SOP Keuangan

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
(SOP)
KEUANGAN PMI PUSAT
Kata Pengantar
Seraya memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat
karunia dan petunjukNya telah tersusun Prosedur Standar Operasional (SOP) Keuangan
Markas Pusat PMI sebagai panduan dalam pengelolaan Keuangan di tingkat Markas
Pusat PMI sedangkan untuk PMI Daerah dan Cabang diharapkan dapat menggunakan
SOP ini sebagai referensi dalam menjalankan kegiatan operasional keuangan. SOP ini
dibuat sebagai langkah pembenahan Organisasi di bidang Pengelolaan Keuangan
seperti yang diamanatkan dalam Pokok-Pokok Kebijakan dan Rencana Strategis PMI
tahun 2004-2009.
Pengelolaan Keuangan yang memadai diharapkan dapat meningkatkan transparansi
dan akuntabilitas Palang Merah Indonesia kepada mitra kerja dan Masyarakat. Namun
sampai dengan saat ini Markas Pusat PMI, PMI Daerah dan Cabang belum mempunyai
sistem pelaporan yang seragam sehingga mengalami berbagai permasalahan teknis.
Berdasarkan hal tersebut, maka Pengurus Pusat PMI menerbitkan SOP Keuangan
yang akan digunakan sebagai acuan bagi segenap jajaran PMI serta mitra kerja PMI
(para donor) dalam upaya pembenahan pengelolaan Keuangan.
Kami mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam
penerbitan SOP Keuangan PMI.
Besar harapan kami agar SOP Keuangan PMI ini dapat diimplementasikan secara
konsisten,
walaupun
kami
menyadari
bahwa
manual
ini
masih
akan
terus
disempurnakan. Untuk itu kami sangat mengharapkan saran dan masukan demi
terwujudnya pengembangan fungsi keuangan PMI dimasa yang akan datang.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu melimpahkan Rahmat dan Karunia serta
petunjukNya kepada kita semua, amien.
Jakarta, 2009
Pengurus Pusat
PALANG MERAH INDONESIA
Bendahara
Sekretaris Jenderal
Warnedy, Ak, MSc
Iyang D. Sukandar
DAFTAR ISI
Kata Pengantar .....................................................................................
Daftar Isi ..........................................................................................
Bab I.
i
iii
Pendahuluan
1.
2.
3.
4.
5.
Tujuan Penyusunan Laporan Keuangan .......................................

Konsep-konsep Akuntansi ......................................................
Struktur Pengendalian Intern ..................................................
Penggunaan Pedoman Ini Oleh PMI Daerah/Cabang .........................
Pembatasan ......................................................................
Bab II. Uraian Tugas Personil Keuangan .............................................

Bab III. Laporan Keuangan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Laporan Posisi Keuangan .......................................................

Laporan Aktivitas ................................................................
Laporan Arus Kas ...................................... ..........................
Catatan atas Laporan Keuangan ...............................................
Laporan Realisasi Anggaran ....................................................
Jadwal Penerbitan Laporan ............................ ........................
Bab IV. Pertanggungjawaban Dana kepada Donor

1. Laporan Pertanggungjawaban Dana ...........................................
2. Buku Kas ..........................................................................
3. Bukti-bukti Pengeluaran ........................................................
Bab V.
Daftar Akun
1.
2.
3.
4.
5.
Struktur Daftar Akun ............................................................

Kode Akun ........................................................................
Kode Dana ........................................................................
Kode Organisasi ..................................................................
Penjelasan Akun .................................................................
Bab VI. Penerimaan Uang dan Barang

1.
2.
3.
4.
5.
6.
Pengendalian Penerimaan Uang dan Barang ..................................

Kebijakan .........................................................................
Prosedur Penerimaan Sumbangan Sumbangan ...............................
Penerimaan Sumbangan Barang ................................................
Penerimaan Non Sumbangan ...................................................
Komitmen/MOU/Project Agreement Tidak Diakui sebagai Pendapatan ..
Bab VII. Pengeluaran Kas/Bank

1.
2.
3.
4.
Pengendalian Pengeluaran Kas/Bank ..........................................

Sistem Voucher ...................................................................
Pengeluaran Uang ................................................................
Bukti-bukti Pendukung Pertanggungjawaban Dana ..........................
Bab VIII. Aktiva Tetap

1. Pengendalian Aktiva Tetap ......................................................
2. Kebijakan ........................................................................ .
3. Prosedur Pengendalian Aktiva Tetap ..........................................
iii
Bab IX . Pengamanan Data Komputer

1. Tujuan Sistem Informasi.........................................................
2. Pembatasan Akses ke Sistem Akuntansi .......................................
3. Back up Data Komputer .........................................................
Lampiran ...........................................................................................
iii
Bab I
PENDAHULUAN
I.
Tujuan Penyusunan Laporan Keuangan

Palang Merah Indonesia, sebagai organisasi nirlaba, berbeda dengan organisasi bisnis.
Perbedaan utama yang mendasar terletak kepada cara PMI memperoleh sumber daya
yang dibutuhkan untuk melakukan berbagai aktivitasnya. PMI memperoleh sumber
daya dari para penyumbang, bantuan pemerintah, bantuan Palang Merah
Internasional atau organisasi sejenis dan iuran dari anggota. SOP ini berlaku di MP
PMI, diharapkan SOP ini juga dapat digunakan oleh PMI daerah/cabang.
Konstituen PMI memiliki kepentingan untuk mengetahui:
(a) Pelayanan yang diberikan oleh PMI dan kemampuan untuk terus memberikan
pelayanan tersebut;
(b) Cara pengurus melaksanakan tanggung jawabnya dan aspek kinerja pengurus.
Sesuai dengan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan No. 45: Pelaporan Keuangan
Organisasi Nirlaba, laporan keuangan untuk organisasi nirlaba terdiri dari:
a. Laporan Posisi Keuangan;
b. Laporan Aktivitas;
c. Laporan Arus Kas; dan
d. Catatan atas Laporan Keuangan .
Laporan keuangan tersebut bertujuan memberikan informasi yang menyangkut posisi
keuangan, aktivitas serta perubahan suatu posisi keuangan yang bermanfaat bagi
sejumlah besar pengguna dalam pengambilan keputusan. Laporan keuangan harus
dibuat sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam modul ini. Di samping itu,
manajemen juga membutuhkan berbagai skedul dan informasi tambahan, misalnya:
monitoring laporan bulanan, informasi keuangan masing-masing dana atau proyek.
Pengurus (manajemen) bertanggung jawab dalam penyusunan dan penyajian laporan
keuangan. Pernyataan tentang tanggung jawab tersebut otomatis melekat pada
pengurus, baik dinyatakan secara tertulis ataupun tidak.
2.
Konsep-konsep akuntansi:
Laporan keuangan merupakan ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan. Untuk
membukukan suatu transaksi dimulai dengan analisa transaksi, yaitu menentukan
entitas dana, perkiraan/akun mana yang terkait dan berapa nilainya. Konsep-konsep
berikut merupakan dasar bagaimana suatu transaksi dicatat dalam sistem pembukuan
PMI.
a. Konsep entitas
Akuntansi PMI disusun berdasarkan konsep dana (fund). Dana merupakan suatu
entitas akuntansi: memiliki aktiva, kewajiban, aktiva bersih, pendapatan dan
beban untuk masing-masing dana. Akuntansi dana dirancang untuk memisahkan
pendapatan dan beban masing-masing dana sehingga memudahkan untuk
menelusuri dan melaporkan suatu kegiatan.
PMI biasanya mengelola beberapa dana. Jumlah entitas dana yang banyak pada
organisasi nirlaba menimbulkan kompleksitas. Sistem akuntansi dirancang sehingga
dapat menyajikan dan mengungkapkan laporan keuangan, baik entitas dana
individual maupun organisasi, sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum.
b. Transaksi
Sistem akuntansi dirancang untuk mencatat dan melaporkan transaksi. Transaksi
adalah setiap kejadian yang mengakibatkan perubahan posisi aktiva, kewajiban
atau aktiva bersih dan perubahan tersebut dapat diukur dengan handal.
c. Dokumen sumber
Dokumen sumber merupakan catatan bisnis yang digunakan sebagai bukti bahwa
suatu transaksi telah terjadi, misal: cek/giro, bukti penerimaan sumbangan,
tagihan dari supplier, dan kontrak kerja.
d. Konsep unit moneter
Transaksi yang terjadi diukur dalam satuan unit moneter. Laporan keuangan PMI
harus dicatat dalam mata uang Rupiah.
e. Konsep harga historis
Dasar pengukuran yang lazim digunakan adalah biaya historis. Aktiva dicatat
sebesar pengeluaran kas (atau setara kas) yang dibayar atau sebesar nilai wajar
dari imbalan (consideration) yang diberikan untuk memperoleh aktiva tersebut.
Kewajiban dicatat sebesar jumlah yang diterima sebagai penukar kewajiban atau
sebesar jumlah kas yang diharapkan akan dibayarkan untuk menyelesaikan
kewajiban tersebut. Perkembangan akuntansi akhir-akhir ini mengarah kepada
penggunaan dasar pengukuran harga wajar, yaitu aktiva dicatat sebesar jumlah
kas yang dapat diperoleh sekarang dengan menjual aktiva tersebut dalam
pelepasan normal dan kewajiban dinyatakan sebesar nilai penyelesaian. Biasanya
konsep harga historis digabungkan dengan dasar pengukuran lain.
3.
Struktur Pengendalian Intern

Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan pengawas,
pengurus, manajemen, dan personel lain organisasi yang didesain untuk memberikan
keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini:
Keandalan pelaporan keuangan
Efektivitas dan efisiensi operasi
Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Pengendalian intern terdiri dari lima komponen yang saling terkait yaitu:
1. Lingkungan pengendalian
2. Penaksiran risiko
3. Aktivitas pengendalian
4. Informasi dan komunikasi
5. Pemantauan
Berikut ini pemahaman atas masing-masing komponen.
Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi dan mempengaruhi
kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar
untuk semua komponen pengendalian intern yang lain, dan menyediakan disiplin
serta struktur.
Lingkungan pengendalian mencakup berikut ini:
1. Integritas dan nilai etika
2. Komitmen terhadap kompetensi
3. Partisipasi dewan pengurus
4. Filosofi dan gaya manajemen
5. Struktur organisasi
6. Pemberian wewenang dan tanggung jawab
7. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia
Penaksiran risiko
Penaksiran risiko merupakan identifikasi, analisis, dan pengelolaan terhadap risiko
yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang disajikan secara wajar
sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Risiko yang relevan dengan
pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern maupun ekstern yang
dapat terjadi dan secara negatif mempengaruhi kemampuan organisasi untuk
mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan data keuangan yang konsisten
dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan.
Aktivitas pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan
bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut membantu memastikan
bahwa terdapat tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam
pencapaian tujuan entitas.
Sistem informasi dan komunikasi
Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi
sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat,
mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas dan untuk memelihara
akuntabilitas bagi aktiva, utang dan aktiva bersih yang bersangkutan.
Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung
jawab individual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan
keuangan.
Pemantauan
Pemantauan adalah proses penetapan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang
waktu yang mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan
tindakan perbaikan yang diperlukan.
Struktur pengendalian yang memadai dapat mengurangi kemungkinan terjadinya
kesalahan, pemborosan, penyalahgunaan dan tindakan yang dapat merugikan
organisasi serta menghambat tercapainya tujuan organisasi. Unsur-unsur berikut,
bilamana tidak ada, akan menurunkan efektivitas suatu struktur pengendalian intern:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Tenaga pelaksana yang cakap dan memadai pengetahuan, keahlian, ketelitian

dan dapat dipercaya untuk melaksanakan tugas yang menjadi tanggung
jawabnya.
Terdapatnya prosedur-prosedur yang memadai untuk setiap pelaksanaan suatu
tugas dan dilaksanakannya secara konsisten.
Tanggung jawab dan wewenang setiap bagian dan setiap orang dirumuskan
dengan jelas.
Terdapat pemisahan tugas dan wewenang antara fungsi operasional,
penyimpanan dan pencatatan unsur aset atau kewajiban organisasi.
Tanggung jawab untuk melaksanakan serangkaian transaksi yang berurutan
harus diberikan kepada pegawai yang berlainan, sehingga tidak ada seorang
pegawai yang dapat melaksanakan suatu transaksi sendirian dari permulaan
hingga akhir dari serangkaian transaksi yang berurutan.
Internal audit yang berfungsi sesuai kondisi.
Rancangan struktur pengendalian intern statu organisasi perlu ditelaah secara

berkala serta dinilai efektivitas dan efisiensinya. Penelaahan ini diperlukan untuk
menjamin bahwa struktur pengendalian intern yang telah dibentuk tersebut benarbenar dilaksanakan dan tetap dimuktahirkan sesuai dengan kebutuhan.
4.
Penggunaan Pedoman Ini Oleh PMI Daerah/Cabang

Pedoman porsedur akuntansi ini dirancang dengan menggunakan struktur organisasi
dan prosedur yang berlaku di MP PMI. Namun pedoman ini juga dapat digunakan oleh
PMI Daerah/Cabang. Penerapannya dapat disesuaikan dengan struktur kepengurusan
dan jabatan yang sudah ada di PMI Daerah/Cabang.
Dalam kondisi dimana jumlah pegawai keuangan suatu PMI Daerah/Cabang adalah
minimal (2 orang), fungsi pencatatan dapat digabung dengan fungsi penyimpanan
kas/bank, tetapi dipisahkan dengan penjabat yang berwenang mengotorisasi
transaksi.
5.
Pembatasan
Pedoman prosedur akuntansi ini, bersama dengan modul logistik serta peraturan
organisasi PMI lainnya, dibuat dengan tujuan menjadi pedoman bagi MP PMI, PMI
Daerah dan PMI Cabang dalam membukukan dan melaporkan transaksi keuangan.
Pedoman ini tidak berlaku untuk Unit Usaha PMI. Untuk Unit Usaha PMI laporan
keuangan harus dibuat sesuai dengan standar akuntansi komersial.
Buku manual ini disusun dan terus disempurnakan sesuai dengan perkembangan
kebutuhan, sehingga manual akuntansi ini dapat menghasilkan informasi keuangan
untuk memenuhi kebutuhan pihak eksternal maupun untuk keperluan pengendalian
pelaksanaan anggaran.
Sistem ini telah dirancang dengan mempertimbangkan pula kemungkinan
perkembangan organisasi di masa yang akan datang. Buku pedoman ini juga sangat
bermanfaat sebagai bahan pelatihan bagi pegawai baru di bidang keuangan dan
akuntansi.
Bab II
Jabatan
Lapor ke
URAIAN TUGAS PERSONIL KEUANGAN

:
:
Kepala Divisi Keuangan dan Akuntansi

(Kepala Divisi Keuangan)
Sekretaris Jenderal/Kepala Markas
Bendahara
1. Menyiapkan laporan keuangan PMI yang mencakup seluruh sumber dana yang
dikelola MP PMI. Laporan keuangan bulanan diterbitkan paling lambat tanggal
20 pada bulan berikutnya, dengan mendistribusikan kepada Sekjen, Bendahara
dan Ketua Umum (melalui Satuan Kerja Audit Internal /SKAI).
2. Menyiapkan Anggaran dan Rencana Kerja Divisi Keuangan tahun berikutnya
untuk diperiksa Sekretaris Jenderal/Kepala Markas. Di samping itu bersama
dengan divisi lain membuat rencana kerja Anggaran dan Rencana Kerja MP PMI.
3. Menyiapkan dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban dana kepada
donor (misal: laporan pertanggungjawaban kepada Sekretariat Negara
disampaikan setiap tanggal 15 pada bulan berikutnya).
4. Menjalin hubungan baik dengan donor, mengkonfirmasi tentang tujuan dana
serta kondisi dan syarat-syarat penggunaanya, dan menjelaskan prosedur dan
bentuk laporan pertanggungjawaban.
5. Memberikan masukan kepada Sekretaris Jenderal/Pengurus tentang
penyempurnaan sistem akuntansi dan keuangan.
6. Bertanggung jawab atas tugas dan pekerjaan yang diberikan kepada Divisi
Keuangan termasuk mengkoordinasikan dan mengatur pembagian tugas setiap
staf di Divisi Keuangan.
7. Melakukan review atas kinerja staf yang berada dibawah tanggungjawabnya.
8. Memeriksa pengajuan permintaan uang persekot, permintaan uang pembayaran
langsung, dan pertanggungjawaban uang muka termasuk dokumen
pendukungnya.
Apabila setuju, menandatangani formulir yang berkaitan dan disampaikan ke
Sekretaris Jenderal/Kepala Markas, jika tidak setuju dikembalikan ke divisi
yang mengajukan untuk diperbaiki.
9. Memeriksa secara random transaksi harian yang dibuat oleh petugas akuntansi
yang telah diperiksa oleh kasubdiv akuntansi bila diperlukan.
10. Memeriksa hasil input jurnal ke komputer dengan melihat print out transaksi
jurnal (random) atau melihat langsung ke komputer.
11. Memeriksa laporan pemeriksaan kas dan bank yang dilakukan Kasubdiv
Keuangan.
12. Memonitor seluruh piutang dropping ke PMI Daerah/Cabang dan persekot ke
divisi. Dalam rangka mempercepat proses pertanggungjawaban secara reguler
membuat memo peringatan ke PMI Daerah/Cabang atau divisi terkait (dengan
tembusan ke Sekretaris Jenderal/Kepala Markas) untuk segera memasukkan
laporan pertanggungjawaban beserta bukti-bukti yang sah dan lengkap.
13. Memonitor transaksi pinjam-meminjam antar sumber dana dan pelunasannya
(pemindahbukuan) segera setelah dana tersedia.
14. Melakukan rekonsiliasi hutang piutang antar dana dan menyelesaikan
perbedaan yang ada.
15. Menyiapkan dan membawa Cek dan BG untuk ditandatangani oleh Pengurus.
16. Membuat memo permintaan dana untuk pengeluaran dana mingguan kepada
Sekretaris Jenderal/Kepala Markas dan Bendahara.
17. Menyiapkan permintaan pengeluaran kas yang bersifat emergency setelah
mendapat persetujuan Sekretaris Jenderal/Kepala Markas dan Bendahara.
18. Mengajukan pembentukan petty cash baru bila ada bencana besar.
Jabatan : Kasubdiv Akuntansi
Lapor ke : Kepala Divisi Keuangan
1. Menyiapkan laporan keuangan bulanan yang mencakup seluruh sumber dana
yang dikelola MP PMI paling lambat pada tanggal 15 bulan berikutnya.
2. Menyiapkan laporan keuangan donor sesuai format yang telah disetujui MP PMI.
3. Menyiapkan laporan penerimaan dan pengeluaran (pertanggungjawaban) dana
untuk donor yang belum menempatkan staff di divisi keuangan.
4. Membuat atau menyiapkan data atas informasi keuangan lain yang diperlukan
MP PMI.
5. Membuat rekonsiliasi bank semua sumber dana yang ada pada minggu pertama
setiap bulan.
6. Membuat rekonsiliasi persekot bekerjasama dengan Kasubdiv Keuangan dan
Kasubdiv Pemantauan dan Penyusunan Anggaran.
7. Membuat rekonsiliasi dropping bekerjasama dengan Kasubdiv Penyusunan dan
Pemantauan Anggaran.
8. Memonitor /kontrol atas kebenaran jurnal dan posting.
9. Membantu persiapan audit dan menyiapkan informasi yang dibutuhkan auditor
dengan persetujuan Kepala Divisi Keuangan.
10. Melakukan review atas kinerja staf yang bertanggungjawab terhadapnya.
11. Membuat Rencana Kerja Subdivisi Akuntansi.
12. Melaksanakan tugas lainnya dari Kepala Divisi Keuangan.
13. Melakukan rekonsiliasi laporan keuangan staf donor.
14. Membuat back up sistem komputer
a. Harian (dlm eksternal hardisk)
:
sistem akuntansi
b. Bulanan (dlm CD secara permanent) :
sistem akuntansi, laporan
keuangan, data sumbangan dan data keuangan lainnya .
Jabatan : Staf Akuntansi
Lapor ke : Kasubdiv Akuntansi
1. Menjurnal seluruh transaksi harian semua sumber dana.
(sebelum diinput ke sistem akuntansi, jurnal transaksi pada voucher harus di
verifikasi dahulu oleh Kasubdiv akuntansi)
2. Membuat rekonsiliasi kas per sumber dana antara catatan akuntansi dengan
catatan kasir minimal dua kali dalam satu minggu.
3. Membantu Kasubdiv Akuntansi untuk membuat laporan yang dibutuhkan.
4. Bertanggung jawab atas dokumen dan filling dokumen bagian akuntansi.
(subdivisi accounting tidak bertanggung jawab atas kelengkapan dokumen asli
yang disimpan oleh donor)
5. Mencetak laporan keuangan secara bulanan dan untuk ledger dicetak sekurangkurangnya 1 kali dalam 6 bulan.
6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kasubdiv Akuntansi dan Kadiv
Keuangan.
Jabatan : Staf Donatur

Lapor ke
: Kasubdiv Akuntansi
1. Membuat/memonitor/menganalisa
Laporan
Anggaran/Keuangan
dan
memonitor budget Donatur pada divisi terkait maupun di Daerah dan Cabang
untuk proyek Donatur berbasis rencana kegiatan yang telah ada. Sesuai
target dan deadline yang disepakati kedua belah pihak.
2. Menganalisa realisasi biaya pada periode yang bersangkutan dan pengeluaran
sesuai tujuan proyek untuk periode berikutnya berdasarkan anggaran yang
disepakati.
3. Melakukan koordinasi dengan divisi-divisi yang bertanggung jawab untuk
proyek Donatur dan kunjungan ke proyek untuk membantu staf keuangan
proyek dalam menyusun laporan keuangan Donatur apabila diperlukan.
4. Berkoordinasi dengan donatur baik melalui kasubdiv/kadiv/langsung atas
sepengetahuan Kadiv Keuangan.
5. Membuat laporan dan reimbursement dana serta memonitor hutang piutang
donatur setiap bulan.
6. Menyimpan dokumen asli/memfoto copy dokumen dan mengirimkan aslinya
ke donatur/kebijakan lainnya (sesuai kesepakatan MP PMI dan donatur).
7. Membantu persiapan audit dan mensupply informasi yang dibutuhkan untuk
kepentingan audit donatur dengan sepengetahuan kadiv Keuangan.
8. Memastikan dana donatur dipakai dan dipertanggungjawabkan sesuai dengan
anggaran yang telah di sepakati bersama dan ketetapan yang digariskan
dalam dokumen program.
9. Verifikasi bukti pembayaran untuk sumber dana Donatur sebelum dokumen
diserahkan ke staff verifikasi.
10. Filing dokumen.
11. Tugas lain sesuai kesepakatan MP PMI dan Donatur.
12. Tugas lain dari kasubdiv akuntansi atau kadiv keuangan.
13. Melakukan up date data persekot dan dropping pada setiap minggu yang
didistribusikan ke subdivisi akuntansi, keuangan dan verifikasi utuk
direkonsiliasi
14. Hasil rekonsiliasi persekot dan dropping didistribusikan ke subdivisi
akuntansi, keuangan dan verifikasi setiap tanggal 15.
SEMUA LAPORAN DAN KEGIATAN DILAKSANAKAN BERDASARKAN PERSETUJUAN MP
PMI DENGAN MASING-MASING DONATUR
Jabatan : Kasubdiv Keuangan
Lapor ke : Kepala Divisi Keuangan
1. Menyiapkan permintaan dana sesuai surat otorisasi yang telah ditanda-tangani
pejabat yg berwenang.
2. Menyimpan barang-barang berharga,cek, giro, kwitansi dan deposito.
3. Melakukan pemeriksaan kas secara acak minimal 1 kali seminggu dan membuat
berita acaranya.
4. Memonitor pertanggungjawaban persekot dan dropping.
5. Melakukan rekonsiliasi kas dan bank per sumber dana dengan bagian akuntansi
setiap bulan.
6. Melakukan filling dokumen yang menjadi tanggungjawabnya.
7. Melakukan review atas kinerja staf yang bertanggungjawab terhadapnya
8. Menerima sumbangan kas apabila diperlukan
9. Memberikan data penyumbang rutin (minimal 3 kali/tahun) dan penyumbang

yang jumlahnya lebih dari Rp.1.000.000,- kepada Divisi Pengembangan Sumber
Daya (PSD) untuk dibuatkan surat ucapan terima kasih.
10. Membuat rencana kerja Subdivisi Keuangan.
11. Melaksanakan tugas lain dari Kadiv Keuangan.
12. Menginformasikan penerimaan uang ke kasubdiv anggaran dan kasubdiv
akuntansi setiap bulan.
13. Memonitor termin pembayaran.
14. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kadiv keuangan.
Jabatan
Lapor ke
: Staf Keuangan
: Kasubdiv Keuangan
1. Memeriksa saldo rekening bank setiap awal minggu pertama.

2. Membuat kuitansi dan daftar penerimaan sumbangan serta memfiling seluruh
kwitansi
3. Membuat surat perintah menerima uang / kwitansi dan membuat daftar kuitansi.
Harus bernomor seri dan berurutan
4. Mengambil rekening koran bank setiap bulan.
5. Membuat otorisasi yang berhubungan dengan pemindahan dana bank/cash .
6. Mengidentifikasi dan membuat daftar semua dokumen penerimaan uang dan
didistribusikan ke Kasubdiv Keuangan, Kasubdiv Accounting, serta Kasubdiv
pemantauan Anggaran.
7. Membuat buku bank pembantu untuk setiap rekening bank dan rekening bank
bersama.
8. Filing dokumen.
9. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kasubdiv Keuangan
Jabatan
Lapor ke
: Kasir
: Kasubdiv Keuangan
1. Menyiapkan dan membuat cek dan giro.

2. Menyetor dan menarik uang dari bank serta kegiatan lain yang berhubungan
dengan bank.
3. Membuat daftar deposito.
4. Membuat daftar persekot
5. Membuat surat penempatan / pencairan deposito.
6. Melaksanakan pembayaran tunai di MP PMI dan bertanggung jawab atas dana kas
(cash count setiap hari).
7. Membuat buku kas.
8. Melaksanakan cash count setiap minggu dengan kasubdiv keuangan.
9. Memantau dan melaksanakan penagihan atas persekot, dropping dan piutang
yang belum dipertanggungjawabkan dan pertanggungjawaban yang belum final.
10. Filing dokumen.
Jabatan
Lapor ke
: Kasubdiv Pemantauan dan Penyusunan Anggaran

: Kepala Divisi Keuangan
1. Membuat laporan realisasi anggaran bulanan MP PMI dan melaporkannya

kepada Kadiv Anggaran Keuangan dan akuntansi paling lambat tanggal 15 bulan
berikutnya.
2. Membuat laporan realisasi anggaran per donor dan per sumber dana paling
lambat tanggal 15 pada bulan berikutnya, serta menyampaikan laporan
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
tersebut untuk diperiksa Kadiv Keuangan dan Sekretaris Jenderal/Kepala

Markas.
Menggunakan informasi dari sistem akuntansi untuk pembuatan laporanlaporan di atas. (diberikan akses untuk melihat sistem akuntansi).
Me-recek hasil verifikasi otorisasi yang telah dilakukan oleh stafnya.
Melakukan review atas kinerja staf yang bertanggungjawab terhadapnya.
Filling dokumen di bidangnya.
Membuat rencana kerja pemantauan dan penyusunan anggaran.
Melaksanakan tugas lain dari Kadiv Keuangan.
Memfollow up penerimaan atas sumbangan yang digunakan untuk perhitungan
budget.
Jabatan : Staf Verifikasi

Lapor ke : Kasubdiv Pemantauan & Penyusunan Anggaran
1. Melakukan verifikasi atas dokumen-dokumen pendukung otorisasi/persekot
pengeluaran sebagai berikut:
a. Memeriksa dan meneliti bahwa setiap pengajuan otorisasi/persekot
pengeluaran telah didukung oleh dokumen yang lengkap, antara lain
diajukan oleh pejabat berwenang, merupakan transaksi dalam
lingkungan PMI, bukti asli, kuitansi asli, dan dokumen lainnya sesuai
peraturan KP PMI.
b. Untuk donor MP PMI memeriksa bahwa dokumen pendukung telah sesuai
dengan ketentuan sebagai berikut :
sesuai dengan kesepakatan MP PMI dengan masing-masing donor
c. Memeriksa ketepatan penjumlahan-penjumlahan pada daftar-daftar
dokumen pendukung.
d. Apabila dokumen pendukung tidak lengkap atau tidak sesuai dengan
ketentuan MP PMI dan/atau ketentuan yang telah disepakati oleh MP
PMI dengan donor, ada kesalahan penjumlahan, dsb, maka dokumen
tersebut dikembalikan kepada divisi yang bersangkutan dan meminta
untuk dikoreksi, dilengkapi dan atau disesuaikan dengan ketentuan yang
berlaku
e. Memberikan persetujuan form otorisasi atau persekot, setelah
melakukan verifikasi.
2. Membuat daftar rekap persekot dan dropping.
3. Rekonsiliasi dengan bagian keuangan dan melaporkan hasilnya ke Kasubdiv
Pemantauan dan Penyusunan Anggaran.
4. Filling Surat ketetapan yang dikeluarkan MP PMI, disposisi PP PMI, surat keluar
yang dapat dijadikan pedoman dan peraturan lainnya yang dapat digunakan
sebagai dasar verifikasi.
5. Tugas lain yang diberikan oleh Kadiv Keuangan.
Bab III
LAPORAN KEUANGAN
Laporan keuangan merupakan bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan

keuangan Palang Merah Indonesia yang lengkap meliputi:
1. Laporan Posisi Keuangan;
2. Laporan Aktivitas;
3. Laporan Arus Kas; serta
4. Catatan atas Laporan Keuangan.
Di samping itu sebagai alat kontrol setiap bulannya harus dibuat Laporan Realisasi
Anggaran.
Tujuan laporan keuangan tersebut adalah memberikan informasi yang menyangkut
posisi keuangan, aktivitas serta perubahan suatu posisi keuangan yang bermanfaat
bagi sejumlah besar pengguna dalam pengambilan keputusan ekonomi.
1. Laporan Posisi Keuangan
Laporan posisi keuangan bertujuan untuk menyediakan informasi mengenai aktiva,
kewajiban, dan aktiva bersih dan informasi mengenai hubungan di antara unsurunsur tersebut pada waktu tertentu. Informasi dalam laporan posisi keuangan
bersama dengan pengungkapan dan informasi lain digunakan untuk dapat
membantu para penyumbang, pengurus dan pihak-pihak lain untuk menilai:
(a) kemampuan organisasi untuk memberikan jasa secara berkelanjutan,
(b) kemampuan organisasi dalam memenuhi komitmen keuangan pada saat jatuh
tempo, dan
(c) memprediksi kebutuhan pendanaan di masa depan.
Organisasi harus menyusun laporan posisi keuangan yang mencakup keseluruhan
dana yang dikelola organisasi, di samping membuat laporan posisi keuangan untuk
masing-masing dana.
Ilustrasi Laporan Posisi Keuangan
10

LAPORAN POSISI KEUANGAN
per 31 DESEMBER 2006
(dalam Rupiah)
Tidak
terikat
Terikat
KRC
HKRC
AKTIVA
Kas dan setara kas
Piutang
Persediaan
Beban dibayar di
muka
Persekot
Dropping
Aktiva tetap
JUMLAH AKTIVA
KEWAJIBAN
Hutang dari dana lain
JUMLAH
KEWAJIBAN
AKTIVA BERSIH
Tidak terikat
Terikat HKRC
Terikat KRC
JUMLAH AKTIVA
BERSIH
JUMLAH KEWAJIBAN
DAN
AKTIVA BERSIH
Eliminasi
Jumlah
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
-
xx
-
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
-
xx
-
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
2. Laporan Aktivitas
Laporan aktivitas menyediakan informasi mengenai bagaimana penggunaan sumber
daya dalam pelaksanaan berbagai program atau jasa dan pengaruh suatu transaksi
atau peristiwa yang mengubah jumlah dan sifat aktiva bersih. Laporan ini dan
informasi dalam laporan keuangan lainnya dapat digunakan untuk (a) mengevaluasi
kinerja dalam suatu periode, (b) menilai upaya, kemampuan, dan kesinambungan
PMI dalam memberikan jasa, dan (c) menilai pelaksanaan tanggung jawab dan
kerja manajer.
PMI harus menyusun laporan aktivitas yang mencakup keseluruhan dana yang
dikelola, di samping membuat laporan aktivitas untuk masing-masing dana.
Ilustrasi Laporan Aktivitas
11

LAPORAN AKTIVITAS
UNTUK TAHUN YANG BERAKHIR 31 DESEMBER 2006
(dalam Rupiah)
Tidak
Terikat
Terikat
KRC
HKRC
PENDAPATAN
Pendapatan sumbangan
Pengumpulan dana internal
Sumbangan palang merah
luar negri
Pendapatan bunga
Pendapatan lain-lain
JUMLAH PENDAPATAN
Jumlah
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
JUMLAH BEBAN
xx
xx
xx
xx
PERUBAHAN AKTIVA BERSIH
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
BEBAN
Beban Program
Bantuan dan penyalurannya
Beban relawan dan staf
lapangan
Beban Dukungan Program
Pendidikan dan pelatihan
Pengembangan dan
komunikasi
Beban Umum dan
Administrasi
Pegawai
Perjalanan dinas
Jasa profesional
Kantor
AKTIVA BERSIH:
1 JANUARI 2006
31 DESEMBER 2006
12
3. Laporan Arus Kas

Laporan arus kas bertujuan menyajikan informasi mengenai penerimaan dan
pengeluaran kas dalam suatu periode. Laporan arus kas disajikan berdasarkan
aktivitas operasi, investasi dan pendanaan sesuai dengan PSAK No. 2: Laporan
Arus Kas.
Ilustrasi Laporan Arus Kas
LAPORAN ARUS KAS
UNTUK TAHUN YANG BERAKHIR 31 DESEMBER 200.
(dalam Rupiah)
ALIRAN KAS DARI

AKTIVITAS OPERASI
Penerimaan dari penyumbang
Penerimaan bunga
Penerimaan lain-lain
Pembayaran kepada karyawan
dan sukarelawan
Pembayaran kepada supplier
Penyaluran bantuan
Pembayaran lain-lain
Kas bersih yang diterima dari
aktivitas operasi
ALIRAN KAS DARI
AKTIVITAS INVESTASI
Pembelian aktiva tetap
Kas bersih yang digunakan
untuk
aktivitas investasi
ALIRAN KAS DARI
AKTIVITAS PENDANAAN
Penerimaan dari dana lain
Pembayaran ke dana lain
Kas bersih yang diterima dari
aktivitas pendanaan
Kenaikan dalam kas dan
setara kas
Kas dan setara kas:
1 Januari 2006
31 Desember 2006
Tidak
Terikat
Terikat
HKRC
Jumlah
KRC
xx
xx
xx
xx
-
xx
-
(xx)
(xx)
(xx)
(xx)
(xx)
-
(xx)
-
xx
xx
xx
(xx)
(xx)
(xx)
(xx)
xx
xx
xx
xx
(xx)
(xx)
(xx)
(xx)
(xx)
(xx)
xx
(xx)
(xx)
(xx)
xx
(xx)
xx
(xx)
(xx)
xx
xx
xx
xx
xx
13
4. Catatan atas Laporan Keuangan

Catatan atas laporan keuangan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
laporan keuangan, yang sifatnya memberikan penjelasan baik yang bersifat
kualitatif maupun kuantitatif.
Catatan atas laporan keuangan disajikan secara sistematis dengan urutan
penyajian sesuai dengan komponen utamanya. Catatan atas laporan keuangan
harus mengungkapkan informasi berikut:
a. Gambaran umum PMI;
b. Susunan pengurus;
c. Uraian ringkas tentang dana-dana yang dikelola organisasi;
d. Iktisar kebijakan akuntansi penting:
- dasar pengukuran dan penyajian laporan keuangan;
- kebijakan akuntansi terhadap akun atau transaksi penting;
e. Pengungkapan atas pos-pos laporan keuangan.
5. Laporan Realisasi Anggaran
Laporan Realisasi Anggaran sebagai alat monitoring bulanan dapat memberikan
sinyal lebih awal bagi pengurus bahwa ada masalah dalam keuangan atau
manajemen sebelum masalah tersebut tidak dapat dikendalikan. Laporan yang
paling penting untuk direview manajemen adalah perbandingan antara realisasi
pendapatan dan beban dengan anggaran.
Berikut ini adalah ilustrasi laporan realisasi anggaran.
14

LAPORAN REALISASI ANGGARAN
UNTUK PERIODE YANG BERAKHIR 31 DESEMBER 200
Bulan
ini
Sumbangan palang merah
luar negeri
Pendapatan bunga
Jumlah pendapatan
Beban relawan dan staf
lapangan
Pengembangan dan
komunikasi
Beban pegawai
Perjalanan dinas
Jasa profesional
Beban kantor
Jumlah beban
Perubahan aktiva bersih
s.d.
bulan ini
xx
xx
xx
xx
xx
xx
Anggaran
% thd
Sisa
Anggaran Anggaran
xx
xx%
xx
xx
xx%
xx
xx
xx%
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx%
xx%
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx%
xx%
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx%
xx%
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx%
xx%
xx%
xx%
xx%
xx%
xx
xx
xx
xx
xx
xx
Pada dasarnya laporan ini adalah laporan aktivitas dengan tambahan kolom untuk
anggaran dan perbedaan keduanya. Manajemen dapat menggunakan laporan ini untuk:
a. Membandingkan realisasi pendapatan dan beban untuk periode year-to-date
dengan anggaran pendapatan dan beban dalam periode yang sama.
b. Identifikasi setiap perbedaan antara realisasi dengan anggaran.
c. Identifikasi apa penyebab perbedaan tersebut.
d. Membuat rencana untuk memperbaiki penyebab perbedaan tersebut, jika perlu.
6. Jadwal Penerbitan Laporan
a. Laporan Bulanan
Laporan keuangan yang terdiri atas: (1) laporan posisi keuangan (2) laporan
aktivitas (3) catatan atas laporan keuangan dan (4) laporan realisasi anggaran
harus diterbitkan selambat-lambatnya tanggal 20 pada bulan berikutnya.
Pendistribusian laporan tersebut adalah sebagai berikut:
15
Pusat:
(1)
(2)
(3)
(4)
Ketua Umum melalui Satuan Kerja Audit Intern (SKAI)

Sekretaris Jenderal
Bendahara
Ketua Bidang Dana
Daerah:
(1) Kepala Markas/ Ketua
(2) Bendahara
b. Laporan Semester
Laporan keuangan lengkap ditambah dengan laporan dan uraian tentang
pencapaian misi dan organisasi harus diterbitkan selambat-lambatnya tanggal 30
pada bulan berikutnya. Laporan tersebut didistribusikan sama seperti di atas
ditambah dengan kewajiban bagi PMI Daerah untuk menyampaikan 1 kopi ke MP
PMI melakui Kepala SKAI.
c. Laporan Tahunan
Laporan keuangan lengkap harus diterbitkan selambat-lambatnya tanggal 30 pada
bulan berikutnya. PMI Daerah juga wajib menyampaikan 1 kopi ke MP PMI melalui
Kepala SKAI.
Laporan tahunan wajib diaudit oleh auditor eksternal independen dan selesai
selambat-lambatnya 6 bulan setelah tahun buku berakhir.
16
Bab IV
PERTANGGUNGJAWABAN DANA KEPADA DONOR

Untuk membantu pendanaan operasional kantor atau untuk melaksanakan
suatu program PMI Daerah/Cabang dapat menerima bantuan dana dari MP PMI
atau institusi lainnya. Demikian juga dengan M PMI sering menerima bantuan
dari donor. Atas setiap penerimaan dana melekat tanggung jawab untuk
mempertanggungjawabkannya. Penyusunan laporan pertanggungjawaban
kepada donor merupakan bagian intergral dari sistem akuntansi PMI.
1. Laporan Pertanggungjawaban Dana
Laporan pertanggungjawaban dana adalah laporan penerimaan dan
pengeluaran uang. Bentuknya sama dengan laporan aktivitas untuk suatu
dana yang disajikan dengan basis kas. Pengeluaran disajikan berdasarkan
klasifikasi fungsional. Klasifikasi fungsional dibagi menjadi dua yaitu
program pemberian jasa dan aktivitas pendukung. Program pemberian jasa
merupakan aktivitas untuk menyediakan jasa kepada para penerima
manfaat dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Aktivitas pendukung
meliputi semua aktivitas selain program pemberian jasa, yaitu beban
manajemen dan umum serta pencarian dana.
17
Ilustrasi Laporan Pertanggungjawaban Dana

Yang terhormat
Sekretaris Jenderal
Markas Pusat PMI
Laporan Pertanggungjawaban Dana Bantuan Biaya .............. PMI Daerah XXX
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan laporan penerimaan dan pengeluaran Dana Bantuan Biaya
............. PMI Daerah XXX untuk bulan Desember 200...
Saldo 1 Desember 200.:
Penerimaan Desember 200.
Dana yang tersedia
Pengeluaran Desember 200
Beban program
Bantuan kemanusiaan
Beban penyaluran bantuan
Beban relawan dan petugas lapangan
Pengembangan organisasi dan komunikasi
Jumlah beban program
Beban umum dan administrasi:
Perjalanan dinas
Jasa profesional
Beban pegawai
Beban kantor
Beban pencarian dana
Jumlah beban umum dan adminstrasi
Jumlah pengeluaran
Saldo 31 Desember 200
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
Kami juga memohon, sesuai dengan anggaran yang telah disetujui, agar dapat
diberikan dana bantuan biaya .................. untuk periode sebesar Rpxxx.
Bersama laporan ini kami lampirkan:
1. Buku kas
2. Bukti-bukti asli pengeluaran
Laporan pertanggungjawaban ini disampaikan untuk mendapatkan pemeriksaan lebih
lanjut dan atas bantuannya kami ucapkan terima kasih.
Pengurus Palang Merah Indonesia
Daerah XXX
Sekretaris
Bentuk laporan pertanggungjawaban dana di atas perlu dimodifikasi apabila donor
mempunyai format tersendiri.
18
2. Buku Kas
Bentuk Buku Kas sama dengan Jurnal Umum (Ledger). Apabila organisasi sudah
menggunakan komputer akuntansi, buku kas dapat diperoleh dengan memodifikasi
ledger kas dan/atau ledger bank.
Untuk standarisasi gunakan kode dan nama akun yang digunakan dalam sistem
akuntansi. Hal ini juga akan memudahkan dalam penyusunan laporan
pertanggungjawaban dana.
BUKU KAS
Halaman: xx
Tanggal
No.
Bukti
Kode
Akun
Keterangan
Terima
Keluar
Saldo
3. Bukti-bukti Pengeluaran
Jenis bukti-bukti pengeluaran yang disampaikan ke donor biasanya sama dengan
persyaratan yang berlaku di MP PMI (lihat Prosedur Pengeluaran Uang) ditambah
kopi rekening koran yang digunakan menyimpan dana donor.
Untuk menghindari adanya pengeluaran yang tidak disetujui donor, organisasi harus
memperhatikan syarat-syarat pengeluaran yang dapat didanai seperti tercantum
dalam perjanjian. Divisi keuangan mempunyai hak untuk menolak bukti atas biaya
yang tidak memenuhi syarat dan yang tidak sesuai dengan budget, penolakan ini akan
disampaikan ke kepala divisi yang bersangkutan untuk diproses.
19
Bab V
DAFTAR AKUN
1. Struktur Daftar Akun

Struktur daftar akun MP PMI saat ini mencakup segmen-segmen berikut:
Akun
Dana
Organisasi (Departemen/Divisi)
2.Kode Akun:
Kode akun natural merupakan metode natural untuk mengklasifikasi transaksi
menjadi pendapatan, beban, aset, kewajiban dan aktiva bersih. Akun natural
digunakan untuk setiap dana, organisasi dan program. Kode Akun menggunakan 5
digit angka.
Level
1
2
3
4
4
4
3
4
4
4
3
4
4
3
4
4
3
2
3
4
4
4
3
3
4
4
3
4
2
3
4
4
Jenis
Header
Header
Header
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Header
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Header
Detail
Header
Header
Detail
Detail
Nama Akun
Aktiva
Kas dan setara kas
Kas
Kas Rupiah
Kas Dolar AS
Kas Yen Jepang
Bank Rupiah
Bank BCA Rek # 001
Bank BCA Rek # 002
Bank Mandiri Rek # 001
Bank Dolar AS
Deposito
Bank Mega
Bank Mandiri
Investasi jangka pendek lainnya
Piutang
Piutang kepada dana dan lembaga lain
Piutang dana tidak terikat
Piutang Dana Pendidikan X
Piutang Dana Y
Piutang bunga deposito
Piutang pegawai
Piutang pegawai A
Piutang pegawai B
Piutang lain-lain
Uang muka kepada PT ABC
Persediaan
Persediaan bantuan
Persediaan pangan
Persediaan sandang
Kode Akun
1-0000
1-1000
1-1100
1-1110
1-1120
1-1130
1-1200
1-1201
1-1202
1-1203
1-1300
1-1301
1-1302
1-1400
1-1401
1-1402
1-1500
1-2000
1-2100
1-2101
1-2102
1-2103
1-2200
1-2300
1-2301
1-2302
1-2400
1-2401
1-3000
1-3100
1-3101
1-3102
20
4
4
4
4
4
4
4
4
4
3
2
3
3
3
2
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
2
3
4
4
3
4
4
2
3
4
4
4
4
4
3
4
4
4
4
3
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Header
Header
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Header
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Persediaan obat-obatan
Persediaan family & hygine kits
Persediaan kendaraan
Persediaan rumah sakit
Persediaan peralatan kesehatan
Persediaan lapangan dan penerangan
Persediaan gedung sekolah
Persediaan unit transfusi darah
Persediaan perumahan
Persediaan kantong darah
Beban dibayar di muka
Sewa dibayar di muka
Asuransi dibayar di muka
Gaji dibayar di muka
Persekot
Pers. Pusdiklat
Pers. Penanganan bencana
Pers. Pelayanan sosial dan kesehatan
Pers. Organisasi
Pers. Komunikasi
Pers. PMR dan relawan
Pers. Pengembangan sumber daya
Pers. Administrasi dan logistik
Pers. Keuangan
Pers. Sistem informasi manajemen
Pers. Satuan kerja audit internal
Per. - Pengurus
Dropping
Dropping PMI Daerah dan Cabang Aceh
Dropping PMI Daerah Aceh
Dropping PMI Cabang Aceh Utara
Dropping PMI Daerah dan Cabang Sumut
Dropping PMI Daerah Sumut
Dropping PMI Cabang Medan
Aktiva tetap
Nilai perolehan aktiva tetap
Tanah
Bangunan
Kendaraan
Peralatan kantor
Perabotan kantor
Akumulasi penyusutan aktiva tetap
Ak. penyusutan - Bangunan
Ak. penyusutan - Kendaraan
Ak. penyusutan Peralatan kantor
Ak. penyusutan Perabotan kantor
Investasi jangka panjang
1-3103
1-3104
1-3105
1-3106
1-3107
1-3108
1-3109
1-3110
1-3111
1-3200
1-4000
1-4001
1-4002
1-4003
1-5000
1-5001
1-5002
1-5003
1-5004
1-5005
1-5006
1-5007
1-5008
1-5009
1-5010
1-5011
1-5012
1-6000
1-6100
1-6101
1-6102
1-6200
1-6201
1-6202
1-7000
1-7100
1-7101
1-7102
1-7103
1-7104
1-7105
1-7200
1-7202
1-7203
1-7204
1-7205
1-8000
1
2
3
Header
Header
Detail
Kewajiban
Hutang kepada dana dan lembaga lain
Hutang kepada Dana Tidak Terikat
2-0000
2-1000
2-1001
21
3
2
3
2
2
3
3
2
3
3
2
Detail
Header
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Hutang kepada Dana Pendidikan X

Hutang usaha
Hutang PT XYZ
Biaya yang masih harus dibayar
Hutang pajak
Hutang PPh pasal 21
Hutang PPh pasal 23
Hutang pembiayaan
Hutang angsuran pembiayaan
Beban bunga belum jatuh tempo
Hutang lain-lain
2-1002
2-2000
2-2001
2-3000
2-4000
2-4001
2-4002
2-5000
2-5100
2-5200
2-6000
1
2
2
Header
Detail
Detail
Aktiva bersih
Saldo awal aktiva bersih
3-0000
3-1000
3-2000
1
2
3
4
4
3
4
4
3
4
4
2
3
3
3
3
3
3
2
3
3
2
3
3
3
2
2
2
Header
Header
Header
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Pendapatan
Sumbangan institusi
Sumbangan institusi luar negeri
Sumbangan institusi dalam negeri
Sumbangan perorangan
Sumbangan perorangan luar negeri
Sumbangan perorangan dalam negeri
Sumbangan pemerintah
Sumbangan pemerintah pusat
Sumbangan pemerintah daerah
Setoran bulan dana PMI
Sumbangan PMI pusat
Sumbangan PMI daerah
Sumbangan PMI cabang
Acara pengumpulan dana
Pengumpulan dana internal lainnya
Sumbangan palang merah luar negeri
Sumbangan Program
Sumbangan Overhead
Pendapatan bunga
Pendapatan jasa giro
Bunga deposito
Bunga obligasi
Pendapatan investasi lainnya
Pemindahan saldo antar dana
Pendapatan lainnya
4-0000
4-1000
4-1100
4-1101
4-1102
4-1200
4-1201
4-1202
4-1300
4-1301
4-1302
4-2000
4-2001
4-2002
4-2003
4-2004
4-2005
4-2006
4-3000
4-3001
4-3002
4-4000
4-4100
4-4200
4-4300
4-6000
4-8000
4-9000
1
2
3
3
3
3
Header
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Beban Program
Bantuan kemanusiaan
Bantuan pangan
Bantuan sandang
Bantuan obat-obatan
Bantuan family & hygine kits
5-0000
5-1000
5-1001
5-1002
5-1003
5-1004
22
3
3
3
3
3
3
3
3
3
2
3
3
3
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Bantuan kendaraan
Bantuan prasarana kesehatan
Bantuan peralatan kesehatan
Bantuan peralatan lapangan dan penerangan
Bantuan prasarana pendidikan
Bantuan pendidikan lainnya
Bantuan unit transfusi darah
Bantuan kantong darah
Bantuan perumahan
Ongkos angkut dan pengiriman bantuan
Honor dan upah petugas bantuan
Akomodasi, konsumsi dan transportasi petugas
bantuan
Bongkar muat dan pengepakan
Sewa gudang dan kendaraan
Agen dan perijinan penyaluran bantuan
Beban penyaluran bantuan lainnya
Honorarium dan per diem relawan
Akomodasi dan konsumsi relawan
Transportasi internal relawan
Asuransi relawan
Seragam dan atribut relawan
Rekrutmen relawan
Beban relawan lainnya
5-1005
5-1006
5-1007
5-1008
5-1009
5-1010
5-1011
5-1012
5-1013
5-2000
5-2001
5-2002
5-2003
3
3
3
3
2
3
3
3
3
3
3
3
Detail
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
2
3
3
3
3
3
3
3
3
2
3
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
5-4000
5-4001
5-4002
5-4003
5-4004
5-4005
5-4006
5-4007
5-4099
5-5000
5-5001
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail

Pelatihan pegawai
Pelatihan program
Sosialisasi/diseminasi program
Seminar dan lokakarya
Monitoring dan evaluasi pelatihan
Buku dan peralatan latihan
Bantuan pendidikan
Beban pendidikan dan pelatihan lainnya
Bantuan/Subsidi ke PMI Daerah/Cabang/Unit
Usaha
Bantuan ke organisasi internasional
Bantuan ke organisasi lokal lainnya
Rapat, musyawarah dan seminar
Buku, buletin, leaflet dan kalender
Dokumentasi foto, film, website
Liputan media dan siaran pers
Lobbying dan advokasi
Promosi dan sosialisasi
Beban pengembangan organisasi lainnya
3
3
3
3
3
3
3
3
3
1
2
3
Header
Header
Detail
Beban umum dan administrasi

Perjalanan dinas
Perjalanan dinas dalam negeri
6-0000
6-1000
6-1001
5-2004
5-2005
5-2006
5-2099
5-3000
5-3001
5-3002
5-3003
5-3004
5-3005
5-3006
5-3099
5-5002
5-5003
5-5004
5-5005
5-5006
5-5007
5-5008
5-5009
5-5010
23
3
3
2
3
3
3
3
2
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
2
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
2
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Perjalanan dinas luar negeri

Beban perjalanan dinas lainnya
Jasa profesional
Jasa profesional akuntansi dan keuangan
Jasa profesional audit
Jasa profesional manajemen
Jasa profesional hukum
Beban pegawai
Gaji dan honorarium
Iuran dana pensiun dan jamsostek
Uang lembur, transport dan uang makan
Tunjangan pengobatan
Kesejahteraan dan penghargaan
Asuransi pegawai
Seragam dan atribut pegawai
Pesangon
Rekrutmen pegawai
Beban pajak
Beban pegawai lainnya
Beban kantor
Telepon, internet dan fax
Litrik/tenaga dan air
Materai dan perangko
Porto dan kurir
ATK, peralatan kantor dan stationery
Cetakan
Beban kendaraan
Perawatan dan pemeliharaan
Sewa
Asuransi
Peralatan kantor/utilities
Penyusutan
Entertain dan jamuan
Beban kantor lainnya
6-1002
6-1099
6-2000
6-2001
6-2002
6-2003
6-2004
6-3000
6-3001
6-3002
6-3003
6-3004
6-3005
6-3006
6-3007
6-3008
6-3009
6-3010
6-3099
6-4000
6-4001
6-4002
6-4003
6-4004
6-4005
6-4006
6-4007
6-4008
6-4009
6-4010
6-4011
6-4012
6-4013
6-4099
6-5000
1
2
2
2
2
2
2
2
Header
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Detail
Pendapatan/(Biaya) lain-lain
Beban bunga
Beban administrasi bank
Beban pajak
Laba/(rugi) selisih kurs
Laba/(rugi) penjualan aktiva tetap
Pendapatan lainnya
Beban lainnya
9-0000
9-0001
9-0002
9-0003
9-0004
9-0005
9-0098
9-0099
3. Kode Dana
Kode dana merupakan identifikasi entitas dana (sumber daya) yang dikelola PMI.
Kode Dana menggunakan tiga digit angka, dikelompokkan berdasarkan keterikatan
dalam penggunaannya.
24
Kode Dana berdasar urutan, misalnya:

001 : Dana Rutin
002 : Dana Umum Bencana
003 : Dana IFRC
004 : dst
Organisasi harus membuat daftar kode dana atas seluruh dana yang dikelolanya.
Pengelompokkan dana
Dana-dana yang dikelola organisasi selanjutnya dikelompokkan berdasarkan
keterikatan penggunaan sumbangan. Keterikatan penggunaan sumbangan (donorimposed restriction) berkaitan dengan ada tidaknya pembatasan oleh donor dalam
penggunaan asset yang disumbangkan, pembatasan tersebut dapat berupa tujuan
penggunaannya dan lingkungan operasionalnya. Pembatasan ini biasanya terkait
dengan tujuan dan misi institusi yang memberikan sumbangan tersebut. Dilihat dari
keterikatan penggunaanya, sumbangan yang diterima PMI dibagi menjadi tiga,
yaitu:
1. Dana tidak terikat
2. Dana terikat sementara
3. Dana terikat permanen.
Sumbangan tidak terikat adalah sumbangan di mana donor tidak membatasi tujuan
ataupun lingkungan penggunaannya. Batasan terhadap penggunaan sumber daya
tersebut hanya berasal dari sifat organisasi, lingkungan operasi dan tujuan
organisasi.
Sumbangan terikat sementara adalah sumbangan di mana donor membatasi
penggunaan sumbangan hanya untuk tujuan tertentu atau sumber daya
dipertahankan sampai dengan periode tertentu atau sampai dengan terpenuhinya
keadaan tertentu.
Sumbangan terikat permanen adalah sumbangan di mana donor menetapkan bahwa
sumber daya tersebut dipertahankan secara permanen, tetapi organisasi diijinkan
untuk menggunakan sebagian atau semua penghasilan atau manfaat ekonomi
lainnya yang berasal dari sumber daya tersebut. Contohnya adalah dana abadi
(endowment fund).
4. Kode Organisasi
Kode organisasi merupakan identifikasi unit organisasi yang bertanggung jawab atas
penerimaan dan pengeluaran. Anggaran juga biasanya disusun berdasarkan unit
organisasi. Kode Organisasi menggunakan dua digit angka dan disusun berdasarkan
struktur organisasi, yaitu:
01
02
03
04
05
06
07
08
09
:
:
:
:
:
:
:
:
:
Pusdiklat
Penanganan Bencana
Pelayanan Sosial dan Kesehatan
Organisasi
Komunikasi
Palang Merah Remaja dan Relawan
Pengembangan Sumber Daya
Administrasi dan Logistik
Keuangan
25
10
11
12
: Sistem Informasi Manajemen

: Satuan Kerja Audit Internal
: Pengurus
Kode Organisasi untuk PMI Daerah disesuaikan dengan struktur organisasi di daerah
tersebut.
5. Penjelasan Akun
Komponen Utama Neraca
Aktiva
Aktiva adalah sumber daya yang dapat memberi manfaat ekonomis bagi organisasi
saat ini atau pada masa yang akan datang. Akun aktiva terdiri atas:
Aktiva
Kas dan setara kas
Kas
Bank Rupiah
Bank Dolar AS
Deposito
Piutang
Piutang kepada dana dan lembaga lain
Piutang bunga deposito
Piutang pegawai
Piutang lain-lain
Persediaan
Persediaan bantuan
Persekot
Dropping
Aktiva tetap
Kas dan setara kas
Kas dan setara kas mencakup kas, bank, deposito yang sewaktu-waktu bisa
dicairkan, dan investasi jangka pendek lainnya dengan jangka waktu jatuh tempo
tiga bulan atau kurang dari tanggal penempatannya.
Pos kas dan setara kas adalah:
Kas
Akun ini digunakan untuk menampung kas (uang tunai) yang dipakai oleh
organisasi.
Bank
Akun ini dipakai untuk mencatat rekening bank. Satu rekening bank dapat
digunakan untuk menampung penerimaan dan pengeluaran suatu dana dapat
juga digunakan bersamaan oleh beberapa dana.
26
Deposito
Akun ini digunakan untuk mencatat investasi dalam deposito yang jangka
waktunya tiga bulan atau kurang sejak tanggal penempatannya serta tidak
dijaminkan.
Akun ini digunakan untuk mencatat investasi jangka pendek likuid lainnya
dengan jangka waktu tiga bulan atau kurang.
Piutang
Piutang merupakan tagihan organisasi kepada pihak ketiga dan karyawan. Piutang
disajikan sebesar jumlah yang dapat direalisasika, setelah memperhitungkan
penyisihan piutang yang diperkirakan tidak akan dapat ditagih.
Pos piutang adalah:
Piutang kepada dana lain
Akun ini hanya muncul pada penyajian laporan posisi keuangan suatu dana
tertentu. PMI biasanya mempunyai beberapa dana. Dana digunakan untuk
mengelola aktiva, kewajiban dan aktiva bersih untuk suatu program/kegiatan
yang spesifik. Di antara dana-dana tersebut juga biasa melakukan transaksi
pinjam-meminjam yang sifatnya sementara. Piutang kepada dana lain timbul
apabila suatu dana memiliki piutang, kepada dana lain dalam organisasi
tersebut. Sebaliknya apabila suatu dana mempunyai hutang kepada dana lain
dicatat dalam akun hutang kepada dana lain.
Pada saat penyusunan laporan keuangan saldo piutang dan hutang kepada
dana lain yang terjadi antar-dana harus dieliminasi. Saldo hutang atau
piutang kepada dana lain yang masih tersisa merupakan hutang atau piutang
kepada dana di luar organisasi/entitas yang dilaporkan.
Piutang kepada lembaga lain
Merupakan tagihan organisasi kepada lembaga lain yang muncul karena
pelaksanaan tugas PMI. Piutang ini berasal dari transaksi peminjaman atau
pembayaran pendahuluan atas suatu biaya yang menjadi beban lembaga lain
(reimbursement).
Piutang bunga
Akun ini muncul sebagai konsekuensi penggunaan basis akrual. Merupakan
saldo pendapatan bunga sejak tanggal pembayaran bunga terakhir sampai
tanggal neraca, yang akan diterima pada tanggal jatuh tempo pembayaran
bunga pada bulan berikutnya.
Piutang pegawai
Merupakan tagihan atas pinjaman pegawai kepada organisasi.
Piutang lain-lain
Merupakan tagihan organisasi pada pihak ketiga yang menurut sifat dan
jenisnya tidak dapat dikelompokkan dalam pos-pos di atas.
27
Persediaan
Persediaan adalah aktiva dalam bentuk bahan, perlengkapan dan aktiva lain yang
digunakan dalam pemberian jasa atau pelaksanaan kegiatan utama PMI.
Persediaan disajikan sebesar biaya perolehan atau nilai realisasi bersih, mana yang
lebih rendah. Penyisihan dilakukan untuk aktiva yang telah mengalami penurunan daya
guna atau nilai keekonomisannya. Persediaan yang sudah tidak dapat digunakan lagi
karena memiliki masa kadaluarsa (misalnya obat dan makanan) harus dihapuskan dan
dinyatakan sebagai kerugian.
Barang bantuan, peralatan dan kendaraan untuk disumbangkan yang tidak langsung
diserahkan, dicatat sementara sebagai persediaan. Persediaan ini dibebankan pada
saat digunakan/didistribusikan.
Pos persediaan adalah:
Persediaan bantuan
Merupakan persediaan barang bantuan yang dikuasai PMI berupa: pangan,
sandang, obat-obatan, family & hygine kits, kendaraan, rumah sakit, peralatan
kesehatan, peralatan lapangan dan penerangan serta gedung sekolah. Barang
bantuan yang masih dalam proses pembangunan dicatat sebagai persediaan dan
dibebankan pada saat diserahterimakan kepada penerima.
Merupakan persediaan kantong darah yang dikuasai PMI. Persediaan ini dicatat
sebagai beban pada saat didistribusikan ke Unit Transfusi Darah PMI atau pihak
lain yang membutuhkan.
Pos ini merupakan biaya yang telah dibayar namun pembebanannya baru akan
dilakukan pada periode yang akan datang, pada saat manfaat diterima, seperti premi
asuransi dibayar di muka dan sewa dibayar di muka.
Persekot
Pos ini merupakan uang muka untuk membiayai suatu kegiatan/program yang
diberikan kepada staf internal PMI yang akan dipertanggungjawabkan. Persekot
dikelompokkan berdasarkan unit organisasi. Persekot dinilai sebesar jumlah yang
belum dipertanggungjawabkan.
Dropping
Pos ini merupakan uang muka untuk membiayai suatu kegiatan/program yang
diserahkan MP PMI ke PMI Daerah/Cabang atau dari PMI Daerah ke PMI Cabang.
Dropping dinilai sebesar jumlah yang belum dipertanggungjawabkan.
Aktiva tetap
Aktiva tetap adalah aktiva berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai, baik
melalui pembelian maupun dibangun lebih dahulu, yang digunakan dalam kegiatan
operasional PMI serta tidak dimaksudkan untuk disumbangkan dan mempunyai masa
manfaat lebih dari setahun.
Aktiva tetap dapat berupa:
Pemilikan langsung
Pos ini merupakan aktiva tetap yang siap pakai, transaksinya telah selesai, dan
menjadi hak PMI secara hukum. Aktiva ini dicatat sebesar biaya perolehan.
28
Aktiva sewa guna usaha

Pos ini merupakan aktiva tetap yang diperoleh melalui transaksi sewa guna usaha
dengan hak opsi (capital lease). Aktiva sewa guna usaha dicatat sebesar nilai
tunai dari seluruh pembayaran sewa guna usaha ditambah nilai sisa (harga opsi)
yang harus dibayar oleh penyewa guna usaha pada akhir masa sewa guna usaha.
Aktiva dalam penyelesaian
Pos ini merupakan aktiva yang masih dalam proses pembangunan dan belum siap
digunakan, serta dimaksudkan untuk digunakan dalam kegiatan operasional PMI.
Aktiva tetap disajikan sebesar biaya perolehan dikurangi akumulasi penyusutannya
kecuali aktiva dalam penyelesaian.
Pos ini mencatat nilai investasi jangka panjang, misalnya investasi pada unit usaha
dan saham perusahaan komersial.
Kewajiban
Kewajiban adalah tagihan pihak lain kepada organisasi yang harus diselesaikan di masa
yang akan datang. Akun kewajiban terdiri atas:
Kewajiban
Hutang usaha
Hutang pajak
Hutang pembiayaan
Pos ini merupakan kondisi kebalikan dari piutang kepada dana dan lembaga lain.
Hutang kepada dana lain timbul apabila suatu dana memiliki hutang, yang akan jatuh
tempo kurang dari satu tahun, kepada dana lain dalam organisasi tersebut.
Pada saat penyusunan laporan keuangan saldo piutang dan hutang kepada dana lain
yang terjadi antar-dana harus dieliminasi. Saldo hutang atau piutang kepada dana lain
yang masih tersisa merupakan hutang atau piutang kepada dana di luar
organisasi/entitas yang dilaporkan.
Hutang usaha
Pos ini merupakan kewajiban yang timbul kepada pihak ketiga dalam rangka kegiatan
operasional PMI.
Hutang pajak
Pos ini merupakan kewajiban pajak PMI yang timbul karena pemotongan pajak atas
penghasilan karyawan dan pembayaran jasa kepada pihak ketiga.
Sesuai dengan sifatnya penghasilan Kantor Pusat, Kantor Daerah atau Kantor Cabang
PMI merupakan bantuan atau sumbangan dari masyarakat atau pemerintah sehingga
bukan merupakan objek pajak penghasilan.
Hutang pembiayaan
Pos ini merupakan kewajiban kepada lembaga pembiayaan atas transaksi sewa guna
usaha atau pembiayaan lainnya. Hutang pembiayaan disajikan sebesar nilai tunai dari
29
seluruh pembayaran angsuran masa yang akan datang. Bunga yang telah jatuh tempo
disajikan sebagai hutang bunga.
Hutang lain-lain
Merupakan kewajiban organisasi pada pihak ketiga yang menurut sifat dan jenisnya
tidak dapat dikelompokkan dalam pos-pos di atas.
Aktiva bersih
Aktiva bersih merupakan kekayaan yang dimiliki organisasi. Perubahan aktiva bersih
diperoleh dengan mengurangkan beban-beban terhadap pendapatan. Jumlah aktiva
bersih disajikan secara akumulatif sejak tahun pertama. Dalam organisasi komersial
perkiraan ini dinamakan Laba Ditahan. Akun aktiva bersih terdiri atas:
Aktiva bersih
Saldo awal aktiva bersih
Komponen Utama Laporan Aktivitas
Pendapatan
Pendapatan adalah arus masuk bruto manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas
normal suatu organisasi yang mengakibatkan kenaikan aktiva bersih. Pendapatan
organisasi nirlaba sebagian besar berasal dari sumbangan. Sumbangan tersebut dapat
berbentuk kas, barang atau jasa.
Sumbangan kas
Sumbangan kas diakui sebesar nilai nominalnya.
Setiap penerimaan sumbangan harus dapat diidentifikasi dana (fund) atau kategorinya
menurut pembukuan organisasi. Apabila tidak dapat ditentukan dibukukan dalam dana
umum atau tidak terikat.
Penerimaan dalam mata uang asing dibukukan ke dalam mata uang Rupiah
berdasarkan kurs yang berlaku pada tanggal transaksi. Kurs yang digunakan adalah
kurs beli pada bank di mana organisasi mempunyai rekening atau kurs beli pada Bank
Indonesia.
Sumbangan barang
Sumbangan barang dinilai berdasarkan: (1) nilai wajar berdasarkan dokumen
perolehan yang diserahkan penyumbang, (2) nilai wajar/pasar, atau (3) taksiran
harga. Ketika tidak tersedia harga pasar, organisasi harus berupaya menetapkan nilai
taksiran barang tersebut dengan pendekatan selain harga perolehan (cost).
Sumbangan jasa
Organisasi juga biasanya menerima sumbangan jasa. Banyak relawan yang
menyumbangkan waktu dan tenaga mereka untuk menolong organisasi melaksanakan
fungsinya. Akan tetapi karena kesulitan dalam pengukuran nilai wajarnya, jasa yang
telah disumbangkan tersebut tidak diakui dalam laporan keuangan.
Pendapatan PMI terdiri atas:
Sumbangan institusi
30
Sumbangan perorangan
Sumbangan pemerintah
Pegumpulan dana internal
Pendapatan bunga
Pendapatan lainnya
Pendapatan yang diterima dari donor, diberikan secara sukarela dan tidak ada
kewajiban untuk memberikan suatu kontraprestasi kepada donor atas penerimaan
sumbangan tersebut.
Pos ini untuk mencatat pendapatan yang berasal dari usaha-usaha internal organisasi
seperti setoran bulan dana, sumbangan MP PMI (bagi PMI daerah/cabang), sumbangan
PMI daerah (bagi MP PMI dan PMI cabang), sumbangan PMI cabang (bagi MP PMI dan
PMI daerah), acara pengumpulan dana, dan usaha-usaha internal lainnya.
Pos ini mencatat pendapatan yang diterima dari organisasi palang merah luar negeri
(partnership), IFRC dan ICRC.
Pendapatan bunga
Pendapatan bunga terdiri dari pendapatan jasa giro, bunga deposito dan bunga
obligasi. Pendapatan bunga diakui dalam periode di mana pendapatan tersebut
diperoleh.
Pos ini mencatat pendapatan dari investasi lainnya, misalnya setoran bagian laba unit
usaha dan investasi saham.
Pos ini mencatat pemindahan/pemberian saldo suatu dana ke dana lainnya.
Pemindahan tersebut sebelumnya harus disetujui pihak-pihak yang berkaitan.
Pendapatan lainnya
Pendapatan organisasi yang menurut sifat dan jenisnya tidak dapat dikelompokkan
dalam pos-pos di atas.
Beban
Beban adalah arus keluar bruto manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal
suatu organisasi yang mengakibatkan penurunan aktiva bersih.
Beban disajikan berdasarkan klasifikasi fungsional. Klasifikasi fungsional bermanfaat
untuk membantu penyumbang dan pihak lain dalam menilai aktivitas pemberian jasa,
biaya yang digunakan untuk melaksanakan jasa tersebut dan bagaimana penggunaan
sumber daya. Klasifikasi fungsional dibagi menjadi dua yaitu program pemberian jasa
dan aktivitas pendukung. Program pemberian jasa merupakan aktivitas untuk
menyediakan jasa kepada para penerima manfaat dalam rangka mencapai tujuan
organisasi. Aktivitas pendukung meliputi semua aktivitas selain program pemberian
jasa, yaitu beban manajemen dan umum serta pencarian dana.
31
Beban PMI terdiri atas:

Beban program
Bantuan kemanusiaan
Beban umum dan administrasi
Perjalanan dinas
Jasa profesional
Beban pegawai
Beban kantor
Pendapatan/(biaya) lainnya
Dropping: Beban Program vs. Beban Pengembangan Organisasi
Untuk membantu pendanaan unit organisasi di bawahnya MP PMI memberikan bantuan
(dropping) ke PMI Daerah/Cabang atau PMI Daerah ke PMI Cabang. Penggunaan dana
tersebut dapat untuk membiayai operasional kantor (misal: biaya pegawai,
pemeliharaan kendaraan dan BBM) atau untuk melaksanakan program MP PMI yang
dilaksanakan di Daerah/Cabang.
Kedua transaksi tersebut memiliki perlakuan akuntansi yang berbeda. Pemberian
bantuan untuk membiayai operasional kantor dicatat oleh Kantor PMI yang
menyerahkan dana sebagai biaya pengembangan organisasi, sedangkan apabila biaya
tersebut untuk melaksanakan suatu program/proyek harus dicatat sebagai biaya
program sesuai dengan jenis biaya yang disampaikan dalam laporan
pertanggungjawaban.
Untuk menghilangkan kesalahpahaman setiap pengiriman uang dari MP PMI ke PMI
Daerah/Cabang harus segera diidentifikasi apakah merupakan beban program atau
beban pengembangan organisasi.
a. Beban Program
MP PMI mencatat pengiriman dana tersebut sebagai Dropping ke PMI
Daerah/Cabang, sedangkan PMI Daerah/Cabang mencatat sebagai Hutang kepada
MP PMI. Dropping/Uang Muka tersebut harus disampaikan pertanggungjawabannya
kepada MP PMI.
Pencatatan pada saat pertanggung jawabannya kepada MP PMI adalah :
MP PMI
Biaya Program
Dropping Kepada PMI Daerah/Cabang
xxx
xxx
32
PMI Daerah/Cabang
Biaya Program
Kas/Bank
xxx
Hutang kepada MP PMI

Sumbangan MP PMI
xxx
xxx
xxx
b. Beban Pengembangan Organisasi

Dana pengembangan organisasi dicatat MP PMI sebagai beban pada saat
dibayarkan, sedangkan PMI Daerah/Cabang yang menerimanya langsung mencatat
sebagai pendapatan Sumbangan MP PMI
33
Bab 6
1.
PENERIMAAN UANG DAN BARANG

Pengendalian Penerimaan Uang dan Barang
Sistem penerimaan uang dan barang yang baik dirancang dan dilaksanakan
untuk memberikan keyakinan bahwa (1) semua penerimaan uang dan barang
telah dicatat dengan benar dan (2) semua penerimaan adalah sah milik
organisasi.
Didalam PMI sendiri dalam pengendalian penerimaan kas dilakukan dengan cara
sebagai berikut:
1. Pelatihan bagi kasir dan pihak lain yang terlibat agar dapat menjalankan
tugasnya dengan baik.
2. Memilih karyawan yang kompeten dan jujur.
3. Adanya pemisahan tugas antara kasir, bagian akuntansi, dan pejabat yang
melakukan otorisasi.
4. Bukti tanda terima uang dibuat bernomor urut tercetak, berlaku untuk
penerimaan seluruh sumber dana dan disimpan oleh petugas yang berhak.
5. Penerimaan kas disetorkan ke bank paling lambat pada hari kerja
berikutnya oleh petugas yang berhak.
6. Kas disimpan di tempat yang aman dan hanya dapat diakses oleh petugas
yang berhak.
2.
Kebijakan:
1. Setiap jurnal yang dibuat harus diperiksa dan disetujui terlebih dahulu oleh
pejabat yang berwenang sebelum dibukukan ke dalam buku besar dan buku
pendukung.
2. Penerimaan uang dicatat/dibukukan berdasarkan jumlah kas yang diterima
oleh organisasi.
3. Sumbangan kas dalam bentuk mata uang asing diupayakan untuk dikonversi
langsung ke mata uang Rupiah pada hari yang sama, cara ini dimaksudkan
untuk menghindari selisih kurs.
4. Tidak semua penerimaan sumbangan dapat dibuatkan tanda terima uang,
namun atas sumbangan yang nilainya di atas Rp1 juta yang diketahui
identitasnya atau yang jumlahnya lebih kecil namun pendonor
menginginkan maka harus dibuat surat ucapan terima kasih dan tanda
terima uang.
5. Komitmen/MoU/Project Agreement tidak diakui sebagai pendapatan tetapi
pada saat kas atau barang diterima.
33
3.
Prosedur Penerimaan Sumbangan Sumbangan
Donor
1) Menyerahkan bantuan dalam bentuk kas atau bank. Jika sumbangan melalui
bank harus dilengkapi bukti transfer, sumbangan bisa juga melalui cek, giro,
travel cek, payment order atau bentuk lain yang bisa diuangkan.
Petugas penerima
2) Membuat bukti Tanda Terima Uang (Kwitansi) (lihat Lampiran 5) sebanyak 2
rangkap dengan rincian :
lembar pertama diberikan pada pendonor
lembar kedua diberikan pada kasir penerima kas
5)
6)
7)
8)
Untuk penerimaan melalui bank atau jumlah tertentu yang signifikan (sesuai
kebijakan
Pengurus)
Kwitansi
ditandatangani
oleh
Sekretaris
Jenderal/Bendahara.
Membuat Daftar Penerimaan Sumbangan Harian (DPSH).
Menyerahkan kas dan Kwitansi dan DPSH kepada kasir, dan menyimpan satu
kopi DPSH sebagai arsip.
Pada setiap akhir bulan membuat Daftar Penerimaan Sumbangan Bulanan
(DPSB) baik yang diterima secara tunai maupun melalui rekening bank PMI.
DPSB harus mencantumkan jumlah yang telah dicatat dalam DPSH dan mana
yang pertama kali diakui dalam DPSB.
Menyerahkan DPSB ke bagian akuntansi.
34
Kasir
4) Menyetorkan kas ke bank paling lambat keesokan harinya.
5) Menyimpan dan merekatkan Bukti Setoran Bank (BSB) pada bukti penerimaan
kas yang disetor.
6) Mencatat penerimaan dan pengeluaran sumbangan dalam buku kas kasir.
7) Menyerahkan Kwitansi, DPSH dan BSB kepada bagian akuntansi.
Bagian Akuntansi
8) Membuat Voucher Journal Memorial (VJM) (lihat Lampiran 4) berdasarkan DPSH
atau DPSB sebagai media pembukuan transaksi penerimaan sumbangan harian
atau bulanan.
9) Memfiling bukti penerimaan kas yang berasal dari kasir.
10) Melakukan rekonsiliasi pembukuan dengan rekening koran setiap akhir bulan.
11) Melaporkan hasil rekonsiliasi pada Kepala Divisi Keuangan.
4. Penerimaan Sumbangan Barang
PMI mendapatkan dana/pendapatannya dari sumbangan kas ataupun sumbangan
dalam bentuk barang. Sumbangan dalam bentuk barang langsung ditangani oleh
divisi logistik. Prosedur pengelolaan sumbangan barang (penerimaan dan
pengeluarannya) dapat dilihat pada manual logistik. Dokumen yang
diserahkan bagian logistik sebagai dasar pembukuan adalah:
a. Surat Tanda Terima Sumbangan Barang
b. Dokumen Perolehan Barang yang Diserahkan Penyumbang
c. Memo penetapan harga taksiran apabila tidak diperoleh dokumen pada poin b
d. Surat Pengiriman Barang
e. Laporan Persediaan Bulanan
Selanjutnya dokumen-dokumen tersebut diterima bagian akuntansi, dibuat VJM
untuk dibukukan dan di filing.
5. Penerimaan Non Sumbangan
a. Pinjaman dari dana lain
Kebijakan:
Pinjaman dari dana lain harus dibayar/dikembalikan, setelah dana pengganti
diterima dari donor (reimbursement) maksimal 10 hari setelah diterimanya
dana tersebut atau ditentukan lain oleh pengurus.
Kepala Divisi Keuangan
1) Mengajukan Memo Permohonan Pinjaman (MPP) dari dana lain pada
Sekretaris Jenderal (Otorisator). Setelah MPP disetujui membuat formulir
Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU) dan menyiapkan cek/giro agar dapat
disetujui oleh Sekretaris Jenderal dan Bendahara.
Sekretaris Jenderal
2) Memeriksa MPP dan OPU apakah sesuai dengan peraturan organisasi dan
kebutuhan pada saat itu. Jika tidak menyetujui mengembalikan dokumen
tersebut ke Kepala Divisi Keuangan untuk dikoreksi, jika setuju
menandatangani OPU dan cek/giro.
Kasir
3) Menerima formulir MPP, OPU dan cek/giro yang telah disetujui dari Kepala
Keuangan.
4) Melanjutkan ke Prosedur Pengeluaran Uang.
35
Prosedur pengembalian pinjaman

Kepala Keuangan
5) Membuat formulir Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU) tentang pelunasan
pinjaman dan menyiapkan cek/giro kepada Sekretaris Jenderal/Kepala
Markas dan Bendahara untuk disetujui. Jika disetujui OPU dan kopi cek/giro
diserahkan ke bagian akuntansi untuk dibukukan.
b. Subsidi dari dana lain
Kepala Keuangan
1) Mengajukan Memo Permohonan Subsidi (MPS) dari dana lain pada pengurus
pusat untuk disahkan. Setelah MPS disetujui maka membuat formulir
Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU) dan menyiapkan cek/giro agar dapat
disetujui oleh Sekretaris Jenderal dan Bendahara.
Kasir
2) Menerima formulir MPS, OPU dan cek/giro yang telah disetujui dari Kepala
Divisi Keuangan.
3) Mencairkan cek/giro dan mencatat pada buku kas kasir.
4) Menyerahkan MPS, OPU dan kopi cek/giro pada bagian akuntansi.
5) Melanjutkan ke Prosedur Pengeluaran Bank.
c. Pendapatan bunga
1) Berdasarkan Laporan Rekonsiliasi Bank (LRB) dan Perhitungan Bunga Deposito
(PBD) membuat Voucher Journal Memorial (VJM) untuk mencatat penerimaan
bunga.
Bagian Akuntansi
2) Membukukan dan menyimpan dokumen.
Agar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum, yaitu basis akrual, basis
akrual ini hanya dilakukan pada akhir tahun buku saja. pada akhir periode
pelaporan Bagian Akuntansi harus mengakui akrual pendapatan bunga sejak hari
bunga terakhir sampai tanggal neraca. Jurnal untuk mencatat transaksi tersebut:
Piutang bunga
xxx
Pendapatan bunga
xxx
Pada awal periode berikutnya Bagian Pembukuan harus mencatat jurnal balik
untuk membatalkan pembukuan sebelumnya.
6.
Komitmen/MOU/Project Agreement Tidak Diakui sebagai Pendapatan

Biasanya sumbangan yang diterima organisasi dari suatu institusi diawali dengan
suatu Memorandum of Understanding (MoU). MoU merupakan pernyataan keinginan
antara dua pihak untuk melakukan suatu kerja sama. MoU berbeda sifatnya dengan
suatu kontrak kerja yang biasa dijumpai pada perusahaan komersial. Suatu MoU
bisa dibatalkan kapan saja tanpa adanya kemungkinan suatu tuntutan kepada
pihak lain. Apabila suatu MoU akan ditindaklanjuti, kedua belah pihak kemudian
36
akan membuat suatu Project Agreement, yang merupakan rencana lebih rinci
akan tindakan/proyek yang akan dikerjakan oleh kedua belah pihak. Seperti juga
MoU, PMI tidak boleh menganggap bahwa Project Agreement ini sebagai sesuatu
yang mengikat. Bila institusi yang berniat untuk menyumbang tersebut kemudian
membatalkan niatnya, PMI tidak dapat menuntut pihak tersebut untuk memenuhi
kewajibannya sebagaimana tertulis di Project Agreement. Dengan dasar tersebut
suatu komitmen ataupun janji dari para penyumbang tidak dapat dijadikan dasar
untuk mengakui pendapatan. Kecuali dapat dibuktikan lain, PMI harus mengakui
pendapatan sumbangan pada saat kas atau barang diterima.
37
Bab VII
PENGELUARAN KAS
1. Pengendalian Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas yang baik dirancang dan dilaksanakan untuk memberikan
keyakinan bahwa (1) semua pengeluaran kas telah dicatat dengan benar dan (2) semua
pengeluaran merupakan pengeluaran yang terjadi sebagai konsekuensi pelaksanaan fungsi
organisasi.
Pengendalian pengeluaran kas dilakukan dengan cara:
1. Semua pengeluaran kas, kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran kecil, harus
dilakukan dengan cek atas nama atau bilyet giro dan disertai bukti pengeluaran
kas/bank dan dokumen pendukung lainnya.
2. Cek atau giro ditandatangani sekurang-kurangnya oleh dua orang pejabat yang diberi
otorisasi.
3. Cek atau bilyet giro yang rusak, batal atau yang ditunda pembayarannya harus
disimpan oleh kasir untuk keperluan pemeriksaan.
4. Semua dokumen pembayaran harus dicap LUNAS serta diberi tanggal pembayaran
setelah pembayaran dilakukan oleh kasir.
5. Semua dokumen pembayaran yang disimpan harus asli.
6. Sistem voucher untuk mengendalikan pembayaran kas.
7. Pada akhir bulan petugas akuntansi harus membuat rekonsiliasi saldo bank menurut
pembukuan dengan saldo bank menurut rekening koran bank.
8. Di samping pembukuan dalam sistem akuntansi, kasir juga mencatat semua
pengeluaran yang dilakukan dalam Buku Kas Kasir.
9. Persekot baru (untuk proyek/program yang sama) hanya dapat diberikan setelah
persekot lama dipertanggungjawabkan.
2. Sistem Voucher
Sistem voucher merupakan serangkaian prosedur untuk mengendalikan pengeluaran kas
mulai dari otorisasi, pencatatan hutang dan pembayaran kas. Sistem voucher
menggunakan voucher (formulir), satu folder untuk voucher yang belum dibayar dan
satu folder untuk voucher yang sudah dibayar.
Voucher memuat informasi tentang:
a. Pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan transaksi.
b. Keterangan tentang transaksi apa yang dilakukan dan jumlah uang yang dikeluarkan.
c. Kode dan nama akun untuk mencatat transaksi.
d. Voucher juga dilengkapi dengan bukti-bukti yang mendukung pengeluaran tersebut.
PMI membuat tiga jenis voucher, yaitu:
1. Voucher Permintaan Uang Muka (PUM) Lampiran 2
2. Voucher Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU) Lampiran 3
3. Voucher Jurnal Memorial (VJM) Lampiran 4
PUM dan OPU di samping juga berfungsi sebagai voucher jurnal juga berfungsi sebagai
bukti pembayaran. Permintaan uang muka menggunakan voucher PUM dan pengeluaran
uang langsung (pembayaran yang sudah dilampirkan dengan bukti-bukti sah/ dokumen
pertanggungjawaban, misal: pembayaran gaji dan pembayaran kepada vendor) atau
pertanggungjawaban uang muka menggunakan formulir OPU. Pertanggungjawaban
38
persekot
dicatat
pada
voucher
OPU
dengan
menambahkan
Laporan
Pertanggungungjawaban Uang Muka (LPU).
Transaksi penerimaan uang, transaksi nonkas dan jurnal penyesuaian menggunakan
Voucher Jurnal Memorial (VJM).
3.
Pengeluaran Uang
Prosedur Umum
Secara garis besar prosedur pengeluaran uang dibagi menjadi tiga, yaitu:
1.
Prosedur permintaan otorisasi;
2.
Prosedur pembayaran; dan
3.
Prosedur pertanggungjawaban.
Prosedur permintaan otorisasi adalah prosedur yang dilakukan oleh pihak yang
membutuhkan dana atau yang bertanggungjawab atas pengeluaran tersebut untuk
mendapatkan otorisasi atas permintaan uang muka dan pembayaran langsung.
Prosedur pembayaran merupakan prosedur pengeluaran uang sehubungan dengan :
- Pengisian kas kecil
- Permintaan uang muka
- Pembayaran gaji dan upah
- Pengadaan barang/jasa dan pembelian perlengkapan
- Pembayaran lainnya :
- kontraktor/subkontraktor
- jasa profesional
- dan lain-lain
Prosedur pertanggungjawaban berkaitan dengan prosedur yang dilakukan oleh
pihak/divisi yang menerima uang muka dalam mempertanggungjawabkan pengeluaran
tersebut.
Pengeluaran bank dilakukan satu kali seminggu. Dalam keadaan darurat, dengan
persetujuan Sekretaris Jenderal, kasir dapat mengajukan permintaan pengeluaran
bank di luar hari yang telah ditentukan. Kasir buka dari jam 8.00 WIB sampai dengan
jam 15.00 WIB untuk melayani pengeluaran bank.
Laporan Posisi Kas
Untuk mengetahui jumlah dan waktu pembayaran Pengurus harus mengetahui posisi
kas yang up to date. Untuk itu kasir harus membuat Laporan Posisi Kas Mingguan yang
akan disampaikan kepada Bendahara pada saat mengajukan permintaan pembayaran.
Laporan Posisi Kas Mingguan mencakup informasi tentang: (1) saldo dan transaksi
kas/bank minggu lalu; dan (2) rencana penerimaan dan pengeluaran kas/bank minggu
ini. Laporan Posisi Kas Mingguan disiapkan untuk setiap rekening dan untuk rekening
bank bersama dirinci menurut masing-masing dana. Tabel di bawah ini adalah ilustrasi
laporan posisi kas mingguan.
39
LAPORAN POSISI KAS MINGGUAN

Realisasi Transaksi Periode 1 April s.d. 7 April
Tanggal Keterangan
31-Mar Saldo
Penerimaan:
Pengisian kas kecil
Sumbangan
Pemindahbukuan
Jumlah dana tersedia
Pengeluaran:
Pengisian kas kecil
Supplier dan pegawai
Pemindahbukuan
7-Apr Saldo
Kas
Rp
2,500,000
Bank ABC
Rp
Bank DEF
Rp
Bank
GHI
AS$
30,000,000 120,000,000
4,500
10,000,000
25,000,000
25,000,000
35,000,000
25,000,000
65,000,000 145,000,000
10,000
Deposito
Rp
500,000,000
5,000,000
5,000,000
7,500,000
(4,500,000) (30,000,000)
10,000
14,500
500,000,000
14,500
(25,000,000)
(25,000,000)
475,000,000
(5,000,000)
(1,000,000)
(4,500,000) (30,000,000) (6,000,000)

3,000,000
35,000,000 139,000,000
40
Rencana Transaksi Periode 8 April s.d. 14 April

Tanggal Keterangan
Kas
Bank ABC
Bank DEF
Bank GHI
Deposito
Rp
Rp
Rp
AS$
Rp
7-Apr Saldo
3,000,000 35,000,000 139,000,000
14,500 475,000,000
Rencana Penerimaan
Pengisian kas kecil
4,500,000
Pemindahbukuan
40,000,000
100,000,000
Sumbangan
5,000
4,500,000 40,000,000
5,000 100,000,000
Jumlah dana tersedia 7,500,000 75,000,000 139,000,000
19,500 575,000,000
Rencana
Pengeluaran:
Pengisian kas kecil
(4,500,000)
Pemindahbukuan
(40,000,000)
(10,870)
Perjalanan dinas
(5,000,000)
Supplier
(12,500,000)
- (5,000,000) (57,000,000)
(10,870)
14-Apr Rencana saldo
7,500,000 70,000,000
82,000,000
8,630 575,000,000
Kurs
1
1
1
9,200
1
Rencana saldo (setara
14-Apr Rp)
7,500,000 70,000,000
82,000,000 79,396,000 575,000,000
Jumlah kas dan
14-Apr setara kas
813,896,000
Berdasarkan laporan posisi kas mingguan dibuatlah Daftar Pengeluaran Bank Mingguan
(DPBM) yang mencakup pengisian kas kasir, pembayaran kepada vendor, pencairan deposito
atau pemindahbukuan lainnya.
A. Prosedur Permintaan Otorisasi
A.1. Uang Muka kepada Staf atau Unit PMI lainnya
Staf yang meminta uang muka harus membuat Memo Permintaan Uang Muka (MPUM)
(lihat Lampiran 6). MPUM harus diisi dengan lengkap: nama, jabatan, tujuan
permintaan uang dan nama/kode proyek. MPUM juga menjelaskan rincian rencana
pengeluaran, seperti:
biaya perjalanan tiket, karcis, dll;
per diem atau uang jasa, jika ada, untuk peserta, instruktur, dan jumlah hari;
akomodasi (hotel, pondok, rumah penduduk);
konsumsi;
materi pelatihan;
dan biaya lainnya yang telah diketahui sebelumnya.
PMI juga dapat memberi uang muka kepada unit PMI lainnya (misal: PMI
Daerah/Cabang) untuk membiayai program PMI Pusat yang dilaksanakan di
daerah/cabang. PMI Daerah/Cabang yang menerima uang muka tersebut harus
mempertanggungjawabkan dana yang diterima dengan menyampaikan laporan
pertanggungjawaban
dana
dan
bukti-bukti
pendukung
(lihat
Bab
V:
Pertanggungjawaban Dana kepada Donor).
Permintaan uang muka untuk beberapa proyek/kegiatan harus dibuatkan formulir
MPUM tersendiri untuk masing-masing proyek/kegiatan. Permintaan uang muka
41
berikutnya hanya dapat dilakukan setelah permintaan uang muka sebelumnya

dipertanggungjawabkan. Untuk mempercepat pertanggungjawaban uang muka,
penanggung jawab dapat menyampaikan laporan pertanggungjawaban secara bertahap
dan pertanggungjawaban secara keseluruhan sudah harus dilakukan selambatlambatnya 1 bulan setelah kegiatan/proyek selesai.
Pembayaran untuk biaya-biaya yang sifatnya rutin, seperti listrik, telepon dan air atau
pengeluaran lain yang jumlahnya di bawah Rp2 juta harus dipertanggungjawabkan
maksimal 2 hari sejak diterimanya kas.
MPUM harus disetujui oleh Kepala Divisi yang menjadi penanggung jawab proyek atau
kegiatan tersebut.
Staf yang menerima uang muka harus mempunyai Buku Pembantu Uang Muka (BPUM)
tersendiri (lihat Lampiran 8). BPUM berlaku untuk satu tahun atau dari tanggal staf
mendapat uang muka pertama sampai akhir tahun. Kasir juga harus mempunyai satu
BPUM untuk setiap proyek/program/unit PMI yang menerima uang muka. Setiap
penerimaan uang muka dicatat dalam kolom penerimaan dan pertanggungjawaban
uang muka dicatat dalam kolom pengeluaran.
A.2. Pengeluaran Langsung
Pengeluaran langsung adalah pengeluaran kepada pegawai yang bersangkutan dan
tidak perlu ada prosedur pertanggungjawaban lagi. Misalnya: pembayaran gaji dan
pembayaran kepada vendor atas pengadaan barang dan jasa.
Pembayaran Gaji
Bagian Personalia bertanggung jawab untuk pembuatan perhitungan gaji. Kehadiran
pegawai setiap harinya baik pada jam kerja normal ataupun lembur dicatat dalam time
machine. Seorang pejabat personalia yang berwenang bertanggung jawab atas
kebenaran Daftar Gaji. Pembayaran gaji bulanan dilakukan oleh Divisi Keuangan
berdasarkan daftar gaji, dengan cara mentransfer ke rekening pegawai di bank atau
dengan pembayaran tunai.
Pengadaan Barang/Jasa
Prinsip pengadaan barang dan jasa adalah efektif, efisien, bersaing, transfaran dan
akuntabel. Untuk mencapai tujuan tersebut, Pengurus PMI menetapkan suatu pedoman
pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.
Sebagian besar pengadaan barang dan jasa PMI didanai oleh donor. Beberapa donor
menetapkan beberapa persyaratan dalam proses pengadaan. Persyaratan tersebut
haruslah diikuti PMI.
Setiap pengadaan barang/jasa yang dilakukan di tingkat Daerah/Cabang di mana
pendanaannya didukung oleh Markas Pusat PMI, maka diperlukan persetujuan dari
Markas Pusat.
Pengadaan barang dan jasa secara garis besar dapat dibagi menjadi tiga, yaitu:
1) Lelang
2) Pemilihan langsung, dan
3) Pengadaan langsung atau penunjukkan langsung,
42
Lelang adalah pengadaan barang secara terbuka dengan membuat pengumuman secara
luas melalui media massa atau media lainnya sehingga masyarakat luas dan dunia
usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.
Pemilihan langsung adalah pengadaan barang dan jasa tanpa melalui pelelangan umum
yang dilakukan dengan membandingkan sekurang-kurangnya tiga penawar dan
melakukan negosiasi baik teknis maupun harga.
Penunjukkaan langsung adalah pengadaan barang dan jasa yang dilakukan tanpa
melalui pelelangan umum atau pemilihan langsung. Dalam rangka efisiensi nilai
pengadaan yang kecil dilakukan melalui penunjukkan langsung.
Kebijakan tentang batasan dan kriteria pengadaan barang/jasa akan diatur dalam
suatu keputusan tersendiri.
Dalam rangka kelancaran pelaksanaan dapat dibentuk Panitia Pengadaan yang diketuai
Sekretaris Jenderal. Pantia Pengadaan dapat membentuk Tim Teknis yang dapat terdiri
dari karyawan PMI dan pihak ketiga yang profesional baik perorangan atau badan.
Dalam hal pengadaan barang/jasa dilakukan melalui pelelangan umum Panitia
Pengadaan harus menyiapkan dokumen lelang yang memuat syarat-syarat umum
pelelangan, syarat-syarat administrasi, syarat-syarat teknis, dan syarat-syarat peserta
lelang. Tahapan pelaksanaan pelelangan umum yang menjadi tugas Panitia Pengadaan
yaitu:
a. pengumuman dan pemberian penjelasan;
b. pengajuan syarat dan dokumen penawaran;
c. pembukaan dokumen penawaran;
d. penetapan calon pemenang;
e. penetapan pemenang;
f. pengumuman pemenang; dan
g. penunjukan pemenang.
Permintaan pembayaran atas pengadaan barang/jasa harus dilengkapi dokumendokumen yang membuktikan bahwa transaksi tersebut telah dilaksanakan dengan baik.
Secara garis besar bukti-bukti tersebut dibagi menjadi tiga, yaitu:
a. Kontrak atau surat pesanan pembelian;
b.Tanda terima barang atau jasa; dan
c. Tagihan dari supplier.
Ketiga jenis dokumen tersebut harus sesuai satu dengan lainnya. Pencocokan tersebut
dinamakan three ways matching.
Untuk pengadaan barang dan jasa dalam jumlah besar dimungkinkan adanya pemberian
uang muka kepada supplier yang selanjutnya diperhitungkan ketika melakukan
pembayaran atas prestasi (kemajuan pekerjaan) yang telah dilaksanakan.
A.3. Pengeluaran Kas Kecil (Tunai)
Kas adalah uang tunai yang dipegang kasir yang digunakan untuk membayar transaksi
yang harus menggunakan uang tunai seperti pembayaran biaya operasional kantor dan
pengiriman surat, yang tidak praktis dibayarkan dengan cek/giro.
Kas PMI disimpan oleh kasir kantor pusat dan kasir proyek/kegiatan. Besarnya jumlah
kas yang disimpan kasir kantor pusat atau kasir proyek/kegiatan ditetapkan dalam
keputusan tersendiri oleh Pengurus PMI.
43
Kas (kasir) buka pukul 08.00 WIB sampai dengan 15.00 WIB untuk melayani pengeluaran
tunai. Semua pembayaran tunai harus mendapatkan persetujuan dari Kepala Divisi
yang bersangkutan. Contoh pembayaran tunai (kas kecil) adalah:
Pembayaran-pembayaran intern termasuk kas bon.
Pembayaran-pembayaran kepada pihak ketiga yang jumlahnya kurang dari
Rp2.000.000.
Reimbursement (penggantian) atas pengeluaran kas yang jumlahnya kurang dari
Rp500.000.
Pengendalian atas pengelolaan kas tunai biasanya dilakukan dengan cara:
a. Kas disimpan di laci terkunci atau safe deposit box dan dipisahkan dari dana kas
tunai yang lain.
b. Hanya satu orang, pemegang kas (kasir) yang bertanggung jawab atas pengelolaan
dana tersebut.
c. Pemegang kas harus membuat buku kas yang mencatat semua penerimaan dan
pengeluaran uang dan membuat kuitansi pengeluaran uang atau voucher kas untuk
setiap pengeluaran.
d. Menetapkan pihak-pihak yang diberi otorisasi untuk menyetujui pengeluaran
tersebut.
Prosedur permintaan otorisasi atas pembayaran uang muka, pembayaran gaji,
pembayaran kepada vendor atas pengadaan barang/jasa dan pembayaran dengan kas
kecil sebagai berikut:
44
Pemohon:
1) Pemohon menyiapkan dokumen-dokumen sebagai berikut:
a. Permintaan uang muka:
- Memo Permintaan Uang Muka (MPUM). Apabila rencana pengeluaran tersebut
belum terdapat dalam Anggaran maka MPUM sebelumnya harus disampaikan
kepada Sekretaris Jenderal untuk mendapat persetujuan atas program yang
akan dilaksanakan.
- Persetujuan donor atas rencana pengeluaran tersebut, jika sumber dananya
berasal dari Donor.
- Voucher Permintaan Uang Muka (PUM).
b. Pembayaran gaji dan tunjangan lainnya
- Surat Permohonan Persetujuan Pembayaran Gaji.
- Daftar gaji dan tunjangan lainnya.
- Daftar hadir.
berasal dari Donor.
- Voucher Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU)
c. Pembayaran kepada vendor atas pengadaan barang/jasa
- Kontrak, berita acara penerimaan baran/jasa dan tagihan vendor (rincian
dokumen tersebut dapat dilihat pada bagia terakhir bab ini).
berasal dari Donor.
- Voucher Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU).
d. Pembayaran kas kecil
- Bukti Pengeluaran Kas kecil (BPK) (Lihat Lampiran 9), atau
- Voucher Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU)
2) Pemohon menyampaikan dokumen-dokumen tersebut ke Bagian Verifikasi.
Bagian Verifikasi
1) Melakukan verifikasi terhadap MPUM/PUM/OPU/BPK dan dokumen pendukungnya
apakah telah sesuai dengan kebijakan PMI (anggaran, tarif dan kewajarannya),
kelengkapan dan kelayakannya.
2) Apabila tidak setuju maka MPUM/PUM/OPU/BPK dikembalikan kepada divisi yang
mengajukan
untuk
diperbaiki,
jika
setuju,
bubuhkan
paraf
pada
MPUM/PUM/OPU/BPK kemudian diteruskan ke Kepala Divisi Keuangan.
1) Meneliti kebenaran dan keabsahan MPUM/PUM/OPU/BPK dan dokumen
pendukungnya.
2) Jika setuju, membubuhkan tanda tangan pada MPUM/PUM/OPU/BPK, dan jika tidak
setuju mengembalikan dokumen-dokumen tersebut kepada divisi yang mengajukan
untuk diperbaiki.
3) Menyerahkan dokumen-dokumen tersebut kepada pejabat yang ditunjuk (misal:
Sekretaris Jenderal) untuk mendapatkan persetujuan bayar.
Sekretaris Jenderal
1) Memeriksa MPUM/PUM/OPU/BPK dan dokumen pendukungnya. Jika tidak setuju
dikembalikan ke divisi yang mengajukan untuk diperbaiki, jika setuju
membubuhkan tanda tangan pada MPUM/PUM/OPU/BPK.
2) Menyerahkan MPUM/PUM/OPU/BPK yang telah disetujui kepada Kasir untuk
dibayar.
45
Kasir
1) Melakukan pembayaran MPUM/PUM/OPU/BPK sesuai dengan Prosedur Pengeluaran.
2) Menyimpan sementara MPUM/PUM/OPU/BPK yang belum dibayar menurut tanggal
transaksi.
3) Semua formulir PUM harus dicatat oleh Kasir dalam Buku Pembantu Uang Muka
(BPUM) untuk dapat diawasi/dikontrol.
B. Prosedur Pembayaran
B.1. Pembayaran Bank
Pembayaran dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
Kasir
1) Menerima bukti-bukti pendukung pengeluaran uang/pembayaran dari berbagai divisi atau
supplier yang sebelumnya telah diverifikasi oleh verifikator dan disetujui Sekretaris
Jenderal.
2) Memberi nomor pada formulir PUM/OPU.
3) Mengajukan Daftar Pengeluaran Bank Mingguan (DPBM) dengan melampirkan Laporan
Posisi Kas (LPK) kepada Kepala Divisi Keuangan untuk disetujui pembayarannya.
4) Menyiapkan cek/giro/bukti transfer.
5) Melakukan pembayaran tagihan supplier pada saat jatuh tempo atau pembayaran uang
muka kepada staf/divisi yang mengajukan.
6) Meminta penerima cek/giro untuk menandatangani PUM atau OPU jika pembayaran
dilakukan dengan cek/giro yang diambil langsung.
7) Memberi tanda LUNAS dan TANGGAL pada PUM dan OPU dan bukti pendukungnya
yang telah dibayar.
8) Menyerahkan PUM atau OPU yang asli, kopi cek/giro/bukti transfer beserta bukti
pendukungnya ke Bagian Akuntansi.
46
9) Mencatat setiap pengeluaran dalam Buku Kasir, membuat LPK mingguan dan melakukan
rekonsiliasi mingguan antara Buku Kasir dengan rekening koran mingguan.
1) Memeriksa DPBM, LPK, bukti pendukung dan memberikan persetujuan untuk
pembayaran.
2) Apabila setuju dengan bukti-bukti tersebut memerintahkan Kasir menyiapkan
cek/giro/bukti transfer untuk diserahkan ke Bendahara dan Sekretaris Jenderal untuk
dimintai persetujuannya.
Bendahara dan Sekretaris Jenderal
1) Memeriksa DPBM, LPK dan bukti pendukung, jika setuju menandatangani cek/giro/bukti
transfer. Apabila tidak setuju mengembalikan kepada Kepala Divisi Keuangan untuk
diperbaiki atau ditunda dulu pembayarannya.
2) Menyerahkan cek/giro/bukti transfer yang telah ditandatangani dan bukti-bukti
pendukungnya ke Kasir.
Bagian Akuntansi
1) Memeriksa kelengkapan PUM atau OPU dan bukti-bukti pendukungnya yang diterima dari
Kasir.
2) Menyiapkan ayat jurnal pada PUM atau OPU dan memberi paraf.
3) Kepala Divisi Keuangan memeriksa ayat jurnal pada PUM dan OPU dan menyetujui untuk
dibukukan.
4) Operator menginput PUM atau OPU pada program komputer akuntansi.
5) Mengarsip PUM atau OPU yang dilampiri dengan bukti pendukungnya berdasarkan nomor
urut.
6) Secara mingguan melakukan pemeriksaan atas pemasukan data ke komputer dengan cara
membandingkan hasil pemasukan data ke komputer dalam bentuk daftar input jurnal
dengan sumber dokumennya.
7) Menyerahkan hasil cetak buku besar harian yang berhubungan dengan pengeluaran bank
ke Kasir.
B.2. Pengeluaran Kas Tunai
Kasir
1) Setelah mendapat Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPK) yang disetujui, segera
melakukan pembayaran kepada pemohon pengeluaran kas kecil.
2) Memberi nomor pada BPK dan dilampirkan dengan dokumen pendukung.
3) Meminta pemohon pengeluaran kas kecil untuk menandatangani BPK.
4) Memberi tanda LUNAS dan TANGGAL pada BPK dan bukti pendukungnya (kuitansi
dan faktur) pada saat dibayar.
5) Mencatat jumlah yang dibayar dalam Laporan Kas Kecil (LKK) (lihat Lampiran 10).
6) Menyimpan BPK yang telah dibayar untuk mendukung LKK pada saat meminta
pengisian kembali kas kecil.
7) Pada saat saldo kas kecil mencapai batas jumlah tertentu dana kas kecil tersebut
diisi kembali. Untuk pengisian kas kecil, kasir menyiapkan formulir Otorisasi
Pengeluaran Uang (OPU) yang dilampiri dengan LKK, BPK dan bukti pendukung.
C. Pertanggungjawaban Uang Muka
Untuk penyelesaian persekot kerja divisi yang meminta uang muka harus mengisi
Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka (LPUM). LPUM dilampirkan dengan semua
47
kuitansi asli pengeluaran seperti: pembayaran per diem, transportasi, hotel, dan lainlain. Daftar bukti-bukti yang harus dilampirkan dapat dilihat pada bagian akhir bab ini.
Penyelenggara kegiatan/proyek juga harus melampirkan laporan kegiatan.
Prosedur untuk pertanggungjawaban uang muka sebagai berikut:
Divisi yang meminta uang muka

1) Membuat Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka (LPUM) dan Otorisasi Pengeluaran
Uang (OPU) dengan dilengkapi bukti-bukti asli pertanggungjawaban.
2) Menyerahkan LPUM dan OPU beserta bukti pendukungnya ke Kepala Divisi Pemohon
untuk diperiksa dan disetujui sebelum meneruskan ke Bagian Verifikasi.
48
Bagian Verifikasi
1) Melakukan verifikasi terhadap LPUM, OPU dan bukti-bukti pendukungnya.
2) Apabila tidak setuju maka LPUM dan bukti-bukti pendukungnya dikembalikan kepada
divisi yang mengajukan untuk diperbaiki, jika setuju, bubuhkan paraf pada LPUM dan
OPU, kemudian diteruskan ke Kepala Divisi Keuangan.
1) Meneliti kebenaran dan keabsahan LPUM, OPU dan dokumen pendukungnya.
2) Jika setuju, membubuhkan tanda tangan pada LPUM dan OPU, dan jika tidak setuju
mengembalikan dokumen-dokumen tersebut kepada divisi yang mengajukan untuk
diperbaiki.
3) Menyerahkan dokumen-dokumen tersebut kepada pejabat yang ditunjuk (misal:
Sekretaris Jenderal) untuk mendapatkan otorisasi.
Sekretaris Jenderal
1) Memeriksa LPUM dan OPU serta dokumen pendukung. Jika tidak setuju dikembalikan ke
divisi yang mengajukan untuk diperbaiki, jika setuju membubuhkan tanda tangan pada
LPUM dan OPU.
2) Menyerahkan LPUM dan OPU serta dokumen pendukung yang telah disetujui kepada
Kasir.
Kasir
1) Membandingkan LPUM dan bukti pendukungnya dengan formulir Memo Permintaan Uang
Muka (MPUM) yang disimpan sementara pada waktu pemohon meminta uang muka atau
bon sementara.
2) Jika terdapat kelebihan kas, menerima uang kelebihan kas tersebut dan menyetorkannya
ke rekening PMI.
3) Jika terjadi kekurangan pembayaran, melakukan prosedur pembayaran. Untuk jumlah
kekurangan lebih besar dari Rp2 juta sesuai prosedur pengeluaran bank dan untuk
jumlah sama atau lebih kecil dari Rp2 juta sesuai prosedur pengeluaran kas tunai.
4) Mencatat penerimaan uang kelebihan kas atau kekurangan pembayaran dalam buku kas
kasir.
5) Mencatat pertanggungjawaban uang muka dalam buku pembantu uang muka.
6) Menyerahkan LPUM dan bukti-bukti pertanggungjawaban kepada Petugas Akuntansi.
7) Secara mingguan memberikan laporan mengenai uang muka yang belum
dipertanggungjawabkan kepada Kepala Divisi Keuangan.
Petugas Akuntansi
1) Membuat jurnal untuk uang muka yang sudah dipertanggungjawabkan (OPU berfungsi
sebagai voucher journal).
2) Mengarsip OPU, LPUM, beserta bukti-bukti pendukungnya berdasarkan nomor urut.
4. Bukti-bukti Pendukung Pertanggungjawaban Dana
PMI hanya menerima dokumen dan nota-nota asli/resmi dari toko/vendor. Nota tersebut
harus mencantumkan nama, alamat, telepon. Faktur pajak juga harus dilampirkan untuk
pembayaran barang jasa dari toko/vendor besar yang telah menjadi pengusaha kena pajak.
Pemalsuan kuitansi, seperti membuat cap bisnis palsu, mengganti tarif harga, mencontoh
atau mengkopi kuitansi dari bisnis yang legal, dan membujuk pemilik bisnis untuk berbuat
curang adalah perlakuan tidak legal dan korupsi. PMI akan bertindak keras atas
penyalahgunaan dana PMI.
49
PMI juga tidak menerima pertanggungjawaban berupa kuitansi yang mempunyai tanggal
lebih dari 2 bulan lalu. Tujuannya untuk memastikan pertanggungjawaban tidak dilaporkan
terlambat.
Nota asli dan dokumen lainnya yang perlu dilampirkan dalam pertanggungjawaban keuangan
adalah:
Pembayaran gaji/honor/insentif/uang makan/transport:
1. Daftar pembayaran gaji/ honor/insentif/uang makan/transport
2. Daftar hadir
Pembayaran BBM, tol, parkir:
1. Daftar pembelian BBM sesuai dengan nomor kendaraan
2. Bon/Nota asli dari SPBU (nota ditanda tangani petugas SPBU dan pengemudi, serta
mencantumkan nomor polisi kendaraan), tiket tol dan tiket parkir.
3. Surat permohonan kendaraan.
Pembelian bensin harus dicatat dalam Log Book kendaraan.
Pembayaran biaya perjalanan dinas dalam negeri :
1. Surat tugas yang ditanda tangani pejabat yang berwenang, diketahui instansi yang
di kunjungi (tanggal, tanda tangan & cap) dan diketahui kepala bagian sekretariat
kantor PMI untuk dicatat tanggal kedatangan kembali ditempat kedudukan semula.
2. Daftar perincian pembayaran biaya perjalanan dinas (perdiem, transport,
akomodasi dan lain-lain)
3. Nota pengeluaran asli (kuitansi pembelian tiket dari agen perjalanan, airport tax,
boarding pass, dan kuitansi hotel).
4. Laporan kegiatan ditempat tujuan perjalanan sesuai maksud penugasan.
Akomodasi hotel berupa minibar tidak akan dibayar. Binatu untuk pelaksaan kegiatan
lebih dari 3 hari dapat dibayar dan dimasukkan menjadi satu dengan kuitansi hotel.
Pengeluaran biaya perjalan dinas luar negeri :
1. Daftar pembayaran biaya perjalanan dinas
2. SK dinas ke luar negeri.
3. Nota pengeluaran asli (kuitansi pembelian tiket dari agen perjalanan, airport tax,
boarding pass, dan kuitansi hotel).
4. Laporan kegiatan di tempat tujuan perjalanan sesuai maksud penugasan.
Bantuan biaya pengobatan di luar RS PMI :
1. Surat keterangan dari dokter poliklinik/Puskesmas/resep.
2. Kwitansi pemeriksaan/pengobatan dan surat surat keterangan lainnya.
Bantuan biaya pengobatan ke RS PMI :
1. Surat keterangan rujukan dokter yang menangani di tempat rujukan.
2. Surat pengantar dari PD/PC/kepegawaian.
3. Nota atau kwitansi pengobatan
Pengeluaran biaya lokakarya, pelatihan, seminar, rapat :
1. Surat persetujuan asli Pengurus atas dana yang dianggarkan
2. Daftar realisasi anggaran pelaksanaan pelatihan didukung dengan bukti bukti
pengeluaran asli seperti : akomodasi,transportasi, daftar honor, konsumsi
3. Daftar hadir asli peserta, panitia, moderator dan fasilitator.
50
4.
5.
6.
7.
Daftar pembayaran asli perdiem peserta, panitia, moderator dan fasilitator.

Surat tugas peserta.
Jadwal kegiatan dan materi.
Proposal atau kerangka acuan kegiatan.
Pembelian obat untuk poliklinik :

1. Persetujuan dari Pengurus untuk pengadaan pembelian obat
2. Surat pesanan pembelian obat sesuai rincian dari dokter
3. Surat berita acara pemeriksaan dan penerimaan barang
4. Kwitansi, faktur penjualan
5. Daftar stock obat
Pembelian alat tulis kantor :
1. Daftar barang yang akan dibeli
2. Persetujuan dari Pengurus untuk pengadaan pembelian alat tulis kantor
3. Surat pesanan pembelian alat tulis kantor sesuai daftar yang telah disetujui
4. Surat berita acara pemeriksaan dan penerimaan barang
5. Kwitansi, faktur penjualan
6. Daftar stock alat tulis kantor
Pengeluaran biaya pengiriman barang barang Rp. 2.500.000,-- ke atas:
1.
2.
3.
4.
5.
Persetujuan dari Pengurus untuk pengiriman barang

Surat perintah kerja atau perjanjian kerja
Kwitansi, faktur penjualan, faktur pajak
Surat tanda bukti penerimaan barang
Pembanding (minimal 3)
Pengeluaran pengadaan barang dan jasa nominal Rp. 2.500.000,-- sampai Rp.10.000.000,-- :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Surat persetujuan/memo pengurus pusat PMI atas anggaran yang tersedia.

Surat permintaan penawaran dari PMI kepada pemasok.
Surat penetapan penunjukkan/ Surat perintah kerja
Surat berita acara penerimaan/pemeriksaan barang
Kwitansi bermeterai cukup
Faktur penjualan
Faktur pajak standard (bagi PKP)
Pengeluaran pengadaan barang & jasa nominal Rp. 10.000.000,-- sampai dengan Rp.
50.000.000,-- :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Surat persetujuan/memo pengurus pusat PMI atas anggaran yang tersedia.

Surat keputusan panitia pengadaan barang & jasa
Surat permintaan penawaran dari PMI kepada pemasok.
Surat kontrak perjanjian jual beli atau Surat Perintah Kerja.
Surat berita acara penerimaan/pemeriksaan barang
Kwitansi bermeterai cukup
Faktur penjualan
Faktur pajak standard (bagi PKP)
Pengeluaran pengadaan barang , pekerjaan & jasa nominal Rp. 50.000.000,-- ke atas :
1. Surat persetujuan/memo pengurus pusat PMI atas anggaran yang tersedia.
2. Surat keputusan panitia pengadaan/pemerikasaan barang, pekerjaan & jasa.
51
3. Surat permintaan penawaran dari PMI kepada pemasok bila pengadaan melalui
pemilihan langsung.
4. Surat Penawaran dari Pemasok (minimal 3 penawaran) bila pengadaan melalui
pemilihan langsung.
5. Penunjukkan pemenang tender bila pengadaan melalui tender.
6. Surat kontrak perjanjian jual beli barang atau jasa.
7. Surat berita acara pemeriksaan/penerimaan barang/pekerjaan/jasa
8. Kwitansi bermeterai cukup
9. Faktur penjualan
10. Faktur pajak standard (bagi PKP)
52
Bab VIII AKTIVA TETAP

1. Pengendalian Aktiva Tetap
Tujuan pengendalian atas aktiva tetap:
Untuk meyakini bahwa aktiva tetap diperoleh dan dijual/dilepas berdasarkan
otorisasi yang tepat, dipelihara dengan sepantasnya dan dicatat dengan benar.
Pengendalian aktiva tetap dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Pemakai atau user bertanggungjawab atas aset organisasi yang berada di bawah
tanggung jawabnya.
2. Daftar aktiva tetap dicatat baik oleh Divisi Logistik maupun Divisi Keuangan dan
direkonsiliasi sekurang-kurangnya sekali dalam setahun.
2. Kebijakan
Pengakuan aktiva tetap:
Aktiva tetap adalah aktiva berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau
dibangun terlebih dahulu, yang digunakan dalam operasi organisasi, tidak
dimaksudkan untuk disumbangkan dan mempunyai masa manfaat lebih dari setahun.
Karena jumlah aktiva tetap yang dimiliki PMI sangat banyak maka perlu diatur batas
materialitas untuk pengakuan aktiva tetap:
1. Harga perolehan di atas Rp1 juta.
2. Untuk pemeliharaan/perbaikan kendaraan dan peralatan kantor harus memenuhi
kriteria memperpanjang masa manfaat atau daya gunanya dan biayanya lebih
besar dari Rp1 juta.
3. Untuk renovasi/perbaikan gedung harus memenuhi kriteria memperpanjang masa
manfaat atau daya gunanya dan biayanya lebih besar dari Rp5 juta.
Dengan demikian biaya peroleh aktiva tetap yang nilainya di bawah Rp1 juta tidak
dikapitalisasi (diakui sebagai aktiva tetap) tetapi langsung dicatat sebagai beban
pada saat pengeluarannya. Namun demikian, untuk tujuan pengendalian intern,
barang-barang tersebut tetap dicatat dalam suatu daftar oleh Divisi Logistik dan
Umum.
Biaya pemeliharaan dan perbaikan rutin yang tidak memperpanjang masa manfaat
atau daya gunanya dibebankan pada laporan aktivitas pada saat terjadinya,
sedangkan perbaikan yang signifikan dengan kriteria seperti di atas dikapitalisasi.
Aktiva tetap yang tidak dipergunakan lagi atau dijual, dikeluarkan dari kelompok
aktiva tetap dan akumulasi penyusutan dikeluarkan dari akun tersebut serta laba
atau rugi diakui pada periode terjadinya.
Pengukuran aktiva tetap:
Aktiva tetap disajikan sebesar biaya perolehan dikurangi akumulasi penyusutannya.
Penyusutan adalah alokasi secara sistematik jumlah yang dapat disusutkan dari suatu
aktiva sepanjang masa manfaatnya.
53
Aktiva tetap disusutkan dengan metode garis lurus berdasarkan masa manfaat
sebagai berikut:
Tanah
Gedung
Kendaraan
Peralatan kantor dan lapangan
:
:
:
:
tidak disusutkan
30 tahun
8 tahun
4 tahun.
Aktiva tetap yang dapat disusutkan adalah aktiva tetap yang tercantum dalam Daftar
Aktiva Tetap Organisasi. Jika organisasi belum mempunyai daftar, maka daftar
tersebut harus disusun terlebih dahulu. Penetapan nilai aktiva tetap pertama kali
menggunakan nilai taksiran (sebaiknya oleh penilai independent) yang selanjutnya
menjadi dasar dalam penghitungan penyusutan aktiva tetap.
Penghitungan penyusutan aktiva tetap serta laba/rugi dari transaksi kehilangan,
penjualan dan penghapusan aktiva tetap dibuat oleh Divisi Keuangan berdasarkan
daftar aktiva tetap yang dibuat divisi tersebut (lihat Lampiran 11: Ilustrasi Daftar
Aktiva Tetap).
3. Prosedur Pengendalian Aktiva Tetap
Transaksi yang terkait dengan aktiva tetap adalah:
a. Perolehan (pembelian dan sumbangan)
b. Kehilangan aktiva
c. Penjualan
d. Penghapusan
e. Pemindahan aktiva tetap
f. Perawatan
g. Inventarisasi fisik
Prosedur atas transaksi di atas menggunakan Manual Logistik.
54
Bab IX
1.
PENGAMANAN DATA KOMPUTER
Tujuan Sistem Informasi

Sistem informasi akuntansi menyediakan data keuangan dan akuntansi untuk
pengambil keputusan. Agar dapat melaksanakan fungsinya sistem informasi
akuntansi PMI harus didukung sumberdaya dan teknologi yang dapat
diandalkan.
Sistem informasi dalam prosedur ini dibatasi hanya kepada system informasi
yang digunakan Divisi Keuangan dan Akuntansi.
2.
Pembatasan Akses ke Sistem Akuntansi

Pembatasan akses bertujuan untuk menjaga integritas dan keandalan sistem
informasi. Pembatasan dilakukan dengan menetapkan petugas yang memiliki
hak untuk mengakses informasi komputer.
Kepala Keuangan bersama dengan Divisi Sistem Informasi menentukan batasan
terhadap hak akses ke system informasi berupa: input data, edit data, atau
hanya membaca data. Berikut ini adalah pembatasan akses atas sistem
informasi akuntansi PMI:
Kepala Divisi Keuangan dan Akuntansi
Kepala Keuangan mempunyai hak akses yang paling tinggi. Ia bisa input, edit
dan bisa mengatur security/hak akses untuk semua user.
Kepala Subdivisi Akuntansi
Kepala Subdivisi Akuntansi mempunyai hak untuk melakukan input dan edit
modul akuntansi.
Staf Akuntansi
Staf akuntansi hanya diberi hak untuk melakukan input tetapi tidak memiliki
hak untuk mengedit modul akuntansi.
Kepala Subdivisi Anggaran dan Staf
Subdivisi Anggaran hanya memiliki akses untuk melihat modul akuntansi dan
mencetak laporan.
Staf lain tidak diberikan akses sama sekali ke sistem informasi akuntansi.
55
Disamping menetapkan pembatasan akses, pengendalian berikut dapat

memperkecil kerusakan data:
1) Selalu mengupdate program anti virus;
2) Memelihara perangkat keras dan program komputer secara reguler.
3) Tidak memberikan password kepada orang yang tidak berhak.
4) Membatasi instalasi suatu program di komputer. Instalasi sebaiknya
dilaksanakan dengan seijin Kepala Divisi Sistem Informasi.
3. Back up Data Komputer
Data adalah aset dan memiliki nilai signifikan bagi organisasi. Data sistem
komputer dapat dengan mudah hilang atau rusak karena malfungsi sistem atau
ketidaksengajaan atau disengaja. Untuk itulah organisasi perlu memiliki suatu
strategi backup untuk meyakini bahwa sumber daya data tersebut aman
sepanjang waktu.
Setiap divisi/bagian yang mengoperasikan program operasi harus melaksanakan
suatu sistem back up secara periodik. Frekwensi back up, tempat penyimpanan
data back up, dan jangka waktu penyimpanan tergantung pada tingkat
kerawanan dan perubahan data dalam setiap sistem.
Backup terdiri atas full backup dan incremental backup. Full backup
dilakukan satu kali per bulan dan diantaranya dilakukan incremental backup
secara harian.
Staf akuntansi dengan supervise Kepala Subdivisi Akuntansi melakukan back up
sistem komputer sebagai berikut:
a. Harian
b. Bulanan
: sistem akuntansi
: sistem akuntansi, laporan keuangan, data sumbangan dan
data keuangan lainnya.
Back up harian disimpan di eksternal disket dan disimpan untuk periode 5 hari
sedangkan back up bulanan disimpan di CD/USB secara permanent.
Data backup juga harus diuji, sekurangnya-kurangnya sekali dalam tiga bulan,
untuk menjamin bahwa data backup dapat dipulihkan sesuai fungsinya. Data
backup disimpan di suatu lokasi terpisah yang aman.
56
Lampiran: SOP
No
1
KETERANGAN
Lampiran 1
PENJELASAN
Penjelasan tentang struktur organisasi
PMI pusat dan hierarki jabatan
Voucher Permintaan Uang Muka (PUM)
Lampiran 2
Lampiran 3
Lampiran 4
Voucher Otorisasi Pengeluaran Uang

(OPU)
Voucher Jurnal Memorial (VJM)
Lampiran 5
Kwitansi
Lampiran 6
Memo Permintaan Uang Muka (MPUM)
Lampiran 7
Lampiran 8
Laporan Pertanggungjawaban Uang

Muka (LPUM)
Buku Pembantu Uang Muka (BPUM)
Lampiran 9
Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPK)
10
Lampiran 10
Laporan Kas Tunai
11
Lampiran 11
Daftar Aktiva Tetap
Lam piran 2
Lampiran 2: Voucher Permintaan Uang Muka (PUM)
MARKAS PUSAT PALANG MERAH INDONESIA

JL. JEND. GATOT SUBROTO KAV. 96
JAKARTA SELATAN - TELP. : 7992325 FAX. : 7995188
No.:
Tgl :
(1)
(2)
Kode
Dana
Divisi
(3)
(4)
PERMINTAAN UANG MUKA

YANG SEGERA AKAN DIPERTANGGUNGJAWABKAN
Dibayarkan kepada
Keterangan
(5)
(6)
Rp
Dibayar melalui: Kas/Cek/Giro
No:
Nilai
(7)
(8)
(9)
Terbilang :
Penerima
Verifikasi & Dibukukan

Kav. Div. Keuangan
Menyetujui
Sekretaris Jenderal
Yang Mengajukan
Ka. Divisi
(10)
Tgl. Terima :
Kode Akun
Main Sub Ext
(14)
PETUNJUK PENGISIAN
(1) Nomor voucher (diisi Bagian Akuntansi)
(2) Tanggal voucher (diisi Bagian Akuntansi)
(3) Kode dana yang menjadi sumber pembiayaan
(4) Kode divisi yang mengajukan permintaan dana
(5) Nama atau divisi penerima dana
(6) Keterangan tujuan pembayaran
(7) Jumlah dana
(8) Instrumen pembayaran
(9) Nomor instrumen pembayaran
(11)
(12)
(13)
Debit
Nama Akun
(15)
Kredit
(16)
(10) Nama dan tanda tangan penerima dana

(11) Nama dan tanda tangan sekretaris jenderal
(12) Nama dan tanda tangan kepala divisi keuangan
(verifikator membubuhkan paraf)
(13) Nama dan tanda tangan kepala divisi yang meminta persekot
(14) Kode akun
(15) Nama akun
(16) Nilai akun debit
(17) Nilai akun kredit
(17)
Lam piran 3
Lampiran 3: Voucher Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU)

No.:
(1)
(2)
Tgl :
Kode
Dana
Divisi
(3)
(4)
OTORISASI PENGELUARAN UANG & BUKTI PEMBAYARAN

Dibayarkan kepada
(5)
Keterangan
(6)
Rp
Dibayar melalui: Kas/Cek/Giro
Nilai
(7)
No.:
(8)
(9)
Terbilang :
Penerima
Menyetujui
Yang Mengajukan
Sekretaris Jenderal
Kav. Div. Keuangan
Ka. Divisi
(10)
Tgl. Terima :
Kode Akun
Main
Sub
Ext
(11)
(12)
Debit
Nama Akun
(14)
(13)
(15)
Kredit
(16)
PETUNJUK PENGISIAN
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
Nomor voucher (diisi Bagian Akuntansi)

Tanggal voucher (diisi Bagian Akuntansi)
Kode dana yang menjadi sumber pembiayaan
Kode divisi yang mengajukan permintaan dana
Nama penerima dana
Keterangan tujuan pembayaran
Jumlah dana
Instrumen pembayaran
Nomor instrumen pembayaran
(10) Nama dan tanda tangan penerima dana

(11) Nama dan tanda tangan sekretaris jenderal
(13) Nama dan tanda tangan kepala divisi yang meminta dana
atau yang menyampaikan pertanggungjawaban
(14) Kode akun
(15) Nama akun
(17)
Lampiran 4: Voucher Jurnal Memorial (VJM)
No.:
Tgl :

(1)
(2)
Kode
Dana
Divisi
(3)
(4)
VOUCHER JURNAL MEMORIAL

Keterangan
(5)
Rp
Nilai
(6)
Terbilang :
Menyetujui:

Ka. Div. Keuangan
(7)
Kode Akun
Main Sub Ext
(8)
(9)
Debit
Nama Akun
(10)
Yang Membuat:
(11)
Kredit
(12)
PETUNJUK PENGISIAN
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
Nomor voucher (diisi Bagian Akuntansi)

Tanggal voucher (diisi Bagian Akuntansi)
Kode dana yang menjadi sumber pembiayaan
Kode divisi yang bertanggungjawab
Uraian transaksi
Nilai transaksi
Nama dan tanda tangan yang memberikan otorisasi

(9) Nama dan tanda tangan yang mengusulkan
(10) Kode akun
(11) Nama akun
(13)
Lampiran 5: Kwitansi

No:
xxx (tercetak)
KWITANSI
Terima dari
(1)
Uang sejumlah
(2)
Keperluan
:
(3)
Jakarta,
Rp
(4)
(5)
Markas Pusat Palang Merah Indonesia : Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96, Jakarta 12970
Telp +62 21 7992325, Fax. +62 21 7995188
Email: pmi@palangmerah.org website: www.palang merah.org
PETUNJUK PENGISIAN
(1) Nama pemberi uang
(2) Nilai tertulis uang
(3) Tujuan pemberian uang
(4) Tanggal, nama dan tanda tangan si penerima uang
(5) Nilai angka uang
Lampiran 6: Memo Permintaan Uang Muka (MPUM)

No.:
MEMO PERMINTAAN UANG MUKA

Nama: (1)
Jabatan: (2)
Divisi: (3)
Tujuan: (4)
Nama dan Kode Proyek: (5)
Jadwal Kegiatan: (6)

No. Urut
Tanggal
Keterangan
Anggaran Yang Diusulkan: (7)

No. Urut
Keterangan
Harga Per Unit
Unit
Jumlah
Disiapkan Oleh: (8)
Tanggal:
Disetujui Oleh: (9)
Tanggal:
Petunjuk Pengisian:
(1) Nama orang yang meminta uang muka
(2) Jabatan yang meminta uang muka
(3) Divisi penanggung jawab kegiatan/proyek tersebut
(4) Tujuan kegiatan/proyek tersebut
(5) Nama dan kode kegiatan/proyek
(6) Jadwal kegiatan/proyek
(7) Pos biaya/anggaran yang diusulkan
(8) Nama dan tanda tangan kepala divisi yang meminta uang muka
(9) Nama dan tanda tangan sekretaris jenderal (kepala markas)
Jumlah
Lampiran 7: Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka (LPUM)

No.:
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN UANG MUKA

Nama: (1)
Jabatan: (2)
Divisi: (3)
Nama dan Kode Proyek: (4)
A. Penerimaan Uang Muka (5)

No. Urut
No. MPUM
Tanggal
Jumlah
Jumlah A:
B. Pertanggungjawaban Uang Muka Sebelumnya (6)
No. Urut
No. LPUM
Tanggal
Jumlah
Jumlah B:
C. Pertanggungjawaban Sekarang (7)
No. Urut
Keterangan
Kode Akun
Jumlah
Jumlah C:
Kekurangan/ Kelebihan Uang (A-B-C)
Disiapkan Oleh: (8)
Tanggal:
Diperiksa Oleh: (9)
Tanggal:
Disetujui Oleh: (10)
Tanggal:
Petunjuk Pengisian:
(1) Nama orang yang meminta uang muka
(4) Nama dan kode kegiatan/proyek
(5) Nomor, tanggal dan jumlah masing MPUM
(6) Nomor, tanggal dan jumlah LPUM sebelumnya
(7) Kode akun dan keterangan pertanggungjawaban dana
(8) Nama dan tanda tangan kepala divisi yang menyampaikan pertanggungjawaban uang muka
(9) Nama dan tanda tangan kepala divisi keuangan (verifikator membubuhkan paraf)
(10) Nama dan tanda tangan sekretaris jenderal (kepala markas)
Lampiran 8: Buku Pembantu Uang Muka (BPUM)

BUKU PEMBANTU UANG MUKA
Nama
Jabatan
Divisi
Proyek/kegiatan
No.
Tanggal
No. Bukti
Disiapkan Oleh:
Keterangan
Penerimaan
Pengeluaran
Disetujui Oleh:
Saldo

BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL
No.
:
Tanggal :
Dana
Divisi
Kode
:
:
Nama: (1)
Jabatan: (2)
Divisi: (3)
Tujuan: (4)
Nama Dana/Proyek: (5)
Disiapkan oleh
Diperiksa oleh
Disetujui oleh
Diterima oleh
(6)
(7)
(8)
(9)
Petunjuk Pengisian:
(1) Nama yang meminta uang muka
(4) Tujuan kegiatan/proyek tersebut
(5) Nama dan kode proyek/program
(6) Nama dan tanda tangan kepala divisi yang meminta kas kecil
(7) Nama dan tanda tangan kepala divisi keuangan (verifikator membubuhkan paraf)
(8) Nama dan tanda tangan pejabat yang memberi persetujuan (mis.: Sekretaris Jenderal)
(9) Nama dan tanda tangan penerima kas kecil
Lampiran 10: Laporan Kas Tunai

LAPORAN KAS TUNAI
No.
Tanggal
No. Bukti
Disiapkan Oleh:
Keterangan
Penerimaan
Pengeluaran
Disetujui Oleh:
Saldo
Lampiran 11: Daftar Aktiva Tetap

PALANG MERAH INDONES IA
KANTOR PUS AT
DAFTAR AKTIVA TETAP

Divisi
:
Penanggungjawab :
-1
-2
No
Tgl
Terima
Kode Rekening
Kategori
Spesifikasi
-3
-4
-5
-6
-7
Aktiva Tetap
Lokasi
Harga
Perolehan
-8
KETERANGAN
(1) Diisi dengan nama divisi/pusat biaya
(2) Diisi dengan nama penanggung jawab
(3) Menigisi nomor urut aktiva tetap
(4) Diisi dengan tanggal penerimaan aktiva tetap
(5) Diisi dengan kode rekening aktiva tetap (tanah, bangunan, kendaraan, peralatan kantor, atau perabotan kantor)
(6) Diisi dengan kategori aktiva tetap
(7) Diisi dengan spesifikasi aktiva tetap
(8) Diisi dengan Lokasi dimana aktiva tetap dipakai
(9) Diisi dengan harga perolehan aktiva tetap
(10) Diisi dengan estimasi masa manfaat ekonomis aktiva tetap
(11) Diisi dengan tanggal dimulainya penyusutan akiva tetap
(12) Diisi dengan kode transaksi atas aktiva tetap (penambahan, pemindahan, penjualan, atau penghapusan)
(13) Diisi dengan catatan/keterangan khusus, jika ada
-9
Est Masa
Manfaat
Tgl
Penyusutan
Kode
Transaksi
Catatan
-10
-11
-12
-13
Kata Penutup
Dengan disusunnya Buku Pedoman Prosedur Standar Operasi Keuangan Markas Pusat
Palang Merah Indonesia, seluruh jajaran organisasi PMI harus melaksanakan sesuai
dengan pedoman ini guna mewujudkan pengembangan fungsi keuangan PMI dimasa
yang akan datang.
Dengan terwujudnya pengembangan fungsi keuangan PMI dimasa yang akan datang,
maka diharapkan dapat selalu meningkatkan transparansi dan akuntabilitas Palang
Merah Indonesia kepada mitra kerja dan Masyarakat.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu melimpahkan Rahmat dan Karunia serta
petunjukNya kepada kita semua, amien.
Markas Pusat Palang Merah Indonesia

Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96 Jakarta Selatan
Telp. +62 21 7992325 (hunting) Fax + 62 21 7995188
Email pmi@palangmerah.org
Website : www. Pmi.or.id

SOP Keuangan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

SOP Keuangan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Warnedy, Ak, MSc

Tujuan Penyusunan Laporan Keuangan .......................................

Bab II. Uraian Tugas Personil Keuangan .............................................

Laporan Posisi Keuangan .......................................................

Bab IV. Pertanggungjawaban Dana kepada Donor

Struktur Daftar Akun ............................................................

Bab VI. Penerimaan Uang dan Barang

Pengendalian Penerimaan Uang dan Barang ..................................

Bab VII. Pengeluaran Kas/Bank

Pengendalian Pengeluaran Kas/Bank ..........................................

Bab VIII. Aktiva Tetap

Bab IX . Pengamanan Data Komputer

Tujuan Penyusunan Laporan Keuangan

Struktur Pengendalian Intern

Tenaga pelaksana yang cakap dan memadai pengetahuan, keahlian, ketelitian

Rancangan struktur pengendalian intern statu organisasi perlu ditelaah secara

Penggunaan Pedoman Ini Oleh PMI Daerah/Cabang

URAIAN TUGAS PERSONIL KEUANGAN

Kepala Divisi Keuangan dan Akuntansi

Jabatan : Staf Donatur

9. Memberikan data penyumbang rutin (minimal 3 kali/tahun) dan penyumbang

1. Memeriksa saldo rekening bank setiap awal minggu pertama.

1. Menyiapkan dan membuat cek dan giro.

: Kasubdiv Pemantauan dan Penyusunan Anggaran

1. Membuat laporan realisasi anggaran bulanan MP PMI dan melaporkannya

tersebut untuk diperiksa Kadiv Keuangan dan Sekretaris Jenderal/Kepala

Jabatan : Staf Verifikasi

Laporan keuangan merupakan bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan

PALANG MERAH INDONESIA

PALANG MERAH INDONESIA

PERUBAHAN AKTIVA BERSIH

3. Laporan Arus Kas

ALIRAN KAS DARI

4. Catatan atas Laporan Keuangan

PALANG MERAH INDONESIA

Ketua Umum melalui Satuan Kerja Audit Intern (SKAI)

PERTANGGUNGJAWABAN DANA KEPADA DONOR

Ilustrasi Laporan Pertanggungjawaban Dana

1. Struktur Daftar Akun

Hutang kepada Dana Pendidikan X

Pendidikan dan pelatihan

Beban umum dan administrasi

Perjalanan dinas luar negeri

Kode Dana berdasar urutan, misalnya:

: Sistem Informasi Manajemen

Aktiva sewa guna usaha

Beban PMI terdiri atas:

Hutang kepada MP PMI

b. Beban Pengembangan Organisasi

PENERIMAAN UANG DAN BARANG

Prosedur Penerimaan Sumbangan Sumbangan

Prosedur pengembalian pinjaman

Komitmen/MOU/Project Agreement Tidak Diakui sebagai Pendapatan

1. Pengendalian Pengeluaran Kas

LAPORAN POSISI KAS MINGGUAN

(4,500,000) (30,000,000) (6,000,000)

Rencana Transaksi Periode 8 April s.d. 14 April

berikutnya hanya dapat dilakukan setelah permintaan uang muka sebelumnya

Divisi yang meminta uang muka

Daftar pembayaran asli perdiem peserta, panitia, moderator dan fasilitator.

Pembelian obat untuk poliklinik :

Persetujuan dari Pengurus untuk pengiriman barang