TUGAS OBSERVASI

CONTOH KASUS : SIKLUS PENGELUARAN “WANDE KOPI GALERY”

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

KELOMPOK 6

AKUNTANSI-D

172114145 RISMA FEBRI ASTUTI (PENYUSUN DAN

PENGUMPUL)

172114160 PUTU KRISTANTO BERRY (PENYUSUN)

172114166 THERESIA EKARISTI NUGROHO S. (PRESENTER)

172114184 NANDA AL IFANTRIN CHOIRI (PENYUSUN)

172114186 FEBIOLA RAMBU PATTI (PENYUSUN)

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

2019

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

 Wande Kopi Galery berasal dari kata “wande” yang artinya warung. Wande Kopi Galery
berdiri sejak 2014. Pemilik memulai bisnis pada saat kuliah semester dua dan memanfaatkan
waktu luang untuk bisnis sampingan. Dahulu, Wande Kopi Galery hanya berupa warung kopi
kecil yang hanya menjual kopi tubruk saja dan hanya dapat menampung 12 orang konsumen.
Dengan berjalannya waktu, Wande Kopi Galery menjadi tempat nongkrong dari kalangan
muda sampai tua. Jikalau siang hari banyak dari kalangan orang kantor sedangkan kalau
malam hari banyak dari kalangan muda. Selain itu juga warung kopi ini juga memamerkan
beberapa karya milik para seniman. Tetapi seiring berjalannya waktu terhenti karena
beberapa alasan dari pemilik itu sendiri.

1. THE PEOPLE WHO USE THE SYSTEM

 SUMBER DAYA MANUSIA

Wande Kopi Galery menerapkan sistem shift sehingga pegawai bergantian setiap jam. Pada
pagi hari, biasanya hanya terdapat 1 pegawai saja untuk mengoordinir kegiatan di Wande
Kopi Galery. Kemudian untuk siang hari terdapat 2 pegawai di Wande Kopi Galery. Di
malam hari, terdapat 4 pegawai di Wande Kopi Galery. Tetapi tidak menutup kemungkinan
pula pemilik kedai datang untuk membantu atau turun tangan untuk membantu kegiatan di
Wande Kopi Galery.

2. THE PROCEDURE AND INSTRUCTIONS USED TO COLLECT, PROCESS, AND

STORE DATA

A. MEMESAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN, DAN JASA

 Mengidentifikasi apa, kapan, berapa banyak untuk pembelian

Wande Kopi Galery biasanya memesan bahan baku langsung dari supplier. Baik supplier
kopi, susu, gula ataupun bahan baku lainnya. Pemilik sengaja memesan langsung dari
supplier agar bahan masih dalam keadaan fresh dan berkualitas baik. Kepuasan pelanggan
merupakan tujuan utama dari pemilik. Pemilik biasanya akan mengecek ketersediaan bahan
baku setiap bulannya lalu mengecek bahan apa saja yang perlu dipesan ke supplier.

 Memilih Pemasok
Wande Kopi Galery memilih supplier yang kebetulan tak jauh dari kedai tersebut. Apalagi di
sekitar kedai banyak supplier kopi yang memiliki kualitas unggul, jadi pemilik tidak susah
payah mencari bahan bakunya.

B. MENERIMA BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN, DAN JASA

Wande Kopi Galery menerima barang yang telah dipesan setelah pemilik dan supplier
telah bersepakat. Dalam aktivitas ini karyawan menerima dan menyimpan barang pesanan ke
gudang. Karyawan gudang yang menerima pesanan melakukan pengecekkan barang, apakah
sesuai dengan barang yang dipesan. Kemudian menghitung kuantitas barang pesanan dan
mengecek tanda-tanda kecacatan atau kerusakan pada barang pesanan, dan melakukan
penyimpanan ke gudang.

C. MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK

Karyawan yang menerima pesanan pembelian melakukan pencocokan faktur pemasok

dengan barang pesanan pembelian yang diterima, bila terdapat ketidakcocokan antara faktur
pemasok dengan barang pesanan pembelian maka barang pesanan akan dikembalikan ke
pemasok.

D. PENGELUARAN KAS

Setelah melakukan pemesanan, kemudian barang sampai di gudang dan menyetujui

faktur pemasok kemudian melakukan pembayaran ke pemasok. Di Wande Kopi Galery,
pemilik yang melakukan pembayaran pesanan barang setelah barang sampai di gudang
pembeli dan menyetujui faktur pemasok pemilik akan segera melakukan pembayaran saat itu
juga. Pembayaran biasa dilakukan secara tunai maupun via transfer ke pemasok. Karena
pemilik merasa kurang bisa mengatur keuangan jadi sebisa mungkin untuk langsung
membayar barang pesanan, untuk menghindari pembengkakan utang.

3. THE DATA ABOUT AND ORGANIZATION AND ITS BUSINESS ACTIVITIES

 GAMBAR FLOWCHART “WANDE KOPI GALERY”

CUSTOMER PESANAN
DIPROSES

MEMESAN BAHAN BAKU

KEPADA PEMASOK

PEMBAYARAN TUNAI TAGIHAN

STRUK TANDA PENGELUARAN

TERIMA PENCATATAN
KAS

PESANAN
DITERIMA

DATA FLOWS DIAGRAM “ WANDE KOPI GALERY “ SIKLUS PENGELUARAN

SIKLUS PRODUK BERBAGAI DEPARTEMEN

PENGEL
MENYE
PENERI PENGENDALIAN PERSEDIAAN
BUKU BESAR SIMPANAN
UARAN
TUJUI
PEMES
MAAN
UTANG GUDANG PEMASOK
PEMESANAN UMUM
PERSEDIAAN FAKTU
KAS
PEMASOK
ANAN
 2 5
3 4
1 6

8
SIKLUS
PENDAPATAN

1
0

1
1

1 1. Salinan slip
2 pembelian
1 2. Permintaan
4 1
pembelian
3
3. Penerimaan
pembelian

4. Salinan slip
penerimaan

5. Permintaan
1 pembelian
5
6. Salinan pembelian

7. Pesanan pembelian

8. Back order

9. Penerimaan barang
4. THE SOFTWARE USED TO PROCESSED THE DATA
10. Barang dan slip
pengepakkan

11. Lap.Penerimaan
 Wande Kopi Galery dalam memproses data siklus pengeluarannya, pemilik
menggunakan sebuah aplikasi yang bisa didownload di Google Play Store yang bernama
jurnal sehingga pemilik dapat mengetahui segalanya, baik dari segi keuangan maupun
operasional dari Wande Kopi Galery itu sendiri.

5. THE INFORMATION TECHNOLOGY INFRASTRUCTURE

Tidak ada teknologi mumpuni yang digunakan oleh Wande Kopi Galery. Masih
mengedepankan kelas sederhana tetapi mengesankan. Alat yang dipakai untuk memproduksi
kopi pun juga masih cukup sederhana.

6. THE INTERNAL CONTROLS AND SECURITY MEASURES

Pengendalian internal merupakan tindakan pencegahan yang dilakukan dalam suatu

bisnis atau usaha dalam mengahdapi ancaman-ancaman yang ada. Di “Wande Kopi
Galery” terdapat beberapa pengendalian internal yang berkaitan dengan siklus
pengeluaran :

 Dalam persediaan barang atau produk terdapat penncatatan secara manual

sehingga dapat melihat dan mempertimbangkan kapan diperlukannya pembelian
persediaan di gudang.

 Pengecekkan secara langsung barang pesanan pembelian sehingga mengurangi

berbagai kesalahan pembelian atau barang rusak.

 Mendokumentasikan semua transaksi (nota) dalam operasional.

 Meninjau perubahan data pada software yang digunakan dengan membandingkan

dengan pencatatan manual.

 Mem-back up semua data yang tersimpan di komputer.

 Owner langsung melakukan pembayaran faktur pemasok, hal ini dilakukan untuk
mencegah pembengkakan utang karena owner merupakan sosok yang sulit
megatur keuangan.

Ancaman yang dapat terjadi pada “Wande Kopi Galery” adalah kecurangan yang
dilakukan oleh karyawan atau bisa juga karna human errors misalnya melakukan salah
pencatatan stok persediaan, salah mencatat pemasukan harga barang yang dipesan, serta salah
menerima barang pesanan atau bisa juga menerima barang pesanan yang rusak.

KESIMPULAN

“Wande Kopi Galery” merupakan sebuah usaha yang berfokus pada bidang kopi. Dalam
operasionalnya, terlebih dalam siklus pengeluarannya bisnis ini telah menjalankan dengan
cukup baik. Karyawan yang ada telah melakukan prosedur-prosedur yang seharusnya
dilakukan dalam setiap transaksinya. Pada pemesanan barang karyawan terlebih dahulu
mengecek kuantitas di stok operasional maupun stok di gudang. Dalam penerimaan barang
karyawan melakukan pengecekan secara teliti untuk menghindari kerusakan barang pesanan.
Pada penyetujuan faktur pemasok, karyawan melakukan pengecekkan antara faktur pemaok
dengan barang yang telah diterima dan bila ada ketidakcocokan akan dikembalikan pada
pemasok. Langkah terakhir dalam siklus pengeluaran adalah pengeluaran kas atau
pembayaran ke pemasok, kegiatan ini dilakukan langsung oleh owner dan pemabayaran
dilakukan secepatnya untuk menghindari pembengkakan utang.