Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan melalui Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5

pada tahun 2007 telah digubal oleh Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset,
Kementerian Pendidikan Malaysia.Pengurusan Aset Alih Kerajaan ini bertujuan untuk
memperkemas dan memantapkan peraturan di sesebuah organisasi yang berkaitan
dengan pendidikan seperti sekolah dan universiti. Oleh itu, Unit Pengurusan Aset (UPA)
bertanggungjawab dalam melantik jawatankuasa bagi melicinkan pengurusan aset.

Kementerian memastikan pengurusan Aset Alih Kerajaan dilaksanakan secara teratur,

cekap dan berkesan dengan melantik Pegawai Aset di peringkat kementerian dan
jabatan. Pegawai ini menjalankan pemeriksaan ke atas aset dan telah menubuhkan
Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK). Jawatankuasa ini merancang,
memantau dan menyelia pengurusan aset melalui mesyuarat sekali dalam tempoh 3
bulan (suku tahun) dan hasil mesyuarat dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan
Kewangan dan Akaun (JPKA). Keanggotaan JKPAK di peringkat sekolah adalah
seperti Rajah 1 :

PKAS e e t i
enha tu s
ugnla he a
aroiP u e
sBl:m i i b
dGoa n t
aun r
nugT a d
gBb /i r
PeK s
a r
n i
ta i
an

Rajah 1 : Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK).

Dalam tujuan memahami tatacara ini, aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan di
bawah kawalan kerajaan atau yang disewa beli dengan wang kerajaan, yang diterima melalui
sumbangan atau hadiah atau diperoleh melalui proses perundangan. Manakala perkataan aset
alih dalam pengurusan sekolah adalah merujuk kepada semua jenis aset termasuk harta modal
dan inventori. Aset alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu
tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.
Aset alih bagi tujuan perakaunan terbahagi kepada 2 iaitu Aset dan Inventori seperti Rajah 2 .

PERKARA HARTA MODAL INVENTORI

Definisi Harga perolehan asal > RM Harga perolehan asal < RM

1000 1000

Perlu penyelenggaraan Perabot, hamparan, hiasan,

berjadual tanpa kira harga langsir, set pinggan mangkuk
perolehan asal tanpa tanpa kira harga
perolehan asal

Kategori Loji/Jentera Berat NPA < RM 1000

Kenderaan Peralatan/Kelengkapan ICT/

Peralatan/Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Makmal/Bengkel

Telekomunikasi/
Tanpa kira NPA
Makmal/Bengkel/Alat
Pencegahan kebakaran Perabot / hamparan, hiasan &

langsir / pinggan mangkuk

Rajah 2 : Klasifikasi dan Jenis Aset.

Aset dan Inventori hendaklah digunakan bagi tujuan rasmi, dikendalikan mengikut fungsi
sebenar seperti yang terdapat dalam buku panduan pengguna dan perlu direkodkan. Aset
yang dibawa keluar hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan.
Pegawai yang telah diberi kemudahan menggunakan aset sekolah supaya memastikan
keselamatan aset sekolah secara sama atau lebih daripada milik persendirian. Justeru itu,
terdapat 6 Bab utama yang perlu dikuasai oleh pengawai aset iaitu :

1. Bab A-Penerimaan

Objektif
Bab ini memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang
ditetapkan. Pegawai terlibat boleh menentukan kualiti dan kuantiti sebenar
mengikut pesanan serta memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik,
sempurna dan selamat untuk digunakan

Peraturan Penerimaan

Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti berdasarkan

spesifikasi yang ditetapkan. Pemeriksaan teknikal oleh pegawai kerajaan yang
bertauliah apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian dengan langkah-
langkah berikut perlu dipatuhi semasa menerima aset:

-Menyemak butiran dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang
diterima adalah betul

-Aset diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum
disahkan penerimaannya.

-Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta hendaklah

dicatatkan " Diterima dengan Syarat ia disahkan kemudian secara diperiksa,
dikira, diukur, ditimbnag atau diuji".

Selain itu, Pegawai aset bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan

Penerimaan Aset Alih Kerajaan Kew PA -1 jika terdapat kerosakan atau
perselisihan. Borang Kew PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh
Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen
penghantaran atau syarikat pembekal.
 Bab B Pendaftaran

Objektif
Semasa pendaftaran aset, pegawai asset mewujudkan pengkalan data yang
lengkap, tepat, dan kemaskini agar memudahkan pengesanan dan pemantauan.

Peraturan Pendaftaran
- Setiap aset didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan
penerimaan
- Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran dan latihan /
pembelajaran tidak perlu didaftarkan memadai diwujudkan satu senarai daftar
aset bagi tujuan rekod.
- Aset lucut hak hendaklah didaftarkan jika Kementerian/jabatan bercadang
untuk menggunakannya.
- Aset lucut hak yang telah dikategorikan di bawah akta tertentu adalah
menjadi tanggungjawab Pegawai pengawal untuk menentukan tindakan yang
diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud tertentu sahaja.

Punca Maklumat

Sumber yang sesuai digunakan dalam Rajah 3.Aset belum daftar dan tiada
punca maklumat rujuk fizikal atau maklumat lain yang berkaitan Aset disewa
tidak perlu daftar.

Rajah 3 : Punca Maklumat.

Di samping itu, bab pendaftaran memerlukan pengisian borang seperti berikut Rajah 4:

PERKARA HARTA MODAL INVENTORI

 Tanggungjawab Pegawai Aset Pegawai Aset

Borang diguna KEW.PA-2 Daftar Harta KEW.PA-3 Daftar

Modal Inventori
KEW.PA-4 Senarai KEW.PA-5 Senarai
Daftar Inventori
Daftar
Harta Modal

Catatan * Pendaftaran berkomputer, pastikan guna format yang sama

& ditandatangan oleh Ketua Jabatan.
* Daftar dikemaskini jika ada penambah/penggantian,
pemeriksaan aset, pelupusan atau hapuskira.
Disimpan dalam fail kulit keras dan dalam kabinet berkunci

Rajah 4 : Cara Pendaftaran Aset

Pengesahan Pendaftaran hendaklah dibuat dan dicap pada dokumen punca maklumat.
Semua aset didaftarkan oleh pegawai aset dengan menggunakan dokumen KEWPA - 2
dan KEW PA -3. Satu Senarai Daftar Harta Modal Kew PA-4 dan Senarai Daftar
Inventori KEW PA5 perlu disediakan. Salinan Kew PA-4 dan KEW PA-5 hendaklah
dikemukakan secara tahunan Rajah 5 :

Rajah 5: Laporan Tahunan

Bab C Penggunaan, Penyimpanan, dan Pemeriksaan

Objektif

Bab ini memastikan kos yang digunakan jimat dan mengelakkan pembaziran. Malah
dapat mengelakkan penyalahgunaan aset ata kehilangan aset.

Penyimpanan
Aset disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang
bertanggungjawab dengan mematuhi arahan keselamatan kerajaan. Malah aset yang
menarik dan nilainya tinggi memerlukan kawalan maksima agar tidak berlaku
kehilangan. Kemudian setahun sekali, Pegawai Pemeriksa Aset menyemak keadaan
dan prestasi fizikal aset ada didaftar dengan lengkap, tepat dan terkini. Laporan perlu
dihantar berdasarkan aliran Rajah 6.

Rajah 6 : Aliran Borang Pemeriksaan.

Bab D - Penyelenggaraan

Objektif

Bagi menyeronokkan suasana kerja, aset alih kerajaan berfungsi dan mempunyai
jangka hayat yang panjang dengan mengutamakan keselamatan pengguna.

Jenis Penyelenggaraan

Dua jenis penyelenggaraan seperti :

Preventive maintainance

Penyelenggaraan berjadual

Periksa, servis, baiki @ ganti

Pastikan berfungsi

Corrective maintainance

Baiki dan ganti sumber fizikal

Pastikan berfungsi

Panduan

Penyelenggaraan melalui proses :

Kenalpasti & senaraikan (KEW.PA-13)

Rancang penyelenggaraan
Laksana penyelenggaraan
Rekod penyelenggaraan (KEW.PA-14)
Nilai program penyelenggaraan
Selia & pantau penyelenggaraan
Bahaian E Pelupusan

Objektif

Proses mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah
yang ditetapkan bertujuan mengelak simpan aset rosak , menjimat ruang ,hasil
pulangan dan gunasama.

Aliran Pelupusan

Pelupusan dilakukan selepas melalui proses seperti Rajah 7.

Rajah 7 : Proses Pelupusan.

Tambahan lagi, bab pelupusan menggunakan pelbagai kaedah pelupusan seperti

Jualan (tender / sebut harga / lelong)

Jualan sisa

Tukar barang (barter trade)

Tukar beli (trade in)

Tukar ganti (cannibalize)

Pindahan
 Hadiah

Musnah (tanam/ bakar/ buang/ tenggelam)

Selepas proses pelupusan aset, pegawai mengemaskini daftar Hartamodal/

Inventori dan kemukakan KEW.PA-19 kepada kuasa melulus bersama Resit
jualan (Akaun Hasil) , Akuan terima dan KEW.PA-18 .

Bab E - Kehilangan dan Hapuskira

Objektif

Proses membatalkan rekod yang hilang dalam simpanan akibat kecurian, kemalangan,
kebakaran, bencana alam atau kecuaian pegawai awam.

Proses Hapuskira

Apabila aset mengalami kerosakan maksima akan melalui 5 peringkat iaitu :

Laporan Polis
Pegawai bertanggungjawab lapor kepada Ketua Jabatan
Ketua Jabatan buat laporan polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan
diketahui.

Laporan Awal Kew PA-28

Disediakan oleh Ketua Jabatan
Ketua Jabatan dalam tempoh dua (2) hari bekerja serah Laporan Awal dan
Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal (Disertakan bersama KEW.PA-2,
gambar berwarna, lokasi kejadian & bukti pecah masuk)
s.k. kepada KSU, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara &
wakil tempatan Ketua Audit Negara.

Jawatankuasa Penyiasat

Dilantik oleh Pegawai Pengawal guna KEW.PA-29 (dalam tempoh dua (2)
minggu dari tarikh Laporan awal)
Laksana siasatan (lawat tempat kejadian / semak dokumen)
Semak samada TPA dipatuhi & kenalpasti kelemahan
membuat syor pencegahan daripada berulang
sedia dan tandatangan Laporan Akhir (KEW.PA-30)
 Laporan Akhir (KEW PA 30)

JK Penyiasat serah kepada urusetia dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh
Laporan Awal KEW.PA-30 diserah bersekali dengan dokumen sokongan
(sekiranya belum dikemukakan);

Salinan KEW.PA 2 / 3 / 6 /
Gambar lokasi kejadian
Lain-lain

Ulasan dan Keputusan.

Akhir sekali, proses pengurusan aset sangat penting dalam pengurusan sekolah kerana
mewujudkan entity sebuah organisasi. Hal ini kerana imej organisasi tersebut dinilai
melalui cara pengendalian aset yang berada di sekitar mereka dan hak kerajaan. Oleh
itu, organisasi sewajarnya menitikberatkan kualiti aset melalui proses yang telah
dibincangkan.
Bahagian Kawalan Dan Pemantauan, Perbendaharaan Malaysia, Kursus Pengurusan
Aset Dan Stor Kerajaan. Fail PDF. 5.

Kementerian Pelajaran Malaysia, Tatacara Pengurusan Inventori, Fail PDF. 6.

Kerajaan Malaysia, Manual Pengurusan Aset Menyeluruh, Lampiran Kepada Pekeliling

Am Bilangan 1 Tahun 2009. Fail PDF .

Pekeliling Perbendaharaan (PP) Bil. 5 Tahun 2007, Tatacara Pengurusan Aset Alih
Kerajaan (TPA). Fail PDF.