PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL.

5 TAHUN 2007 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2007

Memperkemas dan memantapkan peraturan pengurusan aset alih Kerajaan

Perbandingan Peraturan Aset Alih Kerajaan

PERATURAN LAMA 14 dokumen AP,PP,PP-TPS, SPP & Surat Keliru Bertindih

PERATURAN BARU

1 Dokumen rujukan Mudah Teratur Seragam Terkini Jelas

Terlalu lama
Tidak jelas

Tubuh Unit Pengurusan Aset Melantik:-

Pegawai Aset Pegawai Pemeriksa Aset Lembaga Pemeriksa Jawatankuasa Penyiasat Tubuh Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)

Aset Alih diurus teratur

Kemuka Laporan Tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac iaitu:-

Laporan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-8)

Laporan Pemeriksaan Harta Modal & Inventori (KEW.PA-12)

berkesan

Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA20) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib (KEW.PA-32)
Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira

cekap

(KEW.PA-33)

*SAP 12 Mac 2010 - Laporan Tahunan Pengurusan Aset Kerajaan

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET

(a) Menguruskan semua aset alih Kerajaan di Kementerian/ Jabatan meliputi:
Penerimaan Pendaftaran Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan Penyelenggaraan Pelupusan Kehilangan dan Hapus Kira

sambungan

(b) Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat. (c) Menjadi Urus Setia kepada JKPAK. (d) Mengurus pelupusan aset alih Kerajaan. (e) Mengurus Kehilangan dan Hapus Kira.

sambungan (f) Menyelaras penyediaan ringkasan laporan berikut: (i) Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-8); (ii) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-12); (iii) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; (KEW. PA-20); (iv) Laporan Tindakan Surcaj dan Tatatertib (KEW. PA-32); dan (v) Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira (KEW. PA-33).

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)

BIDANG TUGAS JKPAK

Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan.
TEMPOH MESYUARAT

Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan.

Bil Mesyuarat Bil 1/ 2011 Bil 2/ 2011 Bil 3/ 2011 Bil 4/ 2011 Tarikh Jan 2011 Apr 2011 Jul 2011 Okt 2011 Laporan Suku Tahun Keempat Tahun sebelumnya Suku Tahun Pertama Tahun Semasa Suku Tahun Kedua Tahun Semasa Suku Tahun Ketiga Tahun Semasa Tempoh Okt - Dis 2010 Jan - Mac 2011 Apr - Jun 2011 Jul - Sept 2011
7

sambungan
3 bulan sekali Hasil mesyuarat JAWATANKUASA dilapor dalam JPKA PENGURUSAN Pengerusi SUB KU Audit Dalam Pegawai Lain

ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)

Kedudukan Semasa Aset Alih

TKSU @ TKP @ Pengarah

Setiausaha
Pegawai Aset

Laporan Tindakan Pelupusan

Agenda Mesyuarat JKPAK

Hasil Laporan Pemeriksaan Aset Alih

Laporan Tindakan Surcaj Tatatertib

Isu Berbangkit Mengenai Pengurusan Aset Alih

PENGUATKUASAAN

Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/ Jabatan berkuatkuasa mulai

Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiap Kementerian/ Jabatan di bawah kawalannya menguruskan aset alih mengikut TPA melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.

PELAKSANAAN
Semua aset yang dimiliki oleh Kementerian/ Jabatan sebelum tahun 2007, hendaklah disenaraikan dalam Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW. PA-5. Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW.314) hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300-J3) dan Kad Petak (KEW. 300-J4) mengikut Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS).

10

PEMAKAIAN

Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, Pekeliling ini dipanjangkan kepada Semua Perkhidmatan Negeri, Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan.

13

KANDUNGAN TPA
PENDAHULUAN BAB F KEHILANGAN & HAPUS KIRA BAB A PENERIMAAN

BAB E PELUPUSAN

BAB B PENDAFTARAN

BAB D PENYELENGGARAAN

BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN

14

PENDAHULUAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

15

KITARAN HAYAT ASET

Kenalpasti Keperluan Sedia Pelan Perolehan/ Pengurusan Peruntukan Penentuan Spesifikasi/ Dokumen Perolehan Laksana Perolehan Penilaian Penawaran Pembekalan

PERANCANGAN ASET

PEROLEHAN ASET

PELUPUSAN/ HAPUSKIRA ASET Kelulusan Pelupusan/ Hapuskira Laksana Pelupusan/ Hapus Kira

PENGGUNAAN ASET Penerimaan Pendaftaran Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan Penyelenggaraan

16

KLASIFIKASI DAN JENIS ASET

17

DEFINISI ASET
>RM1,000 @ Ada Penyelenggaraan Berjadual
Infrastruktur Tanah

ASET ALIH
Harta Modal Inventori Loji @ Jentera Berat Kenderaan Kelengkapan @ Peralatan

ASET TAK ALIH

Bangunan

HARTA INTELEK

Haiwan

<RM1,000 & Tiada Penyelenggaraan Berjadual Kelengkapan @ Peralatan Tanpa Kira Nilai Perolehan Asal

ASET HIDUP
Tumbuhan

DEFINISI ASET ALIH

Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

19

KUMPULAN ASET ALIH

20

HARTA MODAL
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya

RM1,000.00 dan ke atas setiap satu; atau

(b) Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. (Penyelenggaraan berjadual adalah penyelenggaraan seperti yang disyaratkan di dalam manual/ buku panduan pengguna)

21

KATEGORI HARTA MODAL

Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu:

(i) Loji/ Jentera Berat

(ii) Kenderaan
(iii) Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan

22

CONTOH HARTA MODAL

23

INVENTORI
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya

kurang daripada RM1,000.00 setiap satu dan tidak memerlukan

penyelenggaraan berjadual. (b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan

24

KATEGORI INVENTORI
Empat (4) kategori Inventori iaitu:

(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000.00 dan tidak memerlukan penyelenggaraan secara berjadual:
(i) Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan Perabot Hamparan, hiasan dan langsir Pinggan mangkuk
25

(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal: (ii) (iii) (iv)

CONTOH INVENTORI

26

sambungan

Kod Klasifikasi Aset

http://spa.treasury.gov.my/knowledgebase
27

BAB PENERIMAAN

A:

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

28

BAB A - PENERIMAAN

Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi. Pegawai Bertauliah ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.

29

sambungan Objektif Penerimaan:

(a) Memastikan setiap aset diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan.

(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan. (c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.

30

PERATURAN PENERIMAAN
(a) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi. (b) Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah (bila perlu) (c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerima aset: Semak butiran dalam dokumen. Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan penerimaan.

Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji.
31

sambungan (d) Sediakan Borang Laporan Penerimaan KEW. PA-1 jika terdapat kerosakan/ perselisihan. Borang KEW.PA-1 yang ditandatangani oleh Ketua Jabatan dihantar kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal. Pegawai Penerima pastikan aset alih diterima beserta Surat Jaminan daripada pembekal.

(e)

(f)

(g)

Pegawai Penerima pastikan aset alih diterima bersama manual penggunaan dan penyelenggaraan.

32

33

BAB PENDAFTARAN

B:

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

34

SKOP
CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL & INVENTORI

OBJEKTIF
TEMPOH MENDAFTAR

PENDAFTARAN
PENGESAHAN PENDAFTARAN
URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH BUTIRAN MAKLUMAT

PENDAFTARAN ASET HADIAH

PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

PUNCA MAKLUMAT

DOKUMEN PENDAFTARAN
35

OBJEKTIF PENDAFTARAN
Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini Memudahkan pengesanan dan pemantauan Membolehkan keadaan aset diketahui

Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset

36

TEMPOH MENDAFTAR

dari tarikh pengesahan penerimaan.

37

PENDAFTARAN ASET
Aset Hadiah

Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pembelajaran dan pameran tidak perlu didaftarkan. Satu senarai daftar aset berkenaan diwujudkan bagi tujuan rekod.
Aset Lucuthak (a) Didaftarkan jika Kementerian/ Jabatan bercadang menggunakannya. (b) Aset lucuthak yang dikategorikan di bawah akta tertentu menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan mengikut maksud tersebut sahaja.
38

PUNCA MAKLUMAT
Aset Yang Dibeli:
(a) Pesanan Rasmi Kerajaan (b) Nota Serahan (c) Invois (d) Dokumen Kontrak (e) Kad Jaminan (f) Manual Pengguna (g) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan Aset yang disewa beli: (a) Surat Ikatan Perjanjian (b) Dokumen lain yang berkaitan
39

PUNCA MAKLUMAT
Aset Yang Diterima Daripada Sumber Lain

(a) Salinan Daftar jika diterima secara pindahan (b) Salinan surat kelulusan menerima hadiah (c) Salinan Sijil Lucuthak oleh Mahkamah Aset Yang Belum Berdaftar:
Sekiranya tiada punca maklumat, pendaftaran berasaskan maklumat di fizikal aset atau sumber-sumber lain yang berkaitan.
40

PENGESAHAN PENDAFTARAN

Pengesahan pendaftaran dibuat dan dicop pada dokumen punca maklumat yang berkaitan seperti contoh berikut: Telah direkodkan pada ..(tarikh). No. siri pendaftaran aset .. seperti nombor pada daftar.

41

URUSAN PENDAFTARAN
(a) Didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kementerian/ Jabatan/ PTJ menggunakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3). (b) Satu Senarai Daftar Harta Modal (KEW. PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW. PA-5)disediakan. Pendaftaran melalui sistem berkomputer: (a) Format yang sama diguna pakai. (b) Daftar hendaklah dicetak. (c) Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.
42

URUSAN PENDAFTARAN
Mendaftar peralatan ICT: Komputer DELL, Model L 1506 Buatan Malaysia No Siri Pembuat: N0726 Harga Perolehan Asal: RM 6,000.00 Tarikh Diterima: 13 April 2007 No. Pesanan Rasmi Kerajaan: LO A5624 Nama pembekal: Computer System Sdn Bhd, No. 15, Plaza Yatt, Jalan Imbi, 55100 KL. Penempatan kali pertama : Di bilik komputer. 15/4/2007 Penempatan kali kedua : Di tempat tuan/ puan sekarang. 26/07/2010 Satu pemeriksaan dibuat pada 2 Ogos 2010 oleh Cik Tina Pada 1 Disember 2010 komputer dilupus secara jualan sisa dengan rujukan kelulusan BPPA/BPSM/CKP/011220
43

Kementerian/Jabatan: KPM Bahagian: BPSM

Kod Nasional
Kategori Sub Kategori Jenis/Jenama/Model Buatan Jenis dan No. Enjin No. Casis/Siri Pembuat No. Pendaftaran (Bagi kenderaan) KOMPONEN/AKSESORI

DAFTAR HARTA MODAL BAHAGIAN A

KEW. PA-2
(No. Siri Pendafataran: KPM/BPSM/10/H/07/1

Peralatan ICT Komputer DELL/L1506 Malaysia

Harga Perolehan Asal RM6,000 13 April 2007 LO A5624 1 Tahun

DP/NO7N22

Tarikh Diterima No. Pesanan Rasmi Kerajaan Tempoh Jaminan Nama Pembekal Dan Alamat Computer System Sdn. Bhd No. 15, Plaza Low Yatt, Jalan Embi KUALA LUMPUR PENEMPATAN

CPU Monitor

Papan Kekunci Tetikus Speaker

Tandatangan Ketua Jabatan: Nama: Norrizan bt. Shafie Jawatan Setiausaha Bahagian Cop Tarikh 17 April 2007

Lokasi Tarikh

Makmal Komputer 15 April 2007 Ahmad Hishamuddin

PSU (CP) 2 26 Julai 2010

Nama Pegawai Tandatangan

Shazana Shazana
PEMERIKSAAN

Tarikh Status Aset

2 Ogos 2010 Baik

Nama Pemeriksa

Tina Abdullah

Tandatangan
Tarikh 1 Disember 2010

Tina
PELUPUSAN/HAPUS KIRA Rujukan Kelulusan KPM/BPPA-BPSM/10/H/1 Kaedah Pelupusan Jualan Sisa

Kuantiti

Lokasi PSU (CP) 2

Tandatangan Tan

44

KEW. PA-2

DAFTAR HARTA MODAL

BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF BAHAGIAN B Bil.
1.

Tarikh
21.6.2007

Butiran
Penggantian CPU

Tempoh jaminan
1 tahun

Kos (RM)
1,000

Nama dan Tandatangan

45

Kementerian/Jabatan: Perbendahraan Bahagian: Kawalan dan Pemantauan

Kod Nasional Kategori Sub Kategori Jenis Kuantiti Unit Pengukuran Tempoh Jaminan Nama Pembekal dan Alamat Syarikat Sri Kenanga Sdn. Bhd. Lot 50, Jalan Tuanku Abdul Rahman Kuala Lumpur

DAFTAR INVENTORI

KEW. PA-3 (No. Siri Pendafataran KK/BKP10/I/07/1-5

)

Perabot Almari Almari Buku Bercermin 5 buah 1 Tahun

Harga Perolehan Asal Tarikh Diterima No. Pesanan Rasmi Kerajaan dan Tarikh Tandatangan Ketua Jabatan: Nama: Nooorizan bt. Shafie Jawatan; Setiausaha Bahagian Tarikh: 22 Mei 2007 Cop PENEMPATAN 1 KK/BKP10/1//07/2 1 KK/BKP10/1//07/3 1 KK/BKP10/1//07/4 1 KK/BKP10/1//07/5 RM350.00 sebuah 17 Mei 2007 LO CT3456

Kuantiti No. Siri Pendaftaran Lokasi Tarikh Nama Pegawai Tandatangan

1 KK/BKP10/1//07/1

SBKP 22 Mei 2007 Noorrizan bt. Shafiie

TSBKP(A&p) 22 Mei 2007 Tajol Azhar

TSBKP(S) 22 Mei 2007 Nik Hassan H

PEMERIKSAAN

Pkp(p) 22 Mei 2007 Ahmad Hishamuddin A

PPT(P) 22 Mei 2007 Henry Chong H

Tarikh Status Aset

22.6.2007 Sedang digunakan

22.6.2007 Sedang digunakan

22.6.2007 Sedang digunakan

22.6.2007 Sedang digunakan

22.6.2007 Rosak

Nama Pemeriksa Tandatangan

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

&
Rujukan

&

&

Kuantiti

&

Lokasi

&

Tandatangan

PELUPUSAN/HAPUS KIRA Tarikh Kaedah Pelupusan

3.7.2007

KK/BDSWP 10/767/2(81)

Buang

PPT(P)

46

URUSAN PENDAFTARAN

(d)

Daftar aset dikemaskini bila berlaku:

(i) Penambahan/ penggantian/ penaiktarafan

(ii)
(iii)

Pemeriksaan aset
Pelupusan

(iv)

Hapus kira

47

PELABELAN ASET

Semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda

Hak Kerajaan Malaysia (HKM).

Aset tujuan samaran/ risikan ditanda di tempat yang tidak mudah dilihat.

48

PELABELAN ASET
PENETAPAN FORMAT KOD NO. SIRI ASET

Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran seperti panduan berikut: KPM/BPPA12/J-JB-01-01/H/08/1234

Kod Kementerian (Singkatan Kementerian)

Kod Jabatan (Singkatan Jabatan/Bahagian) dan Kod Fail (MAMPU) Kod Tambahan (Jika Perlu) Kod Pengkelasan Aset Tahun No. Siri
49

URUSAN PENDAFTARAN

Pergerakan Aset
Pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori KEW. PA-6. Tambahan di KPM - Borang BPPA-20.

Penyimpanan Daftar
KEW. PA-2 dan KEW. PA-3 disimpan dalam fail kulit keras dalam kabinet berkunci. Buku KEW. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan simpan di lokasi.
50

SENARAI ASET DI LOKASI

Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW. PA-7 dalam 2 salinan.
1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala 1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab. Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.

51

KEW. PA-7

SENARAI ASET ALIH KERAJAAN

BAHAGIAN LOKASI : KAWALAN DAN PEMANTAUAN :BILIK MESYUARAT UTAMA

BIL
1. 2. 3. 4.
(a)

KETERANGAN ASET
Kerusi Mesyuarat (Pengerusi) Kerusi Mesyuarat White Board Skrin Putih

KUANTITI
1 60 1 1
(b) Disahkan oleh: Tandatangan Nama : Henry Chong Jawatan:PPT(P) Tarikh :15 Mac 2007

Disediakan oleh: Tandatangan:

Nama: Ahmad Hishamuddin

Jawatan: PKP(P)
Tarikh: 15 Mac 2007

52

URUSAN PENDAFTARAN
(c) Salinan KEW. PA-4 dan KEW. PA-5 dikemukakan secara tahunan seperti berikut: (i) Pendaftaran di peringkat PTJ Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat (ii) Pendaftaran Peringkat Jabatan Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.

53

URUSAN PENDAFTARAN

(iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian

Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya.

54

CARA MENGEMUKAKAN SENARAI DAFTAR HARTA MODAL (KEW. PA-4) DAN SENARAI DAFTAR INVENTORI (KEW. PA-5) PERBENDAHARAAN
KEW. PA-8

KEMENTERIAN

Bahagian-bahagian

IBU PEJABAT

Jabatan

Jabatan

Jabatan

Jabatan

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

KEW. PA-4 DAN KEW. PA-5

55

KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL TAHUN 2007

BIL NOMBOR SIRI PENDAFTARAN
KK/BKP10/H/07/1

NAMA ASET

TARIKH PEROLEHAN

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

RM8,500

1.

Komputer Riba Dell/L1506 Kamera Digital Sony Model DSC-W1 Kamera Digital Sony Model DSC-W1 Kamera Digital Sony Model DSC-W1 Komputer Riba Dell/L1506 JUMLAH

13 April 2007

2.

KK/BKP10/H/07/2

17 April 2007

RM2,500

3.

KK/BKP10/H/07/3

17 April 2007

RM2,500

4.

KK/BKP10/H/07/4

17 April 2007

RM2,500

5.

KK/BKP10/H/07/5

24 Mei 2007

RM8,500

RM24,500

56

KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL SEBELUM TAHUN 2007

BIL NOMBOR SIRI PENDAFTARAN
KK/BKP 2004-KD/3

NAMA ASET

TARIKH PEROLEHAN

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

RM2,500

1.

Kamera Digital Sony Model DSC-W1 Kamera Digital Sony Model DSC-W1 Mesin Fax Canon L250 Mesin Taip Elektronik Televisyen Sony 21 Model F229 JUMLAH

21/12/2004

2.

KK/BKP 2004-KD/4

21/12/2004

RM2,500

3. 4. 5.

KK/BKP 2004-FAX/1 KK/BKP 2005-MT/1 KK/BKP 2006-TV/1

17 /4/ 2005 15 /4/2006 15 /4/ 2006

RM2,500 RM1,900 RM1,350

RM10,750

57

KEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI TAHUN 2007

BIL

NOMBOR SIRI PENDAFTARAN

KK/BKP10/I/07/1-5 KK/BKP10/1/07/6-10 KK/BKP10/1/07/11-15 JUMLAH

NAMA ASET

TARIKH PEROLEHAN

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

RM1,750 RM1,200 RM750 RM3,700

1. 2. 3.

Almari Buku Bercermin Meja Pegawai Kerusi Pegawai

2 Mei 2007 2 Mei 2007 2 Mei 2007

58

KEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI SEBELUM TAHUN 2007

BIL

NOMBOR SIRI PENDAFTARAN

KK/BKP 2004-AB/1-3 KK/BKP 2005/MP/1-5 KK/BKP 2006/KP/1-5 JUMLAH

NAMA ASET

TARIKH PEROLEHAN

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

RM1,750 RM1,200 RM750 RM3,700

1. 2. 3.

Almari Buku Bercermin Meja Pegawai Kerusi Pegawai

02 Mei 2004 15 April 2005 15 Jun 2006

59

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

KEW. PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

60

BAB PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

C:

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

62

OBJEKTIF PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

Aset Kerajaan hendaklah dikendali dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan: (a) (b) (c) (d) (e) Mengurangkan pembaziran Menjimatkan kos Mencapai jangkahayat Mencegah penyalahgunaan Mengelakkan kehilangan

63

PENGGUNAAN
(a)
(b) (c) (d) (e)

Bagi tujuan rasmi sahaja.

Mengikut fungsi sebenar dalam manual. Dikendali oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan. Perlu direkodkan. Melapor kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan KEW. PA-9.

Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan, mana lebih awal.
64

PENGGUNAAN

Peraturan mengenai Penggunaan, Pengurusan dan Penyelenggaraan Kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.

(PP Bil.2 Tahun 1980 dan PP Bil. 7 Tahun 1985)

65

PENYIMPANAN
Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima.

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

66

PEMERIKSAAN
Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas: (a) Fizikal (b) Rekod (c) Penempatan Tujuan pemeriksaan adalah untuk:

(a) Mengetahui keadaan dan prestasi aset;

(b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/ rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini;

(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.
67

PEMERIKSAAN

Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya 2 orang Pegawai Pemeriksa.

Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurangkurangnya sekali setahun. Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) kepada Ketua Jabatan.

68

KEW.PA-10

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL

Kementerian/Jabatan: Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar Bahagian: Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor Bil No. Siri Pendaftaran Jenis Harta Modal Lokasi Daftar Kew. PA-2 Keadaaan Harta Modal Catatan

Mengikut Rekod

Sebenar

Lengkap
Ya Tidak

Kemaskini
Ya Tidak

1.

NRE/JAS/JH25/ 07/1 NRE/JAS/JH25/ 072

Komputer Riba Dell N520 Set PC HP Pavillion DC 345

Sharifah Azlina Hashim Ahmad

Sharifah Azlina Hashim Ahmad

Sedang digunakan Sedang digunakan

2.

Tandatangan :
Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007

Tandatangan:
Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh Jawatan: Penolong Pengarah (PSM) Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007

KEW.PA-11

LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

Kementerian/Jabatan: Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar
Bahagian Bil Jenis Inventori : Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor Daftar Lokasi Kuantiti Keadaan Inventori Catatan

Lengkap

Kemaskini

Mengikut Rekod

Sebenar

Mengikut Rekod

Sebenar

Ya

Tidak

Ya

Tidak

1.

Kerusi Mesyuarat

Bilik Mesyuarat Utama

Bilik Mesyuarat Utama

40

38

Digunaka n

2 di Bilik Bincang

Tandatangan: Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan) Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007

Tandatangan: Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen Jawatan: Penolong Pengarah (JAS) Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007

KEW. PA-10

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL

Kementerian/Jabatan: Kementerian Kewangan Malaysia Bahagian: Jabatan Kastam Diraja Malayia Bil No. Siri Pendaftaran Jenis Harta Modal Lokasi Mengikut Rekod Sebenar Lengkap Daftar Kew. PA-2 Kemaskini Keadaaan Harta Modal Catatan

Ya
1. KK/KDRM 115/H/07/1 KK/KDRM115/0 7/2 Komputer Riba Dell N520 Set PC HP Pavillion DC 345 Sharifah Azlina Hashim Ahmad Sharifah Azlina Hashim Ahmad

Tidak

Ya

Tidak
Sedang digunakan Sedang digunakan

Tandatangan :
Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007

Tandatangan:
Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh Jawatan: Penolong Pengarah (PSM) Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007

71

KEW. PA-11

LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

Kementerian/Jabatan: Kementerian Kewangan Malaysia
Bahagian Bil Jenis Inventori : Jabatan Kastam Diraja Malaysia Daftar Lokasi Kuantiti Keadaan Inventori Catatan

Lengkap

Kemaskini

Mengikut Rekod

Sebenar

Mengikut Rekod

Sebenar

Ya

Tidak

Ya

Tidak

1.

Kerusi Mesyuarat

Bilik Mesyuarat Utama

Bilik Mesyuarat Utama

40

38

Digunaka n

2 di Bilik Bincang

Tandatangan: Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan) Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007

Tandatangan: Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan) Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007

72

PEMERIKSAAN
Ketua Jabatan kemuka KEW. PA-10 dan KEW. PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW. PA-12 kepada Pegawai Pengawal. Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan KEW. PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

73

KEW. PA-12

SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI TAHUN 2007

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di Kementerian Kewangan Malaysia telah diperiksa seperti berikut: Bil Jab/Bhgn/PTJ Tarikh

1 2. 3. 4.

B. PEMBANGUNAN BPPA BPSM BKew

27.9.2009-29.11.2009 12.2.2009-8.1.2010 29.1.2010 31.12.2009

Tandatangan : .

Nama Pegawai Pengawal : Y. Bhg. Tan Sri Dr Zulkurnain bin Haji Awang
Tarikh Cop Kem/Jab : 1 Mac 2010 :

74

BAB PENYELENGGARAAN

D:

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

75

OBJEKTIF PENYELENGGARAAN

Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan. Memelihara dan memanjangkan jangkahayat Meningkatkan keupayaan Mengurangkan kerosakan Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan Menjamin keselamatan pengguna Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif Memelihara imej Kerajaan
76

JENIS PENYELENGGARAAN
(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)
Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan. (b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.
77

PENYELENGGARAAN

MANUAL PENYELENGGARAAN
Setiap manual/ buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tindakan penyelenggaraan.

78

PANDUAN PENYELENGGARAAN
Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian/ Jabatan: (a) Menyedia Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW. PA-13). (b) Merancang penyelenggaraan (c) Melaksana program penyelenggaraan (d) Merekod penyelenggaraan dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW. PA-14) (e) Menilai program penyelenggaraan (f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta.

79

KEW. PA-13 SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YANG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN (Diisi oleh Pegawai Aset) KEMENTERIAN Jabatan/Bahagian Bil : KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR :JABATAN ALAM SEKITAR NEGERI JOHOR Jenis/Jenama/ Model Split Air Conditioner Philip Split Air Conditioner Philip Pacuan 4 Roda Perodua Kembara Lokasi Aset Catatan

No. Siri Pendaftaran

1. 2. 3.

NRE/JAS/JH25/H/07/6 NRE/JAS/JH25/H/07/7 NRE/JAS/JH25/H/07/8

Bilik Mesyuarat 1 Bilik Mesyuarat 2 Pentadbiran

6 bulan sekali 6 bulan sekali 3 bulan sekali

KEW. PA-14

DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL

(Diisi oleh Pegawai Aset)

Sub Kategori: Kereta Jenis (a) Tarikh : Perodua Kembara (b) (Butir-butir Kerja)

No. Siri Pendaftaran Lokasi (c) No. Kontrak/ Pesanan Kerajaan dan Tarikh
AA 982615

:NRE/JAS/JH25/H/07/08 : Pentadbiran (e) Kos (f) Nama dan Tandatangan

(d) Nama Syarikat/Jabatan Yang Menyelenggara

MS Cooling Sdn. Bhd.

16 Jun 2007

Pembaikan/Penyelenggara an hawa dingin dan compress air clucth booster.

RM1,150.00

Masri bin Jamil

BAB

E:

PELUPUSAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

82

SKOP
PINDA KAEDAH DEFINISI OBJEKTIF

LANJUT TEMPOH
E) TINDAKAN SEMASA PELUPUSAN

JUSTIFIKASI

KUASA MELULUS

C) TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN

PELUPUSAN

URUSETIA PELUPUSAN

KAEDAH PELUPUSAN
B) LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA A) PERAKUAN PELUPUSAN PROSES PELUPUSAN
83

DEFINISI PELUPUSAN

Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

84

OBJEKTIF PELUPUSAN
Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak diguna atau tidak diperlukan; Menjimatkan ruang simpanan/ pejabat; Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan Membolehkan aset milik Kementerian/ Jabatan dipindahkan ke Kementerian/ Jabatan lain atas sebab-sebab tertentu
85

JUSTIFIKASI PELUPUSAN

Tidak Ekonomi Dibaiki Usang/Obselete Rosak dan tidak boleh digunakan Luput tempoh penggunaan Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum

Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan Disyor selepas pemeriksaan aset Tiada alat ganti Perubahan Teknologi Melebihi keperluan

Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan

86

KUASA MELULUS

Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.
87

KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

Nilai

Perolehan

Asal

(NPA)

satu

aset

lebih

RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya lebih RM1,000,000.00 bagi semua kaedah pelupusan

88

KUASA MELULUS KEMENTERIAN

Kementerian

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset

kurang

RM200,000.00 atau jumlah kurang RM1,000,000.00 bagi

pelupusan
Kuasa Melulus:

keseluruhannya semua kaedah

Ketua Setiausaha/ Timbalan Bahagian (Pengurusan Aset)

KSU/

Setiausaha

89

KUASA MELULUS JABATAN

Jabatan Peringkat Ibu Pejabat: Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset

RM50,000.00 atau jumlah keseluruhannya RM500,000.00 bagi semua kaedah pelupusan

kurang kurang

Kuasa Melulus: Ketua Pengarah (Jab. Persekutuan Peringkat Ibu Pejabat)

90

sambungan Jabatan Peringkat Bahagian:

kurang RM25,000.00 atau jumlah keseluruhannya kurang RM500,000.00 bagi semua kaedah pelupusan
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset Kuasa Melulus: Timbalan Ketua Pengarah (Jab. Persekutuan Peringkat Ibu Pejabat) Pengarah Bahagian (Pengurusan Aset)
91

sambungan

Jabatan Peringkat Negeri:

kurang RM10,000.00 atau jumlah keseluruhannya kurang RM100,000.00 bagi semua kaedah pelupusan
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset Kuasa Melulus: Pengarah Negeri/ Timbalan Pengarah Negeri (Jabatan Persekutuan Peringkat Negeri)

92

KUASA MELULUS
Melebihi RM200,000 atau agregat melebihi RM1 juta

Tidak melebihi RM200,000 atau agregat RM1 juta Tidak melebihi RM25,000 atau agregat RM500,000

PERBENDAHARAAN KEMENTERIAN IBU PEJABAT

Tidak melebihi RM50,000 atau agregat RM500,000

BAHAGIAN NEGERI
Tidak melebihi RM10,000 atau agregat RM100,000

KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 285 BERTARIKH 6 OGOS 2009

PEGAWAI-PEGAWAI YANG DIWAKILKAN KUASA DI BAWAH P.U.(B) 285 BERTARIKH 6 OGOS 2009 - JADUAL A
(i) Pegawai Ketua Setiausaha Negara Timbalan Ketua Setiausaha (K) Setiausaha Bahagian (Pengurusan Aset) Ketua Setiausaha Timbalan Ketua Setiausaha Setiausaha Bahagian (Pengurusan Aset) Ketua Pengarah Timbalan Ketua Pengarah Pengarah Bahagian (Pengurusan Aset) Peguam Negara Semua Jabatan Persekutuan di peringkat Ibu Pejabat Semua Kementerian (ii) Kementerian/Jabatan Jabatan Perdana Menteri

Peguam Cara Negara

Ketua Pegawai Pentadbir

Jabatan Peguam Negara

94

sambungan
(i) Pegawai Ketua Perangkawan Ketua Pegawai Pentadbir Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Timbalan Ketua Pengarah Pengarah Bahagian (Pengurusan Aset) Ketua Polis Negara Timbalan Ketua Polis Negara Pengarah Logistik Ketua Polis Negeri Penguasa Polis (Pembangunan) Setiausaha bagi Parlimen Malaysia Timbalan Setiausaha bagi Parlimen Malaysia Setiausaha bagi Dewan Negara Pejabat Ketua Polis Semua Negeri PDRM Jabatan Perkhidmatan Awam (ii) Kementerian/Jabatan Jabatan Perangkaan Malaysia

Jabatan Polis Diraja Malaysia

Parlimen Malaysia

95

sambungan
(i) Pegawai Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja Penolong Setiausaha Majlis Raja-Raja Ketua Audit Negara Ketua Pegawai Pentadbir Akauntan Negara Timbalan Akauntan Negara Setiausaha Ketua Pendaftar Pendaftar Semua Suruhanjaya Perkhidmatan Persekutuan Mahkamah Persekutuan Mahkamah Rayuan, Mahkamah Tinggi dan Mahkamah Rendah Pejabat Akauntan Negara Pejabat Ketua Audit Negara (ii) Kementerian/Jabatan Pej. Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja

Ketua Pendaftar Pendaftar Datuk Pengelola Bijaya Diraja

Jabatan Kehakiman Syariah Mahkamah Syariah Negeri Istana Negara

96

sambungan

(i) Pegawai Setiausaha Sulit Kepada Seri Paduka Baginda Yang di Pertuan Agong Ketua Jabatan

(ii) Kementerian/Jabatan Istana Negara Semua Ketua Jabatan Persekutuan di Peringkat Ibu Pejabat, Negeri dan Zon atau Wilayah Pejabat Kewangan Persekutuan Sarawak dan Sabah

Pegawai Kewangan Persekutuan

97

URUSETIA PELUPUSAN
Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut KEW. PA-15 Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW. PA-16 Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17 Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus

UNIT PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN/ JABATAN

Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk tindakan

LEMBAGA PEMERIKSA
Pelantikan Lembaga Pemeriksa Dilantik oleh Pegawai Pengawal Kementerian/ Jabatan Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak lebih dua (2) tahun

Keanggotaan Lembaga Pemeriksa terdiri daripada: i. ii. iii. iv. Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset; Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa aset; Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf; dan Pegawai dari Kementerian/ Jabatan lain boleh dilantik, jika perlu.
99

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16

(a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal dan Elektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan komputer di Kembaran B. (b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus dalam peralatan-peralatan tertentu. (c) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai Teknologi Maklumat Kementerian/ Jabatan. (d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun. (e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah untuk tempoh 1 tahun.
101

TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA

Sedia dan kemuka jadual Urusetia Pelupusan Jabatan pemeriksaan kepada

Periksa aset dan rekod berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan

Pastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan
Sediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17)

Syorkan kaedah pelupusan yang sesuai

Tandatangani KEW.PA-17 Urusetia Pelupusan dan kemuka kepada
103

KEW. PA-17 LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA ASET ALIH KERAJAAN KEMENTERIAN/JABATAN: KEM. KESIHATAN/HOSPITAL KUALA LUMPUR (HKL)

JABATAN/BA BIL HAGIAN

KETERANGAN ASET

UNIT

KUANTITI

TEMPOH TEMPOH DIGUNAKAN DIGUNAKAN /SIMPANAN 15.9.1997 11.6.1985 7 tahun 18 tahun

HARGA PEMBELIAN NILAI SEMASA ASAL SEUNIT JUMLAH SEUNIT JUMLAH (RM) (RM) (RM) (RM) 65,000 150,000 65,000 150,000 15,000 -

NYATAKAN SYOR KAEDAH KEADAAN ASET PELUPUSAN DAN DENGAN JELAS JUSTIFIKASI

1 Pentadbiran Kenderaan 2 Mesin X-Ray

buah buah

1 1

15,000 masih boleh digunakan rosak

sebutharga sisa besi

JUMLAH KESELURUHAN

215,000

215,000

15,000

15,000

Tarikh pelantikan Lembaga Pemeriksa Tarikh pemeriksaan:. Tempoh pemeriksaan

Tandatangan Nama dan Jawatan Tandatangan Nama dan Jawatan Tandatangan

..(Pengerusi) (Ahli) (Ahli)

104

sambungan

Dokumen sokongan: (i) Surat permohonan Kementerian/ Jabatan bagi pelupusan secara pindahan, (ii) Surat permohonan organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan bagi pelupusan secara hadiah (iii) Justifikasi tukar beli (trade in) dan tukar barang

(barter trade).

105

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

Tempoh Tindakan Pelupusan Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan. Pelanjutan Tempoh Pelupusan (a) Permohonan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja. (b) Jika tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan dalam tempoh pelanjutan, kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.
106

KAEDAH PELUPUSAN

Jualan Tender
Jualan Sebutharga Jualan Lelong Jualan Sisa Tukar Barang (Barter Trade)

Tukar Beli (Trade In)

Tukar Ganti (Cannibalize) Pindahan Hadiah Musnah (tanam/ bakar/ buang/ tenggelam)

Kaedah lain yang difikirkan sesuai

107

PERLAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN

TENDER
Gunakan KEW.PA-21 Disertai oleh syarikat/orang perseorangan (KEW.PA-22)

Maklumat seperti dalam KEW.PA-21 diiklankan melalui sekurang-kurangnya 1 akhbar utama

Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di KEW.PA-17 Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk maksima RM10,000 Tawaran dibuat guna sampul berlakri dan dimasukkan dalam peti tender Jabatan pada atau sebelum tarikh dan waktu tutup yang ditetapkan Jawatankuasa Pembuka Tender dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk membuka dan menjadual tender
108

sambungan
Tender dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan

Tawaran disenaraikan dalam KEW.PA-23

Jadual Tender dan dokumen dikemuka kepada Ketua Jabatan. Ketua Jabatan membuat penilaian dan perakuan tender. Perakuan hendaklah disertakan bersama dengan salinan iklan tender, jadual pembukaan tender dan dokumen lain Tawaran tertinggi yang dipilih tidak kurang 70% harga simpanan. Jika kurang, rujuk Perbendahraan Dalam memproses tender, Pegawai Pengawal hendaklah memastikan bahawa beliau atau pegawai-pegawai yang mengurus tender tidak mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau terletakhak

Pegawai dari Kementerian/ Jabatan yang melupuskan aset tidak dibenarkan menyertai tender
109

sambungan

Sekiranya petender yang berjaya menolak tawaran, deposit tender tidak akan dikembalikan Lembaga Perolehan dimaklumkan mengenai penolakan untuk membolehkannya menimbang tawaran lain Jika tawaran lain terlalu rendah, tender boleh dipelawa semula atau rujuk ke Perbendaharan bagi mendapatkan kelulusan Jika tiada sebarang tawaran diterima, tender boleh dipelawa semula atau mohon pinda kaedah pelupusan dari Kuasa Melulus

110

SEBUT HARGA

Dipelawa sekurang-kurangnya 10 syarikat/ orang perseorangan

Kenyataan Tawaran Sebut Harga menggunakan KEW.PA-24 Tawaran sebut harga menggunakan KEW.PA-25 Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di KEW.PA-17 Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk maksima RM5,000 Tawaran dikemuka dalam sampul berlakri dan masukkan dalam peti sebut harga Jabatan sebelum tarikh dan waktu tutup yang ditetapkan Sebut harga dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan Jawatankuasa Sebut Harga dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal

111

sambungan
Jawatankuasa Pembuka Sebutharga menyenaraikan tawaran menggunakan Borang KEW.PA-26 Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga mengemukakan Jadual Sebut harga kepada Urusetia untuk menilai dan membuat perakuan kepada Jawatankuasa Sebut Harga Jabatan untuk pertimbangan dan keputusan Dalam memproses sebut harga Ketua Jabatan hendaklah memastikan beliau dan pegawai-pegawai tidak mempunyai sebarang kepentingan persendirian atau terletakhak Penyebutharga yang berjaya diberitahu dengan serta merta.Sekiranya penyebutharga terpilih menolak tawaran, deposit tidak akan dikembalikan. Jawatankuasa Sebut Harga menimbang tawaran lain atau memutuskan pelawaan sebut harga semula. Pegawai Kementerian/ Jabatan yang melupuskan aset tidak dibenar menyertai sebut harga

112

LELONG
Dilaksanakan ke atas aset berikut:
Mempunyai nilai pasaran Kuantiti yang banyak Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya

Kenyataan Lelong mengandungi maklumat mengenai tarikh, waktu dan tempat. Contoh kenyataan lelong di KEW.PA-27
Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di KEW.PA-17 dinyatakan dalam senarai aset yang akan dilelong

Urusan lelong diadakan di ruang terbuka atau di dewan

Pembida yang berminat untuk sertai lelongan, perlu mendaftar. Bayaran deposit 5% dari harga simpanan atau maksima RM1,000 Pembida yang berjaya jelaskan bayaran dalam tempoh 7 hari dan aset diambil dalam tempoh 14 hari dari tarikh lelongan Jika harga tawaran tertinggi kurang 70% daripada harga simpanan, rujuk kepada Perbendaharaan
113

JUALAN SISA
Dilaksanakan bagi aset yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya yang mempunyai kandungan logam (besi, tembaga, dll), getah, kayu, plastik dan sebagainya yang mempunyai nilai jualan Jualan Sisa dilaksanakan dengan cara: Tender; Sebut harga; dan Dipelawa kepada Syarikat Bumiputera berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (perlu permit) Kenderaan yang telah dilupus secara jualan sisa tidak boleh didaftar semula

114

TUKAR BARANG (BARTER TRADE)

Aset dari jenis yang sama atau berbeza melalui tender terhad Kaedah tukar barang dilaksanakan berasaskan:

(a)
(b)

Nilai aset hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakar dalam bidang berkenaan Aset yang mempunyai unsur keselamatan

Kaedah tukar barang dilaksanakan berasaskan: (c) (d) (e) (f) Pertukaran aset adalah berasaskan nilai terbaik Pertukaran aset berasaskan keperluan sebenar Syarikat dihadkan kepada 5-10 sahaja dan mempunyai lesen dan kemahiran Syarikat pengeluar atau agen pembekal aset baru hendaklah bertanggungjawab memberi khidmat lepas jualan
115

TUKAR BELI (TRADE-IN)

Dilaksanakan bagi aset yang masih boleh diguna dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/ Jabatan dan tiada Kementerian/ Jabatan yang berminat melainkan pembekal asal atau pembekal yang berniaga dalam bidang berkaitan

116

sambungan
Dilaksanakan berasaskan: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) Aset yang sama jenis Aset perlu dikeluarkan sebelum pengganti dipasang Penggantian aset disahkan oleh Jabatan Teknikal Harga jualan dirunding antara Kementerian/ Jabatan dengan pembekal Nilai semasa yang ditaksir oleh Jabatan Teknikal. Peruntukan mencukupi bagi membiayai harga penuh aset yang akan diganti Harga jualan aset dikreditkan sebagai hasil Kerajaan dan tidak boleh ditolak dengan harga sebenar aset yang dibeli Cadangan jualan tukar beli dimasukkan sebagai syarat dalam dokumen pelawaan tender/ sebutharga dan juga dalam perjanjian perolehan

(h)

117

TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)

Dilaksanakan ke atas aset yang tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh dikeluarkan bahagian-bahagian tertentu seperti bahagian-bahagian jentera/ kenderaan/ perkakasan komputer dikeluarkan dan dipasang sebagai alat/ komponen ganti bagi kenderaan/ perkakasan komputer yang lain
Dilaksanakan berasaskan: (a) Aset yang sama jenis dan kegunaannya; (b) Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya oleh Pegawai Teknikal; dan (c) Keperluan semasa bagi tujuan baik pulih dan penjimatan. Alat/ komponen tukar ganti yang dipasang kepada aset penerima perlu direkodkan dalam Bahagian B KEW.PA-2
118

PINDAHAN
Dilaksanakan antara Kementerian/ Jabatan bagi aset yang boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan kerana:

(a) Melebihi keperluan

(b) Tidak diperlukan selepas projek siap (c) Obsolete/ obsolescent Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan: (a) Permohonan atau keperluan Kementerian/ Jabatan (b) Tidak dikenakan apa-apa bayaran (c) Kos pengendalian ditanggung oleh penerima

119

sambungan

PINDAHAN

Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan: (a) Daftar aset diserah kepada Kementerian/ Jabatan penerima (b) Aset yang diterima secara pindahan hendaklah dilupus oleh Kementerian/ Jabatan (c) Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus

120

HADIAH
Ciri-ciri aset yang boleh dilupuskan secara hadiah: Aset boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asal tetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/ Jabatan; atau Aset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh diguna sebagai bahan latihan atau pameran

Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan:

Antara Kementerian/ Jabatan Kerajaan bagi tujuan latihan atau pemeran

Dari Kementerian/ Jabatan Kerajaan kepada mana-mana organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan
121

sambungan
Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:

Permohonan atau keperluan penerima Kos pengendalian dan pengangkutan ditanggung oleh penerima Cadangan pelupusan secara hadiah disokong dengan surat permohonan Kementerian/ Jabatan, organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan bersama Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-19) Aset yang diluluskan sebagai hadiah untuk tujuan latihan atau pameran diguna bagi tujuan tersebut sahaja

122

MUSNAH Kaedah pelupusan secara musnah dilaksanakan bagi aset yang tiada nilai jualan/ nilai sisa atau aset yang berunsur keselamatan dengan cara: Ditanam Dibakar Dibuang Ditenggelam

123

BAHAN BUANGAN TERJADUAL

Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 24 September 2010

Pelupusan aset yang dikategorikan sebagai buangan terjadual (peralatan ICT dan bahan kimia) tidak boleh dimusnahkan atau secara jualan sisa kerana tertakluk kepada Peraturan-Peraturan Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual 2005)

Aset perlu dilupuskan kepada premis pemerolehan kembali yang dilesenkan oleh Jabatan Alam Sekitar (www.doe.gov.my)
124

sambungan

MUSNAH

Langkah-langkah yang perlu diambil: Mendapat kelulusan PBT, JAS, Jabatan Laut, dll. Mematuhi garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa berkenaan Bahan-bahan yang boleh diguna sebagai alat ganti hendaklah ditanggal/ dikeluarkan terlebih dahulu Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek dan sebagainya Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-18) hendaklah disediakan
125

KAEDAH-KAEDAH LAIN PELUPUSAN Kaedah lain yang tidak dinyatakan perlu mendapat kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal

PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat, Kementerian/ Jabatan hendaklah menggunakan peraturan berkenaan

126

TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN

Label Hak Kerajaan Malaysia dan nama Kementerian/ Jabatan pada aset dipadamkan JPJ diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai

131

PINDA KAEDAH PELUPUSAN

Permohonan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh kelulusan. Jika tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

132

TINDAKAN SELEPAS PELUPUSAN SELESAI

Kemas kini Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori

Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-19) disediakan dan kemukakan kepada Kuasa Melulus bersama: Resit jualan Surat Akuan Terima Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-18)
133

URUSETIA PELUPUSAN

Memohon pelanjutan tempoh pelupusan

Memohon kelulusan pinda kaedah pelupusan

Memperoleh Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19) bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus; dan Kemuka Laporan Tahunan Pelupusan Aset (KEW.PA-20) ke Perbendaharaan

UNIT PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN/ JABATAN

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH

KEW. PA-20 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

137

KEW.PA-20

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN TAHUN : 2007 KEMENTERIAN/JABATAN: SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR
BIL KEMENTERIAN/ JABATAN JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL (RM) HASIL PELUPUSAN (RM) JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL SECARA (RM)

JUALAN

PINDAHAN

MUSNAH

KAEDAH LAIN

1.

JABATAN ALAM SEKITAR JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN

2,000,000

100,000

1,500,000 4,000,000

400,000 900,000

RM100,000 100,000

2.

5,000,000

200,000

Tandatangan Pegawai Pengawal

Nama: Jawatan: KETUA SETIAUSAHA Tarikh:10 Mac 2008

Cop Jabatan:

BAB

F:

KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

139

SKOP
DEFINISI OBJEKTIF KUASA MELULUS

E) TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN

URUSETIA KEHILANGAN & HAPUSKIRA

D) LAPORAN AKHIR

HAPUSKIRA
PROSES HAPUSKIRA

C) JAWATANKUASA PENYIASAT

B) LAPORAN AWAL

A) MELAPORKAN KEHILANGAN
140

DEFINISI
KEHILANGAN Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam,kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam. HAPUSKIRA

Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

141

sambungan

PEGAWAI PENGAWAL Pegawai Pengawal ialah Ketua Setiausaha Kementerian

KETUA JABATAN Ketua Jabatan termasuk Ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah

142

KUASA MELULUS

Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.
143

KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset lebih RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya lebih RM1,000,000.00 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam

144

KUASA MELULUS KEMENTERIAN

Kementerian Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset

kurang

RM200,000.00 atau jumlah kurang RM1,000,000.00 bagi

keseluruhannya

semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam

Kuasa Melulus:
Ketua Setiausaha (KSU)
145

KUASA MELULUS JABATAN

Jabatan Peringkat Ibu Pejabat: Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset

RM50,000.00 atau jumlah keseluruhannya RM500,000.00 bagi semua kaedah hapus kira untuk

kurang kurang

semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam

Kuasa Melulus:
Ketua Pengarah (Jab. Persekutuan Peringkat Ibu Pejabat)
146

sambungan Jabatan Peringkat Bahagian:

Nilai

Perolehan

Asal

(NPA)

satu

aset

RM25,000.00 atau jumlah keseluruhannya RM500,000.00 bagi semua kaedah hapus kira

kurang kurang

untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam Kuasa Melulus: Timbalan Ketua Pengarah (Jab. Persekutuan Peringkat Ibu Pejabat) Pengarah Bahagian (Pengurusan Aset)
147

sambungan Jabatan Peringkat Negeri:

Nilai

Perolehan

Asal

(NPA)

satu

aset

RM10,000.00 atau RM100,000.00 bagi

jumlah keseluruhannya

kurang kurang

semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam Kuasa Melulus: Pengarah Negeri (Jabatan Persekutuan Peringkat Negeri)
148

KUASA MELULUS
Melebihi RM200,000 atau agregat melebihi RM1 juta

Tidak melebihi RM200,000 atau agregat RM1 juta Tidak melebihi RM25,000 atau agregat RM500,000

PERBENDAHARAAN

KEMENTERIAN IBU PEJABAT

Tidak melebihi RM50,000 atau agregat RM500,000

BAHAGIAN NEGERI
Tidak melebihi RM10,000 atau agregat RM100,000

KUASA MELULUS HAPUSKIRA ASET ALIH KERAJAAN

Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 285 BERTARIKH 6 OGOS 2009

PEGAWAI-PEGAWAI YANG DIWAKILKAN KUASA DI BAWAH P.U.(B) 285 BERTARIKH 6 OGOS 2009 - JADUAL B
Peringkat Kementerian (i) Pegawai Ketua Setiausaha Negara Timbalan Ketua Setiausaha (K) Ketua Setiausaha Peguam Negara Peguam Cara Negara Ketua Perangkawan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Jabatan Peguam Negara Jabatan Perangkaan Malaysia Jabatan Perkhidmatan Awam Semua Kementerian (ii) Kementerian/Jabatan Jabatan Perdana Menteri

Ketua Polis Negara

Timbalan Ketua Polis Negara Setiausaha bagi Parlimen Malaysia Setiausaha bagi Dewan Negara

Jabatan Polis Diraja Malaysia

Parlimen Malaysia

150

sambungan

(i) Pegawai Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja Ketua Audit Negara Akauntan Negara Setiausaha Ketua Pendaftar Ketua Pendaftar Datuk Pengelola Bijaya Diraja

(ii) Kementerian/Jabatan Pej. Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja Pejabat Ketua Audit Negara Pejabat Akauntan Negara Semua Suruhanjaya Perkhidmatan Persekutuan Mahkamah Persekutuan Jabatan Kehakiman Syariah Istana Negara

151

PEGAWAI-PEGAWAI YANG DIWAKILKAN KUASA DI BAWAH P.U.(B) 285 BERTARIKH 6 OGOS 2009 - JADUAL B
Peringkat Negeri

(i) Pegawai Ketua Pengarah Timbalan Ketua Pengarah Pengarah Negeri

(ii) Kementerian/Jabatan Semua Jabatan Persekutuan di peringkat Ibu Pejabat Semua Jabatan Persekutuan di peringkat Negeri

152

CONTOH KES HAPUS KIRA

Kehilangan sebuah notebook bernilai RM5950.00 kerana kecuaian meninggalkan notebook di bilik mesyuarat hotel kerana mengandaikan pihak hotel akan menjaga keselamatan bilik tersebut Kehilangan 474 unit peralatan pejabat yang hendak dilupuskan bernilai RM902,679.80 kerana telah dicuri

Kehilangan tiga unit tengkorak (peralatan makmal) dan disedari semasa pemeriksaan aset dilakukan
Kehilangan sebuah notebook HP dan sebuah LCD Projektor bernilai RM16,200.00 kerana rumah dipecah masuk Kehilangan sebuah notebook Mimos Tetra bernilai RM6840.00 kerana kecuaian meninggalkan aset di dalam boot kereta

sambungan

Kehilangan sebuah notebook Compaq NX9000 kerana kecuaian meninggalkan aset di atas meja untuk keluar rehat tengah hari

Kehilangan sebuah notebook Dell Latitude C640 bernilai RM5,800.00 di Bilik Guru sesi akibat diletak di atas meja di bilik guru kerana pergi mengajar.
Kehilangan notebook Dell bernilai RM5,100.00 di tempat letak kereta sekolah kerana kecuaian meninggalkan notebook tersebut di dalam kereta tanpa mengunci dan mematikan enjin. Kehilangan sebuah notebook Acer Travelmate bernilai RM3988.00 kecuaian meninggalkan aset di atas kerusi di ruang makan hotel. Beg Laptop telah ditukar dengan beg yang kosong

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Unit Pengurusan Aset di Kementerian/ Jabatan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira. (a)
Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori KEW. PA-3.

T U G A S

(b)

Mendapatkan Laporan Awal (KEW.PA-28) daripada Ketua Jabatan.

(c)

Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal. Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat menggunakan contoh format KEW.PA-29.
156

(d)

sambungan
(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

T U G A S

(f) Mendapatkan Laporan Akhir (KEW.PA-30) daripada

Jawatankuasa Penyiasat.

(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syor

daripada Pegawai Pengawal.

(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan

hapus kira lengkap dan teratur.

(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa

Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum diperolehi.
157

PROSES HAPUS KIRA

1. MELAPORKAN KEHILANGAN (a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta. (b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

158

2. LAPORAN AWAL (KEW.PA-28)

(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/ Ibu Pejabat. (b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada: (i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan (ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan (c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.
159

3. JAWATANKUASA PENYIASAT

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani. (b) Keanggotaan:

i.

Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada Bahagian/ Unit yang sama; ii. Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat; iii. Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.
(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.
160

KEW. PA-29 Kepada: Encik Muhamad Azmi bin Bakar Penolong Pengarah Kanan Kastam Cawangan Penilaian dan Pasca Import Ibu Pejabat (Nama dan Jawatan Pegawai Yang Dilantik) PERLANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEHILANGAN SATU (1) UNIT KOMPUTER RIBA Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik tuan sebagai Pengerusi Jawatankuasa Penyiasat untuk menyiasat kehilangan satu (1) unit Komputer Riba di Bahagian Perancangan Korporat, Ibu Pejabat Kastam Di Raja mulai dari tarikh surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal SULIT.KE.JHG.(80)347/02(3)) 2. Tuan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai Panduan. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (Kew. PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan ini mestilah dikembalikan sebelum 30 Jun 2007. No. Rujukan Fail: SULIT.KE.HG.(80)347/02(4) Tarikh:01 Jun 2007

3.

Tandatangan :.
Nama Pegawai Pengawal :Dato Dr. Wan Abd. Aziz bin Abdullah Kementerian/Jabatan :Perbendaharaan Malaysia

4. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENYIASAT

a) b) c) d) e) f) g) Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan Memeriksa sendiri tempat kejadian Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang Memastikan sama ada TPA dan Arahan Keselamatan dipatuhi Mengenalpasti kelemahan yang wujud. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan. h) Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

162

5. LAPORAN AKHIR (KEW.PA-30)

(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada. (b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal. (c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.
163

sambungan
(d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi. Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk: (i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau

(e)

(ii)

Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan
Menandatangani sendiri syor dan ulasan.
164

(iii)

sambungan (f)
Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula. (i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

(ii)

(g)

Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

165

KEW. PA-30

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

Nyatakan: 1. Keterangan Aset Yang Hilang (a) Jenis Aset : Note Book (b) Jenama dan Model: Dell Latitude C640 (c) Kuantiti: 1 (d) Tarikh Perolehan: 18.11.2002 (e) Anggaran Nilai Semasa: RM5,800 2. Perihal Kehilangan (a) (b) (c) (d) Tarikh diketahui 18.6.2007 Tarikh Sebenar berlaku 18.6.2007 (1.40 tgh.) hingga 15.5.2007 (7.30 pagi) Tempat Kejadian Bilik Guru SMK Tok Janggut Lumut Bagaimana kehilangan diketahui Apabila hendak mengambilnya untuk dibawa balik ke rumah di dapati aset tiada. Bagaimana kehilangan berlaku Dicuri semasa ketiadaan guru-guru di Bilik Guru.

(e)

sambungan
3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan. Belum diterima. 4. Nama pegawai yang: (i) Secara langsung menjaga aset tersebut. Encik Asri bin Ali (ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia Puan Azura bt. Jamal (iii) Bertanggungjawab atas kehilangan itu. Encik Asri bin Ali (b) Mengenai setiap pegawai di atas nyatakan: (i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan PPP Lepasan Diploma DGA 29 (ii) Tugasnya serta senarai tugas (iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak) Tetap dan berpencen (iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tertentu. Tiada

sambungan
(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan 27.10.2020 Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya) Tiada Maklumat lain, jika ada. Nyatakan adakah Tatacara Pegurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut. Aset tidak disimpan di tempat yang berkunci dan kawalan maksima tidak diberikan kepada aset berkenaan seperti mana yang dikehendaki oleh TPA Bab C. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini. Semua guru diingatkan supaya menjaga aset yang dibekalkan pada tahap maksimum dan menyimpan ditempat yang berkunci dan tidak terdedah pada pandangan umum.

(vi)

(vii) 5.

6.

sambungan
7. Rumusan Siasatan Pegawai tidak mengambil langkah keselamatan yang sepenuhnya ke atas note book berkenaan sehingga berlakunya kehilangan. Beliau sepatutnya memastikan keselamatan note book tersebut sepenuhnya sebelum meninggalkannya. Beliau sepatutnya memberi perhatian ke atas note book yang di bawa dan tidak meninggalkan begitu sahaja dan perlu sentiasa melihat aset berkenaan ada ditempat simpanan.Pegawai telah cuai dalam menjaga aset Kerajaan.

8.

Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi. Surcaj patut dikenakan di atas kecuaian Encik Asri bin Ali untuk memastikan note book disimpan di tempat yang selamat.

Tandatangan Nama Jawatan Tarikh

: : : :

Pengerusi

Tandatangan Nama Jawatan Tarikh

: : : :

Ahli

sambungan
9. Syor dan Ulasan Syor Note Book di hapus kira dan tindakan surcaj di ambil ke atas Encik Asri bin Ali. Ulasan Tindakan surcaj dikenakan kepada Encik Asri bin Ali di atas kecuaiannya memastikan tempat penyimpanan yang selamat untuk note book tersebut. Tandatangan Nama Jawatan Tarikh Cop Kemeterian : : : : : Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran

KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI HARTA MUDAH ALIH (ELEKTRONIK) YANG HILANG
melalui

SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN BERTARIKH 5 FEBRUARI 2009

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

sambungan

S.A.P 5 FEBRUARI 2009

Bagi menambah baik sistem penyampaian, Perbendaharaan bersetuju supaya kehilangan peralatan elektronik, telekomunikasi dan ICT yang nilai semasa tidak melebihi melebihi RM5,000.00 diberi pengecualian daripada tindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik mengikut nilai semasa Kaedah ini berkuatkuasa kepada permohonan yang dikemukakan

pada atau selepas 5 Februari 2009

sambungan

SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009

i. Bayaran balik terhad untuk:

walkie-talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, personel digital assistant (PDA), pemain CD/DVD dan smartphone
ii. Kuasa melulus: (a) Ketua Setiausaha Kementerian atau

(b) Ketua Pengarah Jabatan

iii. Nilai semasa Adalah nilai semasa berlaku kehilangan aset Berdasarkan anggaran susut nilai yang dibuat oleh pegawai yang mahir dalam nilaian aset Diperakukan oleh JKPAK peringkat Kementerian atau Jabatan

sambungan

SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009

iv. Pegawai bertanggungjawab ke atas kehilangan perlu melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan

v.

Ketua Jabatan perlu menyediakan Laporan Awal KEW.PA-28 sebagaimana keperluan TPA

vi.

Laporan Polis dan Laporan Awal perlu dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan untuk pertimbangan dan kelulusan bayaran balik dan hapus kira. Sebelum meluluskan sebarang bayaran balik dan hapus kira, pegawai yang diberi kuasa hendaklah berpuas hati dengan Laporan Awal yang disediakan oleh Ketua Jabatan

sambungan

SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009

vii. Bayaran balik yang diterima hendaklah dikreditkan dalam kod hasil 76106 (Denda Pegawai Awam)

viii. Bayaran balik hendaklah direkodkan dalam Buku Perkhidmatan pegawai berkenaan

ix.

Tindakan hapus kira hendaklah direkodkan dalam Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-3) Daftar Inventori

x.

Setelah tindakan bayaran balik dan hapus kira telah selesai, satu laporan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan

PENAMBAHBAIKAN KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI HARTA MUDAH ALIH (ELEKTRONIK) YANG HILANG
melalui

SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN BERTARIKH 31 Julai 2009

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

sambungan

PENAMBAHBAIKAN S.A.P 31 JULAI 2009

i. Semua kes kehilangan peralatan elektronik, telekomunikasi dan ICT yang nilai semasa tidak melebihi RM5,000 belum diputuskan oleh PBT termasuk kes-kes sebelum SAP bertarikh 5 Februari 2009 dikeluarkan adalah dibenarkan mengguna pakai kaedah bayaran balik

ii.

Tindakan bayaran balik akan dikenakan terhadap seorang pegawai atau beberapa orang pegawai yang bertanggungjawab atas kehilangan itu sekiranya terdapat unsur-unsur kecurian, penipuan atau kecuaian; dan

sambungan

PENAMBAHBAIKAN S.A.P 31 JULAI 2009

iii.

Skop pemakaian kaedah bayaran balik diperluaskan meliputi semua aset alih lain dengan nilai semasa tidak melebihi RM5,000.00 kecuali aset-aset yang melibatkan peralatan keselamatan seperti senjata api atau aset yang sukar diperoleh, peralatan/ komponen strategik atau aset yang digunakan bagi maksud kepentingan negara. Kehilangan aset-aset tersebut perlu disiasat dengan teliti dan kecuaian berkaitan dengannya boleh dikenakan kedua-dua tindakan surcaj dan tatatertib.

6. TINDAKAN KEMENTERIAN/ JABATAN SELEPAS KELULUSAN

(a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Daftar Inventori. Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-31) dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan. Syor Surcaj/ Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/ Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan. Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/ tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.
180

(b)

(c)

(d)

KEW. PA-31
SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN

(Diisi oleh Pegawai Aset) Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil. KK/BKP 12/291/20 Jld. 3 (sk. 29).bertarikh 6 Julai 2007 Aset berikut telah di hapus kira dan Daftar Harta Modal/ Inventori berkenaan telah dikemaskini.
Bil 1. Jenis Aset Note Book Acer Travel Mate No. Pendaftaran KKM/SMKT 12/H/07/01

Tandatangan Ketua Jabatan

Nama Jawatan Tarikh Kementerian/Jabatan

: : : :

Pengetua 23 Julai 2007

181

LAPORAN TAHUNAN

KEW. PA-32 dan KEW. PA-33 hendaklah dikemukakan ke

Perbendaharaan sebelum

15 Mac Tahun

berikutnya.

182

KEW. PA-32 LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN TAHUN 2007 KEMENTERIAN: PELAJARAN MALAYSIA
Bil Ruj.Kelulusan Perbendaharaan Kem/ Jab Jenis Aset Punca Kehilangan Nilai Perolehan Asal (RM) Nilai Semasa (RM) Tindakan Surcaj Tindakan Tatatertib

Amaun Surcaj (RM) 1. KK/BKP 10 /291/20Jld. 3(sk. 29) Tarikh: 6 Julai 2007 SMK Tawau Sabah Note Book Acer Travel Mate Dicuri 6,840 6,840 6,840

Tarikh dikenakan

Jenis Hukuman

Tarikh Dikenakan

4 Sept 2007

Tiada

Tiada

JUMLAH

6,840

6,840

6,840

Tandatangan Pegawai Pengawal: Nama : Tan Sri Dr. Zulkurnain Hj Awang Jawatan: Ketua Setiausaha KPM
183

Tarikh: 10 Mac 2008

RUMUSAN
Terima Aset Terima Aset bersama punca maklumat Tentukan klasifikasi aset (kategori dan jenis aset) Daftar Aset mengikut kumpulan Harta Modal (KEW.PA-2)/ Inventori (KEW.PA-3)

Tentukan Kumpulan Aset

Daftar Aset Kemaskini KEW.PA-4 atau KEW.PA-5 Pengesahan Pegawai Cetak KEW.PA-2 atau KEW.PA-3

Rekod Penyelenggaraan
Rekod Pemeriksaan Rekod Penempatan

Kawalan dan Pemantauan

Kemaskini senarai daftar aset (Mengikut tahun semasa)

Tempatkan Aset

Cetak Label Aset

Rekod Pergerakan

Cetak dan kemaskini KEW.PA-7 (Senarai aset mengikut lokasi)

Kemaskini KEW.PA-7

Proses Pelupusan Proses Kehilangan 184

Simpan kad untuk tujuan kemaskini

Simpan Daftar Aset Database

PERTANYAAN

Unit Pengurusan Aset Alih, Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia Aras 5, Blok E2, Kompleks E Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62604 Putrajaya mas.zainul@moe.gov.my shazana.noorzakri@moe.gov.my hylmee.zain@moe.gov.my

03-8884 9400/ 6834/ 9214/ 6838

03-8884 6894 / 6800

185

SEKIAN, TERIMA KASIH http://www.moe.gov.my/bppa

186