Contoh Fail Meja Tidak Disedia Dengan Lengkap

Senarai J/Kuasa Yang Dianggotai Senarai Tugas/ Kuasa/hubungan Senarai Borang Yang Digunakan

Carta Organisasi Kedudukan Pegawai

Objektif Jabatan/Pejabat

Objektif Bahagian/Unit

Peraturan Pentadbiran

Carta Aliran Kerja

Carta Organisasi Jabatan/Pejabat

Bil.

Nama

Jawatan/Gred

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Lakshmy Devi A/P Sethamparam Suhaila Bt Jaafar Yusnida Bt Che Yusof Iza Bt Awang Isa Mohd Fauzi B Ismail Zunainah Bt Yusof Che Hasnah Bt Che Mud Rahimah Bt Awang Norma Bt Yaacob Kartina Bt Muhamad

Pengajar Jururawat / U29 Pemb. Tadbir (P/O) N17 Pemb.Tadbir (Kew) N17 Pegawai Khidmat Pelanggan N17 Tukang Masak N1 Jururawat Masyarakat U19 Penyelia Asrama N17 Jururawat U32 Jururawat U29 Pemb. Tadbir Rendah (Jurutaip) N11

x x

x x x

x x

x x x x x

Nota: = ada ; X = tiada

Sila pastikan semua Fail Meja disediakan dengan lengkap dan dikemas kini dari semasa ke semasa apabila berlaku perubahan dalam pejabat. Adalah dicadangkan supaya Fail Meja tersebut disediakan dalam fail keras bagi memudahkan proses kemas kini dari semasa ke semasa dan disusun mengikut turutan serta lengkap. 4.1.4 Sasaran Kerja Tahunan Tidak Ditandatangan dan Tidak Ditulis Tarikh Mengikut perenggan 21, Lampiran A2 kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002, Sasaran Kerja Tahunan (SKT) setiap pegawai yang dinilai perlu disediakan selewat-lewatnya pada akhir bulan Januari tahun penilaian dengan menggunakan borang SKT. Ia perlu
4

Senarai Tugas Harian x x x x x x x

Senarai UndangUndang/Peraturan

Senarai Semak

Norma Kerja

Proses Kerja

disediakan pada awal tahun untuk membantu kakitangan menetapkan sasaran kerja tahunan bagi tujuan penilaian. Selain itu, ia merupakan panduan kepada Ketua Jabatan dalam mengenalpasti tugas pegawai yang ditetapkan dan memastikan mereka telah melaksanakan tanggungjawab yang telah diamanahkan. Pihak Audit mendapati SKT Puan Masnitar Bt Mohamed Mukhtar, Nor Shuhairani Bt Hashim, Rosliza Bt Ghazali, Yusriza Bt Yahya dan Azman B Sulaiman tidak ditandatangani dan tidak ditulis tarikh. Adalah disyorkan tindakan diambil bagi memastikan SKT disediakan sebelum akhir bulan Januari setiap tahun, ditandatangan serta tarikh penyediaan dicatatkan pada SKT tersebut. 4.1.5 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008, setiap Kementerian atau Jabatan hendaklah menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA) di setiap PTJ bagi meningkatkan pengurusan kewangan dan akaun di Jabatan berkenaan. Jawatankuasa tersebut hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya 3 bulan sekali. Bidang tugas Jawatankuasa ini meliputi semua aspek pengurusan bajet, pengurusan perakaunan, pengurusan pungutan dan tunggakan hasil, pengurusan aset dan stor, laporan audit serta perancangan latihan untuk pegawai dan kakitangan yang menguruskan hal-hal kewangan dan akaun. Laporan Suku Tahun hendaklah disediakan dan dikemukakan kepada Jawatankuasa di peringkat Kementerian/Jabatan dengan menggunakan format yang telah ditetapkan dalam pekeliling tersebut. Semakan Audit mendapati JPKA ada ditubuhkan di pejabat puan, bagaimanapun mesyuarat tidak diadakan 3 bulan sekali mengikut kehendak yang ditetapkan didalam pekeliling. Pada tahun 2008, mesyuarat hanya diadakan 2 kali, iaitu pada 26/03/2008 dan 26/06/2008. Pada tahun 2009, mesyuarat JPKA yang diadakan pada 19/03/2009 tidak disediakan Minit Mesyuarat. Selaras dengan tujuan penubuhannya, JPKA sepatutnya menjadi perantara untuk membincangkan/menangani isu atau masalah yang wujud dalam pengurusan kewangan seterusnya membantu memantapkan lagi pengurusan kewangan dan akaun pejabat ini. Sehubungan itu, sila pastikan mesyuarat diadakan mengikut kekerapan yang ditetapkan dan hendaklah merangkumi semua perkara yang patut dibincangkan, sebagaimana kehendak Pekeliling tersebut.

4.1.6 Mesyuarat Jawatankuasa Kerajaan (JKPAK)

Pengurusan

Aset

Alih

Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007, setiap Kementerian atau Jabatan hendaklah menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) di setiap PTJ supaya dapat merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan. Jawatankuasa tersebut hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya 3 bulan sekali. Semakan audit mendapati Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) tidak diadakan di pejabat puan. Sila ambil tindakan segera untuk menjalankan mesyuarat tersebut mengikut kekerapan yang telah ditetapkan dalam pekeliling dan pastikan agenda yang dibincangkan dalam mesyuarat tersebut merangkumi perkara berikut: (i) (ii) (iii) (iv) (v) Kedudukan semasa aset alih Kementerian/Jabatan Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih Laporan Tindakan Pelupusan Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset alih

4.1.7 Waran Perjalanan Udara Tidak Dicop TELAH BAYAR Semakan audit mendapati Waran Perjalanan Udara Awam ada disediakan tetapi kesemuanya tidak dicop Telah Dibayar. Waran Perjalanan Udara perlu diselenggara sebagaimana kehendak Pekeliling untuk memastikan setiap waran yang dikeluarkan telah dibayar dengan sempurna. 4.1.8 Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut Tidak Disediakan Arahan Perbendaharaan 309(a) telah menetapkan agar Ketua Jabatan membuat pemeriksaan mengejut secara berkala terhadap setiap peti besi, peti wang tunai, laci atau bekas lain untuk wang awam, setem atau barang berharga dalam jagaan seseorang pegawai. Arahan Perbendaharaan 309(b) pula menghendaki pemeriksaan tersebut dibuat dalam tempoh enam bulan sekali oleh Ketua Jabatan dan hasil pemeriksaan hendaklah direkodkan dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut (Am 28) yang mengandungi maklumat seperti: (i) (ii) Tarikh dan masa pemeriksaan; Nama pegawai yang wang tunai dan lain-lain dalam jagaannya diperiksa;

(iii) (iv) (v) (vi)

Amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya; Perihal barang-barang berharga yang diamanahkan kepadanya; Hasil pemeriksaan; dan Tandatangan dan jawatan Pegawai Pemeriksa.

Pihak audit mendapati pemeriksaan mengejut oleh Ketua Jabatan tidak dijalankan dan Daftar Pemeriksaan Mengejut juga tidak disediakan. Sila pastikan skop pemeriksaan mengejut yang akan dijalankan merangkumi semua wang tunai dalam tangan dan barang berharga lain seperti setem, buku resit atau lesen yang ada dalam jagaan pegawai sebagaimana kehendak peraturan yang ditetapkan. 4.1.9 Daftar Pinjaman Lengkap Tidak Diselenggarakan Dengan

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1992 (perenggan 12.4) bagi Pinjaman Komputer, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1993 (perenggan 13.5) bagi Pinjaman Kenderaan dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 1995 (perenggan 23.1) bagi Pinjaman Perumahan, menghendaki pejabat yang mengurus pinjaman dan pemotongan gaji pegawai, menyelenggara satu daftar pinjaman yang bertujuan untuk merekod pembayaran yang telah dibuat. Daftar yang berasingan perlu diselenggara mengikut jenis pinjaman dan disediakan mengikut format yang ditetapkan oleh pekeliling berkaitan. Semakan audit mendapati pihak puan ada menyelenggara daftar pinjaman bagi kenderaan, perumahan dan komputer secara berasingan. Bagaimanapun ketiga-tiga daftar tersebut tidak diselenggara dengan lengkap dan kemas kini. Maklumat atau ruangan yang perlu disediakan dan diisi dalam daftar berkenaan adalah seperti di Jadual 2. Jadual 2 Ruangan Yang Perlu Disediakan Dalam Daftar Pinjaman Komputer, Kenderaan Dan Perumahan
Bil. 1. Jenis Daftar Daftar Pinjaman Komputer i. ii. iii. iv. v. Ruangan Yang Perlu Disediakan Tarikh pembiayaan diluluskan. Jumlah pembiayaan. Tarikh cek pembiayaan diterima di pejabat anggota. Tarikh cek diterima oleh anggota. Nombor dan tarikh baucar pembayaran pembiayaan dan cek.

Bil.

Jenis Daftar vi. vii. viii. ix.

Ruangan Yang Perlu Disediakan Nombor dan resit pembelian. Nombor dan tarikh invois pembelian. Jumlah tempoh bayaran balik. Tarikh ansuran pertama bayaran balik pembiayaan dimulakan. No. Akaun dan Nama Peminjam. Tarikh pinjaman diberi. Jumlah pinjaman. Tarikh cek bayaran diterima oleh pejabat peminjam. Tarikh cek bayaran diterima oleh peminjam. Nombor dan tarikh baucar pembayaran pinjaman dan nombor cek. Nombor dan tarikh resit pembelian. Tarikh Buku Pendaftaran di cop Hak Milik Dituntut Oleh Kerajaan. Tempoh bayaran balik. Jumlah bayaran bulanan. Tarikh ansuran pertama bayaran balik pinjaman bermula. Nama syarikat insurans, nombor sijil insurans, tempoh insurans diliputi bagi tiap-tiap tahun, jumlah insurans dan tarikh sijil insurans diserahkan. Amaun pinjaman. Rujukan dan tarikh kelulusan pinjaman. Nombor rujukan APG (Arahan Potong Gaji). Tarikh mula kuat kuasa APG. Tarikh tamat APG. Amaun ansuran bulanan. Tarikh pinjaman diselesaikan.

2.

Daftar Pinjaman Kenderaan

i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x. xi. xii.

3.

Daftar Pinjaman Perumahan

i. ii. iii. iv. v. vi. vii.

4.1.10 Pengurusan Kad Perakam Waktu Tidak Memuaskan Mengikut Surat Pekeliling Am Bil. 11 Tahun 1981, semua pegawai/ kakitangan hendaklah mengetik Kad Perakam Waktu bagi memastikan waktu masuk/keluar pejabat dipatuhi. Pegawai/kakitangan yang masuk atau keluar pejabat selain dari waktu biasa perlulah mencatatkan sebab atau alasan berbuat demikian pada Kad Perakam Waktu dengan pengesahan pegawai atasan. Jika kad kuning mendapat 3 catatan merah dalam sebulan tanpa pengesahan pegawai atasannya, kad tersebut hendaklah ditukar kepada kad hijau setelah amaran secara bertulis diberi supaya tidak mengulangi lagi kesalahannya. Pegawai Pengawas juga hendaklah dilantik bagi mengawasi perjalanan Kad Perakam Waktu dan satu senarai Pegawai Pengawas perlu diwujudkan. Setiap Pegawai Pengawas perlu bertugas tidak lebih dari satu minggu bagi satu giliran. Laporan Harian, Mingguan dan Bulanan hendaklah disediakan oleh Pegawai Pengawas yang bertugas.

Semakan audit mendapati Kolej Jururawat Masyarakat Pasir Mas, Kelantan menggunakan Mesin Perakam Waktu untuk menguruskan rekod kedatangan kakitangan. Hasil pemeriksaan audit mendapati perkara berikut sebagaimana di Jadual 3: i. ii. Kad perakam waktu kakitangan yang tidak diketip. Lewat masuk/pulang awal tetapi tiada kenyataan pengesahan/tandatangan daripada Ketua Pejabat. Jadual 3 Laporan Kedatangan Kakitangan Kolej
Bil. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Bil. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nama / Jawatan / Gred Shayani Bt Ismail Pembantu Tadbir Rendah (Jurutaip) N11 Gayah Bt Mohamad Jururawat U29 Iza Bt Awang Isa Pegawai Khidmat Pelanggan N17 Nur Sabrina Bt Annuar Pembantu Perpustakaan S17 Yusnida Bt Che Yusof Pembantu Tadbir (Kew) W17 Che Hasnah Bt Che Mud Penyelia Asrama N17 Nama / Jawatan / Gred Lakshmy Devi a/p Sethamparam Che Halimah Bt Muhammad Saripah Bt Omar Mac Syarifah Aini Bt Yusoff Yusnida Bt Che Yusof Kartina Bt Muhamad Bulan Februari 23.02.2009 25.02.2009 02.2009 Tarikh 29.03.2009 01.03.2009 05.03 & 26.03.2009 05.03.2009 4 kali masuk lewat 3 kali Masuk Lewat Pulang Awal Pulang Awal Masuk Lewat/Pulang Awal Masuk Lewat Masuk Lewat Waktu Pulang Tidak Diketip Pulang Awal Telah berjumpa pegawai pada 9.04.2009 Telah berjumpa pegawai pada 08.04.2009 Bulan Tarikh 25.02.2009 22.02 & 24.02.2009 24.02.2009 Masuk Lewat/Pulang Awal/Kad Tidak Diketip Kad Tidak Diketip Waktu Masuk Waktu Masuk & Pulang ditulis Tangan Masuk Lewat

dan

Sehubungan itu, selaras dengan kehendak Pekeliling, kakitangan yang mempunyai catatan merah pada kadnya disaran mencatat kenyataan/sebab serta mendapatkan pengesahan/tandatangan daripada pegawai atasan. Bagaimanapun, bagi pegawai yang mempunyai catatan merah lebih dari 3 kali dalam sebulan, tanpa pengesahan pegawai atasannya, kad tersebut hendaklah ditukar kepada kad hijau setelah amaran secara bertulis diberi supaya tidak mengulangi lagi kesalahannya. Ketua Jabatan perlu membuat pemantauan terhadap perkara ini.
9

4.2

KAWALAN PERBELANJAAN

Pengauditan terhadap Kawalan Perbelanjaan adalah untuk menentukan sama ada semua perbelanjaan telah dilulus dan dibelanjakan mengikut maksud yang ditentukan serta diperakukan sejajar dengan peraturan yang ditetapkan. Pengauditan yang dijalankan mendapati beberapa perkara berbangkit seperti berikut: 4.2.1 Perjanjian Program Tidak Disediakan

Mengikut perenggan 5(iii) Garis Panduan yang dikeluarkan oleh Pekeliling Kementerian Kesihatan Malaysia Bil. 1 Tahun 2004 antara lain menghendaki Perjanjian Program keseluruhan PTJ 3 di tanda tangani antara Pengurus PTJ 3 dengan Pegawai Pengawal (PTJ 2). Pemeriksaan audit mendapati Perjanjian Program bagi tahun 2008 dan tahun 2009 tidak disediakan. Oleh itu pihak audit tidak dapat mengesahkan: (i) (ii) Jumlah batas perbelanjaan Dan juga sama ada setiap program ada menyediakan anggaran program masing-masing

Sila beri ulasan bagi perkara di atas dan pastikan Arahan di atas dipatuhi di masa-masa hadapan. 4.2.2 Pindah Peruntukan Tanpa Dokumen Sokongan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 11 Tahun 2008 menghendaki Borang Permohonan Pindah Peruntukan disediakan untuk mendapat kelulusan dan ianya hendaklah dilampirkan sebagai dokumen sokongan terhadap pindah peruntukan yang dilakukan. Hasil pemeriksaan yang dijalankan mendapati tiada borang permohonan pindah peruntukan dilampirkan sebagai dokumen sokongan. Oleh itu, pihak audit tidak dapat menentukan sama ada kelulusan telah diperolehi dan mempunyai justifikasi yang sewajarnya. Contoh pindah peruntukan yang dilakukan tanpa borang permohonan dan justifikasi adalah seperti di Jadual 4.

10

Jadual 4 Contoh Pindah Peruntukan Tanpa Dokumen Sokongan

No. Rujukan/ Tarikh E0492 / 03.12.08 E0599/06.01.09 E0629 / 08.01.09 Aktiviti 010400 010400 010400 010400 010400 010400 010400 010400 Objek 21000 27000 13000 14000 26000 27000 28000 29000 Amaun (RM) 15,000 (+) 15,000 (-) 470 (-) 470 (+) 5,700(+) 5,700(-) 3,600(-) 3,600(+)

4.2.3

Laporan Buku Vot (BV381) Tidak Dicetak Setiap Hari

Mengikut Arahan Kerja AK0902 (proses penyelenggaraan laporan eSPKB), Panduan Pengguna PTJ eSPKB, PTJ yang menggunakan eSPKB hendaklah mencetak secara harian serta menyemak Laporan Buku Vot (BV381) setiap hari bagi menentukan kesahihan urus niaga yang direkod. Baki awal Laporan Buku Vot (BV381) yang disemak mestilah bersamaan dengan baki akhir (Laporan BV381) yang dicetak sebelumnya. Pemeriksaan Audit mendapati Laporan Buku Vot (BV381) tidak dicetak setiap hari sebagaimana yang ditetapkan dalam peraturan. Pejabat ini hanya mencetak Laporan Buku Vot (BV381) pada tarikh seperti Jadual 5. Jadual 5 Tarikh Buku Vot Dicetak
Bulan (2009) Januari Februari Mac April Mei Jun Tarikh Tarikh Di Cetak 01.01.09 hingga 31.01. 09 01.02.09 01.02.09 hingga 28.02.09 01.04.09 01.03.09 hingga 31.03.09 01.04.09 01.04.09 hingga 30.04.09 30.04.09 04.05.09 hingga 29.05.09 31.05.09 Sehingga tarikh lawatan audit pada 15 hingga 18 Jun 2009 Laporan Buku Vot masih belum dicetak.

Sehubungan itu, pihak Audit tidak dapat mengesahkan sama ada semakan dibuat terhadap baki permulaan dan baki akhir serta transaksi urusniaga dalam laporan tersebut. 4.2.4 Laporan Daftar Bil (BV340) Tidak Disemak

Mengikut Arahan Kerja AK0902 (proses penyelenggaraan laporan eSPKB), Panduan Pengguna PTJ eSPKB, PTJ yang menggunakan eSPKB hendaklah mencetak dan menyemak Laporan Daftar Bil (BV340) setiap awal bulan dan difailkan mengikut tempoh laporan. Tujuan cetakan dan semakan adalah untuk memastikan setiap perbelanjaan

11

adalah dibenarkan, mengikut peraturan dan dibayar dalam tempoh yang ditetapkan. Pemeriksaan audit mendapati Laporan Daftar Bil (BV340) dicetak pada setiap bulan tetapi tiada bukti menunjukkan semakan dilakukan. Sila pastikan Laporan Daftar Bil (BV340) yang dicetak ada disemak bagi memastikan setiap perbelanjaan adalah yang dibenarkan, telah mematuhi peraturan dan dibayar dalam tempoh yang ditetapkan. Semakan perlu dilakukan oleh Ketua Pejabat atau pegawai yang diberikuasa dan diturunkan cop serta tandatangan pada laporan tersebut. Laporan berkenaan juga hendaklah difailkan dengan sempurna bagi memudahkan rujukan serta pemantauan. 4.2.5 Daftar Utiliti Tidak Lengkap Dan Kemas Kini Surat Pekeliling Perakaunan Kementerian Kesihatan Bil. 3 Tahun 1981 menghendaki Daftar Khas bagi merekodkan utiliti (elektrik, air dan telefon) di selenggara dalam format khas yang lengkap, betul dan kemas kini. Tujuan daftar ini di selenggara adalah untuk membolehkan pegawai pengawas mengetahui sama ada perkhidmatan yang diberi kepada pusat tanggungjawab di bawah kawalannya dibayar dalam tempoh tertentu. Pemeriksaan audit mendapati daftar di selenggara tetapi tidak lengkap dan kemas kini. Daftar tersebut hanya direkod sehingga bulan Mac tahun 2005 sahaja. Contoh daftar yang lengkap adalah seperti berikut:Contoh Daftar Utiliti Nama Tempat: Nombor Akaun: Tempoh Perkhidmatan Dari Hingga No. Rujukan Pukal/ No. Baucar

Bil.

No. Invois/Bil

Jumlah (RM)

Tarikh Bil Diterima

Tarikh Bayaran

Sila sediakan Daftar Utiliti yang lengkap dan kemas kini supaya pemantauan terhadap bayaran dapat dilakukan untuk mengelakkan berlakunya kelewatan bayaran atau tunggakan bil. 4.2.6 Baucar Bayaran Semua baucar yang diproses untuk bayaran perlu mematuhi Arahan Perbendaharaan 99 hingga 102 yang mana antara lain menghendaki dokumen sokongan perlu lengkap, baucar diluluskan oleh pegawai
12

yang diberi kuasa dan baucar hendaklah dikeluarkan mengikut siri. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 20 Tahun 1980 pula menetapkan setiap perbelanjaan perlu ada peruntukan, tidak melebihi peruntukan, tiada berlaku bayaran dua kali dan memastikan perbelanjaan dikenakan kepada peruntukan yang betul. Di samping itu, mengikut perenggan 2.2, Arahan Kerja 0901 (Panduan Pengguna PTJ eSPKB), maklumat telah bayar/batal (JANM09) hendaklah dicop dan dilengkapkan di atas baucar bayaran. Mengikut perenggan 2.3.1(b) arahan kerja yang sama pula, menetapkan semua dokumen sokongan hendaklah dicop Telah Bayar (JANM11) bagi mengelakkan dokumen sokongan berkenaan digunakan semula. Berdasarkan sampel baucar bayaran yang dipilih, pemeriksaan audit mendapati perkara berikut : (a) Baucar Tidak Disimpan Bersiri

Mengikut Panduan Pengguna PTJ eSPKB, Arahan Kerja 0901 (Proses Penyelenggaraan Dokumen Kewangan) semua dokumen kewangan hendaklah difailkan secara berturutan. Pemeriksaan audit terhadap penyimpanan baucar yang telah diproses mendapati baucar disimpan mengikut modul seperti tuntutan perjalanan, elaun lebih masa dan bayaran perolehan disimpan dalam fail yang berasingan. Mengikut peraturan, baucar perlu disimpan mengikut urutan nombor siri tanpa mengira jenis perbelanjaan, transaksi ataupun aktiviti. Ini adalah perlu untuk tujuan kawalan dalaman bagi memastikan tiada berlaku kehilangan baucar, memudahkan pengesanan dan carian baucar bila diperlukan. (b) Baucar Bayaran Tidak Dicop Maklumat Bayaran

Mengikut Panduan Pengguna eSPKB di bawah tajuk Prosedur Penyediaan Dan Penyimpanan Baucar Bayaran mensyaratkan baucar yang telah selesai dibuat pembayaran melalui EFT/Cek/Bank hendaklah dicop pada dokumen asal baucar dengan perkataan berikut:
BAUCAR BAYARAN TELAH DISEDIAKAN MELALUI BAUCAR: NOMBORTARIKH. NOMBOR EFT/CEK/BANK DRAF/TT..TARIKH.

13

Pemeriksaan Audit terhadap baucar bayaran yang dipilih untuk semakan mendapati tidak semua baucar bayaran dicop dan dicatatkan nombor rujukan EFT walaupun pembayaran berjumlah RM89,237 telah selesai dibuat. Perkara ini adalah tidak selaras dengan peraturan penggunaan eSPKB. Di samping itu ia menunjukkan bahawa semakan terhadap Laporan Harian BV381 juga tidak dilaksanakan. Contoh baucar adalah seperti Jadual 6.
Jadual 6 Baucar Bayaran Tidak Dicop Maklumat Bayaran
Amaun (RM) 16,551.00 300.00 18,936.40 576.10 450.50 3,805.19 16,880.00 1,860.00 1,200.00 2,500.00 1,500.00 310.80 390.00 1,370.00 9,530.00 3,137.00 7,920.00 2,020.00 89,236.99 Perihal Bayaran tuntutan Elaun Lebih Masa. Bayaran tuntutan Elaun Penceramah. Bil perkhidmatan Pos Laju. Bayaran perkhidmatan fotostat. Bayaran bil letrik. Gaji pekerja sambilan Kerja ubahsuai dan menambah tandas serta bilik mandi pelatih. Pembelian alat ganti kenderaan. Bayaran penyelenggaraan kenderaan Jabatan. Bayaran membaiki lampu unit ET-LAC 75. Kerja-kerja membekal dan pasang bola air serta kerja yang berkaitan. Pembelian bekalan am. Pembelian alat tulis dan bekalan am. Pembelian bekalan am. Kerja mengubah suai bilik kebal bangunan Pejabat Pentadbiran. Pembelian bekalan am. Kerja pembaikan kerangka bumbung klinik, pasang atap, ganti siling dan tebang pokok. Gaji pekerja sambilan. No. Baucar/ Tarikh B1023/04.02.09 B1043/19.02.09 B1061/22.02.09 B1062/22.02.09 B1097/03.03.09 B1135/10.03.09 B1234/16.04.09 B1260/21.04.09 B1261/21.04.09 B1278/21.04.09 B1281/23.04.09 B1283/23.04.09 B1285/23.04.09 B1293/30.04.09 B1296/30.04.09 B1299/06.05.09 B1301/06.05.09 B1304/06.05.09 JUMLAH

Bil. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

(c)

Dokumen Sokongan Tidak Dicop Telah Bayar

Mengikut arahan yang ditetapkan dalam Panduan Pengguna eSPKB dokumen sokongan perlu dicop Telah Bayar untuk mengelakkan berlakunya pembayaran dibuat dua kali. Semakan audit mendapati semua dokumen sokongan yang dilampirkan dengan baucar bayaran tidak bercop Telah Bayar. Sila pastikan pada masa hadapan semua dokumen sokongan dicop Telah Bayar bagi mengelakkan penggunaan semula dokumen tersebut.

14

(d)

Bil/Invois Tidak Dicop Tarikh Terima

Mengikut perenggan 2, Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) Bil. 7 Tahun 2006, semua bil dan tuntutan hendaklah dibayar dengan segera dan tidak lewat daripada 14 hari dari tarikh ia diterima. Sebagai langkah kawalan dalaman, setiap bil atau invois yang diterima daripada pembekal hendaklah dicop tarikh terima untuk memastikan ianya dibayar dalam tempoh ditetapkan. Semakan terhadap sampel baucar bayaran mendapati bil/invois yang disertakan sebagai dokumen sokongan kepada baucar bayaran tidak dicop tarikh terima untuk menentukan ianya dibayar tidak lewat dari 14 hari dari tarikh ianya diterima. Contoh bil adalah seperti di Jadual 7.
Jadual 7 Bil/Invois Tidak Dicop Tarikh Terima
Bil 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. No. Baucar/ Tarikh B1299 06.05.09 B1285 23.04.09 B1283 23.04.09 B1278 21.04.09 B1261 1.04.09 B1301 6.05.09 B1281 23.04.09 B1234 23.04.09 JUMLAH No. Bil/Invois Tarikh 5401 04.05.09 34028 43426 22.04.09 74218 21.04.09 05153 1.04.09 2450 28.04.09 2345 22.04.09 23243 13.04.09 Amaun (RM) 3,137.00 320.00 310.00 2,500.00 1,200.00 7,920.00 1,500.00 16,880.00 33,767.00 Perihal Bayaran alat kelengkapan am. Bayaran harga bateri dan kertas A4. Bayaran pembelian kunci. Bayaran membaiki lampu. Bayaran membaiki kereta Jabatan. Bayaran kerja pembaikan kerangka bumbung klinik, pasang atap, ganti siling dan tebang pokok. Bayaran membekal dan pasang bola air pada tangki air. Bayaran untuk Kerja Ubahsuai Bilik Mandi Pelatih.

Sila pastikan bil yang diterima daripada pembekal adalah lengkap dan dicop tarikh terima sebelum didaftarkan supaya ia tidak menjejaskan prestasi urusan penyelesaian bil dalam tempoh yang ditetapkan dan mematuhi peraturan yang ditetapkan. (e) Bil Tertunggak

Arahan Perbendaharaan 103(a) menetapkan semua Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat hendaklah memastikan bil dibayar dengan segera tidak lewat dari 14 hari dari tarikh ianya diterima dengan lengkap dan sempurna. Semakan audit mendapati bil Caj Perkhidmatan Internet dari bulan Februari hingga September 2008 berjumlah RM11,705.95

15

masih belum dibayar. Perkara ini adalah bertentangan dengan arahan yang telah ditetapkan. Sila ambil tindakan yang sewajarnya. (f) Tiada Perakuan Pengesahan Panggilan Di Bil Telefon

Mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007, Bahagian I, perenggan 1.8, alat komunikasi seperti telefon yang disediakan adalah untuk kemudahan pegawai bagi melaksanakan tugas dengan lebih cekap dan berkesan. Pengunaan kemudahan telefon adalah dihadkan kepada urusan rasmi sahaja dan jika telefon digunakan untuk tujuan bukan rasmi, kosnya hendaklah ditanggung oleh pegawai. Perenggan 1.12 dan 1.13, pekeliling yang sama juga menyatakan adalah menjadi tanggungjawab Ketua Pejabat untuk memantau penggunaan perkhidmatan telefon dan panggilan jauh hendaklah dihadkan kepada perkara yang mustahak sahaja. Sebagai langkah kawalan dalaman yang baik juga, satu Daftar Telefon hendaklah diselenggara bagi memantau penggunaan perkhidmatan telefon talian terus. Untuk tujuan pemantauan juga, pengesahan panggilan sama ada untuk urusan rasmi atau persendirian hendaklah dibuat ke atas bil telefon. Pemeriksaan audit mendapati bil telefon pejabat ini tidak dicop dengan perakuan penggunaan telefon atas urusan rasmi selaras dengan kehendak Bahagian I, Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007. Pihak Audit difahamkan tiada kutipan dibuat terhadap panggilan persendirian. Adalah disyorkan perakuan dibuat pada bil telefon untuk mengelakkan berlakunya kesangsian seperti contoh perakuan berikut:
Contoh Pengesahan Bil Telefon
SAYA MENGESAHKAN SEBANYAK RM.............. DARIPADA BIL INI ADALAH URUSAN RASMI DAN SEBANYAK RM......... ADALAH URUSAN PERSENDIRIAN. Tandatangan: Nama: Cop Jawatan: Tarikh:

(g)

Baucar Disimpan Di Kabinet Tidak Berkunci

Baucar-baucar yang telah diproses pembayarannya hendaklah disusun dengan kemas, bersiri dan disimpan di tempat yang selamat dan berkunci. Ini adalah kerana baucar berserta dokumen sokongan yang dilampirkan merupakan dokumen asal dan akan dirujuk kembali sekiranya terdapat isu berbangkit di masa hadapan.

16

Pemeriksaan audit yang dijalankan di pejabat ini mendapati baucar disimpan dalam kabinet yang terletak di ruang pejabat. Kabinet yang tidak dikunci ini mudah dibuka oleh sesiapa sahaja. Gambar 1 dan 2 menunjukkan cara penyimpanan baucar di Kolej ini. Kabinet Menyimpan Baucar Yang Tidak Berkunci Di Ruangan Pejabat Gambar 1 Gambar 2

Foto Lokasi Tarikh

: : :

Cawangan Audit Dalam, KKM Bahagian Pentadbiran, Pejabat Kolej Jururawat Masyarakat Pasir Mas, Kelantan 17 Jun 2009

(h)

Tuntutan Perjalanan

Semakan audit terhadap baucar tuntutan perjalanan nombor E0598 bertarikh 06.01.2009 mendapati kesalahan berikut:i) Kadar tuntutan teksi yang boleh dibayar adalah kadar satu tempat duduk. Puan Masnitar bte Mukhtar telah menuntut tambang teksi dari Puduraya ke Kota Baharu berjumlah RM125.00. Merujuk kepada Bahagian Akaun, KKM, kadar satu tempat duduk bagi tambang teksi dari Puduraya ke Kota Baharu ialah RM80.00. Manakala Puan Halizawati bte Mohamad telah menuntut tambang teksi dari Kota Baharu ke Puduraya berjumlah RM125.00 dan dari Puduraya ke Port Dickson RM40.00. Kadar satu tempat duduk dari Kota Baharu ke Puduraya ialah RM80.00 dan dari Puduraya ke Port Dickson ialah RM25.00. Puan Halizawati juga menuntut tambang teksi balik dari Port Dickson ke Kota Baharu berjumlah RM165.00. Sila semak semula jumlah tuntutan yang terlebih dibayar. ii) Bayaran tuntutan perjalanan Puan Lim Tho Hai telah terlebih dibayar sebanyak RM22.50 (elaun harian yang dituntut untuk 2 hari tetapi yang layak hanya sehari sahaja). Beliau menghadiri Perlantikan Pemeriksa OSCE di Ipoh pada 15.12.08 hingga
17

18.12.08. Mengikut perkiraan, beliau layak menuntut 3 hari elalun makan dan sehari elaun harian, tetapi beliau telah menuntut 2 hari elaun harian. Sila semak semula dan kutip balik tuntutan yang terlebih dibayar. iii) Dokumen sokongan bagi tuntutan Puan Zaitun binti Mohamad Idi, Norma Yaacob, Sharipah Aini Binti Yusuf, Suriati Mohammad dan Norfaezah binti Che Umar tidak disahkan. Dokumen Sokongan Bagi Sambilan Tidak Disahkan Bayaran Gaji Pekerja

(i)

Baucar B1135 bertarikh 10.03.2009 dan baucar B1304 bertarikh 06.05.2009 merupakan contoh bagi baucar yang dipilih untuk bayaran gaji pekerja sambilan. Semakan audit terhadap dokumen sokongan mendapati salinan kad perakam waktu dan dokumen perkiraan gaji tidak disahkan oleh Ketua Jabatan. (j) Ruangan Perakuan Di Pesanan Tempatan Tidak Diisi

Pesanan Kerajaan perlulah diisi dengan lengkap dan sempurna supaya mudah disemak, dirujuk dan dikawal. Semakan terhadap borang Pesanan Kerajaan yang dilampirkan sebagai dokumen sokongan kepada baucar bayaran, mendapati ruangan perakuan tidak diisi dengan lengkap walau pun telah diperakukan oleh pegawai yang diberi kuasa. Oleh itu pihak Audit tidak dapat mengesahkan sama ada bekalan telah terus digunakan atau disimpan sebagai stok, atau sama ada perkhidmatan telah dilaksana dengan memuaskan. Contoh adalah seperti di Jadual 8. Jadual 8 Ruang Perakuan Di Pesanan Tempatan Tidak Diisi
No.Baucar/ Tarikh B1234 / 16.04.09 B1260 / 21.04.09 B1261 / 21.04.09 B1278 / 21.04.09 B1281 / 23.04.09 B1283 / 23.04.09 B1285 / 23.04.09 No. Pesanan/ Tarikh P10029 / 11.03.09 P10031 / 11.03.09 P10032 / 11.03.09 P10039 / 26.03.09 P10061 / 21.04.09 P10024 / 03.03.09 P10046 / 20.04.09 Amaun (RM) 16,880.00 1,860.00 1,200.00 2,500.00 1,500.00 310.80 390.00 Perihal Barangan Kerja ubahsuai dan menambah tandas serta bilik mandi Pelatih. Pembelian alat ganti kenderaan. Bayaran penyelenggaraan kenderaan Jabatan. Bayaran membaiki lampu unit ET-LAC 75 Kerja-kerja membekal dan pasang bola air serta kerja yang berkaitan. Pembelian bekalan am. Pembelian alat tulis dan bekalan am.

18

No.Baucar/ Tarikh B1293 / 30.04.09 B1296 / 30.04.09 B1299 / 06.05.09 B1301 / 06.05.09

No. Pesanan/ Tarikh P10052 / 20.04.09 P10034 / 20.04.09 P10053 / 20.04.09 P10055 / 20.04.09

Amaun (RM) 1,370.00 9,530.00 3,137.00 7,920.00

Perihal Barangan Pembelian bekalan am. Kerja mengubah suai bilik kebal bangunan Pejabat Pentadbiran. Pembelian bekalan am. Kerja pembaikan kerangka bumbung klinik, pasang atap, ganti siling dan tebang pokok.

4.2.7 Flimsi Pukal Tidak Disemak Dengan Bil Asal Mengikut Surat Pekeliling Perakaunan Kementerian Kesihatan Malaysia Bil. 3/1981, satu Daftar Khas bagi merekod bil elektrik, air dan telefon hendaklah diselenggarakan. Ini bertujuan memastikan pengesahan penerimaan bil dilakukan dan semakan dapat dilakukan dengan mudah apabila menerima flimsi pukal dari Akauntan Negeri. Semakan audit mendapati tiada bukti bil disemak dengan flimsi pukal untuk mengesahkan ketepatan bayaran pukal. Selain itu didapati bilbil asal telefon dan letrik tidak difailkan dengan teratur serta tidak dicop tarikh terimaannya. 4.2.8 Rekod Lengkap Mengenai Pembelian Terus Belum Diselenggara SPP Bil. 12/2007 menghendaki rekod lengkap mengenai jenis item yang dibeli, nama pembekal dan nilai perolehan diselenggarakan. Rekod tersebut perlu dikemukakan kepada Ketua Jabatan setiap 3 bulan dan disalinkan kepada Cawangan Audit Dalam. Pihak Audit mendapati rekod tersebut masih belum diselenggarakan walau pun contoh format rekod tersebut telah dihantar oleh Cawangan ini pada 25 Mac 2009. 4.2.9 Pengurusan Sebut Harga

SPP Bil. 5 Tahun 2009 telah menggariskan panduan bagi pengurusan sebut harga. Sehingga tarikh lawatan audit pada 15 hingga 18 Jun 2009, terdapat 1 sebut harga untuk perkhidmatan manakala 4 sebut harga untuk perolehan kerja masih dalam tawaran. Butirannya adalah seperti di Jadual 9.

19

Jadual 9 Senarai Perolehan Kerja Melalui Sebut Harga Bagi Tahun 2009
Bil. 1. 2. 3. 4. 5. Butiran Kerja Perkhidmatan Kawalan Keselamatan Tidak Bersenjata. Kerja-kerja Pendawaian Semula Di Asrama Melor. Kerja-kerja Naiktaraf Pintu Pagar Utama Daripada Pagar Chain Link Kepada Pagar Konkrit. Kerja-kerja Menukar Atap Ardec Biasa ke Accondenze 97 x 25 di Asrama Melor. Kerja-kerja Mengecat Keseluruhan Dinding Luar Dan Dalam Kolej.

Semakan audit terhadap pengurusan perolehan kerja melalui sebut harga berkenaan mendapati hanya 1 sebut harga sahaja yang telah dibuka. Semakan lanjut audit mendapati perkara berikut: (a) Senarai Semakan Tidak Disediakan

Mengikut perenggan 4.1c, Lampiran 1 kepada SPP Bil. 5 Tahun 2009, senarai semakan hendaklah disediakan dan disertakan bersama dokumen sebut harga bagi memastikan penyebut harga mengemukakan tawaran sebut harga yang lengkap berserta semua dokumen yang diperlukan. Pemeriksaan audit mendapati senarai semak, seperti di Lampiran B pekeliling tersebut, tidak disediakan dan diserah kepada penender. Sila sediakan senarai tersebut untuk tawaran sebut harga yang akan datang. (b) Rekod Edaran Borang Sebut Harga

Mengikut Arahan Perbendaharaan 170.2(a) dan perenggan 4.3d, Lampiran 1 kepada SPP Bil. 5 Tahun 2009, kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan sama ada melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan. Perenggan 4.3e, pekeliling tersebut menetapkan satu daftar hendaklah diselenggara untuk mencatatkan senarai edaran sebut harga atau pembuat/pembekal/kontraktor yang telah mengambil sendiri dokumen sebutharga. (Lampiran Q) Semakan Audit mendapati pihak Kolej hanya menyelenggarakan rekod senarai nama kontraktor yang membuat lawatan tapak sahaja. Rekod edaran borang sebut harga hendaklah diselenggarakan dengan lengkap dengan mencatat nombor siri borang sebut harga yang telah diedarkan, tajuk sebutharga dan tarikh borang sebutharga diambil oleh syarikat pembekal serta cop pembekal sekiranya borang sebut harga diambil sendiri oleh kontraktor.

20

(c)

Peti Tawaran

Mengikut Arahan Perbendaharaan 196 dan perenggan 5.1, Lampiran 1 kepada SPP Bil. 5 Tahun 2009, peti tawaran yang disedia hendaklah dilabel dengan tajuk/rujukan sebut harga, tarikh dan waktu tawaran ditutup. Pemeriksaan Audit mendapati peti tawaran tidak dilabel walaupun pada tarikh tersebut 4 sebut harga masih ditawarkan. Pihak audit dimaklumkan borang sebut harga diserah oleh penender kepada pengawal keselamatan dan pengawal keselamatan menyerahkan sebut harga tersebut ke pejabat. Borang tersebut tidak dimasukkan ke dalam peti tawaran kerana ruang untuk memasukkan dokumen terlalu kecil seperti Gambar 3 dan Gambar 4.
Peti Tawaran Tidak Dilabel Dan Ruang Masuk Dokumen Terlalu Kecil

Gambar 3

Dokumen Tender Tebal

Gambar 4

Foto Lokasi Tarikh

: : :

Cawangan Audit Dalam, KKM Bahagian Pentadbiran, Pejabat Kolej Jururawat Masyarakat Pasir Mas, Kelantan 17 Jun 2009

(d)

Jadual Sebut Harga Tidak Dikemukakan

Jadual sebut harga hendaklah disediakan semasa sebut harga dibuka oleh Ahli Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga. Mengikut Arahan Perbendaharaan Perenggan 197.2(b) dan perenggan 5.3 (iv) Lampiran 1 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009, menetapkan jadual sebut harga di rekod dengan maklumat seperti berikut:

21

i) ii) iii) iv)

Nama penyebut harga Kod penyebut harga Harga yang ditawarkan Tempoh siap/penyerahan oleh kesemua Ahli

Jadual tersebut hendaklah ditandatangani Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga.

Semakan audit terhadap fail sebut harga yang telah dibuka mendapati jadual tersebut tidak dikemukakan untuk audit. Oleh itu pihak audit tidak dapat mengesahkan sama ada jadual tersebut telah disediakan. (e) Lampiran Q

Merujuk kepada Arahan Perbendaharaan bil. 170.1, borang sebut harga (Lampiran Q) hendaklah disediakan dengan lengkap mengikut format Lampiran Q (Kew. 284 Pind. 5/94). Semakan audit terhadap Lampiran Q yang diterima mendapati: i) Lampiran Q tidak ditandatangani ringkas oleh semua Ahli Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga pada muka surat yang dinyatakan harga dan muka surat yang terdapat pindaan. Masa sebut harga dibuka tidak dicatatkan pada Lampiran Q berkenaan oleh semua Ahli Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga. Lampiran Q tidak diberi nombor siri sebelum diedarkan. Nombor siri selepas sebut harga dibuka juga tidak dicatat. Lampiran Q yang diedarkan tidak ditandatangani oleh Ketua Pejabat sebelum diedarkan. Terdapat ruangan yang sepatutnya ditandatangan oleh Ketua Pejabat telah ditanda tangani oleh penender seperti Gambar 5.

ii)

iii) iv) v)

vi)

22

Gambar 5
Tandatangan Penender

Pihak puan hendaklah lebih berhati-hati dan mematuhi peraturan berkaitan sebut harga di masa hadapan. 4.2.10 Panjar Wang Runcit

Mengikut Arahan Perbendaharaan 113d (i) semua baucar rekupan panjar (baucar kecil) mestilah dinombor dan dicatatkan pada hari ianya dibayar. Semakan audit terhadap baucar panjar wang runcit mendapati baucar kecil panjar tidak diberi nombor siri. Sehubungan itu ruangan nombor baucar dalam Buku Panjar tidak dicatat nombor baucar apabila bayaran dibuat. Sila catatkan nombor siri dan nombor tersebut hendaklah direkodkan dalam Buku Panjar Wang Runcit. 4.2.11 Cuti Tanpa Gaji

Semakan audit mendapati Pn. Nur Sabrina binti Annuar, Pembantu Perpustakaan (Gred S17) yang diluluskan Cuti Tanpa Gaji bermula 1 November 2007 hingga 30 November 2007, telah dibayar gaji bagi bulan terbabit. Semakan lanjut audit mendapati sehingga tarikh audit dijalankan, bayaran balik gaji tersebut masih belum dikutip dari pegawai berkenaan. Amaun yang patut dikutip balik adalah:Gaji Pokok ITKA COLA Bantuan Sewa Rumah Jumlah Perlu Dikutip Balik : RM 1,069.93 : RM 115.00 : RM 100.00 : RM 180.00 ____________ : RM 1,464.93 ==========

23

Sila pastikan tindakan mengutip balik amaun tersebut dari pegawai berkenaan samada secara tunai atau melalui potongan gaji dilaksanakan. 4.3 KAWALAN ASET

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007, Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan yang membatalkan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1991, Penggunaan Borang-borang Baru Bagi Pengurusan Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat telah dikeluarkan pada 2 Mac 2007. Pelaksanaan pekeliling tersebut bertujuan untuk memperkemas dan memantapkan peraturan Pengurusan Aset Alih dan berkuat kuasa serta-merta. Mengikut pekeliling tersebut, semua maklumat berkaitan Harta Modal dan Inventori bagi tahun 2006 hendaklah dipindahkan dari borang lama Kew. 312 dan Kew. 313 kepada borang baru Kew. PA-2, Kew. PA-3, Kew. PA-4 dan Kew. PA-5 dengan tidak melebihi enam bulan mulai dari tarikh pekeliling dikeluarkan, iaitu tidak melebihi 2 September 2007. Berdasarkan pekeliling berkaitan juga, semua aset yang dimiliki sebelum tahun 2006 perlu direkodkan dalam Senarai Daftar Harta Modal Kew. PA-4 dan Senarai Inventori Kew. PA-5. Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan (Kew. 314) hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (Kew. 300 J3) dan Kad Petak (Kew. 300 J4). Semakan Audit di pejabat puan mendapati beberapa perkara yang perlu diberi perhatian untuk memastikan kawalan dan penyelenggaraan dokumen harta modal, inventori dan bekalan pejabat adalah lengkap dan kemas kini seperti berikut: 4.3.1 Pendaftaran Aset Pendaftaran aset bertujuan mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemas kini serta memudahkan pemantauan dan pengesanan keadaan sesuatu aset. Mengikut perenggan 11.1, Bab B Pekeliling tersebut, setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh 2 minggu daripada tarikh pengesahan penerimaan. Semakan Audit mendapati pihak Kolej belum mengemaskini maklumat aset di Senarai Harta Modal (Kew.PA-4) dan Senarai Inventori (Kew.PA-5). Salinan Kew.PA-4 dan Kew.PA-5 perlu dikemaskini kerana PTJ dihendaki mengemukakan salinan senarai tersebut kepada Jabatan atau Ibu Pejabat secara tahunan. 4.3.2 Pelabelan Aset

Mengikut perenggan 11.2, semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi
24

menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kementerian/Jabatan berkenaan di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada asset berkenaan. Setiap aset hendaklah ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran. Semakan Audit mendapati No. Siri Pendaftaran bagi aset di Kolej tidak memuaskan kerana semakan fizikal mendapati nombor siri pendaftaran di kad Kew.PA-2 dan Kew.PA-3 adalah berbeza dengan nombor siri pendaftaran aset fizikal. Jadual 10 adalah sebahagian contoh aset dengan no.siri pendaftaran tidak sama.
Jadual 10 No.Siri Pendaftaran Aset Tidak Sama
Bil. 1. 2. 3. No.Siri Pendaftaran No.Siri Pendaftaran Butiran Aset di Kew.PA-2 Aset Fizikal Peti Sejuk Toshiba GR-S211PS KKM/010629/I/08/15 KKM/010629/H/08/06 Peti Sejuk Commercial 12 Takung KKM/010629/H/08/07 KKM/010629/H/08/29 Acer Travelmate 6292-101G1MIN KKM/010629/H/08/01 JKN Kelantan/139902/H/07/36 Sumber: Rekod Kolej Jururawat Masyarakat Pasir Mas

4.3.3

Senarai Aset Di Lokasi (Kew. PA-7)

Mengikut perenggan 11.5, Bab B Pekeliling tersebut, Pegawai Aset hendaklah menyediakan senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkan dengan menggunakan Kew.PA-7 dalam 2 salinan. Satu salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu salinan lagi disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab. Senarai tersebut hendaklah dikemas kini apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab. Senarai ini penting untuk memastikan lokasi aset serta memudahkan pihak pengurusan/ pegawai pemeriksa membuat pemeriksaan/pengesanan seterusnya membuat Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori. Semakan Audit mendapati pejabat hanya menyediakan 1 salinan Kew.PA-7 yang disimpan oleh Unit Pentadbiran. Sila ambil tindakan menyediakan Kew.PA-7 dalam 2 salinan dan 1 salinan ditempatkan dilokasi aset tersebut. Senarai ini hendaklah dikemaskini sekiranya aset dipindahkan ke lokasi lain. 4.3.4 Pemeriksaan Stok Bekalan Pejabat

Pemeriksaan Audit terhadap stok bekalan pejabat telah dilaksanakan pada 17 Jun 2009. Semakan Audit terhadap 10 sampel bekalan pejabat di stor alat tulis mendapati baki di Kad Petak bersamaan dengan baki fizikal. Senarai stok yang dibuat semakan fizikal adalah seperti di Jadual 11.

25

Jadual 11 Senarai Fizikal Bekalan Pejabat

Bil. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Jenis Bekalan Wire Staples No.10 Ring File (2D) 50mm Buku Foolscap Panjang Buku Foolscap Pendek Bateri SZ 9V HP Laser Jet 12A Toner HP Laser Jet 13A Toner HP Laser Jet 15A Dakwat Risograph Sampul Besar (305x406) Baki Pada Kad Petak 55 23 21 3 16 1 1 1 21 1291 Baki Fizikal 55 23 21 3 16 1 1 1 21 1291

Sumber: Rekod Kolej Jururawat Masyarakat Pasir Mas

Semakan Audit mendapati stor dan rekod bekalan pejabat telah diselenggara dengan baik dan kemas kini. 4.3.5 Pengurusan Kenderaan Jabatan

Kolej Jururawat Masyarakat Pasir Mas mempunyai 10 kenderaan. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1980 telah menjelaskan tentang tanggungjawab Pegawai Pengangkutan dalam memastikan buku log disediakan bagi semua kenderaan dalam Jabatannya serta diselenggara dengan betul dan kemaskini. Semakan Audit mendapati, secara keseluruhan pengurusan terhadap kenderaan Jabatan adalah memuaskan. Bagaimanapun perkara berikut perlu diberi perhatian. (a) Penyelenggaraan Buku log

Semakan Audit terhadap Buku Log kenderaan mendapati buku log ada diselenggarakan. Pemerhatian audit terhadap penyelenggaraan buku log adalah seperti berikut: (i) Pemeriksaan audit terhadap 2 buah kenderaan, iaitu Van Perodua Rusa bernombor pendaftaran WJG 2069 dan Van Nissan Serena bernombor pendaftaran DBE 1778, mendapati catatan dalam Buku Log adalah lengkap dan betul serta bacaan odometer yang terakhir adalah sama seperti yang dicatatkan dalam buku log. Semakan Audit mendapati tiada bukti pemeriksaan pada akhir setiap minggu dilakukan oleh pegawai yang telah dipertanggungjawabkan sebagaimana kehendak perenggan 7.3.3 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1980.

(ii)

26

(iii) Keratan salinan asal Buku Log disimpan dipejabat walau bagaimanapun tiada bukti menunjukkan pemeriksaan dibuat sekali sebulan oleh Pegawai Pengangkutan. Senarai semak terhadap 5 buah Buku Log yang diaudit adalah seperti di Jadual 12. Jadual 12 Senarai Semak Terhadap Buku Log Yang Di audit
Semua ruangan di Buku Log dilengkapkan. Semakan fizikal terhadap kewujudan aset. Keratan salinan asal Buku Log disimpan di pejabat dan diperiksa sebulan sekali. Jumlah penggunaan bahanapi dan minyak yang diterima dicatat di Buku Log. Kenderaan dihantar servis mengikut tempoh dan jumlah jarak yang disyorkan. x x

Dimulakan di helaian baru bagi sesuatu bulan di Buku Log.

Bil.

Nombor Kenderaan

Jenis Kenderaan

1. 2. 3. 4. 5.

WSD 4515 WJG 2069 DAW 3414 DBE 1778 DBJ 7320

Bas (40 seater) Van Perodua Rusa Toyota Van(11 seater) Nissan Serena Toyota Hiace Van

x x x x x

Buku Log diperiksa dan ditandatangani pada akhir tiap minggu. x x x x x

Catitan dibuat berpendua di Buku Log.

Buku Log disediakan untuk setiap kenderaan .

Fail Sejarah dibuka untuk setiap kenderaan.

x x x x x

Sumber: Rekod Kolej Jururawat Masyarakat Pasir Mas

Sila patuhi arahan Pekeliling yang telah ditetapkan bagi menentukan wujudnya sistem kawalan yang sewajarnya. 4.3.6 Pengurusan Penggunaan Kad Inden

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 1999 menerangkan garis panduan berhubung penggunaan kad inden bagi pembelian minyak petrol/diesel untuk kenderaan kerajaan. Semakan Audit terhadap penggunaan kad inden mendapati perkara berikut yang perlu diberi perhatian: (a) Penyata Pembelian Minyak Tidak Disemak

Mengikut Perenggan 6, Pekeliling Perbendaharaan Bil.6 Tahun 1999 resit pembelian minyak hendaklah disimpan oleh pegawai bertanggungjawab menyimpan kad minyak dan resit berkenaan
27

hendaklah diperiksa dengan invois setiap bulan sebaik sahaja ianya diterima. Semakan Audit terhadap dokumen sokongan bagi baucar bayaran minyak mendapati tiada bukti menunjukkan penyemakan dibuat antara resit pembelian dengan penyata pembelian daripada syarikat untuk mengesahkan kuantiti yang dibilkan di invois adalah betul. Sila pastikan pemegang kad atau pemandu menyemak dan mengesahkan penyata ini dan ditandatangani berdasarkan resit sebelum invois tuntutan disahkan untuk pembayaran. Pengesahan ini merupakan satu langkah kawalan dalaman keatas perbelanjaan yang dibuat. 5. PELAKSANAAN SISTEM 3PK

Mengikut Penilaian Prestasi Pengurusan Kewangan (Sistem 3PK) pihak puan telah menilai pengurusan kewangan pejabat puan dengan mendapat markah sebanyak 89.05% bagi setengah tahun kedua 2008 dan berada dalam kategori Baik. Hasil pemeriksaan audit yang dijalankan di pejabat puan yang dilaporkan dalam pemerhatian ini, pihak puan telah melaporkan kedudukan yang betul terhadap pengurusan kewangan pejabat puan. Pihak puan telah menjawab soalan S3PK dengan baik. 6. RUMUSAN

Pada keseluruhannya, prestasi pengurusan kewangan di Kolej Jururawat Masyarakat Pasir Mas adalah baik dan boleh dipertingkatkan. Isu yang dibangkitkan mengenai pengurusan pejabat, perbelanjaan dan aset perlu diberikan perhatian. Memandangkan pengauditan yang dijalankan adalah berdasarkan sampel, pihak puan perlu membuat pemeriksaan menyeluruh terhadap aspek yang diaudit serta mengambil tindakan sewajarnya terhadap isu yang dibangkitkan. Adalah diharapkan supaya tindakan segera dapat diambil terhadap syor audit supaya tahap Pengurusan Kewangan dapat dipertingkatkan. 7. PENGHARGAAN

Pihak Cawangan Audit Dalam ingin mengucapkan ribuan terima kasih ke atas kerjasama yang telah diberikan oleh pihak puan dan semua kakitangan Kolej Jururawat Masyarakat Pasir Mas sepanjang tempoh pengauditan dijalankan.

MA/FAR/SY/sel

28