TPAKL 0507 - Combine Stor-Pengurusan Aset Alih Kerajaan

PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL.
5 TAHUN 2007
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH

oleh ..
INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA GENTING HIGHLANDS
OBJEKTIF

Menerapkan kefahaman kepada peserta kursus untuk memahami dasar, sistem dan tatacara pengurusan aset alih dan stor. Membolehkan peserta memahami objektif dan definisi pengurusan harta awam dari segi proses menjaga, mengawal, memelihara, mengendali dan menyelenggara aset Memahami tatacara pengendalian aset dari segi rekod Memastikan perolehan mengikut keperluan bagi mengelakkan berlaku lambakan atau pembaziran Membolehkan peserta memahami tugas dan tanggungjawab sebagai pegawai aset dan stor. Memahami keperluan untuk melakukan tindakan pelupusan dan hapuskira bagi barang-barang yang tiada dalam rekod dan simpanan secara fizikal
TUJUAN
Pekeliling Perbendaharaan ini bertujuan untuk memperkemas dan memantapkan peraturan Pengurusan Aset Alih Kerajaan
3
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

a. Mewujudkan Unit Pengurusan Aset b. Melantik : i. Pegawai Aset di Peringkat Kementerian / Jabatan /PTJ/ sekolah (seorang); ii. Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas aset (dua orang); iii. Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset; (dua orang) dan iv. Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes kehilangan aset. (dua orang)
4
c. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)
d. Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya iaitu :

i. ii. Laporan Harta Modal dan Inventori Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori iii. Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan iv. Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib e. Memastikan semua aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.
5
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET
1. Menguruskan semua aset alih Kerajaan di Kementerian/Jabatan dibawah kawalannya meliputi penerimaan, pendaftaran, penggunaan, penyimpanan, pemeriksaan, penyelenggaraan, pelupusan, kehilangan dan hapuskira. 2. Menguruskan pelantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat.
3.
Menjadi urusetia kepada Mesyuarat J/Kuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kementerian/Jabatan
4.
5. 6.
Menguruskan pelupusan aset alih Kerajaan.

Menguruskan kehilangan dan hapuskira Menyelaras penyediaan laporan berikut:-
a. b. c. d.
Harta Modal dan Inventori Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori Pelupusan Aset Alih Kerajaan Tindakan Surcaj / Tatatertib
J/KUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN DI KEMENTERIAN/JABATAN (JKPAK)
1. Keanggotaan JKPAK di Kementerian/Jabatan seperti berikut: Pengerusi Setiausaha : Ahli-Ahli + + + Timb. KSU Kementerian ( Peringkat Kementerian ) Timb. Ketua Pengarah ( Peringkat Ibu Pejabat ) Pengarah ( Jab. Persekutuan Negeri ) Pegawai Aset Kementerian / Jabatan Semua Ketua Bahagian/Unit Ketua Audit Dalam Pegawai-pegawai lain yang sesuai.
8
J/KUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN DI SEKOLAH (JKPAK)
1. Keanggotaan JKPAK di Sekolah seperti berikut: Pengerusi Pengetua/Guru Besar Pegawai Aset Sekolah
Setiausaha :
Ahli-Ahli
+ + + + + + +
Semua Guru Penolong Kanan Semua Ketua Bidang/Ketua Panitia Pegawai Pemeriksa Lembaga Pemeriksa Audit Dalam KPT/PT Pegawai-pegawai lain yang sesuai.
2. Agenda Mesyuarat JKPAK adalah seperti berikut : i. ii. iii. iv. v. Kedudukan semasa Aset Alih Kementerian/Jabatan Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih Kerajaan Laporan Tindakan Pelupusan Laporan Tindakan Surcaj / Tatatertib Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset alih
3.
Bidang tugas JKPAK adalah merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan.
4. Mesyuarat JKPAK hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga bulan dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada J/Kuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun ( JPKA) 5. Pelantikan ahli JKPAK hendaklah dibuat secara bertulis oleh Ketua Jabatan.
10
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)
11
PENGENALAN
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) yang disediakan bersama-sama dengan Pekeliling ini adalah bermaksud pengurusan Harta Modal dan Inventori yang meliputi :Bab A : Bab B : Bab C : Bab D : Bab E : Bab F : Penerimaan Pendaftaran Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Penyelenggaraan Pelupusan Kehilangan dan Hapus Kira
12
PENGUATKUASA
Berkuatkuasa mulai dari 20 Mac 2007, semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiap Kementerian / Jabatan di bawah kawalannya menguruskan aset alih Kerajaan mengikut tatacara di dalam pekeliling ini melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.
13
PELAKSANAAN
1. Semua maklumat berkaitan Harta Modal dan Inventori di bawah kawalannya bagi tahun 2006 hendaklah dipindahkan ke borang baru dalam tempoh enam bulan mulai dari tarikh Pekeliling ini dikeluarkan:i. ii. KEW 312 KEW 313 kepada kepada KEW.PA 2 ( Harta Modal ) KEW.PA 4 ( Senarai Harta Modal ) KEW.PA 3 ( Inventori ) KEW.PA 5 ( Senarai Inventori )
2. Semua aset yang dimiliki sebelum 2006, hendaklah disenaraikan di dalam Senarai Daftar Harta Modal yang baru KEW. PA-4 dan senarai Daftar Inventori yang baru KEW.PA-5.
3. Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW.314) hendaklah
dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300 J3) dan Kad Petak (KEW.300 J4) mengikut Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (rujuk Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009) 14
PEMBATALAN
a) AP Bab II-Kehilangan dan Hapus Kira, hanya peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja; b) PP Bil. 3 Tahun 1990 hanya peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja; c) PP Bil. 2 Tahun 1991; d) SPP Bil. 7 Tahun 1995; e) SPP Bil. 2 Tahun 1997; f) SPP Bil. 3 Tahun 2002; g) PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8-Pengurusan Stor dan Aset sahaja; h) Panduan Perbendaharaan-Tatacara Pengurusan Stor hanya Bab XIV dan XV sahaja; i) Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1- 335(SJ.1)JD.4 bertarikh 19 Jun 1995; dan j) Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/PA/535/457(10) bertarikh 7 15 Januari 2002.
DEFINISI ASET
1. ASET bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan. 2. ASET ALIH bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.
16
3. Aset Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu :

i. HARTA MODAL a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu; atau b) Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna. ii. INVENTORI a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.
17
4. Kategori Harta Modal Dan Inventori:i. Kategori bagi Harta Modal ialah:(i) (ii) (iii) Loji/Jentera Berat; Kenderaan; dan Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/ Penyiaran/Perubatan/Pejabat/Makmal/Bengkel/ Dapur/Sukan.
ii.
Kategori bagi Inventori ialah:(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual:-
(i)
Peralatan/KelengkapanICT/ Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/ Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan
18
(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:-
(ii)
Perabot;
(iii) Hamparan, Hiasan dan Langsir; dan (iv) Pinggan Mangkuk iii. Istilah dan perkataan yang diguna pakai dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) hanyalah bagi maksud pengurusan aset alih Kerajaan sahaja.
19
BAB A - PENERIMAAN
Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi. (dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan) Pegawai Bertauliah ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu. Contohnya : a) JKR (Cawangan Mekanikal) peralatan mesin dan elektrik
b) Pegawai ICT peralatan ICT
20
OBJEKTIF PENERIMAAN
a. Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan b. Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar yang baik, sempurna dan selamat digunakan
PERATURAN PENERIMAAN
A. Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti B. Pemeriksaan Teknikal oleh pegawai-pegawai Kerajaan yang bertauliah hendaklah dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian. C. Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset:i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul
ii. Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya.
iii. Sekiranya pengesahan tidak dilakukan dengan serta merta, maka dokumen tersebut hendaklah dicopkan Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji Perlu dinyatakan tarikh dan ditandatangani oleh Pegawai Penerima
22
iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/ penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW. PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan. v. Borang KEW. PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.
vi. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima beserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian. vii. Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan jika ada.
23
KEW.PA1 BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN (Hendaklah diisi 2 salinan jika terdapat kerosakan/perselisihan) Nama Pembekal :.. Alamat Pembekal :.. .. .. No. Telefon : No. Faks :
Bil. Nota Hantar No. Tarikh Nama Aset Dipesan Kuantiti Diterima Perselisihan Perihal Kerosakan Catatan
Pegawai Penerima Tandatangan: Nama: Jawatan: Tarikh:
Ketua Jabatan Tandatangan: Nama: Jawatan: Tarikh:
24
BAB B - PENDAFTARAN
OBJEKTIF
Pendaftaran aset adalah bertujuan untuk

a. Mewujudkan pengkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini b. Memudahkan pengesanan dan pemantauan c. Membolehkan keadaan aset diketahui d. Memudahkan penyelenggaraan , pelupusan dan penggantian aset
25
TEMPOH PENDAFTARAN Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua minggu dari tarikh pengesahan penerimaan PENDAFTARAN ASET HADIAH
Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran dan Latihan/Pembelajaran tidak perlu didaftarkan. Walaubagaimana pun Kementerian/ Jabatan/PTJ hendaklah mewujudkan satu senarai daftar aset berkenaan bagi tujuan rekod
26
PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK 4.1 Aset lucuthak hendaklah didaftarkan jika Kem./Jab. Berkenaan bercadang menggunakannya. Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah akta tertentu adalah menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud tertentu sahaja.
4.2
27
PUNCA MAKLUMAT Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:1. Aset yang dibeli:a. b. c. d. e. f. g. Pesanan Rasmi Kerajaan Nota Serahan Invois Dokumen Kontrak Kad Jaminan Manual Pengguna Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
28
2.
Aset yang disewa beli :a. b. Surat Ikatan Perjanjian Dokumen-dokumen lain yang berkaitan
3.
Aset yang diterima daripada sumber lain:a. b. Salinan daftar jika aset diterima secara pindahan Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa beserta maklumat lengkap aset berkaitan Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima berikutan Perintah Lucuthak oleh Mahkamah
c.
29
Aset yang belum berdaftar:Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para.1, 2 dan 3, pendaftaran hendaklah berasaskan maklumat di fizikal aset berkenaan atau sumber-sumber lain yang berkaitan
30
DOKUMEN PENDAFTARAN 1. Bagi memudahkan urusan merekod dan mengesan sesuatu aset, dokumen yang digunakan adalah seperti berikut : a. b. 2. Daftar Harta Modal KEW. PA-2 Daftar Inventori KEW. PA-3
Bagi pendaftaran melalui sistem berkomputer, perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi : a. b. c. Format yang sama hendaklah diguna pakai Daftar hendaklah dicetak Ditandatangani oleh Ketua Jabatan
31
BUTIRAN MAKLUMAT
Butiran maklumat di dalam KEW. PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diisi dengan lengkap dan tepat PENGESAHAN PENDAFTARAN Pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat dan dicop pada dokumen punca maklumat yang berkaitan seperti contoh berikut : Telah direkodkan pada ( Tarikh ). Nombor siri pendaftaran aset ( Seperti nombor pada daftar)
32
URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH 1. Pendaftaran a. Semua aset hendaklah didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kem./Jab dengan menggunakan dokumen KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 b. Satu Senarai Daftar Harta Modal dengan menggunakan KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5 perlu disediakan.
33
c. Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 hendaklah dikemukakan secara tahunan saperti berikut :
i. Pendaftaran di peringkat PTJ Kemukakan senarai daftar kepada Jabatan atau Ibu Pejabat ii. Pendaftaran di peringkat Jabatan Kumpulkan senarai daftar PTJ berserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian iii. Pendaftaran di peringkat Kementerian Kumpulkan senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset dibawah kawalannya.
34
D. Daftar aset hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkaraperkara berikut :

1. 2. 3. 4. Penambahan/ penggantian/ penaiktarafan aset Pemeriksaan aset Pelupusan Hapus kira
PELABELAN ASET
Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss, bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kem/Jab. Berkenaan di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan. Bagi kenderaan khas yang digunakan untuk tujuan penyamaran dan risikan hendaklah ditandakan di tempat yang tidak mudah dilihat.
35
b. Setiap aset hendaklah ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran, Panduan menyediakan Nombor Siri Pendaftaran mengikut susunan saperti di bawah :
Kod Kementerian Kod Jabatan/Bahagian
ii
Berasaskan sistem fail yang = dikeluarkan oleh Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) = = (H) (I)
iii Kod Kumpulan Aset sama

ada: Harta Modal Inventori
iv Tahun Pembelian v Nombor Siri
= Diwujudkan secara berturutan

36
Contoh melabelkan aset Harta Modal adalah seperti di bawah:KPM / JPN Sek. Men. Keb. Dato Harun & Kod Harta Modal Tahun Pembelian Nombor Siri
KPM/JPNSEL/SMKDH153 / H / 07 / 1
37
Contoh melabelkan aset Inventori adalah seperti di bawah:KPM/JPN Sek. Men. Keb. Dato Harun & Kod Inventori Tahun Pembelian Nombor Siri
KPM/JPNSEL/SMKDH153 / I / 07 / 1-500
38
SINGKATAN NAMA BAGI SETIAP JPN

Jabatan Pelajaran Negeri Perlis Jabatan Pelajaran Negeri Kedah Jabatan Pelajaran Negeri Pulau Pinang Jabatan Pelajaran Negeri Perak Jabatan Pelajaran Negeri Selangor Jabatan Pelajaran Negeri Sembilan Jabatan Pelajaran Negeri Melaka Jabatan Pelajaran Negeri Johor Jabatan Pelajaran Negeri Pahang Jabatan Pelajaran Negeri Terengganu Jabatan Pelajaran Negeri Kelantan Jabatan Pelajaran Negeri Sabah Jabatan Pelajaran Negeri Sarawak Jabatan Pelajaran W/Persekutuan Labuan Jabatan Pelajaran W/Persekutuan Kuala LumpurJabatan Pelajaran W/Persekutuan Putrajaya -
JPNPEL JPNKD JPNPP JPNPER JPNSEL JPNS JPNMEL JPNJOH JPNPAH JPNTER JPNKEL JPNSAB JPNSAR JPNLB JPNKL JPNPJ
Pergerakan Aset Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori KEW.PA-6. Penyimpanan Daftar
a. KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci. b. Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci. c. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan Salinan disimpan dilokasi.
40
Senarai Aset di Lokasi

a. Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7 dalam 2 salinan. b. Satu salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu salinan lagi disimpan oleh Pegawai yang bertanggungjawab. c. Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi, atau pegawai bertanggungjawab.
41
LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
42
BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN OBJEKTIF
Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan :(a) Mengurangkan pembaziran; (b) Menjimatkan kos; (c) Mencapai jangka hayat; (d) Mencegah penyalahgunaan; dan (e) Mengelakkan kehilangan.
43
1. Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan berikut :-
(a) Bagi tujuan rasmi sahaja;

(b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/buku panduan pengguna; (c) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan; (d) Perlu direkodkan; dan (e) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset KEW.PA-9.
44
2.
Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal. Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.
3.
45
1. Aset Kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset. 2. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya. 3. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan, maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksima.
46
PEMATUHAN
Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.
47
PEMERIKSAAN
1. Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:(a) Fizikal; (b) Rekod; dan (c) Penempatan.
2. Tujuan pemeriksaan adalah untuk:(a) Mengetahui keadaan dan prestasinya; (b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini; dan (c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.
48
PEMERIKSAAN
3. Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurangkurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.
4. Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua Jabatan.
49
PEMERIKSAAN
5. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA- 11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada Pegawai Pengawal. 6. Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki mengemukakan KEW.PA- 12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. 7. Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.
50
BAB D PENYELENGGARAAN
51
Penyelenggaraan aset Kerajaan bertujuan:(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan; (b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat; (c) Meningkatkan keupayaan; (d) Mengurangkan kerosakan;
(e) Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan;

(f) Menjamin keselamatan pengguna; (g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan (h) Memelihara imej Kerajaan.
52
JENIS PENYELENGGARAAN
Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dan Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.
(b)
53
MANUAL PENYELENGGARAAN
Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.
54
PANDUAN PENYELENGGARAAN
Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan langkah-langkah berikut:(a) (b) (c) (d) (e) (f) Menyediakan senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan KEW.PA-13. Merancang penyelenggaraan Melaksanakan program penyelenggaraan Merekodkan penyelenggaraan Menilai program penyelenggaraan Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta
55
KEW.PA-1 BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN (Hendaklah diisi 2 salinan jika terdapat kerosakan/perselisihan) Nama Pembekal : Alamat Pembekal : No. Telefon : No. Faks :
Bil. AKED INTELEK (M) SDN.BHD No.3 Jalan Pos Langgar 05300 Langgar,Kedah.
..
Nota Hantar Nama Aset Dipesan PRINTER CANON 5 Kuantiti Diterima 4 Perselisihan 1 Perihal Kerosakan Catatan
No. 01. P404
Tarikh 20.8.2008
Tidak mencukupi
Pegawai Penerima Tandatangan: Nama: Jawatan: Tarikh:

CHE AMAT BIN HJ.DIN Guru ICT 20.8.2008
Ketua Jabatan Tandatangan: Nama: Jawatan: Tarikh:

AZHAR BIN HASSAN Guru Besar SKDL 20.8.2008
56
KPM/SMKDH153/H/08/1 KPM/JABATAN PELAJARAN SELANGOR SMKDH PERALATAN/KELENGKAPAN ICT KOMPUTER ACER MALAYSIA 6790234 RM 2789.00 06.02.2008 LQ02112203010 3 TAHUN E-TECH IT SDN.BHD.P.JAYA MONITOR 409870 KEYBOARD 542098 TETIKUS 78056 SPEAKER
BILIK PENGETUA 06.02.2008 AHMAD ABU
57
KPM/SMKDH153/I/08/1-50 KPM/JABATAN PELAJARAN SELANGOR SMKDH DAPUR PINGGAN MANGKOK ARCOROC 34 FRANCE 50 BIJI
RM 300.00 23.12.2008
QR 1347200
IDAMAN SURI PEKAN KUAH,LANGKAWI
50 1-50 BILIK GPK 1 23.12.2008
58
KEW.PA-4
SENARAI DAFTAR HARTA MODAL
BIL..
NOMBOR SIRI PENDAFTARAN
NAMA ASET
TARIKH PEROLEHAN
HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)
JUMLAH
59
60
KEW.PA-6
DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

Jenis Jenama dan Model No. Siri Pembuat No. Siri Pendaftaran Bil. Nama Peminjam
LAPTOP ACER Model 486 FT 345276 KPM/SMKDH153/H/08/1

Tarikh Dikeluarkan
02/12/2008
PEGAWAI PENGELUAR
Catatan
Ketika Dikeluarkan Tandatangan Peminjam Tandatangan Tarikh

02/12/08
Ketika Dipulangkan Tandatangan Tarikh

10/12/08
Jangka Dipulangkan
04/12/2008
01
Aziz Ibrahim
61
62
KEW.PA-8
LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI BAGI TAHUN KEMENTERIAN : _______________________________
BIL. 1. KEMENTERIAN/JABATAN DI BAWAHNYA SMK DATO HARUN 45500 TG.KARANG SELANGOR BILANGAN KEW.PA-2 50 JUMLAH NILAI HARTA MODAL (RM) 50,000.00 BILANGAN KEW.PA-3 200 JUMLAH NILAI INVENTORI (RM) 25,000.00
JUMLAH
50
50,000.00
200
25,000.00
.. Tandatangan Pegawai Pengawal Nama : __________________________ Jawatan : __________________________ Tarikh : __________________________ * laporan merangkumi semua aset alih yang dipegang sehingga tahun semasa.
63
64
KEW. PA-10
LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL

(diisi oleh Pegawai Pemeriksa) Kementerian/Jabatan : _____________________________
Bil No. Siri Pendaftaran SMKDH/BKL/ H/ 07/2 Jenis Harta Modal MESIN KIMPAL ARKA KFL-01 Lokasi Mengikut Rekod 1. Sebenar KFL-01 SMK DATO HARUN,TG.KARANG
Bahagian : __________________
Daftar (KEW. PA-2) Keadaan Harta Modal SEDANG DIGUNAKAN Catatan
KIMPALAN DAN FABRIKASI LOGAM
Lengkap Ya Tidak
Kemaskini Ya Tidak
BAIK DAN SELAMAT UNTUK DIGUNA
... (Tandatangan)
MAZLAN BIN IDRIS
. . (Tandatangan) . . (Nama Pegawai Pemeriksa 2) .. (Jawatan) . (Tarikh Pemeriksaan)

8.2.2007 KETUA PANITIA PKA ZAKARIA BIN ABDULLAH
(Nama Pegawai Pemeriksa 1)

KETUA BENGKEL PPU
Nota: Lokasi: Nyatakan lokasi harta modal mengikut rekod dan lokasi harta modal semasa pemeriksaan. Daftar: Tandakan pada yang berkenaan.
... (Jawatan)
8.2.2007
Keadaan Harta Modal : Nyatakan samada sedang digunakan atau tidak digunakan. Catatan: Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan
(Tarikh Pemeriksaan)
65
KEW. PA-11
LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

(diisi oleh Pegawai Pemeriksa)
Daftar Bil Jenis Inventori Lokasi Kuantiti Keadaan Inventori Catatan
Lengkap
Ya Tidak
Kemaskini
Ya Tidak
Mengikut Rekod
Sebenar
Mengikut Rekod
Sebenar
1.
PORTABLE HAND GRINDER
KFL-02
KFL-02
SEDANG DIGUNA
1 UNIT DIPINJAM OLEH GURU TANPA DIREKOD
... (Tandatangan)
NAZRI BIN ANUAR
. . (Tandatangan) . . (Nama Pegawai Pemeriksa 2) .. (Jawatan) . (Tarikh Pemeriksaan)

10.11.2007 GURU PENOLONG (FIZIK) OSMAN BIN ISMAIL
Nota: Daftar: Tandakan pada yang berkenaan.
(Nama Pegawai Pemeriksa 1)

KETUA PANITIA PKM
Lokasi: Nyatakan lokasi inventori mengikut rekod dan lokasi inventori semasa pemeriksaan. Keadaan Inventori : Nyatakan samada sedang digunakan atau tidak digunakan. Catatan: Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan
... (Jawatan)
10.11.2007
(Tarikh Pemeriksaan)
66
67
KEW.PA-12
SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

2008 Tahun ............................... : SMK DATO HARUN,TG.KARANG,SELANGOR
Kementerian
Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di

BENGKEL KIMPALAN DAN FABRIKASI LOGAM (Jabatan/ Bahagian/ PTJ)
Telah diperiksa pada
10.11.2008 (tarikh pemeriksaan)
Tandatangan Nama Pegawai Pengawal Tarikh
:......................................................................
JUSOH BIN HAMZAH :...................................................................... 14.12.2008 :......................................................................
Cop Kementerian/Jabatan : SMK DATO HARUN,TG.KARANG
KEW. PA-13
SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YANG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN (diisi oleh Pegawai Aset) Kementerian : Jabatan/Bahagian :
Bil No. Siiri Pendaftaran Aset Jenis/Jenama/Model Lokasi Aset Catatan
69
KEW. PA-13 SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YANG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN

(diisi oleh Pegawai Aset)
Kementerian :
SMK DATO HARUN,TG.KARANG KIMPALAN DAN FABRIKASI LOGAM

Jenis/Jenama/ Model MESIN KIMPAL ARKA/MILLER/ DIALARC 240 AC/DC Lokasi Aset KFL-01 Catatan
TIDAK BERFUNGSI DAN TIADA BEKALAN
Jabatan/Bahagian :
Bil. 1.
No.Siri Pendaftaran Aset SMKDH/BKL/H/07/2
KEW.PA-14
DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL

(diisi oleh Pegawai Aset)
Sub Kategori : MESIN Jenis

(a) Tarikh 12.7.07 : MESIN KIMPAL ARKA (b) Butir- Butir Kerja TUKAR FIUS DAN REOSTAT (c) No.Kontrak/Pesanan Kerajaan dan Tarikh C 20365; 8.7.2007
No.Siri Pendaftaran Lokasi

(d) Nama Syarikat /Jabatan Yang Menyelenggara RIANG ENTERPERISE (e) Kos (RM)
KPM/SMKDH153/BKL/H/07/2
: KFL-01
(f) Nama dan Tandatangan
ZULKARNAIN BIN JUSOH
RM 345.00
Nota
a) b) c)
Tarikh Pembaikan/penyelenggaraan yang telah dilakukan bagi harta modal berkenaan. Butir-butir kerja Keterangan mengenai kerja-kerja pembaikan termasuk alat ganti yang dibeli No. Kontrak / No. Pesanan Rasmi Kerajaan beserta tarikh No. Rujukan Pesanan Kerajaan/ No. Kontrak beserta tarikh
d)
e) f)
Nama Syarikat/Jabatan yang menyelenggara Nama syarikat atau jabatan yang melaksanakan kerja-kerja penyelenggara.
Kos Kos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali Nama dan Tandatangan Pegawai Aset/Pegawai Pengangkutan hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir-butir penyelenggaraan tersebut.
PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2009
TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN (TPS)
TUJUAN PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2009
Memperkemas dan memantapkan Peraturan Pengurusan Stor Kerajaan Meliputi:Bab A Bab B Bab C Bab D Bab E Bab F Bab G Bab H Penerimaan Merekod Stok Penyimpanan Pengeluaran Pemeriksaan Keselamatan dan Kebersihan Pelupusan Kehilangan Dan Hapus Kira
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

(a) Memastikan Organisasi Stor di bawah kawalan Bahagian/ Seksyen/Unit Pengurusan Aset Kem/Jab/PTJ. (b) Menentukan Pegawai khusus melaksanakan pengurusan Stor Pusat Dan Stor Utama. Bagi Stor Unit berasaskan bebanan tugas dan pegangan stok. (c) Memastikan lokasi Stor di tempat yang selamat, mudah pengendalian, senang berurusan dan mesra pelanggan. (d) Memastikan : (i) Kajian keperluan menyimpan stok dilakukan (ii) Stor tidak dijadikan tempat menghabiskan peruntukan dengan pembelian barang sehingga simpanan stok berlebihan.
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

e) Meluluskan Pindahan Stok selepas pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi di bawah kawalan Kem/Jab/PTJ yang sama. Memberi kelulusan penyimpanan Stok maksimum melebihi 12 bulan bagi barang import. Memastikan laporan prestasi pengurusan stor dibincangkan dalam mesyuarat JKPAK dan JPKA. Meluluskan hapus kira kekurangan stok Mengemukakan Laporan Tahunan berikut ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya : (i) Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) (ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14) (iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15) (iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16) (v) Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20) (vi) Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22)
f)
g) h) i)
TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN
Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan Pengurusan Stor diuruskan mengikut tatacara seperti berikutnya; (a) Menyediakan Laporan Kedudukan Stok. (b) Mengemukakan Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor kepada JKPAK. (c) Meluluskan Pelarasan Stok di Penyata Pelarasan Stok (d) Mengesyorkan Pindahan Stok yang tidak diperlukan selepas pengiraan/pemeriksaan/verifikasi di bawah kawalan Kem/Jab/PTJ. (e) Melantik pegawai-pegawai untuk Pemeriksaan Stok. (f) Melantik pegawai pemeriksa pelupusan Stok Bernilai Rendah. (g) Memberi perhatian keselamatan dan kebersihan stor.
TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN/JABATAN

Unit Pengurusan Aset bertanggungjawab menguruskan Stor seperti berikut: (a)Menyelaras Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor Kem/Jab/PTJ untuk dibentangkan di mesyuarat JKPAK/JPKA setiap 3 bulan sekali. (b)Menguruskan pelupusan Stok. (c) Mengurus kehilangan dan hapus kira stok. (d)Mengurus pelantikan Pemverifikasi Stor. (e)Menyelaras penyediaan laporan tahunan daripada Kem/Jab/PTJ untuk dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya; (i) Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) (ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14) (iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15) (iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16) (v) Lapopran Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20) (vi) Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22)
PENGUATKUASAAN
Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/ Jabatan berkuatkuasa mulai 20 Februari 2009.
Semua Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan dan Unit Pengurusan Aset hendaklah memastikan setiap Kementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskan Tatacara Pengurusan Stor (TPS) mengikut PP 5/2009 melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.
PEMBATALAN
Peraturan berkaitan pengurusan stor yang terkandung dalam Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS), Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) Bil. 12 Tahun 1995 dan yang lain jika ada adalah dibatalkan
PEMAKAIAN
Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, Pekeliling ini dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Negeri, Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan.
KANDUNGAN TPS
PENDAHULUAN
BAB H KEHILANGAN & HAPUS KIRA BAB A PENERIMAAN
BAB G PELUPUSAN
TPS
BAB B MEREKOD STOK
BAB F KESELAMATAN/ KEBERSIHAN BAB E PEMERIKSAAN
BAB C PENYIMPANAN
BAB D PENGELUARAN
DEFINISI STOR
Tempat untuk melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.
DEFINISI STOK
Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk; Bekalan Pejabat/Ubat-Ubatan/Alat Ganti/ Keselamatan/Makmal/Bengkel/Dapur/ Sukan/Pertanian/Latihan/Penyiaran/ Domestik/Dokumen atau Buku Yang Dikawal dan sebagainya
KATEGORI STOR
STOR PUSAT
STOR UTAMA
STOR UNIT
STOR PUSAT
Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang kepada pelanggan melalui rangkaian stor peringkat negeri/daerah/bahagian/cawangan/unit. Antara contoh Stor Pusat adalah Depoh Bekalan Pusat Kementerian Pertahanan dan Stor Material Spesifik (SMS) PDRM.
STOR UTAMA
Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang untuk keperluan pelanggan-pelanggan peringkat negeri/daerah/bahagian/cawangan dan agensi. Antara contoh Stor Utama adalah Stor Jabatan Kerja Raya Jabatan Pertanian, Jabatan Pengairan dan Saliran, Jabatan Bomba dan Penyelamat, Hospital dan Stor Utama Bekalan Pejabat Kementerian/Jabatan.
STOR UNIT
Stor yang menyimpan dan membekal barang untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir. Antara contoh Stor Unit adalah stor pejabat, cawangan, bahagian, bengkel, wad, makmal, dapur, dispensari, domestik, sekolah dan unit-unit kecil lain seumpamanya.
OPERASI KATEGORI STOR

STOR PUSAT
STOR UTAMA
STOR UTAMA
STOR UTAMA
Stor Unit
Stor Unit
Stor Unit
Stor Unit
Stor Unit
Stor Unit
Pelanggan
Pelanggan
Pelanggan
Pelanggan
Pelanggan
Pelanggan
*STOR PUSAT SMS (PDRM) Ibupejabat/Kontinjen/IPD - Pelanggan
OBJEKTIF PENGURUSAN STOR

Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan:
(a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan (b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.
FUNGSI STOR
Fungsi Stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan melaksanakan tugas-tugas berikut;
(a) Menerima, mengesah dan memperaku barang yang dipesan daripada pembekal (b) Menyimpan stok di lokasi yang ditetapkan dengan mengambilkira ruang secara optimum (c) Menjaga, menyelenggara stok (d) Mengeluarkan stok (e) Menyelenggara rekod setiap transaksi keluar masuk stok tepat, teratur dan kemaskini
FUNGSI STOR
(f) Merancang, mengurus penokokan stok mengikut paras yang ditetapkan. (g) Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok. (h) Memeriksa, mengesan dan mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan berlakunya stok usang, rosak, luput tempoh, perselisihan dan tidak bergerak. (i) Menyediakan sistem kawalan keselamatan, kebakaran dan penyelenggaraan kebersihan stor. (j) Menguruskan tindakan pelupusan ke atas stok. (k) Menguruskan tindakan hapus kira stok yang hilang.
PENGURUSAN ORGANISASI STOR
Organisasi Stor mempunyai 4 bahagian utama iaitu: (a) (b) (c) (d) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun Bahagian Terimaan Bahagian Simpanan Bahagian Bungkusan dan Penghantaran
ORGANISASI STOR
Bekalan,Kawalan,Akaun
Terimaan
Simpanan
Bungkusan & Penghantaran
Perbekalan Merancang, mengurus bekalan stok Kawalan Stok Menyelia, menyemak mengurus laporan Akaun Mengurus akaun Pengkalan Data Mengawalselia
Menerima Memeriksa Mengesahkan Merekod Barang-barang
Mengendali Menyimpan Mengeluar
Membungkus Menghantar
ORGANISASI STOR
(A) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun
- Merancang, mengurus bekalan stok - Menyedia, mengemaskini Katalog/Kod Barang, menyemak Borang Pesanan Pengeluaran Barang, menentukan kuantiti, merekod, menguruskan pemeriksaan, pelupusan, kehilangan dan menyedia laporan tahunan - Bertanggungjawab menguruskan akaun - Bertanggungjawab mengawal selia data
ORGANISASI STOR
(B) Bahagian Terimaan Bertanggungjawab menerima, memeriksa dan mengesahkan barang yang diterima daripada pembekal dengan memastikan mematuhi peraturan penerimaan sebelum mengesahkan penerimaan. (C) Bahagian Simpanan Bertanggungjawab mengendali, menyelenggara, merekod, mengira stok, memastikan keselamatan serta kebersihan stor. (D) Bahagian Bungkusan Dan Pengeluaran Bertanggungjawab membungkus dan menghantar kepada pelanggan dengan mematuhi tatacara.
PENGURUSAN KAWALAN STOK

Pengurusan Kawalan Stok bertujuan memastikan stok dapat disediakan kepada pelanggan pada setiap masa.
Kawalan Stok dapat mengelakkan pembaziran seperti stok berlebihan, kos memesan, harga pembelian, modal terlibat, ruang simpanan dapat dielakkan. Pengurusan Kawalan Stok dapat memberi faedah seperti Ketiadaan stok, keperluan dapat dipenuhi, penggunaan Modal yang ekonomik, menumpukan kepada stok yang Tinggi pengeluarannya, mengelakkan stok usang/tidak Bergerak/luput/rosak dan jimat ruang simpanan.

Pengurusan Kawalan Stok hendaklah melaksanakan perkara-perkara berikut:
1. 2. 3. 4. Katalog Memberi Kumpulan Stok Paras Stok Prestasi Stor

1. KATALOG
Bermaksud senarai barang standard dalam Stor Pusat dan Stor Utama yang mengandungi maklumat seperti nombor kod, perihal barang, unit pengukuran dan harga. Bagi Stor Unit hendaklah menyediakan satu senarai barang-barang yang terdapat dalam pegangannya.

KATALOG
a. Katalog hendaklah di sediakan oleh Stor Pusat/Utama untuk; - diedarkan kepada pemesan - menstandardkan barang supaya bilangan penjenisan yang serupa dapat dikurangkan
b. Mewujudkan barang baru sebagai Barang Standard hendaklah mendapat kelulusan Pegawai Katalog/Stor; - Permohonan menggunakan borang Tambahan BarangBarang Standard (KEW.PS-6) - Tiada barang pengganti yang memuaskan dalam stok - Barang baru lebih ekonomik - Barang tersebut kerap digunakan dalam jangkamasa lama

KATALOG
- Penggunaan KEW.PS-6 hendaklah dalam 3 salinan iaitu salinan asal dan kedua dikemukakan kepada BBKA dan salinan ketiga disimpan. - Pegawai di BBKA hendaklah membuat keputusan samada; . menjadikan barang tersebut barang standard; atau . memesan dan membeli untuk permintaan itu; atau . menggunakan barang lain dalam katalog sebagai barang pengganti; atau . Menolak dan memulangkan permohonan.

KATALOG
c. Barang yang hendak dikeluarkan dari Katalog hendaklah mematuhi perkara berikut; - pembelian barang yang hampir serupa/seakan dihentikan dan dikeluarkan dari Katalog. - kelulusan Pegawai Melulus diperolehi sebelum stok lama dikeluarkan dari Katalog dengan baki dihabiskan dan menokok stok tidak dilakukan. - stok yang kadar pusingan rendah tetapi bernilai tinggi hendaklah dikeluarkan dari Katalog. - Barang-barang yang dibeli untuk projek khas/ pembangunan tidak perlu dimasukkan dalam Katalog.
KEW.PS-6 TAMBAHAN BARANG-BARANG STANDARD

(Tatacara Pengurusan Stor 18) (diisi dalam 3 salinan) No. Rujukan: ... 1 2 3 4 5 6 Perihal barang: Kegunaan: Tarikh mula diguna: Tempoh penggunaan: Tamat tempoh penggunaan: Jika barang-barang yang dicadang bertujuan menggantikan stok sedia ada, nyatakan perihal stok tersebut: 7 Nama pembuat/ agen / pembekal: 8 Harga seunit/Unit pengukuran:
(Tandatangan Pemohon) Nama: Jawatan: Jabatan: Tarikh:
(Tandatangan Ketua Jabatan) Nama: Jawatan: Jabatan: Tarikh:
. Kepada Pegawai Melulus (Seksyen Kawalan Stok): Permohon Jika tidak
(Pegawai Katalog/Stor) Keputusan: Permohonan diluluskan/tidak diluluskan Jika tidak lulus nyatakan sebab
(Ketua Seksyen Kawalan Stok) Nama Jawatan Jabatan

MEMBERI KUMPULAN STOK
(a) Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah menentukan Kumpulan barang-barang standard seperti berikut; (i) Kumpulan A mengandungi 30% daripada stok yang disimpan mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi (ii) Kumpulan B mengandungi 70% bakinya

(b) Menentukan Kumpulan A dan B kepada stok adalah seperti berikut; (i) Stok disenaraikan mengikut seksyen (seperti Alat Tulis, elektrik, bahan kimia, ubat dan lain-lain) dan butiran maklumat stok dilengkapkan dalam borang Penentuan Kumpulan Stok (KEW.PS-7). (ii) Stok hendaklah disenaraikan mengikut pembelian bagi tempoh 2 tahun lepas. (iii) Senaraikan 30% (Kumpulan A) dan 70% (Kumpulan B)

(iv) Kajian semula Kumpulan A/B pada awal tahun sekiranya ada pertambahan atau berkurangan, Pegawai Stor hendaklah menentukan kumpulan baru stok berkenaan. (v) Pegawai Stor hendaklah memberi tumpuan kepada barang-barang dalam Kumpulan A bagi tujuan untuk mengurangkan stok bernilai tinggi disimpan berlebihan.

PARAS STOK
(a) Paras Stok bermaksud jumlah stok yang perlu disimpan pada satu-satu masa seperti berikut;
(i) Paras Stok Maksimum - kuantiti tertingi (ii) Paras Menokok Stok - kuantiti yang boleh memesan baru (iii) Paras Stok Minimum - kuantiti terrendah disimpan

PARAS STOK
(b) Menentu paras stok hendaklah dikira kadar penggunaan bulanan dengan mengambil purata pengeluaran 12 bulan sebelum membuat pesanan baru. (c) Paras Stok barang yang dibeli dipasaran tempatan atau diperolehi dari Stor Pusat hendaklah diserahkan tidak lebih 1 bulan. Stok boleh disimpan dalam masa berikut; - Kuantiti Stok Maksimum 3 bulan penggunaan - Angka Menokok Stok 2 bulan penggunaan - Kuantiti Stok Minimum 1 bulan penggunaan

PARAS STOK
(c) Sekiranya tempoh serahan melebihi 1 bulan, Pegawai Stor boleh menentukan tempoh yang sesuai untuk meminda paras stok. (d) Stok Item Kritikal tidak perlu ditetapkan paras seperti vaksin, ubat, dan lain-lain.
(e) Barang Diimport paras stok adalah mengikut budi bicara Ketua Jabatan dengan tidak melebihi 12 bulan kecuali mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.

PARAS STOK
(f) Kajian Semula Paras Stok;

(i) apabila berlaku perubahan tempoh serahan untuk mengelakkan kehabisan stok; (ii) stok yang dikeluarkan kurang dari 4 kadar pusingan; (iii) membuat pesanan baru; atau (iv) berlaku kecemasan/darurat dimana stok perlu disimpan berlebihan sekiranya keadaan pulih paras stok hendaklah mengikut paras yang ditetapkan. (g) Barang yang mahal dan boleh dibeli dipasaran tempatan tidak perlu distok

PARAS STOK
(h) Pemesanan pertama kali bagi barang baru hendaklah dibuat sekadar keperluan sahaja.
(i) Paras Stok di Stor Pusat hendaklah berdasarkan pengeluaran sekurangnya 12 bulan terakhir dan atas anggaran keperluan masa depan. Paras stok dikawal rapi supaya tidak kehabisan stok.

PRESTASI STOR
(a) Prestasi Stor diukur melalui; (i) Kadar Pusingan Stok - dibuat pengiraan setiap suku tahun mengikut nilai. - Stor Pusat/Utama perlu mencapai sekurang-kurangnya 4 kadar pusingan. - Stor yang baik adalah yang dapat mencapat kadar pusingan tertinggi. - Stok yang aktif adalah yang mengeluarkan 4 kadar pusingan ke atas dalam setahun manakala kurang 4 kadar pusingan adalah stok tidak aktif.

PRESTASI STOR
- Stok Tidak Aktif hendaklah dikaji semula supaya tidak menjadi usang dan tidak bergerak. Stok Usang/Tidak Bergerak adalah yang tidak dikeluarkan selepas 2 tahun selepas penerimaannya. - Stok yang dibeli untuk projek pembangunan atau projek khas tidak perlu diambilkira semasa penyediaan kadar pusingan stok.

PRESTASI STOR
(b) Paras Simpanan Stor yang menyimpan stok tidak melebihi paras ditetapkan kecuali kecemasan atau darurat. (c) Paras Perkhidmatan Stor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah Stor yang mencapai perkhidmatan terbaik.
LAPORAN KEDUDUKAN STOK

Laporan Kedudukan Stok hendaklah disediakan di Stor Pusat dan Stor Utama.
Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) setiap suku tahun. Mengemukakan kepada Unit Pengurusan Aset Kem/Jab/PTJ untuk dilaporkan ke JKPAK dan JPKA. Pegawai Pengawal hendaklah menandatangani KEW.PS-13 yang lengkap dan mengemukakan kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
BAB A PENERIMAAN
BAB A - PENERIMAAN
Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab oleh Ketua Jabatan untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi. Pegawai Bertauliah ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.
BAB A - PENERIMAAN
Objektif Penerimaan: (a) Memastikan setiap barang stor diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan. (b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan. (c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.
PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL

(a) (b) (c) Semua barang-barang hendaklah diterima melalui Stor Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi. Pemeriksaan dan pengesahan teknikal hendaklah dilakukan pegawai Kerajaan yang berkelayakan bersama Pegawai Stor bila perlu.

(d) Langkah-langkah yang perlu diambil semasa menerima barang:
- memastikan barang diterima secara fizikal beserta dokumen.

- semak butiran dalam dokumen
(LO, Inbois, Dokumen Kontrak Kad Jaminan, Nota Pembungkusan, Perakuan Kualiti, Surat Jaminan dan )

- memastikan barang diterima diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta oleh Pegawai Penerima dan disaksikan oleh pegawai lain sebelum disahkan penerimaan.
- mengesahkan kuantiti sebenar diterima di atas pesanan rasmi, sistem elektronik atau apa-apa dokumen bagi tujuan pembayaran
Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat atau dicop Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji.

(e) Penerimaan barang dari pembekal hendaklah menggunakan Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1)
(f)
(g)
Borang Kew.PA-1 disediakan oleh Pegawai Penerima dan diperakukan Pegawai Pengesah.
KEW.PS-1 disediakan 3 salinan oleh Stor Pusat atau Stor Utama. 1 salinan kepada BBKA untuk direkodkan dalam Kad Kawalan Stok, 1 salinan ke Bhg Simpanan untuk direkodkan di Kad Petak dan 1 salinan ke Bhg Terimaan untuk rujukan.
(h)
Bagi Stor Unit, penerimaan barang daripada pembekal direkodkan terus di Kad Petak. Borang Laporan Terimaan Barang (KEW.PS-2) hendaklah digunakan jika terdapat kerosakan, kurang, lebih dan tidak mematuhi spesifikasi
(i)

(j) Pegawai Penerima hendaklah menyemak Pesanan Rasmi serta Nota Hantaran daripada pembekal dan mencatat rujukan penerimaan. KEW.PS-2 disediakan 2 salinan dan ditandatangani oleh Pegawai Penerima. Salinan pertama dikemukakan kepada pembekal dan salinan kedua disimpan untuk rujukan Stor.
(k)

PENGUJIAN KUALITI
Kualiti barang diterima hendaklah mematuhi; (a) Pengesahan kualiti oleh pengilang/pembekal. (b) Sampel dihantar untuk diuji. (c) Barang tidak mematuhi kualiti dikembalikan. (d) Menuntut penggantian semula mengikut terma kontrak.
PENERIMAAN DI LUAR KAWASAN STOR
Dilaksana seperti berikut; (a) Ukuran dan keadaan fizikal barang tidak sesuai diserahkan di kawasan stor (b) Mengikut syarat penyerahan barang yang dipersetujui seperti ditapak projek
PENERIMAAN DARIPADA STOR PUSAT/UTAMA
Dilaksana seperti berikut; (a) Pegawai Penerima Stor Utama memastikan barang yang diterima dari Stor Pusat disertakan dengan Senarai Pembungkusan dan salinan Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok (b) Pegawai Penerima Stor Unit memastikan barang yang diterima dari Stor Pusat/Utama disertakan dengan Senarai Pembungkusan dan salinan Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok
PENERIMAAN DARIPADA STOR PUSAT/UTAMA
(c) Pegawai Penerima hendaklah menyemak dan mengesahkan barang yang diterima sama seperti yang dipesan (d) Sekiranya terdapat perselisihan, Pegawai Penerima hendaklah merujuk dengan Stor Pusat/Utama menggunakan Borang Penolakan Barang KEW.PS-2
BARANG YANG DIKEMBALIKAN OLEH STOR PENERIMA
Stor Pusat/Utama boleh menerima barang yang Dikembalikan oleh pemesan dengan mengambil Tindakan seperti berikut; (a) Direkodkan semula dalam Kad Kawalan Stok dan Kad Petak asal sebagai barang belum guna
(b) Bagi stok separa guna hendaklah direkod dalam borang yang disediakan sendiri oleh Stor bagi tujuan kawalan Keluar-Masuk
PELABELAN BARANG-BARANG DITERIMA
Pegawai Penerima di Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah melabelkan nombor kod dan nama barang kepada semua barang yang diterima atau bekasnya bagi memudahkan penyimpanan
PENERIMAAN BARANG IMPORT DI TEMPAT PENDARATAN
Pegawai Penerima memastikan; (a) Bungkusan barang tidak mempunyai tanda rosak atau terusik (b) Jika terdapat tanda maka hendaklah dibuka serta merta dihadapan agen/wakil penghantaran serta dibandingkan dengan butir-butir penghantaran
(c) Sekiranya berlaku kerosakan/kehilangan/tidak cukup bekal ke atas konsainan maka sijil/perakuan kerosakan hendaklah diperolehi daripada pembekal
PENERIMAAN BARANG MUDAH TERBAKAR/KIMIA
Pegawai Penerima memastikan; Semua barang-barang mudah terbakar atau bahan-bahan kimia hendaklah terus ke stor khas bahan mudah terbakar atau stor bahan kimia.
KEW.PS-2
BORANG LAPORAN TERIMAAN BARANG-BARANG

(Tatacara Pengurusan Stor 43) (Disediakan 2 salinan oleh Pegawai Penerima)
Nama dan Alamat Pembekal/Agen Penghantaran
No.dan Tarikh Pesanan Kerajaan
Butir-Butir Pengangkutan
Butir - Butir Bungkusan
No.Ruj.Penerimaan
Kuantiti No.Kod 12356999 12357000 12357001 Perihal Barang Dipesan kertas kajang kertas mahjong kertas floresen 12 10 22 Diterima 13 11 23 Kurang/Lebih 1 1 1 Ditolak 1 1 1 Lebih terima Lebih terima Lebih terima Sebab-Sebab Penolakan
Harga (RM) Seunit 1.20 1.00 2.00 Jumlah 144.00 10.00 44.00
Nama Penerima
Akaun Terima Pembekal / Agen Penghantaran

Disahkan barang-barang ini diterima untuk tindakan atas sebab-sebab berikut:
Nama Jawatan Tarikh Cop Jabatan Salinan 1 - Kepada Pembekal/Agen Penghantaran
Nama Tarikh
Kuantiti Ditolak Kuantiti Kurang Kuantiti lebih Salinan 2 - Untuk Simpanan Stor
Cop Syarikat
BAB B MEREKOD STOK
BAB B MEREKOD STOK

OBJEKTIF
JENIS-JENIS REKOD
REKOD KOMPONEN/ ALAT GANTI YANG BOLEH GUNA
MEREKOD STOK BUTIRAN MAKLUMAT
REKOD MELALUI SISTEM
PENEMPATAN KAD PETAK
TATACARA MEREKOD
Objektif Merekod Stok

Mengetahui kedudukan stok dalam simpanan
Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat
Membolehkan keadaan stok diketahui
Mengawal paras stok
MEREKOD STOK JENIS-JENIS REKOD Pegawai Stor hendaklah merekod stok menggunakan; (a) Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) - Untuk Stor Pusat dan Stor Utama - Berwarna Putih (b) Kad Petak (KEW.PS-4) - Untuk Stor Pusat, Utama dan Unit - Berwarna Hijau Semua Kad boleh dicetak sendiri dengan menggunakan format yang sama.
MEREKOD STOK BUTIRAN MAKLUMAT Kad Kawalan Stok (Bahagian A); - Mempunyai maklumat-maklumat mengenai stok - Maklumat mengenai pembelian/terimaan bagi setiap suku tahun - Maklumat mengenai keluaran setiap suku tahun - Maklumat mengenai terima/keluaran setiap tahun
Kad Kawalan Stok (Bahagian B);

- Mempunyai maklumat transaksi stok yang dikemaskini setiap masa
MEREKOD STOK PENEMPATAN KAD PETAK
Semua Kategori Stor hendaklah mempunyai Kad Petak Kad Petak hendaklah ditempatkan di dalam Stor bersama dengan Stok
Kad Petak bagi stok bahan kimia, mudah terbakar, sejuk Beku hendaklah disimpan di tempat yang berasingan
MEREKOD STOK TATACARA MEREKOD STOK Kad Kawalan Stok dan Kad Petak hendaklah digunakan Untuk merekod setiap satu item sahaja
No Kad (Kad Kawalan Stok/Petak) hendaklah berturutan

Penerimaan barang hendaklah direkodkan dengan pen dakwat merah dan pengeluaran dengan pen berwarna hitam atau biru di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak
MEREKOD STOK TATACARA MEREKOD STOK Satu senarai Daftar Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5) hendaklah disediakan apabila merekod stok
Pindaan atau pemadaman tidak dibenarkan. Sekiranya Ada pembetulan langkah berikut perlu di patuhi;
- angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan - angka betul ditulis dibahagian atas angka asal - pembetulan ditandatangani ringkas oleh Pegawai Stor
MEREKOD STOK PENGGUNAAN REKOD MELALUI SISTEM
Sistem merekod/melapor secara elektronik Hendaklah mematuhi peraturan seperti berikut; - format yang sama digunapakai - dikemaskini dan dicetak dari semasa ke semasa
MEREKOD STOK MEREKOD KOMPONEN/ALAT GANTI YANG MASIH BOLEH GUNA Komponen atau alat ganti yang diluluskan melalui proses pelupusan kaedah tukar ganti (cannibalize) hendaklah dimasukkan ke dalam stok untuk penempatan sementara sebelum dipasang kepada peralatan lain yang sama jenis atau kegunaannya.
Satu senarai berasingan hendaklah disediakan bagi tujuan rekod dalaman.
KEW.PS-4
No. Kad:
1 /2009
KAD PETAK
(Tatacara Pengurusan Stor 53)
Ruj. Kawalan Stok*: Perihal Stok: Kumpulan Stok:
Nombor Kod:
S 008
BUKU TUNAI KERAJAAN 100MS A

Lokasi Stok:
Pejabat
Kuantiti Terima Keluar Baki
Bil.
Tarikh
No. Ruj. BTB atau No.Ruj. BPPS
Tandatangan Pegawai Stor
01/01/09
1. 2. 3.
Baki dibawa kehadapan
10 5 9 1
02/01/09 02/01/09 03/02/09 123 4
5 8
Baki dipindahkan ke hadapan
Nota: * Diisi oleh Stor Pusat/Utama sahaja BTB Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1) BPPS Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10/KEW.PS-11)
KEW.PS-5
SENARAI DAFTAR KAD KAWALAN STOK
(Tatacara Pengurusan Stor 61)
Bil. 12345678910111213-
No.Kad
No.Kod
Perihal Stok
Tandatangan Pegawai Stor Dan Tarikh
1/2009 2/2009 3/2009 4/2009 5/2009 6/2009 7/2009 8/2009 9/2009 10/2009 11/2009 12/2009 13/2009
S S S S S S S S S S S S S
008 009 010 011 012 013 014 015 019 017 018 022 023
Buku Tunai Kerajaan 100ms Buku Tunai SUWA Buku Subsidiari Kerajaan Buku Subsidiari SUWA Resit Murid Baucar PWR Baucar 304 Kew.8 Daftar Stok Buku Pesanan Buku Pesanan Kertas Minit Baldi Buku Tunai Kerajaan 50ms
BAB C PENYIMPANAN
PENYIMPANAN OBJEKTIF PENYIMPANAN
Stor hendaklah mengamalkan konsep 5s (sisih, susun, sapu, seragam, sentiasa amal) Amalan ini hendaklah dilaksanakan secara terus menerus supaya stok tidak mudah rosak, senang dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum.
PENYIMPANAN SUSUN ATUR
Ruang Stor digunakan sepenuhnya dengan mengutamakan faktor keselamatan, kemudahan pengeluaran dan kekemasan stor Susun atur stor yang sistematik dan praktik dapat membolehkan aktiviti stor berjalan lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa
PENYIMPANAN SUSUN ATUR
Susun atur perlu mengambilkira ruang bagi memudahkan pergerakan kakitangan dan juga alat-alat pengendalian barang (MHE) Rak-rak yang sesuai atau boleh ubahsuai digunakan bagi penyimpanan stok mengikut jenis seperti bertingkat, berbaris, berpetak supaya teratur dan kemas Penyimpanan stok di rak paling atas hendaklah mempunyai jarak 50cm daripada siling
PENYIMPANAN LOKASI DAN LETAKAN STOK
Lokasi stok diwujudkan bagi tujuan memudahkan penyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan dengan mematuhi perkara berikut; (a) Carta Lokasi perlu disediakan/dikemaskini (b) Lokasi stok hendaklah direkodkan pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak
PENYIMPANAN LOKASI DAN LETAKAN STOK Stor hendaklah mengamalkan Letakan Stok Tetap Stor juga boleh mengamalkan Letakan Stok Sementara dalam keadaan berikut; (a) Stok yang akan dikeluarkan terus kepada pemesan (b) Stok baru diterima, belum disusun (c) Ruang yang terhad sebab kuantiti, ukuran dan berat Letakan stok sementara hendaklah diberi tanda pengenalan, perihal stok bagi tujuan memudahkan penyimpanan dan pengeluaran
PENYIMPANAN PENYIMPANAN STOK
1. Menyusun dengan memudahkan kerja-kerja Pengeluaran secara (Masuk-Dahulu-KeluarDahulu) MDKD diberi keutamaan
2. Stok disimpan menggunakan ruang secara optimum 3. Menyusun dengan teratur dan tidak menghalang Pengendalian barang-barang, kerja-kerja kakitangan
4. Menyimpan ditempat yang sesuai dengan berdasarkan jenis stok; (a) Bilik berhawa dingin/peti sejuk untuk stok memerlukan suhu rendah (b) Ruang yang bersiling untuk mengurangkan suhu panas (c) Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi tujuan pengaliran udara
5. Penyimpanan stok bergantung kepada jenis dan ruang dengan mematuhi perkara berikut;
(a) Ruang stor dibahagikan kepada seksyen atau kumpulan barang (Alat Tulis/Alat Ganti) (b) Setiap seksyen atau kumpulan diberi tanda pengenalan susunan Abjad/Nombor (A-2B2) Sek A, Rak 2, Kotak B2 6. Stok hendaklah disimpan dengan cara berbeza berdasarkan jenis, kandungan dan fizikal
PENYIMPANAN STOK DALAM BEKAS ASAL
1. Stor hendaklah mengekalkan bekas asal seperti bungkusan/ Kotak/ Tin/ Peti/ dan memastikan label dapat dilihat 2. Setiap bekas asal hendaklah mempunyai kod dan rupa bentuk yang sama
PENYIMPANAN BARANG-BARANG MUDAH TERCERAI
Stok yang mudah tercerai hendaklah; (a) (b) Dimasukkan ke dalam bekas standard Disimpan mengikut bilangan/unit bagi memudahkan pengeluaran Barang tercerai yang tidak boleh dibungkus hendaklah disusun dengan kemas
(c)
PENYIMPANAN BARANG-BARANG BERHARGA DAN MENARIK
Stok berharga dan menarik hendaklah; 1. Disimpan ditempat selamat di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab 2. Mematuhi Arahan Keselamatan yang sedang berkuatkuasa 3. Mematuhi proses pengeluaran yang dilakukan sendiri oleh Pegawai Stor atau Pegawai Yang Diberi Kuasa
PENYIMPANAN BARANG-BARANG BERHARGA DAN MENARIK
Stok berharga dan menarik hendaklah; 4. Penyimpanan bahan larangan seperti dadah, racun dan bahan terlarang lain mesti mematuhi peraturan penyimpanan yang berkuatkuasa (Peraturan Dadah Berbahaya 1952, Racun 1952, Peraturan Bahan Psikotropik 1989) 5. Stok berunsur keselamatan dengan mematuhi Peraturan Keselamatan yang ditetapkan
PENYIMPANAN STOK YANG MUDAH TERJEJAS AKIBAT HAWA PANAS ATAU LEMBAB
Stor hendaklah mengamalkan; 1. Penyimpanan dalam tempat/bilik berhawa dingin atau peti sejuk yang suhunya boleh dikawal (bahan kimia/baja/racun dll)
2. Stok yang tidak tahan lembab disimpan dibilik kering atau nyah-lembapan (simen/kertas/alatan pejabat dll)
PENYIMPANAN STOK YANG TAHAN CUACA PANAS DAN HUJAN
Stor hendaklah mengamalkan; Penyimpanan stok ditempat yang luas atau tempat lapang yang berpagar Kebanyakan stok adalah bersaiz besar dan dalam Kuantiti yang banyak (Batu-bata, kayu, pasir, besi dll)
PENYIMPANAN STOK BARANG-BARANG BERAT
Penyimpanan dengan mematuhi perkara berikut; 1. Stok barang berat diutamakan di rak yang paling bawah 2. Susunan/Tindanan tidak terlalu tinggi iaitu; (a) senang dikendali dan mudah dikeluarkan sistem MDKD diamalkan (b) Peti/Kotak yang berat berada paling bawah (c) Barang-barang tersebut mudah dijilat api
Penyimpanan dengan mematuhi perkara berikut; (d) memudahkan pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi (e) susunan/lapisan paling selamat antara 2-3 meter, melainkan fork lift digunakan
3. Susunan atau tindanan hendaklah di selang-seli supaya kedudukan lebih kukuh
4. Landasan, belantan, palet digunakan bagi mengelak di antara satu atau lantai supaya dapat memberi ruang serta mengurangkan kerosakan kerana penindihan
5. Ruang antara tindanan hendaklah mempunyai lorong/laluan atau laluan bekerja
6. Ukuran palet yang sesuai digunakan untuk menindan stok/barang bagi mengelakkan pembaziran ruang 7. Penindanan stok hendaklah tidak tinggi dan tidak merbahaya kepada kakitangan
PENYIMPANAN STOK BERTARIKH LUPUT
Penyimpanan stok bertarikh luput seperti berikut;

1. Pegawai Stor hendaklah memberitahu pegawai pembeli supaya mengarahkan pembekal/pembuat melabelkan Tarikh Luput stok 2. Tarikh Luput hendaklah dicatat di kotak, bekas, bungkusan bertujuan memudahkan Pegawai Stor mengenalpasti dan memantau 3. Tag Biru dikepilkan pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak (Merah Jambu)
PENYIMPANAN STOK BERTARIKH LUPUT
4. Sistem MDKD hendaklah dilaksanakan 5. Label MDKD (KEW.PS-8) hendaklah dilekatkan dikotak/bekas, jika sistem MDKD tidak dapat dilaksanakan
6. Sistem MDKD tidak terpakai sekiranya terdapat yang masuk kemudian tetapi tarikh luputnya lebih awal daripada stok yang masuk dahulu
KEW .PS-8
LABEL MASUK - DAHULU - KELUAR DAHULU ( MDKDS )
( Tatacara Pengurusan Stor 105 ) PERIHAL STOK
SARDIN COP AYAM
NO.KOD
01/01
TARIKH DIBUAT
12/02/2009
NO.LOKASI STOK
TARIKH LUPUT
12/04/2010
NO.PEMBUAT / PENGENALAN
SCA 5745700
TARIKH DITERIMA
01/06/2009
PENYIMPANAN STOK BERTARIKH LUPUT 7. Satu senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-9) hendaklah disediakan sebelum tempoh 6 bulan tamat tarikh luput stok sebelum
8. Sekiranya tempoh 6 bulan tidak dihabiskan maka perlu mengambil tindakan; - mengemukakan satu senarai ke Stor Pusat/Utama supaya dapat ditawarkan kepada stor lain yg berminat - mengeluarkan bagi tujuan latihan/pembangunan dan pengembangan dan seumpamanya - memulangkan kepada pembekal mengikut syarat - melupuskan dengan mengikut peraturan pelupusan
KEW.PS-9 SENARAI STOK BERTARIKH LUPUT

( Tatacara Pengurusan Stor 107 )
Kementerian / Jabatan Kategori Stor Bulan
Bil. Perihal Stok
No.Kod
Lokasi Stok
Kuantiti Terimaan
Baki Stok Bagi 6 Bulan Sebelum tamat Tempoh Luput *( Kuantiti dan tarikh Kemaskini) 6 bulan 5 bulan 4 bulan 3 bulan 2 bulan 1 bulan
Catatan
* Dikemaskini kuantiti dan Tarikh oleh Pegawai Stor Dalam Bulan Yang Sama
PENYIMPANAN STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR
Melabel 1. Bekas bahan kimia dan mudah terbakar mesti diberi tanda pengenalan secukupnya 2. Tanda pengenalan hendaklah dilabel dengan terang dan tidak mudah padam
3. Pelabelan hendaklah dilabelkan dengan menunjukan jenis kandungan dan langkah keselamatan yang perlu dipatuhi 4. Bahan kimia yang berlainan jenis disimpan secara berasingan
Menyimpan 5. Semua bahan kimia dan mudah terbakar dalam bentuk cecair, gas, hablur, serbuk, mengkakis serta melecur hendaklah disimpan di stor yang berasingan lengkap dengan alat pencegah kebakaran dan bantuan kecemasan
6. Semua jenis asid atau cecair yang boleh terjejas wapnya hendaklah dielak daripada tersentuh disimpan ditempat selamat/dialas/mudah dilihat bertujuan mencegah tindakbalas
Menyimpan 7. Minyak petrol, diesel dalam kuantiti banyak disimpan jauh dari stor serta jika perlu di dalam tangki bawah tanah 8. Stok barang keselamatan (peluru, bahan letupan, dan seumpamanya perlu ditempatkan ditempat berasingan yang mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut arahan berkuatkuasa
Mengendali 9. Membuka, membungkus, mengangkut dan memunggah stok bahan kimia/mudah terbakar hendaklah dilakukan berhati-hati
10. Cecair mudah meruap hendaklah disimpan di dalam bekas bertutup rapat kerana mudah terbakar, tersejat, keras jika terdedah udara (astilin, hidrogen, nitrogen, spirit, petrol dll)
Mengendali 11. Bahan mudah terbakar disimpan di tempat yang

kering, mempunyai peredaran udara, jauh dari api atau air kerana mengeluarkan gas memabukkan/ mudah terbakar(kalsium karbid, berilium, kalsium fostat dll)
12. Bahan kimia seperti kalsium klorida, soda api, kuprum sulfat, ammonia klorida dll disimpan ditempat kering, peredaran udara, dingin kerana jika terkena air akan mengeluarkan bahang panas. Platform kayu digunakan untuk mengalas bekas tersebut.
Mengendali
13. Langkah berikut hendaklah dipatuhi; (a) Pakaian keselamatan digunakan (b) Bahan kimia mengeluarkan wap memabukan diuruskan di luar bangunan (c) Pengeluaran bahan dibenarkan dalam bekas asal yang belum dibuka. Sekiranya dibuka secara agihan hendaklah sesingkat mungkin (d) Mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh pengeluar/pembekal
14. Jika berlaku kebocoran bekas, tin atau tong yang boleh dikesan dari baunya maka pemeriksaan segera dilakukan dan bekas yang rosak/bocor hendaklah dikeluarkan dari stor dan dikembalikan kepada pembekal
PENYIMPANAN GAS MAMPAT DALAM TABUNG
Mengendali gas 1. Gas yang tersimpan dalam tabung hendaklah dikawal rapi kerana boleh membakar, memabukkan, mudah terbakar seperti oksigen hidrogen, nitrogen dll. 2. Tabung besi waja berisi gas disimpan ditempat dingin dan kering serta ditutup (Coir Jacket)
PENYIMPANAN GAS MAMPAT DALAM TABUNG
Mengendali 3. - dilindungi dari bahang panas - jauh dari minyak, api, bahan mudah terbakar - elakan dari terhempas atau pecah - injap tabung hendaklah ditutup 4. Tabung hendaklah dilekatkan pada dinding dan ditegakkan serta dikunci
PENERIMAAN DAN PENGELUARAN STOK MUDAH TERBAKAR DAN BAHAN KIMIA
1. Stok mudah terbakar/bahan kimia yang diterima hendaklah dihantar terus kepada stor bahan mudah terbakar untuk disimpan
2. Pengeluaran hendaklah dibuat oleh Pegawai Stor di tempat simpanannya sahaja
PENYIMPANAN PENYELENGGARAAN STOK
1. Stok perlu diselenggara dari masa ke masa bagi mengekalkan keadaan baik dan boleh guna dengan mematuhi perkara berikut; - menyapu minyak untuk elak karat - mengekalkan bungkusan asal - mengawal dari serangan serangga 2. Stok berciri keselamatan hendaklah mematuhi peraturan penyelenggaan yang berkuatkuasa
BAB C PENGELUARAN
PENGELUARAN KEBENARAN PENGELUARAN STOK
Pengeluaran stok di semua stor hendaklah mendapat kebenaran Pegawai Stor atau pegawai yang diberi kuasa oleh Ketua Jabatan
PENGELUARAN SISTEM MASUK DAHULU KELUAR DAHULU
Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem MDKD Dengan memastikan stok yang diterima dahulu dapat Dikeluarkan dahulu. Sistem yang cekap, teratur dapat mengelakkan; - pengeluaran tanpa kebenaran - pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti dipesan - stok yang lama disimpan tidak dikeluarkan
PENGELUARAN PEMESANAN STOK
1. Semua pesanan kepada Stor Pusat/Utama menggunakan Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10) dalam 5 salinan 2. Pemesan hendaklah mendaftarkan no pesanan dengan merujuk jumlah pesanan dibuat mengikut tahun dan mengisi alamat Stor Pusat/Utama di KEW.PS-10 3. Satu jenis stok boleh dipesan dengan menggunakan satu borang KEW.PS-10
4. 1 salinan disimpan Stor Pemesan, 4 salinan dikemukakan kepada Bahagian BBKA samada di Stor Pusat atau Stor Utama 5. BBKA hendaklah mengambil tindakan berikut; (a) mendaftarkan KEW.PS-10 dan memberi no pengeluaran merujuk permohonan ikut tahun (b) meluluskan kuantiti pengeluaran (c) merekod pengeluaran (Kad Kawalan Stok B)
6. 4 salinan KEW.PS-10 hendaklah dikemukakan oleh BBKA kepada Bhg Simpanan untuk kelulusan pengeluaran stok serta Bhg Simpanan merekod pengeluaran yang diluluskan dalam Kad Petak
5. Bahagian Simpanan mengemukakan setiap 1 salinan KEW.PS-10 seperti berikut ke;
(a) Bhg Bungkusan/Penghantaran (b) Stor Pemesan bersama stok (c) BBKA untuk tindakan pelarasan kewangan (d) Bhg Simpanan untuk tujuan rekod
PENGELUARAN PERMOHONAN STOK (STOR UNIT)
1. Semua pesanan kepada Stor Unit hendaklah mengguna Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11) 2. KEW.PS-11 disediakan pemohon dalam 2 salinan
3. 1 salinan kepada Stor Unit dan 1 disimpan oleh pemohon
PENGELUARAN PERMOHONAN STOK (STOR UNIT)
4. Stor Unit hendaklah mengambil tindakan ke atas KEW.PS-11 seperti berikut; (a) mendaftar KEW.PS-11 dengan memberi no permohonan (b) menentukan kuantiti pengeluaran (c) mendapatkan kelulusan pengeluaran (d) mencatat pengeluaran pada Kad Petak
KEW.PS-11
No.Permohonan :
B P S / 002
BORANG PERMOHONAN STOK

(Tatacara Pengurusan Stor 143) (Untuk Kegunaan di Stor Unit - diisi dalam 2 salinan)
Permohonan Bil. Perihal Stok Kuantiti Dipesan
Pegawai Pelulus Kuantiti Diluluskan Baki Kuantiti Dipesan Catatan
123456-
Stepler no 10 Kertas Warna Kuning 160grm Sugar Paper Bulu Tangkis Sea Lion 1130 Pensil HB Kad Manila
1 12 43 24 1 4
1 12 42 24 1 4
Kelulusan:
0 8 3 0 0 2
Permohonan diluluskan / Tidak diluluskan *
(Tandatangan Pemohon) Nama Jawatan Tarikh : : : Roslan
(Tandatangan Pegawai Pelulus) Nama Jawatan Tarikh : : :
*sila potong yang tidak berkenaan
Kemaskini Rekod :
Perakuan Penerimaan
(Tandatangan Pegawai Stor) Nama Jawatan Tarikh : : :
.. (Tandatangan Pegawai Pemohon) Nama Jawatan Tarikh : : : Roslan
PENGELUARAN PESANAN STOK YANG TIDAK DAPAT DIBEKALKAN
Sekiranya pesanan disahkan tidak dapat dibekalkan oleh Stor Pusat. Stor pemesan (Utama/Unit) hendaklah membuat perolehan dengan mengikut tatacara perolehan semasa yang berkuatkuasa
PENGELUARAN PENGELUARAN STOK
Stok hanya boleh dikeluarkan atas pesanan dengan kebenaran Pegawai Stor / Pegawai Pelulus yang diberi kuasa oleh Ketua Jabatan Pegawai Stor hendaklah menandatangani KEW.PS-10 dan KEW.PS-11 Stok yang dikeluarkan hendaklah mengikut kuantiti yang diluluskan
BAB D - PENGELUARAN PENGELUARAN BARANG GUNAHABIS
Barang Gunahabis adalah barang yang kerap guna atau mudah rosak atau mudah haus atau tidak ekonomi dikesan satu persatu atau aturan manual penggunaan yang dikeluarkan terus kepada pengguna
Dikeluarkan untuk bekalan; Pejabat/ makmal/ asrama/ latihan/ domestik/ bengkel/ Dapur/ pembedahan/ pertanian/ penyelidikan/ pameran/ keselamatan dan seumpamanya
BAB D - PENGELUARAN BARANG-BARANG GUNAHABIS
Seperti; Alat pengira/ pendrive/ gunting/ stapler/ alatan bengkel/ Jarum/ tabung uji/ parang/ pisau/ alatan pembedahan/ Alatan pemutar/ bahan pameran/ tali/ wayar/ cadar/ Kostum/ tuala/ gelas/ sudu/ garpu/ bakul sampah/ dan seumpamanya (Penggunaan stok/barang gunahabis diguna berulang kali atau sekali guna bagi tujuan gunasama, walau bagaimanapun ianya adalah dikawal)
PENGELUARAN KAWALAN KELUAR-MASUK BARANG GUNAHABIS
1. Barang Gunahabis yang dikeluarkan bagi tujuan guna sama hendaklah disimpan semula setelah selesai penggunaannya 2. Borang Kawalan Keluar-Masuk barang gunahabis hendaklah disediakan sendiri oleh Kem/Jab/PTJ sebagai rekod penggunaan Sekiranya barang ini tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan maka hendaklah dijual secara sisa atau barang terpakai
PENGELUARAN JUALAN SISA STOK ATAU BARANG TERPAKAI
1. Sisa Stok atau barang terpakai yang mempunyai nilai jualan atau hasil daripada/ lebihan (pembelajaran, kajian, penyelidikan, latihan, penyelenggaraan, program-program pembangunan dan pemeran) hendaklah dijual setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan - lebihan kayu, besi, tanah, pasir dll hasil program iaitu kerusi, meja, alat elektrik dll
PENGELUARAN JUALAN SISA STOK ATAU BARANG TERPAKAI

2. Penjualan sisa barang terpakai hendaklah dilaksanakan seperti berikut; (a) barang terpakai yang berkuantiti kecil yang beratnya kurang daripada 1ribu kg (1000kg) boleh dijual secara jualan terus kepada mana-mana syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang membeli barang lusuh (perlu permit); atau (b) barang terpakai yang mempunyai permintaan tinggi dipasaran atau beratnya melebihi 1 ribu kg (1000kg) hendaklah mengikut Tatacara Pengurusan Aset yang berkuatkuasa atau arahan lain yang dikeluarkan dari semasa ke semasa 3. Hasil jualan hendaklah dikreditkan dalam Akaun Hasil Kerajaan
PENGELUARAN PRODUK YANG DIHASILKAN MELALUI STOK
1. Produk yang dihasilkan bagi tujuan program pembangunan, latihan, kajian dan penyelidikan, pengembangan dan seumpanya hendaklah direkod secara berasingan oleh Kem/Jab/PTJ. Seperti barang kraf tangan/ hiasan/ landskap/ pameran/ elektrik/ elektronik/ dll 2. Bagi produk yang tidak mematuhi standard piawai yang ditetapkan, tidak boleh didaftarkan sebagai aset kerajaan
PENGELUARAN PRODUK YANG DIHASILKAN MELALUI STOK
3. Semua produk dihasilkan melalui stok yang mempunyai nilai jualan hendaklah disenaraikan sebelum dijual. 4. Jualan terus boleh dilaksanakan dengan mendapat kelulusan daripada Ketua Jabatan dengan mengikut harga yang ditetapkan oleh Jabatan 5. Hasil jualan produk daripada stok dikreditkan ke Akaun Hasil Kerajaan
PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN PERATURAN
1. Bahagian Pembungkusan dan Penghantaran memastikan urusan pembungkusan/penghantaran dijalankan dengan teratur, cermat dan cekap supaya barang diterima pemesan dalam keadaan sempurna
2. Barang yang diterima untuk pembungkusan dan penghantaran hendaklah disemak, diperiksa dan dipastikan sama dicatat pada KEW.PS-10
PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN PERATURAN
3. Pegawai Bertanggungjawab hendaklah menurunkan tandatangan dan tarikh pada KEW.PS-10 4. Pembungkusan stok hendaklah mematuhi tatacara pembungkusan yang bersesuaian
PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN TATACARA PEMBUNGKUSAN
1. Barang hendaklah dibungkus dengan cermat, kemas dan betul bagi mengelakkan kerosakan dan kecurian semasa penghantaran 2. Barang mudah pecah dibungkus dengan teliti dan simbol/perkataan mudah pecah/fragile dengan dakwat merah ditanda diluar bungkusan
3. Kotak atau peti hendaklah diikat rapi menggunakan mesin pengikat atau cara lain yang bersesuaian
4. Barang-barang kecil dan tercerai hendaklah menggunakan bekas standard dan diberi pelekat/ tanda bagi memudahkan pengendalian
5. Barang keselamatan (peluru, bahan letupan, senjata peralatan persenjataan dll) perlu mengikut peraturan keselamatan ATM/PDRM yang berkuatkuasa
6. Berat dan ukuran sebenar bungkusan hendaklah dicatat diluar kotak bagi tujuan memudahkan pengendalian. Pegawai bertanggungjawab hendaklah mengutamakan faktor berikut; (a) Cara pengangkutan had berlainan bagi (keretapi-gerabak/ kapal-dek/ pos-bungkusan dan pengangkutan lain (b) Had yang dikenakan oleh syarikat pengangkutan
(c) jangkaan bilangan pertukaran pengendalian semasa bungkusan dalam perjalanan
(d) Destinasi; dan
(e) kemudahan pengendalian ditempat penghantaran dan penerimaan serta ditempat penukaran pengangkutan. Jika tenaga manusia digunakan beratnya antara 27-36 kilogram(kg)
7. Berat kasar dicatat diluar bungkusan. Bungkusan yang berat 1000kg ke atas hendaklah dicatat Muatan Berat serta dicatat berat sebenar pada bungkusan
PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN PENYEDIAAN SENARAI PEMBUNGKUSAN
1. Senarai Pembungkusan KEW.PS-12 hendaklah disediakan oleh Bahagian Bungkusan Dan Penghantaran dalam 3 salinan bagi tujuan berikut; (i) menyenaraikan barang di setiap bungkusan (ii) mencatat maklumat di borang KEW.PS-12 (iii) nota pembungkusan kepada pegawai pemesan; (iv) akaun penerimaan oleh pegawai pemesan
2. Nombor pemesanan/pengeluaran di KEW.PS-10 hendaklah dicatatkan di KEW.PS-12
3. KEW.PS-10 dan KEW.PS-12 hendaklah disertakan bersama barang yang dimasukkan ke dalam peti atau kotak atau seumpamanya dengan mengambil langkah berikut;
(a) dokumen tersebut hendaklah dimasukkan ke dalam sampul kalis air
(b) sampul berkenaan dilekatkan di bahagian dalam penutup peti atau kotak (c) satu (1) salinan Senarai Pembungkusan hendaklah dihantar terus kepada Pegawai Pemesan
PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN TANDA PENGENALAN BUNGKUSAN
1. Tanda pengenalan iaitu nombor rujukan, alamat pengirim/penerima hendaklah ditulis dengan terang dan dengan menggunakan dakwat hitam yang kalis air. Langkah berikut dipatuhi semasa menulis tanda pengenalan (a) huruf dan nombor yang digunakan hendaklah berukuran lebih kurang 5cm tinggi dan perkataan ringkas tidak digalakan
PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN TANDA PENGENALAN BUNGKUSAN
(b) peti, kotak, botol, pasu yang mudah pecah hendaklah ditanda dibahagian atas, tepi dan dikedua-dua belah tepinya (c) tanda pengenalan yang terdahulu pada bekas atau kotak yang digunakan semula hendaklah dipadam
PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN BARANG TANPA BERBUNGKUS
1. Bagi barang yang tidak boleh dibungkus tindakan berikut hendaklah diambil; (a) pelekat bersimbol/tag hendaklah dilekat atau di ikat pada sekurangnya 2 unit barang (b) barang diikat/dibalut menjadi satu hendaklah juga ditag/dipelekat; dan (c) jika karung digunakan, tag diikat di cepu karung
PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN ARAHAN KHAS PADA BUNGKUSAN
1. Bungkusan yang memerlukan perhatian khas semasa pengendalian, penyimpanan, penghantaran hendaklah dicatat/dilekat dengan tanda atau arahan yang mudah dilihat
2. Bungkusan yang mengandungi barang mudah arahan menggunakan simbol/ pelekat/ ditulis dengan warna putih di atas permukaan merah
PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN ARAHAN KHAS PADA BUNGKUSAN
3. Bungkusan barang-barang lain hendaklah menggunakan simbol/ pelekat/ ditulis dengan
warna merah di atas permukaan putih
PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN ARAHAN KHAS PADA PENGHANTARAN
1. Penghantaran barang seberapa boleh dan praktik hendaklah dalam bekas atau bungkusan asalnya seperti yang diterima daripada pembekal Bekas yang bertanda Musnah Selepas Ianya Dikosongkan jangan diguna semula Bekas yang dikenakan deposit hendaklah dipulang mengikut perjanjian
PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN ARAHAN KHAS PADA PENGHANTARAN
2. Pegawai Stor hendaklah menyelia kerja-kerja mengendali/ memunggah serta menyemak bungkusan dengan merujuk Senarai Pembungkusan KEW.PS-12 yang diterima/ dihantar oleh agen penghantaran/ pembekal
BAB E PEMERIKSAAN
PEMERIKSAAN PENDAHULUAN
1. Pemeriksaan hendaklah dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengenalpasti kelemahan yang menyebabkan stok rosak/ usang/ luput tempoh/ berlebihan/ berkurangan dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil
PEMERIKSAAN PENDAHULUAN
2. Pemeriksaan dilaksanakan kepada 3 jenis iaitu; (A) (B) (C) Pengiraan Stok Pemeriksaan Stok Verifikasi Stor
PEMERIKSAAN (A) PENGIRAAN STOK
1. Pengiraan Stok hendaklah dilaksanakan di semua stor iaitu Stor Pusat/ Stor Utama/ Stor Unit secara terus menerus sepanjang tahun
Pegawai Stor adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan Pengiraan Stok
PEMERIKSAAN PENGIRAAN STOK
2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan Pengiraan Stok mematuhi perkara berikut; (a) Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa tepat dengan rekod (b) Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak dan ditandatangi beserta tarikh oleh Pegawai Stor
PEMERIKSAAN (B) PEMERIKSAAN STOK
1. Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama 2. Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawaipegawai yang tidak terlibat dengan stor yang diperiksa
3. Pemeriksaan Stok yang dijalankan hendaklah mematuhi perkara-perkara berikut; (a) pemeriksaan sekali (1) setahun ke atas semua stok 100% mulai Oktober tahun semasa
(b) tiada sebarang transaksi dibenarkan semasa pemeriksaan kecuali dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa
(c) Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi Kad Kawalan Stok dan ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksa setelah pemeriksaan dilakukan
(d) Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor (KEW.PS-14)
(e) KEW.PS-14 tersebut hendaklah disimpan untuk disemak dan disahkan oleh Pegawai Pemverifikasi Stor (f) Mengambil tindakan ke atas laporan hasil pemeriksaan stok (bagi stok lebih/kurang yang ditemui dengan dilaksanakan oleh Pegawai Stor melalui Penyata Pelarasan Stok)
PEMERIKSAAN (C) VERIFIKASI STOR
1. Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas Pemeriksaan Stok oleh Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama 2. Verifikasi Stor dilaksanakan sekali (1) setahun sebelum berakhir pada 31 Disember setiap tahun
3. Tujuan Verifikasi Stor adalah seperti berikut; (a) mengesahkan ketepatan rekod/ stok secara 100% bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok (b) memastikan pelarasan stok diambil tindakan
(c) Memastikan stok lebih/ usang/ tidak boleh guna/ rosak/ tidak bergerak/ hampir luput tempoh diambil tindakan pelupusan
(d) Memastikan stok kurang/ susut disebabkan dipotong ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil tindakan hapus kira
(e) melengkapkan semua maklumat dan mengesahkan KEW.PS-14 (Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor)
(f) melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu organisasi stor, kawalan stok, penerimaan, merekod, penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/pemeriksaan/verifikasi, keselamatan/ kebersihan, pelupusan, kehilangan/hapus kira dan nilai stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15)
PEMERIKSAAN PELANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR
1. Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah/Timbalan Ketua Pengarah Jabatan adalah bertanggungjawab melantik pegawai-pegawai yang sesuai untuk menjalankan Verifikasi Stor
PEMERIKSAAN PELANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR
2. Tempoh Pelantikan Pemverifikasi Stor dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun
PEMERIKSAAN KEANGGOTAAN PEMVERIFIKASI STOR
1. Pemverifikasi stor hendaklah terdiri daripada; (a) sekurang-kurang 2 orang ahli
(b) pegawai tidak bertugas di stor yang diverifikasi

(c) pegawai mempunyai pengetahuan serta pengalaman dalam pengurusan stor (d) pegawai Kumpulan Pengurusan/Profesional serta Kumpulan Sokongan 1/ setaraf
PEMERIKSAAN TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR
1. Pemverifikasi stor hendaklah membuat lawatan ke Stor Pusat/Utama berasaskan kepada jadual/ program yang disediakan 2. Pemverifikasi stor henaklah menyemak semua Stok yang disenaraikan di KEW.PS-14 dan melengkapkan serta mengesahkan butiran maklumat seterusnya mengemukakan kepada Ketua Jabatan
PEMERIKSAAN TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR
3. Pemverifikasi stor hendaklah mengira dan merekod baki fizikal stok serta mengesahkan ketepatan rekod dengan Kad Kawalan Stok 4. Menentukan tiada transaksi semasa verifikasi dilaksanakan
5. Menyediakan KEW.PS-15 (Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor dan kemukakan kepada Ketua Jabatan
PEMERIKSAAN TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN
1. Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan ke atas syor pindahan, hapus kira dan pelarasan stok di KEW.PS-14 seperti berikut; (a) syor pindahan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan (b) syor pelupusan/ hapus kira dengan merujuk Bab G dan Bab H (c) syor pelarasan stok (kurang/lebih) sebab silap pengiraan diluluskan
PEMERIKSAAN TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN
2. Menyemak, mengesah, mengesyor penambahbaikan dan mengemuka KEW.PS-14/ KEW.PS-15 kepada Urusetia Pengurusan Aset bagi mendapat kelulusan Pegawai Pengawal 3. Mengambil tindakan ke atas syor Pegawai Pengawal di KEW.PS-15 4. Melaksanakan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa
PEMERIKSAAN PELARASAN STOK
1. Pegawai stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan stok berlebihan/berkurangan disebabkan silap pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi stor dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17 2. Ketua Jabatan hendaklah meluluskan Pelarasan Stok di KEW.PS-17
PEMERIKSAAN PELARASAN STOK
3. Pegawai stor hendaklah merekod teransaksi pelarasan stok di ruang Terima bagi stok lebih atau di ruang Keluar bagi stok kurang pada Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak serta ditandatangani.
PEMERIKSAAN TANGGUNGJAWAB URUSETIA PENGURUSAN ASET
1. Urusetia Pengurusan Aset hendaklah menyemak KEW.PS-14, KEW.PS-15 2. Menyediakan KEW.PS-16 untuk perakuan dan tandatangan Pegawai Pengawal
3. Mengemukakan KEW.PS-15 dan KEW.PS-16 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya
PEMERIKSAAN MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR
1. Apabila berlaku pertukaran Pegawai Stor tindakan berikut hendaklah diambil;
(a) menyedia Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 dalam tempoh 2 minggu dari tarikh ambil alih (b) membuat semakan di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak 100% bagi memastikan baki stok adalah sama
PEMERIKSAAN MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR
(c) Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 hendaklah disediakan dan ditandatangani pegawai berkenaan dengan disahkan oleh Ketua Jabatan (d) Pegawai stor yang mengambil alih tugas hendaklah melakukan pelarasan stok di para 198, jika terdapat stok lebih atau kurang
KEW.PS-18 PERAKUAN AMBIL ALIH

(Tatacara Pengurusan Stor 203) Kementerian/Jabatan: Kategori Stor: No. Kad Bil. Kawalan Stok Harga Seeunit (RM) Kad Kawalan Stok Kuantiti Nilai RM) Baki Fizikal Stok Kuantiti Nilai RM) Kuantiti Fizikal Stok Lebih Kurang Keadaan Stok (usang/rosak/tidak digunakan lagi/tidak aktif/liput tempoh/dll)
Perihal Stok
JUMLAH:
Tindakan pelarasan akan diambil seperti di perenggan 194 Tatacara Pengurusan Stor:
Disahkan Oleh:
......................................................
(Tandatangan Pegawai yang menyerah tugas stor)
Nama: Jawatan: Tarikh:
....................................................... (Tandatangan Pegawai yang mengambilalih stor) Nama: Jawatan: Tarikh:
................................................. (Tandatangan Ketua Jabatan) Nama: Jawatan: Tarikh: Cop Jabatan :
BAB F
KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN
KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN PERATURAN
1. Keselamatan dan Kebersihan Stor hendaklah sentiasa diberi perhatian oleh Ketua Jabatan dengan mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan 2. Stor hendaklah mempunyai sistem kawalan keselamatan yang sesuai dan berkesan dalam mengawal stor/stok terpelihara 3. Stor hendaklah dihindarkan bahaya banjir, bahang matahari dan ancaman makhluk perosak
4. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan ruang pejabat yang sesuai bagi Pegawai Stor dan lokasinya berhampiran dengan stor 5. Stor hendaklah mempunyai sistem peredaran udara seperti pemasangan alat penghawa dingin, exhaust fan atau kipas
6. Stor hendaklah digunakan untuk menyimpan stok barang-barang belum guna dan tidak dijadikan tempat penyimpanan barang rosak, usang dan sebagainya
7. Penyelenggaraan stor dan stok hendaklah dilaksanakan dari semasa ke semasa
KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN KAWALAN KESELAMATAN STOR
1. Bangunan stor seberapa boleh ditempatkan secara berasingan daripada bangunan lain untuk mewujudkan sistem keselamatan yang sempurna dan berkesan
KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN KAWALAN KESELAMATAN STOR
2. Sistem keselamatan yang sesuai bergantung kepada keperluan dan kesesuaian Stor Pusat/ Utama/ Unit dengan mematuhi;
(a) sekeliling stor hendaklah berpagar

(b) kawalan 24 jam oleh Pegawai Keselamatan (c) pemasangan lampu limpah (d) pemasangan alat amaran (e) tanda keselamatan ditempat yang tertentu (f) penggunaan pas keluar-masuk (g) peraturan penggunaan kunci mematuhi Arahan Keselamatan
KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN KAWALAN KEBAKARAN
1. Stor perlu dilengkapi dengan sistem kawalan kebakaran seperti fire alarm, smoke detector, water sprinkler dll 2. Alat pemadam api fire extinguisher, hose reel diletakan di tempat yang strategik 3. Mempamerkan plan lantai yang menunjukkan arah keluar-masuk KELUAR
KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN KAWALAN KEBAKARAN
4. Mempamerkan tanda amaran seperti Dilarang Merokok , Mudah Terbakar dan sebagainya 5. Ketua Jabatan mendapatkan nasihat Jabatan Bomba & Penyelamat 6. Mengatur latihan mengawal kebakaran kepada Pegawai-pegawai Stor
KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN KEBERSIHAN
1. Ketua Jabatan hendaklah memastikan stor sentiasa bersih supaya kualiti stor terjamin 2. Kawalan pencegahan serangga perosak hendaklah dilaksanakan secara berkala
BAB G PELUPUSAN
PELUPUSAN PENDAHULUAN
1. Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke atas stok yang didapati rosak, luput, tidak boleh guna, tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihi keperluan dan disyorkan selepas pengiraan/ pemeriksaan/ verifikasi stor.
PELUPUSAN PENDAHULUAN
2. Pelupusan stok hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam TPA Kerajaan yang sedang berkuatkuasa
PELUPUSAN PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH
1. Pelupusan stok bernilai rendah hendaklah dilaksanakan bagi stok nilai perolehan asalnya tidak lebih daripada RM10,000 bagi nilai agregatnya dalam satu permohonan
2. Ketua Jabatan hendaklah melantik dua (2) orang pegawai untuk memeriksa stok yang hendak dilupuskan 3. Pegawai pemeriksa adalah dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf 4. Pegawai pemeriksa yang dilantik adalah tidak terlibat dalam menguruskan stok berkenaan
5. Pegawai pemeriksa stok yang hendak dilupuskan hendaklah menggunakan borang Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah (KEW.PS-19) 6. Pegawai pemeriksa hendaklah mencatatkan keadaan stok serta memberi syor kaedah pelupusan yang sesuai untuk kelulusan Ketua Jabatan
7. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad Kawalan Stok dan Kad Petak di ruang Keluar/Baki stok
PELUPUSAN KUASA MELULUS PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH
Kuasa Melulus pelupusan stok bernilai rendah tertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa
(P.U.(B)197 bertarikh 29 Mac 2008)
PELUPUSAN PERAKUAN PELUPUSAN
Semua pelupusan stok tidak memerlukan Perakuan Pelupusan (PEP)
PELUPUSAN URUSETIA PELUPUSAN
Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab/PTJ adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia Pelupusan Stok
PELUPUSAN LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN STOK
Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20) ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya
BAB H
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA PENDAHULUAN
Hapus Kira Kehilangan Stok hendaklah dilaksanakan apabila berlaku kecurian, kebakaran, bencana alam, kesusutan, kehiangan dan seumpamanya dengan mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam TPA Kerajaan yang sedang berkuatkuasa kecuali Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK YANG BERNILAI RENDAH
Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlah nilai keseluruhan perolehan asalnya tidak lebih daripada RM250 yang kekurangannya disebabkan oleh kesusutan akibat dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap atau kemerosotan/kekurangan yang tidak dapat dielakkan
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK YANG BERNILAI RENDAH
Kekurangan stok tersebut bukan disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai Awam
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA KUASA MELULUS HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK
Kuasa Melulus hapus kira kekurangan stok tertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa
(P.U.(B)197 bertarikh 29 Mac 2008)
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA LAPORAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK
1. Pegawai Stor hendaklah menyediakan Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok (KEW.PS-21) dengan merujuk di ruangan syor oleh Pegawai Pemeriksa/Pemverifikasi Stor di KEW.PS-14
2. KEW.PS-21 hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan sebelum dikemukakan kepada Kuasa Melulus untuk kelulusan hapus kira
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA LAPORAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK
3. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak di ruang keluar dan baki 4. Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhir tidak diperlukan bagi kes Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah kecuali sesuatu kehilangan melibatkan jenayah
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA URUSETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA STOK
Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia Kehilangan Dan Hapus Kira Stok
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA LAPORAN TAHUNAN KEHILANGAN DAN KIRA STOK HAPUS
Pegawai Pengawal hendaklah melaporkan semua kes kehilangan dan hapus kira stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok di KEW.PS-22
KEW.PS-22 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya
SEKIAN TERIMA KASIH

TPAKL 0507 - Combine Stor-Pengurusan Aset Alih Kerajaan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

TPAKL 0507 - Combine Stor-Pengurusan Aset Alih Kerajaan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL.

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA GENTING HIGHLANDS

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

c. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)

d. Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya iaitu :

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET

Menguruskan pelupusan aset alih Kerajaan.

J/KUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN DI KEMENTERIAN/JABATAN (JKPAK)

J/KUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN DI SEKOLAH (JKPAK)

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

3. Aset Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu :

Peralatan/KelengkapanICT/ Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/ Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan

(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:-

b) Pegawai ICT peralatan ICT

Pegawai Penerima Tandatangan: Nama: Jawatan: Tarikh:

Ketua Jabatan Tandatangan: Nama: Jawatan: Tarikh:

Pendaftaran aset adalah bertujuan untuk

D. Daftar aset hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkaraperkara berikut :

Kod Kementerian Kod Jabatan/Bahagian

iii Kod Kumpulan Aset sama

iv Tahun Pembelian v Nombor Siri

= Diwujudkan secara berturutan

SINGKATAN NAMA BAGI SETIAP JPN

Senarai Aset di Lokasi

BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN OBJEKTIF

1. Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan berikut :-

(a) Bagi tujuan rasmi sahaja;

(e) Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan;

No. 01. P404

Pegawai Penerima Tandatangan: Nama: Jawatan: Tarikh:

Ketua Jabatan Tandatangan: Nama: Jawatan: Tarikh:

BILIK PENGETUA 06.02.2008 AHMAD ABU

IDAMAN SURI PEKAN KUAH,LANGKAWI

50 1-50 BILIK GPK 1 23.12.2008

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL

NOMBOR SIRI PENDAFTARAN

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

LAPTOP ACER Model 486 FT 345276 KPM/SMKDH153/H/08/1

Ketika Dikeluarkan Tandatangan Peminjam Tandatangan Tarikh

Ketika Dipulangkan Tandatangan Tarikh

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL

KIMPALAN DAN FABRIKASI LOGAM

BAIK DAN SELAMAT UNTUK DIGUNA

. . (Tandatangan) . . (Nama Pegawai Pemeriksa 2) .. (Jawatan) . (Tarikh Pemeriksaan)

(Nama Pegawai Pemeriksa 1)

LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

PORTABLE HAND GRINDER

1 UNIT DIPINJAM OLEH GURU TANPA DIREKOD

. . (Tandatangan) . . (Nama Pegawai Pemeriksa 2) .. (Jawatan) . (Tarikh Pemeriksaan)

Nota: Daftar: Tandakan pada yang berkenaan.

(Nama Pegawai Pemeriksa 1)

SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di

Telah diperiksa pada

10.11.2008 (tarikh pemeriksaan)

Tandatangan Nama Pegawai Pengawal Tarikh

Cop Kementerian/Jabatan : SMK DATO HARUN,TG.KARANG

KEW. PA-13 SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YANG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN

SMK DATO HARUN,TG.KARANG KIMPALAN DAN FABRIKASI LOGAM

No.Siri Pendaftaran Aset SMKDH/BKL/H/07/2

DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL