Anda di halaman 1dari 19

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

BAGIAN ADMINISTRASI UMUM DAN


KEUANGAN
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Penyusunan rencana program kerja keuangan Kode:

Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Pelaksana

Kepala Staf
Departemen Departemen Waktu
No Tahapan Kegiatan
Keuangan, Keuangan Pelaksanaan
SDM, dan
Administrasi
Umum
1 Koordinasi dengan Staf Departemen

2
Keuangan, SDM, dan Administrasi Umum,
tentang rencana kegiatan

Menerima koordinasi dengan Staf Departemen



3
Keuangan, SDM, dan Administrasi Umum,
tentang rencana kegiatan

Membuat rencana kegiatan pada bagian



4
keuangan sesuai arahan Staf Departemen
Keuangan

Menjadwalkan rencana kegiatan yang harus



dilakukan oleh pelaksana sub bagian yang ada
di bagian Keuangan

STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Penyusunan anggaran Kode:

Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Pelaksana

Kepala Staf
Departemen Departemen Waktu
No Tahapan Kegiatan
Keuangan, Keuangan Pelaksanaan
SDM, dan
Administrasi
Umum
1 Menyiapkan dokumen yang diperlukan

2
dalam proses penyusunan anggaran

Koordinasi dengan Kepala Bagian



3
Administrasi dalam proses penyusunan
anggaran

Koordinasi dengan Kepala Departemen



4
Keuangan, SDM, dan Administrasi
Umum dalam proses penyusunan
anggaran
Mengusulkan rencana anggaran kepada

Kepala Bagian Administrasi untuk
ditindaklanjuti oleh pimpinan lembaga

STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Pelaksanaan pertanggungjawaban keuangan dan aset Kode:
kampus
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Pelaksana

Kepala Staf Wakil ketua


Departemen Departemen Waktu
No Tahapan Kegiatan
Keuangan, Keuangan Pelaksanaan
SDM, dan
Administrasi
Umum
1 Membuat konsep pengajuan usulan anggaran

2
dan kebutuhan barang inventaris

Mengkoordinasikan konsep dengan Kepala



3
Bagian Administrasi

Mengkoordinasikan konsep bersama Kepala



4
Departemen Keuangan,
Administrasi Umum
SDM, dan

Konsep yang sudah disetujui Kepala Bagian



5
Administrasi dikirim ke Wakil ketua

Menerima konsep dari Kepala Departemen



6
Keuangan, SDM, dan Administrasi Umum

Mengawasi Pelaksana ketika melaksanakan



7
kegiatan tentang pengelolaan urusan
keuangan

Membantu Pelaksana dalam melaksanakan



kegiatan pengelolaan urusan keuangan,
terjadi kesulitan

Pelaksana

Kepala Staf Wakil ketua


Departemen Departemen Waktu
No Tahapan Kegiatan
Keuangan, Keuangan Pelaksanaan
SDM, dan
Administrasi
Umum
8 Melakukan evaluasi atas kegiatan tentang
pengelolaan urusan keuangan

STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Pembuatan daftar penerimaan honorarium, uang saku, Kode:
transport kegiatan berdasarkan DIPA
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Pelaksana

Staf Pegawai - Waktu


No Tahapan Kegiatan
Departeme Pelaksanaan
n
Keuangan
1 Melihat hasil Scan Finger dan pembuat daftar

2
gaji

Menghitung kehadiran masing-masing pegawai



3 Menentukan besar honor pegawai sesuai

4
ketentuan yang berlaku

Menentukan besar honor pegawai sesuai



5
ketentuan yang berlaku

Mendistribusikan honor, uang saku dan uang



6
transport kepada pegawai

Menerima pendistribusian honor, uang saku



dan uang tranpor dari Staf Departemen
Keuangan

STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Pembuatan daftar penerimaan uang transport dan Kode:
kelebihan jam kerja
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Pelaksana Waktu
Pelaksanaan
No Tahapan Kegiatan Staf Pegawai - Bendahara
Departemen
Keuangan

1 Meminta kepada pegawai bukti-bukti kegiatan,

2
seperti tiket perjalanan dinas, kwitansi, dan
bukti-bukti lainnya yang sah

Memberikan bukti-bukti kegiatan, seperti tiket



3
perjalanan dinas, kwitansi, dan bukti-bukti
lainnya yang sah kepada Staf Departemen
Keuangan
Membuatkan bukti perjalanan dinas dan

4
menghitung nominalnya

Mengusulkan pencairan dana ke bendahara



5 Memproses pengajuan pencairan dana

6 Mencairkan dana dan menyerahkannya

7
kepada pegawai yang bersangkutan

Menerima pencairan dana




STANDARD OPERATING PROCEDURES (INSTRUKSI KERJA)
Membantu pelaksanaan kegiatan bendahara Kode:

TanggalPembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Pelaksana Waktu
Pelaksanaan
No Tahapan Kegiatan Staf Pegawai - Bendahara
Departemen
Keuangan

1 Membantu Kepala Departemen Kauangan

2
dalam mengambil SP2D

Membantu Kepala Departemen Kauangan



dalam memberikan honor kepada pegawai

STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Pembuatan laporan kegiatan keuangan Kode:

Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Pelaksana Waktu
Pelaksanaan
No Tahapan Kegiatan Staf Kasubag Bendahara
Departemen Keuangan dan
Keuangan Kepegawaian
1 Mengidentifikasi laporan kegiatan

2
keuangan

Koordinasi dengan Bendahara dan



3
Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
keuangan dalam pembuatan laporan
kegiatan keuangan
Koordinasi dengan Staf Departemen

4
Keuangan

Menyusun laporan kegiatan keuangan



5 Menyerahkan laporan kegiatan

6
keuangan kepada Bendahara untuk
ditindaklanjuti

Menerima laporan kegiatan keuangan



dari Staf Departemen Keuangan

STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Pelaksanaan tugas pada sub akademik dan Kode:
kemahasiswaan
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Pelaksana
Waktu
No Tahapan Kegiatan Staf Akademik Kepala Pelaksana Pelaksanaa
Departemen n
Keuangan
1 Mengarahkan pelaksanaan
kegiatan kepada Pelaksana Sub
Bagian Registrasi, Pelaksana Sub
Bagian Administrasi Pendidikan,
Pelaksana Sub Bagian

Kemahasiswaan
2 Menerima arahan Staf Akademik

3
dalam Mengarahkan pelaksanaan
kegiatan

Mengkoordinasikan pelaksanaan

kegiatan kepada Pelaksana Sub
Bagian Registrasi, Pelaksana Sub
Bagian Administrasi Pendidikan,
Pelaksana Sub Bagian

Kemahasiswaan
4 Menerima arahan Staf Akademik
dalam Mengkoordinasikan
pelaksanaan kegiatan kepada

5 Mengawasi pelaksanaan kegiatan
kepada Pelaksana Sub Bagian
Registrasi, Pelaksana Sub Bagian
Administrasi
Pelaksana Sub
Pendidikan,
Bagian

Kemahasiswaan
6 Menerima arahan Staf Akademik
dalam mengawasi pelaksanaan
kegiatan

STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Penyusunan dan penjadwalan rencana kegiatan Kode:

Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Waktu
Pelaksana
Pelaksanaa
n
No Tahapan Kegiatan
Staf Akademik Kepala
Departemen
Keuangan
1 Koordinasi dengan Kepala

2
Departemen Keuangan
rencana kegiatan
tentang

Menerima koordinasi Staf Akademik



3
tentang rencana kegiatan

Membuat rencana kegiatan pada



4
bagian akademik
kemahasiswaan sesuai arahan
Kepala Departemen Keuangan
dan

Menjadwalkan rencana kegiatan yang



harus dilakukan oleh pelaksana sub
bagian yang ada di bagian akademik
dan kemahasiswaan

STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Pembagian tugas tanggung jawab dan kegiatan pada Staf Kode:
Akademik
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Pelaksana
Waktu
No Tahapan Kegiatan Staf Akademik Kepala Pelaksana Pelaksanaa
Departemen n
Keuangan
1 Mendistribusikan tugas tanggung

2
jawab dan kegiatan kepada
Pelaksana sub akademik dan
kemahasiswaan
Menerima pendistribusian tugas

3
dari Staf Akademik

Mengarahkan pelaksanaan tugas



4
tanggung jawab dan kegiatan
kepada Pelaksana sub akademik
dan kemahasiswaan
Menerima arahan Staf Akademik

dalam Mengarahkan pelaksanaan
tugas

STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Pemantauan pelaksanaan tugas-tugas para pegawai pada Kode:
sub bagian akademik dan kepegawaian
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Waktu
Pelaksana
Pelaksanaa
No Tahapan Kegiatan
n
Staf Akademik Pelaksana
1 Memeriksa pelaksanaan tugas para

2
pegawai pada sub bagian akademik
dan kepegawaian

Menerima pelaksanaan tugas dari



3
Staf Akademik

Memantau pelaksanan tugas para



4
pegawai pada sub bagian akademik
dan kepegawaian

Memberi arahan secara langsung



5
kepada para pegawai pada sub
bagian akademik dan kepegawaian
tentang pelaksanaan tugas
Menerima arahan dari Staf Akademik

tentang pelaksanaan tugas

STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Pengadaan rapat koordinasi dengan para pegawai Staf Kode:
Akademik
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Waktu
Pelaksana
Pelaksanaa
No Tahapan Kegiatan
n
Staf Akademik Pelaksana
1 Mengumpulkan para pegawai Staf

2
Akademik

Mengadakan rapat koordinasi dengan



3
para pegawai Staf Akademik

Rapat koordinasi dengan Staf



4
Akademik

Mengkonsultasikan pelaksanaan tugas



5
kepada para pegawai Staf Akademik
agar mendapatkan kesepakatan dalam
pelaksanaan tugas
Mengkonsultasikan pelaksanaan tugas

kepada Staf Akademik
mendapatkan kesepakatan dalam
pelaksanaan tugas
agar

STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Pelaporan seluruh pelaksanaan tugas kepada Kepala Kode:
Departemen Keuangan
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Waktu
Pelaksana
Pelaksanaa
n
No Tahapan Kegiatan
Staf Akademik Kepala
Departemen
Keuangan
1 Menginventarisasi laporan

2 mengidentifikasi laporan

3 menyerahkan laporan seluruh

4
pelaksanaan tugas kepada Kepala
Departemen Keuangan

Menerima laporan dari Staf



Akademik tentang pelaksanaan
tugas

STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Penyusunan rencana program kerja kepegawaian Kode:

Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Pelaksana
Waktu
No Tahapan Kegiatan Staf Pelaksana
Pelaksanaan
Personalia Bagian
Personalia
1 Koordinasi dengan Pelaksana Bagian

2
Personalia tentang rencana kegiatan

Menerima koordinasi dengan Pelaksana



3
Bagian Personalia tentang rencana kegiatan

Membuat rencana kegiatan pada bagian



4
personalia sesuai arahan Pelaksana Bagian
Personalia

Menjadwalkan rencana kegiatan yang harus



dilakukan oleh pelaksana sub bagian yang ada
di bagian Staf Personalia

STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Pemrosesan Mutasi pegawai Kode:

Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Pelaksana Waktu
Pelaksanaan
Staf Pelaksana
Personalia Bagian
No Tahapan Kegiatan
Personalia

1 a. Memberi tugas kepada Pelaksana bagian


kepgawaian untuk melaksanakan
kegiatan pemrosesan mutasi pegawai,
dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Memberitahukan kepada pegawai yang

akan naik pangkat
2. Menerima berkas persyaratan untuk
kenaikan pangkat
3. Membuat surat pengantar pengiriman
berkas
4. Mengirimkan berkas ke bagian
kepegawaian PAU
5. Mengecek proses SK kenaikan pangkat

2 Menerima tugas dan arahan dari Staf

3
Personalia

Mengawasi staf ketika melaksanakan



4
kegiatan pemrosesan mutasi pegawai

Membantu staf dalam melaksanakan kegiatan



pemrosesan mutasi pegawai, terjadi kesulitan

STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Pelaksanaan administrasi kepegawaian Kode:

Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Pelaksana Waktu
Pelaksanaan
Staf Pelaksana Kepala
Personalia Bagian Departemen
No Tahapan Kegiatan
Personalia Keuangan,
SDM, dan
Administrasi
Umum
1 Mengarahkan Pelaksana untuk
melaksanakan Administrasi
Kepegawaian sejak seseorang diangkat
sebagai Calon Pegawai Negeri sipil
sampai pada akhirnya ia diberhentikan

karena mencapai batas usia pensiun
atau karena sebab-sebab lainnya
2 Menerima arahan dari Staf Personalia
dalam melaksanakan Administrasi
Kepegawaian sejak seseorang diangkat
sebagai Calon Pegawai Negeri sipil
sampai pada akhirnya ia diberhentikan

karena mencapai batas usia pensiun
atau karena sebab-sebab lainnya
3 Melaksanakan tugas berdasarkan

4
tugas pokok dan pungsi sebagai
pedoman kerja

Mendistribusikan tugas kepada



5
bawahan sesuai bidang tugas agar
pekerjaan terbagi habis

Memberikan petunjuk pelaksana tugas



kepada bawahan untuk kelancaran
pelaksanaan tugas

Pelaksana Waktu
Pelaksanaan
Staf Pelaksana Kepala
Personalia Bagian Departemen
No Tahapan Kegiatan
Personalia Keuangan,
SDM, dan
Administrasi
Umum
6 Memeriksa hasil kegiatan pelaksanaan
tugas bawahan sesuai prosedur yang
berlaku agar terhindar dari kesalahan
Mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan
bawahan agar diperoleh kerja yang

benar dan akurat
7 Mengarahkan dan mengendalikan

8
Pelaksana untuk membuat laporan
pelaksanaan kegiatan sebagai
pertanggungjawaban
Melaporkan pelaksanaan administrasi

9
kepegawaian kepada Kepala Bagian
Administrasi

Menerima laporan pelaksanaan



administrasi kepegawaian dari Staf
Personalia