Portal Rasmi Unit Kewangan JPN Kedah

Audit Sekolah
Disertakan oleh Portal Kewangan
Sunday, 02 November 2008
Terakhir dikemaskini Sunday, 01 November 2009

Audit Sekolah
1 Pengenalan
2 Definisi Audit
3 Fungsi Audit
4 Peringkat Audit
4.1 Audit Dalaman
4.2 Audit Luaran
5 Apa yang diaudit
6 Pelbagai Kesilapan pengauditan
7 Kesalahan : Penyediaan dan Penyerahan Penyata Kewangan
8 Kesalahan :Wang Belum Bank
9 Kesalahan :Akaun Belum Bayar
10 Kesalahan : Pungutan Tanpa Mengeluarkan Resit
11 Kesalahan : Baucer Bayaran Tanpa Dokumen Sokongan
12 Kesalahan :Perbelanjaan Tanpa Kebenaran
13 Kesalahan : Pembelian Melebihi Had
14 Kesalahan :Peruntukan Tidak dibelanjakan
15 Kesalahan :Buku Daftar Kedatangan Murid Tidak Kemaskini
16 Kesalahan :Lebihan Bayaran Gaji dan Elaun
17 Kelemahan di Peringkat Juauaudit
17.1 Bidang Tugas
17.2 Kuasa Juruaudit
17.3 Bilangan Kakitangan tidak mencukupi
17.4 Masa Tidak Mencukupi
18 Masih Teknik Tradisional
19 Hanya melihat dokumen atau rekod yang disediakan
19.1 Pemeriksaan tidak menyeluruh
19.2 Tiada Kepakaran
19.3 Kewangan Setahun diaudit dalam tempoh singkat
19.4 Pemeriksaan Mengejut
19.5 Tidak Peka Dengan Aduan
19.6 Meminta Bantuan Biro Pencegahan Rasuah
19.7 Elak Daripada disiar dalam Akhbar
20.0Cara Mengatasi
21.0Cadangan Untuk Mengatasi
22.0Dokumen Pertama
23.0Dokumen Kedua
23.1 Kumpulan Wang Kerajaan
23.2 Kumpulan Wang Suwa
23.3 Kumpulan Wang Asrama
24.0 Bibliografi
Pengenalan
Audit dan pengauditan adalah perkara penting dalam pengurusan sesebuah organisasi . Setiap organisasi tidak akan
terlepas daripada pengurusan kewangan. Pengurusan kewangan melibatkan akauntabiliti yang amat diperlukan . Justeru
itu audit dan pengauditan amat penting dalam mengekalkan akauntabiliti. Laporan audit yang berkualiti dapat
meningkatkan akauntabiliti awam bagi mencapai kecemerlangan pengurusan kewangan.
Di peringkat sekolah , pengauditan menjurus kepada kewangan yang melibatkan sumber kewangan kerajaan. Sumber
Wang Kerajaan lebih dititikberatkan berbanding dengan sumber kewangan yang lain.
Kewangan Persatuan Ibu Bapa dan Guru diaudit oleh juruaudit dalaman yang dilantik oleh PIBG. Sementara kewangan
Koperasi Sekolah diaudit oleh pegawai daripada Jabatan Koperasi.

Audit adalah suatu proses sistematik untuk memperoleh dan menilai bukti secara objektif mengenai pernyataan tentang
kegiatan kewangan, dengan tujuan untuk menentukan kesesuaian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan
kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan.
http://kedah.edu.my/kewangan

Dikuasai oleh Joomla!

Dijanakan : 5 March, 2013, 01:19

Portal Rasmi Unit Kewangan JPN Kedah

Fungsi utama pengauditan dalam pengurusan kewangan sekolah ialah :

Mengkaji dan menilai operasi pengurusan kewangan sekolah diuruskan dengan teratur bagi memastikan dasar,
peraturan dan undang-undang yang digubal oleh Kementerian Pendidikan dipatuhi oleh pihak pengetua atau guru besar.
Mengkaji dan menilai operasi-operasi pengurusan dari segi kesempurnaan, kemampuan, kecekapan, keberkesanan dan
ekonominya.
Menentukan kekukuhan, kesempurnaan dan kemampuan rekod-rekod dan sistem perakaunan, sistem maklumat
pengurusan serta sistem kawalan dalaman.
Membuat laporan hasil pengauditan dan mengesyorkan langkah-langkah yang sistematik kepada Pusat Tanggungjawab.
Menyiasat secara khusus sekiranya berlaku sebarang penyelewengan menurut arahan Ketua Setiausaha Kementerian
Pendidikan.
Membantu Perbendaharaan Negara bagi memantapkan lagi dasar , prosedur, sistem dan skop Audit Dalam.

Pengauditan kewangan di sekolah terbahagi kepada beberapa peringkat iaitu :

a. Audit Dalaman
b. Audit Luaran

Audit Dalaman
Pengauditan Dalaman biasanya dilakukan oleh guru-guru yang dilantik oleh pengetua . Biasanya guru-guru ini adalah
kemahiran dan pengalaman dalam pelajaran Prinsip Akaun atau pelajaran Perdagangan.
Audit Luaran
Pengauditan Luaran dilakukan oleh pegawai yang datang dari Jabatan Pendidikan Negeri. Pegawai-pegawai ini akan
memastikan pengurusan kewangan berjalan dengan lancar.
Pada peringkat Kementerian Pendidikan, Unit Audit Dalam ditubuhkan pada tahun 1982 setelah keluar arahan melalui
pekeling :
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1979
Pekeliling Am Bilangan 2 Tahun 1982.
Unit Audit Dalaman ini akan membantu Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan dalam membuat pemeriksaan audit.
Kemudian, pada tahun 1995, dibentuk Bahagian Audit Sekolah. Bahagian Audit Sekolah ini merupakan cantuman Unit
Audit Dalaman dan Cawangan Audit Sekolah.
Kerja-kerja pengauditan ini tertakluk kepada banyak pekeliling yang dikeluarkan oleh kerajaan . Antaranya ialah :
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2/ 1979 mengenai Audit Dalaman di agensi-agensi Kerajaan Pusat
Semua arahan dan peraturan yang ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan
Pengauditan mestilah mematuhi piawaian yang ditetapkan oleh International Organisation of Supreme Audit Instition.

Apa yang diaudit

Di dalam proses pengauditan, pihak audit akan menghantar surat kepada pihak sekolah melalui Pejabat Audit Sekolah
Negeri, Bahagian Audit Sekolah Dan Audit Dalam, Kementerian Pendidikan Malaysia memberitahu jadual atau masa
pegawai Bahagian Audit akan membuat pengauditan di sekolah-sekolah yang berkaitan.
Di samping itu pihak audit juga menyatakan bahan atau rekod perakaunan yang perlu disediakan. Di antaranya ialah :Buku Tunai bagi semua Kumpul Wang yang dikendalikan
Buku Kedatangan murid dan penyata bulanan termasuk tahun sebelum dan tahun semasa
Buku Stok dan Buku Daftar Harta Sekolah
Buku Resit Terimaan
Buku Kegunaan Telefon
Buku Perbelanjaan Pos
Buku Panjar Wang Runcit
Buku rekod penghuni asrama (Jika ada)
Penyata Bank, slip masuk bank, pangkal cek termasuk bulan Januari
http://kedah.edu.my/kewangan

Dikuasai oleh Joomla!

Dijanakan : 5 March, 2013, 01:19

Portal Rasmi Unit Kewangan JPN Kedah

Sijil Simpanan Tetap, Sijil Baki akhir bank, sijil Pelaburan lain.
a. Satu salinan fotostat PCG
b. Satu salinan Carta Organisasi/ Carta Aliran Pembayaran yuran
c. Satu salinan perjanjian kantin dan kedai buku

Baucer penerimaan bantuan pelajaran dan lain-lain peruntukan kerajaan

Dokumen-dokumen penyokong setiap pembayaran (bil / invois)
Dokumen-dokumen berhubung dengan semua jenis biasiswa
Dokumen-dokumen berhubung dengan perjanjian
Surat kelulusan Jabatan Pendidikan Negeri / Bahagian Teknik dan Vokasional termasuk viremen hapuskira dan
sebagainya.
Buku rekod jualan, belian bagi projek yang dikendalikan
Penyata kira-kira seperti pada 31 Disember dari syarikat-syarikat yang berurusniaga dengan sekolah
Dokumen-dokumen berkaitan dengan projek bantuan modal/ gotong royong
Majalah Sekolah (Jika diterbitkan)
Buku rekod penghuni asrama
Lain-lain dokumen yang diperlukan ialah:

Jadual pecahan akaun belum terima dan akaun belum bayar seperti pada 31 Disember
Senarai stok
Surat Pengakuan
Borang Serahan Guru/Daftar kutipan harian
Sijil Baki Bank pada 31 Disember 1999 dari pihak bank
Selain daripada itu terdapat juga kertas-kertas kerja yang dikehendaki iaitu:Penerimaan dan Pendapatan
Pembayaran dan Perbelanjaan
Sebarang bil /invois dan dokumen berkaitan yang ditulis dalam bahasa selain dari Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris
hendaklah diterjemahkan ke dalam Bahasa Malaysia dan disahkan oleh pengetua.
Di samping itu juga terdapat pesanan dari bahagian audit bagi memudahkan dan melancarkan lagi pengauditan dibuat.
Turut disertakan juga nama pegawai yang menjalankan tugas sebagai pengauditan di sekolah berkenaan.

Pelbagai Kesilapan pengauditan

Ada pelbagai kelemahan dan kesilapan yang ditemui oleh Juruaudit Sekolah . Hasil penemuan ketika pengauditan ini
diedarkan kepada semua pengetua dan guru besar .

Kesalahan : Penyediaan dan Penyerahan Penyata Kewangan

Juruaudit mendapati penyediaan Penyata Kewangan setiap tahun bagi sekolah-sekolah tidak memuaskan.
Punca utama kesalahan dalam Penyata Kewangan ialah :
Jumlah pendapatan terkurang atau terlebih dinyatakan kerana kesilapan dalam memperakaunkan terimaan tahun lalu
dan terimaan tahun semasa yang tidak diambil kira dalam pendapatan semasa.
Jumlah perbelanjaan kurang tepat kerana terdapat bil-bil tahun lalu diambilkira sebagai perbelanjaan semasa.
Kesilapan dalam penyediaan penyata untung rugi bagi akaun Kedai Buku.
Pada umumnya, Pengurusan Penyata Kewangan Sekolah masih mempunyai kelemahan dari segi penyelenggaraan
dokumen dan rekod serta penyediaan penyata tersebut. Penyata kewangan kerapkali perlu dibetulkan kerana kesilapan
atau ketinggalan yang material dan fundamental yang menjejaskan ketepatan angka-angka yang ditujukan dalam
Penyata Kewangan Sekolah. Kesalahan ini adalah mengenai isu yang sama dan telah beberapa kali dilaporkan. Oleh itu
pihak sekolah hendaklah memandang serius perkara ini, supaya kesalahan dan ketinggalan yang sama tidak akan
berulang lagi
Dokumen terpenting ialah Buku Tunai. Jika Buku Tunai gagal dikemaskini, pengetua tidak akan dapat mengetahui
kedudukan kewangan semasa, kedudukan kewangan sekolah, kutipan yang diterima , penerimaan dan pembayaran dan
sistem kawalan.Penyalahgunaan wang mudah berlaku jika Buku Tunai tidak dikemaskini setiap masa.
http://kedah.edu.my/kewangan

Dikuasai oleh Joomla!

Dijanakan : 5 March, 2013, 01:19

Portal Rasmi Unit Kewangan JPN Kedah

Pengetua mestilah memastikan wang di dalam bank sama dengan baki wang di buku tunai. Sebaik-baiknya pengetua
menyemak dan menandatangani akaun di Buku Tunai dengan baki di bank adalah seimbang.
Langkah-langkah berikut dicadangkan bagi mengatasi kesalahan dalam Penyata Kewangan :
Pengetua dan Guru Besar hendaklah peka terhadap teguran dan nasihat Audit agar dapat mempertingkatkan kualiti
pengurusan kewangan di sekolah.
Pengetua / Guru Besar perlu membuat penyelidikan yang rapi terhadap pegawai-pegawai di bawah jagaan bagi
memastikan mereka memahami undang-undang, peraturan kewangan,pekeliling-pekeliling dan arahan-arahan yang
diedarkan dari masa ke semasa supaya dapat melaksanakan tugas dengan lebih cekap.
Sistem pemantauan (monitoring) dan susulan yang sedia ada perlu dipertingkatkan supaya lebih berkesan dan cekap.
Pengetua / Guru Besar perlu memeriksa Buku Tunai dan Buku Resit bagi mengelakkan daripada berlakunya
penyelewengan dan penyalahgunaan wang sekolah. Seterusnya Pengetua / Guru Besar hendaklah mengambil tindakan
segera terhadap segala kelemahan yang dibangkitkan.

Kesalahan :Wang Belum Bank

Mengikut peraturan kewangan, Pengetua / Guru Besar hendaklah memastikan semua pungutan wang tunai diakaunkan
ke dalam buku tunai dan dimasukkan ke bank. Peraturan ini penting dari segi kawalan dalaman untuk memastikan
semua pungutan telah diakaunkan dengan betul dan sempurna. Berdasarkan pengauditan yang dibuat, wang belum
bank ini terbahagi kepada dua kategori .
Kategori pertama merupakan kutipan yang sudah diterima dan dikeluarkan resit murid tetapi tidak diserahkan ke pejabat
untuk direkodkan dalam Buku Tunai dan dimasukkan ke bank.
Kategori kedua pula adalah kutipan yang telah diserahkan ke pejabat dan dikeluarkan resit pejabat serta direkodkan
dalam Buku Tunai tetapi belum dimasukkan ke bank.
Perkara ini berlaku kerana kurang penyeliaan oleh Pengetua / Guru Besar yang bertanggungjawab. Keadaan ini boleh
memberi ruang kepada penyalahgunaan wang pungutan sekolah. Oleh itu, Pengetua / Guru Besar hendaklah membuat
penyeliaan yang rapi bagi memastikan segala pungutan diakaunkan dan dibankkan tepat pada masanya.

Kesalahan :Akaun Belum Bayar

Akaun Belum Bayar merupakan tanggungan sekolah yang belum dijelaskan sehingga akhir tahun kewangan 1996
walaupun bekalan atau perkhidmatan telah diterima dalam tahun kewangan tersebut. Punca utama masalah ini ialah
daripada penyelenggaraan Daftar Bil yang tidak lengkap dan kemaskini. Tindakan lewat atau tidak menjelaskan bil-bil
bukan sahaja menyalahi peraturan A.P 103 malah memberi gambaran yang pengurusan kewangan adalah tidak cekap.
Akaun belum bayar ini biasanya melibatkan :
Bil-bil daripada pembekal
Bayaran balik gaji
Bayaran kepada KWSP
Lain-lain kepada pihak ketiga.
Contohnya sebuah sekolah gagal membayar kepada syarikat pembekal dari tahun 1991 hingga 1998. Kes ini tentu
menjejaskan reputasi baik Kementerian Pendidikan . Selain itu ia menganiayai syarikat pembekal tersebut. Sedangkan
syarikat itu perlukan pusingan modal.

Kesalahan : Pungutan Tanpa Mengeluarkan Resit

Arahan Perbendaharaan 60 menyatakan semua terimaan hendaklah dikeluarkan resit rasmi bagi mengakuterima wang
yang dibayar kepada pihak sekolah. Pemeriksaan audit menunjukkan peraturan ini tidak dipatuhi sepenuhnya terutama
sekolah tidak mengeluarkan resit semasa pungutan dibuat. Perkara ini berulang setiap tahun dan pegawai yang
bertanggungjawab hendaklah memastikan bahawa peraturan kewangan dipatuhi setiap masa. Kes-kes yang
dimaksudkan ini antaranya adalah terimaan seperti bantuan per kapita dan wang kedai buku.

Kesalahan : Baucer Bayaran Tanpa Dokumen Sokongan

Mengikut Arahan Perbendaharaan 99a dan Arahan Perbendaharaan 107 setiap bayaran mestilah disokong dengan :
baucer bayaran
Bil
Invois
http://kedah.edu.my/kewangan

Dikuasai oleh Joomla!

Dijanakan : 5 March, 2013, 01:19

Portal Rasmi Unit Kewangan JPN Kedah

Resit
Borang pesanan bagi mengelakkan bayaran palsu.
Semua perkara di atas amat penting bagi menjaga akauntabiti. Dokumen tersebut menjadi bukti sahih pembayaran
telah dilakukan secara sah dan dalam pengetahuan pengetua sendiri . Selain itu dokumen ini penting untuk urusan stok
dan semakan pengurusan kewangan. Tanpa dokumen yang lengkap, pengetua akan dianggap membuat pembayaran
tanpa prosedur, tidak menjaga reputasi Kementerian Pendidikan , membuat keuntungan sendiri dan menyeleweng
daripada tugas seorang pengetua.

Kesalahan :Perbelanjaan Tanpa Kebenaran

Pemberian bantuan pelajaran ke sekolah-sekolah dan pungutan yang dibuat oleh sekolah adalah untuk tujuan tertentu
bagi kepentingan murid-murid sahaja. Peruntukan yang telah disediakan untuk sesuatu tujuan hendaklah digunakan
untuk maksud yang telah ditetapkan. Perbelanjaan selain daripada yang diluluskan adalah tidak dibenarkan kecuali
mendapat kebenaran bertulis daripada Pusat Tanggungjawab atau pihak berwajib. Seringkali juga pengetua membuat
perbelanjaan tanpa mengikut peruntukan yang ditetapkan. Pengetua dan guru besar dianggap gagal merancang dalam
kewangan. Sekiranya peruntukan tidak mencukupi, maka permohonan pindah peruntukan mestilah dikemukakan.

Kesalahan : Pembelian Melebihi Had

Barangan yang dibeli hendaklah tidak membazir dan mestilah mendapat kebenaran daripada Pusat Tanggungjawab.
Selalunya barangan ini mahal seperti pembelian komputer dan mesin cetak. Sekiranya sekolah masih ada peruntukan,
kelulusan pembelian akan diberi.

Kesalahan :Peruntukan Tidak dibelanjakan

Kesan daripada peruntukan yang tidak dibelanjakan akan menyebabkan sekolah mempunyai lebihan wang yang
banyak. Jimat cermat tidak timbul jika kelulusan untuk pembelian telah diberikan oleh Pusat Tanggungjawab Pelajar
yang terlibat mungkin kekurangan bahan jika peruntukan tidak dibelanjakan. Selalunya melibatkan peruntukan bagi mata
pelajaran :
Sains
Kemahiran Hidup
Pendidikan Seni.
Pengetua atau Ketua bidang merasakan semua bahan telah mencukupi dan tidak perlu sebarang pembelian lagi. Ketua
Panitia tidak peka dengan keperluan guru-guru dan para pelajar. Perubahan mendadak dalam pengajaran dan
pembelajaran tidak diterima.
Kesalahan :Buku Daftar Kedatangan Murid Tidak Kemaskini
Bilangan pelajar mestilah yang dilaporkan mestilah sama dengan di dalam Buku Daftar Pelajar. Buku Dafata Murid
dapat membantu pengetua membuat tuntutan perkapita.
Kesalahan :Lebihan Bayaran Gaji dan Elaun
Melalui pekeliling dari Kementerian Pendidikan ( Rujukan KP(S) 1583/29 / Jld.9(71) bertarikh 1 Julai 1999 ) mendapati
sekolah kerap terlebih bayar gaji dan elaun kepada pegawai perkhidmatan pendidikan . Pada tahun 1999, diadapati 441
kes lebihan bayaran gaji dan elaun yang melibatkan RM1.02 juta. Kes ini melibatkan 308 sekolah yang telah disiasat.
Ketua Audit Negara dalam Laporan Audit 1997 amat memandang berat kes-kes sedemikian dan tentunya menjejaskan
nama baik keseluruhan Kementerian Pendidikan.
Punca utama lebihan bayaran gaji dan elain ini ialah :
cuti tanpa gaji
cuti separuh gaji
meletak jawatan
tindakan tatatertib ( buang kerja )
elaun memangku / tanggungkerja
imbuhan tetap perumahan
cuti bersalin ( anak keenam dan seterusnya )
bertukar
lain-lain
http://kedah.edu.my/kewangan

Dikuasai oleh Joomla!

Dijanakan : 5 March, 2013, 01:19

Portal Rasmi Unit Kewangan JPN Kedah

Strategi bagi mengatasi masalah lebihan bayaran gaji dan elaun ini pada masa depan ialah :
Kenalpasti Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang terlibat dalam lebihan bayaran gaji
Kutip semula amaun yang terlebih bayar
Adakan Daftar Khas Maklumat Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang diberi kelulusan cuti tanpa / separuh gaji dan
lain-lain.
Mengeluarkan nama pegawai / kakitangan daripada Lembaran Gaji dengan serta merta dan sediakan Borang SG20 dan
Kew 8.
Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang memohon cuti separuh gaji atau cuti tanpa gaji hendalah menandatangani
Surat Akujanji.
Hukuman dikenakan kepada pengetua, guru besar atau pembantu tadbir kewangan . Antaranya ialah tindakan tatatertib
dan surcaj kerana kecuaian dan kegagalan mematuhi semua Arahan Perbendaharaan.

Kelemahan di Peringkat Juauaudit

Bidang Tugas
Melalui Akta Pendidikan 1996, Menteri Pendidikan atau pegawai-pegawai yang diberi kuasa , hanya membuat
pemeriksaan terhadap penyata kira-kira sekolah kerajaan sahaja. Juruaudit hanya memeriksa sekolah yang menerima
bantuan kerajaan sahaja.
Sekolah swasta tidak termasuk dalam senarai juruaudit. Seringkali kerajaan dipersalahkan jika berlaku kelemahan di :
Sekolah di bawah agensi MARA Dan lain-lain agensi.
Sekolah agama di bawah Jabatan Pendidikan Negeri
Sekolah swasta

Kuasa Juruaudit
Juruaudit Sekolah berhak melihat :
Segala rekod
Buku
Baucer
Dokumen
Wang Tunai
Setem
Cagaran
Barang-barang
Harta benda lain yang tertakluk kepada pengauditan.
Apa yang berlaku , semua perkara di atas tidak terletak di satu tempat. Ada kalanya sistem pengurusan tidak teratur
dan ada pihak pentadbiran di sekolah tidak ambil peduli. Hal ini berlaku kepada pengetua atau guru besar yang telah
berumur dan hendak pencen.
Bilangan Kakitangan tidak mencukupi
Tidak ramai yang berminat dengan kerja-kerja pengauditan ini. Tidak semua mampu meneliti dan menyemak perkaraperkara yang kecil-kecil. Tidak semua orang mampu melihat angka-angka di dalam penyata kewangan, resit dan
sebagainya. Akhirnya perkara-perkara besar dan penting sahaja yang diselia .
Ada juga yang mengatakan hanya kaum perempuan yang mampu menyemak perkara yang remeh-temeh . Orang
perempuan dikatakan lebih tekun dan teliti. Mereka lebih cekap menjalankan proses pengauditan di sekolah-sekolah.
Lagipun mereka lebih mematuhi peraturan dan tidak menggunakan budi bicara lansung.

Masa Tidak Mencukupi

Biasanya pegawai audit yang datang ke sekolah datang dari Jabatan Pendidikan Negeri. Pegawai ini akan berulang-alik
ke sekolah mengikut waktu pejabat. Bilangan pegawai yang datang biasanya 2 orang. Sekolah yang besar, masa yang
lama akan diambil untuk membuat pengauditan. Jarak yang jauh seperti dari Jabatan Pendidikan Negeri Selangor di
Shah Alam ke Sabak Bernam memakan masa yang lama untuk berulang-alik. Ia juga melibatkan kos penginapan ,
pengangkutan dan sebagainya.
Contohnya mereka terpaksa memeriksa buku resit yuran pelajar. Kalau ada 3000 pelajar di sekolah itu, maka 3000 helai
http://kedah.edu.my/kewangan

Dikuasai oleh Joomla!

Dijanakan : 5 March, 2013, 01:19

Portal Rasmi Unit Kewangan JPN Kedah

salinan yuran diperiksa. Jadi tidak mungkin juruaudit dapat memeriksa perkara-perkara sebegini.

masih Teknik Tradisional

Belum ada proses pengauditan secara :
berkomputer dan seragam di seluruh negara
pengauditan secara on line
penggunaan kamera digital atau kamera video.
Rakaman suara.
Hanya melihat dokumen atau rekod yang disediakan
Penyata Kewangan yang disemak oleh Juruaudit sebenarnya masih mempunyai kelemahan yang ketara. Sekiranya
semua resit ada dan mencukupi, maka pengurusan kewangan dikira bersih. Malangnya masih ada segelintir pentadbir
memanipulasikan penyata kewangan ini.
Pemeriksaan tidak menyeluruh
Pemeriksaan hanya melihat dari beberapa contoh yang tertentu sahaja. Juruaudit tidak mampu memeriksa semua
perkara. Perkara-perkara yang kecil mungkin dilepaskan begitu sahaja.
Tiada Kepakaran
Proses pengauditan memerlukan kemahiran dan kepakaran yang tertentu . Kekurangan kepakaran ini berlaku pada :
Pengetua atau guru besar
Kerani dan kakitangan sekolah yang lain
Guru Juruaudit dalaman yang dilantik
Pegawai audit yang datang.
Biasanya kerani di sekolah lebih mengetahui tentang pengurusan kewangan jika dibanding dengan pengetua atau guru
besar. Dalam hal ini, pengetua atau guru besar akan mendengar sahaja apa yang diputuskan oleh kerani kewangan.
Kewangan Setahun diaudit dalam tempoh singkat
Pengetua / Guru besar wajib menjawab sebarang pertanyaan daripada Juruaudit dalam tempoh 30 hari dari tarikh
pertanyaan. Ini mengikut Pekeliling Perbendaharaan 14/ 80. Di sini berlaku kelemahan manusia seperti :
Tidak berekod
Sistem fail tidak kemaskini
Pemeriksaan Mengejut
Pengetua / Guru Besar dikehendaki menjalankan pemeriksaan mengejut wang tunai dan barang-barang berharga dari
semasa ke semasa.
Tetapi kemampuan manusia terhad, tidak semua pengetua dan guru besar mampu melakukannya. Selalunya Pengetua
/ Guru Besar percaya bulat-bulat ( 100 % ) kakitangan bawahan/
Ketika membuat pemeriksaan mengejut, perkara berikut mestilah dilalukan , iaitu :
tarikh dan masa pemeriksaan
nama pegawai yang diperiksa kerana wang tunai dan bnarang-barang lain yang berada di bawah jagaaannya
amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya.
Hasil pemeriksaan
Tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa.
Tidak Peka Dengan Aduan
Seringkali aduan daripada pihak )ihak tertentu terhadap pengurusan kewangan sekolah tidak dihiraukan oleh Jabatan
Audit. Di peringkat sekolah , kedengaran berita-berita liar tentang pengurusan kewangan yang lemah. Aduan ini tidak
sampai ke Jabatan Audit . Tidak ada saluran yang kemas berhubung dengan aduan penyelewengan . Jika sampai
sekalipun tindakan tidak tegas , senyap , pengap dan lepas begitu sahaja. Antara alasan yang sering diberikan ialah ada
resit pembayaran. Pada akhirnya guru atau ibu bapa yang mengadu akan berasa bosan dan kecewa. Mereka tidak ambil
peduli lagi. Perasaan marah kepada pengurusan kewangan sekolah yang lemah ditujukan kepada kerajaan . Kerajaan
akan menjadi angsa? ketika pilihanraya. Sepatutnya segala aduan direkodkan , tidak dicampakkan ke dalam tong
sampah. Mungkin aduan tidak lengkap dengan maklumat yang sepatutnya. Jabatan audit sepatutnya tidak menunggu
http://kedah.edu.my/kewangan

Dikuasai oleh Joomla!

Dijanakan : 5 March, 2013, 01:19

Portal Rasmi Unit Kewangan JPN Kedah

aduan dari sesiapa. Jika ada surat layang , gossip atau berita yang tersiar di dalam surat khabar , Jabatan Audit atau
BPR boleh terus membuat penyiasatan.
Meminta Bantuan Biro Pencegahan Rasuah
Ada beberapa kes pengurusan sekolah yang melibatkan BPR . Ada pengetua / guru besar yang didakwa dan disiarkan
dalam suratkhabar. Masyarakat guru akan melenting apabila surat khabar menyiarkan keburukan yang berlaku di
sekolah. Alasan yang diberikan ialah penyelewengan kewangan di sekolah amat kecil. Kesalahan ini dianggap
kesalahan ikan-ikan bilis sahaja. Mengapa pihak BPR enggan menyiasat jerung-jerung di jabatan lain terutama sekali
yang membabitkan ahli-ahli politik. Inilah andaian atau gossip yang biasa kita dengar. Keupayaan BPR juga amat terhad.
Banyak perkara yang perlu disiasat. BPR menghadapi masalah :
Aduan yang tidak lengkap.
Aduan lebih berbentuk gossip dan menganiaya . Pengadu hanya mendengar dari pihak ketiga.
Pembuat aduan enggan menjadi saksi. Enggan menjadi saksi telah menjadi budaya di dalam masyarakat Malaysia.
Pihak polis sukar mendakwa seseorang kerana ramai yang enggan menjadi saksi.
Elak Daripada disiar dalam Akhbar
Malaysia ada Akta Mesin Cetak, Akta Keselamatan Dalam Negeri , Akta Hasutan yang melarang penyiaran berita
sewenang-wenangnya. Akta-akta ini ada kebaikan.
Cara Mengatasi
Ada beberapa strategi yang telah diambil bagi meningkatkan lagi mutu pengurusan kewangan di sekolah . Antaranya
ialah :
Memperkemaskan sistem pengauditan di Pejabat Audit Sekolah
Mengadakan program latihan bagi meningkatkan prestasi kerja
Meningkatkan pengunaan komputer dan sistem perisian yang lebih mantap dan canggih
Kemaskini peraturan dan prosedur dan memastikan ia dipatuhi.I
Cadangan Untuk Mengatasi
1. Kesimpulan dan Syor
Berdasarkan kepada penemuan-penemuan audit, dapat dibuat kesimpulan bahawa:Pengetua / Guru Besar kurang melibatkan diri dalam pengurusan kewangan sekolah dan menyerahkan tugas-tugas
urusan kewangan kepada pegawai-pegawai bawahan tanpa sebarang panduan dan pengawasan.
Pengetua / Guru Besar kurang arif tentang prosedur perbelanjaan / bayaran dan ini menyebabkan perbelanjaan tanpa
dokumen sokongan dibuat.
Penyeliaan terhadap pungutan sekolah tidak dilaksanakan sepenuhnya dan ini menyebabkan berlakunya akaun belum
terima setiap tahun.
Penyemakan dan pemeriksaan terhadap rekod-rekod sekolah seperti buku tunai, daftar bil dan daftar stok buku resit
tidak dijalankan secara regular oleh Pengetua / Guru Besar.
Pematuhan kepada prosedur dan arahan kewangan juga tidak diberi penekanan oleh Pengetua / Guru Besar.
Kakitangan kewangan kurang mendapat latihan dan ini menyebabkan banyak peraturan dan arahan kewangan tidak
difahami sepenuhnya.
Bagi memperbaiki kelemahan-kelemahan yang disebutkan, adalah dicadangkan Pengetua / Guru Besar mengambil
langkah-langkah seperti berikut :Pengetua / Guru besar perlu memupuk kesedaran tentang pentingnya penglibatan mereka dalam pengurusan
kewangan supaya tahap akauntabiliti dapat dipertingkatkan.
Pengetua / Guru Besar hendaklah merancang dan melakukan perbelanjaan dengan teratur selaras dengan peruntukan
yang telah disediakan.
Pengetua / Guru Besar yang bertanggungjawab hendaklah menyelia tugas-tugas pungutan sekolah dengan lebih cekap
bagi mengelakkan penyelewengan dan penyalahgunaan pendapatan sekolah.
Rekod-rekod sekolah hendaklah diperiksa secara regular oleh Pegawai-pegawai yang diberi kuasa.
Pusat Tanggungjawab perlu menekankan tentang pentingnya pegawai-pegawai memahami dan mematuhi prosedur
dan peraturan yang dikeluarkan oleh Kerajaan, Kementerian Pendidikan dan Pusat Tanggungjawab dari semasa ke
semasa. Selain itu latihan dan kursus yang berkaitan dengan kewangan perlu diberikan kepada pegawai-pegawai untuk
meningkatkan kefahaman dan kemahiran.
Pusat Tanggungjawab hendaklah mengambil tindakan tegas terhadap pegawai-pegawai yang gagal mematuhi
peraturan kewangan.
Kelewatan Penyerahan Penyata Tahunan. - Menurut arahan Perbendaharaan Malaysia Kementerian/Jabatan yang
mengendalikan Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah hendaklah mengemukakan penyata tahunan untuk diaudit
tidak lewat dari 31 Mac tahun berikutnya.
Baki Akaun Tidak Bergerak - Bagi akaun Amanah yang tidak lagi aktif dan mempunyai baki di dalam akaun. Jadi akaunhttp://kedah.edu.my/kewangan

Dikuasai oleh Joomla!

Dijanakan : 5 March, 2013, 01:19

Portal Rasmi Unit Kewangan JPN Kedah

akaun ini hendaklah ditentukan sama ada masih diperlukan atau sebaliknya dan pengawai yang bertanggungjawab
hendaklah menutup akaun-akaun itu sekiranya tujuannya telah dicapai ataupun tidak dikehendaki lagi.
Kelemahan Kawalan Terimaan - Terdapat kelemahan di dalam mengakaunkan kutipan royalti daripada penerbitpenerbit buku telah tidak diselenggarakan ataupun direkodkan dengan lengkap dan kemas kini. Ada juga akaun yang
tidak dikawal dengan sempurna di samping kelemahan memungut balik daripada peminjam-peminjam seperti Tabung
Pinjaman Pelajar dalam tempoh yang telah ditetapkan akan menyebabkan wang tidak dapat dipusingkan semula untuk
membantu orang lain untuk mendapat bantuan kewangan seperti Tabung Pinjaman Pelajar.
Bagi mengelakkan kelemahan di dalam pengurusan kewangan di semua peringkat khasnya di peringkat sekolah maka
peraturan ataupun akta perlu dipatuhi dan diikuti agar dapat mengatasi beberapa kelemahan yang terdapat di dalam
pengurusan kewangan.
Oleh sebab itu pihak sekolah hendaklah mengemukakan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah kepada Audit Sekolah
selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya, tetapi pihak sekolah dikehendaki menyerahkan Penyata Tahunan
Kewangan Sekolah pada atau sebelum 28/29 Februari kepada Pusat Tanggung Jawab/Audit Sekolah supaya sekolah
mempunyai tempoh untuk membetulkan penyata-penyata yang bermasalah.
Pengetua hendaklah memastikan segala dokumen lengkap yang mempunyai rekod perakaunan yang berkaitan dengan
pengurusan kewangan sekolah diserahkan kepada juruaudit yang dilantik oleh Kementerian Pendidikan.
Terdapat dua bahagian dokuman disediakan di dalam laporan audit berkenaan iaitu:Dokumen Pertama
Laporan Audit
Surat Pemerhatian Audit
Surat Pengakuan Pengetua
Dokumen Kedua
Kumpulan Wang Kerajaan
Lembaran Imbangan, Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan. Penyata Penerimaan dan Pembayaran dan Nota-nota
Akaun.
Beberapa perkara yang berkaitan di dalam Lembaran Imbangan untuk diaudit ialah harta, tanggungan dan Kumpulan
Wang Terkumpul. Bagi Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan pula perkara yang diaudit ialah sumber pendapatan
sekolah seperti LBPT/LPK, Perpustakaan dan penerimaan wang untuk mata pelajaran serta pelbagai. Semuanya
merupakan jumlah pendapatan. Manakala bagi perbelanjaan yang diaudit pula ialah jumlah perbelanjaan termasuk
LPBT/LPK , perpustakaan, penggunaan untuk mata pelajaran dan pelbagai. Seterusnya bagi Penyata Penerimaan dan
Pembayaran pula perkara yang diaudit ialah jumlah penerimaan termasuk gaji/elaun, LPBT/LPK, perpustakaan, mata
pelajaran, faedah bank, yuran peperiksaan awam dan pelbagai. Manakala bagi jumlah pembayaran yang diaudit ialah
perkara yang berkaitan gaji/elaun, LPBT/LPK , perpustakaan, mata pelajaran, biasiswa, faedah bank, yuran peperiksaan
dan pelbagai. Bagi memudahkan juruaudit memeriksa akaun Lembaran Imbangan ia akan diberi nombor dan diistilahkan
sebagai nota. Di dalam hal ini nota yang dinomborkan di bahagian hadapan perkara. Misalnya Pelbagai 5. Bagi
menjelaskan lagi berkaitan nota dan perkara di dalam Lembaran Imbagan kita lihat jadual di bawah:Dasar Perakaunan (Syarat-syarat yang telah ditetapkan)
Wang Pertaruhan
Kumpulan Wang Terkumpul
LPBT/LPK (Pendapatan)
Pelbagai (Pendapatan)
LPBT/LPK (Perbelanjaan)
Faedah Bank (Perbelanjaan)
Pelbagai (Perbelanjaan)
Di samping itu enrolmen murid bagi tahun semasa dan jumlah bantuan pelajaran mengikut pecahan mata pelajaran
turut disertakan sekali. Akhir sekali bagi perkara yang diaudit di dalam Kumpulan Wang Kerajaan ialah Penyata
Penyesuaian Bank. Semua perkara di atas dikira pada 31 Disember bagi tahun berkenaan misalnya 31 Disember 1999.
Kumpulan Wang Suwa
Lembaran Imbangan, Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan, Penyata Penerimaan dan Pembayaran dan Nota-nota
Akaun.
Bagi Kumpulan Wang Suwa (Kumpulan Sumber Wang Awam) perkara yang diaudit di dalam Lembaran Imbangan ialah
harta, tanggungan dan Kumpulang Wang Terkumpul.
Manakala bagi Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan, ia berkaitan dengan jumlah pendapatan yang diterima daripada
yuran-yuran Khas, majalah, faedah bank, kantin dan pelbagai. Bagi jumlah perbelanjaan pula ialah digunakan juga untuk
http://kedah.edu.my/kewangan

Dikuasai oleh Joomla!

Dijanakan : 5 March, 2013, 01:19

Portal Rasmi Unit Kewangan JPN Kedah

membayar yuran-yuran khas, majalah, faedah bank dan pelbagai. Penolakan di antara pendapatan dan perbelanjaan
akan menghasilkan kelebihan ataupun kekurangan pendapatan atas perbelanjaan. Penyata Penerimaan dan
Pembayaran juga diaudit bagi memastikan jumlah wang terdapat di dalam bank pada 31 Disember tahun semasa audit.
Di dalam pengauditan bagi Kumpulan Wang SUWA juga nota diberikan nombor bagi perkara-perkara yang hendak
diaudit.
Dasar Perakauan . Syarat-syarat yang ditetapkan
Baki Wang Di Tangan (Panjar Wang Runcit)
Wang Pertaruhan
Kumpulan Wang Terkumpul
Pendapatan Yang Diterima (Pelbagai)
Perbelanjaan Faedah Bank
Perbelanjaan Wang Kantin
Pelbagai Perbelanjaan
Selain daripada itu Penyata Penyesuaian Bank pada 31 Disember tahun pengauditan juga disertakan bersama untuk
tujuan rujukan kepada penyata-penyata yang telah ditunjukkan.( Sila lihat lampiran )
Kumpulan Wang Asrama
Lembaran Imbangan, Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan, Penyata Penerimaan dan Pembayaran dan nota-nota
Akaun. Jika ada asrama.
Perkara-perkara yang dirujuk di dalam kumpulan wang ini ialah Lembaran Imbangan ialah harta, tanggungan dan
Kumpulan Wang Terkumpul. Bagi Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan ia berkaitan dengan pendapatan-pendapatan
yang diterima dari pelbagai sumber untuk asrama dan wang itu juga dibelanjakan untuk kegunaan berkaitan dengan
asrama sahaja. Begitu juga dengan Penyata Penerimaan dan Pembayaran ia berkaitan dengan wang yang diterima
sebagai sumber pendapatan asrama misalnya yuran asrama dan pembayaran dibuat tentang perkara yang berkaitan
dengan asrama juga misalnya pembayaran yuran makanan.
Kumpulan Wang Asrama juga seperti kumpulan wang yang disebutkan di atas ia juga mempunyai nota dan perkara
yang dapat membantu pengurusan kewangan dan pengauditan. Perkara tersebut boleh dirujuk di bawah ini:Dasar Perakuanan. Syarat-syarat yang telah ditetapkan
Akaun Belum Terima
Simpanan Tetap
Akaun Belum Bayar
Kumpulan Wang Terkumpul
Pendapatan LPBT/LPK
Pendapatan Faedah Bank
Pelbagai pendapatan termasuk derma
Perbelanjaan LPBT/LPK
Perbelanjaan Faedah Bank

Bagi Kumpulan Wang Asrama ini enrolmen murid bagi tahun pengauditan diperlukan dan dinilai pada 1 Oktober tahun
sebelumnya di samping jumlah bantuan pelajaran juga ditunjukkan bagi memudahkan proses pengauditan. Akhir sekali
Penyata Penyesuaian Bank juga mesti ditunjukkan.
Definisi Audit
Audit adalah suatu proses sistematik untuk memperoleh dan menilai bukti secara objektif mengenai pernyataan tentang
kegiatan kewangan, dengan tujuan untuk menentukan kesesuaian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan
kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan.
?Internal auditing is an independent, objective assurance ang consulting activity designed to add value and improve an
organization operations. It helps an organization accomplish its objectives by bringing a systematic, disciplined approach
to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control, and governance process?(Jlamber 1999)
Fungsi Audit
Fungsi utama pengauditan dalam pengurusan kewangan sekolah ialah :
Mengkaji dan menilai operasi pengurusan kewangan sekolah diuruskan dengan teratur bagi memastikan dasar,
peraturan dan undang-undang yang digubal oleh Kementerian Pendidikan dipatuhi oleh pihak pengetua atau guru besar.
Mengkaji dan menilai operasi-operasi pengurusan dari segi kesempurnaan, kemampuan, kecekapan, keberkesanan dan
ekonominya.
Menentukan kekukuhan, kesempurnaan dan kemampuan rekod-rekod dan sistem perakaunan, sistem maklumat
pengurusan serta sistem kawalan dalaman.
http://kedah.edu.my/kewangan

Dikuasai oleh Joomla!

Dijanakan : 5 March, 2013, 01:19

Portal Rasmi Unit Kewangan JPN Kedah

Membuat laporan hasil pengauditan dan mengesyorkan langkah-langkah yang sistematik kepada Pusat Tanggungjawab.
Menyiasat secara khusus sekiranya berlaku sebarang penyelewengan menurut arahan Ketua Setiausaha Kementerian
Pendidikan.
Membantu Perbendaharaan Negara bagi memantapkan lagi dasar , prosedur, sistem dan skop Audit Dalam.
Peringkat Audit
Pengauditan kewangan di sekolah terbahagi kepada beberapa peringkat iaitu :
a. Audit Dalaman
b. Audit Luaran
Audit Dalaman
Pengauditan Dalaman biasanya dilakukan oleh guru-guru yang dilantik oleh pengetua . Biasanya guru-guru ini adalah
kemahiran dan pengalaman dalam pelajaran Prinsip Akaun atau pelajaran Perdagangan.
Audit Luaran
Pengauditan Luaran dilakukan oleh pegawai yang datang dari Jabatan Pendidikan Negeri. Pegawai-pegawai ini akan
memastikan pengurusan kewangan berjalan dengan lancar.
Pada peringkat Kementerian Pendidikan, Unit Audit Dalam ditubuhkan pada tahun 1982 setelah keluar arahan melalui
pekeling :
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1979
Pekeliling Am Bilangan 2 Tahun 1982.
Unit Audit Dalaman ini akan membantu Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan dalam membuat pemeriksaan audit.
Kemudian, pada tahun 1995, dibentuk Bahagian Audit Sekolah. Bahagian Audit Sekolah ini merupakan cantuman Unit
Audit Dalaman dan Cawangan Audit Sekolah.
Kerja-kerja pengauditan ini tertakluk kepada banyak pekeliling yang dikeluarkan oleh kerajaan . Antaranya ialah :
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2/ 1979 mengenai Audit Dalaman di agensi-agensi Kerajaan Pusat
Semua arahan dan peraturan yang ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan
Pengauditan mestilah mematuhi piawaian yang ditetapkan oleh International Organisation of Supreme Audit Instition.
Apa yang diaudit
Di dalam proses pengauditan, pihak audit akan menghantar surat kepada pihak sekolah melalui Pejabat Audit Sekolah
Negeri, Bahagian Audit Sekolah Dan Audit Dalam, Kementerian Pendidikan Malaysia memberitahu jadual atau masa
pegawai Bahagian Audit akan membuat pengauditan di sekolah-sekolah yang berkaitan.
Di samping itu pihak audit juga menyatakan bahan atau rekod perakaunan yang perlu disediakan. Di antaranya ialah :Buku Tunai bagi semua Kumpul Wang yang dikendalikan
Buku Kedatangan murid dan penyata bulanan termasuk tahun sebelum dan tahun semasa
Buku Stok dan Buku Daftar Harta Sekolah
Buku Resit Terimaan
Buku Kegunaan Telefon
Buku Perbelanjaan Pos
Buku Panjar Wang Runcit
Buku rekod penghuni asrama (Jika ada)
Penyata Bank, slip masuk bank, pangkal cek termasuk bulan Januari
Sijil Simpanan Tetap, Sijil Baki akhir bank, sijil Pelaburan lain.
a.Satu salinan fotostat PCG
b.Satu salinan Carta Organisasi/ Carta Aliran Pembayaran yuran
c.Satu salinan perjanjian kantin dan kedai buku
Baucer penerimaan bantuan pelajaran dan lain-lain peruntukan kerajaan
Dokumen-dokumen penyokong setiap pembayaran (bil / invois)
Dokumen-dokumen berhubung dengan semua jenis biasiswa
Dokumen-dokumen berhubung dengan perjanjian
Surat kelulusan Jabatan Pendidikan Negeri / Bahagian Teknik dan Vokasional termasuk viremen hapuskira dan
sebagainya.
Buku rekod jualan, belian bagi projek yang dikendalikan
Penyata kira-kira seperti pada 31 Disember dari syarikat-syarikat yang berurusniaga dengan sekolah
http://kedah.edu.my/kewangan

Dikuasai oleh Joomla!

Dijanakan : 5 March, 2013, 01:19

Portal Rasmi Unit Kewangan JPN Kedah

Dokumen-dokumen berkaitan dengan projek bantuan modal/ gotong royong

Majalah Sekolah (Jika diterbitkan)
Buku rekod penghuni asrama
Lain-lain dokumen yang diperlukan ialah:
a.Jadual pecahan akaun belum terima dan akaun belum bayar seperti pada 31 Disember
b.Senarai stok
c.Surat Pengakuan
d.Borang Serahan Guru/Daftar kutipan harian
e.Sijil Baki Bank pada 31 Disember 1999 dari pihak bank
Selain daripada itu terdapat juga kertas-kertas kerja yang dikehendaki iaitu:a.Penerimaan dan Pendapatan
b.Pembayaran dan Perbelanjaan
Sebarang bil /invois dan dokumen berkaitan yang ditulis dalam bahasa selain dari Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris
hendaklah diterjemahkan ke dalam Bahasa Malaysia dan disahkan oleh pengetua.
Di samping itu juga terdapat pesanan dari bahagian audit bagi memudahkan dan melancarkan lagi pengauditan dibuat.
Turut disertakan juga nama pegawai yang menjalankan tugas sebagai pengauditan di sekolah berkenaan.
Pelbagai Kesilapan pengauditan
Ada pelbagai kelemahan dan kesilapan yang ditemui oleh Juruaudit Sekolah . Hasil penemuan ketika pengauditan ini
diedarkan kepada semua pengetua dan guru besar .
Kesalahan : Penyediaan dan Penyerahan Penyata Kewangan
Juruaudit mendapati penyediaan Penyata Kewangan setiap tahun bagi sekolah-sekolah tidak memuaskan.
Punca utama kesalahan dalam Penyata Kewangan ialah :
Jumlah pendapatan terkurang atau terlebih dinyatakan kerana kesilapan dalam memperakaunkan terimaan tahun lalu
dan terimaan tahun semasa yang tidak diambil kira dalam pendapatan semasa.
Jumlah perbelanjaan kurang tepat kerana terdapat bil-bil tahun lalu diambilkira sebagai perbelanjaan semasa.
Kesilapan dalam penyediaan penyata untung rugi bagi akaun Kedai Buku.
Pada umumnya, Pengurusan Penyata Kewangan Sekolah masih mempunyai kelemahan dari segi penyelenggaraan
dokumen dan rekod serta penyediaan penyata tersebut. Penyata kewangan kerapkali perlu dibetulkan kerana kesilapan
atau ketinggalan yang material dan fundamental yang menjejaskan ketepatan angka-angka yang ditujukan dalam
Penyata Kewangan Sekolah. Kesalahan ini adalah mengenai isu yang sama dan telah beberapa kali dilaporkan. Oleh itu
pihak sekolah hendaklah memandang serius perkara ini, supaya kesalahan dan ketinggalan yang sama tidak akan
berulang lagi

Dokumen terpenting ialah Buku Tunai. Jika Buku Tunai gagal dikemaskini, pengetua tidak akan dapat mengetahui
kedudukan kewangan semasa, kedudukan kewangan sekolah, kutipan yang diterima , penerimaan dan pembayaran dan
sistem kawalan.Penyalahgunaan wang mudah berlaku jika Buku Tunai tidak dikemaskini setiap masa.
Pengetua mestilah memastikan wang di dalam bank sama dengan baki wang di buku tunai. Sebaik-baiknya pengetua
menyemak dan menandatangani akaun di Buku Tunai dengan baki di bank adalah seimbang.
Langkah-langkah berikut dicadangkan bagi mengatasi kesalahan dalam Penyata Kewangan :
Pengetua dan Guru Besar hendaklah peka terhadap teguran dan nasihat Audit agar dapat mempertingkatkan kualiti
pengurusan kewangan di sekolah.
Pengetua / Guru Besar perlu membuat penyelidikan yang rapi terhadap pegawai-pegawai di bawah jagaan bagi
memastikan mereka memahami undang-undang, peraturan kewangan,pekeliling-pekeliling dan arahan-arahan yang
diedarkan dari masa ke semasa supaya dapat melaksanakan tugas dengan lebih cekap.
Sistem pemantauan (monitoring) dan susulan yang sedia ada perlu dipertingkatkan supaya lebih berkesan dan cekap.
Pengetua / Guru Besar perlu memeriksa Buku Tunai dan Buku Resit bagi mengelakkan daripada berlakunya
penyelewengan dan penyalahgunaan wang sekolah. Seterusnya Pengetua / Guru Besar hendaklah mengambil tindakan
segera terhadap segala kelemahan yang dibangkitkan.
http://kedah.edu.my/kewangan

Dikuasai oleh Joomla!

Dijanakan : 5 March, 2013, 01:19

Portal Rasmi Unit Kewangan JPN Kedah

Kesalahan :Wang Belum Bank

Mengikut peraturan kewangan, Pengetua / Guru Besar hendaklah memastikan semua pungutan wang tunai diakaunkan
ke dalam buku tunai dan dimasukkan ke bank. Peraturan ini penting dari segi kawalan dalaman untuk memastikan
semua pungutan telah diakaunkan dengan betul dan sempurna. Berdasarkan pengauditan yang dibuat, wang belum
bank ini terbahagi kepada dua kategori .
Kategori pertama merupakan kutipan yang sudah diterima dan dikeluarkan resit murid tetapi tidak diserahkan ke pejabat
untuk direkodkan dalam Buku Tunai dan dimasukkan ke bank.
Kategori kedua pula adalah kutipan yang telah diserahkan ke pejabat dan dikeluarkan resit pejabat serta direkodkan
dalam Buku Tunai tetapi belum dimasukkan ke bank.
Perkara ini berlaku kerana kurang penyeliaan oleh Pengetua / Guru Besar yang bertanggungjawab. Keadaan ini boleh
memberi ruang kepada penyalahgunaan wang pungutan sekolah. Oleh itu, Pengetua / Guru Besar hendaklah membuat
penyeliaan yang rapi bagi memastikan segala pungutan diakaunkan dan dibankkan tepat pada masanya.
Kesalahan :Akaun Belum Bayar
Akaun Belum Bayar merupakan tanggungan sekolah yang belum dijelaskan sehingga akhir tahun kewangan 1996
walaupun bekalan atau perkhidmatan telah diterima dalam tahun kewangan tersebut. Punca utama masalah ini ialah
daripada penyelenggaraan Daftar Bil yang tidak lengkap dan kemaskini. Tindakan lewat atau tidak menjelaskan bil-bil
bukan sahaja menyalahi peraturan A.P 103 malah memberi gambaran yang pengurusan kewangan adalah tidak cekap.
Akaun belum bayar ini biasanya melibatkan :
a.Bil-bil daripada pembekal
b.Bayaran balik gaji
c.Bayaran kepada KWSP
d.Lain-lain kepada pihak ketiga.
Contohnya sebuah sekolah gagal membayar kepada syarikat pembekal dari tahun 1991 hingga 1998. Kes ini tentu
menjejaskan reputasi baik Kementerian Pendidikan . Selain itu ia menganiayai syarikat pembekal tersebut. Sedangkan
syarikat itu perlukan pusingan modal.
Kesalahan : Pungutan Tanpa Mengeluarkan Resit
Arahan Perbendaharaan 60 menyatakan semua terimaan hendaklah dikeluarkan resit rasmi bagi mengakuterima wang
yang dibayar kepada pihak sekolah. Pemeriksaan audit menunjukkan peraturan ini tidak dipatuhi sepenuhnya terutama
sekolah tidak mengeluarkan resit semasa pungutan dibuat. Perkara ini berulang setiap tahun dan pegawai yang
bertanggungjawab hendaklah memastikan bahawa peraturan kewangan dipatuhi setiap masa. Kes-kes yang
dimaksudkan ini antaranya adalah terimaan seperti bantuan per kapita dan wang kedai buku.
Kesalahan : Baucer Bayaran Tanpa Dokumen Sokongan
Mengikut Arahan Perbendaharaan 99a dan Arahan Perbendaharaan 107 setiap bayaran mestilah disokong dengan :
a.baucer bayaran
b.Bil
c.Invois
d.Resit
e.Borang pesanan bagi mengelakkan bayaran palsu.
Semua perkara di atas amat penting bagi menjaga akauntabiti. Dokumen tersebut menjadi bukti sahih pembayaran
telah dilakukan secara sah dan dalam pengetahuan pengetua sendiri . Selain itu dokumen ini penting untuk urusan stok
dan semakan pengurusan kewangan. Tanpa dokumen yang lengkap, pengetua akan dianggap membuat pembayaran
tanpa prosedur, tidak menjaga reputasi Kementerian Pendidikan , membuat keuntungan sendiri dan menyeleweng
daripada tugas seorang pengetua.

Kesalahan :Perbelanjaan Tanpa Kebenaran

Pemberian bantuan pelajaran ke sekolah-sekolah dan pungutan yang dibuat oleh sekolah adalah untuk tujuan tertentu
bagi kepentingan murid-murid sahaja. Peruntukan yang telah disediakan untuk sesuatu tujuan hendaklah digunakan
untuk maksud yang telah ditetapkan. Perbelanjaan selain daripada yang diluluskan adalah tidak dibenarkan kecuali
mendapat kebenaran bertulis daripada Pusat Tanggungjawab atau pihak berwajib. Seringkali juga pengetua membuat
perbelanjaan tanpa mengikut peruntukan yang ditetapkan. Pengetua dan guru besar dianggap gagal merancang dalam
kewangan. Sekiranya peruntukan tidak mencukupi, maka permohonan pindah peruntukan mestilah dikemukakan.
http://kedah.edu.my/kewangan

Dikuasai oleh Joomla!

Dijanakan : 5 March, 2013, 01:19

Portal Rasmi Unit Kewangan JPN Kedah

Kesalahan : Pembelian Melebihi Had

Barangan yang dibeli hendaklah tidak membazir dan mestilah mendapat kebenaran daripada Pusat Tanggungjawab.
Selalunya barangan ini mahal seperti pembelian komputer dan mesin cetak. Sekiranya sekolah masih ada peruntukan,
kelulusan pembelian akan diberi.
Kesalahan :Peruntukan Tidak dibelanjakan
Kesan daripada peruntukan yang tidak dibelanjakan akan menyebabkan sekolah mempunyai lebihan wang yang
banyak. Jimat cermat tidak timbul jika kelulusan untuk pembelian telah diberikan oleh Pusat Tanggungjawab Pelajar
yang terlibat mungkin kekurangan bahan jika peruntukan tidak dibelanjakan. Selalunya melibatkan peruntukan bagi mata
pelajaran :
a.Sains
b.Kemahiran Hidup
c.Pendidikan Seni.
Pengetua atau Ketua bidang merasakan semua bahan telah mencukupi dan tidak perlu sebarang pembelian lagi. Ketua
Panitia tidak peka dengan keperluan guru-guru dan para pelajar. Perubahan mendadak dalam pengajaran dan
pembelajaran tidak diterima.
Kesalahan :Buku Daftar Kedatangan Murid Tidak Kemaskini
Bilangan pelajar mestilah yang dilaporkan mestilah sama dengan di dalam Buku Daftar Pelajar. Buku Dafata Murid
dapat membantu pengetua membuat tuntutan perkapita.
Kesalahan :Lebihan Bayaran Gaji dan Elaun
Melalui pekeliling dari Kementerian Pendidikan ( Rujukan KP(S) 1583/29 / Jld.9(71) bertarikh 1 Julai 1999 ) mendapati
sekolah kerap terlebih bayar gaji dan elaun kepada pegawai perkhidmatan pendidikan . Pada tahun 1999, diadapati 441
kes lebihan bayaran gaji dan elaun yang melibatkan RM1.02 juta. Kes ini melibatkan 308 sekolah yang telah disiasat.
Ketua Audit Negara dalam Laporan Audit 1997 amat memandang berat kes-kes sedemikian dan tentunya menjejaskan
nama baik keseluruhan Kementerian Pendidikan.
Punca utama lebihan bayaran gaji dan elain ini ialah :
a.cuti tanpa gaji
b.cuti separuh gaji
c.meletak jawatan
d.tindakan tatatertib ( buang kerja )
e.elaun memangku / tanggungkerja
f.imbuhan tetap perumahan
g.cuti bersalin ( anak keenam dan seterusnya )
h.bertukar
i.lain-lain
Strategi bagi mengatasi masalah lebihan bayaran gaji dan elaun ini pada masa depan ialah :
Kenalpasti Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang terlibat dalam lebihan bayaran gaji
Kutip semula amaun yang terlebih bayar
Adakan Daftar Khas Maklumat Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang diberi kelulusan cuti tanpa / separuh gaji dan
lain-lain.
Mengeluarkan nama pegawai / kakitangan daripada Lembaran Gaji dengan serta merta dan sediakan Borang SG20 dan
Kew 8.
Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang memohon cuti separuh gaji atau cuti tanpa gaji hendalah menandatangani
Surat Akujanji.
Hukuman dikenakan kepada pengetua, guru besar atau pembantu tadbir kewangan . Antaranya ialah tindakan tatatertib
dan surcaj kerana kecuaian dan kegagalan mematuhi semua Arahan Perbendaharaan.
Kelemahan di Peringkat Juauaudit
Bidang Tugas
Melalui Akta Pendidikan 1996, Menteri Pendidikan atau pegawai-pegawai yang diberi kuasa , hanya membuat
pemeriksaan terhadap penyata kira-kira sekolah kerajaan sahaja. Juruaudit hanya memeriksa sekolah yang menerima
bantuan kerajaan sahaja.
http://kedah.edu.my/kewangan

Dikuasai oleh Joomla!

Dijanakan : 5 March, 2013, 01:19

Portal Rasmi Unit Kewangan JPN Kedah

Sekolah swasta tidak termasuk dalam senarai juruaudit. Seringkali kerajaan dipersalahkan jika berlaku kelemahan di :
Sekolah di bawah agensi MARA Dan lain-lain agensi.
Sekolah agama di bawah Jabatan Pendidikan Negeri
Sekolah swasta

Kuasa Juruaudit
Juruaudit Sekolah berhak melihat :
a.Segala rekod
b.Buku
c.Baucer
d.Dokumen
e.Wang Tunai
f.Setem
g.Cagaran
h.Barang-barang
i.Harta benda lain yang tertakluk kepada pengauditan.
Apa yang berlaku , semua perkara di atas tidak terletak di satu tempat. Ada kalanya sistem pengurusan tidak teratur
dan ada pihak pentadbiran di sekolah tidak ambil peduli. Hal ini berlaku kepada pengetua atau guru besar yang telah
berumur dan hendak pencen.
Bilangan Kakitangan tidak mencukupi
Tidak ramai yang berminat dengan kerja-kerja pengauditan ini. Tidak semua mampu meneliti dan menyemak perkaraperkara yang kecil-kecil. Tidak semua orang mampu melihat angka-angka di dalam penyata kewangan, resit dan
sebagainya. Akhirnya perkara-perkara besar dan penting sahaja yang diselia .
Ada juga yang mengatakan hanya kaum perempuan yang mampu menyemak perkara yang remeh-temeh . Orang
perempuan dikatakan lebih tekun dan teliti. Mereka lebih cekap menjalankan proses pengauditan di sekolah-sekolah.
Lagipun mereka lebih mematuhi peraturan dan tidak menggunakan budi bicara lansung.
Masa Tidak Mencukupi
Biasanya pegawai audit yang datang ke sekolah datang dari Jabatan Pendidikan Negeri. Pegawai ini akan berulang-alik
ke sekolah mengikut waktu pejabat. Bilangan pegawai yang datang biasanya 2 orang. Sekolah yang besar, masa yang
lama akan diambil untuk membuat pengauditan. Jarak yang jauh seperti dari Jabatan Pendidikan Negeri Selangor di
Shah Alam ke Sabak Bernam memakan masa yang lama untuk berulang-alik. Ia juga melibatkan kos penginapan ,
pengangkutan dan sebagainya.
Contohnya mereka terpaksa memeriksa buku resit yuran pelajar. Kalau ada 3000 pelajar di sekolah itu, maka 3000 helai
salinan yuran diperiksa. Jadi tidak mungkin juruaudit dapat memeriksa perkara-perkara sebegini.
=Masih Teknik Tradisional
Belum ada proses pengauditan secara :
a.berkomputer dan seragam di seluruh negara
b.pengauditan secara on line
c.penggunaan kamera digital atau kamera video.
d.Rakaman suara.
Hanya melihat dokumen atau rekod yang disediakan
Penyata Kewangan yang disemak oleh Juruaudit sebenarnya masih mempunyai kelemahan yang ketara. Sekiranya
semua resit ada dan mencukupi, maka pengurusan kewangan dikira bersih. Malangnya masih ada segelintir pentadbir
memanipulasikan penyata kewangan ini.
Pemeriksaan tidak menyeluruh
Pemeriksaan hanya melihat dari beberapa contoh yang tertentu sahaja. Juruaudit tidak mampu memeriksa semua
perkara. Perkara-perkara yang kecil mungkin dilepaskan begitu sahaja.
http://kedah.edu.my/kewangan

Dikuasai oleh Joomla!

Dijanakan : 5 March, 2013, 01:19

Portal Rasmi Unit Kewangan JPN Kedah

Tiada Kepakaran
Proses pengauditan memerlukan kemahiran dan kepakaran yang tertentu . Kekurangan kepakaran ini berlaku pada :
Pengetua atau guru besar
Kerani dan kakitangan sekolah yang lain
Guru Juruaudit dalaman yang dilantik
Pegawai audit yang datang.
Biasanya kerani di sekolah lebih mengetahui tentang pengurusan kewangan jika dibanding dengan pengetua atau guru
besar. Dalam hal ini, pengetua atau guru besar akan mendengar sahaja apa yang diputuskan oleh kerani kewangan.
Kewangan Setahun diaudit dalam tempoh singkat

Pengetua / Guru besar wajib menjawab sebarang pertanyaan daripada Juruaudit dalam tempoh 30 hari dari tarikh
pertanyaan. Ini mengikut Pekeliling Perbendaharaan 14/ 80. Di sini berlaku kelemahan manusia seperti :
Tidak berekod
Sistem fail tidak kemaskini
Pemeriksaan Mengejut
Pengetua / Guru Besar dikehendaki menjalankan pemeriksaan mengejut wang tunai dan barang-barang berharga dari
semasa ke semasa.
Tetapi kemampuan manusia terhad, tidak semua pengetua dan guru besar mampu melakukannya. Selalunya Pengetua
/ Guru Besar percaya bulat-bulat ( 100 % ) kakitangan bawahan/
Ketika membuat pemeriksaan mengejut, perkara berikut mestilah dilalukan , iaitu :
a.tarikh dan masa pemeriksaan
b.nama pegawai yang diperiksa kerana wang tunai dan bnarang-barang lain yang berada di bawah jagaaannya
c.amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya.
d.Hasil pemeriksaan
e.Tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa.
Tidak Peka Dengan Aduan
Seringkali aduan daripada pihak )ihak tertentu terhadap pengurusan kewangan sekolah tidak dihiraukan oleh Jabatan
Audit. Di peringkat sekolah , kedengaran berita-berita liar tentang pengurusan kewangan yang lemah. Aduan ini tidak
sampai ke Jabatan Audit . Tidak ada saluran yang kemas berhubung dengan aduan penyelewengan . Jika sampai
sekalipun tindakan tidak tegas , senyap , pengap dan lepas begitu sahaja. Antara alasan yang sering diberikan ialah ada
resit pembayaran. Pada akhirnya guru atau ibu bapa yang mengadu akan berasa bosan dan kecewa. Mereka tidak ambil
peduli lagi. Perasaan marah kepada pengurusan kewangan sekolah yang lemah ditujukan kepada kerajaan . Kerajaan
akan menjadi angsa? ketika pilihanraya. Sepatutnya segala aduan direkodkan , tidak dicampakkan ke dalam tong
sampah. Mungkin aduan tidak lengkap dengan maklumat yang sepatutnya. Jabatan audit sepatutnya tidak menunggu
aduan dari sesiapa. Jika ada surat layang , gossip atau berita yang tersiar di dalam surat khabar , Jabatan Audit atau
BPR boleh terus membuat penyiasatan.
Meminta Bantuan Biro Pencegahan Rasuah
Ada beberapa kes pengurusan sekolah yang melibatkan BPR . Ada pengetua / guru besar yang didakwa dan disiarkan
dalam suratkhabar. Masyarakat guru akan melenting apabila surat khabar menyiarkan keburukan yang berlaku di
sekolah. Alasan yang diberikan ialah penyelewengan kewangan di sekolah amat kecil. Kesalahan ini dianggap
kesalahan ikan-ikan bilis sahaja. Mengapa pihak BPR enggan menyiasat jerung-jerung di jabatan lain terutama sekali
yang membabitkan ahli-ahli politik. Inilah andaian atau gossip yang biasa kita dengar. Keupayaan BPR juga amat terhad.
Banyak perkara yang perlu disiasat. BPR menghadapi masalah :
Aduan yang tidak lengkap.
Aduan lebih berbentuk gossip dan menganiaya . Pengadu hanya mendengar dari pihak ketiga.
Pembuat aduan enggan menjadi saksi. Enggan menjadi saksi telah menjadi budaya di dalam masyarakat Malaysia.
Pihak polis sukar mendakwa seseorang kerana ramai yang enggan menjadi saksi.
Elak Daripada disiar dalam Akhbar
Malaysia ada Akta Mesin Cetak, Akta Keselamatan Dalam Negeri , Akta Hasutan yang melarang penyiaran berita
sewenang-wenangnya. Akta-akta ini ada kebaikan.
http://kedah.edu.my/kewangan

Dikuasai oleh Joomla!

Dijanakan : 5 March, 2013, 01:19

Portal Rasmi Unit Kewangan JPN Kedah

Cara Mengatasi
Ada beberapa strategi yang telah diambil bagi meningkatkan lagi mutu pengurusan kewangan di sekolah . Antaranya
ialah :
Memperkemaskan sistem pengauditan di Pejabat Audit Sekolah
Mengadakan program latihan bagi meningkatkan prestasi kerja
Meningkatkan pengunaan komputer dan sistem perisian yang lebih mantap dan canggih
Kemaskini peraturan dan prosedur dan memastikan ia dipatuhi.I
Cadangan Untuk Mengatasi
1. Kesimpulan dan Syor
Berdasarkan kepada penemuan-penemuan audit, dapat dibuat kesimpulan bahawa:Pengetua / Guru Besar kurang melibatkan diri dalam pengurusan kewangan sekolah dan menyerahkan tugas-tugas
urusan kewangan kepada pegawai-pegawai bawahan tanpa sebarang panduan dan pengawasan.
Pengetua / Guru Besar kurang arif tentang prosedur perbelanjaan / bayaran dan ini menyebabkan perbelanjaan tanpa
dokumen sokongan dibuat.
Penyeliaan terhadap pungutan sekolah tidak dilaksanakan sepenuhnya dan ini menyebabkan berlakunya akaun belum
terima setiap tahun.
Penyemakan dan pemeriksaan terhadap rekod-rekod sekolah seperti buku tunai, daftar bil dan daftar stok buku resit
tidak dijalankan secara regular oleh Pengetua / Guru Besar.
Pematuhan kepada prosedur dan arahan kewangan juga tidak diberi penekanan oleh Pengetua / Guru Besar.
Kakitangan kewangan kurang mendapat latihan dan ini menyebabkan banyak peraturan dan arahan kewangan tidak
difahami sepenuhnya.
Bagi memperbaiki kelemahan-kelemahan yang disebutkan, adalah dicadangkan Pengetua / Guru Besar mengambil
langkah-langkah seperti berikut :Pengetua / Guru besar perlu memupuk kesedaran tentang pentingnya penglibatan mereka dalam pengurusan
kewangan supaya tahap akauntabiliti dapat dipertingkatkan.
Pengetua / Guru Besar hendaklah merancang dan melakukan perbelanjaan dengan teratur selaras dengan peruntukan
yang telah disediakan.
Pengetua / Guru Besar yang bertanggungjawab hendaklah menyelia tugas-tugas pungutan sekolah dengan lebih cekap
bagi mengelakkan penyelewengan dan penyalahgunaan pendapatan sekolah.
Rekod-rekod sekolah hendaklah diperiksa secara regular oleh Pegawai-pegawai yang diberi kuasa.
Pusat Tanggungjawab perlu menekankan tentang pentingnya pegawai-pegawai memahami dan mematuhi prosedur
dan peraturan yang dikeluarkan oleh Kerajaan, Kementerian Pendidikan dan Pusat Tanggungjawab dari semasa ke
semasa. Selain itu latihan dan kursus yang berkaitan dengan kewangan perlu diberikan kepada pegawai-pegawai untuk
meningkatkan kefahaman dan kemahiran.
Pusat Tanggungjawab hendaklah mengambil tindakan tegas terhadap pegawai-pegawai yang gagal mematuhi
peraturan kewangan.
Kelewatan Penyerahan Penyata Tahunan. - Menurut arahan Perbendaharaan Malaysia Kementerian/Jabatan yang
mengendalikan Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah hendaklah mengemukakan penyata tahunan untuk diaudit
tidak lewat dari 31 Mac tahun berikutnya.
Baki Akaun Tidak Bergerak - Bagi akaun Amanah yang tidak lagi aktif dan mempunyai baki di dalam akaun. Jadi akaunakaun ini hendaklah ditentukan sama ada masih diperlukan atau sebaliknya dan pengawai yang bertanggungjawab
hendaklah menutup akaun-akaun itu sekiranya tujuannya telah dicapai ataupun tidak dikehendaki lagi.
Kelemahan Kawalan Terimaan - Terdapat kelemahan di dalam mengakaunkan kutipan royalti daripada penerbitpenerbit buku telah tidak diselenggarakan ataupun direkodkan dengan lengkap dan kemas kini. Ada juga akaun yang
tidak dikawal dengan sempurna di samping kelemahan memungut balik daripada peminjam-peminjam seperti Tabung
Pinjaman Pelajar dalam tempoh yang telah ditetapkan akan menyebabkan wang tidak dapat dipusingkan semula untuk
membantu orang lain untuk mendapat bantuan kewangan seperti Tabung Pinjaman Pelajar.
Bagi mengelakkan kelemahan di dalam pengurusan kewangan di semua peringkat khasnya di peringkat sekolah maka
peraturan ataupun akta perlu dipatuhi dan diikuti agar dapat mengatasi beberapa kelemahan yang terdapat di dalam
pengurusan kewangan.
Oleh sebab itu pihak sekolah hendaklah mengemukakan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah kepada Audit Sekolah
selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya, tetapi pihak sekolah dikehendaki menyerahkan Penyata Tahunan
Kewangan Sekolah pada atau sebelum 28/29 Februari kepada Pusat Tanggung Jawab/Audit Sekolah supaya sekolah
mempunyai tempoh untuk membetulkan penyata-penyata yang bermasalah.
Pengetua hendaklah memastikan segala dokumen lengkap yang mempunyai rekod perakaunan yang berkaitan dengan
pengurusan kewangan sekolah diserahkan kepada juruaudit yang dilantik oleh Kementerian Pendidikan.

Terdapat dua bahagian dokuman disediakan di dalam laporan audit berkenaan iaitu:http://kedah.edu.my/kewangan

Dikuasai oleh Joomla!

Dijanakan : 5 March, 2013, 01:19

Portal Rasmi Unit Kewangan JPN Kedah

Dokumen Pertama
Laporan Audit
Surat Pemerhatian Audit
Surat Pengakuan Pengetua
Dokumen Kedua
Kumpulan Wang Kerajaan
Lembaran Imbangan, Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan. Penyata Penerimaan dan Pembayaran dan Nota-nota
Akaun.
Beberapa perkara yang berkaitan di dalam Lembaran Imbangan untuk diaudit ialah harta, tanggungan dan Kumpulan
Wang Terkumpul. Bagi Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan pula perkara yang diaudit ialah sumber pendapatan
sekolah seperti LBPT/LPK, Perpustakaan dan penerimaan wang untuk mata pelajaran serta pelbagai. Semuanya
merupakan jumlah pendapatan. Manakala bagi perbelanjaan yang diaudit pula ialah jumlah perbelanjaan termasuk
LPBT/LPK , perpustakaan, penggunaan untuk mata pelajaran dan pelbagai. Seterusnya bagi Penyata Penerimaan dan
Pembayaran pula perkara yang diaudit ialah jumlah penerimaan termasuk gaji/elaun, LPBT/LPK, perpustakaan, mata
pelajaran, faedah bank, yuran peperiksaan awam dan pelbagai. Manakala bagi jumlah pembayaran yang diaudit ialah
perkara yang berkaitan gaji/elaun, LPBT/LPK , perpustakaan, mata pelajaran, biasiswa, faedah bank, yuran peperiksaan
dan pelbagai. Bagi memudahkan juruaudit memeriksa akaun Lembaran Imbangan ia akan diberi nombor dan diistilahkan
sebagai nota. Di dalam hal ini nota yang dinomborkan di bahagian hadapan perkara. Misalnya Pelbagai 5. Bagi
menjelaskan lagi berkaitan nota dan perkara di dalam Lembaran Imbagan kita lihat jadual di bawah:a.Dasar Perakaunan (Syarat-syarat yang telah ditetapkan)
b.Wang Pertaruhan
c.Kumpulan Wang Terkumpul
d.LPBT/LPK (Pendapatan)
e.Pelbagai (Pendapatan)
f.LPBT/LPK (Perbelanjaan)
g.Faedah Bank (Perbelanjaan)
h.Pelbagai (Perbelanjaan)
Di samping itu enrolmen murid bagi tahun semasa dan jumlah bantuan pelajaran mengikut pecahan mata pelajaran
turut disertakan sekali. Akhir sekali bagi perkara yang diaudit di dalam Kumpulan Wang Kerajaan ialah Penyata
Penyesuaian Bank. Semua perkara di atas dikira pada 31 Disember bagi tahun berkenaan misalnya 31 Disember 1999.
Kumpulan Wang Suwa
Lembaran Imbangan, Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan, Penyata Penerimaan dan Pembayaran dan Nota-nota
Akaun.
Bagi Kumpulan Wang Suwa (Kumpulan Sumber Wang Awam) perkara yang diaudit di dalam Lembaran Imbangan ialah
harta, tanggungan dan Kumpulang Wang Terkumpul.
Manakala bagi Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan, ia berkaitan dengan jumlah pendapatan yang diterima daripada
yuran-yuran Khas, majalah, faedah bank, kantin dan pelbagai. Bagi jumlah perbelanjaan pula ialah digunakan juga untuk
membayar yuran-yuran khas, majalah, faedah bank dan pelbagai. Penolakan di antara pendapatan dan perbelanjaan
akan menghasilkan kelebihan ataupun kekurangan pendapatan atas perbelanjaan. Penyata Penerimaan dan
Pembayaran juga diaudit bagi memastikan jumlah wang terdapat di dalam bank pada 31 Disember tahun semasa audit.
Di dalam pengauditan bagi Kumpulan Wang SUWA juga nota diberikan nombor bagi perkara-perkara yang hendak
diaudit.
Dasar Perakauan . Syarat-syarat yang ditetapkan
Baki Wang Di Tangan (Panjar Wang Runcit)
Wang Pertaruhan
Kumpulan Wang Terkumpul
Pendapatan Yang Diterima (Pelbagai)
Perbelanjaan Faedah Bank
Perbelanjaan Wang Kantin
Pelbagai Perbelanjaan
Selain daripada itu Penyata Penyesuaian Bank pada 31 Disember tahun pengauditan juga disertakan bersama untuk
tujuan rujukan kepada penyata-penyata yang telah ditunjukkan.( Sila lihat lampiran )
http://kedah.edu.my/kewangan

Dikuasai oleh Joomla!

Dijanakan : 5 March, 2013, 01:19

Portal Rasmi Unit Kewangan JPN Kedah

Kumpulan Wang Asrama

Lembaran Imbangan, Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan, Penyata Penerimaan dan Pembayaran dan nota-nota
Akaun. Jika ada asrama.
Perkara-perkara yang dirujuk di dalam kumpulan wang ini ialah Lembaran Imbangan ialah harta, tanggungan dan
Kumpulan Wang Terkumpul. Bagi Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan ia berkaitan dengan pendapatan-pendapatan
yang diterima dari pelbagai sumber untuk asrama dan wang itu juga dibelanjakan untuk kegunaan berkaitan dengan
asrama sahaja. Begitu juga dengan Penyata Penerimaan dan Pembayaran ia berkaitan dengan wang yang diterima
sebagai sumber pendapatan asrama misalnya yuran asrama dan pembayaran dibuat tentang perkara yang berkaitan
dengan asrama juga misalnya pembayaran yuran makanan.
Kumpulan Wang Asrama juga seperti kumpulan wang yang disebutkan di atas ia juga mempunyai nota dan perkara
yang dapat membantu pengurusan kewangan dan pengauditan. Perkara tersebut boleh dirujuk di bawah ini:Dasar Perakuanan. Syarat-syarat yang telah ditetapkan
a.Akaun Belum Terima
b.Simpanan Tetap
c.Akaun Belum Bayar
d.Kumpulan Wang Terkumpul
e.Pendapatan LPBT/LPK
f.Pendapatan Faedah Bank
g.Pelbagai pendapatan termasuk derma
h.Perbelanjaan LPBT/LPK
i.Perbelanjaan Faedah Bank
Bagi Kumpulan Wang Asrama ini enrolmen murid bagi tahun pengauditan diperlukan dan dinilai pada 1 Oktober tahun
sebelumnya di samping jumlah bantuan pelajaran juga ditunjukkan bagi memudahkan proses pengauditan. Akhir sekali
Penyata Penyesuaian Bank juga mesti ditunjukkan.

http://kedah.edu.my/kewangan

Dikuasai oleh Joomla!

Dijanakan : 5 March, 2013, 01:19