05-22.15 Nto-All 15.005 Laporan Progress Implementasi Tip

Laporan Progres Implementasi Private and Confidential
No. 024/0515/SMS Surabaya, 25 Mei 2015
Kepada yang terhormat:

Direksi
Di Tempat
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan Laporan Progres Implementasi periode April 2015 yang kami
susun berdasarkan hasil implementasi keuangan, hutang, piutang, serta akuntansi dan pelaporan
yang kami lakukan pada Perusahaan.
I. Tahapan dan Hasil Kegiatan
 Secara keseluruhan hasil kegiatan penanganan sampai dengan saat ini sesuai dengan
master schedule adalah sebagai berikut:
IMPLEMENTASI
Telah dilakukan sosialisasi pada 5 April 2015 dan implementasi design draft Sistem dan
Prosedur Administrasi kepada pihak-pihak yang terkait pada:
- 06-08 April 2015  Manukan
- 09 April 2015  Sidoarjo
- 13 April 2015  Bangkalan
- 15 April 2015  Kenjeran
- 20 April 2015  Pamekasan
Dengan hasil sebagai berikut:
1. KEUANGAN
 Telah diajarkan kepada Kasir yaitu:
.1 Gambaran Umum Kas
 Kas perusahaan dibagi menjadi dua yaitu kas penerimaan dan kas kecil.
 Kas kecil yang dikelola Kasir Kas Kecil bersifat tetap setiap minggunya
dengan ketentuan:
- Manukan : Rp 15 juta
- Sidoarjo : Rp 3 juta
- Bangkalan : Rp 2 juta
- Kenjeran : Rp 1.5 juta
- Pamekasan : Rp 3 juta
Keterangan:
Dana kas kecil tidak termasuk untuk pembayaran gaji/insentif/uang
lembur/uang rutin mingguan.
 Penerimaan Uang tunai/CH/GB dari pihak ketiga tidak dapat digunakan
untuk keperluan pengeluaran kecuali untuk pengisian dana kas kecil.
.2 Penerimaan Keuangan Tunai

 Setiap penerimaan keuangan tunai dari pihak ketiga wajib diterima Tanda
Terima Pembayaran 3 rangkap yang telah ditandatangani oleh customer
dan penyetor dengan distribusi Tanda Terima Pembayaran:
The partner in pursuit for progress and to achive the company objectives
Page | i
Laporan Progres Implementasi
- Rangkap 1 : Customer
- Rangkap 2 : Penyetor
- Rangkap 3 : Bagian Piutang
- Rangkap 4 : Kasir
 Setiap Tanda Terima Pembayaran yang diambil oleh admin
piutang/bagian pengiriman, wajib dicatat pada Register Tanda Terima
Pembayaran 2 rangkap dengan distribusi:
- Rangkap 1 : Admin piutang/bagian pengiriman
- Rangkap 2 : Kasir
 Setiap penerimaan kas wajib disetor ke Bank maksimal H+1 pukul 10.00
dari tanggal penerimaan.
 Setiap penerimaan CH/GB wajib disetor ke Bank pada saat jatuh tempo.
 Penerimaan CH/GB wajib print Daftar Piutang Giro dari program.
 Penerimaan pelunasan piutang harus disertai dengan Bukti Pelunasan
Tagihan dari Admin Piutang.
 Setiap transaksi penerimaan wajib terupdate pada Laporan Mutasi
Kas/Bank dan wajib di print oleh Kasir Penerimaan setiap harinya untuk
dilaporkan pada Accounting Internal.
.3 Pengeluaran Keuangan Tunai

 Setiap transaksi pengeluaran keuangan tunai wajib menggunakan Form
Pengajuan Pengeluaran yang telah ditandatangani oleh pihak yang
berwenang sesuai dengan SKD No. 107, dan dicetak Form Pengeluaran
Kas/Bank (pengeluaran melalui bank)/Form Pengeluaran Kas Kecil
(pengeluaran melalui kas kecil) disertai dengan bukti pendukung.
 Setiap pengeluaran yang tidak disertai dengan bukti pendukung dan
tanda tangan pihak berwenang, maka permohonan pengeluaran
keuangan tunai wajib ditolak oleh Kasir Kas Kecil.
 Pengeluaran keuangan tunai dari dana kas kecil hanya boleh digunakan
untuk pengeluaran dengan nominal ≤Rp1.500.000. Pengeluaran dengan
nominal >Rp1.500.000 harus dilakukan melalui Bank kecuali pengeluaran
untuk pembayaran gaji/insentif/uang lembur/uang rutin mingguan.
 Pencairan atas penerimaan CH/GB dari pihak ketiga harus diinput pada
program dan print Daftar Setoran ke Bank.
 Setiap transaksi pengeluaran wajib terupdate pada Laporan Mutasi
Kas/Bank dan wajib di print oleh Kasir Kas Kecil setiap harinya untuk
dilaporkan pada Accounting Internal.
.4 Bon Sementara
 Bon Sementara (BS) digunakan untuk pengeluaran yang belum ada bukti
pihak ketiga dan belum pasti jumlahnya.
 Dokumen pengajuan bon sementara menggunakan Form Pengajuan
Pengeluaran (FPP), dokumen untuk penyelesaian bon sementara
menggunakan Form Tugas Kerja (untuk supir) dan Form Pengajuan
Pengeluaran (selain supir).
 Pengajuan dan penyelesaian Bon Sementara wajib disetujui oleh pihak
yang berwenang sesuai dengan SKD No. 107.
 Bon Sementara tidak diperkenankan untuk digunakan sebagai pinjaman
Karyawan.
Private and Confidential
Page | ii
 Untuk pengajuan Bon Sementara, Kasir Kas Kecil wajib memperhatikan

apakah Form Pengajuan Pengeluaran telah disetujui oleh pihak yang
berwenang dan tidak ada Bon Sementara atas nama Pemohon yang
masih menggantung pada Register Bon Sementara. Jika Form Pengajuan
Pengeluaran belum disetujui oleh pihak yang berwenang dan masih ada
Bon Sementara yang menggantung atas nama pemohon, maka Kasir Kas
Kecil wajib menolak pengajuan Bon Sementara.
 Bon Sementara harus diselesaikan oleh pemohon maks. 1x24 Jam, kecuali
untuk Bon Sementara keperluan luar kota, maka Bon Sementara
diselesaikan maks. 1x24 Jam sekembalinya ke Perusahaan.
 Setiap transaksi Bon Sementara wajib dicatat pada Register Bon
Sementara, baik untuk pengajuan maupun penyelesaian.
 Setiap transaksi Bon Sementara wajib diinput pada program dan diakui
sebagai pengeluaran dengan kode akun “Bon Sementara-Kas”.
.5 Pengisian Dana Kas

 Dilaksanakan maksimal setiap Senin dan Kamis, dengan periode
pengajuan ialah setiap Rabu dan Sabtu.
 Setelah dilakukan pengisian dana Kas, maka jumlah saldo dana kas harus
kembali sesuai dengan jumlah yang ditetapkan.
 Pengajuan pengisian dana kas oleh Kasir Kas Kecil harus menggunakan
Form Pengajuan Pengeluaran yang dilampiri dengan Laporan Mutasi
Kas/Bank dan Berita Acara Pemeriksaan Kas dan disetujui oleh pihak yang
berwenang.
.6 Pelaporan
 Cash opname dilakukan oleh Kasir dan harus didampingi oleh Accounting
Internal.
 Cash opname kas kecil dilakukan setiap pengisian dana kas kecil,
sedangkan Cash opname kas besar dilakukan setiap satu minggu sekali.
 Hasil cash opname wajib didokumentasikan dengan BAPK (Berita Acara
Pemeriksaan Kas).
 Saldo BAPK harus sama dengan Laporan Mutasi Kas/Bank.
 Laporan Mutasi Kas, Form Penerimaan Kas/Bank, Form Pengeluaran Kas
Kecil, Form Pengajuan Pengeluaran, bukti pendukung wajib diberikan
kepada Accounting Internal maksimal H+1 dari periode laporan, kemudian
diserahkan kepada Chief Accounting maksimal H+2 kemudian diberikan
kepada Direksi/General Manajer maksimal H+2 satu jam setelah jam
istirahat siang.
 Telah diajarkan kepada Admin Bank yaitu:

 Penerimaan keuangan via Bank
 Setiap penerimaan keuangan via Bank harus diinput pada program dan
print Form Penerimaan Kas/Bank.
 Untuk penerimaan pelunasan piutang menerima Bukti Pelunasan Tagihan
yang dilampiri pada Form Penerimaan Kas/Bank.
Page | iii
 Pengeluaran keuangan via Bank

 Setiap pengeluaran keuangan via Bank harus dibuatkan Form Pengajuan
Pengeluaran yang disertai dengan bukti pendukung, dan ada tanda
tangan pihak yang berwenang sesuai dengan SKD No. 107.
 Pengeluaran keuangan via Bank harus tercatat secara update pada
Laporan Mutasi Kas/Bank.
 Pembayaran hutang biaya wajib dilakukan setiap hari Jum’at.
 Pembayaran hutang wajib print Form Pengeluaran Kas/Bank dan disertai
dengan Daftar Invoice Jatuh Tempo yang diperoleh dari Admin Hutang
dan sudah disetujui oleh pihak yang berwenang. Atas pembayaran hutang
tidak perlu dibuatkan Form Pengajuan Pengeluaran dan dimintakan
persetujuan kembali kepada pihak yang berwenang, karena Daftar Invoice
Jatuh Tempo sudah berfungsi sebagai persetujuan.
 Pada Daftar Invoice Jatuh Tempo wajib diisikan nomor Form Pengeluaran
Kas/Bank. Daftar Invoice Jatuh Tempo rangkap 1 diberikan kepada Admin
Hutang dan rangkap 2 diarsip.
 Bon Sementara via Bank

 Pengajuan Bon Sementara via Bank dilakukan untuk pengeluaran yang
belum disertai dengan bukti pendukung dan belum pasti jumlahnya
dengan nominal pengajuan diatas Rp1.500.000,-.
 Pengajuan Bon Sementara via Bank menggunakan Form Pengajuan
Pengeluaran dan harus disetujui oleh pihak yang berwenang. Bon
Sementara via bank dicatat dengan menggunakan akun “Bon Sementara-
Bank” atau “Uang Muka Pembelian”.
 Admin Bank Pengeluaran wajib menolak pengajuan Bon Sementara jika
tidak ada tanda tangan dari pihak yang berwenang dan masih ada Bon
Sementara atas nama pemohon yang masih belum diselesaikan.
 Pengajuan dan penyelesaian Bon Sementara wajib dicatat pada Register
Bon Sementara.
 Penyelesaian Bon Sementara dilakukan dengan membuat Form
Pengajuan Pengeluaran jika terdapat sisa lebih atau kurang dan disertai
dengan bukti pendukung pengeluaran yang ditandatangani oleh pihak
berwenang.
 Penyelesaian Bon Sementara Bank wajib dilakukan melalui kas.
 Overbooking
 Bank yang mengeluarkan dana harus dibuatkan Form Pengajuan
Pengeluaran dan disetujui oleh pihak yang berwenang dan melampirkan
pada Form Pengeluaran Kas/Bank. Sedangkan Bank yang menerima harus
print form Penerimaan Kas/Bank.
 Rekonsiliasi
 Berdasarkan informasi dari Admin Bank, Accounting Internal input
penerimaan/pengeluaran dan print Form Penerimaan Kas/Bank atau Form
Pengeluaran Kas/Bank untuk penerimaan dan pengeluaran keuangan via
Bank yang belum dibukukan oleh Perusahaan namun sudah dibukukan
oleh Bank setiap akhir bulan.
Page | iv
 Pelaporan
 Seluruh dokumen pengeluaran bank wajib diberikan oleh Admin Bank
Pengeluaran kepada Admin Bank Penerimaan maksimal H+1 pukul 09.00
untuk dilaporkan kepada Accounting Internal.
 Laporan Mutasi Kas, Form Penerimaan Kas/Bank, Form Pengeluaran
Kas/Bank, Form Pengajuan Pengeluaran, bukti pendukung wajib diberikan
kepada Accounting Internal maksimal H+1 dari periode laporan, kemudian
diserahkan kepada Chief Accounting maksimal H+2 kemudian diberikan
kepada Direksi/General Manajer maksimal H+2 satu jam setelah jam
istirahat siang.
2. AKUNTANSI DAN PELAPORAN

 Telah diajarkan kepada Chief Accounting terkait dengan pengisian kertas kerja dan
form-form yang ada. Dan kontrol yang wajib dilakukan oleh Chief Accounting atas
form-form yang ada.
 Telah diajarkan kepada Chief Accounting terkait pemeriksaan kebenaran dan up to
date-nya pelaksanaan administrasi harian serta akumulasi jumlahnya, yaitu:
 Laporan Mutasi Kas/Bank
 BAP Kas
 Telah diajarkan kepada Chief Accounting terkait pelaporan laporan bulanan yang
maksimal selesai selambat-lambatnya tanggal 10 bulan berikutnya dan
diserahkan kepada Direksi
 Telah diajarkan kepada Chief Accounting terkait pengisian, sumber pengisiannya,
dan cara kontrolnya, yaitu:
 Laporan Posisi Keuangan (Konsolidasi)
 Laporan Laba Rugi Komprehensif (Konsolidasi)
 Laporan Laba Rugi Komprehensif Cabang
 Laporan Perubahan Ekuitas
 Catatan Atas Laporan Keuangan
 Laporan Mutasi Keuangan
 Neraca Mutasi
 Laporan Perincian Biaya
 Laporan Rincian Aset Tetap
 Telah diajarkan kepada Chief Accounting terkait pedoman pelaporan yang wajib
dilakukan oleh Chief Accounting, antara lain:
 Pedoman pelaporan harian, yaitu:
- Laporan Mutasi Kas/Bank
- Bukti Acara Pemeriksaan Kas
 Pedoman pelaporan mingguan, yaitu:
- Laporan Penjualan
- Laporan Perincian Piutang
- Laporan Pembelian
- Laporan Perincian Hutang
- Laporan Stok
 Pedoman pelaporan bulanan, yaitu:
- Laporan Cabang
Page | v
 Telah diajarkan kepada Accounting untuk pembuatan jurnal Accrual yang setiap
bulan wajib dibuat oleh Accounting, antara lain:
 Jurnal untuk mengeluarkan pengakuan penjualan yang belum dikirimkan
kepada customer.
 Jurnal eliminasi untuk menghapus hutang piutang pusat dengan cabang pada
Laporan Posisi Keuangan Konsolidasi.
3. PEMBELIAN
Telah dilakukan sosialisasi terkait design draft Pembelian kepada Bagian Pembelian
dan Admin Hutang untuk Cabang Manukan, Kenjeran, Sidoarjo, Pamekasan, dan
Bangkalan pada tanggal 5 April 2015, dengan hasil sebagai berikut:
 Telah diajarkan kepada user, Area Sales Manager terkait prosedur permintaan
pembelian dan dokumen terkait yang yang harus diisikan, yaitu Purchase Request,
Service Request, dan Form Order Bulanan (dari pihak principal).
 Telah diajarkan kepada Bagian Pembelian terkait prosedur pemesanan pembelian
dan dokumen serta laporan yang terkait, yaitu Purchase Order dan Outstanding
Purchase Report untuk pembelian barang, sedangkan untuk Work Order dan
Outstanding Service Purchase untuk pembelian jasa.
 Telah diajarkan kepada Bagian Pembelian terkait pencatatan kedatangan barang
dan dokumen serta laporan terkait, yaitu Nota Pembelian (dari program ND) dan
Laporan Penerimaan Barang.
 Telah diajarkan kepada Bagian Pembelian bahwa seluruh pembelian barang dan
jasa dicatat dalam Laporan Pembelian berdasarkan pada Laporan Penerimaan
Barang dan Laporan Penerimaan Jasa.
 Telah diajarkan kepada Bagian Gudang dan Area Sales Manager terkait pengajuan
dan permohonan retur pembelian beserta dengan dokumen dan laporan terkait,
yaitu dengan menggunakan Pengajuan Retur Pembelian dan Permohonan Retur
(format dari principal) yang dibuat oleh Bagian Gudang maupun Area Sales
Manager.
 Telah diajarkan kepada Bagian Pembelian terkait pencatatan atas retur pembelian
dengan dokumen terkait, yaitu Register Retur Pembelian yang dibuat oleh Admin
Pembelian.
 Telah diajarkan kepada Admin Hutang terkait prosedur pengajuan pembayaran
hutang untuk 1 minggu ke depan beserta dengan dokumen dan ketentuan hari
pengajuan. Pengajuan pembayaran menggunakan dokumen Daftar Invoice Jatuh
Tempo yang telah disediakan dan Admin Hutang pusat akan menerima daftar
invoice jatuh tempo dari seluruh cabang yang dikonsolidasikan.
 Telah diajarkan kepada Admin Hutang bahwa setelah melakukan konsolidasi atas
hutang cabang dan pusat maka admin hutang akan menyerahkan kepada Admin
Bank untuk dilakukan pelunasan hutang dari program Kas/Bank lalu form tersebut
dikembalikan ke Admin Hutang untuk melunasi hutang program ND.
4. PENJUALAN
IMPLEMENTASI PENJUALAN PUSAT MANUKAN

Telah dilakukan sosialisasi terkait design draft Penjualan kepada Bagian Penjualan dan
Admin Piutang pada tanggal 5 April 2015, dengan hasil sebagai berikut:
Page | vi
 Telah diajarkan kepada Admin Penjualan Kertas dan Admin Piutang terkait
prosedur penjulan kertas dan dokumen terkait yang yang harus diisikan, yaitu
Surat Pesanan, Register Penjualan di program, invoice di program.
 Telah diajarkan kepada Admin Penjualan Kertas terkait prosedur pengiriman
kertas penjualan berdasarkan pesanan dan dokumen terkait yang harus diisikan,
yaitu Surat Jalan Pengiriman, Packing List, dan Tanda Terima Faktur Pengiriman.
 Telah diajarkan kepada Admin Penjualan Spreading dan Admin Piutang terkait
prosedur penjualan by spreading dan dokumen terkait yang harus diisikan, yaitu
Form Spreading, Form Transfer Antar Van Naik, Form Transfer Antar Van Turun,
dan pembuatan Invoice.
 Telah diajarkan kepada Sales, Supervisor Sales, Admin Penjualan, Admin Fakturis,
dan Admin Piutang terkait prosedur penjualan by Taking Order dan dokumen
terkait yang harus diisikan, yaitu Customer Record Card (CRC), Surat Pesanan (SP),
Register Surat Pesanan, dan pembuatan Invoice.
 Telah diajarkan kepada Admin Fakturis, Admin Pengiriman, terkait prosedur
pengiriman barang kepada Konsumen dan dokumen terkait yang harus diisikan,
yaitu Surat Jalan Pengirim, Packing List, Tanda Terima Faktur, dan Tanda Terima
Faktur Pengiriman.
 Telah diajarkan kepada Admin Piutang terkait prosedur Pengakuan Piutang
Penjualan dan dokumen terkait yang harus diperiksa yaitu berdasarkan Invoice
Asli maka melihat di program menu inquiry untuk piutang konsumen.
 Telah diajarkan kepada Admin Piutang, Sales, dan Collector terkait prosedur
Penagihan Piutang Penjualan dan Pertanggungjawaban Hasil Penagihan Piutang,
dan dokumen terkait yang harus diisikan yaitu Surat Jalan Penagihan dan Bukti
Pelunasan Tagihan.
 Telah diajarkan kepada Admin Piutang terkait prosedur Penerimaan Uang Muka
Penjualan dan dokumen terkait yang harus diisikan yaitu Pembayaran Piutang di
program.
 Telah diajarkan kepada Sales, Bagian Penjualan, Admin Persediaan Kantor terkait
prosedur Retur Penjualan dan dokumen terkait yang harus diisikan yaitu
Pengajuan Retur Barang dan Nota Retur Penjualan.
 Telah diajarkan kepada Area Sales Manajer dan Supervisor terkait prosedur
Pembuatan Rencana Penjualan dan dokumen terkait yang harus diisikan yaitu
Target Sales Per Supervisor, Laporan Penjualan Weekly dan Monthly.
 Telah diajarkan kepada Sales dan Accounting Internal terkait prosedur
penambahan konsumen baru dan dokumen yang harus diisikan yaitu Master
Langganan (NOO), Register Penjualan Tunai Konsumen Baru, dan Form Pengajuan
Perubahan Status Konsumen Baru.
 Telah diajarkan kepada Admin Fakturis tekait prosedur Pembatalan Faktur dan
dokumen terkait yang digunakan yaitu Pembatalan Faktur Pengiriman di program.
 Telah diajarkan kepada Admin Piutang, Accounting Internal, dan Chief Accounting
terkait prosedur Opname Piutang dan dokumen terkait yang digunakan yaitu KK
Opname Piutang dan berita Acara Hasil Opname Piutang.
Page | vii
IMPLEMENTASI PENJUALAN CABANG KENJERAN, SIDOARJO, PAMEKASAN,

DAN BANGKALAN
Telah dilakukan sosialisasi terkait design draft Penjualan kepada Bagian Penjualan dan
Admin Piutang pada tanggal 5 April 2015, dengan hasil sebagai berikut:
 Telah diajarkan kepada Admin Penjualan Spreading dan Admin Piutang terkait
prosedur penjualan by spreading dan dokumen terkait yang harus diisikan, yaitu
Form Spreading, Form Transfer Antar Van Naik, Form Transfer Antar Van Turun,
dan pembuatan Invoice.
 Telah diajarkan kepada Sales, Supervisor Sales, Admin Penjualan, Admin Fakturis,
dan Admin Piutang terkait prosedur penjualan by Taking Order dan dokumen
terkait yang harus diisikan, yaitu Customer Record Card (CRC), Surat Pesanan (SP),
Register Surat Pesanan, dan pembuatan Invoice.
 Telah diajarkan kepada Admin Fakturis, Admin Pengiriman, terkait prosedur
pengiriman barang kepada Konsumen dan dokumen terkait yang harus diisikan,
yaitu Surat Jalan Pengirim, Packing List, Tanda Terima Faktur, dan Tanda Terima
Faktur Pengiriman.
 Telah diajarkan kepada Admin Piutang terkait prosedur Pengakuan Piutang
Penjualan dan dokumen terkait yang harus diperiksa yaitu berdasarkan Invoice
Asli maka melihat di program menu inquiry untuk piutang konsumen.
 Telah diajarkan kepada Admin Piutang, Sales, dan Collector terkait prosedur
Penagihan Piutang Penjualan dan Pertanggungjawaban Hasil Penagihan Piutang,
dan dokumen terkait yang harus diisikan yaitu Surat Jalan Penagihan dan Bukti
Pelunasan Tagihan.
 Telah diajarkan kepada Admin Piutang terkait prosedur Penerimaan Uang Muka
Penjualan dan dokumen terkait yang harus diisikan yaitu Pembayaran Piutang di
program.
 Telah diajarkan kepada Sales, Bagian Penjualan, Admin Persediaan Kantor terkait
prosedur Retur Penjualan dan dokumen terkait yang harus diisikan yaitu
Pengajuan Retur Barang dan Nota Retur Penjualan.
 Telah diajarkan kepada Area Sales Manajer dan Supervisor terkait prosedur
Pembuatan Rencana Penjualan dan dokumen terkait yang harus diisikan yaitu
Target Sales Per Supervisor, Laporan Penjualan Weekly dan Monthly.
 Telah diajarkan kepada Sales dan Accounting Internal terkait prosedur
penambahan konsumen baru dan dokumen yang harus diisikan yaitu Master
Langganan (NOO), Register Penjualan Tunai Konsumen Baru, dan Form Pengajuan
Perubahan Status Konsumen Baru.
 Telah diajarkan kepada Admin Fakturis tekait prosedur Pembatalan Faktur dan
dokumen terkait yang digunakan yaitu Pembatalan Faktur Pengiriman di program.
 Telah diajarkan kepada Admin Piutang, Accounting Internal, dan Chief Accounting
terkait prosedur Opname Piutang dan dokumen terkait yang digunakan yaitu KK
Opname Piutang dan berita Acara Hasil Opname Piutang.
5. PERSEDIAAN
IMPLEMENTASI PROSEDUR PERSEDIAAN

Telah dilakukan sosialisasi terkait design draft Persediaan kepada Admin Persediaan
Kantor, Admin Persediaan Gudang, dan Kepala Gudang untuk Cabang Manukan,
Page | viii
Kenjeran, Sidoarjo, Pamekasan, dan Bangkalan pada tanggal 5 April 2015, dengan
hasil sebagai berikut:
 Telah diajarkan kepada Bagian Gudang, Admin Persediaan Kantor, dan Admin
Persediaan Gudang terkait prosedur Penerimaan Barang dari Supplier serta
dokumen terkait yang digunakan yaitu Berita Acara Lebih/Kurang Barang,
Kartu Stock Gudang, dan Laporan Persediaan Kantor di program.
Persediaan Gudang terkait prosedur Transfer Antar Gudang serta dokumen
terkait yang digunakan yaitu Bon Permintaan Barang Stok, Surat Jalan Transfer,
dan Bukti Penyesuaian Stok dan Mutasi Internal.
Persediaan Gudang terkait prosedur Pengiriman Barang untuk Penjualan serta
pengisian dokumen terkait yang digunakan yaitu Surat Jalan Pengirim, Packing
List, dan Kartu Stok Gudang.
Persediaan Gudang terkait prosedur Pengeluaran Barang untuk Penjualan
Spreading serta dokumen terkait yang digunakan yaitu Form Spreading dan
Kartu Stok Gudang.
Persediaan Gudang terkait prosedur Permintaan Barang untuk Sample
Konsumen serta dokumen terkait yang digunakan yaitu Bon Permintaan
Barang Stok dan Bukti Penyesuaian Stok dan Mutasi Internal.
Persediaan Gudang terkait prosedur Penerimaan Barang dari Retur Penjualan
serta dokumen terkait yang digunakan yaitu Pengajuan Retur Barang dan kartu
Stok Gudang.
Persediaan Gudang terkait prosedur Pengeluaran Barang untuk Retur
Pembelian serta dokumen terkait yang digunakan yaitu Debet Note dan Surat
Jalan Retur.
Persediaan Gudang terkait prosedur Transfer antar Gudang serta dokumen
terkait yang digunakan yaitu Berita Acara Antar Gudang dan Bukti Transfer
Antar Gudang.
Persediaan Gudang terkait prosedur Pengajuan Pemusnahan Stok serta
dokumen terkait yang digunakan yaitu Form Pengajuan Pemusnahan Stok,
Berita Acara Pemusnahan Stok, dan Kartu Stok Gudang.
Persediaan Gudang terkait prosedur Opname Persediaan serta dokumen
terkait yang digunakan yaitu Form Stok Opname, Daftar Faktur Belum Kembali,
Laporan Pra Posting, Laporan Stok Opname, dan berita Acara Hasil Opname
Persediaan.
Page | ix
SUPERVISI
Telah dilakukan Supervisi Implementasi Sistem dan Prosedur Administrasi Keuangan,
Hutang, Piutang, serta Akuntansi dan Pelaporan oleh Konsultan pada tanggal:
- 17, 27-28 April 2015  Manukan
- 14 April 2015  Bangkalan
- 16 April 2015  Kenjeran
- 21-22 April 2015  Pamekasan
Dengan hasil sebagai berikut:
1. KEUANGAN
a. Bagian Kasir
 Pusat
 SPA Penerimaan Keuangan Tunai
- Pengisian Tanda Terima Pembayaran baru dilakukan oleh supir/sales
pada saat kembali ke kantor. Atas hal ini, Tanda Terima Pembayaran
dibuat 2 rangkap dan hanya diisikan apabila customer melakukan
titipan/pembayaran belum lunas sehingga invoice asli tidak diberikan
ke customer dan penyetoran kepada kasir diisikan pada Daftar
Penyetoran yang dibuat 2 rangkap dengan distribusi:
Rangkap 1 : Kasir
Rangkap 2 : Admin Piutang
Keterangan:
Tanda Terima Pembayaran rangkap 1 diberikan kepada customer,
sedangkan rangkap 2 akan digunakan sebagai lampiran pada Invoice
Kredit.
- Tanda Terima Pembayaran yang diberikan kepada admin piutang
untuk dibagikan kepada bagian penagihan belum memiliki nomor.
Hal ini dikarenakan Kasir Penerimaan tidak sempat menuliskan nomor
pada Tanda Terima Pembayaran. Atas hal ini, sudah diberikan rumus
untuk memberikan nomor secara otomatis pada form Tanda Terima
Pembayaran, sehingga pada saat print Tanda Terima Pembayaran
sudah memiliki nomor. Nomor atas Tanda Terima Pembayaran ini
akan mulai dilakukan per Mei 2015.
belum di catat pada Register Tanda Terima Pembayaran. Atas hal ini,
sudah dijelaskan kepada Kasir Penerimaan bahwa setiap Tanda Terima
Pembayaran yang diberikan kepada admin piutang harus dicatat pada
Register Tanda Terima Pembayaran. Kasir akan mulai mencatat
pemberian Tanda Terima Pembayaran pada saat Tanda Terima
Pembayaran sudah memiliki nomor yaitu pada bulan Mei 2015.
- Atas penerimaan yang diterima oleh Kasir Penerimaan telah
didokumentasikan pada Daftar Penyetoran. Namun untuk Daftar
Penyetoran ini baru dibuat 1 rangkap. Atas hal ini, sudah
diberitahukan kepada Kasir Penerimaan bahwa Daftar Penyetoran
dibuat 2 rangkap dengan distribusi asli Kasir Penerimaan, rangkap 2
Admin Piutang.
- Penyetoran hasil penerimaan ke bank belum menggunakan Form
Pengajuan Pengeluaran. Atas hal ini, sudah diberitahukan kepada
Kasir Penerimaan bahwa setiap penyetoran ke bank harus
Page | x
menggunakan Form Pengajuan Pengeluaran dan diperiksa oleh Chief

Accounting.
- Atas penyetoran ke bank melalui bagian umum sudah menggunakan
buku ekspedisi, namun pada buku ekspedisi masih terdapat beberapa
yang belum ditandatangani oleh bagian umum. Atas hal ini, sudah
diberitahukan kepada Kasir Penerimaan bahwa setiap penyetoran
melalui bagian umum harus diisikan pada buku ekspedisi dan
ditandatangani oleh bagian umum pada saat pengambilan dan
pengembalian.
 SPA Pengeluaran Keuangan Tunai

- Atas pengeluaran keuangan tunai sudah menggunakan Form
Pengajuan Pengeluaran. Atas pengeluaran uang tunai ini tidak masuk
ke Accounting Internal untuk diperiksa terlebih dahulu dengan nota
pihak ketiga, melainkan masuk ke Kasir Kas Kecil untuk dikeluarkan
uangnya. Atas hal ini, sudah diperbaiki alurnya bahwa untuk
pengeluaran keuangan tunai harus diperiksa terlebih dahulu oleh
Accounting Internal baru diperbolehkan untuk masuk ke Kasir Kas
Kecil.
- Atas pengeluaran keuangan tunai, masih terdapat pengeluaran
keuangan yang memiliki nominal diatas Rp1.5 juta.
- Atas pengeluaran keuangan tunai, masih terdapat pengeluaran yang
menggunakan kas penerimaan.
 SPA Bon Sementara

- Atas pengeluaran bon sementara telah dicatat pada Register Bon
Sementara.
- Atas pengeluaran bon sementara, masih terdapat beberapa
pengeluaran bon sementara yang belum diinput pada program
namun telah dilakukan penyelesaian. Sehingga Kasir langsung
malakukan input pengeluaran kas kecil (tidak melakukan input
pengeluaran bon sementara).
 Pengisian Dana Kas

- Pembayaran uang makan dilakukan setiap hari Sabtu, sehingga kasir
membutuhkan dana lebih pada hari Sabtu. Atas hal ini maka
pengisian dilaksanakan maksimal setiap Rabu dan Sabtu, dengan
periode pengajuan ialah setiap Selasa dan Jumat.
 Pelaporan
- Kasir Penerimaan dan Kasir Kas Kecil telah menyerahkan laporan yang
seharusnya dibuat kepada Accounting Internal 1 untuk diperiksa.
 Bangkalan
- Atas penerimaan keuangan tunai telah menggunakan prosedur
sebelumnya yaitu menggunakan Tanda Terima Pembayaran 4
rangkap.
Page | xi

belum di catat pada Register Tanda Terima Pembayaran pada saat
pengambilan. Atas hal ini, sudah dijelaskan kepada Kasir Penerimaan
bahwa setiap Tanda Terima Pembayaran yang diberikan kepada
admin piutang harus dicatat pada Register Tanda Terima Pembayaran.

Pengajuan Pengeluaran dan sudah diotorisasi oleh pihak-pihak yang
berwenang sesuai dengan SKD No 107.

- Belum ada pengeluaran bon sementara pada saat dilakukan supervisi.

- Hari pengisian dana kas disamakan dengan pusat yaitu dilaksanakan
maksimal setiap Rabu dan Sabtu, dengan periode pengajuan ialah
setiap Selasa dan Jumat.
 Pelaporan
seharusnya dibuat kepada Koodinator Admin.
- Laporan dan seluruh dokumen pendukung hingga tanggal 28 April
2015 belum diterima oleh Accounting Internal 1 (pusat) untuk
diperiksa.
 Kenjeran
- Atas penerimaan keuangan tunai telah menggunakan prosedur
sebelumnya yaitu menggunakan Tanda Terima Pembayaran 4
rangkap.


Sementara.

 Pelaporan
Page | xii

diperiksa.
 Pamekasan
- Atas penerimaan yang diterima oleh Kasir Penerimaan telah
didokumentasikan pada Daftar Penyetoran 2 rangkap. Distribusi
Daftar Penyetoran telah dilakukan oleh Kasir Penerimaan namun
belum dilakukan secara tepat. Atas hal ini, sudah diberitahukan
kepada Kasir Penerimaan bahwa Daftar Penyetoran rangkap 1
diberikan kepada Kasir Kas Kecil untuk diinput dan dikembalikan
kepada Kasir Penerimaan setelah selesai diinput, sedangkan Daftar
Penyetoran rangkap 2 diberikan kepada Admin Piutang.


Sementara dan diinput sebagai pengeluaran pada program.

 Pelaporan
diperiksa.
b. Bagian Admin Bank

 Pusat
 SPA Penerimaan Keuangan via Bank
- Penerimaan keuangan via Bank atas piutang sudah disertai dengan
Bukti Pelunasan Tagihan 1 rangkap yang diterima dari Admin Piutang.
- Penerimaan keuangan via Bank telah diinput pada program dan print
Form Penerimaan Kas/Bank.
 SPA Pengeluaran Keuangan via Bank

- Pengeluaran keuangan via Bank sudah disertai dengan Form
Pengajuan Pengeluaran.
- Pengeluaran keuangan via Bank telah diinput pada program dan print
Form Pengeluaran Kas/Bank.
Page | xiii
 SPA Bon Sementara via Bank

- Admin Bank Pengeluaran sudah menggunakan Form Pengajuan
Pengeluaran untuk pengajuan Bon Sementara via Bank dan telah
dicatat pada Register Bon Sementara.
 Pelaporan
- Admin Bank Penerimaan telah menyerahkan laporan bank yang
seharusnya dibuat kepada Accounting Internal 1 untuk diperiksa.
 Bangkalan


- Tidak terdapat pengajuan bon sementara yang dilakukan via bank.
 Pelaporan
- Admin Bank telah menyerahkan laporan yang seharusnya dibuat
kepada Koodinator Admin.
diperiksa.
 Pamekasan


- Tidak terdapat pengajuan bon sementara yang dilakukan via bank.
 Pelaporan
- Admin Bank telah menyerahkan laporan yang seharusnya dibuat
kepada Koodinator Admin.
Page | xiv

diperiksa.

 Laporan yang diterima dari Kasir Penerimaan, Kasir Kas Kecil, dan Admin Bank
telah diperiksa oleh Accounting Internal 1. Namun laporan tersebut belum
diperiksa oleh Chief Accounting (seharusnya diperiksa Chief Accounting H+2 dan
dilaporkan kepada Direksi/General Manager H+2 dengan ketentuan waktu 1 jam
setelah jam istirahat siang).
 Dokumen cabang yang dikirimkan kepada pusat masih tidak sesuai dengan
prosedur (dokumen yang dikirimkan tidak lengkap). Atas hal ini akan dilakukan
pemberitahuan kepada seluruh cabang mengenai dokumen yang seharusnya
dikirimkan oleh cabang ke pusat.
3. PEMBELIAN
SUPERVISI PEMBELIAN PUSAT MANUKAN

Telah dilakukan Supervisi Implementasi SPA Pembelian oleh Konsultan pada tanggal 6,
7, 17, 27, dan 28 April 2015, dengan hasil sebagai berikut:
a. SPA Permintaan Pembelian

 Permintaan pembelian untuk barang principal telah ditetapkan di setiap akhir
bulan untuk persediaan bulan berikutnya. Untuk permintaan barang principal
menggunakan Form Order Bulanan yang sudah ada dan diajukan otorisasi
kepada Direksi. Bila ada kebutuhan barang diluar principal, maka user akan
menuliskan pada Purchase Request dan diberikan kepada Pihak yang
Berwenang untuk diseleksi kembali. Untuk pembelian jasa menggunakan
form tersendiri yaitu Service Request yang diotorisasi oleh pihak berwenang
yang telah ditetapkan diawal. Pihak yang melakukan pembelian di pusat
Manukan dibagi menjadi 2, sehingga penomoran untuk pengajuan
pembelian dibagi menjadi 2, untuk barang principal (PR-P001/(Bln)/(Th)) dan
barang lain-lain (PR-L001/(Bln)/(Th)). Hal ini sudah berjalan sesuai prosedur.
b. SPA Pesanan Pembelian

 Untuk pesanan pembelian barang lain-lain, maka Purchase Request akan
diberikan kepada Chief Accounting dan Direksi untuk diperiksa dan disetujui
setelah itu diberikan kepada Bagian Pembelian untuk pembuatan Purchase
Order.
 Untuk pembelian barang principal, dilakukan oleh Area Sales Manager
apabila telah mendapat persetujuan dari pihak berwenang Trijaya Indo
Pratama dan principal. Dokumen yang digunakkan adalah Form Order
Bulanan yang di emailkan ke Bagian Pembelian apabila telah disetujui.
 Untuk pembelian jasa bagian pembelian membuat Work Order dan
dimintakan persetujuan kepada pihak berwenang untuk disetujui.
 Atas PO yang sudah disetujui, masih akan direview oleh Direksi. Apabila
Direksi belum yakin dengan barang yang dipesan, maka akan dipending
terlebih dahulu. Atau apabila barang yang diminta dirasa terlalu banyak atau
kurang akan diedit di PO/WO oleh Direksi.
Page | xv
 Untuk persetujuan pada PO dan WO sudah berjalan secara konsisten, hanya

saja terkadang Bagian Pembelian belum menandatangani PO dan WO.
 Namun untuk persetujuan pada PO masih belum berjalan secara konsisten,
sehingga masih ada beberapa PO yang belum ditandatangan oleh pihak
yang melakukan pemesanan dan belum disetujui oleh pihak yang
berwenang.
c. SPA Pencatatan Pesanan Pembelian

 Setelah melakukan pemesanan pembelian, berdasarkan PO yang dibuat,
maka Bagian Pembelian akan update pada Outstanding Purchase Report.
 Setelah melakukan pemesanan pembelian berdasarkan WO yang dibuat,
maka Bagian Pembelian akan update pada Outstanding Service Purchase.
 Pencatatan pesanan pembelian telah tertib di update oleh Bagian Pembelian
sesuai FOB atau PO dan WO yang dibuat.
d. SPA Penerimaan Barang

 Saat penerimaan barang principal, pihak yang menerima akan mencocokkan
SJ Supplier yang telah di TTD gudang dengan PO sebelumnya. Atas barang
yang diterima tersebut Bagian Pembelian mencetak Nota Pembelian dan
dicatat dalam Outstanding Purchase Report.
 Untuk penerimaan barang selain principal, bagian pembelian akan
membuatkan Laporan Penerimaan Barang.
 Untuk jasa yang telah diselesaikan akan dibuatkan BAPWO sebagai bukti
telah selesainya jasa tersebut dan dicatat dalam Outstanding Service
Purchase.
 Seluruh penerimaan barang dan jasa telah dicatat oleh Admin Pembelian di
Laporan Pembelian.
e. Retur Pembelian
 Setelah dilakukan stok opname, gudang atau Admin Persediaan Kantor
membuat pengajuan retur pembelian menggunakan Form Pengajuan Retur
dan diserahkan kepada Area Sales Manager untuk disetujui.
 Area Sales Manager memeriksa atas barang yang diajukan kepada principal
dan membuat Form Permohonan Retur yang telah disediakan oleh principal
untuk dimintakan otorisasi dari pihak TIP maupun pihak Principal. Jika telah
di acc, Area Sales Manager wajib mengirimkan email persetujuan tersebut ke
Admin Persediaan Kantor.
 Admin Persediaan Kantor mencatat dalam Register Retur Pembelian atas
retur yang diajukan dan nanti saat barang telah terealisasi direturkan.
 Pada saat akan mengirimkan barang retur, Bagian Pembelian membuat Nota
Retur Pembelian 4 rangkap dan Surat Jalan Retur 4 rangkap sebagai
pengantar barang retur kepada supplier.
f. Prosedur Pembayaran Hutang

 Pihak yang menerima tagihan membuat Tanda Terima Faktur untuk tagihan
yang belum ada TT nya. Kebanyakan dari pihak principal sudah membuatkan
TT sehingga tidak perlu lagi dibuatkan TT atas faktur yang diterima.
 Berdasarkan faktur yang diterima, maka Admin Hutang akan memasukkan
pada map pembayaran.
Page | xvi
 Sesuai dengan jadwal yang telah disepakati, setiap Jumat Admin Hutang
akan mempersiapkan pengajuan pembayaran dengan mengonsolidasi Daftar
Invoice Jatuh Tempo cabang dan pusat.
 Daftar Invoice Jatuh Tempo dicetak 2 rangkap dan dimintakan persetujuan
kepada pihak yang berwenang. Setelah disetujui daftar invoice jatuh tempo
diserahkan kepada pihak keuangan untuk dibayarkan dan dilakukan
pelunasan pada program Kas/Bank. Pada form daftar invoice jatuh tempo
dituliskan nomor form pengeluaran kas/bank dan nominal yang dilunasi.
 Setelah hutang dilunasi, daftar invoice jatuh tempo dikembalikan ke Admin
Hutang untuk pelunasan hutang di program ND.
 Dari pihak cabang belum konsisten mengirimkan daftar invoice jatuh tempo
ke pusat sehingga Admin Hutang pusat harus menarik data dari program dan
dikonsolidasikan.
SUPERVISI PEMBELIAN CABANG SIDOARJO

Telah dilakukan Supervisi Implementasi SPA Pembelian oleh Konsultan pada tanggal
8 dan 9 April 2015, dengan hasil sebagai berikut:

kepada Direksi. FOB yang berfungsi sebagai PR dikirimkan oleh Supervisor ke
bagian pembelian dengan menuliskan penomoran pada badan email untuk
memudahkan pengisian register Outstanding Purchase Request. Bila ada
kebutuhan barang diluar principal, maka user akan menuliskan pada Purchase
Request dan diberikan kepada Pihak yang Berwenang untuk diseleksi kembali
dan apabila dibelikan oleh pusat maka akan discan dan dikirimkan ke pusat.
Untuk pembelian jasa menggunakan form tersendiri yaitu Service Request
yang diotorisasi oleh pihak berwenang yang telah ditetapkan diawal.

diberikan kepada koordinator cabang dan Direksi untuk diperiksa dan
disetujui setelah itu diberikan kepada Bagian Pembelian untuk pembuatan
Purchase Order.
 Untuk pembelian barang principal, dilakukan oleh Supervisor apabila telah
mendapat persetujuan dari pihak berwenang Trijaya Indo Pratama dan
principal. Dokumen yang digunakkan adalah Form Order Bulanan yang di
emailkan ke Bagian Pembelian apabila telah disetujui.
 Untuk persetujuan pada PO dan WO masih belum sempurna terkait TTD.

Page | xvii

sesuai FOB atau PO dan WO yang dibuat. Untuk mempermudah menelusuri
barang yang sudah datang, pada nominal PO diberi stabilo kuning.

Purchase.
 Seluruh penerimaan ini telah dicatat oleh Admin Pembelian di Laporan
Pembelian yang mencakup pembelian barang dan jasa.
e. Retur Pembelian
 Retur pembelian bisa diajukan oleh Supervisor atau bagian gudang jika dirasa
ada barang yang perlu dikembalikan ke principal. Pihak yang mengajukan
perlu mengisikan form pengajuan retur pembelian sebanyak 3 rangkap
(bagian pembelian, gudang, dan supervisor).
 Supervisor memeriksa atas barang yang diajukan kepada principal dan
membuat Form Permohonan Retur yang telah disediakan oleh principal
di acc, Supervisor wajib mengirimkan email persetujuan tersebut ke Bagian
Pembelian.
 Bagian Pembelian mencatat dalam Register Retur Pembelian atas retur yang
diajukan dan nanti saat barang telah terealisasi direturkan.
 Pada saat akan mengirimkan barang retur, Bagian Pembelian akan membuat
Nota Retur Pembelian 4 rangkap dan Surat Jalan Retur 4 rangkap sebagai
 Hingga saat ini belum ada retur pembelian ke principal.
 Selama ini bagian pembelian tidak pernah mencetak nota retur pembelian
dari program, dan hanya melampirkan Laporan Pengembalian BS dari
program.

 Seluruh faktur tagihan principal diterima di pusat dan hingga saat seluruh
hutang dilunasi oleh pusat.
 Sesuai dengan jadwal yang telah disepakati, setiap Hari Jumat Admin Hutang
akan mempersiapkan pengajuan pembayaran dengan menarik hutang yang
jatuh tempo 1 minggu ke depan.
kepada pihak yang berwenang. Setelah disetujui daftar invoice jatuh
diemailkan pada Admin Hutang pusat untuk dikonsolidasi dengan seluruh
hutang pusat dan cabang. Pihak keuangan pusat akan menuliskan no form
pengeluaran kas/bank dan nominal yang diluanasi pada form daftar invoice
jatuh tempo.
Page | xviii

 Sesuai laporan Admin Hutang di pusat, daftar invoice jatuh tempo cabang
Sidoarjo tidak dikirimkan ke pusat.
SUPERVISI PEMBELIAN CABANG BANGKALAN


menggunakan Form Order Bulanan (FOB) yang sudah ada dan diajukan
otorisasi kepada Direksi. FOB yang berfungsi sebagai PR dikirimkan oleh
Supervisor ke bagian pembelian dengan menuliskan penomoran pada badan
email untuk memudahkan pengisian register OPR. Bila ada kebutuhan barang
diluar principal, maka user akan menuliskan pada Purchase Request dan
diberikan kepada Pihak yang Berwenang untuk diseleksi kembali dan apabila
dibelikan oleh pusat maka akan discan dan dikirimkan ke pusat. Untuk
pembelian jasa menggunakan form tersendiri yaitu Service Request yang
diotorisasi oleh pihak berwenang yang telah ditetapkan diawal.

Purchase Order. Untuk pembelian barang yang dibelikan oleh pusat maka
Purchase Order dibuat oleh bagian pembelian pusat.
 PO dan WO belum berjalan dikarenaka belum ada permintaan barang atau
jasa lain selain pembelian barang principal.

sesuai FOB yang dibuat.

Page | xix

Purchase.
e. Retur Pembelian
 Retur pembelian bisa diajukan oleh Supervisor atau bagian gudang jika dirasa
ada barang yang perlu dikembalikan ke principal. Pihak yang mengajukan
perlu mengisikan form pengajuan retur pembelian sebanyak 3 rangkap
(bagian pembelian, gudang, dan supervisor).
di setujui, Supervisor wajib mengirimkan email persetujuan tersebut ke Bagian
Pembelian.
 Hingga saat ini cabang Bangkalan belum pernah melakukan retur pembelian.

jatuh tempo.
 Admin Hutang cabang Bangkalan tidak pernah menggunakan form daftar
invoice jatuh tempo sebagai pengajuan ke pusat, namun menggunakan
Laporan Hutang dari program, atas hal ini telah disampaikan oleh konsultan
agar Admin Hutang menggunakan daftar invoice jatuh tempo sebagai
pengajuan.
Bangkalan tidak dikirimkan ke pusat.
Page | xx
SUPERVISI PEMBELIAN CABANG KENJERAN


menggunakan Form Order Bulanan (FOB) yang sudah ada dan diajukan
otorisasi kepada Direksi. FOB yang berfungsi sebagai PR dikirimkan oleh
Supervisor ke bagian pembelian dengan menuliskan penomoran pada badan

 Pengisian PO dan WO belum berjalan dengan baik, dan pihak yang
mengisikan masih belum mengerti tanggung jawabnya masing-masing.

 Pencatatan pesanan pembelian principal telah tertib di update oleh Bagian
Pembelian sesuai FOB yang dibuat.

Page | xxi
Purchase.
e. Retur Pembelian
 Retur pembelian dapat diajukan oleh Supervisor atau bagian gudang jika
dirasa ada barang yang perlu dikembalikan ke principal. Pihak yang
mengajukan perlu mengisikan form pengajuan retur pembelian sebanyak 3
rangkap (bagian pembelian, gudang, dan supervisor).
Pembelian.
 Bagian pembelian terlalu lama dalam menginput sehingga register retur
pembelian tidak lengkap.

jatuh tempo.
Laporan Hutang dari program, sehingga konsultan telah memutuskan untuk
menggunakan daftar invoice jatuh tempo sebagai pengajuan.
Kenjeran tidak dikirimkan ke pusat.
Page | xxii
SUPERVISI PEMBELIAN CABANG PAMEKASAN

20, 21 dan 22 April 2015, dengan hasil sebagai berikut:

kepada Direksi. FOB yang berfungsi sebagai PR dikirimkan oleh Office
Manager ke bagian pembelian dengan menuliskan penomoran pada badan

 Untuk pembelian barang principal, dilakukan oleh Office Manager apabila
telah mendapat persetujuan dari pihak berwenang Trijaya Indo Pratama dan

 Pencatatan pesanan pembelian principal telah tertib di update oleh Bagian
Pembelian sesuai FOB yang dibuat.

Purchase.
Page | xxiii

e. Retur Pembelian
 Retur pembelian dapat diajukan oleh Supervisor atau bagian gudang jika
dirasa ada barang yang perlu dikembalikan ke principal. Pihak yang
mengajukan perlu mengisikan form pengajuan retur pembelian sebanyak 3
rangkap (bagian pembelian, gudang, dan supervisor).
Pembelian.

 Sesuai dengan jadwal yang telah disepakati, setiap Hari Jumat Admin Hutang
jatuh tempo.
Laporan Hutang dari program, sehingga konsultan telah memutuskan untuk
menggunakan daftar invoice jatuh tempo sebagai pengajuan.
 Hanya Admin Hutang Pamekasan yang mengirimkan daftar invoice jatuh
tempo ke Admin Hutang pusat.
4. PENJUALAN
SUPERVISI PENJUALAN PUSAT MANUKAN

Telah dilakukan Supervisi Implementasi SPA Penjualan oleh Konsultan pada tanggal 6,
7, 17, 27, dan 28 April 2015, dengan hasil sebagai berikut:
a. SPA Pengiriman Barang

 Admin Pengiriman menginfokan bahwa pembuatan TTFP di awal sebelum
pengiriman menyebabkan TTFP akan ada coretan tangan (revisi), hal ini
Page | xxiv
karena ketika sopir kembali melakukan pengiriman, ternyata masih ada

beberapa barang yang belum terkirim sehingga sopir tetap harus membawa
barang yang sebelumnya tidak terkirim, dan barang yang sudah tercatat di
TTFP dibatalkan karena mobil tidak muat. Untuk hal ini maka Konsultan
sudah menginfokan kepada Admin Pengiriman terkait fungsi TTFP adalah
untuk panduan invoice yang dibawa oleh Sopir, sehingga tidak masalah jika
terjadi revisi dan sudah diinfokan kepada Direksi terkait ini dan Direksi setuju,
konsultan menginfokan dengan ada coretan sekaligus menginfokan bahwa
ada beberapa barang yang masih belum terkirim sehingga dapat digunakan
sebagai bahan evaluasi untuk Sopir.
 Pembuatan TTFP di pagi hari menyebabkan pengiriman terlambat karena
printer error dan program komputer yang lemot sehingga cetak TTFP sangat
lama. Untuk hal ini maka Konsultan memutuskan TTFP dicetak di siang hari
H-1 sebelum pengiriman barang sehingga tidak memakan waktu ketika pagi
hari saat akan dilakukan pengiriman. Sudah diinfokan kepada Direksi terkait
permasalahan printer dan komputer dan sudah ditindaklanjuti dengan
ditangani oleh bagian IT.
 Pengiriman di Gudang Margomulyo, karena Admin pengiriman berada di
Gudang manukan, maka TTFP tidak bisa dibuatkan sebelum pengiriman
barang, hal ini karena Kepala Pengiriman berada di margomulyo terpisah
dengan Admin Pengiriman. Jika TTFP tetap dibuatkan sebelum pengiriman,
maka Admin Pengiriman mengirimkan terlebih dahulu invoice kepada Kepala
Pengiriman, lalu Kepala Pengiriman melakukan pembagian Sopir, setelah itu
dokumen dikirimkan kembali kepada Admin Pengirim untuk dibuatkan TTFP,
setelah itu TTFP diberikan kembali kepada Kepala Pengiriman dan Sopir bisa
berangkat melakukan pengiriman. Karena hal tersebut memakan waktu dan
tidak eifisien, maka TTFP dibuatkan setelah dilakukan pengiriman, namun TTF
tetap dibuatkan ketika awal sebelum dilakukan pengiriman sebagai bukti
serah terima antara kepala Pengiriman dengan Sopir. Sehingga TTF tidak
dibuat ketika setelah dilakukan pengiriman.
 Sales bertugas sebagai marketing, melayani pemesanan barang, melakukan
penagihan, dan melakukan pengiriman barang. Ketika akan melakukan
pengiriman barang maka Sales wajib menunggu Admin Pengiriman
mencetak TTF terlebih dahulu. Hal ini memakan waktu lama, selain itu alat
cetak di Admin pengiriman memang membutuhkan waktu yang lama. Untuk
hal ini maka ketika akan dilakukan pengiriman maka dibuatkan TTF,
berdasarkan TTF tersebut maka langsung dibuatkan TTFP.
b. SPA Pembuatan Faktur

 Admin Fakturis mengeluhkan bahwa pembuatan invoice menjadi lama karena
Admin Fakturis harus tanda tangan pada invoice, Admin Fakturis meminta
hanya cukup TTD 1 saja yaitu oleh Accounting Internal. Sudah diinfokan
bahwa TTD sebagai bukti pertangung jawaban dan karena masih belum
terbiasa sehingga memakan waktu cukup lama, sudah diinfokan kepada
Direksi dan Direksi tetap menyetujui bahwa tetap harus ada TTD, namun
pada tanggal 10 April 2015 Direksi memutuskan bahwa pada Faktur tidak
perlu ada tanda tangan Admin Fakturis.
 Sales tidak mematuhi peraturan bahwa maksimal pk 15.00 harus sudah setor
SP ke Admin Fakturis untuk dibuatkan Faktur. Sudah ditegaskan kembali oleh
Page | xxv
Konsultan bahwa harus dilakukan penyetoran SP maksimal pk 15.00 dan jika

lebih dari pk 15.00 akan ikut tanggal faktur esok hari.
c. SPA Penjualan Spreading

 Form transfer van naik dicetak setelah invoice, karena sales menunggu lama
jika harus mencetak form transfer van naik terlebih dahulu. Form transfer naik
memang dokumen internal, tidak perlu ke sales, sehingga cukup invoice yang
ke sales terlebih dahulu, namun invoice tetap harus direkatkan dengan form
van naik oleh admin spreading sebagai arsip.
d. SPA Retur Penjualan

 Belum ada buffer stock sebagai filter retur. Untuk hal ini maka Persetujuan
Retur dilakukan oleh Admin Persediaan Kantor dengan cara melihat pada
program apakah sudah ada penjualan sebelumnya.
e. SPA Penambahan Konsumen Baru

 Sudah dilakukan pencatatan secara up to date pada Register Penambahan
Konsumen Baru.
f. SPA Pengakuan Piutang

 Sudah berjalan sesuai prosedur, namun Konsultan meilhat bahwa Bu Titis
overload, sehingga sebaiknya ditambahkan 1 orang, 1 orang khusus bagian
penagihan, 1 orang khusus bagian input.
g. SPA Penerimaan Pesanan Penjualan

 Direksi menginfokan kepada Konsultan, bahwa SP 3 rangkap menyebabkan
biaya yang besar (Rp 400), selain itu setiap Sales melakukan kunjungan toko
tidak lagi harus mengetahui stok akhir toko, dan ketika Sales kunjungan ke
Toko tidak selalu ada pesanan, sehingga jika CRC digabung dengan SP maka
biaya akan semakin besar, karena harus membuang SP 3 rangkap. Untuk hal
ini Direksi sudah memutuskan bahwa CRC yang tanpa pesanan cukup ditulis
pada Laporan Kunjungan Sales sebagai bukti bahwa sudah dilakukan
kunjungan ke Toko. Selain itu Direksi menginfokan bawah SP tidak pernah
dipakai oleh Konsumen, konsumen tidak mau menerima dan menyimpan SP,
konsumen mengeluh karena terlalu banyak dokumen dan tanda tangan.
Konsultan menginfokan bahwa SP dibuat 2 rangkap dengan distribusi
rangkap asli untuk direktkan dengan invoice ketika pengiriman, untuk yang
copy diarsip oleh Sales. Konsumen tidak perlu menerima SP, namun
konsumen tetap harus TTD pada SP. Untuk Laporan Kunjungan Sales tetap
dipakai sebagai bukti kunjungan Sales, untuk SP tetap menggunakan format
baru dan tetap harus ada saldo akhir , di mana saldo akhir memang dituliskan
pada SP ketika konsumen order. Untuk hal ini maka SP dibuat sebanyak 2
rangkap dengan distribusi untuk SP Asli ke Admin Fakturis untuk direkatkan
dengan faktur ketika pengiriman, sedangkan Copy 2 diarsip oleh Sales.
 Belum seluruhnya menggunakan SP yang lama, hal ini karena proses cetak
yang lama, di mana masih harus mencetak TTP dan dokumen lain. Konsultan
sudah menginfokan kepada Direksi, bahwa SP secepatnya dicetak dalam
jumlah banyak, menurut Direksi masih dalam proses di Supplier, selain itu
Page | xxvi
untuk implementasi saat ini maka sebaiknya ada persiapan pencetakan SP

terlebih dahulu untuk stock.
SUPERVISI PENJUALAN CABANG SIDOARJO

Telah dilakukan Supervisi Implementasi SPA Penjualan oleh Konsultan pada tanggal
a. SPA Pencatatan Penjualan

 Belum dilakukan input penjualan pada Register Surat Pesanan, Register Retur,
dan Register Penjualan Konsumen Baru. Untuk hal ini sudah diinfokan kepada
Admin penjualan agar up to date input dan sudah dikirimkan kepada
Konsultan dan sudah dilakukan pencatatan secara up to date pada Register
Penjualan Tunai Konsumen Baru.
b. SPA Penjualan Spreading

 Sudah dibuatkan Form Spreading, Form Transfer Antar Van Naik, Form
Transfer Antar Van Turun, dan Invoice setelah dilakukan penjualan.
c. SPA Penjualan Non Kertas

 Untuk Penjualan Kertas sudah menggunakan dokumen Surat Pesanan
dengan format yang baru.
d. SPA Pertanggung Jawaban Hasil Penagihan Piutang Penjualan

 Sales/Bagian Penagihan menuju piutang terlebih dahulu untuk menyetorkan
dokumen penagihan, setelah itu ke Kasir. Sudah diinfokan bahwa harus setor
uang dulu ke Kasir, setelah itu penyelesaian piutang ke Admin Piutang.
e. SPA Retur Penjualan

 Untuk persetujuan Retur Penjualan sudah difilter menggunakan Buffer Stock
Retur oleh Admin Persediaan Kantor.
SUPERVISI PENJUALAN CABANG BANGKALAN

a. SPA Retur Penjualan

 Dengan menggunakan SP yang baru, sales tidak dapat melihat historical
record dari toko. Untuk hal ini maka Konsultan menetapkan agar sales
menyimpan seluruh SP dalam map yang digunakkan sebagai acuan untuk
melihat historical record sales dari toko.
b. SPA Penjualan Spreading

 Form Spreading sudah dibuatkan sebanyak 3 rangkap oleh Admin Penjualan
Spreading dan sudah dibuatkan Form Transfer Antar Van Naik dan Form
Transfer Antar Van Turun serta invoice dibuatkan setelah dilakukan penjualan
spreading.
Page | xxvii
c. SPA Pengakuan Piutang Penjualan

 Admin Piutang menerima invoice asli dari bagian Penjualan dan sudah
dilakukan pemantauan pada laporan piutang di program terkait penambahan
piutang berdasarkan invoice tersebut.
d. SPA Penagihan Piutang dan Pertanggungjawaban Hasil Penagihan Piutang

 Admin Piutang membuat Surat Jalan Penagihan sebanyak 3 rangkap untuk
melakukan penagihan piutang dan Bukti Pelunasan Tagihan sebagai dasar
pelunasan tagihan.
SUPERVISI PENJUALAN CABANG KENJERAN

a. SPA Pengiriman Penjualan

 Kepala delivery merasa dengan menetapkan TTFP diawal akan ada banyak
coretan pada TTFP dikarenakan ada tambahan faktur yang dibawa atau barang
yang tidak terkirim. Maka konsultan menjelaskan agar TTFP tetap dicetak
diawal sehingga bisa menjadi panduan sopir atas invoice yang dibawa dengan
konsekuensi terdapat banyak coretan pada TTFP. Dan hal ini sudah
dikoordinasikan dengan pihak manajemen.

 Sales belum mendapatkan SP yang baru karena belum didistribusikan oleh
koordinator. Atas hal ini sudah disampaikan bahwa untuk Kertas Kerja
sebaiknya dicetak terlebih dahulu dan didistribusikan.
c. SPA Penambahan Konsumen Baru

 Pada form NOO yang baru belum ada kolom untuk penulisan plafon. Untuk
hal ini maka plafon dituliskan di kolom kosong NOO dan di NOO yang baru
ditambahkan kolom untuk plafon.
d. SPA Penjualan Spreading

 Form Spreading sudah dibuatkan sebanyak 3 rangkap oleh Admin Penjualan
Spreading dan sudah dibuatkan Form Transfer Antar Van Naik dan Form
Transfer Antar Van Turun serta invoice dibuatkan setelah dilakukan penjualan
spreading.
e. SPA Pengakuan Piutang Penjualan

 Admin Piutang menerima invoice asli dari bagian Penjualan dan sudah
dilakukan pemantauan pada laporan piutang di program terkait penambahan
piutang berdasarkan invoice tersebut.
f. SPA Penagihan Piutang dan Pertanggungjawaban Hasil Penagihan Piutang

 Admin Piutang membuat Surat Jalan Penagihan sebanyak 3 rangkap untuk
melakukan penagihan piutang dan Bukti Pelunasan Tagihan sebagai dasar
pelunasan tagihan.
Page | xxviii
SUPERVISI PENJUALAN CABANG PAMEKASAN

20, 21, dan 22 April 2015, dengan hasil sebagai berikut:
a. SPA Pengiriman Barang

 Form TTFP hanya dibuat 2 rangkap, di mana Sopir tidak mau arsip TTFP.
Sudah disosialisasikan kepada Sopir terkait fungsi TTFP mengapa Sopir harus
menerima.
 TTFP dibuat setelah pengiriman dilakukan. Sudah disosialisasikan kepada
Admin pengiriman bahwa TTFP wajib dibuat sebelum dilakukan pengiriman.
 Tidak pernah dilakukan print PL, karena Sopir tidak mau menerima. Sudah
disosialisasikan kepada Sopir bahwa Sopir wajib menerima PL dikarenakan
sebagai bukti bahwa serah terima antar Sopir dan Bagian Gudang dan untuk
pemantauan barang dan nota yang dibawa oleh Sopir.
b. SPA Retur Penjualan

 Untuk Register retur belum dilakukan input. Sudah dilakukan sosialisasi
bahwa harus diinput setiap kali ada Pengajuan Retur dan wajib dikirimkan
kepada Konsultan setiap harinya via email.
c. SPA Pencatatan Pesanan Penjualan

 Tidak pernah dilakukan rekap SP pada Register SP. Sudah dilakukan
sosialisasi bahwa harus diinput setiap kali ada SP dan Invoice dan wajib
dikirimkan kepada Konsultan setiap harinya via email.
d. SPA Penambahan Konsumen Baru

 Perubahan Status Konsumen belum menggunakan form pengajuan
perubahan status konsumen. Sudah disosialisasikan kepada Sales dan admin
konsumen baru bahwa wajib ada dokumen perubahan status konsumen
sebagai dasar perubahan status konsumen.
 Tidak pernah dilakukan rekap invoice pada Register Penjualan Tunai
Konsumen Baru. Sudah dilakukan sosialisasi bahwa harus diinput setiap kali
ada konsumen baru dan wajib dikirimkan kepada Konsultan setiap harinya via
email.
 Masih menggunakan form NOO yang lama, belum menggunakan yang baru.
Sudah disosialisasikan kepada SPV dan Sales bahwa wajib menggunakan
NOO yang baru.
e. SPA Penerimaan Pesanan Penjualan

 Masih menggunakan form SP yang lama, belum menggunakan yang baru.
Sudah disosialisasikan kepada SPV dan Sales bahwa wajib menggunakan SP
yang baru.
f. SPA Piutang Penjualan

 Sistem pengarsipan nota retur tidak pernah direkatkan dengan invoicenya
dikarenakan retur yang dilakukan atas invoice lama yang mungkin lebih dari
4 bulan dan barang yang diretur tidak dapat diketahui atas invoice yang
mana. Konsultan memutuskan untuk nota retur direkatkan dengan SJ
Penagihan dan diarsip oleh Admin Piutang.
Page | xxix
g. SPA Penjualan Spreading

 Admin penjualan spreading tidak menerima invoice yang ada coretan
sehingga tidak bisa mengubah stok persediaan di program. Konsultan
menetapkan agar setelah sales datang dan menyetorkan uang, invoice
diserahkan ke admin penjualan spreading untuk mengubah stok di program
baru invoice diserahkan ke kasir kas kecil.
 Form Spreading sudah dicetak sebanyak 3 rangkap dan invoice dibuat ketika
penylesaian oleh Sales.
h. SPA Penjualan Non Kertas

 Invoice yang ada coretan hanya 3 rangkap. Invoice copy 2 akan dikirimkan ke
pusat sebagai lampiran, sedangkan copy 3 sebagai dokumen bukti untuk
claim program ke principal sehingga yang tersisa hanya invoice asli untuk
arsip bersama. Konsultan memutuskan tetap dijalankan seperti tersebut.
i. SPA Piutang Penjualan

 Sistem pengarsipan nota retur tidak pernah direkatkan dengan invoicenya
dikarenakan retur yang dilakukan atas invoice lama yang mungkin lebih dari
4 bulan dan barang yang diretur tidak dapat diketahui atas invoice yang
mana. Konsultan memutuskan untuk nota retur direkatkan dengan SJ
Penagihan dan diarsip oleh Admin Piutang.
5. PERSEDIAAN
SUPERVISI PERSEDIAAN PUSAT MANUKAN

Telah dilakukan Supervisi Implementasi SPA Persediaan oleh Konsultan pada
tanggal 6, 7, 17, 27, dan 28 April 2015, dengan hasil sebagai berikut:
a. Bagian Gudang tetap mau menggunakan Kartu Stock Manual karena belum
percaya dengan Kartu Stock Excel, sehingga untuk hal ini maka rangkap
dokumen Tranfer antar gudang harus ditambahkan. Konsultan menginfokan
bahwa tidak masalah jika masih mau menggunakan manual, namun hanya
untuk 1 bulan saja, jika nanti antara pencatatan manual dan excel sudah cocok
maka tidak perlu dilakukan kembali pencatatan yang manual, atas hal ini sudah
diinfokan kepada Direksi dan Direksi sudah menyetujui. Untuk itu maka form
Berita Acara Antar Gudang dibuat sebanyak 4 rangkap dengan distribusi:
- Bu Ari : Asli
- Bu Rossy : merah
- Bu Evy : kuning
- Pak Wandi : hijau
Packing list dibuat 4 rangkap. Asli = APG & checker, 3 rangkap = gudang
Pengajuan Retur Barang-manual
- Christine - Gudang : 1 (merah)
- Evy : 1 (APG) (hijau)
- APK : 1 (rossi) : asli
- Konsumen : 1 (biru)
- Piutang : 1 (kuning)
Page | xxx
Nota Retur Penjualan-program

- Bu Rossi asli
- Christine merah
- Bu Titis kuning
- Bu Evy hijau
b. Kartu Stock Gudang belum diinput karena ada perubahan pada Master Barang.
APG meminta tambahan kolom keterangan pada Kartu Stock. Sudah dibuatkan
Kartu Stock yang baru dan dikirimkan via email.
c. Sudah dilakukan opname persediaan oleh Admin persediaan kantor dan
Internal Accounting dan Kepala Gudang, Bagian Gudang (2 orang), Hasilnya
adalah untuk produk Kokola, beer, dan di gudang dented sudah selesai
diopname, sedangkan untuk produk Kobe belum selesai diopname.
Pelaksanaan opname membutuhkan waktu yang lama karena:
- Penataan barang tidak per bulan per pallet dan posisi barang tidak
menunjukkan keterangan ED yang mudah dibaca, sehingga harus
melakukan bongkar barang terlebih dahulu.
- Jumlah orang yang kurang, karena ketika opname maka pihak gudang yang
mendampingin opname harus tetap melakukan kegiatan operasional
seperti bongkar.
Atas hal ini sudah diinfokan kepada Bagian Gudang, ketika menerima barang
dari truk supplier dan diletakkan ke dalam apllet harus sudah diatur posisi
barangnya di mana ED nya terlihat di bagian luar dan mudah dibaca, selain itu
lokasi penempatan barang juga wajib diperbaiki yakni per pallet per bulan, dan
untuk ED paling lama diletakkan di belakang sendiri
d. Sudah dilakukan opname persediaan oleh Admin Persediaan kantor dan
Internal Accounting dan Kepala Gudang, Bagian gudang (3 orang), Hasilnya
adalah untuk produk Forisa di seluruh lokasi gudang sudah selesai dilakukan,
sedangkan untuk produk perfetti belum selesai dilakukan. Penempatan lokasi
barang sudah per bulan untuk per pallet sehingga memudahkan dalam
melakukan perhitungan stock, kendalanya adalah tampilan tanggal ED tidak
mudah terlihat sehingga ketika opname harus crosscheck satu per satu, untuk
hal ini sudah diinfokan bahwa posisi barang wajib ditempatkan sebaik
mungkin sehingga tanggal ED mudah terlihat dan bisa dibaca. Untuk barang
yang tanggal ED nya tidak ada di kardus, namun langsung menempel di dalam
barang, maka Konsultan sudah memberikan keputusan untuk menuliskan
tanggal ED di kardus/dengan memberikan tanda kertas pada beberapa kardus
yang tangagl ED nya sama.
e. Belum ada Bon Permintaan Barang Kertas yang dibuat oleh Admin Penjualan
Kertas sebgai informasi permintaan barang ke Gudang. Atas hal ini sudah
dilakukan perbaikan dan sudah mengguakan Bon Permintaan barang Kertas
setiap kali meminta barang ke Gudang.
Page | xxxi
SUPERVISI PERSEDIAAN CABANG SIDOARJO

tanggal 8 dan 9 April 2015, dengan hasil sebagai berikut:
 SPA Pencatatan Persediaan

- Update terakhir Kartu Stok Gudang adalah Februari 2015, hal ini karena
tidak ada pihak yang bertugas input. Per tanggal 8 April maka bagian
gudang wajib input Kartu Stok Gudang manual.
- Stok barang di gudang masih ada, namun di program tidak ada saldo atas
barang tersebut, sehingga tidak bisa diinput fakturnya. Maka dibuatkan
mutasi internal program yang ditandatangani oleh Gudang dan
Administrasi dan diarsip oleh Admin dan Gudang, tidak perlu dibuatkan
yang manual.
SUPERVISI PERSEDIAAN CABANG BANGKALAN

a. Pencatatan persediaan di gudang dilakukan secara up to date oleh Bagian

Gudang, pencatatan ED pada packing list juga sudah mulai dicoba terapkan.
b. Sudah menggunakan form berita acara transfer antar gudang dan berjalan
sesuai prosedur.
c. Untuk transfer antar cabang, SJ Transfer belum dicetak sebanyak 3 rangkap,
namun prosedur telah sesuai. Konsultan meminta agar dicetak 3 rangkap dan
bukti penyesuaian yang ada di program.
SUPERVISI PERSEDIAAN CABANG KENJERAN

a. Pencatatan persediaan secara manual sudah dilakukan pada kartu stok, dan
penataan gudang sudah FIFO.
b. Transfer antar gudang sudah sesuai prosedur menggunakan berita acara dan
di input dalam program.
c. Kepala delivery merasa dengan menetapkan TTFP diawal akan ada banyak
coretan pada TTFP dikarenakan ada tambahan faktur yang dibawa atau barang
yang tidak terkirim. Konsultan menjelaskan agar TTFP tetap dicetak diawal
sehingga bisa menjadi panduan sopir atas invoice yang dibawa dengan
konsekuensi terdapat banyak coretan pada TTFP. Dan hal ini sudah
dikoordinasikan dengan pihak manajemen.
d. Prosedur transfer antar cabang telah sesuai dengan prosedur yang dibuat.
SUPERVISI PENJUALAN CABANG PAMEKASAN

tanggal 20, 21, dan 22 April 2015, dengan hasil sebagai berikut:
a. Pencatatan persediaan di Gudang menggunakan Kartu Stok Manual yang

formatnya sudah sesuai dengan prosedur yang ada.
Page | xxxii
b. Prosedur transfer barang antar gudang sudah menggunakan dokumen

Transfer Antar Gudang yang ditanda tangani oleh kedua belah pihak yang
terlibat.
II. Hal-Hal yang Perlu Ditindaklanjuti oleh Direksi
1. KEUANGAN
 Pengeluaran keuangan yang diatas Rp1.5 juta sebaiknya dapat dilakukan dengan
menggunakan bank agar prosedur terkait pengeluaran keuangan dapat berjalan
dengan baik dan dana kas dapat mencukupi untuk kebutuhan dana selama 3 hari ke
depan.
 Pengeluaran keuangan yang menggunakan kas penerimaan sebaiknya dapat
dilakukan dengan menggunakan bank agar prosedur terkait pengeluaran keuangan
dapat berjalan dengan baik.
 Laporan dan dokumen yang dikirimkan mingguan kepada pusat sebaiknya dapat di
follow up agar prosedur terkait pemberian laporan kepada Accounting dan Direksi
dapat berjalan dengan baik dan mendukung adanya kesediaan data secara up to
date.

 Laporan yang telah diperiksa oleh Accounting Internal 1 dan 2 seharusnya diperiksa
kembali oleh Chief Accounting dan dilaporkan kepada Direksi/General Manager.
3. PEMBELIAN
 Pengajuan pembayaran hutang harus diseragamkan untuk seluruh cabang, yaitu
menggunakan Daftar Invoice Jatuh Tempo untuk hutang yang jatuh tempo 1 minggu
ke depan. Untuk Admin Hutang cabang wajib mengirimkan ke Admin Hutang pusat
di Hari Jumat. Mohon untuk Admin Hutang Pusat dapat memberikan laporan cabang
mana yang masih belum menggunakan Daftar Invoice Jatuh Tempo dan disampaikan
kepada cabang ybs untuk menjalankan sesuai dengan prosedur.
 Harus ada pengajuan retur pembelian sebelum dibuatkan permohonan retur oleh
Area Sales Manager atau Supervisor cabang. Pengajuan retur pembelian dibuat 3
rangkap, dengan ditribusi bagian pembelian, supervisor/area sales manager, dan
gudang.
 Setelah retur pembelian di acc oleh pihak principal dan direksi, harus dibuatkan Nota
Retur Pembelian, dan Surat Jalan Retur masing-masing sebanyak 4 rangkap.
4. PENJUALAN
 Penggunaan dokumen SP dan CRC harus diseragamkan di seluruh cabang. Dimana
SP dibuat sebanyak 2 rangkap dan wajib menggunakan format yang baru.
 Sales sebaiknya lebih tertib dalam melakukan pengajuan pembuatan faktur kepada
Admin Fakturis, yakni pada pukul 15.00.
 Persetujuan Retur Barang diseragamkan di seluruh cabang, yakni menggunakan
Buffer Stock.
 Laporan (excel) wajib untuk dikirimkan kepdada pusat dan kepada team konsultan
setiap hari untuk dapat diperiksa apakah sudah benar untuk pengerjaannya. Sampai
dengan saat ini yang rutin untuk mengirimkan laporan adalah bagian Pembelian
untuk cabang Pamekasan
Page | xxxiii
5. PERSEDIAAN
 Admin Persediaan Gudang sebaiknya lebih up to date dalam melaksanakan pengisian
pada Kartu Stok, sehingga pemantauan stok bisa dilakukan secaara up to date juga.
 Admin Persediaan Gudang bisa secara rutin mengirimkan Kartu Stok kepada pihak
Konsultan agar bisa dipantau pencatatannya.
 Bagian Gudang bisa melakukan penataan barang di gudang berdasarkan tanggal
expired date, sehingga ketika pengeluaran barang dan ketika dilakukan stock opname
bisa secara mudah dan mengikuti metode persediaan FIFO (First In First Out)
Demikian Laporan Progress Implementasi yang dapat kami sampaikan. Semoga dapat
memberikan gambaran yang lebih luas kepada Direksi atas sistem yang sedang dijalankan serta
permasalahan yang menjadi kendala.
Atas perhatian dan kerjasamanya yang baik kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami, Mengetahui,
INTAN KIRANA RINNY TIRTAJAYA

Staff in Charge Project Manager
**IK-15.005/Perkemb Impl**
Page | xxxiv

05-22.15 Nto-All 15.005 Laporan Progress Implementasi Tip

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

05-22.15 Nto-All 15.005 Laporan Progress Implementasi Tip

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Laporan Progres Implementasi Private and Confidential

No. 024/0515/SMS Surabaya, 25 Mei 2015

Kepada yang terhormat:

I. Tahapan dan Hasil Kegiatan

.2 Penerimaan Keuangan Tunai

.3 Pengeluaran Keuangan Tunai

Private and Confidential

 Untuk pengajuan Bon Sementara, Kasir Kas Kecil wajib memperhatikan

.5 Pengisian Dana Kas

 Telah diajarkan kepada Admin Bank yaitu:

Private and Confidential

 Pengeluaran keuangan via Bank

 Bon Sementara via Bank

Private and Confidential

2. AKUNTANSI DAN PELAPORAN

Private and Confidential

IMPLEMENTASI PENJUALAN PUSAT MANUKAN

Private and Confidential

Private and Confidential

IMPLEMENTASI PENJUALAN CABANG KENJERAN, SIDOARJO, PAMEKASAN,

IMPLEMENTASI PROSEDUR PERSEDIAAN

Private and Confidential

Private and Confidential

Private and Confidential

menggunakan Form Pengajuan Pengeluaran dan diperiksa oleh Chief

 SPA Pengeluaran Keuangan Tunai

 SPA Bon Sementara

 Pengisian Dana Kas

Private and Confidential

- Tanda Terima Pembayaran yang diberikan kepada admin piutang

 SPA Pengeluaran Keuangan Tunai

 SPA Bon Sementara

 Pengisian Dana Kas

 SPA Pengeluaran Keuangan Tunai

 SPA Bon Sementara

 Pengisian Dana Kas

Private and Confidential

- Laporan dan seluruh dokumen pendukung hingga tanggal 28 April

 SPA Pengeluaran Keuangan Tunai

 SPA Bon Sementara

 Pengisian Dana Kas

b. Bagian Admin Bank

 SPA Pengeluaran Keuangan via Bank

Private and Confidential

 SPA Bon Sementara via Bank

 SPA Pengeluaran Keuangan via Bank

 SPA Bon Sementara via Bank

 SPA Pengeluaran Keuangan via Bank

 SPA Bon Sementara via Bank

Private and Confidential

- Laporan dan seluruh dokumen pendukung hingga tanggal 28 April

2. AKUNTANSI DAN PELAPORAN

SUPERVISI PEMBELIAN PUSAT MANUKAN

a. SPA Permintaan Pembelian

b. SPA Pesanan Pembelian

Private and Confidential

 Untuk persetujuan pada PO dan WO sudah berjalan secara konsisten, hanya

c. SPA Pencatatan Pesanan Pembelian

d. SPA Penerimaan Barang

f. Prosedur Pembayaran Hutang

Private and Confidential

SUPERVISI PEMBELIAN CABANG SIDOARJO

a. SPA Permintaan Pembelian

b. SPA Pesanan Pembelian