TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH DAN STOR

Disampaikan oleh;

.. Institut Aminuddin Baki VERSI NOVEMBER 2010

OBJEKTIF
1. Menerapkan kefahaman kepada peserta kursus untuk memahami prosedur aset alih dan stor; 2. Meningkatkan kompetensi peserta kursus dalam proses merancang dan melaksanakan proses pengurus aset alih dan stor; 3. Meningkatkan kecekapan kawalan dan penilaian pengurusan aset alih dan stor; 4. Menambah kemahiran membuat pengurusan aset alih dan stor; pelaporan

5. Meningkatkan akauntabiliti pengurusan sekolah terhadap pengurusan aset alih dan stor.

KANDUNGAN TPA

PENDAHULUAN
BAB F KEHILANGAN / HAPUS KIRA BAB A PENERIMAAN

BAB E PELUPUSAN

TPA

BAB B PENDAFTARAN

BAB D PENYELENGGARAAN

BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN

BAHAGIAN I
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
(Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007)

TUJUAN
Memperkemaskan dan memantapkan peraturan Pengurusan Aset Alih Kerajaan.

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB GURU BESAR / PENGETUA

a. Menubuhkan Unit Pengurusan Aset b. Melantik: i. Pengawai Aset di peringkat Sekolah ii. Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas aset iii. Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset iv. Jawatankuasa Penyiasat bagi kes kehilangan aset c. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET ALIH

a. Menguruskan semua aset alih kerajaan di sekolah meliputi: Penerimaan Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas aset Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan Penyelenggaraan Pelupusan Kehilangan dan Hapus Kira

b. Menguruskan pelantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat c. Menjadi Urusetia kepada JKPAK d. Menguruskan pelupusan aset alih Kerajaan e. Menguruskan Kehilangan dan Hapus Kira f. Menyelaras penyediaan laporan berikut: Harta Modal dan Inventori Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori Pelupusan Aset Alih Kerajaan Tindakan Surcaj / Tatatertib

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)

Keanggotaan JKPAK di Sekolah: Pengerusi Setiausaha Ahli-ahli : : : GURU BESAR / PENGETUA Pegawai Aset sekolah Semua Ketua Bidang (Sek. Men.) Ketua-ketua Panitia Ketua Pembantu Tadbir Pegawai-pegawai lain yang sesuai

AGENDA MESYUARAT: Kedudukan semasa Aset Alih di Sekolah Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih Laporan Tindakan Pelupusan Laporan Tindakan Surcaj / Tatatertib Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset alih

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET

BIDANG TUGAS JKPAK Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan.

TEMPOH MESYUARAT Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan. Hasil mesyuarat di laporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)

DEFINISI ASET

Harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yangdibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

HARTA MODAL
a. Perolehan asalnya RM1,000 dan ke atas setiap satu pada masa perolehan. b. Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah dinyatakan dalam manual/buku panduan pengguna.

KATEGORI HARTA MODAL

Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu: i. Loji/Jentera Berat ii. Kenderaan iii. Peralatan/Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/ Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan

INVENTORI
a. Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual. b. Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

KATEGORI INVENTORI

Empat (4) kategori Inventori iaitu: a. Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan secara berjadual: i. Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan

PERATURAN PENERIMAAN
a. Pastikan aset diterima menepati spesifikasi. b. Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah bila perlu. c. Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerima aset: i. Semak butiran dalam dokumen. ii. Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan penerimaan. *** Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira,diukur, ditimbang dan diuji.

d. Sediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1 jika terdapat kerosakan/perselisihan. e. Borang Kew.PA-1 yang ditandatangani oleh Ketua Jabatan dihantar kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal. f. Pegawai Penerima pastikan aset diterima berserta Surat Jaminan daripada pembekal. g. Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual penggunaan dan penyelenggaraan.

OBJEKTIF
LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL & INVENTORI TEMPOH MENDAFTAR

PENDAFTARAN
PENGESAHAN PENDAFTARAN URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH

PENDAFTARAN ASET HADIAH PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK PUNCA MAKLUMAT DOKUMEN PENDAFTARAN

BUTIRAN MAKLUMAT

PENDAFTARAN

TEMPOH MENDAFTAR DUA (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan. PENDAFTARAN ASET HADIAH Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pembelajaran/ latihan dan pameran tidak perlu didaftarkan. Satu senarai daftar aset berkenaan diwujudkan bagi tujuan rekod.

PUNCA MAKLUMAT

a. Aset Yang Dibeli: i. Pesanan Rasmi Kerajaan ii. Nota Serahan iii. Invois iv. Dokumen Kontrak v. Kad Jaminan vi. Manual Pengguna vii. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan

b. Aset Yang Disewa Beli:

i. Surat Ikatan Perjanjian ii. Dokumen lain yang berkaitan

c. Aset Yang Diterima Daripada Sumber Lain

i. Salinan Daftar jika diterima secara pindahan ii. Salinan surat kelulusan menerima hadiah iii. Salinan Sijil Lucuthak oleh Mahkamah

d. Aset Yang Belum Berdaftar:

Sekiranya tiada punca maklumat, pendaftaran berasaskan maklumat di fizikal aset atau sumber-sumber lain yang berkaitan.

DOKUMEN PENDAFTARAN

a. Daftar Harta Modal Kew. PA-2 b. Daftar Inventori Kew. PA-3 Pendaftaran melalui sistem berkomputer: Format yang sama diguna pakai. Daftar hendaklah dicetak. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.

PENDAFTARAN ASET

Kod Kementerian Kod Jabatan Kod Kumpulan sama ada Harta Modal Inventori Tahun Pembelian No. Siri CONTOH

: }Berasaskan kod fail : } oleh MAMPU : : H : I : 2010 : 1

: KPM/JPN/SKSL153/H/10/1 (KEW.PA-2) : KPM/JPN/SKSL153/I/10/1-100 (KEW.PA-3)

URUSAN PENDAFTARAN
a. Didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kementerian/ Jabatan/ PTJ menggunakan Kew. PA-2 & Kew. PA-3 b. Satu Senarai Daftar Harta Modal Kew. PA-4 dan Senarai Daftar Inventori Kew. PA-5 disediakan. c. Salinan Kew. PA-4 dan Kew. PA-5 dikemukakan secara tahunan seperti berikut: i. Pendaftaran di peringkat PTJ (sekolah) Kemuka kepada Jabatan / Ibu Pejabat (Ketua PTJ) ii. Pendaftaran Peringkat Jabatan Kumpulkan senarai daftar PTJ berserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.

URUSAN PENDAFTARAN

iii. Pendaftaran di peringkat Kementerian Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya. d. Daftar aset dikemaskini bila berlaku: i. ii. iii. iv. Penambahan/penggantian/penaiktarafan Pemeriksaan aset Pelupusan Hapus kira

PELABELAN ASET

Semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM).

URUSAN PENDAFTARAN

PERGERAKAN ASET Pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori Kew. PA-6. PENYIMPANAN DAFTAR Kew. PA-2 dan Kew. PA-3 disimpan dalam fail kulit keras dalam kabinet berkunci. Buku Kew. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan simpan di lokasi.

SENARAI ASET DI LOKASI

Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan Kew. PA-7 dalam 2 salinan. 1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala 1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab. Dikemas kini dari masa ke semasa bila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

KEW. PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

PENGGUNAAN

Bagi tujuan rasmi sahaja. (b) (c) Mengikut fungsi sebenar dalam manual. Dikendali oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan. Perlu direkodkan. Melapor kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan (KEW.PA 9).

(d) (e)

Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana lebih awal dengan menggunakan Borang BPPA 20
(Pekeliling Perolehan dan Pengurusan Aset Bil. 1/2009).

Peraturan mengenai Penggunaan Pengurusan dan Penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.

PENYIMPANAN
Sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apaapa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima. Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

PENYIMPANAN

Peraturan penjagaan dan penyimpanan peralatan ICT yang perlu diberi penekanan.

1. Semasa di Sekolah
(a) Hendaklah sentiasa dibawa bersama oleh peminjam. (b) Jika tidak digunakan, hendaklah disimpan dalam almari/ kabinet yang berkunci/ peti besi di bilik guru atau bilik khas untuk penyimpanan peralatan ICT. (c) Peminjam tidak dibenarkan menyimpan peralatan ICT di tempat yang terdedah kepada umum.

PENYIMPANAN

2. Semasa Cuti Semester / Cuti Umum

Semasa cuti semester / cuti umum Sekolah / Institusi Pendidikan, peralatan ICT yang tidak digunakan hendaklah dipulangkan kembali kepada pihak sekolah / Institusi Pendidikan.

PENYIMPANAN

3. Semasa di Bahagian / Jabatan / PPD

(a) Hendaklah sentiasa berada di bawah pengawasan pegawai. (b) Hendaklah mengembalikan peralatan ICT tersebut setelah selesai tugasan. (c) Hendaklah disimpan di dalam almari/kabinet yang berkunci di bilik khas / stor untuk penyimpanan peralatan ICT. (d) Peminjam tidak boleh membiarkan peralatan ICT terletak di tempat yang terdedah kepada umum.

PENYIMPANAN

4. Semasa di Rumah
(a) Peralatan ICT hendaklah disimpan di dalam almari / kabinet yang berkunci. (b) Peralatan ICT setelah digunakan tidak boleh dibiarkan terletak di ruang tamu, di atas meja makan atau di tepi pintu. (c) Semasa meninggalkan rumah, peminjam hendaklah memastikan bilik di mana peralatan ICT disimpan dan rumah berada dalam keadaan berkunci dan selamat. .

PENYIMPANAN

5. Semasa Menghadiri Kursus / Seminar / Bengkel di Luar Pejabat

(a) Semasa menghadiri kursus / seminar / bengkel, semua peralatan ICT mesti dibawa bersama peminjam. (b) Jika tidak digunakan, peralatan ICT hendaklah ditinggalkan di dalam bilik seminar / bilik penginapan yang berkunci dengan selamat.

PENYIMPANAN

6. Semasa di Dalam Kenderaan

Peralatan ICT tidak boleh ditinggalkan di dalam kenderaan tanpa pengawasan.

PEMERIKSAAN
Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas: (a) (b) (c) Fizikal Rekod Penempatan

Tujuan pemeriksaan adalah untuk: (a) (b) Mengetahui keadaan dan prestasi aset; Memastikan setiap aset yang mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini; Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.

(c)

 Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya 2 orang Pegawai Pemeriksa. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurangkurangnya sekali setahun. Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal Kew. PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori Kew. PA-11 kepada Ketua Jabatan.

 Ketua Jabatan kemuka Kew. PA-10 dan Kew. PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori Kew. PA-12 kepada Pegawai Pengawal. Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan Kew.PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

JENIS PENYELENGGARAAN

Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan. Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

MANUAL PENYELENGGARAAN

Setiap manual / buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tindakan penyelenggaraan.

PANDUAN PENYELENGGARAAN

Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian / Jabatan: a. Menyedia senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan
Kew. PA-13.

b. Merancang penyelenggaraan c. Melaksana program penyelenggaraan d. Merekod penyelenggaraan e. Menilai program penyelenggaraan f. Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak
swasta.

DEFINISI PELUPUSAN

Satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

JUSTIFIKASI PELUPUSAN

Aset boleh dilupus berdasarkan: i. Tidak ekonomi dibaiki (TEB) ii. Usang / obselete iii. Rosak dan tidak boleh digunakan iv. Luput tempoh penggunaan v. Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum vi. Tiada alat ganti vii. Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan viii. Disyor selepas pemeriksaan aset ix. Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan x. Perubahan teknologi xi. Melebihi keperluan

KUASA MELULUS

PERBENDAHARAAN Nilai perolehan asal satu aset melibihi RM 50,000 atau jumlah keseluruhannya melibihi RM500,000. Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai perolehan asal; i. Hadiah ii. Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri iii. Tukar beli iv. Tukar barang v. Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan dalam tatacara ini.

KEMENTERIAN / JABATAN Nilai perolehan asal satu aset tidak melibihi RM 50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melibihi RM500,000. Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai perolehan asal tidak melibihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melibihi RM500,000. Seksyen 17, Akta Acara Kewangan 1957 Pegawai yang diwakilkan kuasa tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.

URUS SETIA PELUPUSAN

Tanggungjawab Unit Pengurusan Aset Tugas-tugas Urus Setia Pelupusan; i. Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa KEW.PA-15 ii. Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16 iii. Mendapatkan Laporan Pemeriksa KEW.PA-17 iv. Menyemak dan meastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur. v. Mngemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus vi. Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk tindakan

vii. Memohon pelanjutan tempoh pelupusan viii. Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan ix. Melantik 2 orang saksi yang terdiri dari Pegawai Kumpulan Sokongan I bagi pelupusan melalui kaedah pemusnahan. x. Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset KEW.PA-18 xi. Memperolehi Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan. xii. Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus xiii. Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset KEW.PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16

a. PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Teknikal, Elektikal dan elektronik seperti di KEMBARAN A dan perkakasan komputer seperti di KEMBARAN B. b. Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai worksyop sendiri atau khidmat pakarpakar-pakar khusus dalam peralatan-peralatan tertentu peralatanuntuk mendapatlkan PEP c. PEP bagi perkakasan Komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai Sistem Maklumat Kementerian/Jabatan

d. Setiap PEP hendaklah disahkan oleh dua pegawai yang mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya sekurangtiga tahun dan tidak terlibat dengan pengurusan aset berkenaan. e. Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh satu tahun sahaja Sekiranya melebihi tempoh tersebut, Kementerian / Jabatan perlu mendapatkan pengesahan nilai semasa yang baru di PEP

LEMBAGA PEMERIKSA

a. Pelantikan Lembaga Pemeriksa i. Pegawai Pengawal Kem/Jab. Perlu melantik Lembaga Pemeriksa bagi membuat pemeriksaan ke atas aset yang hendak dilupuskan.

ii. Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan Jawatan dan tempoh perlantikan tidak melebihi dua tahun. Keanggotaan Lembaga Pemeriksa hendaklah terdiri daripada ::-

- Sekurang-kurangnya dua orang pegawai (Seorang SekurangPengerusi dan Seorang Ahli) yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset berkenaan. - Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa aset, jika perlu. - Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf - Pegawai dari Kem/Jab lain boleh dilantik jika perlu.

B. Tugas-Tugas Lembaga Pemeriksa adalah Seperti TugasBerikut: a. Menyedia dan mengemukakan Jadual pemeriksaan kepada Urus Setia Pelupusan Jabatan. b. Memeriksa aset dan rekod yang berkaitan dalam tempoh satu bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan. c. Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan. d. Menyediakan Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17 KEW.PAe. Mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai f. Menandatangani KEW.PA-17 dan mengemukakan kepada KEW.PAUrus Setia Pelupusan

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga bulan dari tarikh kelulusan.

PELANJUTAN TEMPOH

i.

Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja. Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan, maka kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan kerana pengurangan nilai semasa aset dan kaedah pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.

ii.

PINDA KAEDAH PELUPUSAN

Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus. Permohonan hendaklah dikemukakan sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. Sekiranya tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

KAEDAH PELUPUSAN

Dalam urusan pelupusan aset , kriteria pulangan hasil hendaklah sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Kuasa melulus boleh menetapkan kaedah pelupusan yang sesuai dan paling menguntungkan Kerajaan. Kaedah pelupusan adalah saperti berikut : a. Jualan secara ::i. Tender ii. Sebut Harga iii. Lelong b. Jualan Sisa c. Tukar Barang ( Barter Trade ) d. Tukar Beli ( Trade In ) e. Tukar Ganti ( Cannibalize )

f. Pindahan g. Hadiah h. Musnah secara i. Ditanam ii. Dibakar iii. Di buang iv. Ditenggelam i. Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai - Kaedah-kaedah lain yang tidak dinyatakan Kaedahseperti di para 10 hendaklah mendapat kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal. asal.

PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT

Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat, Kementerian/ pusat, Kementerian/ Jabatan hendaklah menggunakan peraturan berkenaan. berkenaan.

TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN

a. Label Hak Kerajaan Malaysia (KHM) dan nama Kem/Jab. pada aset hendaklah dipadamkan. b. JPJ hendaklah diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan Kem/Jab. Dibatalkan. c. Kad Pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa d. Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus adalah dikecualikan daripada semua jenis cukai.

TAFSIRAN KEHILANGAN

Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

TAFSIRAN HAPUS KIRA

Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah: Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan

TAFSIRAN KETUA JABATAN

Ketua Jabatan termasuk: ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

KUASA MELULUS PERINGKAT PERBENDAHARAAN

a. Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau keseluruhannya melebihi RM500,000. b. Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal: Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan
smartphone.

c. Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.

KUASA MELULUS PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL

a. Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan b. Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

URUS SETIA AMINUDDIN BAKI INSTITUT KEHILANGAN KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA DAN HAPUS KIRA
Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira. (a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang

T U G A S

Melalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan Daftar Inventori Kew. PA-3.

(b) Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripada

Ketua Jabatan.

(c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis

kepada Pegawai Pengawal.

(d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan

menggunakan contoh format Kew. PA-29.

URUS SETIA AMINUDDIN BAKI INSTITUT KEHILANGAN KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA DAN HAPUS KIRA
(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

T U G A S

(f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripada

Jawatankuasa Penyiasat.

(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syor

daripada Pegawai Pengawal.

(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan

hapus kira lengkap dan teratur.

(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa

Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum diperolehi.

URUS SETIA AMINUDDIN BAKI INSTITUT KEHILANGAN KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA DAN HAPUS KIRA
(j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk
kemaskini rekod daftar aset.

T U G A S

(k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia

Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya.

(l) Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada Kuasa

Melulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira.

(m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/

tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkan kepada Perbendaharaan.

(n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan

Surcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke Perbendaharaan tidak lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.

PROSES HAPUS KIRA

1. Melaporkan Kehilangan (a)
(b) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta. Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

2. Laporan Awal Kew. PA-28

(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/Ibu Pejabat.

(b)

Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada: (i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.

(ii) (c)

3. Jawatankuasa Penyiasat
(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani. (b) Keanggotaan: (a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama; (b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat; (c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat

1. 2. 3. 4. 5. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan Memeriksa sendiri tempat kejadian. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi. Mengenalpasti kelemahan yang wujud. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

6. 7.

8.

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan.Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada. (b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

(c)

Laporan Akhir (KEW PA_30) hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal danInventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan. Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.

(d)

(e)

Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk: (i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

(ii)

(iii)

(f)

Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula. (i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

(ii)

(g)

Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

4.Tindakan Kementerian/Jabatan Selepas Kelulusan

(a) (b)
Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori. Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan. Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan. Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(c)

(d)

KURSUS PENGURUSAN KEWANGAN

TAJUK CERAMAH

PENGURUSAN STOR

PENGURUSAN STOR
DEFINISI STOR Stor secara umum merupakan tempat penerimaan, penstoran, pengeluaran dan penyelenggaraan barang-barang. DEFINISI STOK Barang belum guna yang perlu disimpan untuk kegunaan operasi atau penyelenggaraan.

STOR PUSAT (STOR MATERIAL SPESIFIK PDRM & DEPOT BEKALAN KEMENTAH) STOR KAWASAN / NEGERI / DAERAH (STOR JAB. PERTANIAN, JKR dll) STOR UNIT (STOR ALAT TULIS)

OBJEKTIF PENGURUSAN STOR

)
MEMASTIKAN STOK BARANG-BARANG SENTIASA KEDAPATAN ( Readily available ) SEPERTI DAN APABILA DIKEHENDAKI OLEH PELANGGAN.

) MENYIMPAN BARANG CARA TERBAIK DENGAN MEMBERI PERLINDUNGAN, PENJAGAAN DAN PENYELENGGARAAN SEWAJARNYA SEMASA DALAM SIMPANAN.

FUNGSI PENGURUSAN STOR

Memberi khidmat sokongan bekalan *material kepada pelanggan-pelanggan ( dalaman atau luaran ) dengan melaksanakan tugas-tugas seperti: ) Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku serahan barang-barang oleh pembekal; Menyimpan barang-barang mengikut lokasi-lokasi yang ditetapkan dengan menggunakan ruang stor secara optimum; Menjaga dan menyelenggara barang-barang semasa dalam simpanan supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh diguna;
(* Bahan mentah, barang separa siap, alat ganti, barang domestik, bekalan pejabat, hardware dsbg .)

FUNGSI PENGURUSAN STOR (samb.)

) Mengatur pengeluaran barang-barang seperti dan apabila dipohon oleh pelanggan-pelanggan. Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar -masuk barang-barang secara teratur dan kemaskini. Mengemukakan kuantiti penokokan stok kepada Bahagian Perolehan bagi menambah stok barangbarang ke paras-paras yang ditetapkan. Mengamalkan dua (2) aspek keselamatan iaitu:
a. Keselamatan (safety ) semasa pengendalian barang-barang b. Keselamatan ( security ) bagi bangunan dan kawasan stor.

PENGURUSAN STOR

PENEMPATAN STOR
Kawasan di mana stor ditempatkan hendaklah dititikberatkan supaya ia mempunyai aliran yang memudahkan pergerakan kenderaan dan kakitangan dalam pengendalian barang-barang.

PENGURUSAN STOR
SUSUN ATUR STOR

TERIMAAN

PENYIMPANAN

PENGELUARAN

PENGURUSAN STOR
SUSUN ATUR STOR  Susunatur yang diwujudkan mestilah mengambikira ruang bagi memudahkan kakitangan dan alat pengendalian bergerak dengan selamat.  Boleh menjimatkan masa dalam kerja-kerja mengendali barang-barang.

PENGURUSAN STOR
SISTEM REKOD DAN MENGAKAUN STOK (a) Kad Kawalan Stok KEW.PS-3 Merekod:(a) Kuantiti & harga setiap barang yang diterima (b) Kuantiti, kadar keluaran dan jumlah nilai setiap keluaran (c) Kuantiti Stok Maksima, Angka Menokok Stok & Kuantiti Minima Disimpan berasingan dari barang-barang Kad Kawalan Stok digunakan secara bersiri dan satu Buku Daftar perlu diwujudkan.

PENGURUSAN STOR
SISTEM REKOD DAN MENGAKAUN STOK (b) Kad Petak Kew.PS-4 Digunakan untuk merekod terimaan, keluaran dan baki stok. Ditempatkan bersama barang-barang

PENGURUSAN STOR

KAWALAN STOK
Memastikan paras keperluan yang betul dari segi kuantiti dapat disediakan apabila dikehendaki oleh pengguna/pemesan Mengambil kira penjimatan penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga pembelian dan modal yang terlibat.

PENGURUSAN STOR
KAWALAN STOK
Sistem kawalan stok yang baik dan berkesan dapat menghasilkan perkara-perkara berikut: (a) Kurangnya berlaku ketiadaan stok (b) penggunaan modal yang ekonomik kurangnya wang terikat dalam bentuk stok (c) perhatian lebih tertumpu kepada barangbarang bernilai tinggi (d) taksiran mengenai keperluan ruang simpanan dapat dibuat

PENGURUSAN STOR
KAWALAN STOK PARAS STOK BARANG Kuantiti Stok Maksima Angka Menokok Stok Kuantiti Stok Minima

TEMPATAN 3-6 bulan penggunaan 2-3 bulan penggunaan 1-2 bulan penggunaan

PENGURUSAN STOR
KAWALAN STOK PARAS STOK Paras stok boleh dikaji semula dari masa kesemasa sekiranya ada perubahan mengenai tempoh penyerahan. Masa yang paling sesuai untuk mengkaji paras stok adalah ketika membuat pesanan baru.

PENGURUSAN STOR
PENERIMAAN Mengesahkan barang yang diterima adalah seperti yang dipesan dan mengikut spesifikasi dari segi kualiti dan kuantiti. Sebarang kerosakan dilaporkan segera kepada Pegawai Penyelia dan pembekal. Semua penerimaan hendaklah didaftar dalam daftar penerimaan.

PENGURUSAN STOR

SISTEM LETAKAN STOK (STOCK LOCATION SYSTEM) Untuk memudahkan mengesan sesuatu barang apabila dikehendaki. 2 jenis sistem letakan stok (a) Letakan Stok (b) Letakan Rambang

PENGURUSAN STOR

PENYIMPANAN BARANG-BARANG (a) (b) (c) (d) Menggunakan ruang simpanan secara ekonomik Menyusun dengan cara yang teratur Menyusun agar tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan Menyusun bagi memudahkan pengeluaran mengikut sistem MDKD

PENGURUSAN STOR

PENYENGGARAAN BARANG-BARANG Menyapu minyak untuk mengelak dari berkarat Mengekalkan bungkusan asal untuk mengelak debu Menyembur ubat serangga

PENGURUSAN STOR

PENGELUARAN BARANG-BARANG Setiap pengeluaran hendaklah dibenarkan oleh pegawai stor atau pegawai yang diberi kuasa secara bertulis. Setiap pengeluaran sebaik-baiknya menggunakan sistem MDKD.

PENGURUSAN STOR
PRESTASI STOR (b) Kadar Pusingan Stok Berapa kali sesuatu barang dikeluarkan dalam sesuatu tempoh (selalunya setahun) Kadar pusingan stok yang baik adalah melebihi 4 pusingan

CIRI-CIRI PENGURUSAN STOR YANG EFEKTIF

1. Bekalan barang dari stor sentiasa kedapatan

Bekalan barang tidak terputus melalui penyimpanan kuantiti optimum. Kedudukan stok barang bergerak perlahan/usang semakin berkurangan. Kurang/tiada aduan daripada pelanggan ( kelewatan, kualiti dll.)
2. Stor berupaya menyedia maklumat dan data berkualiti.

Maklumat/data sentiasa tepat dan kemaskini berikutan ketekunan menyelenggara rekod-rekod secara sistematik. Maklumat/data sangat berguna bagi penyediaan belanjawan dan merancang perolehan. Mempunyai daftar/vokabulari katalog barang yang lengkap. Memerlukan hanya sedikit masa untuk menyedia maklumat/data secara ad-hoc.

CIRI-CIRI PENGURUSAN STOR YANG EFEKTIF (samb.)

3. Tiada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barangkekurangan yang dibenarkan. barang kecuali

Menyemak baki stok selepas setiap pengeluaran. Segera menyelaras rekod berikutan berlakunya sebarang perselisihan stok.
4. Stor sentiasa dalam keadaan kemas dan bersih.

Tahap kekemasan susunatur dan kebersihan yang tinggi bagi keselesaan bekerja. Memberi keselesaan kepada pegawai-pegawai pemeriksa/ pemverifikasi stok melaksanakan tugas. Berkeupayaan menggunakan ruang stor secara optimum melalui pemasangan/penggunaan sistem dan jenis rak yang sesuai.

CIRI-CIRI PENGURUSAN STOR YANG EFEKTIF (samb.)

5. Stor mempunyai perhubungan baik dan berprinsip dengan pembekalpembekal.

Tiada unsur-unsur penyelewengan dan pilih kasih semasa berurusan dengan pembekal/syarikat pengangkutan. Berupaya membuat pembekal-pembekal memahami peranan dan tanggungjawab stor semasa menerima barang-barang. .

CIRI-CIRI PENGURUSAN STOR YANG EFEKTIF (samb.)

6. Pegawai/kakitangan stor berkeupayaan mengemukakan isu dan masalah pengurusan stor serta syor penyelesaian secara profesional.

Contoh : Mengenalpasti sebab mengapa stor tidak dapat mencapai sasaran kadar pusingan stok yang ditetapkan. Berupaya mengumpul, memproses dan menganalisis maklumat/data bagi menyokong pencapaian prestasi. Berkeupayaan mentaksir keperluan ruang simpanan dan mengenalpasti rak-rak yang sesuai.

CIRI-CIRI PENGURUSAN STOR YANG EFEKTIF (samb.)

7.

Pegawai dan kakitangan stor menyedari dan berusaha memahami dan mempelajari penggunaan teknologi maklumat, pengkomputeran dan peralatan moden bagi mempertingkatkan prestasi pengurusan stor.

ISU DAN MASALAH PENGURUSAN STOR ( Laporan Ketua Audit Negara )

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Perolehan tidak dirancang dan perolehan tidak mematuhi peraturan. Penerimaan barang tanpa ujian kualiti. Pemeriksaan dan verifikasi stok tidak di laksanakan mengikut jadual. Penyimpanan barang tidak teratur. Pegangan stok berlebihan. Kelewatan tindakan pelupusan. Kehilangan barang stor terus berlaku. Bangunan stor tidak sempurna, ruangan sempit, kekurangan peralatan stor dan pengendalian (racking & materials handling equipments) Pengurusan stor tidak dipermodenkan. Kekurangan kakitangan dan kemahiran dalam bidang Pengurusan Stor. Kurang penyeliaan oleh pihak pengurusan atasan.

9. 10. 11.

GAMBAR-GAMBAR STOR

KEADAAN STOR TIDAK MENGIKUT TPS

RAJAH 1 Alat pemadam api sepatutnya disangkut di dinding untuk menjimatkan penggunaan ruang dalam stor.

RAJAH 2 Barangbarang yang sudah usang dinasihatkan supaya segera dilupus untuk mengelak kesempitan ruang dalam stor.

RAJAH 3 Katrij mesin pencetak yang mahal sepatutnya disimpan dalam almari yang berkunci kerana ini tergolong dalam item yang sangat menarik dan terdedah kepada risiko kecurian.

RAJAH 4 Rak yang menyimpan sampul-sampul surat dan kotak-kotak Fail perlu dilabel.

RAJAH 5 Item tidak dikategorikan mengikut jenis.

RAJAH 6 Pengkelasan barang-barang dan label rak/tempat simpanan tidak dilakukan.

RAJAH 7 Peralatan alat bantuan mengajar yang telah rosak tidak segera dilupuskan.

RAJAH 8 Pelupusan yang tidak segera dijalankan menyebabkan ruang stor menjadi sempit.

RAJAH 9 Pembelian kertas A4 yang melebihi tahap penggunaan tidak bergerak dan usang.

RAJAH 10.1

RAJAH 10.2

Rajah 10.1 dan 10.2 Kertas komputer daripada pembelian berlebihan terdahulu sudah tidak dapat digunakan akibat perubahan teknologi mesin pencetak.

RAJAH 11 Buku graph yang lambat bergerak sehingga menjadi usang.

RAJAH 12 Pembelian paip yang tidak dirancang.

RAJAH 13.1

RAJAH 13.2

Rajah13.1 dan 13.2 Pembelian cat yang tidak dirancang dengan baik menyebabkan stok cat lambat bergerak, memakan ruang stor dan luput tempoh.

RAJAH 14 Pembelian penyapu tidak dirancang menyebabkan stok berlebihan dan lambat bergerak.

RAJAH 15 Label pada rak tidak sama dengan barang yang disimpan di atasnya.

RAJAH 16 Alatulis hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci dan dilabel dengan betul.

KEADAAN STOR MENGIKUT TPS

Rajah 17 Rak-rak dikategori dan mempunyai senarai barang.

Rajah 18 Barang-barang sangat menarik seperti pen dan pensil disimpan dalam rak berkunci.

Rajah 19 Barang-barang seperti pen drive, kalkulator dan tetikus disimpan di dalam kabinet berkunci.

Rajah 20 Pa system, driller dan penebuk lubang disimpan dalam kabinet berkunci.

Rajah 21 Ink cartridge dismpan dalam kabinet berkunci.

Rajah 22 Item seperti stamp pad, ink disusun dengan teratur di atas rak dengan mengikut jenis dan kategori.

Rajah 23.1 dan Rajah 23.2 Setiap Item di dalam stor mempunyai kad petak.

Rajah 24.1 dan Rajah 24.2 Barang-barang sangat menarik, berharga disimpan di dalam kabinet atau almari yang berkunci

Rajah 25.1 dan Rajah 25.2 Rak tempat penyimpanan barang seperti buku index foolscap dan sebagainya dilabel .

RAJAH 26 Kotak-kotak kertas A disusun dengan teratur.

RAJAH 27 Borang-borang kad daftar Kew 313/313/315 disimpan dengan baik di dalam kabinet.

RAJAH 28 Alatulis disimpan dalam kabinet besi berkunci.

RAJAH 29 Disket-disket dan peralatan-peralatan komputer disimpan dalam kabinet berkunci.

RAJAH 30 Stor dipasang dengan grill.