PIMPINAN PUSAT

HIMPUNAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA INDONESIA (HPPMI) MAROS

PERIODE 2021-2023
Sekretariat : Jl. Cempaka No. 89. Telp.0853 4277 0393. Maros, Sul-Sel, Indonesia

PEDOMAN KEBENDAHARAAN
HIMPUNAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA INDONESIA
(HPPMI) MAROS
PERIODE 2021 - 2023

A. MAKSUD DAN TUJUAN

Pedoman keuangan dibuat dengan maksud untuk mewujudkan
keseragaman tata cara pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan
sehingga mempermudah pembinaan, pengawasan dan gerak langkah
Himpunan Pemudan Pelajar Mahasiswa Indonesia (HPPMI) Maros dalam hal
pendanaan. Pedoman keuangan memiliki tujuan sebagai pedoman bagi Pimpinan
Pusat dan Pimpinan Komisariat HPPMI Maros dan seluruh usaha yang dikelola
oleh HPPMI Maros dalam hal pengelolaan keuangan sehingga dapat dipertang-
gungjawabkan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.

B. PELAKSANAAN ANGGARAN DAN PENDAPATAN BELANJA

1. Ketentuan Umum
a. Seluruh Pimpinan HPPMI Maros wajib mengatur pelaksanaan
anggaran sedemikian rupa sehingga realisasi APBO tercapai secara
Pedoman
optimal danAdministrasi
terkendali. Keuangan 1

b. Pelaksanaan anggaran pendapatan berdasarkan prinsip:

▪ Jumlah yang dimuat dalam anggaran pendapatan merupakan
batas minimal atau batas terendah dari masing-masing
pendapatan yang harus diperoleh.
▪ Jumlah pendapatan diusahakan secara maksimal sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
▪ Terkendali sesuai rencana.
 PIMPINAN PUSAT
HIMPUNAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA INDONESIA (HPPMI) MAROS

PERIODE 2021-2023
Sekretariat : Jl. Cempaka No. 89. Telp.0853 4277 0393. Maros, Sul-Sel, Indonesia

c. Pelaksanaan anggaran belanja berdasarkan prinsip :

▪ Jumlah yang dimuat dalam anggaran belanja merupakan
batas maksimal (tertinggi) untuk setiap pengeluaran.
▪ Penggunaan dana seefektif dan seefisien mungkin dengan hasil
maksimal.
▪ Terkendali sesuai dengan rencana.
d. Segala bentuk kegiatan tambahan yang tidak tercantum dalam APBO
harus disetujui dalam Pleno HPPMI Maros, seperti:
▪ Mengadakan pungutan/iuran dan atau tambahan pungutan/iuran
yang tidak tercantum dalam anggaran pendapatan (APBO
HPPMI Maros)
▪ Membiayai kegiatan yang dananya tidak tersedia atau tidak
cukup tersedia dalam anggaran belanja (APBO HPPMI Maros)

▪ Mengeluarkan pembiayaan untuk kegiatan yang tidak/belum

ditetapkan dalam anggaran belanja HPPMI Maros

2. Ketentuan Pelaksanaan
a. Anggaran Pendapatan
1) Semua penerimaan uang atau barang dilakukan oleh Bendahara
Pedoman Administrasi Keuangan 2
Pimpinan Pusat dan Pimpinan Komisariat dan staf atau orang
yang ditunjuk.
2) Penerimaan uang atau barang yang diterima selain Bendahara
Pimpinan Pusat dan Pimpinan Komisariat dan staf atau orang
yang ditunjuk harus diserahkan kepada Bendahara Pimpinan
selambat-lambatnya dalam waktu tiga hari setelah
penerimaan uang atau barang tersebut.
3) Penerimaan uang dilakukan dengan cara sebagai berikut :
PIMPINAN PUSAT
HIMPUNAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA INDONESIA (HPPMI) MAROS

PERIODE 2021-2023
Sekretariat : Jl. Cempaka No. 89. Telp.0853 4277 0393. Maros, Sul-Sel, Indonesia

▪ Setiap penerimaan uang harus menggunakan bukti

penerimaan uang yang ditandatangani oleh penerima dan
orang yang menyerahkan.
▪ Bukti Penerimaan Uang dibuat rangkap dua dan masing-
masing diberikan kepada :
(1) Lembar pertama untuk penyetor/ pembayar.
(2) Lembar kedua untuk penerima yang selanjutnya akan
didokumentasikan oleh Bendahara sebagai laporan.
▪ Untuk penerimaan berupa barang/benda dilakukan
sebagaimana point a dan b dengan melampirkan bukti
pencatatan tanggal pembelian barang atau benda yang
dimaksud serta mencatat harga awal barang atau benda
tersebut

b. Macam-macam Pendapatan
1) Pendapatan berdasarkan ketentuan Organisasi antara lain, Uang
Administrasi, Sumbangan Wajib Perorangan/Pimpinan,
Sumbangan Wajib Organisasi dan Saldo kegiatan Muktamar atau
Konpiwil.
2) Pedoman Administrasi
Pendapatan yangKeuangan 3 Sumbangan atau Bantuan antara
berasal dari
lain, Muhammadiyah/Aisyiyah dan amal usahanya, Pemerintah,
Instansi/lembaga/ badan swasta dan Masyarakat/donatur.
3) Pendapatan yang berasal dari Usaha HPPMI Maros, bidang
atau Lembaga khusus HPPMI Maros.
4) Pendapatan yang berasal dari perolehan Zakat, Infaq,
Shodaqoh yang bersumber dari anggota, pimpinan atau
masyarakat umum.
5) Lain-lain misalnya pendapatan dari jasa bank.
PIMPINAN PUSAT
HIMPUNAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA INDONESIA (HPPMI) MAROS

PERIODE 2021-2023
Sekretariat : Jl. Cempaka No. 89. Telp.0853 4277 0393. Maros, Sul-Sel, Indonesia

c. Anggaran Pengeluaran
1) Bendahara Pimpinan HPPMI Maros menyediakan dana
untuk pembiayaan rutin keperluan kantor, aktifitas bidang, amal
usaha dan lembaga sesuai dengan APBO HPPMI Maros.
2) Besarnya dana yang disediakan bendahara Pimpinan
IPM untuk pembiayaan rutin keperluan kantor, bidang, amal
usaha, biro dan lembaga ditetapkan sesuai dengan kebutuhan
sekurang- kurangnya untuk 1 (satu) bulan.

d. Macam-macam pengeluaran
1) Pengeluaran yang berdasarkan rutinitas organisasi
(kesekretariatan) meliputi pembiayaan kantor/ sekretariat dan
aktivitas bidang/amal usaha.
2) Pengeluaran berdasarkan keperluan insidentil meliputi acara
formal/sidang pleno/musyawarah, dinas luar, kesejahteraan
sosial.
3) Pengeluaran yang berdasarkan pembangunan/ renovasi kantor
dan pengadaan inventaris kantor
4) Pengeluaran yang berdasarkan ketentuan organisasi
Pedoman Administrasiprosentase
yang meliputi Keuangan 4
untuk iuran anggota HPPMI Maros,
uang pangkal dan uang administrasi pembuatan KTA,
sumbangan wajib organisasi, dan sumbangan wajib perorangan.
5) Pengeluaran yang berdasarkan kepentingan lain.

e. Mekanisme Pengeluaran dana

1) Untuk pengeluaran dana, bendahara HPPMI Maros
mengeluarkan Bukti Keluar Uang (BKU).
2) Pembayaran yang dilakukan dengan cek/giro, harus ditanda
tangani oleh dua pengurus.
PIMPINAN PUSAT
HIMPUNAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA INDONESIA (HPPMI) MAROS

PERIODE 2021-2023
Sekretariat : Jl. Cempaka No. 89. Telp.0853 4277 0393. Maros, Sul-Sel, Indonesia

▪ Ketua Umum HPPMI Maros

▪ Bendahara Umum HPPMI Maros
3) Bukti Keluar Uang (BKU) selanjutnya dibukukan oleh
bendahara.

f. Bukti pengeluaran uang

Setiap pengeluaran uang, bendahara mengeluarkan Bukti
Pengeluaran Uang dengan menggunakan Kuitansi Pengeluaran Uang
berupa Nota pengganti.

Kuitansi Pengeluaran Uang

Kuitansi Pengeluaran uang adalah bukti pengeluaran uang dari

bendahara yang berguna untuk:

▪ Pembayaran sesuatu tetapi tidak mendapat kui- tansi dari pihak

lain, Misalnya, pembayaran honor karyawan, sumbangan sosial
dll. Kuitansi Penge- luaran Uang harus ditandatangani oleh
penerima dan orang yang menyerahkan, Kuitansi Pengelu- aran
Uang dibuat rangkap dua dengan rincian:
(1) Lembar pertama untuk penerima dana
Pedoman Administrasikedua
(2) Lembar 5
Keuangan untuk bendahara yang selanjutnya
akan dibukukan sebagai laporan).
▪ Bukti pengeluaran uang dari bendahara kepada
penanggungjawab sebuah kegiatan baik itu kegiatan aktifitas
Bidang atau lembaga HPPMI Maros nota pengganti harus
ditandatangani oleh pengguna dan orang yang menyerahkan. Nota
pengganti dibuat rangkap dua dengan rincian:
(1) Lembar pertama untuk pengguna dana, yang selanjutnya
akan melaporkan penggunaan dana kepada bendahara
disertai dengan bukti masing-masing penggunaan.
 PIMPINAN PUSAT
HIMPUNAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA INDONESIA (HPPMI) MAROS

PERIODE 2021-2023
Sekretariat : Jl. Cempaka No. 89. Telp.0853 4277 0393. Maros, Sul-Sel, Indonesia

(2) Lembar kedua untuk bendahara yang selanjutnya

akan digunakan oleh Bendahara sebagai alat penagih pada
pengguna. Bukti- bukti pengeluaran uang selanjutnya akan
dibukukan oleh bendahara sebagai laporan.

C. PROSEDUR PENGHAPUSAN BARANG DAN PIUTANG

1. Penghapusan barang atau piutang milik organisasi dapat dilakukan
jika secara teknis barang atau piutang tersebut sudah tidak dapat
dimanfaatkan atau ditagih.
2. Tindakan penghapusan barang atau piutang milik organisasi harus
berdasarkan keputusan rapat pleno pimpinan HPPMI Maros.
3. Jika terdapat barang atau piutang seperti pada butir 1 (satu), maka
prosedur penghapusannya adalah sebagai berikut :
a. Pimpinan membuat daftar barang atau piutang beserta keadaan
fisik dan kondisi yang mengharuskan untuk dihapuskan.
b. Daftar penghapusan barang atau piutang diusulkan kepada
pimpinan HPPMI Maros dan diputuskan dalam rapat pleno.
c. Jika dipandang perlu maka dalam rapat pleno dibuat tim khusus
yang menangani masalah penghapusan barang atau piutang dan
Pedoman Administrasi Keuangan 6
kemudian melaporkan hasilnya pada pimpinan HPPMI Maros.
d. Tim kerja penghapusan barang atau piutang HPPMI Maros
terdiri dari:
▪ Pimpinan HPPMI Maros (atau yang diberi mandat)
▪ Bendahara atau staf yang ditunjuk
▪ Pengguna/pemakai barang dan atau penerima piutang.
 PIMPINAN PUSAT
HIMPUNAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA INDONESIA (HPPMI) MAROS

PERIODE 2021-2023
Sekretariat : Jl. Cempaka No. 89. Telp.0853 4277 0393. Maros, Sul-Sel, Indonesia

FORMAT LAPORAN BENDAHARA

Laporan keuangan berisi tentang transaksi/kejadian yang dilakukan dalam satu

periode tertentu, adapun bentuknya sebagai berikut :

A. Format Laporan Keuangan Bendahara Panitia

Tanggal Perihal Ref Debit (Rp.) Kredit (Rp.) Saldo (Rp.)

Dana proposal E.1 Rp 150.000 Rp 150.000

20/01/2018 Dana Les -
E.2 Rp 500.000 Rp 650.000
Lesam
Kopi B.1 Rp 80.000 Rp 570.000
21/01/2018 Sewa Bus D.1 Rp 160.000 Rp 410.000
Lakban C.1 Rp 8.200 Rp 401.800
Kertas A.1 Rp 142.500 Rp 259.300
Total Rp 650.000 Rp 390.700 Rp 259.300

Rekapitulasi Umum
Hutang : xxxxxx
Piutang : xxxxxx
Total Saldo : xxxxxx
Pedoman Administrasi Keuangan 7

Keterangan:
Dalam bentuk rekapitulasi anggaran kegiatan/ program kerja dalam
bentuk nota dengan kode :
- A : Kesekretariatan
- B : Konsumsi
- C : Perlengkapan
- D : Akomodasi
- E : Lain-lain
- Angka : Urutan Nota
 PIMPINAN PUSAT
HIMPUNAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA INDONESIA (HPPMI) MAROS

PERIODE 2021-2023
Sekretariat : Jl. Cempaka No. 89. Telp.0853 4277 0393. Maros, Sul-Sel, Indonesia

B. Format Laporan Keuangan Bendahara Umum

Tanggal Perihal Ref Debit (Rp.) Kredit (Rp.) Saldo (Rp.)

Dana proposal E.1 Rp 150.000 Rp 150.000

20/01/2018 Dana Les -
E.2 Rp 500.000 Rp 650.000
Lesam
Kopi B.1 Rp 80.000 Rp 570.000
21/01/2018 Sewa Bus D.1 Rp 160.000 Rp 410.000
Lakban C.1 Rp 8.200 Rp 401.800
Kertas A.1 Rp 142.500 Rp 259.300
Total Rp 650.000 Rp 390.700 Rp 259.300

Rekapitulasi Umum
Hutang : xxxxxx
Piutang : xxxxxx
Total Saldo : xxxxxx

Keterangan:
1. Dalam bentuk rekapitulasi anggaran kegiatan/ program kerja
dalam bentuk nota dengan kode :
- AAdministrasi Keuangan
Pedoman : Kesekretariatan
8
- B : Konsumsi
- C : Perlengkapan
- D : Akomodasi
- E : Lain-lain
- Angka : Urutan Nota

2. Apabila poin di atas tidak terpenuhi maka laporan pertanggung

jawaban dianggap tidak sah dan wajib diperbaiki dengan
pertimbangan peserta Kongres paling lambat tujuh hari setelah
masa pengembalian LPJ.
 PIMPINAN PUSAT
HIMPUNAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA INDONESIA (HPPMI) MAROS

PERIODE 2021-2023
Sekretariat : Jl. Cempaka No. 89. Telp.0853 4277 0393. Maros, Sul-Sel, Indonesia

C. Lampiran Bukti Penerimaan dan Pengeluaran

Laporan Akhir Keuangan harus disertai bukti-bukti penggunaan dana
tersebut. Bukti-bukti tersebut adalah:
a. Kuitansi Penerimaan Uang dan Kuitansi Pengeluaran Uang
b. Nota-nota penggunaan dana
c. Nota Pengganti
Nota Pengganti merupakan nota khusus yang dibuat oleh Pimpinan
HPPMI Maros apabila dalam transaksi pengeluaran tidak ada tanda bukti.
Nota Pengganti dianggap sah apabila terdapat tandatangan Pimpinan
HPPMI Maros, Bendahara dan Pengguna dana. Adapun batas maksimal
transaksi dalam nota pengganti diputuskan dalam musyawarah.

Contoh Nota Pengganti

Pedoman Administrasi Keuangan 9

PIMPINAN PUSAT
HIMPUNAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA INDONESIA (HPPMI) MAROS

PERIODE 2021-2023
Sekretariat : Jl. Cempaka No. 89. Telp.0853 4277 0393. Maros, Sul-Sel, Indonesia

Contoh Nota Pemasukan

Contoh Nota Pengeluaran

Pedoman Administrasi Keuangan 10