Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (Pendaftaran, Pelupusan dan Kehilangan&Hapus Kira) (Penerimaan Hadiah ) Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM

Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan Bab A - Penerimaan Bab B - Pendaftaran

Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan

Bab D - Penyelenggaraan Bab E - Pelupusan Bab F Kehilangan dan hapuskira
2

Klasifikasi dan Jenis Aset

Description of Picture goes here.

3

Definasi Aset
Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan. PERKARA HARTA MODAL
Harga perolehan asal > RM 1000 Perlu penyelenggaraan berjadual tanpa kira harga perolehan asal
Loji/Jentera Berat Kenderaan Peralatan/Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Makmal/Bengkel

INVENTORI
Harga perolehan asal < RM 1000 Perabot, hamparan, hiasan, langsir, pinggan mangkuk tanpa tanpa kira harga perolehan asal
NPA < RM 1000 Peralatan/Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Makmal/Bengkel Tanpa kira NPA Perabot / hamparan, hiasan & langsir / pinggan mangkuk

Definisi

Kategori

Catatan

Penyelenggaraan Berjadual adalah penyelenggaraan seperti yang disyaratkan dalam manual/buku panduan pengguna
4

Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan Bab A - Penerimaan Bab B - Pendaftaran

Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan

Bab D - Penyelenggaraan Bab E - Pelupusan Bab F Kehilangan dan hapuskira
5

Penerimaan
Istilah

Pegawai Penerima

Pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan dan diberi tanggungjawab untuk terima dan sahkan aset yang diperolehi

Pegawai Bertauliah

Pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu

Nationally and Objektif Internationally benchmarked

Spesifikasi aset Kualiti/Kuantiti Keadaan aset

6

Penerimaan
Prosedur Penerimaan

Semak butiran

Periksa (kira/ukur)

Terima bersyarat*

Pengesahan Pegawai Penerima (Surat Jaminan & Manual Pengguna)

KEW.PA-1 sah

KEW.PA-1 isi borang**

* Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji ** Jika terdapat kerosakan atau perselisihan
7

Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan Bab A - Penerimaan Bab B - Pendaftaran

Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan

Bab D - Penyelenggaraan Bab E - Pelupusan Bab F Kehilangan dan hapuskira
8

Pendaftaran
Objektif & Tempoh

Pengka lan Data

Selenggara, Lupus & Ganti

Kesan & Pantau

Keadaan aset

Dua (2) Minggu

Description of Picture goes here.

9

Pendaftaran
Aset Hadiah & Lucuthak

Untuk tujuan pameran atau

Aset Hadiah
pembelajaran (contoh: enjin kenderaan di sekolah teknik) Tidak perlu daftar Perlu sedia senarai daftar untuk rekod

Aset Lucuthak

Daftar jika Kem/Jab hendak guna Pegawai Pengawal tentukan tindakan

ke atas aset untuk maksud tersebut sahaja
10

Pendaftaran
Punca Maklumat
Ikatan perjanjian

Invois

Nota serahan/ SAP Kad Jaminan

Lain-lain

LO

Sewa Beli

Dokumen Kontrak

Beli

Lain-lain
Surat kelulusan

* Aset belum daftar dan tiada punca maklumat rujuk fizikal atau maklumat lain yang berkaitan * Aset disewa tidak perlu daftar

Salinan daftar
Sumber Lain

Sijil Lucuthak

11

Pendaftaran
Urusan Pendaftaran
PERKARA HARTA MODAL
Pegawai Aset

INVENTORI
Pegawai Aset

Tanggungjawab

Borang diguna

KEW.PA-2 Daftar Harta Modal KEW.PA-4 Senarai Daftar Harta Modal

KEW.PA-3 Daftar Inventori KEW.PA-5 Senarai Daftar Inventori

Catatan

* Pendaftaran berkomputer, pastikan guna format yang sama & ditandatangan oleh Ketua Jabatan. * Daftar dikemaskini jika ada penambah/penggantian, pemeriksaan aset, pelupusan atau hapuskira. Disimpan dalam fail kulit keras dan dalam kabinet berkunci 12 Proses pendaftaran dilakukan oleh pegawai yang diarahkan oleh Pegawai Aset

Pendaftaran
Pelabelan Aset

KPM/JPNKEL/DBA1001/H/08/1234

Singkatan Kementerian Singkatan Jabatan/Bahagian dan Kod Fail Kod Sekolah (EMIS) Kod Pengkelasan Aset Tahun No. Siri
13

Pendaftaran
Pergerakan Aset & Senarai Aset Di Lokasi

Pergerakan Aset

Guna KEW.PA-6 Daftar Pergerakan

Harta Modal & Inventori Simpan di kabinet berkunci

Guna KEW.PA-7 Senarai Aset Alih

Aset Di Lokasi Kerajaan Buat 2 salinan Satu disimpan oleh Pegawai Aset / satu lagi oleh pegawai bertanggungjawab Dikemaskini dari semasa ke semasa Dipamerkan di setiap lokasi
14

Pendaftaran
Laporan Tahunan
PERBENDAHARAAN
KEW. PA-8

KEMENTERIAN

Bahagian-bahagian

IBU PEJABAT

Jabatan

Jabatan

Jabatan

Jabatan

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

KEW. PA-4 DAN KEW. PA-5

15
Catatan flow secara teori ; untuk KPM ada sedikit perbezaan

Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan Bab A - Penerimaan Bab B - Pendaftaran

Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan

Bab D - Penyelenggaraan Bab E - Pelupusan Bab F Kehilangan dan hapuskira
16

Pelupusan
Definisi & objektif Proses mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan

Jimat ruang

Hasil pulangan

Elak simpan aset rosak & tidak diperlu

gunasama

Tujuan
17

Pelupusan
Prosedur Pelupusan
(1) Kenalpasti aset yang hendak dilupuskan

Tidak Ekonomi Dibaiki

Tiada alat ganti

Syor Pemeriksa Aset

Obselete

Keupayaan tidak optimum

Perubahan teknologi

Total lost

Luput tempoh

Tidak diperlukan
18

Pelupusan
Prosedur Pelupusan-Perakuan Pelupusan
(2) Dapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16 (Jika berkenaan)

Borang

KEW. PA-16 Perakuan pelupusan (PEP) PEP Perkakasan komputer disediakan oleh Pegawai Sistem Maklumat / Guru ada ijazah Sains Komputer / PPTM Aset mekanikal, teknikal, elektrikal & elektronik dan perkakasan komputer Rujuk JKR atau pakar khusus Disahkan oleh dua (2) pegawai yang tidak terlibat dengan aset Nilai semasa sah setahun sahaja. Selepas setahun perlu buat baru. 19

Keperluan

Pelupusan
Prosedur Pelupusan -Lembaga pemeriksa
(3) Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17

Pelantikan Bilangan & Tempoh Syarat Nationally and Keanggotaan Internationally

benchmarked

Kuasa melantik oleh Pegawai Pengawal Cadangan daripada agensi Dua (2) orang (Pengerusi & ahli) Dua (2) tahun Tidak terlibat secara langsung dengan Aset Ada kepakaran untuk periksa aset (bila perlu) Pegawai P&P atau Sokongan 1 atau setaraf Pegawai dari luar boleh dilantik jika perlu Sediakan jadual pelupusan Periksa aset yang hendak dilupus (dalam tempoh1 bulan dari tarikh arahan) Maklumat sulit pada aset dikeluarkan Sediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17) 20 Syor kaedah pelupusan & t/tangan KEW.PA-17

Bidang tugas

Pelupusan
Prosedur Pelupusan semakan dokumen
(4) Semak dan pastikan dokumen lengkap
Kaedah Pelupusan Dokumen Yang Dihantar Kepada Kuasa Melulus KEW.PA-17 KEW.PA-16 oleh JKR KEW.PA-17 KEW.PA-16 oleh PTM/ PPTM KEW.PA-17 Surat permohonan hadiah daripada penerima KEW.PA-17 KEW.PA-16 oleh pakar

Tarikh lantik & periksa Nilai Perolehan Asal Penyedia PEP

Kenderaan

Peralatan ICT

Pindahan/hadiah

Peralatan mekanikal, teknikal, elektrikal, elektronik

Pelupusan
Prosedur Pelupusan Kuasa Melulus
(5) Serah kepada Kuasa Melulus

KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 285 BERTARIKH 6 OGOS 2009
Kuasa Melulus Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset > RM 200,000.00 < RM 200,000.00 Nilai Agregat Catatan

Perbendaharaan Kementerian (SUB BPPA) Negeri (SUB BPPA) Negeri

> RM 1,000,000.00 < RM 1,000,000.00

> RM 10,000.00 < RM 10,000.000

> RM 100,000.00 < RM 100,000.00

Semua Bahagian/Jabatan di KPM Semua sekolah direct dengan Bahagian/Jabatan termasuk semua sekolah harian di bawah kendalian JPN

Pelupusan
Prosedur Pelupusan Kuasa Melulus
(6) Terima dan laksanakan pelupusan

Jualan (tender / sebut harga / lelong)

Pindahan

Hadiah

Jualan sisa

Tukar ganti (cannibalize)

Musnah (tanam/ bakar/ buang/ tenggelam)

Tukar barang (barter trade)

Tukar beli (trade in)

Lain-lain

Pelupusan
Jualan sisa

Untuk aset tidak boleh guna dalam bentuk & fungsi asal Aset mengandungi logam (besi, tembaga dll)

Kaedah : tender / sebutharga Sykt bumiputra berdaftar dengan MOF (keutamaan sykt tempatan) Jika kenderaan ; tidak boleh didaftar semula
24

Pelupusan
Musnah

Untuk aset tiada nilai jualan/nilai sisi @ berunsur keselamatan Kaedah : tanam / bakar / buang / tenggelam Pastikan dapat kebenaran PBT,JAS,Jab.Laut (mana berkenaan) Pastikan komponen boleh guna dikeluarkan dahulu & diketuk/gelek sebelum musnah Sijil Penyaksian pemusnahan disediakan (KEW.PA-18)
25

Pelupusan
Musnah (sambungan)

Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 24 Sept 2010 Bahan Buangan Berjadual

Pelupusan aset yang dikategorikan sebagai buangan terjadual (peralatan ICT dan bahan kimia) tidak boleh dimusnahkan atau secara jualan sisa kerana tertakluk kepada Peraturan-Peraturan Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual 2005)

Aset perlu dilupuskan kepada premis pemerolehan kembali yang dilesenkan oleh Jabatan Alam Sekitar (www.doe.gov.my)
26

Pelupusan
Tukar ganti (cannibalize)

Untuk aset Tidak Ekonomi Dibaiki (TED) tapi ada bahagian/komponen masih boleh diguna Asas tukar ganti : aset sama jenis kegunaan

Asas tukar ganti : Pegawai Teknikal check & sahkan

Asas tukar ganti : tujuan baik pulih & penjimatan

Aset penerima perlu rekod dalam Bahagian B KEW.PA-2

27

Pelupusan
Pindahan

Aset boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh agensi
Pindahan antara Jab. Persekutuan kelulusan Kuasa Melulus Dilaksana berasaskan : keperluan/permohonan & tidak dikenakan bayaran Dilaksana berasaskan : Kos pengendalian ditanggung penerima & daftar aset diserah kepada penerima Surat Akuan Penerimaan serah kepada Kuasa Melulus

28

Pelupusan
Hadiah

Aset boleh guna tapi tidak diperlukan agensi @ aset TED tapi boleh dijadikan bahan latihan/pameran Antara Kem/Jab Kerajaan untuk latihan/pameran

Antara Kem/Jab Kerajaan dengan organisasi yang diiktiraf Dilaksana berasaskan : permohonan/keperluan penerima & kos pengendalian ditanggung penerima Surat Akuan Penerimaan serah kepada Perbendaharaan bersama Sijil Pelupusan KEW.PA-19

29

Pelupusan
Prosedur Pelupusan Pelaporan & kemaskini rekod

(7) Kemukakan laporan pelupusan (KEW.PA-19) kepada Kuasa Melulus

Kaedah Pelupusan
Jualan secara tender / sebutharga / lelong / jualan sisa
Tukar barang (barter trade) / Tukar beli (trade in) / Tukar ganti (Cannibalize) Pindahan/hadiah

Dokumen Kepada Kuasa Melulus

KEW.PA-19 Resit
KEW.PA-19 KEW.PA-19 Surat Akuan Penerimaan

Musnah secara tanam / bakar / buang / tenggelam

KEW.PA-19 KEW.PA-18 (Sijil Penyaksian)

(8) Kemaskini Rekod

Kemaskini pada ruang Kehilangan/Hapuskira di KEW.PA-2 / KEW.PA-3

Pelupusan
Tempoh , pelanjutan & pinda kaedah

Tempoh

Tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan

Pelanjutan Tempoh

Mohon dua minggu sebelum tempoh kelulusan tamat Pelanjutan lagi tiga (3) bulan Sekali sahaja Tamat tempoh ; permohonan baru

Nationally and Internationally Pinda Kaedah benchmarked

Mohon sebelum tempoh kelulusan tamat Jika tamat ; permohonan baru

31

Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan Bab A - Penerimaan Bab B - Pendaftaran

Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan

Bab D - Penyelenggaraan Bab E - Pelupusan Bab F Kehilangan dan hapuskira
32

Kehilangan & hapuskira

Istilah

Kehilangan Aset tiada lagi dalam simpanan akibat kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam atau kecuaian pegawai awam

Hapuskira Proses membatalkan rekod yang hilang

Pegawai Pengawal Ketua Setiausaha kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan Ketua Jabatan Ketua sesuatu cawangan, daerah & pejabat
33

Kehilangan & hapuskira

Bayaran Balik

Surat Arahan Perbendaharaan (SAP) bertarikh 5 Februari 2009 Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj Bagi Mendapatkan Nilai Harta Mudah Alih (Elektronik) Yang Hilang

Kehilangan peralatan, elektronik, telekomunikasi dan ICT yang nilai semasa tidak melebihi RM 5,000.00 diberi pengecualian daripada tindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik mengikut nilai semasa Kuasa melulus oleh KSU Nilai semasa ; Nilai semasa berlaku kehilangan Anggaran susut nilai oleh pegawai mahir Diperakukan oleh JKPK

34

Kehilangan & hapuskira

Bayaran Balik (sambungan)

Surat Arahan Perbendaharaan (SAP) bertarikh 31 Julai 2009 Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj Bagi Mendapatkan Nilai Harta Mudah Alih (Elektronik) Yang Hilang (Penambahbaikan)

Skop kehilangan diperluaskan kepada semua aset yang nilai semasa tidak melebihi RM 5,000.00 kecuali aset melibatkan keselamatan, aset sukar diperolehi, peralatan startegik atau aset diguna untuk kepentingan negara Kuasa melulus oleh KSU Nilai semasa ; Nilai semasa berlaku kehilangan Anggaran susut nilai oleh pegawai mahir Diperakukan oleh JKPK

35

Kehilangan & hapuskira

Proses hapuskira - Laporan
(1) Laporan kepada Ketua Jabatan & Laporan Polis

Laporan kepada Ketua Jabatan

Pegawai bertanggungjawab lapor kepada Ketua Jabatan Laporan serta merta (makluman telefon / sms dll)

Laporan kepada ketua Jabatan Ketua Jabatan buat laporan polis dalam tempoh 24 jam Laporan boleh juga di buat oleh Pegawai Bertanggungjawab ( bergantung kepada situasi)
36

Kehilangan & hapuskira

Proses hapuskira Laporan Awal
(2) Penyediaan Laporan Awal KEW.PA-28 Laporan Awal (KEW.PA-28) Disediakan oleh Ketua Jabatan Ketua Jabatan dalam tempoh dua (2) hari bekerja serah Laporan Awal dan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal s.k. kepada KSU, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara & wakil tempatan Ketua Audit Negara Pastikan semua maklumat dipenuhi :- Butiran aset - Tarikh/masa/tempat kejadian - Cara kehilangan (berikan perincian) - Pegawai bertanggungjawab - Laporan Polis dll Sekiranya kehilangan baru disedari ; perlu buat anggaran bila kejadian berlaku

Kehilangan & hapuskira

Proses hapuskira Jawatankuasa Penyiasat (3) Siasatan oleh Jawatankuasa Penyiasat Jawatankuasa Penyiasat

Dilantik oleh Pegawai Pengawal guna KEW.PA-29 (dalam tempoh dua minggu dari tarikh Laporan Awal) Keanggotaan Pegawai tidak terlibat dengn kehilangan aset Gred lebih tinggi dari pegawai terlibat Sekurang-kurangnya 2 orang (lebih kanan sebagai Pengerusi) Tugas & tanggungjawab Laksana siasatan (lawat tempat kejadian / semak dokumen dll) Semak samada TPA dipatuhi & kenalpasti kelemahan membuat syor pencegahan daripada berulang sedia dan tandatangan Laporan Akhir (KEW.PA-30)

38

Kehilangan & hapuskira

Proses hapuskira Laporan Akhir
(4) Penyediaan Laporan Akhir KEW.PA-30 Laporan Akhir (KEW.PA-30)

JK Penyiasat serah kepada urusetia dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh Laporan Awal KEW.PA-30 diserah bersekali dengan dokumen sokongan ; Salinan KEW.PA 2 / 3 / 6 / Gambar lokasi kejadian Lain-lain

39

Kehilangan & hapuskira

Proses hapuskira Syor & Ulasan
(5) Syor & ulasan pegawai Pengawal

Ulasan syor dan keputusan Diangkat kepada Pegawai Pengawal oleh urusetia PP boleh buat keputusan atau minta semakan semula Semakan semula oleh JK Penyiasat sediada atau JK Penyiasat lantikan baru. Surcaj atau Bayaran Balik Kemukakan keputusan kepada Kuasa Melulus dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal.

Kehilangan & hapuskira

Proses hapuskira Kelulusan/keputusan (6) Pelaksanaan kelulusan / keputusan Bayaran Balik Urusetia / JPN / PPD maklumkan kepada sekolah Bayaran penuh pada kadar ditetapkan dilaksan oleh pegawai yang dikenakan tindakan. Bayaran dimasukkan ke dalam hasil Kerajaan Dilaporkan kepada urusetia JKPAK KPM status bayaran balik Surcaj/tatatertib Syor surcaj/tatatertib bawa kepada Pihak Berkuasa Tatatertib Dalam tempoh 3 bulan dari kelulusan Perbendaharaan Keputusan surcaj/tatatertib dipanjangkan kepada Perbendaharaan Dalam tempoh 9 bulan dari kelulusan Perbendaharaan Dilapor kepada urusetia JKPAK KPM

41

Kehilangan & hapuskira

Proses hapuskira Perekodan
(7) Kemaskini Rekod Perekodan Catat keputusan hapuskira pada ruang kehilangan/hapuskira KEW.PA-2 / KEW.PA-3 Rekod dalam Buku Rekod Perkhidmatan (BRP)

42

Tatacara Pengurusan Aset

Maklumat Tambahan Penerimaan Hadiah

43

Tatacara Pengurusan Aset

Prosedur Penerimaan hadiah oleh Agensi

(1) Agensi menerima sumbangan/hadiah

Syarat

Diberi percuma tanpa sebarang ikatan Peralatan baru dan mudah diperolehi alat ganti Diberi secara sukarela dan bukan diminta oleh penerima Tidak mewujudkan apa-apa jawatan baru Peruntukan mencukupi untuk penyelenggaraan Diguna mengikut hasrat pemberi Direkodkan Pemberian tiada kepentingan terhadap agensi

Nationally and Internationally benchmarked

44

Tatacara Pengurusan Aset

Prosedur Penerimaan hadiah oleh Agensi

(2) Isi Lampiran E Pekeliling Perkhidmatan Bil.3 Tahun 1998

LAMPIRAN E PERMOHONAN KELULUSAN PENERIMAAN HADIAH OLEH JABATAN KERAJAAN
i. Nama pihak yang memberi dan alamat Alumni Sekolah Menengah Sains Selangor Blok C, Aras 5, Plaza Merdeka, Kuala Lumpur Tujuan hadiah itu diberikan Kegunaan pelajar dan guru untuk aktiviti luar sekolah Setakat mana kaitan pembeli dengan Jabatan,jika ada Bekas pelajar sekolah Jenis/bentuk hadiah Bas Coster 20 penumpang Nilai hadiah RM 150,000.00 Syarat-syarat yang dikenakan oleh pembeli, jika ada Tiada Kegunaan/faedah hadiah kepada Jabatan atau sebagainya Keselesaan kepada guru dan murid serta imej sekolah Ulasan Ketua Jabatan Sangat dialu-alukan kerana dapat membantu sekolah dalam aktiviti luar serta meningkatkan imej sekolah . Maklumat-maklumat lain yang berkaitan Tiada

ii. iii. iv. v. vi.

Syarat

vii.
viii. ix.

Nationally and (tandatangan Internationally Ketua Jabatan) benchmarked

45

Tatacara Pengurusan Aset

Prosedur Penerimaan hadiah oleh Agensi

(3) Kemukakan permohonan kepada Kuasa Melulus

Peraturan terpakai Syarat Kuasa melulus

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 1998 ( Garis Panduan Pemberian dan Penerimaan Hadiah Di Dalam Perkhidmatan Awam) Surat JPA/(S)TT(11)343 JLD.4(67) bertarikh 12 September 2008 Nilai setiap hadiah > RM 10,000.00 Kementerian Nilai setiap hadiah < RM 10,000.00 JPN/SUB (4) Rekod penerimaan

Perekodan Nationally and Internationally benchmarked

Buka KEW.PA-2 / KEW.PA-3 baru

46

Sekian, terima kasih

Roslan Ahmad Tajuddin ( r0slan.tajuddin@moe.gov.my ) 09-7418034

Nik Nooreta Nik Mahmood ( nik.nooreta@moe.gov.my )

09-7418035