STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEUANGAN

PT. TRITAMA NUSANTARA

A. PENGERTIAN
Tritama Nusantara merupakan suatu kesatuan yang menyeluruh yang terdiri dari bagian-bagian yang saling
berhubungan dan berinteraksi. Oleh karena itu diperlukan suatu standar operasional prosedur (SOP). SOP diarahkan
untuk mencapai tujuan Tritama Nusantara, yang secara umum berusaha untuk memberikan pelayanan yang
memuaskan kepada pelanggan. Kekurang berhasilan suatu perusahaan, dapat tercermin dari kurang diinginkannya
perusahaan tersebut atau reputasi yang kurang baik dalam pemberian perawatan maupun pada pelayanan yang lain,
termasuk pelayanan administrasi keuangan.

Sebagai indikator keberhasilan dari kegiatan perusahaan dapat diciptakan suatu tolok ukur keberhasilan dan tingkat
kemajuan perusahaan yaitu dengan menciptakan standar operasional prosedur. Maka untuk ketertiban
penyelenggaraan manajemen keuangan perlu dibuat suatu Standar Operasional Prosedur Keuangan.
B. TUJUAN
Tujuan dibuatnya Standar Prosedur Operasional Keuangan sebagai berikut:

1. Memberikan standar pedoman penyelenggaraan administrasi keuangan pada pelaksana-pelaksana di

lapangan.
2. Memudahkan dalam mendeteksi jika terjadi kesalahan atau pelanggaran prosedur.
3. Dapat memberikan motivasi kerja agar lebih semangat.
4. Sebagai indikator keberhasilan perusahaan

 
C. SUMBER DAYA MANUSIA KEUANGAN
    Bagian Keuangan terdiri dari :

1. Akuntansi : bertanggung jawab menjaga kas bank dan kas kecil, menerbitkan invoice, melakukan penagihan
ke pelanggan serta membuat laporan keuangan.
2. Kasir : bertugas mencatat laporan kas kecil, merekap penerimaan dan pengeluaran kas kecil.
3. Pajak : bertanggung jawab pada laporan keuangan pajak baik bulanan maupun tahunan.
4. Personalia : bertanggung jawab mengurusi segala kepegawaian Tritama Nusantara

D. KEBIJAKAN UMUM KEUANGAN

Adapun kebijakan umum bidang keuangan PT. Tritama Nusantara adalah:

1. Semua penerimaan pembayaran harus menggunakan kwitansi bernomor sebagai bukti pembayaran.
2. Semua pengeluaran perusahaan melalui Bank / Giro, kecuali bagi kebutuhan rutin yang telah disetujui
melalui kas kecil.
3. Pembayaran dari pelanggan dilakukan dengan cara penagihan baik via telepon, email maupun
langsung datang ke tempat costumer.
4. Penagihan ke pelanggan harus menggunakan invoice resmi Tritama Nusantara baik untuk kantor
pusat (Semarang) maupun kantor perwakilan (Surabaya dan Yogyakarta)
5. Pembayaran dari pelanggan perusahaan dilakukan dengan cara penagihan atar perusahaan dengan
melalui mekanisme penagihan sesuai dengan Perjanjian Kerjasama yang disepakati.
6. Pembayaran dari pelanggan perorangan dilakukan segera setelah selesai pelayanan maupun diawal
pelayanan dengan melalui mekanisme penagihan sesuai dengan Perjanjian Kerjasama yang
disepakati.
7. Pebayaran kepada pemasok (supplier) secara jatuh tempo.
8. Pembayaran gaji komisaris, direktur dan karyawan dilakukan tiap tanggal 1 bulan berikutnya.
9. Pembayaran uang lembur, perjalanan dinas, klaim kesehatan dan fee antar, ambil dan cuci mobil
bersamaan pembayaran gaji.

10.  Pembuatan laporan kegiatan yang ditujukan Direktur sebagai berikut :

1.
 1.
1. Laporan Neraca
2. Laporan Laba Rugi
3. Laporan Arus Kas
4. Laporan Piutang Sewa dan Hutang Sewa

E.  PENERIMAAN PENDAPATAN

Penerimaan Pendapatan adalah merupakan penerimaan pembayaran atas jasa sewa mobil maupun penerimaan
diluar kegiatan pokok perusahaan yang dilakukan oleh petugas kasir Tritama Nusantara.
Sumber-sumber penerimaan pendapatan terdiri dari :

1. Penerimaan pendapatan dari sewa kontrak

2. Penerimaan pendapatan dari sewa harian
3. Penerimaan uang muka sewa
4. Penerimaan piutang sewa
5. Jasa giro

Sedangkan prosedurnya secara lengkap dapat dilihat pada prosedur :

1. Penerimaan pendapatan dari sewa kontrak

2. Penerimaan pendapatan dari sewa harian
3. Penerimaan piutang sewa

 
F. Cara Pengendalian Penerimaan Pendapatan Dan Pengujian kelengkapan Penerimaan.

1. Adanya penetapan tanggung jawab secara fisik penerimaan uang.

2. Semua penerimaan harus disetorkan ke bank atau disimpan di brankas sebagai cadangan kas kecil.
3. Adanya pemisahan fungsi antara petugas yang mengurusi uang secara fisik dengan petugas yang melakukan
pencatatan / pembukuan.
4. Penyelenggaraan pencatatan memudahkan untuk dilakukan pemeriksaan.
5. Penggunaan kwitansi atau tanda terima sementara untuk penerimaan uang muka, dan jika sudah lunas
semua akan segera diganti dengan kwitansi asli.

 
G.  Prosedur  dalam Bidang Keuangan
G.1. Prosedur Penerimaan Pendapatan dari Sewa Kontrak
Prosedur penerimaan pendapatan dari pelanggan perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Bagian keuangan (Akuntansi) menerima form order dari bagian marketing dan copy
surat kontrak dari bagian operasional untuk dijadikan acuan penagihan ke pelanggan.
2. Bagian keuangan (Akuntansi) mencetak kuitansi, invoice dan faktur pajak (bagi yang
dikenakan PPN) untuk dikirim ke pelanggan.
3. Invoice dan kuitansi terdiri dari 3 lembar, untuk lembar 1 dan 2 diserahkan ke
pelanggan, sedangkan lembar ke 3 untuk arsip bagian keuangan (Akuntansi).
4. Faktur pajak terdiri dari 3 lembar, untuk lembar 1 dan 2 diserahkan ke pelanggan,
sedangkan lembar ke 3 untuk arsip bagian keuangan (Pajak).
5. Untuk memperjelas bagian keuangan juga mengirim invoice ke pelanggan melalui
email (bagi pelanggan yang mempunyai email).
6. Kuitansi diserahkan ke pelanggan jika pembayaran sudah dilakukan.
7. Jika kuitansi sudah langsung diserahkan sekalian dengan invoice dan faktur pajak,
maka dari bagian keuangan mengeluarkan tanda terima atas penyerahan kwitansi
dan kelengkapan tersebut, dan jika pelanggan sudah melakukan pembayaran maka
tanda terima yang asli akan diserahkan ke pelanggan.
8. Seminggu dari pengiriman invoice bagian keuangan mengkonfirmasi ke pelanggan
mengenai tagihan tindak lanjut invoice tersebut.
 9. Pembayaran atas sewa tersebut dapat melalui rekening maupun tunai. Pembayaran
dengan cek atau BG dianggap sah jika sudah dicairkan Tritama Nusantara.
10. Semua penerimaan yang melalui tunai masuk ke bagian keuangan (kasir).

 
G.2. Prosedur Penerimaan Pendapatan dari Sewa Harian
Prosedur penerimaan pendapatan dari pelanggan perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Bagian keuangan menerima form order dari bagian marketing untuk dijadikan acuan
penagihan ke pelanggan.
2. Untuk sewa harian yang biasanya langsung di bayar pelanggan langsung sesaat pelayan
selesai, bagian marketing langsung menyerahkan pembayarn tersebut langsung pada kasir,
dalam hal ini bagian keuangan hanya menerbitkan tanda terima, karena order belum di
proses ke dalam sistem. Dan di dalam form order diberi keterangan lunas oleh Bagian
Marketing.
3. Untuk sewa harian yang tidak langsung dibayar costumer sesaat setelah pelayanan selesain
disini Bagian keuangan mencetak kwitansi dan invoice berdasarkan form order yang diterima
dari marketing untuk dikirim ke pelanggan, karena untuk sewa harian sebagian besar tidak
dikenakan PPN maka keuangan tidak menerbitkan faktur pajak.
4. Invoice terdiri dari 3 lembar, untuk lembar 1 dan 2 diserahkan ke pelanggan, sedangkan
lembar ke 3 untuk arsip bagian keuangan.
5. Kuitansi diserahkan ke pelanggan jika pembayaran sudah dilakukan.
6. Seminggu dari pengiriman invoice bagian keuangan mengkonfirmasi ke pelanggan mengenai
tagihan tindak lanjut invoice tersebut.
7. Pembayaran atas sewa tersebut dapat melalui rekening maupun tunai. Pembayaran dengan
cek atau BG dianggap sah jika sudah dicairkan Tritama Nusantara.

 
G.3.  Prosedur Penerimaan Piutang Sewa
Prosedur penerimaan piutang sewa meliputi :

1. Invoice yang sudah dikirimkan bagian keuangan jika sudah lebih dari 1 bulan dari tanggal
pengiriman maka menjadi piutang sewa.
2. Bagian keuangan akan mengeluarkan surat tertanda direktur ke pelanggan tersebut untuk
segera melakukan pembayaran.
3. Selain mengeluarkan surat resmi, bagian keuangan juga tetap aktif menelepon dan
mendatangi pelanggan tersebut dengan dibantu bagian operasional.
4. Jika lebih dari 3 bulan tagihan belum terbayar, maka akan dikenakan penalty atau benda
sewa atas keterlambatan tersebut.

 
G.4. Prosedur Pengeluaran Biaya / Kas
Prosedur pengeluaran kas/bank meliputi :

1. Pengeluaran kas / bank  intern

Pengeluaran kas/bank intern adalah pengeluaran – pengeluaran untuk lingkungan intern perusahaan sendiri misalnya
; Gaji, Honor, Lembur, Transport, Perjalanan dinas dan lain-lainnya.
2. Pengeluaran kas/bank ekstern
Pengeluaran kas/bank ekstern adalah pembayaran – pembayaran tunai maupun pembayaran cek / BG kepada
supplier atau pihak luar.
Untuk membiayai pengeluaran digunakan sistem kas kecil yang digunakan untuk membiayai pengeluaran yang
jumlahnya dibawah Rp. 250.000,00 ( Duaratus limapuluh ribu rupiah ). Dan diatas Rp. 250.000,00 sampai
dengan Rp. 1.000.000,00 ( satu juta rupiah ) harus menyelenggarakan pengajuan tunai.
 Sedangkan untuk membiayai pengeluaran yang jumlahnya besar atau jumlahnya diatas Rp. 1.000.000,00 ( satu
juta )  harus digunakan cek/BG tidak dibayar tunai ( dengan kas ).
Pada prinsipnya semua pengeluaran uang dari perusahaan harus pengajuan ke bagian keuangan dan
mendapatkan otorisasi dari Direktur.
 
G.5. PROSEDUR PEMOTONGAN Dan PENYETORAN PPh Ps 21
Sebagai Pemotong pajak pph psl 21 Tritama Nusantara pada setiap bulan memotong penghasilan karyawan
yang sudah melebihi PTKP, dan akan  menyetorkan pajak PPh 21 kepada bank yang ditunjuk. Pekerjaan sejak
pemotongan sampai dengan penyetoran didukung dengan pembuatan Bukti Potong PPh Ps. 21.
Prosedur Pemotongan Dan Penyetoran PPh ps 21

1. Menerima setoran PPh 21 komisaris, direktur dan karyawan yang langsung dipotongkan dari
gaji.
2. Mencatat besar penghasilan dan PPh Psl 21 ke dalam buku rekapan pajak.
3. Mengisi formulir PPh Psl 21 tahun berjalan dengan dilampiri bukti setoran PPh Psl 21
perbulan
4. Menyetor PPh Psl 21 yang diterima via Bank sebelum tanggal yang telah ditetapkan oleh
Direktorat Jendral Pajak
5. Melaporkan PPh Psl 21 yang telah dipotong ke Kantor Pajak sebelum tanggal 20 bulan yang
bersangkutan.

 
G.6.  PROSEDUR PEMBAYARAN HUTANG SUPPLIER
Prosedur pembayaran hutang kepada supplier untuk pembelian sewa baik yang kontrak maupun harian sebagai
berikut :

1. Pembayaran ke supplier dengan cara jatuh tempo yaitu dengan memberikan tanda terima
terlebih dahulu setelah menerima invoice dari supplier, karena harus dikroscek antara bagian
keuangan dengan bagian operasional.
2. Pembayaran ke supplier dengan nominal dibawah Rp.1.000.000,- jatuh tempo 1 minggu.
3. Pembayaran ke supplier dengan nominal diatas Rp.1.000.000,- sd Rp.2.000.000,- jatuh
tempo 2 minggu.
4. Pembayaran ke supplier dengan nominal diatas Rp.2.000.000,- jatuh tempo 1 bulan.
5. Pembayaran ke supplier dalam rangka ada event jatuh tempo 1 bulan sd 2 bulan.
6. Bagi supplier baru ketentuan diatas bisa dilaksanakan setelah ada sosialisasi dan setelah
lebih dari 1 kali kerjasama dengan supplier tersebut.
7. Pembayaran hutang supplier melalui rekening maupun tunai.

G.7.  PROSEDUR PENGISIAN KAS KECIL

Untuk pengajuan kas kecil baik kantor Semarang, Yogyakarta dan Surabaya melalui prosedur :

1. Kasir (TRC Semarang), koordinator TRC Yogyakarta dan koordinator TRC Surabaya
mengajukan permintaan kas kecil secara tertulis baik langsung maupun melalui email ke
bagian keuangan (akuntansi).
2. Bagian keuangan akan memverivikasi pengajuan tersebut, setelah diverivikasi maka bagian
keuangan akan meneruskan ke direktur untuk dimintakan persetujuan.
3. Pengisian kas kecil sesuai dengan kebutuhan, jika kas kecil masih mencukupi maka tidak
perlu melakukan pengajuan cek ke direktur.
4. Baik kantor perwakilan Yogyakarta maupun Surabaya maksimal kas kecil yang boleh
dipegang adalah Rp.7.500.000,-. Jika melebihi batas tersebut maka kelebihan dari kas
tersebut harus disetorkan ke kantor Semarang.
5. Untuk kantor Yogyakarta dan Surabaya dalam hal penerimaan sewa dan pembayaran hutang
sewa dibawah Rp.1.000.000,- bisa langsung dilaksanakan dikantor masing-masing. Tetapi
jika ada penerimaan sewa dan pembayaran supplier diatas Rp.1.000.000,- maka langsung ke
kantor pusat Semarang