DESKRIPSI KERJA
Transaksi keuangan adalah proses uang masuk dan uang keluar yang berasal dari dan
untuk kas KAMMI. Proses transaksi ini dilakukan oleh biro / bagian kas keuangan dengan
pihak yang terkait dengan penggunaan anggaran. Semua proses transaksi ini diketahui
oleh bendahara umum.
Pengarsipkan bukti transaksi adalah pengumpulan seluruh bukti transaksi keuangan. Jika
ada bukti yang hilang atau tidak ada bentuk fisiknya, maka bagian administrasi keuangan
akan membuatkan kuitansi untuk transaksi tersebut.
Verifikasi anggaran adalah proses pengecekan ulang Rencana Anggaran Belanja (RAB)
yang diajukan oleh pihak yang berkepentingan kepada tim bendahara. Proses verifikasi
anggaran ini dapat dilakukan oleh bendahara umum ataupun oleh tim yang dibentuk
pada tataran pimpinan organisasi.
1
1.5. PEMETAAN POTENSI ANGGARAN
Pemetaan anggaran adalah proses analisis yang dilakukan oleh tim bendahara yang
dipimpin oleh bendahara umum terkait dengan berbagai potensi anggaran yang
berkaitan dengan organisasi. Proses pemetaan ini dilaksanakan setiap bulan oleh tim
bendahara yang melibatkan beberapa stakeholder pengurus organisasi.
2
BAGIAN II:
DEFINISI
2.1. Berikut beberapa istilah yang digunakan di dalam panduan keuangan KAMMI
2.2. Pengeluaran Dana adalah proses keluarnya uang dari kas KAMMI untuk
operasional kegiatan KAMMI, baik untuk personal maupun program.
2.3. Pengeluaran Rutin Kebutuhan Sekretariat adalah pengeluaran yang diperuntukkan
sekretariat KAMMI.
2.4. Pengeluaran Kebutuhan Dana Kegiatan adalah pengeluaran untuk program
kegiatan KAMMI.
2.5. Pengeluaran Rapat BPH adalah pengeluaran untuk kegiatan rapat BPH KAMMI.
2.6. Pengeluaran Perjalanan Organisasi adalah Pengeluaran yang diperuntukkan
delegasi KAMMI yang akan menghadiri agenda/ undangan dari KAMMI daerah
2.7. Penerimaan Dana adalah proses masuknya uang dari luar ke dalam kas KAMMI
2.8. Dana Bantuan Personal adalah bantuan pendanaan yang berasal dari perorangan /
personal / tokoh yang sifatnya tidak mengikat yang digunakan untuk aktivitas
kegiatan dan program KAMMI.
2.9. Dana Program adalah bantuan pendanaan yang bersifat program kegiatan yang
harus dilaksanakan terpisah dengan sponsor tunggal baik dari kementerian,
lembaga, NGO dan lain sebagainya
2.10. Dana Bansos APBN adalah bantuan pendanaan yang bersifat bantuan sosial dari
kementrian terkait dengan KAMMI.
2.11. Dana Bantuan Program Rutin adalah bantuan pendanaan atau sponsorship yang
diperuntukkan untuk program rutin KAMMI seperti mukernas, rapimnas, rakornas,
TPN, dan lain sebagainya.
3
BAGIAN III:
PROSEDUR KERJA
PENGHIMPUNAN DANA
Proses penghimpunan yang ditujukan untuk kas KAMMI mengikuti aturan sebagai berikut.
PENGELUARAN DANA
4
biro kas keuangan membuatkan kuitansi penerimaan uang yang diketahui
oleh pihak yang berkepentingan terhadap anggaran yang diajukan.
- Kesekjenan melaporkan bukti penggunaan anggaran yang diajukan kepada
kepala biro administrasi keuangan setiap bulannya. Jika tidak memberikan
laporan penggunaan dana perbulan, maka ajuan pengeluaran di bulan
berikutnya akan postponed (ditunda) sampai kepala biro administrasi
keuangan menerima laporan bulan sebelumnya.
5
3.3 Rapat BPH KAMMI
Kebutuhan Konsumsi Rapat :
- Tim kesekjenan mengajukan anggaran yang sudah disepakati dengan
mengisi form pengeluaran keuangan ke bendahara umum
- Bendahara umum menyetujui anggaran yang diajukan dengan memberikan
pengesahan pada form ajuan yang berasal dari tim kesekjenan
- Tim kesekjenan memberikan form ajuan yang sudah disetujui kepada kepala
biro administrasi keuangan
- Kepala biro administrasi keuangan melakukan verifikasi dan konfirmasi form
pengeluaran keuangan yang diajukan
- Kepala biro kas keuangan memberikan atau mentransfer jumlah anggaran
yang dikeluarkan sesuai dengan form ajuan, dan bukti transfer disimpan
sebagai arsip. Jika anggaran yang diberikan berbentuk cash, maka kepala
biro kas keuangan membuatkan kuitansi penerimaan uang yang diketahui
oleh pihak yang berkepentingan terhadap anggaran yang diajukan.
- Kesekjenan melaporkan bukti penggunaan anggaran yang diajukan kepada
kepala biro administrasi keuangan setiap bulannya. Jika tidak memberikan
laporan keuangan perbulan, maka ajuan pengeluaran di bulan berikutnya
akan postponed (ditunda) sampai kepala biro administrasi keuangan
menerima laporan bulan sebelumnya.
6
- Tambahan biaya transportasi ke bandara dan stasiun, maka diberikan
sesuai dengan besar biaya real dan atau ditentukan oleh tim
kebendaharaan.
Aturan Biaya Akomodasi
7
BAGIAN IV:
BAGAN STRUKTUR TERKAIT KEUANGAN
BAGAN STRUKTUR
KETUA UMUM
Penjelasan Bagan :
Semua pihak yang melakukan aktivitas berkaitan dengan keuangan KAMMI harus
senantiasa berkoordinasi dengan bendahara umum masing-masing organisasi, baik itu di PP
KAMMI yang berkoordinasi dengan bendahara umum PP, di PW KAMMI yang berkoordinasi
dengan bendahara umum PW, di PD KAMMI yang berkoordinasi dengan bendahara umum
PD dan di PK KAMMI yang berkoordinasi dengan bendahara umum PK. Bendahara umum
menjadi perantara dalam setiap transaksi keuangan yang terjadi di organisasi KAMMI.
Bendahara umum Idealnya dibantu oleh 2 biro / staff yang memiliki fungsi masing-
masing berbeda. Pertama berfungsi sebagai kasir yang bertugas sebagai pemegang kas
organisasi. Lalu yang kedua berfungsi sebagai administrator yang bertugas untuk mencatat
setiap transaksi keuangan dan mengumpulkan bukti-bukti dari setiap transaksi.
Selain itu Bendahara Umum juga dibantu oleh satu biro / staff yang tugasnya
berfungsi untuk melakukan pemetaan potensi anggaran yang ada. Ketiga biro ini berjalan
senantiasa berkoordinasi dengan bendahara umum organisasi KAMMI.
8
BAGIAN V:
TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG KEUANGAN
9
Kepala biro pengelola jaringan bertanggung jawab dan berwewenang :
- Melakukan pemetaan potensi anggaran yang ada di eksternal yang bisa
diakses oleh organisasi KAMMI
- Memberikan rekomendasi-rekomendasi terkait tindakan yang berkaitan
dengan keuangan organisasi KAMMI
10
Kepala biro kas keuangan bertanggung jawab dan berwewenang :
11
BAGIAN VI:
FORMAT FORMULIR KEUANGAN
Pada bagian ini, terlampir beberapa format formulir yang berkaitan dengan proses
keuangan KAMMI secara umum. Format formulir direvisi sesuai dengan nama Pengurus
Wilayah (PW), Pengurus Daerah (PD) dan Pengurus Komisariat (PK) terkait. Berikut beberapa
formulir yang digunakan.
Contoh :
12
FORM PENGELUARAN
FORM PEMASUKAN
13
FORM PERJALANAN ORGANISASI
FORM KUITANSI
Formulir Kuitansi digunakan sebagai bukti transaksi keuangan. Jika tidak ada bukti
transaksi dari pihak ketiga, maka bisa digunakan form kuitansi sebagai pengganti.
14
FORM PENGGUNAAN DANA
Formulir laporan penggunaan dana digunakan sebagai bukti transaksi beberapa jenis
item yang dilakukan oleh satu bidang atau seorang pengurus yang berkaitan dengan
kegiatan organisasi KAMMI.
15
FORM LAPORAN KEGIATAN
16
Halaman 2
17
BAGIAN VII:
MEKANISME PELAPORAN KEUANGAN
Tata cara pengajuan anggaran dan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan
anggaran sekretariat adalah sebagai berikut.
1. Tim kesekjenan ataupun tim sekretariat mengisi form ajuan pengeluaran terkait
besaran anggaran yang dibutuhkan untuk kebutuhan sekretariat ataupun kegiatan
yang dilaksanakan oleh tim sekretariat.
2. Form ajuan tersebut diajukan ke bagian / biro kas keuangan untuk dipelajari dan
dikeluarkan anggarannya.
3. Pihak yang menggunakan anggaran mengumpulkan seluruh bukti transaksi yang
berkaitan anggaran yang diajukan.
4. Jika tidak ada bukti transaksi dalam proses kegiatan tersebut, maka bisa digantikan
dengan penggunaan kuitansi yang disiapkan oleh tim bendahara.
5. Laporan tersebut diberikan ke bagian /biro administrasi keuangan.
Tata cara pengajuan anggaran dan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan
kegiatan rapat rutin adalah sebagai berikut.
1. Ketua bidang atau tim yang ingin mengadakan rapat mengisi form ajuan
pengeluaran terkait besaran anggaran yang dibutuhkan untuk kebutuhan rapat
tersebut.
2. Form ajuan tersebut diajukan ke bagian / biro kas keuangan untuk dipelajari dan
dikeluarkan anggarannya.
3. Pihak yang menggunakan anggaran mengumpulkan seluruh bukti transaksi yang
berkaitan anggaran yang diajukan.
4. Jika tidak ada bukti transaksi dalam proses kegiatan tersebut, maka bisa digantikan
dengan penggunaan kuitansi yang disiapkan oleh tim bendahara.
5. Laporan tersebut diberikan ke bagian /biro administrasi keuangan.
18
PELAPORAN AGENDA ORGANISASI
Tata cara pengajuan anggaran dan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan
kegiatan / agenda organisasi adalah sebagai berikut.
1. Ketua pelaksana kegiatan mengisi form ajuan pengeluaran dan rancangan anggaran
belanja (RAB) kegiatan terkait besaran anggaran yang dibutuhkan untuk acara /
kegiatan tersebut.
2. Form ajuan tersebut diajukan ke bagian / biro kas keuangan untuk dipelajari dan
dikeluarkan anggarannya.
3. Ketua panitia memantau keseluruhan penggunaan anggaran dan mengumpulkan
seluruh bukti transaksi yang berkaitan dengan acara tersebut, lalu merekap
keseluruhan penggunaan anggaran ke dalam form laporan kegiatan.
4. Jika tidak ada bukti transaksi dalam proses kegiatan tersebut, maka bisa digantikan
dengan penggunaan kuitansi yang disiapkan oleh tim bendahara.
5. Laporan tersebut diberikan ke bagian /biro administrasi keuangan.
Tata cara pengajuan anggaran dan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan
perjalanan organisasi adalah sebagai berikut.
19
LAPORAN KEUANGAN UMUM
Tata cara pelaporan keuangan bulanan ataupun secara periodik yang dilaporkan
oleh tim bendahara PP / PW / PD / PK KAMMI adalah sebagai berikut.
20
Pengesahan dan Revisi :
21