Siklus Pembelian

1. Pertama-tama Bagian Gudang akan melakukan cek kartu stock yang ada di gudang, apabila
persediaan barang mencapai titik pemesanan kembali (ROP) atau dibawah titik ROP, maka
Bagian Gudang akan menyiapkan dokumen PR (Purchase Requisition/ Pemintaan Pembelian)
dan akan diberikan kepada Bagian Pembelian (Purchase).
2. Bagian Pembelian akan mengvalidasi PR yang diperoleh dari gudang, jika data yang diperoleh
telah valid maka Bagian Pembelian akan memilih Supplier yang menyediakan pesanan yang
telah dibuat dan dilanjutkan dengan membuat membuat PO (Purchase Order /Pesanan
Pembelian) sebanyak 4 rangkap berdasarkan dokumen PR. Lembar pertama akan diberikan ke
Bagian kepada Supplier. Lembar kedua akan diberikan kepada Bagian Penerimaan. Lembaran
ketiga akan diberikan ke Bagian Hutang. Lembar keempat akan di arsip Bagian Pembelian.
Setelah Supplier menerima PO maka Supplier akan mengkonfirmasi ketersediaan barang yang
dipesan oleh Bagian Pembelian dan akan dilanjutkan keproses pengiriman barang.
3. Bagian Penerimaan akan menerima barang yang disertai surat jalan dan akan memeriksa kondisi
barang tersebut kemudian dibandingkan kuantitasnya dengan PO, jika kondisi dan jumlah
barang telah sesuai dengan ketentuan maka Bagian Penerimaan akan membuat nota
Penerimaan barang sebanyak 4 rangkap. Lembar pertama diberikan kepada Supplier. Lembar
kedua akan diberikan keBagian Pembelian. Lembar ketiga akan diberikan kepada Bagian Hutang
dan lembar ke empat beserta barang akan dikirim ke Bagan Gudang.
4. Bagian Hutang akan menerima faktur dari Supplier dan akan membandingkan faktur, PO, nota
Penerimaan barang kemudian mengupdate buku besar pembantu hutang dan mencatat jurnal
pembelian.
5. Manager Pembelian bertanggung jawab pada kegiatan pengontrolan persediaan, Pembelian.
Seorang manager dapat melihat laporan Supplier, laporan persediaan, laporan pembelian.