ADMINISTRATION COORDINATOR

Administration Coordinator merupakan kepala Administration Departement dan berada

langsung di bawah Kepala Cabang. Bertanggung jawab terhadap semua kelancaran dan
kerapihan administrasi Cabang. Membawahi Operation, Customer Service, Teller dan
General Affair.

Adapun tugas-tugas pokok Administration Coordinator adalah sebagai berikut :

1. Administrasi dokumen pembiayaan kredit
2. Administrasi pembayaran nasabah
3. Operasional kantor Cabang
4. Melakukan hubungan komunikasi dengan kantor Pusat.

I. Administrasi Dokumen Pembiayaan

Setelah semua proses dari Customer Service rampung, maka semua data dokumen kredit
yang sudah lengkap, selesai diverifikasi oleh bagian Operation dan siap booking
diserahkan kepada Administration Coordinator untuk diperiksa ulang.
1. Pemeriksaan secara manual berdasarkan data-data yang sudah ada mulai dari KTP,
KK, data penghasilan dan data kendaraan.
2. Pemeriksaan di Autoloan system hasil penginputan dari Customer Service, semua
harus sama berdasarkan data tersebut diatas.
3. Download calon pinjaman dan mengirimkannya ke operation Pusat melalui e-mail.
Dengan cara sebagai berikut:
 Download calon pinjaman, ketik no. nasabah yang akan dibooking, no. urut dan
ketik ‘Y’ kalau semua data sudah benar.
 Masuk ke outlook express, new e-mail. Tulis tujuan e-mail, subject dan
attachment di F-CSl-Modem-CPinjam.arj
 Send.
4. Pemeriksaan semua dokumen kontrak, jangan sampai terjadi kesalahan hasil print
out data.

II. Administrasi Pembayaran Nasabah

1. Memeriksa pemakaian slip pembayaran berdasarkan nomor urutnya.
2. Memeriksa laporan pembayaran harian yang dibuat oleh Teller.

ADMINISTRASI 5
3. Memeriksa fisik dari jumlah saldo yang tersisa pada hari itu.
4. Download pembayaran harian dan mengirimkannya ke operation Pusat melalui e-
mail. Dengan cara sebagai berikut:
 Download pembayaran harian, ketik tanggal, kode Cabang dan ketik ‘ Y’ kalau
semua data sudah benar.
 Masuk ke outlook express, new e-mail. Tulis tujuan e-mail, subject dan
attachment di F-CSl-Modem-Tembyrh.arj
 Send
5. Memeriksa laporan pemakaian slip pembayaran.
6. Menyimpan rapih semua slip pembayaran baik slip teller maupun slip collector dan
menguncinya di brankas.

III. Laporan
III.a. Laporan Harian
Administration Coordinator harus membuat laporan harian yang diserahkan kepada
kepala cabang, yaitu sebagai berikut:
1. Laporan Booking harian
2. Laporan saldo kas yang tersisa

III.b. Laporan Bulanan

1. Laporan pemakaian materai tempel
2. Laporan pemakaian materai giling
3. Laporan penggunaan uang BPKB
4. Laporan BPKB TBO
5. Laporan Rekonsiliasi Bank

IV. Prosedur Pengambilan BPKB

Setiap nasabah yang lunas pasti akan mengambil BPKB-nya dan ada serangkaian
prosedur yang harus dilakukan, yaitu sebagai berikut :
1. Setelah Nasabah melakukan pembayaran terakhir (pelunasan awal atau lunas sesuai
jatuh tempo), teller memberikan laporan pada Administration Coordinator dan
menyerahkan copy bukti pembayarannya.
2. Membuat internal memo pelepasan BPKB yang harus ditandatangani kepala Cabang
dan ditujukan kepada Operation Pusat bagian Custodian cc Bank relation, disetujui
oleh yang berwenang mengenai hal tersebut di Pusat.

ADMINISTRASI 6
3. Setelah BPKB keluar dari Bank, maka Operation Pusat akan mengirimnya ke Cabang.
4. Customer Service konfirmasi ke nasabah kalau BPKB-nya sudah ada.
5. Nasabah yang akan mengambil BPKB harus membawa persyaratan sebagai berikut:
 Bukti pembayaran terakhir (pelunasan awal ataupun lunas sesuai jatuh tempo)
 KTP asli nasabah yang BPKBnya akan diambil
 Surat kuasa kalau yang mengambilnya bukan nasabahnya.
6. Nasabah mengisi formulir surat pernyataan pengambilan BPKB dan ditanda tangan
diatas materai
7. Surat pernyataan pengambilan BPKB tersebut ditandatangani oleh Administration
Coordinator, menyetujui Kepala Cabang.
8. Mengisi buku register pengambilan BPKB dengan format sebagai berikut:
No Tgl Nopin Nama No.BPKB No.Polisi Ket Ttd&nama Ttd&nama
Penyerahan nasabah petugas nasabah

Dan harus ditandatangani oleh nasabah.

9. Mengcopy semua dokumen yang akan diserahkan kepada nasabah dan juga bukti
pembayaran dan KTP nasabah.
10. Print out historis pembayaran di menu utama teller inquiry, pembayaran menurut
nomor pinjaman.
11. Semua dokumen tersebut diatas dimasukkan kedalam amplop BPKB di beri nama dan
nopin, kemudian disimpan rapih berurut berdasarkan nopin di filling cabinet.

V.Prosedur Pemakaian Kas Kecil

Setiap Cabang telah ditentukan jumlah uang kas yang bisa diklaim ke Pusat. Yang berhak
mengeluarkan uang kas tersebut hanya Administration Coordinator, dengan ketentuan
sebagai berikut:
1. Setiap pengeluaran kas harus dibuat bukti kasnya dan ditandatangani oleh yang
melakukan transaksi tersebut. Kepala Cabang harus paraf di bukti kas tersebut.
2. Bukti kas tersebut disatukan dengan bukti/bon pembeliannya.
3. Yang boleh dikeluarkan dari kas kecil hanya transaksi yang nilainya tidak lebih dari
Rp. 250.000,-, kalau lebih dari nilai tersebut maka harus dibuatkan memo atau
formulir permohonan pembelian/kas.
4. Pengeluaran untuk keperluan survey harus dicantumkan tanggal, nama nasabah yang
disurvey/dealer yang dikunjungi dan nama tempat/daerah survey tersebut

ADMINISTRASI 7
5. Pengeluaran untuk penagihan/penarikan kendaraan harus dicantumkan tanggal,
nama nasabah yang ditagih/yang ditarik kendaraannya dan nama tempat/daerahnya.
6. Berikut perincian pengeluaran kas kecil
 Bahan Bakar, setiap pengeluaran yang berhubungan dengan pemakaian bahan
bakar seperti untuk perjalanan ke Pusat yang berhubungan dengan keperluan
kantor, setor ke Bank, biaya tol, dsb.
 ATK, setiap pengeluaran yang berhubungan dengan keperluan alat tulis kantor
seperti pembelian pulpen, kertas HVS, dsb.
 Pos, berkaitan dengan pengiriman paket dokumentasi, pengiriman surat-surat ke
nasabah dan pembelian benda-benda pos sepeti prangko.
 Survey, berkaitan dengan keperluan survey seperti survey nasabah, kunjungan
dealer, dsb. Biaya bahan bakar untuk keperluan survey ini bisa diklaim kalau
jarak tempuh surveynya jauh dan menggunakan kendaraan roda empat.
 Penagihan, seperti halnya untuk keperluan survey, semua biaya yang berkaitan
dengan penagihan ini bisa diklaim kalau jarak tempuh penagihannya jauh,
urgent, dan menggunakan kendaraan roda empat.
 Penarikan, hal ini juga berlaku seperti penagihan tersebut diatas
 Keperluan Kantor, semua pengeluaran yang berhubungan dengan keperluan
kantor seperti biaya langganan Koran, pantry, dsb.
 Biaya Pemeliharaan Gedung, misalnya: pembelian cat untuk dinding kantor.
 Biaya Pemeliharaan Perlengkapan Kantor, misalnya: service AC
 Biaya Bank, misalnya: Biaya transfer setor uang kas besar
 Entertaint Rekanan
 Lain-lain
7. Setiap pengeluaran kas kecil wajib dibuatkan laporannya di buku kas.
8. Apabila persediaan kas kecil tinggal sedikit lagi/habis, maka harus dibuatkan
pengajuannya berupa internal memo ke Accounting Pusat dengan sepengetahuan
Kepala Cabang dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang di Pusat.
9. Setelah pengajuannya disetujui, Cabang berhak mendebet pengajuan tersebut dari
kas besar.

VI. Prosedur Permohonan Peminjaman BPKB dan BBN/Mutasi

Nasabah yang bermaksud akan membalik nama BPKB atau mutasi, harus mengajukan
peminjaman BPKB terlebih dahulu. Dengan prosedur sebagai berikut:

ADMINISTRASI 8
VI.a. Untuk BBN ke atas nama nasabah dan atau mutasi.
1. Nasabah mengajukan permohonan peminjaman BPKB dan harus mengisi formulir
permohonannya yang ditandatangani diatas materai.
2. Formulir permohonan peminjaman BPKB tersebut ditandatangani oleh Kepala
Cabang.
3. Nasabah dimintai dokumen pendukung berupa:
 KTP Asli
 STNK Asli
 Cek Fisik Polda
 Surat Rekomendasi DLLAJ (Angkot)
 Surat Keterangan, SIUP, NPWP Bengkel (Untuk rubah bentuk dan warna)
4. Administration Coordinator kemudian membuat permohonan peminjaman BPKB
dilampiri dengan formulir permohonannya ke Operation Pusat.
5. Setelah pengajuannya disetujui, Pusat akan meminjam BPKB ke Bank.
6. BPKB dikirim ke Cabang.
7. Petugas dari Pro Car akan mengurusi proses BBN dan mutasinya.
8. Apabila proses BBN-nya telah selesai, Cabang menyerahkan kembali BPKB-nya ke
Pusat beserta foto copy STNK baru.
9. Operation Pusat bagian Custodian akan menginput a/n BPKB dan atau no. polisi yang
baru di Autoloan System dan mengirimnya ke Cabang.
10. Cabang melakukan reverse.

VI.b. Untuk BBN ke atas nama selain nasabah dan atau mutasi
1. Prosesnya sama dengan BBN keatas nama nasabah, perbedaannya yaitu saat Cabang
mengembalikan BPKB ke pusat harus dilampirkan:
 Fotocopy STNK.
 Kwitansi Blanko a/n BPKB yang baru (3 lembar, 1 bermaterai).
 Fotocopy KTP a/n BPKB yang baru.
 Surat Kuasa Fiducia a/n BPKB yang baru.
 Surat Kuasa Penarikan/Pengalihan Ijin Trayek a/n BPKB yang baru

Catatan: Proses pengurusan BBN, mutasi dan STNK, biaya materai yang timbul untuk pengurusan tersebut
dibebankan kepada nasabah. Proses balik nama tersebut diatas hanya diperbolehkan ke atas nama:
1. Nasabah
2. Isteri/Suami nasabah
3. Anak
4. Orang tua
Selain dari ketentuan diatas harus mendapat persetujuan operation manager dan direksi.

ADMINISTRASI 9
VII. Prosedur Pengajuan Pembatalan Asuransi
1. Apabila nasabah melakukan pelunasan awal dan sisa tenornya lebih dari 6 (enam)
bulan, nasabah berhak mengajukan pembatalan assuransi (untuk jaminan kendaraan
yang diassuransikan)
2. Nasabah mengajukan refund assuransi dan mengisi surat pernyataan pembatalan
assuransi yang ditandatangani diatas materai dengan melampirkan foto copy KTP
dan no. rekening. Pembatalan assuransi TIDAK BOLEH dikuasakan ke orang lain
terkecuali yang ada di KK.
3. Administration Coordinator membuat permohonan pembatalan assuransi ke
Operation Pusat atas sepengetahuan Kepala Cabang dan ditandatangani oleh pejabat
yang berwenang di Pusat.
4. Setelah permohonan pembatalan assuransi disetujui, konfirmasi ke Operation Pusat
kapan refund assuransi tersebut bisa cair ke nasabah.
5. Segera konfirmasikan ke nasabah apabila refund assuransi tersebut telah cair ke
nasabah.

VIII. Prosedur Pengajuan Klaim Assuransi

Setiap pengajuan kredit kendaraan bekas atau baru biasanya diassuransikan. Sebagian
besar kendaraan plat hitam, sementara untuk kendaraan umum jarang diassuransikan.
Kalau terjadi kecelakaan atau kehilangan pada kendaraan yang dijaminkan tersebut,
nasabah berhak mengajukan klaim assuransi. Adapun prosedur dari pengajuan klaim
assuransi tersebut adalah sebagai berikut:
1. Nasabah memberitahukan kepada Cabang kalau kendaraan yang dijaminkan
mengalami kecelakaan atau kehilangan.
2. Konfirmasi by phone ke operation pusat.
3. Nasabah mengajukan klaim assuransi, dengan melampirkan data-data sebagai
berikut:
 Surat keterangan kecelakaan/kehilangan dari kepolisian setempat.
 Copy KTP & Sim nasabah.
 Copy KTP & Sim pengemudi (jika bukan nasabah yang mengemudi pada saat
terjadi kecelakaan.
 Copy STNK
 Formulir kecelakaan dari pihak assuransi yang diisi oleh nasabah.
 Poto kendaraan yang mengalami kecelakaan.

ADMINISTRASI 10
3. Administration Coordinator membuat pengajuan kepada Operation Pusat atas
sepengetahuan Kepala Cabang dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang di
Pusat.
4. Operation Pusat mengajukan klaim assuransi ke pihak assuransi.
5. Pihak assuransi akan mengadakan survey langsung terhadap nasabah, karena yang
memutuskan klaim assuransi tersebut dicairkan atau tidak adalah pihak assuransi dan
bukannya Cabang atau Pusat.
6. Konfirmasi ke Pusat apakah klaim assuransi tersebut cair ke nasabah atau tidak.
7. Segera konfirmasikan ke nasabah apabila klaim assuransinya telah cair.

IX. Prosedur Pembuatan Internal Memo

Setiap pengajuan ke Pusat harus dibuatkan internal memonya berdasarkan keperluannya
masing-masing, berikut internal memo yang bisa dikeluarkan oleh Administration
Coordinator:
1. Pelepasan BPKB, dibuat berdasarkan nasabah yang lunas supaya Pusat
mengeluarkan BPKBnya dan mengirimnya ke Cabang. Ditujukan ke Operation Pusat.
2. Permohonan Pengisian Kas kecil, diajukan ke Accounting Pusat setelah
persediannya minimum/habis. Ditujukan ke Finance & Acc. Dept.
3. Permohonan Peminjaman BPKB, biasanya diajukan apabila ada pemohonan dari
nasabah yang bermaksud untuk BBN atau mutasi BPKB. Ditujukan ke Operation
Pusat, cc Bank relation.
4. Permohonan ATK & Barang Cetakan. Ditujukan ke General affair.
5. Permohonan Pembelian Materai, diajukan ke accounting Pusat setelah
persediaannya minimum/habis.
6. Permohonan Dana, khusus untuk pemakaian diatas Rp. 250.000,- berkaitan
dengan keperluan kantor (pengajuannya bisa memakai formulir pengajuan
kas/pembelian).
7. Permohonan Dana Perbaikan Kendaraan Operasional, diajukan setelah
kendaraan diperbaiki dan dilampirkan bukti pembayarannya. Ditujukan ke Finance &
Acc. Dept.
8. Permohonan Pembatalan Assuransi. Ditujukan ke Operation Pusat.
9. Memo Permohonan Set Off Dari Pencairan Booking Baru. Ditujukan ke
Operation Pusat.
10. Dsb.

ADMINISTRASI 11
Semua memo yang dikeluarkan oleh Administration Coordinator harus atas
sepengetahuan Kepala Cabang. Khusus untuk permohonan dana, apabila dananya telah
dikeluarkan wajib menyerahkan bukti/bon aslinya ke Accounting Pusat.

X. Tata Cara Posting di Cabang

1. Masuk outlook express, cek e-mail, kalau sudah dikirim data outstanding dan
payment dari operation pusat, save di F-CSL-Modem.
2. Komputer harus keluar dari Autoloan System
3. Lakukan backup sebelum menjalankan proses posting
4. Upload Pencairan
5. Lakukan posting, pastikan data dan tanggal yang dimasukkan sudah benar.
6. Masuk Autoloan system menu utama operation laporan, laporan outstanding, total
outstanding per Cabang. Masukkan tanggal, ketik ‘ P’ untuk cetak, dan ketik ‘Y’ kalau
semua data sudah benar.
7. Cocokkan hasil print out tersebut dengan data outstanding yang dikirim dari pusat.
8. Hasil print out tersebut diarsipkan di ordneer berurut sesuai dengan tanggal.

XI. Tata Cara Reverse Di Cabang

Proses reverse biasanya dilakukan kalau ada kesalahan input pembayaran, input data
nasabah/pinjaman atau adanya perubahan data kendaraan (BBN/mutasi), dsb. Berikut
tata caranya:
1. Masuk outlook express, cek e-mail, periksa apakah ada kiriman data reverse dari
operation pusat. Kemudian save di F-CSL-Modem.
2. Semua computer keluar dari Autoloan system.
3. Lakukan proses upload reverse
4. Cek di Autoloan system, apakah datanya sudah berubah atau tidak.
5. Kalau tidak terjadi perubahan pada data yang di reverse tadi, segera konfirmasi ke
Operation pusat.
6. Operation pusat mengirim kembali data yang benar.
7. Lakukan kembali proses tersebut diatas.

XII.Prosedur Over Kredit

Nasabah yang akan mengover kreditkan kewajibannya kepada pihak ke-3 harus
membuat pengajuannya terlebih dahulu dengan cara sebagai berikut:

ADMINISTRASI 12
1. Nasabah dan pihak ke-3 yang akan meneruskan kewajibannya datang ke Cabang dan
membuat pengajuan over kredit.
2. Nasabah bersama-sama dengan pihak ke-3 tersebut membuat surat pernyataan over
kredit yang di tanda tangan oleh kedua belah pihak diatas materai.
3. Nasabah membuat surat pernyataan latar belakang/alasan over kredit tersebut.
4. Administration Coordinator mengcopy KTP pihak ke-3 dan diarsipkan dengan kedua
surat pernyataan tersebut diatas.
5. Credit Marketing Coordinator membuat memo usulan over kredit/rescheduling, yang
memuat skema pembiayaan (termasuk penghapusan bunga, denda, penalty bila ada)
dan alasan diajukannya over kredit/rescheduling dan harus disetujui oleh
Direksi/Komite kredit kantor pusat.
6. Setelah memo usulan kredit disetujui, copy KTP pihak ke-3 tersebut diserahkan pada
surveyor untuk disurvey kelayakkannya.
7. Apabila proses survey selesai, seperti pengajuan kredit biasa surveyor menyerahkan
dokumen calon nasabah baru ke customer service.
8. Hasil survey diajukan ke komite kredit.
9. Setelah proses approval, nasabah tanda tangan dokumen kontrak. Proses booking
dilakukan dengan syarat kewajiban nasabah tidak tertunggak. Jatuh tempo dan besar
angsuran sesuai dengan nasabah terdahulu.
10. Administration Coordinator Mengajukan memo set off.
11. Cetak perhitungan kredit dari Autoloan System menu utama Customer Service Utility,
menu over kredit.
12. Proses booking seperti biasa.
Catatan : Untuk jenis kendaraan yang diassuransikan harus mengajukan memo perubahan polis assuransi
ditujukan ke operation pusat.

XIII.Tugas Lain Administration Coordinator

1. Membuat surat penagihan BPKB TBO dan SK Trayek angkot baru ke dealer-dealer
setiap akhir bulan.
2. Membuat register BPKB TBO yang masuk dari dealer-dealer dan menyerahkannya ke
Pusat.
3. Membuat register SK trayek, register kendaraan mobil baru (untuk memudahkan
follow up BPKB dan SK trayek), register internal memo, register BPKB bekas, register
BPKB lunas, register pengambilan BPKB, register keluar masuk aplikasi, dsb.

ADMINISTRASI 13
4. Aplikasi yang sudah dirapihkan oleh customer service, filling cabinetnya dikunci dan
dipegang oleh Administration Coordinator. Setiap orang di Cabang yang akan
meminjam aplikasi harus atas seijin Administration Coordinator dan dibuatkan
register peminjamannya. Semua aplikasi dokumen kontrak di Cabang merupakan
tanggungjawab Administration Coordinator.
5. Update BPKB setiap akhir minggu, dengan cara sebagai berikut:
 Masuk outlook express, cek e-mail, kalau sudah dikirim data update BPKB dari
operation pusat, save di F-CSL-modem.
 Semua computer keluar dari Autoloan system.
 Lakukan proses upload data BPKB

ADMINISTRASI 14
 CUSTOMER SERVICE

Customer Service merupakan sebuah jabatan yang bertugas memberi pelayanan baik
lisan maupun tulisan atas semua informasi yang berhubungan dengan Ketentuan dan
Proses Pembiayaan Konsumen yang berlaku di PT. PRO CAR INT'L FINANCE kepada
calon nasabah dan dealer.

Tugas dan kewajiban Customer Service yang berhubungan dengan Ketentuan dan Proses
Pembiayaan Konsumen adalah sebagai berikut :

I. MENERIMA APLIKASI
Aplikasi diterima oleh Customer Service dari rekanan dealer atau showroom kemudian
dicatat pada buku register. Aplikasi minimal berisi dokumen-dokumen seperti : KTP
Suami/Istri calon konsumen,data jaminan dan perhitungan kredit dari dealer. Setelah
dicatat di buku register, aplikasi diserahkan kepada Credit & Marketing Dept. untuk
ditindaklanjuti dan diteruskan kepada Surveyor. Selanjutnya Surveyor akan survey
terhadap calon konsumen.

II. PROSES APPROVAL KREDIT

Selanjutnya Surveyor menyerahkan kepada Customer Service dokumen-dokumen sebagai
berikut:
1. Dokumen yang diterima dari Credit & Marketing Dept. (Surveyor) adalah
sebagai berikut:
a. Formulir Permohonan Kredit, penulisan sesuai dengan data yang ada,
kesamaan tanda tangan dengan KTP Suami/Istri
b. Perhitungan kredit, disesuaikan dengan Syarat & Kondisi penerimaan
nasabah.
 Verifikasi tenor, cara pembayaran (arr/adv), rate (bunga dealer, bunga PIF),
Premi assuransi (dealer-nasabah, Pro Car-dealer, premi dari OTR/PH), DP.
c. Formulir Survey, penulisan lengkap dan sesuai dengan data-data
d. Memo khusus dan/atau usulan kredit, isi, penulisan dan kelengkapan
authorized signer.

ADMINISTRASI 15
2. Data Pokok Nasabah dan Data Penunjang
a. Data Pokok:
 Kartu Tanda Penduduk (KTP), masih berlaku, alamat suami/istri sama.
 Kartu Keluarga (KK), masih berlaku, nama, alamat & tanggal lahir calon
nasaabah sama dengan KTP
 Surat Keterangan Kematian, apabila calon nasabah duda/janda ditinggal
mati.
 Akta Cerai, apabila calon nasabah duda/janda cerai.
 Surat nikah, apabila alamat calon nasabah tidak sama dengan suami/isteri.
b. Data Tempat Tinggal:
 PBB/Rek Listrik/Telp/PAM, sesuai dengan alamat tempat tinggal calon
konsumen dan kepemilikannya atas nama calon konsumen atau yang
terdapat dalam satu KK. Jika data tersebut di atas tidak ada dapat diganti
dengan Akte Jual Beli.
c. Data Keuangan
 Slip Gaji/Rekening Koran/Bon-bon/Kwitansi, minimal 3 bulan terakhir.

3. Data Kendaraan, harus ada kesamaan data antara BPKB, STNK, Faktur asli,
Notice pajak masih berlaku, Kuitansi Blanko (satu bermaterai, dua tidak bermaterai)
dan gesekan no. rangka/mesin. Untuk kendaraan umum : KIR, Kartu Pengawasan,
SK Gubernur, Izin Usaha masih berlaku.

4. Dokumen kontrak yang telah ditandatangani calon nasabah

Verifikasi :
a. Diperiksa kesamaan tanda tangan calon nasabah antara di dokumen kontrak
dengan KTP.
b. Diperiksa kelengkapan kontrak aplikasi nasabah.
c. Untuk mobil baru yang a/n BPKBnya tidak sama dengan calon nasabah terdapat
ketentuan sebagai berikut:
 Di surat kuasa fiducia, a/n BPKB tanda tangan di atas materai sebagai
pemberi kuasa dan nasabah tanda tangan di tengah-tengah antara pemberi
kuasa dan penerima kuasa.
 Di surat kuasa penarikan/pengalihan ijin trayek, a/n BPKB tanda tangan
diatas materai dan nasabah tanda tangan di tengah-tengah.

ADMINISTRASI 16
 d. Untuk refinancing murni yang a/n BPKBnya berbeda dengan nasabah (satu KK
selain suami/isteri) terdapat ketentuan sebagai berikut:
 Di surat kuasa fiducia, nasabah tanda tangan di atas materai sebagai
pemberi kuasa dan a/n BPKB tanda tangan di tengah-tengah antara pemberi
kuasa dan penerima kuasa.
 Di surat kuasa penarikan/pengalihan ijin trayek, nasabah tanda tangan diatas
materai dan a/n BPKB tanda tangan di tengah-tengah.

Untuk pengajuan kredit yang plafonnya melebihi wewenang komite kredit Cabang.
Customer Service harus mengirim persetujuan kredit ke Kantor Pusat (pekerjaan ini juga
bisa dilakukan oleh Operation/Administration Coordinator ). Dokumen-dokumen yang
dikirim adalah sebagai berikut :
1. Checklist Kelengkapan Data Nasabah (Lihat lampiran 3)
2. Formulir Survey
3. Perhitungan Kredit halaman 1
4. Memo khusus, Seperti: Memo permohonan dana sendiri, Usulan Kredit (Total
pokok pinjaman ≥100 Juta Rupiah) atau memo collection.
5. Data lain, bila dianggap perlu untuk menunjang approval.

Catatan : Untuk refinancing murni dan mobil baru yang a/n BPKBnya beda (reff murni: a/n BPKB satu KK selain
suami/istri) harus dilampirkan surat pernyataan dan persetujuan.

III. Prosedur Penerimaan Dokumen Jaminan/BPKB

Untuk penerimaan BPKB baik itu dari dealer maupun dari nasabahnya langsung, ada
beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut:
1. Dicek terlebih dahulu keaslian BPKB tersebut menggunakan sinar ultra violet, kalau
terdapat logo kepolisian pada setiap lembar BPKBnya, maka BPKB tersebut asli.
2. Verifikasi penulisan di BPKB, apabila terdapat kesalahan harus ada revisi dari pihak
kepolisian.
3. Apabila faktur tidak jelas atau hilang, harus ada legalisir yang dicap kepolisian dan
dijelaskan bahwa copy faktur tersebut sesuai dengan aslinya.
4. Dealer/nasabah harus mengisi formulir serah terima dokumen yang berisi nama
peminjam, nama BPKB, data kendaraan, nama dealer/cabang, nama yang
menyerahkan, tanggal dan tanda tangan.
5. Bagian bawah formulir diisi oleh Customer Service yang berisi nama petugas,
Cabang, kelengkapan data, tanda tangan dan tanggal.

ADMINISTRASI 17
6. Formulir tersebut rangkap tiga, sebagai berikut:
 Putih, diarsipkan di amplop ‘coklat’ BPKB disatukan dengan Foto copy data
kendaraan, gesekan dan cek Polda asli.
 Kuning, diarsipkan di map putih aplikasi sebelah kiri disatukan dengan foto copy
data kendaraan, gesekan dan copy cek Polda.
 Merah, distempel Pro Car dan diserahkan kepada dealer/nasabah.
7. Menerima biaya dari dealer/calon nasabah untuk cek keaslian BPKB ke kepolisian
setempat. Atau biaya tersebut bisa dipotong dari pencairan
8. BPKB diserahkan ke Messenger untuk diperiksa keasliannya di kepolisian setempat.

IV. Input Autoloan System

1. Masuk Autoloan System menu utama customer service. Pilih menu input data
nasabah.
 Input kode Cabang, kode dealer sesuai dengan yg tercantum dalam menu
Autoloan system. Tulis nomor nasabah di sudut kiri perhitungan kredit, untuk
memudahkan mengingat nomor nasabah tersebut.
 Input nama, sesuai dengan KTP. Untuk penginputan gelar dan nama yang
disingkat dicantumkan di belakang nama.
Contoh : H. Abd Rohim : diinput Rohim, H. Abd
Drs. Moh Irawan : diinput Irawan, Drs. Moh
H. Damanhuri, SE. : diinput Damanhuri, SE. H.
Hj. Dalilah Bt H.abd.Halim : diinput Dalilah Bt H.abd Halim, Hj.
 Input alamat, tanggal lahir dan no. KTP lengkap dan sesuai dengan KTP.
 Input jumlah tanggungan, pekerjaan, kode pos, tempat tinggal, penghasilan, dan
nama ibu kandung diinput sesuai dengan formulir permohonan kredit yang telah
diisi oleh nasabah.
 Setelah selesai tulis ‘T’ untuk menyimpan data. Dan ketik ‘S’ untuk keluar dari
System
2. Masuk menu utama customer service. Pilih menu input data pinjaman.
 Input jenis pinjaman dan tenor sesuai dengan perhitungan kredit dari Surveyor
yang telah disetujui komite kredit.
 Penginputan data kendaraan, memperhatikan kesamaan data antara BPKB,
Faktur dan STNK
 Penginputan OTR, DP, jenis assuransi, rate assuransi dan rate bunga sesuai
dengan perhitungan kredit dari surveyor yang telah disetujui komite kredit.

ADMINISTRASI 18
  Input kode surveyor dan kode wilayah sesuai dengan yang tercantum dalam
menu Autoloan system.
 Setelah selesai tulis ‘T’ untuk menyimpan data dan ketik ‘S’ untuk keluar dari
system.
3. Cetak checklist di menu utama customer service menu cetak kontrak, cetak checklist
nasabah.
4. Verifikasi kembali checklist tersebut sesuai dengan data yang ada, tulis disudut kanan
bawah giro pelunasannya dan di paraf.
5. Apabila terdapat refund, masuk menu utama customer service utility, pilih menu
perhitungan refund. Input nama nasabah data kendaraan, tenor, adv/arr, rate
dealer, rate Pro Car, rate assuransi, OTR, DP dan administrasi. Setelah semua data
ok, ketik ‘Y’ untuk mencetak perhitungan refund tersebut.

V.Tugas-tugas lain Customer Service :

1. Mencetak dan mengirim Welcoming Letter sebagai informasi ulang untuk nasabah
yang pengajuan kreditnya telah diproses mengenai jumlah angsuran dan tanggal
jatuh tempo.
2. Mengarsipkan copy welcoming letter tersebut di ordneer khusus.
3. Konfirmasi by phone kepada nasabah tentang penerimaan kendaraan untuk booking
mobil baru dan memberitahukan jatuh temponya.
4. Melayani permintaan pembuatan surat pengantar perpanjangan STNK.
5. Membuat dan mengupdate daftar aplikasi masuk, aplikasi diterima, aplikasi tolak,
aplikasi batal dan aplikasi pending dalam bentuk hardcopy (buku register) ataupun
softcopy. Dilaporkan ke Administrasi. Coord setiap akhir bulan.
6. Mencetak blanko dokumen-dokumen kredit.
7. Melayani dan menjelaskan dengan ramah dan sabar setiap keluhan atau pertanyaan
dari nasabah atau calon nasabah.
8. Semua aplikasi dokumen kontrak yang telah dibooking dan dikirim balik oleh Pusat
harus dirapihkan dan disusun berdasarkan standarisasi penyusunan kontrak. Diberi
nama dan nopin, disimpan rapih di filling cabinet berurut berdasarkan nopin nasabah.
9. Membuat register data nasabah repair dan diarsipkan di ordneer file repairan.

ADMINISTRASI 19
 TELLER

Telller merupakan bagian yang berada di bawah wewenang Administration Coordinator

Cabang. Tugasnya menerima setiap pembayaran nasabah, penginputan dan pelaporan
setiap transaksinya setiap hari.

Tugas-tugas teller setiap harinya adalah sebagai berikut :

I. Penerimaan Setoran Angsuran Tunai

1. Setiap nasabah yang datang diminta untuk memperlihatkan kartu nasabahnya.
2. Apabila nasabah tidak membawa kartu angsurannya, tanyakan nama dan alamatnya
atau no. polisinya.
3. Konfirmasi ulang jumlah kewajibannya dan beritahukan kalau sudah terdapat denda.
4. Hitung dengan teliti jumlah uang yang diterima, harus sesuai dengan yang di system
dan jangan sampai terdapat uang palsu.
5. Setelah semuanya sesuai, diinput di Autoloan system menu utama teller proses
pembayaran angsuran (masukan nopin dan tulis ‘T’ untuk pembayaran tunai,
masukan jumlah pembayarannya dan no. slip kemudian cetak)
6. Formulir setoran terdapat tiga lembar, yaitu sebagai berikut:
 Putih untuk disimpan teller
 Kuning untuk Accounting, dan
 Biru untuk nasabah
Formulir yang telah dicetak, di paraf teller (distempel untuk warna biru) dan ditanda
tangani nasabah.
7. Formulir setoran yang berwarna biru diserahkan ke nasabah.

II. Penerimaan Setoran Angsuran Transfer

1. Melakukan cek transaksi ke Bank BCA setempat dimana kantor Cabang membuka
rekening.
2. Sesuaikan data mutasi dari Bank dengan system.
3. Kalau identitas nasabah tidak diketahui, cari di Autoloan system menu utama teller
inquiry, nasabah menurut jumlah angsurannya, masukkan jumlah angsuran yang
dicari, ketik ‘L’ untuk layar dan ketik ‘P’ untuk di print. Kalau sudah diketahui identitas

ADMINISTRASI 20
 nasabahnya, konfirmasi ke nasabah by phone. Apabila tidak berhasil ditemukan
identitas nasabah tersebut, minta pertolongan Dept. Collection.
4. Setelah semuanya sesuai, diinput di Autoloan System menu utama teller proses
pembayaran angsuran (masukan nopin dan tulis ‘B’ untuk transfer, masukkan jumlah
angsurannya dan no. slip pembayaran kemudian cetak)
5. Setelah dicetak, diparaf teller dan diberi keterangan transfer.

III. Penerimaan Setoran Angsuran PDC

1. Setiap penerimaan Cek/BG, teller wajib menggunakan tanda terima yang telah
ditentukan. Dicantumkan tanggal jatuh tempo, nomor urut Cek/BG, Nama Bank dan
nilai Cek/BG tersebut.
2. Harap diperhatikan tanggal jatuh tempo Cek/BG tersebut dan asal Bank-nya untuk
menentukan tanggal cairnya. Juga untuk memperkirakan apakah angsuran tersebut
terkena denda atau belum.
3. Kemudian dilakukan penginputan di Autoloan System menu utama teller proses
pembayaran PDC. Masukkan tanggal jatuh tempo giro, nopin, tanggal cair PDC
(diperkirakan berdasarkan asal Bank), jumlah pembayaran, nama Bank, no. Cek/BG
dan tanggal jatuh tempo.
4. Kalau data sudah ok, kemudian cetak di slip pembayaran teller.

IV. Penginputan Penghapusan Denda

Setiap penginputan penghapusan denda di Cabang harus mendapat persetujuan dari
Kepala Cabang dan diketahui oleh Administration Coordinator. Apabila penghapusan
denda tersebut melebihi wewenang kepala Cabang, maka harus dibuat memo oleh
Administration Coordinator disetujui oleh pejabat yang memiliki wewenang lebih tinggi
sesuai dengan otoritas yang berlaku (Hal ini berlaku untuk kasus-kasus khusus, misalnya:
unit kecelakaan). Hasil persetujuannya diarsipkan disatukan dengan slip pembayarannya.

Adapun tata cara untuk penginputan penghapusan dendanya adalah sebagai berikut:
 Misalkan nasabah A mempunyai kewajiban angsuran sebesar Rp. 1.950.000,-,
jatuh temponya setiap tanggal 7. Pada tanggal 19 nasabah tersebut melakukan
pembayaran sebesar 2.000.000,- dengan cara transfer melalui BCA. Karena
identitasnya tidak diketahui dan baru diketahui pada tanggal 25 maka
seharusnya:

ADMINISTRASI 21
 Pembayaran yang diinput : Rp. 2.000.000,-
Denda yang seharusnya dibayar : Rp. 70.200,-
Denda yang dibayarkan : Rp. 50.000,-
Denda yang dihapuskan : Rp. 20.200,-

V. Standarisasi Penerimaan Angsuran

1. Batas waktu kas Cabang adalah pukul 15.00, apabila lewat dari waktu tersebut maka
harus diberitahukan ke nasabahnya kalau pembayaran diinput per hari besok.
2. Setiap nasabah yang pembayarannya menggunakan fasilitas BG/cek, harap
diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
 Asal Bank Cek/BG dari nasabah
 Tanggal jatuh tempo Cek/BG
3. Periksa mutasi pada jam 15.00 ke Bank BCA setempat dimana kantor Cabang
membuka rekening.
4. Kasus Khusus :
 Jika pada hari yang sama seorang nasabah membayar secara transfer dan tunai
sekaligus, maka nominal pembayaran tersebut dijumlahkan kemudian diinput
secara tunai. Untuk pelaporannya masuk Tiket.
 Apabila nasabah membayar angsurannya sebagian, maka TIDAK BOLEH ADA
PENGINPUTAN. Ditulis di slip teller sebagai titipan angsuran nasabah, kalau
sudah ada penyelesaian ditulis lagi di slip teller terpisah sebagai penyelesaian
titipan angsuran. Kedua formulir pembayaran tersebut di fax untuk diinput oleh
Operation pusat.
 Untuk setiap Cek/BG yang tidak cair, maka bisa diminta bantuan Dept. Collection
untuk follow up pembayaran nasabah tersebut disertai bukti penolakan dari Bank.
5. Setelah jam 15.00, teller harus membuat laporan pembayaran yang terjadi pada hari
tersebut dan memeriksa total pembayaran pada hari tersebut secara tunai ataupun
transfer.
6. Menyerahkan laporan pembayaran tersebut pada Administration Coordinator dan
Administration Coordinator memeriksa kembali laporan tersebut beserta no. slip yang
digunakan hari itu.
7. Setelah diperiksa oleh Administration Coordinator, laporan kemudian difax untuk
diperiksa dan diposting oleh Operation Pusat.

ADMINISTRASI 22
VI. Penerimaan dan Penginputan Pelunasan Awal
1. Teller harus mengetahui cara perhitungan pelunasan awal, sehingga bila ada
nasabah yang akan melakukan proses pelunasan awal, bisa memberitahu dan
menjelaskan perhitungannya.
2. Bila nasabah berkeberatan dengan jumlah pelunasannya, maka nasabah
dipertemukan dengan Administration Coordinator .
3. Di Administration Coordinator, dilakukan negosiasi, apabila nasabah masih
berkeberatan dengan jumlah pelunasannya, maka Administration Coordinator minta
pertimbangan Kepala Cabang.
4. Apabila telah terdapat kesepakatan, maka Teller melakukan penginputan di Autoloan
System menu utama teller proses pembayaran angsuran, pelunasan awal. Masukkan
nominal pembayarannya, no. slip pembayaran dan ketik ‘Y’ kalau semua data sudah
benar. Sebelum dilakukan penginputan, Teller harus menghitung nominal uangnya
sesuai dengan system/kesepakatan, jangan sampai terdapat uang palsu.
5. Pembayaran di print pada kertas HVS untuk kemudian di tulis secara manual di slip
teller. Selanjutnya sama dengan penerimaan setoran angsuran tunai.

VII. laporan Harian

Setiap harinya teller harus membuat laporan pembayaran harian dan laporan Bank
1. Membuat laporan pembayaran harian menurut Autoloan System. Masuk Autoloan
system menu utama teller laporan, laporan pembayaran tunai, masukkan tanggal,
ketik ‘S’ untuk semua pembayaran dan ketik ‘Y’ kalau semua data sudah benar.
Kemudian di print.
2. Membuat laporan pembayaran harian yang berisi :
 Saldo awal, merupakan saldo akhir per hari kemarin.
 Penerimaan angsuran tunai
 Penerimaan angsuran transfer
 Penerimaan angsuran PDC
 Tiket (misalnya: Pembayaran transfer dijumlahkan dengan pembayaran tunai)
 Total Pembayaran harian (nominalnya harus sama dengan laporan pembayaran
harian menurut Autoloan system)
 Penerimaan lain-lain (misalnya: Biaya Penarikan, titipan angsuran nasabah, dll)
 Pengeluaran (misalnya: setor BCA, kas kecil, dll.)
 Saldo Akhir
 Penerimaan angsuran untuk esok hari

ADMINISTRASI 23
3. Membuat laporan Bank yang berisi:
 Saldo Awal, merupakan saldo akhir per hari kemarin menurut pembukuan
Cabang.
 Penerimaan (isinya: pembayaran angsuran nasabah (trf), setor pembayaran dari
Cabang dan bunga setiap akhir bulan)
 Pengeluaran (Isinya: Debet Otomatis atau penarikan dan pajak atau administrasi
setiap akhir bulan)
 Saldo akhir menurut pembukuan Cabang
 Saldo akhir menurut pembukuan Bank
 Selisih (sering terjadi kalau ada angsuran nasabah yang tidak diketahui
identitasnya dan tidak bisa dibukukan oleh Cabang per hari itu)
 Gantungan (isinya merupakan angsuran nasabah yang tidak bisa dibukukan
Cabang per hari itu)
4. Setelah semua selesai dan tidak ada selisih, teller memeriksa kembali slip
pembayaran yang dipakai pada hari itu dan menghitung jumlah saldo akhir kas
Cabang. Kemudian menyerahkan pada Administration Coordinator untuk diperiksa
kembali.
5. Selesai diperiksa, laporan kemudian di fax ke Operation Pusat (paling lambat pukul
16.00) untuk diperiksa ulang dan diposting.
6. Semua bukti penerimaan kas yang termasuk tiket dan penerimaan lainnya harus
dilampirkan beserta laporan tersebut diatas.

VIII. Hal-Hal Yang Harus Diperhatikan Oleh Teller

1. Memisahkan slip teller warna putih dan kuning. Yang putih diarsipkan di ordneer,
berurut berdasarkan nomor slip dan tanggal pemakaian. Yang kuning diarsipkan
untuk kemudian diserahkan ke Accounting setiap akhir bulan.
2. Setiap pemakaian slip teller wajib dibuat laporannya dan diserahkan pada
Administration Coordinator.
3. Memisahkan slip pembayaran dari Collector, dengan cara sebagai berikut:
 Warna Putih, diarsipkan diordneer disatukan dengan slip teller berurut
berdasarkan nomor slip dan tanggal pemakaian.
 Warna Biru, diserahkan pada admin collection.
 Warna kuning, diarsipkan untuk kemudian diserahkan ke Accounting setiap akhir
bulan.

ADMINISTRASI 24
4. Setiap pagi Teller wajib menyetorkan saldo akhir perhari kemarin dan wajib
menyetorkan seluruh pembayaran per hari itu sebelum dibuat laporan harian.
5. Setiap pagi Teller meminta buku slip pembayaran pada Administration Coordinator
dan menyerahkan kembali pada akhir hari kerja untuk disimpan di brankas. Teller
dilarang untuk menyimpan buku slip pembayaran secara sembarangan.
6. Setiap pembayaran dari nasabah baik itu berupa angsuran, titipan angsuran, titipan
BP, titipan proceed, titipan DP pembelian unit AYDA, dsb, WAJIB menggunakan slip
teller dan DILARANG menggunakan tanda terima/kwitansi.
7. Diusahakan jangan sampai terjadi kesalahan input, kalau itu sampai terjadi maka
harus dilakukan reverse.
8. Kalau sampai terjadi kesalahan pada hasil print out slip pembayaran, teller berhak
menggantinya dengan yang baru. Slip pembayaran yang tak terpakai di coret dan
dikasih keterangan ‘BATAL’.
9. Slip teller yang batal tersebut diarsipkan lengkap dalam keadaan tiga lembar.
10. Hanya Teller yang berhak melakukan penginputan pembayaran nasabah. Kalau teller
berhalangan, penginputan dilakukan oleh Administration Coordinator dan atau orang
yang ditunjuk oleh Administration Coordinator/Kepala Cabang.
Catatan : Petugas yang bisa menerima pembayaran dari nasabah hanyalah Teller/Administration
Coordinator dan Collector, karena yang berhak mengeluarkan slip penerimaan uang dari nasabah adalah
teller dan Collector saja. Dengan demikian, Credit & Marketing. Coord, Surveyor, Coolection Coord, Adm.
Collection, Customer Service, Operation Staff, DILARANG untuk menerima pembayaran.

ADMINISTRASI 25
 OPERATION (CABANG)

Operation Cabang merupakan bagian yang berada di bawah wewenang Administration

Coordinator. Bertugas sebagai back up Customer Service dalam menjalankan
pekerjaannya. Dan sebagai perpanjangan tangan Administration Coordinator untuk
menjalankan operational Cabang.

Adapun tugas-tugas pokok Operation Cabang adalah sebagai berikut:

1. Verifikasi semua data yang masuk dari Customer Service.
2. Verifikasi hasil inputan autoloan system dari Customer Service.
3. Verifikasi semua dokumen kontrak yang telah di tanda tangan nasabah.

I. Verifikasi Secara Manual

1. Data Nasabah
 KTP, KTP suami isteri calon nasabah, alamat harus sama, masih berlaku,
penulisan jelas dan terbaca, tidak buram dan tercantum tanda tangan nasabah.
 KK, alamat harus sesuai dengan KTP, tanggal lahir suami isteri sama dengan KTP,
penulisan jelas dan terbaca, tidak buram dan tanda tangan kepala keluarga sama
dengan KTP.
 PBB/Rekening Listrik/PAM, alamat dan nama harus atas nasabah atau yang
tercantum di KK, kalau tidak sama harus dilampirkan akte kepemilikan dan atau
bukti pembelian rumah.
2. Data Penghasilan
 Slip gaji (PNS/Pegawai Swasta)
 SKU/SIUP/TDP (Wiraswasta)
 Rekening Koran/Tabungan/bon-bon/kwitansi, minimal tiga bulan terakhir.
 NPWP, untuk pinjaman ≥ 100 juta rupiah
3. Data kendaraan
 BPKB, Faktur, STNK dan Notice Pajak yang masih berlaku, harus ada kesamaan
data. Kalau ada perbedaan harus tercantum revisi dari kepolisian setempat.
 Untuk kendaraan umum ditambah dengan Kir, Sk trayek, kartu pengawasan, ijin
usaha dan organda.
 Gesekan no. rangka dan no. mesin harus sesuai dengan faktur.

ADMINISTRASI 26
4. Data Pinjaman/Kredit
 Formulir Permohonan Kredit, harus sesuai dengan semua data dan mutlak
berdasarkan informasi dari nasabah. Kesamaan tanda tangan dengan nasabah
 Formulir Survey, sesuai dengan survey dilapangan dan data-data yang ada.
 Perhitungan Kredit, disesuaikan dengan syarat dan kondisi PT. Pro Car Finance.
 Perhitungan Refund, Disesuaikan dengan kompensasi dealer.
 Memo Khusus, kalau terdapat pengecualian dari syarat dan kondisi yang
ditetapkan PT. Pro Car Finance.
 Usulan Kredit, Kalau pinjaman nasabah ≥100 juta rupiah

II. Verifikasi Autoloan System

1. Data Nasabah, disesuaikan dengan data nasabah tersebut diatas, penulisan nama
dan alamat lengkap.
2. Data Pinjaman, disesuaikan dengan perhitungan kredit yang telah disetujui oleh
komite kredit.
3. Data Kendaraan, sesuai dengan faktur dan BPKB.

III. Verifikasi Dokumen Kontrak

1. Semua kontrak yang telah di tanda tangan nasabah di verifikasi sesuai dengan KTP.
2. Semua kontrak yang telah di print di verifikasi sesuai dengan data yang ada.
3. Semua dokumen kontrak jangan sampai terdapat coretan atau tipe-ex, kalau
terdapat kesalahan harus diparaf nasabah dan kepala Cabang.

V. Proses Booking
Proses booking dilaksanakan setelah semua data lengkap dan sesuai dengan ketentuan
sebagai berikut :
1. Data nasabah lengkap (KTP, KK, Data tempat tinggal)
2. Data penghasilan (Surat keterangan usaha/SIUP/TDP, Tabungan/Rekening Koran,
slip gajih dan nota-nota/bon-bon penjualan)
3. Data Jaminan lengkap (BPKB & cek polda, faktur, kwitansi blanko bermaterai a/n
BPKB, STNK, Notice pajak, untuk kendaraan umum ditambah dengan kir, SK trayek,
Kartu Pengawasan, izin usaha dan organda. Untuk mobil baru harus ada surat
pernyataan penyerahan BPKB paling lambat 3 (tiga) bulan) dari dealer).

ADMINISTRASI 27
4. Untuk booking by fax, semua data difax ke Pusat dan untuk booking by aplikasi
semua data dikirim langsung oleh Messenger untuk dibooking Operation Pusat.
Adapun dokumen yang harus di fax ke Operation Pusat adalah sebagai berikut :
 Check list
 Refund
 Foto copy KTP suami isteri
 Foto copy KK
 Data tempat tinggal
 Data penghasilan
 Data jaminan
5. Setelah keluar nopin (untuk booking by fax), aplikasi dikirim beserta kelengkapan
datanya ke Pusat melalui jasa pengiriman. Map kuning disusun sesuai dengan
prosedur penyusunan aplikasi.

VI. Prosedur Penyusunan Aplikasi

1. Map Putih
Dokumen yang ada di map putih dibagi menjadi lima kelompok:
Sebelah Kiri
 Data Pribadi
 Data Usaha/Penghasilan
 Data Kendaraan

Sebelah Kanan
 Dokumen Aplikasi
 Copy Dokumen Kontrak

2. Map Kuning (untuk dialihkan ke Bank)

 Checklist kelengkapan data nasabah
 Checklist by system
 Perhitungan refund
 Perjanjian fiducia
 Kwitansi DP
 Copy KTP suami Isteri
 Surat persetujuan suami/isteri
 Surat pernyataan bersama

ADMINISTRASI 28
  Copy surat pernyataan dealer (khusus untuk kendaraan baru)
 Surat pernyataan (Reff)
 Surat Kuasa Pendaftaran Fiducia
 Ketentuan tambahan perjanjian fiducia (khusus angkot)
 Persetujuan pengalihan kreditor
 Surat kuasa penarikan (plat hitam)/pengalihan ijin trayek (plat kuning)
 Copy KK
 Kwitansi Pelunasan
 BAST
 Copy formulir permohonan kredit
 Copy formulir permohonan kredit tambahan
 Copy formulir survey
 Gesekan kendaraan
 Copy STNK dan notice pajak
 Copy data kepemilikan tempat tinggal
 Copy data usaha/penghasilan

3. Amplop BPKB (disimpan di brankas) berisi:

 Copy BPKB, STNK & notice pajak, faktur, ijin trayek, kir, kuitansi blanko atas
nama BPKB.
 Formulir Permohonan Kredit (lembar ke-1), formulir penyerahan dokumen (serah
terima BPKB), surat pengecekan keaslian BPKB-asli.
 Surat pernyataan penyerahan BPKB lunas beserta lampirannya.
 Dokumen kontrak asli yang dialihkan ke Bank.

4. Dokumen perjanjian pembiayaan/fiducia-asli, yang tidak dialihkan ke Bank, disimpan

di tempat terpisah, dalam map plastic dan di filling di ordner besar sesuai urutan
nopin.

ADMINISTRASI 29
Dokumen Kontrak
Dokumen kontrak yang harus ditanda tangani nasabah dan suami/isteri nasabah adalah
sebagai berikut:
1. Perjanjian Pembiayaan dengan Penyerahan Hak Milik Secara Fiducia
(Perjanjian Kredit), merupakan perjanjian yang mengikat kedua belah pihak
mengenai kredit pembiayaan kendaraan (jumlah pinjaman, jangka waktu pinjaman,
besar angsuran dan jatuh tempo) dan syarat-syarat umum perjanjian pembiayaan
dengan menyerahkan hak milik secara fiducia.
Nasabah tanda tangan di kolom Debitur sesuai dengan KTP, suami/isteri nasabah
tanda tangan di saksi II. Khusus untuk mobil baru yang a/n BPKBnya tidak sama
dengan nasabah, a/n BPKB tanda tangan di kolom saksi I (kecuali a/n BPKBnya
suami/isteri nasabah, tetap tanda tangan di kolom saksi II). Pejabat Pro Car (Kepala
Cabang) tanda tangan di kolom Kreditur dan di stempel Pro Car.
2. Surat Persetujuan Suami/Isteri, merupakan surat persetujuan dari suami ke
isteri/Debitur atau sebaliknya dari isteri ke suami/Debitur untuk membuat dan
menandatangani perjanjian pembiayaan dengan penyerahan hak milik secara fiducia.
Suami/isteri nasabah tanda tangan di lembar kontrak ini sesuai dengan KTP.
3. Surat Pernyataan Bersama, merupakan surat pernyataan antara nasabah dengan
dealer mengenai jaminan yang dibiayai oleh PT. Pro Car Finance dan akan
mempertanggungjawabkannya secara hukum serta menanggung resiko yang timbul
atas surat pernyataan tersebut.
Nasabah tanda tangan di kolom Pihak Kedua sesuai dengan KTP, Dealer tanda
tangan di Pihak Pertama, Pejabat Pro Car (Kepala Cabang) tanda tangan di kolom
mengetahui dan distempel Pro Car.
4. Surat Pernyataan (reff), nasabah bertindak untuk dan atas nama diri sendiri
menyatakan bahwa semua dokumen kendaraan yang diserahkan ke PT. Pro Car
Finance adalah asli dan tidak dalam sengketa apapun.
Nasabah tanda tangan di lembar kontrak ini sebagai pihak yang membuat
pernyataan.
5. Surat Kuasa Pendaftaran Fiducia, pihak debitor memberi kuasa dengan hak
substitusi kepada kreditor untuk melaksanakan pendaftaran akta jaminan fiducia di

ADMINISTRASI 30
 kantor fiducia sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan prosedur yang
berlaku.
Nasabah tanda tangan di kolom Pemberi Kuasa sesuai dengan KTP, pejabat Pro Car
(Kepala Cabang) tanda tangan di kolom Penerima kuasa dan di stempel Pro Car.
6. Ketentuan Tambahan Perjanjian Fiducia (Khusus Angkot), Untuk menjamin
kewajiban pembayaran Debitor kepada Kreditor, Debitor menyerahkan sebagai
jaminan haknya atas izin trayek miliknya kepada Kreditor menurut syarat dan
ketentuannya.
Nasabah tanda tangan di kolom debitor sesuai dengan KTP, pejabat Pro Car (Kepala
Cabang) tanda tangan di kolom kreditor dan di stempel Pro Car.
7. Persetujuan Pengalihan Kreditor, Pihak Debitor menyetujui pengalihan seluruh
hak kreditor (PT. Pro Car Finance) kepada Bank dan menyetujui Bank dapat
mengalihkan lagi pada pihak lain.
Nasabah tanda tangan di kontrak ini sesuai dengan KTP dan suami/Isteri nasabah
tanda tangan di kolom menyetujui sesuai dengan KTP juga.
8. Surat Kuasa Penarikan (Plat Hitam), Pihak Debitor memberi kuasa dengan hak
substitusi kepada PT. Pro Car Finance untuk melakukan tindakan-tindakan
(mengambil, memblokir surat-surat, mengalihkan dan atau menjual kendaraan)
apabila pemberi kuasa lalai dalam melakukan kewajiban-kewajiban sesuai dengan
Perjanjian Pembiayaan Dengan Penyerahan Hak Milik Secara Fiducia.
Nasabah tanda tangan di kolom Pemberi kuasa sesuai dengan KTP, pejabat Pro Car
(Kepala Cabang) tanda tangan di kolom Penerima Kuasa dan di stempel Pro Car.
9. Pengalihan Ijin Trayek (Plat Kuning), Pihak Debitor memberi kuasa dengan hak
substitusi untuk mengambil, menarik kembali, menguasai sepenuhnya dan
mengalihkan kendaraan jaminannya di PT. Pro Car Finance berikut ijin trayek dan
surat surat kendaraan lainnya dari debitor atau pihak lain yang memegang
kendaraan tersebut tanpa ada tuntutan berupa apapun, apabila debitor lalai dalam
pembayaran atau melanggar salah satu ketentuan dalam perjanjian pembiayaan.
Nasabah tanda tangan di kolom Pemberi kuasa sesuai dengan KTP.
10. Surat Pernyataan Pengalihan ke Bank, Pihak Debitor memberikan Hak kepada
PT. Pro Car Finance atau pihak Bank untuk mengalihkan piutangnya yang timbul
berdasarkan perjanjian kredit kepada pihak manapun juga dan memberi kuasa untuk
bertindak mewakilli Debitor dalam menandatangani dokumen-dokumen untuk
pengalihan tersebut.

ADMINISTRASI 31
 Nasabah tanda tangan di kolom debitur sesuai dengan KTP, dan pejabat Pro car
(Kepala Cabang) tanda tangan di kolom samping kanan nasabah.
11. Formulir Permohonan Kredit, nasabah mengisi formulir ini dan harus sesuai
dengan data dan hasil survey.
Nasabah dan isteri/suami tanda tangan di formulir ini sesuai dengan KTP.
12. Semua kontrak tersebut diatas di stempel verifikasi dan diparaf oleh Administration
Coordinator setelah selesai di verifikasi.
13. Semua dokumen yang di copy, baik kontrak ataupun data pendukung harus di
stempel copy sesuai asli.

Catatan : Semua aplikasi dokumen kontrak yang telah dibooking dan dikirim balik oleh Pusat harus
dirapihkan dan disusun berdasarkan standarisasi penyusunan kontrak. Diberi nama dan nopin,
disimpan rapih di filling cabinet berurut berdasarkan nopin nasabah .

ADMINISTRASI 32