Tatacara Penggantian Cek Hilang

Cek-cek yang hilang harus digantikan oleh Pengetua atau Guru Besar di sekolah dengan
mengikut prosedur-prosedur tertentu.
Tatacara-tatacaranya adalah seperti berikut:
a. Pengetua atau Guru Besar akan mendapatkan surat pengesahan tentang kehilangan cek
daripada penerima cek apabila cek yang dikeluarkan hilang.
b. Pengetua atau Guru Besar akan memberitahu bank secara bertulis untuk
memberhentikan pembayaran dan Pengetua/Guru Besar mendapatkan pengesahan secara
bertulis.
c. Pengetua atau Guru Besar melakukan semakan terhadap penyata bank bagi bulan
berkenaan bagi memastikan "Cek yang Hilang" tidak ditunaikan dari tarikh cek itu
hingga tarikh berhenti pembayaran.
d. Tindakan menggantikan cek boleh diambil setelah dipastikan bahawa cek yang hilang
itu tidak ditunaikan.
e. Sekiranya cek yang dilaporkan hilang atau ditunaikan, perakuan tentang kehilangan
dan hapuskira hendaklah disediakan dan jika cek hilang tidak dijumpai semula maka
Pengetua atau Guru Besar terpaksa menggantikan nilai wang yang terdapat dalam cek
tersebut dengan cara potongan gaji.

Stok Buku Cek Sekolah

Pengetua atau Guru Besar memeriksa semua buku cek berada dalam keadaan baik semasa
penerimaan. Nombor buku cek diperiksa untuk memastikan nombor buku cek adalah
berturutan. Sekiranya terdapat kerosakan, buku cek haruslah dipulangkan kepada pihak
bank semula. Setelah pemeriksaan dilakukan, Pengetua atau Guru Besar membuat satu
perakuan di mana ia akan menandatangani di belakang kaunterfoil yang terakhir sebagai
bukti pemeriksaan telah dilakukan.
Semua buku-buku cek yang diterima dan dikeluarkan hendaklah 'SEGERA'
direkodkan dalam daftar stok buku-buku cek. Semua buku cek yang yang belum
digunakan disimpan dalam di dalam peti besi sekolah atau di tempat yang selamat. Pada
hari penutupan urusan harian, buku cek tersebut hendaklah disimpan di dalam peti besi.
Jika pihak sekolah mendapatkan stok buku cek dari Bank Islam Malaysia Berhad, maka
segala masalah yang timbul diuruskan dengan pihak Bank Islam.
Pembayaran Gaji
Gaji dibayar kepada semua pegawai dan kakitangan sekolah melalui Sistem Gaji
Berkomputer dan Baucar Pembayaran Berasingan. Melalui Sistem Gaji Berkomputer,
pembayaran gaji dipertanggungjawabkan di bawah peruntukan Jabatan Pelajaran Negeri
kecuali bagi sekolah-sekolah yang memegang waran peruntukan dan pembayaran dicaj
kepada kod emolumen.
Selain itu, sekolah juga harus mendapatkan nombor pusat pembayaran dan
menentukan Pejabat Pembayaran negeri masing-masing. Perubahan gaji bulanan perlu
dilakukan melalui penyata perubahan gaji jika ada perubahan di lembaran gaji seperti
kakitangan baru, pertukaran masuk, pertukaran keluar/bersara/berhenti, kenaikan
pangkat/pelarasan gaji/naik pangkat dan perubahan terhadap potongan. Perubahan
tersebut harus dilakukan dengan menggunakan dan berasaskan kod-kod gaji yang
diluluskan oleh Jabatan Akauntan Negara.
Tarikh membayar gaji mengikut AP 105 (a) adalah kecuali sebagaimana dibenarkan
oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri, gaji dan elaun
tidak boleh dibayar sebelum hari kerja penuh yang akhir dalam bulan gaji dan elaun itu
kena dibayar. Menurut AP 105 (b), gaji bulanan bagi pegawai-pegawai awam dibayar
terlebih dahulu dalam bulan jatuhnya Hari Raya Puasa, Tahun Baru Cina dan Deepavali
jika hari perayaan jatuh selepas 15 haribulan.
Gaji pekerja-pekerja bergaji hari, gajinya boleh dibayar sehingga dan termasuk tarikh
yang sebenar bayaran dilakukan, tidak lebih daripada 7 hari sebelum tarikh hari perayaan.
Pembayaran gaji melalui Baucar Berasingan dilakukan apabila terdapat lantikan baru
dan pertukaran masuk yang tidak sempat masuk dalam sistem gaji berkomputer bagi
kakitangan tetap dan guru-guru sandaran yang mengisi jawatan tetap.
Pengetua atau Guru Besar perlu memastikan semua dokumen sokongan bagi
membolehkan pembayaran gaji dilakukan seperti Kewangan 8 pada bahagian lampiran
dengan secepat mungkin supaya pembayaran gaji boleh dibuat dengan segera.
Pembayaran Balik Gaji
Pembayaran balik gaji berlaku kepada kakitangan yang bercuti tanpa gaji atau separuh
gaji. Setiap kutipan balik hendaklah diserahkan kepada Pusat Tanggungjawab dengan
memenuhi satu daripada dua cara iaitu menghantar terus pembayaran tersebut kepada
Pusat Tanggungjawab dan memasukkan pembayaran tersebut ke dalam akaun sekolah
dan satu cek dikeluarkan kepada Pusat Tanggungjawab masing-masing dalam tempoh 30
hari dari tarikh penerimaan pembayaran balik tersebut.
Jika cara kedua di atas dipilih, Pengetua atau Guru Besar hendaklah mengeluarkan
resit sebagai mengaku terima wang tersebut dan direkodkan ke dalam Buku Tunai
Kumpulan Wang Kerajaan. Pengetua atau Guru Besar haruslah menyediakan baucar
pembayaran mengikut prosedur apabila pembayaran balik gaji tersebut dibuat kepada
Pusat Tanggungjawab.

Bayaran Pendahuluan Gaji

Pembayaran ini boleh dibuat kepada mana-mana pegawai yang lewat menerima gaji
seperti pegawai yang baru ditempatkan di sesebuah sekolah atau baru berpindah.
Permohonan bagi pembayaran ini perlu dibuat oleh pegawai berkenaan kepada Jabatan
Pelajaran Negeri dan permohonan tersebut dibuat dengan menggunakan Borang
Permohonan untuk Pendahuluan di bahagian lampiran. Jumlah pendahuluan yang
dibenarkan hendaklah tidak melebihi separuh daripada gaji yang layak diterima.
Pengetua atau Guru Besar haruslah menyelenggara satu Daftar Pembayaran Balik
Pendahuluan Gaji dan apabila gaji pegawai berkenaan dibayar, Pengetua atau Guru Besar
bertanggungjawab untuk memastikan pendahuluan tersebut dibayar balik sepenuhnya
oleh penerima. Kesimpulannya, proses pembayaran gaji bagi sekolah adalah berpandukan
kepada buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Sekolah yang dikeluarkan
oleh Kementerian Pelajaran Malaysia.

Kawalan Peruntukan
Perbelanjaan sesebuah organisasi perlu dikawal. Dalam mana-mana kementerian,
Pegawai Pengawal adalah pegawai yang bertanggungjawab menguruskan perkara-perkara
berkaitan kawalan peruntukan. Bagi mengawal segala peruntukan supaya ia tidak
dibelanjakan melebihi belajawan yang telah dirancang, Buku Vot digunakan.

Buku Vot
Buku Vot ialah satu rekod kewangan yang disimpan oleh Jabatan Kerajaan yang
mempunyai Pusat Tanggungjawab sendiri bagi merekod segala peruntukan yang diterima,
perbelanjaan yang dilakukan, liabiliti dan perubahan kepada peruntukan. Ia menunjukkan
kedudukan setiap pecahan maksud peruntukan, kumpulan wang atau peruntukan dengan
jelas. Buku Vot ini bertujuan untuk membantu dan mencegah perbelanjaan berlebihan dan
liabiliti supaya ia tidak melebihi peruntukan yang diluluskan dan juga satu sumber
rujukan maklumat kewangan yang berkesan bagi tujuan menyediakan laporan berkaitan
dengan perbelanjaan, liabiliti dan baki peruntukan.

Kegunaan Buku Vot

Buku Vot ini digunakan untuk :
a. Sebagai alat pengurusan
Bagi merancang perbelanjaan sesebuah organisasi, contohnya pembelian aset tetap
sekolah, membuat pengubahsuaian bangunan sekolah dan lain-lain lagi. Selain itu, ia juga
merancang penambahan atau pengurangan peruntukan dan ia juga dijadikan sebagai asas
dalam menyediakan laporan kewangan bagi sekolah tersebut.
b. Sebagai alat kawalan
Buku Vot ini menentukan perbelanjaan yang telah dibuat tidak melebihi peruntukan yang
diberi dan mengawal penerimaan waran peruntukan. Lagipun, ia digunakan untuk
mengawal kemajuan pembayaran dengan memastikan bahawa pembayaran sesuatu
projek itu adalah mengikut peringkat kemajuannya. Segala bentuk kegiatan yang
berunsur penyelewengan dapat dicegah dengan langkah-langkah pengawalan ini.

Peraturan Mengenai Kawalan Buku Vot

Setiap pegawai pengawal yang diamanahkan untuk mengawal mana-mana bahagian
pecahan kepala perbelanjaan atau Kumpulan Wang Amanah harus menyelenggara sebuah
Buku Vot yang menunjukkan dengan jelas pada bila-bila masa:
a. Amaun yang dibenarkan
b. Semua debit dan kredit serta jumlah kemaskini perbelanjaan bersih
c. Baki peruntukanyang masih ada
d. Tanggungan mengikut bila ia dilakukan

Tanggungjawab Pegawai Pengawal

Memastikan semua PTJ atau Pusat Kos yang menerima peruntukan menyelenggara Buku
Vot dengan sempurna.
Memastikan Penyata Perbelanjaan Bulanan disediakan dan diserahkan untuk tujuan
mengemaskini rekod.
Memastikan Pengesahan dan Penyesuaian Perbelanjaan dilakukan serta mengambil
langkah-langkah perlu bagi menyelesaikan perbezaan catatan di Buku Vot dengan
Laporan Terperinci.
Mengadakan pemeriksaan mengejut ke atas semua Buku Vot bagi memastikannya
disimpan dengan sempurna dan kemaskini.

Item-item dalam Buku Vot

Buku Vot terbahagi kepada 3 bahagian:
1. Bahagian I
Bahagian ini terletak di penjuru kiri atas dan digunakan untuk merekodkan maklumat vot
seperti nombor vot, kad program/aktiviti dan kod objek serta jumlah peruntukan bagi
tahun tersebut. Semua perbelanjaan telah diklasifikasikan mengikut kod yang telah
ditetapkan berdasarkan Agihan Kod Peruntukan Kementerian Kewangan Malaysia.
2. Bahagian II
Bahagian ini terletak di penjuru kanan atas dan ia digunakan untuk merekod maklumat
dan amaun yang diluluskan bagi tahun tersebut seperti peruntukan yang diterima untuk
perbelanjaan atau pembatalan peruntukan.
3. Bahagian III
Bahagian ini merekod dengan lengkap transaksi seperti peruntukan yang diterima melalui
waran, pengurangan atau penggunaan peruntukan, viremen, tanggungan dikenakan,
pembatalan, perbelanjaan, penyesuaian dan baki yang masih ada.
 Rajah Contoh Buku Vot

Tatacara Merekod Urusniaga ke Buku Vot

Merekod urusniaga ke Buku Vot mempunyai tatacaranya. Antaranya:
1. Menerima peruntukan
Apabila menerima sesuatu waran peruntukan atau waran peruntukan kecil untuk kali
pertama dalam sesuatu tahun.
2. Menerima waran peruntukan tambahan.
3. Pengurangan peruntukan
 Apabila waran ditarik balik peruntukan diterima daripada Perbendaharaan.
4. Pindah Peruntukan (Viremen)
Proses memindahkan peruntukan dari satu objek perbelanjaan kepada satu objek
perbelanjaan yang lain atau dari satu program kepada satu program yang lain di
bawah satu vot.
Viremen ini dibahagikan kepada dua iaitu Viremen Keluar ialah merekod objek
perbelanjaan atau program dari mana peruntukan dikeluarkan manakala Viremen
Masuk ialah merekod objek perbelanjaan atau program kepada mana peruntukan
diberikan.
5. Melakukan tanggungan untuk perbelanjaan:
Apabila pesanan tempatan dikeluarkan atau sesuatu kontrak atau perjanjian atau surat
kebenaran untuk membekal barang-barang dan perkhidmatan dalam sesuatu tahun
kewangan yang sama, urusniaga ini direkod sebagai tanggungan.
6. Membatalkan tanggungan
Apabila sesuatu pesanan itu dibatalkan, catatan yang telah direkod ke dalam Buku
Vot perlu diselaraskan.
7. Perbelanjaan
Apabila sesuatu amaun bayaran itu menyamai amaun tanggungan yang telah direkod.
Apabila sesuatu amaun bayaran itu melebihi amaun tanggungan yang telah direkod,
tanggungan tambahan perlu dilakukan dan direkod.
Apabila sesuatu amaun bayaranitu kurang daripada amaun tanggungan yang telah
direkod.
8. Kredit perbelanjaan
Apabila sesuatu bayaran untuk perbelanjaan diterima balik, ia adalah kredit
perbelanjaan. Kredit perbelanjaan memerlukan atau tidak memerlukan apa-apa
bayaran pada masa depan.
9. Catatan Pelarasan
Dibuat untuk membetulkan sebarang kesilapan atau ketinggalan. Kesilapan harus
dibetulkan dengan 2 catatan iaitu membatalkan catatan yang silap dan merekod butir-
butir urusniaga yang betul.
Had Perbelanjaan (AP 18)
Undang-undang perbekalan (Supply Act) tidak mengikat pemerintah supaya :
1. Membelanjakan semua peruntukan yang diberi.
2. Tidak mengehadkan perbelanjaan kepada pecahan maksud tertentu yang ditunjukkan
dalam anggaran.
3. Kebenaran yang diberi oleh sesuatu waran boleh diubah. Peruntukan tersebut boleh
ditarik balik, dikurangkan atau dikenakan syarat.

Kesimpulan
Peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dalam menguruskan segala prosedur berkaitan
dengan pembayaran dapat dipatuhi bagi mengelakkan kesilapan, salah laku dan
penyelewengan dalam urusan pembayaran. Pihak sekolah haruslah mengikut prosedur-
prosedur yang telah ditetapkan dalam menguruskan hal-hal berkaitan dengan
pembayaran. Perkara ini adalah bagi mengelakkan sebarang masalah yang akan timbul
pada masa depan.

Lampiran
Bibliografi
Contoh Penyata Perubahan Pendapatan (Kew 8) Imbuhan Tetap Perumahan (ITP) bagi
Perkhidmatan Awam Persekutuan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 2015.
Dipetik pada 18 Mac 2016 daripada
http://jpnmelaka.moe.gov.my/v3/index.php/ms/laman-informasi/berita-artikel/terkini/
3634-contoh-penyata-perubahan-gaji-pendapatan-kew-8-imbuhan-tetap-perumahan-i
tp-bagi-perkhidmatan-awam-persekutuan-pekeliling-perkhidmatan-bilangan-8-tahun-
2015

Ibrahim Tamby Chek dan Rosli Samat (2006). Perakaunan Dalam Organisasi
Pendidikan. Kuala Lumpur : Pustaka Salam Sdn Bhd.