Prosedur Penjualan Kredit, Piutang Dagang, Penerimaan Kas, Pengeluaran Kas dan

Pemasaran yang Berjalan di Perusahaan

Untuk Public Training

1. Bagian Penjualan dan pemasaran
Mempromosikan rencana training kepada berbagai perusahaan.
Menghubungi setiap perusahaan via email, telepon atau faximile minimal 3 kali
sebagai tindak lanjut.
Mengirimkan RF (Registration Form) kepada calon peserta training yang
berminat via email atau faximile.
Jika calon peserta setuju menerima training, bagian ini akan menerima konfirmasi
persetujuan berupa RF (Registration Form) dari calon peserta.
Jika calon peserta tidak setuju untuk menerima training maka bagian ini tidak
menerima RF (Registration Form) dari calon peserta.
Setelah menerima RF dari calon peserta bagian ini membuat CL (Confirmation
Letter) berdasarkan RF (Registration Form) dan mengirimkannya kepada calon
peserta training.
Menerima CL (Confirmation Letter) yang sudah diisi dan telah disetujui oleh
atasan peserta training.
Memastikan jumlah peserta yang akan mengikuti training.
Jika peserta training 5 orang atau lebih maka training dijalankan, jika peserta
training kurang dari 5 orang maka training dibatalkan dan peserta dihubungi via
telepon atau email.
Menerima permohonan (kredit) tertulis yang diketahui oleh pimpinan calon
peserta training.
Meminta persetujuan kredit dari direktur.
Jika persetujuan kredit di tolak, maka pelanggan membayar tunai/ pesanan
dibatalkan. Jika persetujuan kredit diterima, maka bagian keuangan akan
membuatkan invoice berdasarkan CL (Confirmation Letter).

2. Bagian Keuangan
Menerima CL (Confirmation Letter) yang sudah diisi dan telah disetujui dari
bagian penjualan dan pemasaran.
Membuat dan mencatat invoice sebanyak 2 lembar:
Lembar 1, diserahkan pada peserta.
Lembar 2, digunakan bagian keuangan untuk mencatat transaksi pada laporan
penjualan, rekap invoice/ kartu piutang dan jurnal penjualan.
Melakukan penagihan piutang yang sudah jatuh tempo kepada pelanggan via
telepon atau faximile & email.
 Menerima pembayaran dari pelanggan dalam bentuk cash atau bukti transfer
bank.
Mencocokkan bukti transfer serta uang dengan invoice lembar 2 yang diarsip oleh
perusahaan.
Mencatat pembayaran piutang.
Bukti transfer bank digunakan sebagai dokumen untuk mencatat transaksi
pembayaran piutang ke voucher bukti penerimaan bank kemudian disimpan oleh
bagian keuangan.
Invoice lembar 2 digunakan sebagai dokumen untuk mencatat transaksi
pembayaran piutang ke Rekap invoice/ Kartu piutang.
Uang yang diterima dari pelanggan disetor ke bank.
Bagian keuangan menerima bukti setor dari bank.
Mencocokkan bukti setor bank dengan invoice lembar 2.
Bukti setor bank digunakan sebagai dokumen untuk mencatat transaksi
penerimaan kas atas pembayaran piutang ke voucher bukti penerimaan kas dan
jurnal penerimaan kas.
Invoice lembar 2 digunakan sebagai dokumen untuk mencatat transaksi
penerimaan kas atas pembayaran piutang ke Rekap invoice/ Kartu piutang.
Menginput jurnal ke Zahir berdasarkan invoice lembar 2 dan bukti setor bank.
invoice lembar 2 dan bukti setor bank disimpan oleh bagian keuangan.

Untuk in- house training dan consulting

1. Bagian Penjualan dan Pemasaran
Membuat dokumen administrasi, dokumen hukum, dan proposal.
Mengirimkan proposal beserta dokumen hukum dan administrasi perusahaan
kepada pelanggan.
Melakukan rapat dan presentasi sesuai kebutuhan pelanggan sebagai tindak lanjut.
Menerima koordinasi penyiapan bahan presentasi dan tim yang akan melakukan
presentasi dari direktur.
Memantau informasi tindak lanjut tender dan menginformasikannya kepada
direktur.
Menerima rekomendasi harga final yang bisa ditawarkan dari direktur.
Menawarkan harga final kepada pelanggan.
Jika pelanggan tidak setuju, maka tidak ada penandatanganan kontrak kerja sama.
 Jika pelanggan setuju, maka selanjutnya adalah penandatanganan kontrak kerja
sama yang sebelumnya sudah dipersiapkan bersama- sama.
Surat kontrak kerja sama yang sudah ditandatangani dicopy dan copy-annya
diserahkan ke bagian keuangan untuk dibuat invoice, dan yang asli disimpan oleh
bagian penjualan dan pemasaran.

2. Bagian Keuangan
Menerima copy-an surat kontrak kerja sama yang telah ditandatangani dari bagian
penjualan dan pemasaran.
Membuat dan mencatat invoice sebanyak 2 lembar:
Lembar 1, diserahkan ke pelanggan
Lembar 2, digunakan sebagai dasar pencatatan ke laporan penjualan, rekap
invoice/ kartu piutang dan jurnal penjualan.
Melakukan penagihan piutang yang sudah jatuh tempo kepada pelanggan via
telepon atau faximile & email.
Menerima pembayaran dari pelanggan dalam bentuk cash atau bukti transfer
bank.
Mencocokkan bukti transfer serta uang dengan invoice lembar 2 yang diarsip oleh
perusahaan.
Mencatat pembayaran piutang
Bukti transfer bank digunakan sebagai dokumen untuk mencatat transaksi
pembayaran piutang ke voucher bukti penerimaan bank kemudian disimpan oleh
bagian keuangan.
Invoice lembar 2 digunakan sebagai dokumen untuk mencatat transaksi
pembayaran piutang ke Rekap invoice/ Kartu piutang.
Uang yang diterima dari pelanggan disetor ke bank.
Setelah menyetor uang ke bank, bagian keuangan menerima bukti setor dari bank.
Mencocokkan bukti setor bank dengan invoice lembar 2.
Bukti setor bank digunakan sebagai dokumen untuk mencatat transaksi
penerimaan kas atas pembayaran piutang ke voucher bukti penerimaan kas dan
jurnal penerimaan kas.
Invoice lembar 2 digunakan sebagai dokumen untuk mencatat transaksi
penerimaan kas atas pembayaran piutang ke Rekap invoice/ Kartu piutang.
Menginput jurnal ke Zahir berdasarkan invoice lembar 2 dan bukti setor bank.
invoice lembar 2 dan bukti setor bank disimpan oleh bagian keuangan.
Selesai

Prosedur Pengeluaran Kas

1. General Manager, Sales & Operation
 Menyiapkan dokumen rencana pengeluaran mingguan 2 lembar secara lengkap
beserta surat pemberitahuan rencana pengeluaran.
SPRP (Surat pemberitahuan rencana pengeluaran) dan RPB (Rencana pengeluaran
Bank) sebanyak 2 lembar diserahkan ke bagian keuangan.

2. Bagian Keuangan
Menerima SPRP (Surat pemberitahuan rencana pengeluaran) dan RPB (Rencana
pengeluaran Bank) sebanyak 2 lembar dari bagian General Manager, Sales &
Operation.
Mengarsipkan RPB (Rencana pengeluaran Bank) lembar kedua.
Membuat voucher bukti pengeluaran bank berdasarkan SPRP dan RPB lembar 1.
Menyerahkan voucher bukti pengeluaran bank, SPRP dan RPB lembar 1 kepada
direktur.
Menerima voucher bukti pengeluaran bank, SPRP dan RPB lembar 1 yang telah
ditandatangani oleh direktur.
Menyimpan voucher bukti pengeluaran bank.
Mengirimkan SPRP dan RPB lembar 1 ke unit kepatuhan grup Bakrie.
Menerima RPB lembar 1 yang telah diverifikasi dari unit kepatuhan grup bakrie
(CMA).
Mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek kepada direktur dan komisaris.
Menerima cek yang telah ditandatangani dari direktur.
Mengcopy cek yang sudah ditandangani, kemudian menyimpan copy-annya dan
cek asli diserahkan ke bank.
Menerima bukti transfer dari bank.
Melampirkan bukti transfer bank, copyan cek, RPB lembar 2, dan voucher bukti
pengeluaran bank ke dalam voucher.
RPB lembar 2, copyan cek, voucher bukti pengeluaran bank dan bukti transfer
bank digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan ke jurnal pengeluaran
bank. Selanjutnya menginput jurnal ke dalam Zahir.
Menyimpan RPB lembar 2, copyan cek, voucher bukti pengeluaran bank dan
bukti transfer bank.

3. Direktur
Menerima voucher bukti pengeluaran bank, SPRP dan RPB lembar 1 dari bagian
keuangan.
Memeriksa dan menandatangani voucher bukti pengeluaran bank, SPRP dan RPB
lembar 1.
Menyerahkan voucher bukti pengeluaran bank, SPRP dan RPB lembar 1 yang
telah diperiksa dan ditandatangani ke bagian keuangan.
Menerima cek dari bagian keuangan.
 Menandatangani cek bersama komisaris aktif.
Menyerahkan cek yang telah ditandatangani ke bagian keuangan.

4. Unit Kepatuhan grup Bakrie (CMA)

Menerima SPRP dan RPB lembar 1 dari bagian keuangan.
Memverifikasi RPB lembar 1, selanjutnya diserahkan kembali ke bagian
keuangan.

Prosedur Pengeluaran Kas Kecil

1. Bagian Keuangan
Menerima PPKKD (Pengajuan pengeluaran kas kecil yang sudah diotorisasi)
sebanyak 2 lembar dari General Manager.
Membuat voucher bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan PPKKD lembar 1.
Menyimpan PPKKD lembar 2 dan voucher bukti pengeluaran kas kecil.
Mengeluarkan uang melalui kas kecil.
Melakukan pembayaran tagihan melalui bank/tunai.
Menerima bukti transfer bank/ kwitansi.
Melampirkan bukti transfer bank/ kwitansi, PPKKD lembar 2 dan voucher bukti
pengeluaran kas kecil ke dalam voucher.
Menyimpan transfer bank/ kwitansi, PPKKD lembar 2 dan voucher bukti
pengeluaran kas kecil.
Selesai

Prosedur Pengisian Kembali Kas Kecil

1. Bagian Keuangan
Membuat permintaan pengisian kembali kas kecil (PPKK) sesuai dengan voucher
bukti pengeluaran kas kecil.
Menyerahkan PPKK kepada general manager untuk meminta persetujuan
pengisian kembai kas kecil.
Jika permintaan tidak disetujui, maka kas kecil tidak diisi.
Jika permintaan disetujui, maka kas kecil diisi dan meminta tanda tangan atas cek
untuk pengisian kas kecil.
Menyimpan voucher bukti pengeluaran kas kecil serta PPKK lembar 1 dan 2.
Menguangkan cek yang telah ditandangani ke bank.
Menyimpan uang tunai ke dalam kas kecil.
Mencatat jurnal pengeluaran kas dan menginput jurnal ke dalam Zahir.
Selesai