KOP SURAT

INTERNAL MEMO

To : All Division From :

Finance Division
Directorate/Division/Unit : All Division
No :
Subject :

Tata Cara Pengisian Payment Request Form (PRF)

Date : 14 October 2021

⎕ Urgent ⎕ Immediate ⎕ Normal

Dengan Hormat.
Sehubungan dengan permintaan pembayaran maka kami dari Divisi Finance
memberikan informasi cara Pengisian Payment Request Form (PRF) yang benar
agar bisa kami Proses untuk permintaan pembayaran. Adapun cara pengisiannya
sebagai berikut :
1. CODE harus di isi dengan Code Product Bhadrika, dapat dilihat di lampiran
CODE atau penjelasan product Bhadrika.
2. Date harus di isi dengan tanggal dibuatnya PRF, Jika terjadi revisi PRF, maka
tanggal yang di buat harus sesuai dengan tanggal di revisi PRF tersebut, PRF
sebelum revisi harus tetap dilampirkan.
3. PRF NO harus di isi Finance.
4. Document Verification harus diberi tanda centang di bagian ada atau tidak ada
dan di isi dengan No.dokumen yang tertera di dokumen tersebut.

5. Vendor Name , Bank Name, Account No, Beneficiary Name harus di isi
secara lengkap disertai dengan cabang bank pembuka. Untuk Beneficiary Name
di Nomor Rekening di haruskan atas nama perusahaan vendor tersebut, Jika

Page 1 of 3
 KOP SURAT

berbeda dengan nama perusahan vendor maka Wajib memberikan surat

keterangan rekening yang di tanda tangani di atas Materai.
6. Receive Date Invoice harus di isi dengan tanggal di terima invoice tersebut.
7. Term of payment harus di isi berdasarkan PO/ Perjanjian/ Surat Penawaran
yang sudah di setujui oleh kedua belah pihak.
8. Due Date harus di isi sesuai term of payment yang berlaku di PO /Perjanjian /
Surat Penawaran.
9. Cheque / BG No harus di isi oleh Finance sesuai dengan cara pembayaran
yang di lakukan.
10. Description harus di isi secara menyeluruh mengenai isi permintaan tersebut.
11. Amount harus di isi nilai yang tertera pada invoice / kwitansi / bukti pembayaran
beserta totalnya.
12. Tax Verification harus di isi oleh Finance serta dilengkapi dengan dokumen
pajak yang terkait dengan transaksi tersebut.
13. Request By harus diberi nama, tanggal, dan ditanda tangani user dan Manager
Divisi secara lengkap sehingga proses pembayaran dapat di jalankan.
14. Checked by harus diberi nama, tanggal, dan ditanda tangani Finance.
15. Approved by harus di tanda tangan oleh direksi yang bertanggung jawab
sesuai dengan divisi yang bersangkutan, serta harus di beri tanggal dan nama
jelas.

Proses realisasi pembayaran akan di lakukan oleh pihak Finance Minimum 7 (Tujuh)
hari kerja sejak diterimanya PRF atau sesuai dengan Due Date Pembayaran. Dan
untuk realisasi pembayaran di lakukan setiap hari Rabu atau Kamis setiap
minggunya. Realisasi pembayaran ini akan dijalankan jika semua document
pendukung sudah lengkap, benar dan tidak ada coretan (jika ada coretan harap
diberikan paraf).

Jika masih tidak lengkap dan tidak benar maka kami dari Divisi Finance akan
mengembalikan Payment Request Form (PRF) yang telah kami terima kepada user
yang membuat Payment Request Form (PRF) tersebut. Dan proses akan
mengulang dari awal kembali

Page 2 of 3
 KOP SURAT

Demikian atas perhatian bapak / Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Jakarta, 14 October 2021

Dibuat Oleh, Diketahui Oleh, Disetujui Oleh,

NAMA NAMA NAMA

Finance Manager Deputy Direktur

Page 3 of 3