SISTEM DAN KEBIJAKAN

KEUANGAN
LEMBAGA BANTUAN HUKUM PEREMPUAN DAN ANAK
MOROTAI

Lembaga Bantuan hukum perempuan dan Anak Morotai,menganut kebijakan

akuntansi yang ketat dan bertanggungjawab untuk melindungi sumberdaya
keuangan dan asset lembaga . Lembaga berkewajiban untuk memprosesi
laporan yang akurat demi kepentingan akuntabilitas lembaga .

Format dan aturan pelaporan keuangan akan dikembangkan dan diatur secara
baku dengan penuh tanggungjawab dan transparan. Semua pemasukan dan
pengeluaran dibukukan dengan cara yang akurat sehingga memenuhi standar
pelaporan keuangan secara umum oleh pihak pemberi dana maupun lembaga.

Penerimaan uang
Sumber penerimaan uang bisa berasal dari : dana hibah, iuran keanggotaan,
warisan, sumbangan lain, uang jasa konsultasi, kontribusi dari anggota dsb.

SISTEM PENGGAJIAN
Lembaga memproses daftar gaji secara teratur berdasarkan laporan yang
diberikan setiap bulan setiap staf yang disertai dengan time sheet
Pemrosesan daftar gaji
- Daftar gaji : Setiap tahun disiapkan jadwal daftar gaji yang meliputi
tanggal periode pembayaran, batas waktu, lembaran waktu dan tanggal
proses pendistribusian cek pembayaran.
- Lembar waktu (time sheet) dan Laporan Kegiatan bulanan Setiap
awal periode pembayaran didistribusikan lembar waktu.
Tata Cara pembayaran Gaji
- Gaji di bayarkan tepat waktu ditanggal awal setiap bulan nya atau
menyesuaikan dengan keadaan keuangan lembaga
- Gaji akan di transfer ke rekening masing masing staf

1
 - Gaji di bayarkan sesuai dengan nominal yang tertera di Kontrak
Kerja

Buku Daftar Gaji

Setiap periode pembayaran disiapkan buku daftar gaji dapat bervariasi, namun
secara minimal harus membuat:
- Perhitungan pembayaran kotor
- Pengurangan dari pembayaran kotor untuk pajak dan lain-lain
- Pembayaran bersih
- Pengurangan dari pembayaran bersih, pembayaran untuk pemberian gaji
dimuka, sumbangan sukarela, dll.

Surat Pernyataan Pembayaran Perorangan

Setiap staf menerima surat pernyataan pembayaran setiap pembayaran yang
meliputi :
- Pembayaran biasa
- Total pembayaran kotor
- Jumlah dan keterangan setiap pengurangan
- Pembayaran bersih
- Tanggal awal dan akhir periode pembayaran

2
Sistem Pemrosesan Gaji
Lembaga membuat sistem pemrosesan daftar gaji dan sistem tersebut harus
sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Beberapa Faktor yang harus
dipertimbangkan untuk mengadakan evaluasi:
- Jumlah staf tetap
- Ketersediaan dana lembaga
- Lamanya jam kerja
- Posisi atau jabatan

Lembar Waktu ( time sheet )

Setiap akan transaksi Direktur atau staf yang berkompeten mengevaluasi berapa
jam kerja dan menandatangani sebagai tanda persetujuan untuk dibayarkan ke
staf yang bersangkutan.

Menandatangani slip gaji

Slip gaji ditandatangani 2 diantara 3 orang yang mempunyai otoritas
menandatangani slip. Mereka adalah direktur umum,Sekertaris dan manager
Keuangan dan Administrasi atau staf keuangan dan administrasi

Akunting untuk biaya-biaya penggajian

Daftar gaji direkam dengan system akunting lokal setiap kali daftar gaji diproses

Pemberian Gaji dimuka

Lembaga bantuan Hukum, menyadari kadang-kadang ada staf yang mempunyai
kebutuhan secara mendadak yang memerlukan pemberian gaji dimuka. Untuk
lembaga dapat memenuhinya dengan syarat bahwa jumlahnya terbatas, satu
orang staf berhak atas satu kali kesempatan memperoleh bantuan pembayaran
gaji dimuka satu tahun sekali, dan jumlahnya tidak boleh lebih dari standar gaji
yang telah ditentukan. Pengembalian pembayaran gaji dimuka harus dilakukan
pada saat pembayaran gaji berikutnya. Hanya dalam kondisi yang mendesak hal
itu dapat dicicil pengembaliannya.

3
Berkas daftar gaji
Berkas daftar gaji dipergunakan kalau ada perubahan dan penyesuaian.
Sedangkan lembar waktu bermanfaat untuk setiap pemrosesan daftar gaji.
Berkas daftar gaji memuat :
- Lembar waktu yang telah ditandatangani staf yang bersangkutan
- Tandatangan staf accunting sebagai bukti telah menerima slip
pembayaran
- Formulir alokasi daftar gaji
- Penyesuaian daftar gaji

PERJALANAN ATAU KUNJUNGAN LAPANGAN

 Pimpinan lembaga memberikan persetujuan semua perjalanan staf dengan
penandatanganan dimuka.
 Pengeluaran untuk setiap kegiatan di lapangan, staf lapangan dapat
mengajukan uang muka atas persetujuan koordinator program dan direktur
yang kemudian dapat di cairkan oleh bendahara.

 Lembaga mengganti seluruh biaya (reel) real cosh bagi staf yang melakukan
perjalanan kelapangan dalam kegiatan lembaga berdasarkan kesepakatan.

4
Rincian per diem
1. Per diem diberikan kepada staf yang melakukan tugas lembaga keluar kota
(tugas lapangan) mendapatkan penggantia biaya : penginapan, makan, dan
transportasi
- Transportasi dalam kota maksimal Rp. 100.000/hari
- Biaya perjalanan sesuai dengan harga riil dilapangan
- Untuk penginapan bagi direktur maksimal Rp 500.000/malam dan
maksimal Rp.350.000/ malam untuk staf.
2. Perdiem perjalanan bagi staf yang melakukan pekerjaan lapangan/ Dinas
Luar kota berhak diberikan maksimal Rp. 175.000,./hari

Kunjungan lapangan
1. Kunjungan lapangan ialah kunjungan perjalanan kesuatu lokasi yang
termasuk dalam lokasi program yang sedang dijalankan
2. Penanggung jawab program berkewajiban menentukan biaya-biaya yang
diperlukan untuk kunjungan lapangan.
3. Daftar tarif per diem dan biaya kunjungan lapangan yang disebutkan diatas
wajib disampaikan kepada Penanggungjawab Jawab Keuangan dan
Administrasi untuk tujuan koreksi apabila diperluan.
4. Pedoman bagi kunjungan lapangan, bagi semua staf ialah sebagai berikut :
- Jika makanan dan penginapan disediakan, maka tidak ada tunjangan
tambahan.
- Jika penginapan disediakan (tanpa makanan), maka tunjangan harian
yang layak harus diberlakukan bagi staf yang berkunjung.
5. Pedoman ini harus diberlakukan kepada semua staf lapangan. Akan tetapi,
kebijakan ini tidak berlaku bagi staf yang berasal dari lapangan yang berasal
dari wilayah yang bersangkutan.

5
II. TEKHNIS PENERIMAAN DAN PELAPORAN KEUANGAN

I. TEKHNIS PENERIMAAN BANK

1. Setiap penerimaan harus disetor ke Bank dan ditertibakan dalam Bukti
Bank Terima (VOUCHER)
2. Bukti Bank Terima (Voucher) harus diberi nomor urut dan dikontrol oleh
menejer keuangan. VOUCHERdan yang dibatalkan harus ditandai
”BATAL” dan kemudian di file untuk referensi yang akan datang
3. Fungsi dari penerimaan kas dan penerbitan VOUCHER harus dipegang
oleh petugas book keeper atau akuntan
4. Harus menggunakan kotak Kas dan kunci untuk pengamanan
5. Seluruh penerimaan harus disetorkan secara utuh ke Bank tidak lama dari
hari kerja Bank berikutnya. Kas yang tidak segera disetorkan harus
disimpan dalam kotak kas
6. Adanya tanggungjawab yang jelas untuk penanganan dan pengawasan
uang secara fisik

6
 7. Perhitungan fisik yang tidak terjadwal terhadap penerimaan yang tidak
disetorkan harus dilaksanakan secara periodik oleh petugas bagian
keuangan atau kasir
8. Setiap hari kasir menyiapkan Buku Bank (BB)
9. Rekening Bank terpisah dipertahankan untuk satu Grantor dan dana dari
Grantor lain untuk menghindari penggabungan
10.Rekonsiliasi transaksi Bank dilakukan secara bulanan

II. TEKHNIS PENGELUARAN BANK

1. Pencairan atau pengeluaran dana bank ditanda tangani lebih dari 1 orang
dalam hal ini direktur dan manajer keuangan.
2. Bukti Bank Keluar (VOUCHER) harus bernomor urut
3. Semua pengeluaran selain yang berasal dari kas kecil harus dicek
4. Pengeluaran tidak boleh diambil langsung dari penerimaan yang belum
disetorkan atau kas yang diterima dari pihak ke tiga
5. Semua cek yang dibuat harus atas nama penerima tertentu, pencairan
cek menjadi kas atau untuk pemegang tidak diperkenankan
6. Harus ada penandatanganan cek. Penandatangana cek tidak boleh
dilakukan oleh pejabat berwewenang tanpa ada dokumen pendukung.
Cek yang belum diisi tidak boleh ditandatangani
7. Semua VOUCHER, harus diverifikasi oleh Menejer Keuangan dan
disetujui oleh Direktur
8. Semua VOUCHER, bersama dengan dokumen pendukung harus di cap
”LUNAS” dengan tanggal pembayaran tertera, untuk mencegah
kemungkinan beredarnya kembali dokumen pendukung untuk
pembayaran yang tidak sah
9. Cek yang batal atau rusak harus ditandai ”BATAL” dan di file-file untuk
referensi yang akan ditandatangi

7
10.Penerima atau orang yang menerima cek harus menyatakan telah
menerima pembayaran dengan menandatangani kolom penerima
VOUCHER
11.Persiapan dan pengeluaran cek harus dipisahkan dari fungsi pencatatan
12.Rekonsiliasi Bank harus dilakukan bulanan oleh pegawai selain yang
menerbitkan, menyimpan dan pendantangani cek
13.Menggunakan dana grantor sesuai dengan anggaran yang ada
didalam perjanjian dan usulan yang telah disetujui grantor dan penerima
grant
14.Dokumen yang dibutuhkan sekurang-kurangnya adalah VOUCHER
yang disetujui dengan dokumen pendukung sebagai berikut :
- Kwitansi
- Faktur Rekanan
- Order Pembelian
- Permohonan Uang Muka
- Pertanggungjawaban Uang Muka
- Daftar Gaji
- Dokumen lain yang berlaku

8
III. TEKHNIK PENGGUNAAN KAS KECIL
1. Jumlah kas kecil maksimal sebesar Rp. 10.000.000,. dan minimal
Rp. 5.000.000, untuk biaya-biaya berjumlah kecil dan rutin
2. Dan Kas Kecil harus dikontrol dengan sistem imprest, yakni setiap jumlah
brankas kecil ditambah sisa uang dalam kas sama dengan jumlah
maksimal Kas Kecil yang telah ditetapkan
3. Batas maksimum pengeluaran tunggal (contoh Rp. 5.000.000,.) harus
ditetapkan dan semua pengeluaran yang melebihi batas ini harus dibayar
dengan cek
4. Dana Kas Kecil harus dipisahkan secara fisik dari uang pribadi atau uang
Kas Kecil dari sumber dana yang berbeda
5. Dana Kas Kecil dan semua dokumen pendukung harus dicap ”LUNAS”
dengan tanggal pembayaran tertera untuk mencegah kemungkinan
penggunaan ulang dokumen pendukung
6. Pegawai yang berwewenang atas dana harus memiliki cash box (dengan
kunci) dan kunci kotak harus disimpan pada tempat yang aman. Yang
berhak memegang dana tersebut hanya satu orang atau tidak lebih dari
dua orang
7. Dana Kas Kecil tidak dapat digunakan untuk menguangkan cek pribadi
atau pengeluaran oleh pihak lain
8. Uang muka dari dana kas kecil ini harus dipertanggungjawabkan dalam
waktu maksimal 5 (lima) hari kerja sejak selesainya kegiatan. Laporan
pertanggunjawaban Uang Muka harus diperiksa dan disetujui oleh
menejer keuangan yang diketahui oleh Direktur
9. Uang muka tidak akan diberikan pada staff yang belum
mempertanggungjawabkan uang muka untuk kegiatan yang telah
diselesaikan sebelumnya.

Aturan tentang Petty Cash lembaga

1. Besarnya anggaran petty cash lembaga maksimal Rp. 10.000.000,00 dan

minimal Rp. 5.000.000,00 serta dapat diisi kembali jika sudah habis di
gunakan.

2. Fungsi dari petty cash tersebut antara lain :

9
 a. Membayar tagihan dalam jumlah kecil

b. Dana cadangan lembaga untuk kebutuhan mendadak yang belum

diprediksi sebelumnya.

c. Sebagai dana langsung lembaga

d. Untuk lebih cepat dalam proses pembayaran pembelian barang dengan

dana yang tidak banyak.

IV. TEHKNIS PENGGUNAAN UANG

MUKA UANG MUKA MELALUI KAS
KECIL
1. Yang berwewenang menyetujui Permohonan Uang Muka terbatas pada :
a. Menejer Keuangan untuk jumlah Rp. 1.000.000,.
b. Direktur untuk jumlah diatas Rp. 1.000.000,.
2. Bukti Kas Keluar (VOUCHER), Bukti Pendukung Ekstern (BPE) atau
Permohonan Uang Muka (PUM) harus dicap ”LUNAS) dengan tanggal
pembayaran didalamnya untuk mencegah penggunaan dari pihak-pihak
yang tidak berwewenang
3. Semua staff tidak boleh memakai uang untuk keperluan pribadi
4. Uang Muka yang sudah diambil harus dipertanggungjawabkan terlebih
dahulu sbelum dapat mengajukan permintaan uang muka yang baru
5. Dokumen yang dibutuhkan sekurang-kurangnya adalah PUM, VOUCHER
dan BPE

V. PENGARSIPAN PELAPORAN KEUANGAN

Setiap Laporan keuangan yang telah di buat harus di arsipkan dengan baik

1
0
1
1
 UANG MUKA MELALUI BANK
- Yang berwewenang menyetujui Permohonan Uang Muka (PUM) hanya
terbatas pada Menejer Keuangan atau wakil yang ditunjuk oleh pejabat
yang berwewenang
1. Sebelum Menejer Keuangan menyetujui pembayaran PUM, pemeriksaan
untuk menentukan ketersediaan dana harus dilakukan terlebih dahulu
2. Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka (PUM) dan semua dokumen
pendukungnya harus dicap ”LUNAS” dengan mencantumkan tanggal
pembayaran untuk mencegah penggunaan ulang oleh pihak-pihak yang
tidak bertanggungjawab
3. Uang Muka yang diambil harus dipertanggungjawabkan dalam waktu 5
(lima) hari setelah tanggal selesainya kegiatan
4. Uang muka tidak boleh dipakai untuk keperluan pribadi dan staff lembaga
5. Uang Muka hanya dipergunakan untuk biaya-biaya yag terdapat dalam
anggaran yang disetujui grantor
6. Uang Muka yang telah diambil harus selesai dipertanggungjawabkan
dahulu baru dapat mengajukan permintaan uang yang baru
7. Dokumen yang dibutuhkan sekurang-kurangnya adalah PUM dan LPUM
yang harus didukung dengan bukti pendukung seperti tiket pesawat, faktur
kwitansi dan bukti pendukung lainya

VI.SISTEM PEMBAYARAN GAJI

1. Daftar Hadir (DH) harus diperiksa dan disetujui oleh Menejer Keuangan
atau wakil yang ditunjuk
2. Potongan yang diharuskan lembaga pemerintah seperti pajak (PPH dan
PPN) dan pengurangan lainya harus diperiksa sebelum dikurangi dari
setiap pembayaran staff.
3. Menejer Keuangan memeriksa dan membandingkan data pembayaran
gaji dengan catatan setiap staff secara rutin
4. Semua gaji yang belum dibayar dalam waktu 3 hari harus disetorkan
kembali kepada bank. Pembayaran kemudian untuk gaji yang belum
dibayar harus dibuat dengan cek
1
2
 5. Staff yang dianggarkan untuk bekerja yang biayai oleh dana dari grantor
akan bekerja pada program secara penuh (Full Time) kecuali jika ada
ketentuan lain. Laporan pengeluaran harus dilampirkan dengan uraian
biaya gaji staff yang dinyatakan sebagai item yang terpisah untuk tiap
posisi, nama pemegang jawaban, full time atau part-time dan besaran
gaji.
6. Dokumen yang dibutuhkan adalah sekurang-kurangnya daftar hadir yang
disetujui oleh pejabat yang berwewenang dan Daftar Gaji yang telah
ditandatangani oleh pegawai yang bersangkutan sebagai bukti telah
menerima pembayaran

VII.SISTEM PEMBELIAN BARANG

1. Semua pembelian dalam jumlah > Rp. 1.000.000,. harus didukung oleh
Surat Permintaan Pembelian (SPP)
2. Prosedur seleksi rekanan sekurang-kurangnya 3 (tiga) rekanan harus
dilakukan untuk penjamin diperolehnya barang dengan kualitas yang
memuaskan dengan harga dan syarat pembayaran yang pantas
3. Surat Permintaan Pembelian (SPP) dan penawaran dari rekanan terpilih
harus menjadi dasar untuk menyimpan Order Pembelian (OP)
4. Pembelian harus dibuat dengan petunjuk berikut:
a. Kwitansi dan spesifikasi yang diminta harus sesuai dengan kwitansi dan
spesifikasi pada faktur dan barang yang diterima
b. Barang dengan kwitansi yang memuaskan diperoleh dengan harga yang
pantas
c. Pembayaran dilakukan jika semua barang diterima dalam kwitansi dan
spesifikasi yang tepat
5. Pembayaran kepada rekanan harus benar-benar disetujui dan harus
dibayar dengan cek atas nama rekanan
6. Pembelian harus sesuai dengan anggaran yang disetujui dalam perjanjian
1
3
 hiba dan disetujui oleh staf yang berwewenang. Kecuali, jika disetujui oleh
pemberi hiba atau dana.
7. Dokumen yang harus ada di file sekurang-kurangnya adalah
a. Surat Permintaan Pembelian yang disetujui
b. Surat Penawaran Harga dari 3 (tiga) Supplier untuk pembelian lebih dari
Rp. 1.000.000,. dan daftar keterangan tentang harga serta syarat
pembayaran atas barang/jasa yang ditawarkan
c. Order Pembelian (OP) yang telah disetujui
d. Bukti Penerimaan atau Surat Jalan Rekanan
e. Faktur Penjualan Rekanan

1
4