PEDOMAN STANDAR OPERASIONAL (SOP)

KEUANGAN

KETENTUAN UMUM PEMBIAYAAN

1. BIAYA-BIAYA YANG DIAKUI DAN YANG TIDAK DIAKUI.

A. Biaya-biaya yang diakui antara lain :

1) Semua biaya yang diakui adalah biaya actual/ riil (actual cost) dengan melampirkan
bukti pembayaran dari pihak ketiga.
2) Biaya yang diakui adalah biaya-biaya yang terkait secara langsung dengan hibah
progam CBNRM sebagaimana dirincikan dalam anggaran dan disetujui sebagai bagian
dari perjanjian hibah.
3) Sesuai “MCA-Indonesia’s Cost Principles”, biaya-biaya yang diakui atau
diperkenankan harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
 Diperlukan (necessary) – Biaya yang dikeluarkan adalah biaya yang diperlukan
dalam pelaksanaan kegiatan mitra dan terkait langsung dengan pemenuhan
tujuan program hibah.
 Teralokasi (allocable) –Biaya atas barang/jasa yang dikeluarkan telah dialokasikan
secara khusus untuk Program Hibah CBNRM ini. Jika merupakan bagian dari
kontribusi, maka biaya yang dikeluarkan dapat dialokasikan pada dana program
hibah dalam proporsi wajar dan sesuai dengan manfaat yang diterima oleh
program.
 Wajar (reasonable) – Biaya dikatakan wajar jika biaya (jenis dan besaran)
dikeluarkan dengan bijaksana dan mempertimbangkan kondisi umum pada saat
biaya dikeluarkan.
 Dibukukan (be accounted for) – Biaya yang dikeluarkan harus sesuai dengan
standard akuntansi internasional (International Finacial Reporting Standard-IFRS
atau Generally Accepted Accounting Principles-GAAP) atau standar akuntansi
Indonesia (Standar Akuntansi Keuangan-SAK).
4) Biaya dikeluarkan dalam periode perjanjian hibah.

1
 PEDOMAN STANDAR OPERASIONAL (SOP)

KEUANGAN

Dokumen Pendukung – Biaya yang dikeluarkan harus didukung dengan dokumen

mendukung yang lengkap seperti nota pembelian, kwitansi/tanda terima, penawaran
vendor dll.

B. Biaya-biaya yang tidak diakui :

1) Pembelian lahan, bangunan, harta benda, kendaraan (truk, mobil, motor, dll),
peralatan berat (buldoser, derek, dll).
2) Pendanaan untuk militer, penegakan hokum, dan pembelian peralatan pengawasan
(surveillance equipment).
3) Biaya penjamuan (entertainment expenses).
4) Biaya promosi tanpa manfaat yang jelas bagi program.
5) Gaji atau pembayaran honorarium bagi pegawai negeri sipil pemerintah Indonesia
yang aktif atau pejabat daerah, termasuk penggantian yang berlebihan atas biaya
perjalanan, per diem dan akomodasi terkait partisipasi mereka pada kegiatan
program.
6) Hadiah, gratifikasi, dan sumbangan/donasi.
7) Pembayaran dalam bentuk apapun pada organisasi/ badan yang berafiliasi pada
partai politik tertentu, termasuk biaya-biaya yang berhubungan dengan kampanye
untuk suatu jabatan publik.
8) Minuman beralcohol dan produk rokok/ cerutu.
9) Denda atau piutang tak tertagih/ macet.
10) Biaya perjalanan internasional, kecuali terkait mobilisasi tim program. Seluruh biaya
perjalanan udara terkait pelaksanaan program harus menggunakan tiket kelas
ekonomi.
11) Pembayaran pajak langsung atau dukungan secara tidak langsung atas hutang pajak
mitra penerima hibah.
12) Biaya lain-lain atau biaya tak terduga.

2
 PEDOMAN STANDAR OPERASIONAL (SOP)

KEUANGAN

13) Biaya overhead atau biaya administrasi yang tidak langsung berhubungan dengan
pelaksanaan program.
14) Kewajiban pembayaran mitra penerima hibah pada pihak ke tiga sebelum
ditandatanganinya perjanjian hibah.
15) Kompensasi pada anggota press untuk jasa pemberitaan
16) Pembayaran gaji yang tidak wajar dan/ atau kompensasi/ distribusi dana hibah pada
pegawai, staf atau pemegang saham yang tidak didukung dengan laporan gaji/ bukti
penerimaan gaji dan lembar waktu kerja atas pelaksanaan perkerjaan terkait
program.
17) Biaya iklan yang tidak diperlukan atau tidak penting untuk capaian hibah, termasuk
iklan dan humas yang dirancang untuk mempromosikan organisasi mitra penerima
hibah dan bukan mempromosikan capaian program hibah.
18) Pembelian atau penggunaan dana untuk membeli barang barang souvenir atau
tanda terima kasih.
19) Izin Polisi.
20) Biaya yang berhubungan kegiatan illegal/ melanggar hukum daerah setempat,
hukum pada tataran provinsi maupun nasional, dan juga kegiatan yang dilarang oleh
MCC Compact.

2. ADMINISTRASI PELAPORAN
Adapun ketentuan yang berhubungan dengan administrasi pelaporan sbb :
1) Semua transaksi Buku Kas dan Bank harus disesuaikan dengan kode akun yang
sesuai.
2) Semua bukti transaksi di simpan dan jangan tercecer
3) Setiap bukti transaksi harus tertera nama vendor/toko, alamat, no telp, beserta
tanggal transaksi.
4) Setiap transaksi > Rp. 1.000.000,- ≥ Rp. 5.000.000, invoice harus dibubuhkan Materai
Rp. 6.000,-.

3
 PEDOMAN STANDAR OPERASIONAL (SOP)

KEUANGAN

5) Jadwal Pelaporan keuangan bulanan paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya dan
untuk quartal pada tanggal 10 bulan berikutnya.

Pengeluaran Bank

1) Buku Bank digunakan untuk mencatat semua transaksi keuangan yang berhubungan
dengan transaksi penerimaan dan pengeluaran yang ada di Bank. Setiap penarikan
uang dari rekening bank harus menggunakan cek/ cheque yang ditandatangani
minimal oleh dua (2) orang dari nama-nama antara lain: Director, Team leader,
Finance Manager
2) Informasi yang ada dalam cheque harus lengkap seperti: tanggal, nama pembawa
(yang akan mencairkan cheque), jumlah nominal (bilangan dan angka) dan
penandatangan cheque.
3) Nilai transaksi pembayaran di atas Rp. 1,000,000 sebaiknya diproses melalui transfer
dengan menggunakan cheque, sedangkan nilai transaksi pembayaran di bawah atau
sama dengan Rp. 1,000,000 dapat dibayarkan melalui petty cash.
4) Transaksi pengeluaran yang dicatat di Buku Bank antara lain pengadaan barang dan
jasa, pengambilan uang muka/advance kegiatan, pembayaran gaji, biaya
administrasi bank, dan pengisian Kas Kecil (replenishment petty cash), dll.

Patty Cash

1) Maksimal dana kas kecil/petty cash 5 juta (bisa disesuaikan kebutuhan masing-
masing grantee)
2) Pemegang petty cash harus ditunjuk oleh Manajer Keuangan dan wajib menjaga
keamanan dana, mencatat akurat dari semua transaksi petty cash, memastikan
saldo di catatan sama dengan dana kas aktual, dan memastikan kecukupan dana
dengan melakukan pengisian kembali jika diperlukan.

4
 PEDOMAN STANDAR OPERASIONAL (SOP)

KEUANGAN

3) Mitra penerima hibah wajib melakukan cash count (penghitungan dana kas/petty
cash) secara berkala dan mendokumentasikan dalam laporan cash
count/perhitungan cash kecil.
4) Penggunaan petty cash hanya diperbolehkan untuk kebutuhan operasional dan tidak
diperbolehkan untuk pembayaran gaji, biaya program ataupun biaya travel program
(monitoring).
5) Dana petty cash harus disimpan di petty cash box.
6) Penggunaan petty cash MAKSIMAL dalam 1 kali transaksi adalah Rp 1 Juta rupiah.
7) Pengisian petty cash dilakukan saat sisa petty cash tersedia tinggal 10% dari saldo
maksimal/ Rp. 500,000
8) Pemegang kas kecil harus ditunjuk oleh manager keuangan dan pemegang dana kas
kecil bertanggungjawab untuk:

- Memastikan keamanan dana tersebut dan setiap pengeluaran harus mendapat

persetujuan dari kepala keuangan sebelum melakukan pembayaran tunai.
- Menjaga catatan akurat dari semua transaksi kas kecil bersama dokumen
pendukungnya.
- Memastikan bahwa saldo kas ditangan pada setiap waktu jumlahnya sama
dengan jumlah sisa saldo terakhir yang tercermin dalam laporan keuangan;
- Setiap bulan, dana kas kecil akan ditinjau (review) secara berkala oleh anggota
staf keuangan yang ditunjuk selain pemegang dana kas kecil. Pengecekkan
jumlah dana kas kecil tanpa pemberitahuan harus dilakukan dan
didokumentasikan dalam Laporan Keuangan Bulanan untuk tujuan audit oleh
bagian Compliance. Hasil dari pengecekkan dana kas kecil harus ditandatangani
oleh yang meninjau (reviewer) dan pemegang dana kas kecil
9) Dana kas kecil tidak dapat digunakan untuk travel advance
10) Dana Kas Kecil harus disimpan dalam safety box yang terpisah dari dana kas kecil
project lain

5
 PEDOMAN STANDAR OPERASIONAL (SOP)

KEUANGAN

3. PENGADAAN BARANG DAN JASA

Jumlah Prosedur Dokumen Pendukung

Pengadaan

Pembelian Pembelian langsung  Purchase Request / Permintaan

dengan nilai < Pembelian Barang
*Grantee bisa langsung
Rp. 5 juta  Nota/kwitansi asli dengan materai
melakukan pembelian pada
Rp. 6.000 (stempel toko/supplier
supplier/vendor yang sesuai
jika ada)
dengan barang/jasa yang
 Nota pembelian harus memuat
dibutuhkan tanpa
rincian barang & harga satuan
melampirkan penawaran
 Nota/kwitansi harus memuat
tertulis
informasi nama toko/supplier, no
telp/hp, tanggal transaksi
Pembelian Bidding dengan dilengkapi  Procurement Plan / Rencana
dengan nilai < dengan perbandingan Pengadaan
Rp. 5 juta - Rp penawaran dari minimum 3  Purchase Request / Permintaan
200 juta vendor serta alasan untuk Pembelian Barang
vendor yang dipilih  Penawaran harga asli dari minimum
3 vendor dengan informasi:
- tanggal penawaran
- jenis barang dan harga yang
ditawarkan (ketiga penawaran
harus berisi jenis dan kuantitas
barang/jasa yang sama).
- Identitas vendor/supplier (nama
toko, alamat, no telp/hp)
- Ekspektasi penyelesaian
pekerjaan/pengiriman barang
 Summary Bid Analysis/ Rangkuman
perbandingan penawaran dari
vendor yang berisi: Harga
penawaran dari supplier/vendor,
spesifikasi barang, waktu
pengiriman/pekerjaan dilakukan,

6
 PEDOMAN STANDAR OPERASIONAL (SOP)

KEUANGAN

analisa supplier/vendor.
 Purchase Order (PO) untuk vendor
terpilih/Kontrak
 Invoice/Nota/kwitansi asli dari
toko/vendor dengan materai Rp.
6.000 (stempel toko/supplier jika
ada)
 Nota pembelian harus memuat
rincian barang & harga satuan
 Bukti transfer
 Surat pernyataan yang menyatakan
vendor terpilih tidak memiliki
hubungan dengan
perusahaan/karyawan/managemen
t.
Pembelian nilai Tender terbuka lokal dan  Procurement plan
> Rp. 200 juta atau nasional  Purchase Request / Permintaan
Pembelian Barang
 Iklan di surat kabar lokal dan atau
nasional
 Penawaran harga asli dari minimum
3 vendor dengan informasi:
- tanggal penawaran
- jenis barang dan harga yang
ditawarkan (ketiga penawaran
harus berisi jenis dan kuantitas
barang/jasa yang sama).
- Identitas vendor/supplier (nama
toko, alamat, no telp/hp)
 Bid Summary/ Rangkuman
perbandingan penawaran dari
vendor yang berisi (perbandingan
harga, spesifikasi barang/jasa,
waktu pengiriman/pekerjaan
dilakukan, analisa supplier/vendor,

7
 PEDOMAN STANDAR OPERASIONAL (SOP)

KEUANGAN

Surat pernyataan yang menyatakan

vendor terpilih bukan milik
karyawan/keluarga/management,
waktu pengiriman, analisa
supplier/vendor).
 Formulir pemberitahuan pemberian
kontrak:
a). Nama, nomor referensi dan
uraian singkat pengadaan

b). Nama dan alamat semua

penawar, harga yang ditawarkan,
dan harga yang dikoreksi.

c). Nama penawar yang dipilih dan

harga kontraknya

 Purchase Order (PO) untuk vendor

terpilih/kontrak
 Invoice/Nota/kwitansi asli dari
toko/vendor dengan materai Rp.
6.000 (stempel toko/supplier jika
ada)
Bukti transfer

Dalam hal ini tidak bisa dilakukannya penawaran kompetitif dengan 3 pembanding, maka akan
dilakukan proses penunjukkan langsung dimana mitra penerima hibah harus mendapatkan
persetujuan dari GPM.

8
 PEDOMAN STANDAR OPERASIONAL (SOP)

KEUANGAN

Perencanaan Pengadaan (Procrurement Plant)

4. PELAKSANAAN KEGIATAN (WORKSHOP/ CONFERENCE/ TRAINING)

1) Mekanisme Pengambilan Cash Advance
 TOR (Term of Reference) dan Perencanaan anggaran yang akan dilampirkan
dalam setiap pengajuan uang muka dengan menggunakan Form yang
ditandatangani oleh staff yang mengajukan, direview oleh tim keuangan dan
disetujui oleh Team Leader.
 Dokumen yang harus dilampirkan dalam Payment Voucher untuk pengajuan
advance workshop:TOR kegiatan dan Perencanaan Anggaran .
 Travel Authorization Request (permohonan biaya perjalanan)
 Photocopy cek penarikan advance

9
 PEDOMAN STANDAR OPERASIONAL (SOP)

KEUANGAN

2) Mekanisme Pelaporan Advance.

 Pelaporan keuangan atas kegiatan/workshop yang telah dilaksanakan adalah
tidak lebih dari 14 hari setelah kegiatan/workshop berakhir.
 Laporan pertanggungjawaban uang muka harus menggunakan Form Activity
Report dengan melampirkan dokumen pendukung sesuai dengan ketentuan.
 Harus memonitor semua advance yang sudah dikeluarkan, untuk
memastikan tidak ada advance yang menggantung lebih dari 2 minggu
(dengan membuat laporan monthly advance aging)
3) Perdiem
 Biaya per orang untuk kebutuhan makan/minum dan pengeluaran incidental
selama melakukan kegiatan CBNRM di luar kota/lintas kabupaten dengan
lama kegiatan sama dengan atau lebih dari 12 Jam.
 Rate tidak boleh melebihi standar MCA
 Rincian per diem :
 Sarapan: 10%
 Makan siang: 30%
 Makan malam: 30%
 Biaya incidental lainnya (obat, laundry, tips, dll): 30%
 Jumlah allowance pada hari pertama dan hari terakhir perjalanan adalah 75%
dari rate hari tersebut.
 Untuk nilai per diem < Rp. 250,000 tidak dikenakan perhitungan % seperti
diatas.

10
 PEDOMAN STANDAR OPERASIONAL (SOP)

KEUANGAN

4) Perjalanan Dinas

11
 PEDOMAN STANDAR OPERASIONAL (SOP)

KEUANGAN

5) Biaya Penginapan
 Besarnya biaya penginapan disesuaikan dengan tarif yang berlaku (actual cost)
dan maximum alokasi budget dan tidak melebihi standar maksimum penginapan
MCA-Indonesia.
 Di daerah yang tidak tersedia tempat penginapan/hotel dan harus menginap di
pemukiman penduduk, maka biaya maksimal yang bisa dibayarkan adalah
sebesar Rp. 150.000/orang/hari dengan bukti pembayaran berupa kwitansi yang
mencantumkan:
- Lokasi/daerah tempat menginap & tanggal/periode menginap
- Nama & tanda tangan pemilik rumah

5. SUMBER DAYA MANUSIA

1) Setiap staff/konsutan/trainer/panita harus memiliki kontrak dengan pemberi
kerja
2) Gaji/honorarium staff (mengacu pada last billing rate)
3) Time sheet harus dilampirkan pada bukti pembayaran gaji yang mencatat hari
kerja
4) Time sheet dan laporan kegiatan harian bagi konsultan/trainer/pendamping
5) Tarif honorarium berdasarkan last billing rate dan berdasarkan pada prinsip
kewajaran (reasonable) serta maximum tidak melebihi alokasi anggaran dan
dilaporkan sesuai dengan bukti pembayaran asli (actual cost).
6) Honor bagi dosen perguruan tinggi negeri (PTN) harus melampirkan surat
penugasan dari dekan yang menyebutkan:
 Nama dosen yang melakukan kegiatan Program Hibah CBNRM MCA-
Indonesia.

12
 PEDOMAN STANDAR OPERASIONAL (SOP)

KEUANGAN

 Surat ijin dari Pimpinan institusi jika staff tersebut mendapatkan Alokasi
waktu yang diberikan untuk melakukan kegiatan Program Hibah CBNRM
MCA-Indonesia.
7) Dana dari MCA Indonesia tidak dapat dibayarkan untuk pembayaran honorarium
(fee) pembicara/fasilitator/narasumber/dan lain-lain bila status yang
bersangkutan adalah pegawai negeri sipil pemerintah Indonesia
8) Dalam hal training atau workshop dilangsungkan sehubungan dengan sebuah
program MCA-I, maka tidak diperkenankan pembayaran honoraria kepada staf
program yang memegang fungsi tertentu - baik sebagai pembicara, moderator,
notulis atau jabatan kepanitiaan lainnya - dalam training/workshop tersebut. Hal
ini untuk menghindarkan pengeluaran ganda (double payment) atas penerimaan
gaji program.
9) Dokumen pendukung berupa CV, makalah/laporan,kontrak
10) Pajak dan biaya lainnya. Kecuali ditentukan lain, kewajiban membayar pajak,
bea, dan ongkos lainnya dipungut berdasarkan hukum yang berlaku adalah
menjadi kewajiban penerima honorarium.
6. FIXED ASSET
1) Aset tetap adalah sejumlah barang yang memiliki nilai > Rp 300.000, manfaat
lebih dari satu tahun
2) Asset adalah milik MCA-I sampai akhir proyek
3) Mitra penerima hibah harus memastikan semua asset dijaga, tidak dihapus, tidak
dipindahkan ke lokasi lain selain lokasi proyek
4) Asset wajib didata dan dilabeli serta dilakukan cek fisik
5) Jika asset rusak, tidak boleh dibuang tetapi dicatatat sesuai kondisinya di fixed
asset register
6) Serah terima asset harus terdokumentasi dengan tanda terima
7) Asset transfer plan harus diserahkan ke MCAI untuk mendapat persertujuan
sebelum final disbursementasi

13
 PEDOMAN STANDAR OPERASIONAL (SOP)

KEUANGAN

8) Jika terjadi asset hilang penerima maka harus dibuat berita acara kehilangan
dan melaporkannya ke MCAI melaului GPM
7. Perpajakan
1) Dana MCAI tidak diperbolehkan untuk pembayaran PPN, Pajak perusahaan,
Pajak Barang mewah, dan pajak lain berdasarkan perjanjian compact, kecuali
PPN dari transaksi yang bernilai Rp 6.000.000 (nilai PPN maksimum Rp 600.000)
2) Khusus untuk pembelian/pembayaran tiket pesawat  1 invoice dibuat 1
transaksi
3) Untuk nilai transaksi diatas Rp 6.000.000 yang dikenakan PPN, harap
menghubungi MCAI
8. FINANCIAL REVIEW
1) Review 100% oleh GPM, MCAI dan Eksternal auditor MCC
2) Audit
a. Audit dari MCAI akan diberitahukan 10 hari kerja sebelum audit dilakukan
b. MCAI akan melakukan audit setiap 6 bulan sekali
3) Eksternal audit diselenggarakan oleh mitra penerima hibah untuk periode 1
tahun pertama.

14