PI Pro Carlnternationai Finance

Mehara Sentraya Lt 15 Unt Bl

」￨ lskandarSyah Raya No lA
Melawal KebayOran Baru
」akarta Selatan 121 60
Tlp 021‐ 27882088
Fax 021-27882089

SURAT KEPUTUSAN DIREKSl

Tentang Pengajuan dan Penyelesaian Uang Muka
No.046ノ Kep_DIRIPIFAノ ￨‖ F2019

Tangga1 31 Agustus 2019

Untuk memperlancar dan memonitor fansaksi uang muka dicabang dan lGntor Pusat, maka ditetapkan
persyaratan dan peraturan tentang tatia cara pengajuan dan penyelesaian uang muka. Yang dimaksud
pengajuan uang muka adalah pengajuan biaya/transaksiyang belum melampirkan dokumen pendukung
yang lengkap.

Prosedur maupun kebijakan pengajuan dan penyelesaian uang muka sebagai berikut:
1. Pengajuan uang muka menggunakan Form Pengaiuan Uang tuka (FPUil) disertaidengan laporan
estimasi rincian uang muka $ika pengeluaran lebih dari satu jenis). FPUM ditujukan ke kantor pusat
sesuai PIC yang telah ditentukan (lihat lntemalMemo PIC).

2.Ketentuan persetuiuan pengaiuan pengeluaran biaya diatur dalam SK Direksi Tentang Wewenang
Pengeluaran Biaya Perusahaan No.030/SOPrKepeD:R/P:FAr:ir2019 tanggai 5 Ju‖ 2019(penomoran
dapat berubah sewaktu― waktu sesuai SK terbaru).

3. Dokumen yang harus dilengkapi pada saat pengajuan uang muka :

a. Surat Penawaran dari Supplier dan/atau estimasi rincian penggunaan dana.

b. Fotokopi NPWP (untuk sara gedung/kantor/pooUrumah).
c. Fotokopi KTP (khusus senm kantor/pooUrumah yang tidak memiliki NPWP).
d. FPAT - Form Pengajuan Aset Tetap (khusus pengajuan asset tetap).
e. Memo penarikan kendaraan (khusus biaya sehubungan dengan penarikan).
f. Laporan rencana perjalanan lapangan (khusus kunjungan nasabah/dealer).
g. Laporan rencana kunjungan lGwil ke kantor cabang.
h. Memo/dokumen pendukung lainnya sesuai kebutuhan departemen terkait.

´
/
 晴
PT Pro Carinternationai Finance
1

Tlp 021‐ 27882088

Fax 021‐ 27882089
鮒
4. Dokumen yang harus dilengkapipada saat penyelesaian uang muka :

a. FPUM pada saat pengajuan uang muka (lembar ke-3)

b. Rincian/penjelasan realisasi pemakaian biaya.
c. lnvoice (untuk pembayaran ke perusahaan/badan usaha/instansi/toko).
d. Faktur pajak (apabila ada unsur ppN).
e. Kontrak sewa menyerva (untuk sala gedung/kantor/pooUrumah).
f. Buktitransfer pembelian barang/jasa (apabila pembayaran disetorkan melalui bank)
g. Kuitansi/bukti penerimaan uang untuk pembayaran jasa (apabila dibayarkan secara tunai ).
Pembayaran jasa yang dimaksud yang dibayarkan kepada peromngan contohnya seperti
biaya keamanan.
h. Laporan hasil perjalanan lapangan (khusus kunjungan nasabah/dealer).
i. Laporan hasil kunjungan l(awil ke kantor cabang.
j. Buktildokumenpendukung lainnya.

5. Biaya/transaksi yang tidak dapat melalui proaes pengajuan uang muka dan harus menyerahkan
dokumen pendukung yang lengkap (invoice dan faktur pajak) sebelum dilakukan pembayaran adalah
sebagaiberikut:
a. Biaya ProEssional dan Tenaga Ahli seperti notaris, konsulbn, auditrrr dan kontraktor.
b. Biaya lklan dimedia massa.
c. Biaya sewa peralatan seperti sewa mesin fotokopidll.
d. Biaya ekspedisi.

6. Bukti transaksi/invoice/kuitiansi yang dianggap valid/sah adalah yang dilengkapi dengan tanggal
transaksi/tanggal pembelian, rincian pembelian, jumlah rupiah, stempeUcap/kop serta tanda tangan
penjual barang{asa. Bukt/invoice/kuitansi yang tidak sesuai dan tidak valid/tidak sah akan ditotak
da n d i kem balikan ke cabang/departemen yang bersangkutan.

7. Setelah uang muka dibayarkan dan dibukukan, Accounting Depaftment bertanggung jawab
melakukan follow up (menelusuri dan mengingatkan) ke lGntor Cabang/Departemen terkait.

8. Kantor Cabang/Departemen terkait bertanggung jawab menyelesaikan Pengajuan Uang Muka sesuai
dengan batas waktu yang tehh ditentukan.
 PT. Pro Car lnternational Finance
Menara Sentraya Lt. 15 Unit 81
Jl. lskandarsyah Raya No. 1A
Melawai Kebayoran Baru
Jakarta Selatan 12160
Itp.021-27882088
Fax.021-27882089

Batas waltu penyelesaian uang muka (berhku untuk kantor cabang maupun kantor pusat) :

a. Penyelesaian uang muka sudah diterima oleh PIC departemen kantor pusat paling lambat 7
(tujuh) hari setelah permohonan uang muka disetujui oleh pejabat yang benrvenang.
b. Masing-masing PIC kantor pusat menyerahkan dokumen penyelesaian uang muka tersebut
kepada Accounting Department palang lambat I (satu) had keria bedkutnya.
c. Apabila pengajuan uang muka dilakukan menjelang akhir bulan, maka penyelesaian atas uang
muka tersebut tetap wajib dilakukan di bulan yang sama (sebagai contoh : uang muka diajukan
dan disetujui pada tanggal 29 Agustus maka batas akhir menyerahkan dokumen penyelesaian
adalah tanggal 31 Agustusl. npabila pada akhir bulan belum menyerahkan penyelesaian uang
muka, maka dana uang muka tersebut harus dikembalikan dan FPUM dapat diajukan kembali
pada bulan berikutnya.

10. Pembayaran atas FPUil kantor cabang yang telah disetujui hanya dapat dilakukan melalui proseg
transfer oleh Financo Dryrhnent Pembayaran dilakukan oleh Finance Depaftment di hari yang
sama setelah FPUM disetujuioleh pejabat yang benrenang, apabila dokumen diterima oleh Finance
Department sebelum pukul 16.00. Jika dokumen diterima setelah pukul 16.00 maka Finance
Depaftment akan melakukan transhr pada hari kerja berikuhya.

11. Accounting Departmenf bertanggung jawab mengirimkan 'Laporan Bulanan' (Proofsheet - Formulir
001-PROOFSHEET-ACC-V.01) seluruh outstanding uang muka yang belum diselesaikan per
masing-masing cabang kepada Kacab dan Departemen terkait dan tembusannya ke Kepala Divisi,
Kawil dan Direksi terkait setelah tutup buku bulanan dengan inbrmasi per kolom sbb :

a. No urut
b. Keterangan (Penjelasan keperluan uang muka)
c. Nomor FPUM
d. Tanggal dibukukan
ｅ

Jumlah rupiah
ｉ

Jumlah hari DPD (aging) daritanggaldibukukan s/d tanggalpelaporan (akhir bulan)

ｇ

TanggalJanji Penyelesaian yang tertera di FPUM (diisioleh PIC KP maksimal T hari).

ｈ

Gagaljanji fiumlah hari dari tanggaljanji penyelesaian Jd tanggal pelaporan (akhir bulan)
ｌ

Keterangan/alasan belum bisa diselesaikan sesuai tanggaljanji yang tertera di FPUM

ｊ

Ditandatan gani oleh' Ac.co,u nti n g He ad' dan' Direktu r Operasi'

・
 PI Pro Carinternationai Finance

贈f」ⅣP
‖
:職 選
「
Tlp 021‐ 27882088
Fax 021‐ 27882089

12. Kacab dan Kepala Depaftemen tertait harus mempertanggungjawabkan setiap wtstanding uang
muka yang belum bisa diselesaikan sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan dengan
memberikan 'alasan' yang dapat dipertanggungjawabkan dan menandatangani 'Laporan Bulanan,
(Proofsheef) dari Accounting Depaftment (Nomor 11).

13. Kacab dan Kepala Departemen nnngirimkan 'Laporan Bulanan'(Prcofsheet) yang sudah lengkap
ke Accounting DeparEnent dengan tembusan ke Kawil, Kadiv, Direksi terkait dan Direktur Utama
paling lambat pada tanggal3 setiap bulannya.

14. Kawil, Kadiv dan Direksiterkait melakukan monitoring terhadap'Laporan Bulanan'(proobheet) dan
bertanggung jawab terhadap 'alasan' belum dapat diselesaikannya uang muka tersebut.

15. Apabila sampai batas waktu yang telah ditentukan (nomor g) penyelesaian uang muka belum
diserahkan maka Accounting Depaftment akan membuat Intemal Memo yang disetujui oleh Direktur
Utama serta ditujukan kepada HRD untuk melakukan penangguhan pembayaran gaji karyawan
yang bersangkutan.

Surat keputusan direksi ini berlaku mulai tanggal 2 September 20i9.

Ditetapkan diJakarta
PT. Pro Car lntemational Finance

GustiWra Susanto Jimmv Kurniawan Setio

Direktur Utama Direktur