TATACARA PENGURUSAN

ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

UNIT PENGURUSAN ASET
JABATAN PELAJARAN NEGERI SABAH

PENGURUSAN ASET
BERPANDUKAN PEKELILING
PERBENDAHARAAN
BIL. 5 TAHUN 2007 TATACARA PENGURUSAN
ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

KANDUNGAN TPA
BAB F
KEHILANGAN
/ HAPUS KIRA
BAB E
PELUPUSAN

BAB D
PENYELENGGARAA
N

BAB A
PENERIMAAN

TPA
BAB B
PENDAFTARAN

BAB C
PENGGUNAAN, PENYIMPANAN &
PEMERIKSAAN

Apa yang
dimaksudkan
dengan
Aset?

Aset bermaksud harta benda kepunyaan ata

milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang
ibeli atau yang disewa beli dengan wang
erajaan, yang diterima melalui sumbangan
tau hadiah atau diperolehi melalui proses
erundangan.

Apa yang
dimaksudkan
dengan Aset
Alih?

Aset Alih bermaksud aset yang boleh

dipindahkan dari satu tempat ke satu
tempat yang lain termasuk aset yang
dibekalkan atau dipasang bersekali
dengan bangunan.

Kategori Aset
Alih Kerajaan?

KATEGORI ASET ALIH

Harta Modal

Inventori

HARTA MODAL
(a)

Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM

dan ke atas setiap satu pada masa perolehan

(b)

Aset alih yang memerlukan penyelenggaraa

secara berjadual tanpa mengira harga perole
asal. Penyelenggaraan secara berjadual mer
kepada aset yang memerlukan penyelengga
seperti yang telah dinyatakan dalam manual
panduan pengguna.

INVENTORI
Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang
daripada RM1,000 setiap satu dan tidak
memerlukan penyelenggaraan berjadual.
Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan
mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

HARTA MODAL ATAU

INVENTORI?

1. Mesin Cetak (Printer) berharga RM 199.00 ?

=
2.Set sofa berharga RM 4,900.00 ?
=
3.Alat Pemadam Api berharga RM 200.00 ?
=

HARTA MODAL ATAU

INVENTORI?

1. Mesin Cetak (Printer) berharga RM 199.00 ?

= HARTA MODAL
2.Set sofa berharga RM 4,900.00 ?
= INVENTORI
3.Alat Pemadam Api berharga RM 200.00 ?
= HARTA MODAL

BAB A - PENERIMAAN
OBJEKTIF PENERIMAAN
a)Memastikan setiap aset yang diterima
menepati spesifikasi yang ditetapkan
b)Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar
mengikut pesanan; dan
c)Memastikan aset diterima dalam keadaan
baik, sempurna dan selamat untuk
digunakan

BAB A - PENERIMAAN
Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa
menerima aset:
Semak butiran dalam dokumen.

Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta

merta sebelum sahkan penerimaan.

Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan se

merta maka dokumen dicatat Diterima dengan
syarat ianya disahkan kemudian secara diperiks
dikira, diukur, ditimbang dan diuji.

Sekiranya terdapat
kerosakan / perselisihan
semasa menerima aset, sila
isi Borang Laporan
Penerimaan Aset Alih
Kerajaan KEW.PA-1

Selepas
diterima, berapa
lama aset perlu
didaftarkan?

Dalam masa dua (2)

minggu dari tarikh
pengesahan penerimaan.

BAB B - PENDAFTARAN
TUJUAN PENDAFTARAN
mewujudkan pangkalan data lengkap,
tepat
dan kemaskini
memudahkan pengesanan dan
pemantauan
membolehkan keadaan aset diketahui
memudahkan penyelenggaraan,
pelupusan
dan penggantian aset

BORANG PENDAFTARAN ASET

ALIH
Harta Modal - KEW.PA-2 (sebelum TPA
dikenali
sebagai Kew. 312)
Inventori - KEW.PA-3 (sebelum TPA
dikenali
sebagai Kew. 313)

Pelabelan Aset?

Semua aset diberi tanda pengenalan den

cara melabel, mengecat, emboss bagi
menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malays
(HKM).

SENARAI ASET DI
LOKASI

Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkan

hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset
menggunakan KEW. PA-7 dalam 2 salinan.

1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala

1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab
Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapat
perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai
bertanggungjawab.

BAB C - PENGGUNAAN
ASET KERAJAAN
(a)

Bagi tujuan rasmi sahaja.

(b)

Mengikut fungsi sebenar dalam manual.

(c)

Dikendali oleh pegawai yang mahir dan

berkelayakan.

(d)

Perlu direkodkan.

(e)

Melapor kerosakan dalam Borang Aduan

Kerosakan KEW. PA-9.

Bagaimanakah
Aset Alih
disimpan?

- Aset perlu disimpan di tempat yang selamat da

sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungj
Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sent
dipatuhi.

- Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terha

apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan a
di bawah tanggungjawabnya.
- Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi
hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima.

Apakah tindakan yang

akan diambil ke atas
pegawai yang gagal
mematuhi peraturan
ini?

Pegawai
yang
gagal
mematuhi peraturan boleh
dikenakan
tindakan
termasuk surcaj di bawah
Seksyen
18(c)
Akta
Prosedur Kewangan 1957.

Pemeriksaan Aset

BAB C - PEMERIKSAAN
ASET

Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas:

(a)
(b)
(c)

Fizikal
Rekod
Penempatan

Tujuan pemeriksaan aset adalah untuk:

(a)
(b)
(c)

Mengetahui keadaan dan prestasi

Memastikan setiap aset yang mempuny
daftar/rekod yang lengkap, tepat dan
kemaskini;
Memastikan setiap aset berada di
sama seperti yang tercatat dalam dafta

PEGAWAI PEMERIKSA
ASET

Pegawai Pengawal (KSU KPM) melantik

sekurang-kurangnya 2 orang Pegawai Pem

Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekura

kurangnya sekali setahun.

Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan

Pemeriksaan Harta Modal Kew. PA-10 dan
Laporan Pemeriksaan Inventori Kew. PA-11
kepada Ketua Jabatan.

Apa tugas
Pegawai
Pemeriksa Aset?

 Menjalankan pemeriksaan aset alih sekurangkurangnya sekali setahun.

Mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Mo

Kew. PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori
Kew. PA-11 kepada Ketua Jabatan
Ketua Jabatan juga akan melakukan sendiri
pemeriksaan dari masa ke semasa bagi
memastikan peraturan ini dipatuhi.

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL

Kew. PA-10

Kementerian/Jabatan : Hospital Mesra Bukit Padang

Bahagian
Bi
l

1.

2.

No. Siri
Pendaftaran

JKNSabah/1
49901/H/07/
01

JKNSabah/1
49901/H/07/
02
Tandatangan:

:
Jenis
Harta
Modal

Unit Pengurusan
Lokasi

Mengiku
t Rekod

Sebena
r

Daftar Kew. PA-2

Lengkap

Kemaskini

Ya

Ya

Tidak

Keadaaan
Harta
Modal

Catata
n

Tidak

Kompute
r Riba
Dell
N520

Unit
Penguru
san

Unit
Penguru
san

Sedang
digunaka
n

Set PC
HP
Pavillion
DC 345

Unit
Penguru
san

Unit
Penguru
san

Sedang
digunaka
n

Tandatangan :

Nama Pegawai Pemeriksa 1: Blasius Moningot

Maria Sakayan

Nama Pegawai Pemeriksa 2:

Jawatan: Pen. Peg. Perubatan U32

N27

Jawatan: Pen. Peg. Tadbir (Rekod)

Tarikh Pemeriksaan; 9 Jun 2009

Tarikh Pemeriksaan: 9 Jun 2009

Kew. PA-11

LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

Kementerian/Jabatan

Hospital Mesra Bukit Padang

Bahagian
Bil

1.

Jenis
Inventori

Kerusi
Mesyuara
t

Daftar

Lokasi

Lengkap

Kemaskini

Ya

Ya

Tidak

Tandatangan:

Unit Pengurusan
Kuantiti

Mengikut
Rekod

Sebenar

Mengiku
t Rekod

Sebe
nar

Bilik
Mesyuarat
Utama

Bilik
Mesyuar
at Utama

40

38

Keadaa
n
Inventor
i

Catatan

Digunak
an

2 di
Kaunter
Unit
Pengurus
an

Tidak

Tandatangan:

Nama Pegawai Pemeriksa 1: Blasius Moningot Nama Pegawai Pemeriksa 2: Maria Sakayan
Jawatan: Pen. Peg. Perubatan U32

Jawatan: Pen. Peg Tadbir (Rekod) N27

Tarikh Pemeriksaan: 9 Jun 2009

Tarikh Pemeriksaan: 9 Jun 2009

Penyelenggaraan
Aset

BAB D PENYELENGGARAAN
JENIS PENYELENGGARAN

(a)Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Mainte

Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untu
memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komp
atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfun
dengan lancar secara berterusan.

(b)Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Mainten

Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau su
fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang
ditetapkan.

Langkah-langkah yang perlu diambil:

(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(f)

Menyedia senarai aset yang memerlukan

penyelenggaraan Kew. PA-13.
Merancang penyelenggaraan
Melaksanakan program penyelenggara
Merekod penyelenggaraan Kew. PA-14
Menilai program penyelenggaraan
Menyelia dan memantau penyelenggaraan o
pihak
swasta.

Pelupusan
Aset?

BAB E - PELUPUSAN

Pelupusan ialah satu proses untuk

mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,
simpanan dan rekod mengikut kaedah
yang ditetapkan. Pelupusan juga boleh dibua
ke atas aset alih yang boleh digunakan dan
masih berkeadaan baik.

Mengapa perlu
membuat pelupusan
aset?

Tidak Ekonomi Dibaiki (TEB)

Usang
Rosak / tidak boleh guna
Luput tempoh
Kurang keupayaan
Tiada alat ganti
Tiada lagi khidmat pembekal
Disyor selepas pemeriksaan
Tidak diperlukan Jabatan
Perubahan teknologi
Melebihi keperluan

KUASA MELULUS PELUPUSAN

1. PERBENDAHARAAN
- nilai perolehan asal satu aset melebihi RM 50,000
atau jumlah
keseluruhannya melebihi RM 500,000 ; dan
- semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai
perolehan asal
seperti berikut :
a) Hadiah;
b) Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri;
c) Tukar Beli (trade-in);
d) Tukar barang (barter-trade); dan
e) kaedah pelupusan lain yang tidak dinyatakan
dalam TPA
2. KEMENTERIAN/JABATAN
- nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM
50,000 atau

Tatacara
Pelupusan Aset
Alih?

 Kenalpasti aset alih yang hendak dilupuskan

Dapatkan PEP (KEW.PA-16) jika perlu
- PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Teknikal,
Elektrikal
dan Elektronik dan perkakasan komputer.
- Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada JKR atau
Jabatan yang
mempunyai worksyop sendiri atau khidmat pakar
khusus dalam
peralatan tertentu untuk mendapatkan PEP
- PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan
oleh
Pegawai Sistem Maklumat Kementerian / Jabatan
- setiap PEP hendaklah disahkan oleh 2 orang pegawai
yang
berpengalaman sekurang-kurangnya 3 tahun dan

 Sediakan maklumat aset yang hendak

dilupuskan di dalam borang KEW.PA-17
Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa
Pelupusan Aset Alih yang terdiri daripada :
- sekurang-kurangnya 2 orang pegawai )
seorang
Pengerusi dan seorang ahli) yang tidak
terlibat secara
langsung dalam pengendalian aset
berkenaan
- pegawai mempunyai kemahiran memeriksa
aset, jika
perlu;
- Pegawai kumpulan Pengurusan dan
Profesional dan

Tugas Lembaga
Pemeriksa
Pelupusan Aset Alih?

(a) Menyedia dan mengemukakan Jadual Pelupusan kep

Urus Setia Pelupusan Jabatan.
(b)Memeriksa aset yang akan dilupus dan rekod dalam
tempoh 1 bulan.

(c) Memastikan maklumat sulit dan rahsia dalam perala

yang hendak dilupuskan dikeluarkan.

(d)Menyediakan Laporan Lembaga Pemeriksa Kew. PA-1

(e) Mengesyor kaedah pelupusan yang sesuai.

(f) Menandatangani Kew. PA-17 dan kemukakan ke Urus

 Urusetia pelupusan menentukan Kuasa Melulus

dan mengemukakan bagi kelulusan pelupusan
aset
Setelah mendapat kelulusan, pelupusan
dilaksanakan mengikut syor kaedah pelupusan
yang diluluskan oleh Kuasa Melulus
Sediakan Sijil Pelupusan (KEW.PA-19) dan
kemaskini rekod pendaftaran aset alih

Berapa lamakah
aset perlu
dilupuskan selepas
mendapat
kelulusan?

- Dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan

dari tarikh surat kelulusan mengikut kaedah
yang diluluskan.
- Mesti lupus mengikut syor kaedah pelupusan.

Kaedah pelupusan
Aset Alih

KAEDAH PELUPUSAN
(a) Jualan secara :
- Tender
- Sebut harga
- Lelong
(b) Jualan Sisa
(c) Tukar Barang (Barter Trade)
(d) Tukar Beli (Trade in)
(e) Tukar Ganti (Cannibalize)

(g)Pindahan
(h)Hadiah
(i) Musnah secara:
- Ditanam
- Dibakar
- Dibuang
- Ditenggelam
(j) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan
sesuai

Apakah yang perlu

dilakukan semasa
melupuskan aset
alih?

Label HKM dan nama Kem/Jab pada aset dipadamkan

JPJ dimaklumkan mengenai pelupusan
kenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan
Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada
pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa
Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah
dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai

GAMBAR-GAMBAR
PELUPUSAN

Pelupusan secara jualan kontrak pusat sisa

besi

Pelupusan secara ketuk dan tanam

Pelupusan secara tenggelamkan di laut

Kehilangan Aset
Alih?

BAB F KEHILANGAN DAN

HAPUSKIRA

Kehilangan bermaksud aset yang tiada lag

dalam simpanan disebabkan oleh kecurian
kemalangan, kebakaran, bencana alam,
kesusutan, penipuan atau kecuaian
pegawai awam.

Hapus Kira?

BAB F KEHILANGAN DAN

HAPUSKIRA
Hapus kira ialah proses untuk
membatalkan rekod aset yang hilang.

KUASA MELULUS HAPUS KIRA

1. PERBENDAHARAAN
- nilai perolehan asal satu aset melebihi RM 50,000
atau jumlah
keseluruhannya melebihi RM 500,000
- Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti
berikut
tanpa mengira nilai perolehan asal :Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital,
kamera video,
komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal
Digital
Assistant (PDA), LCD projector, pemain CD/DVD
dan
smartphone

KUASA MELULUS HAPUS KIRA

2. PEGAWAI PENGAWAL
- nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM
50,000 atau
jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM
500,000 dan tidak
melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan
ICT; dan
- Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa
hapus kira
hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian,
penipuan atau
kecuaian tidak melibatkan pegawai awam

Sekiranya berlaku
kehilangan, apakah
yang perlu
dilakukan?

 Melaporkan kehilangan aset kepada Ketua

Jabatan dengan segera dan lapor kepada pihak
Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu
kehilangan diketahui.
Ketua Jabatan perlu menyediakan Laporan
Awal KEW.PA-28 dalam tempoh 2 hari dan
kemukakan bersama laporan polis kepada:
(i) Pegawai Pengawal
(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan dan
salinan
kepada Ketua Setiausaha Kementerian,
Akauntan
Negara, Ketua Audit Negara dan wakil
tempatan

 Pegawai Pengawal hendaklah melantik

Jawatankuasa Penyiasat menggunakan
KEW.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2
minggu dari tarikh Laporan Awal
ditandatangani
Jawatankuasa Penyiasat terdiri daripada :
- pegawai yang tidak terlibat dengan
kehilangan itu
dan bukan daripada bahagian/unit yang
sama
- pegawai berpangkat lebih tinggi daripada
pegawai
yang terlibat
- sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana
pegawai

Tanggungjawab
Jawatankuasa
Penyiasat

1.

Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan

2.

Memeriksa sendiri tempat kejadian.

3.

Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan

4.

Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.

5.

Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih

(TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi.

6.

Mengenalpasti kelemahan yang wujud.

7.

Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi

mengelak berulangnya kejadian kehilangan.

8.

Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir (KEW.PA-30)

dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan

 Laporan Akhir (KEW.PA-30) dikemukakan

kepada Pegawai Pengawal berserta dokumen
sokongan seperti salinan KEW.PA-2/KEW.PA-3,
salinan KEW.PA-6, gambar lokasi kejadian (jika
perlu) dan dokumen berkaitan lain untuk
kelulusan hapus kira
Pegawai Pengawal setelah berpuas hati
dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah
bertanggungjawab untuk :- Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset
yang
hilang dengan surcaj atau tatatertib atau
keduaduanya sekali, atau
- Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset

Setelah kelulusan
Hapus Kira diterima,
apa yang perlu
dilakukan?

 Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar

Harta Modal atau Inventori
Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira
kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan
Sijil Hapus Kira Aset (KEW.PA-31) dalam
tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan
Syor surcaj/tatatertib hendaklah dibawa ke
Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT)
Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan
dari tarikh kelulusan hapus kira
Maklumkan keputusan PBT ke atas syor
surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan
dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan

Adakah kita mahu

disurcaj atas kecuaian
menjaga keselamatan
aset sehingga
menyebabkan
kehilangan?

Tindakan surcaj dikenakan terhadap mereka

yang gagal
memungut hasil / membuat bayaran yang
tidak teratur
. Surcaj juga patut diambil terhadap Ketua
Setiausaha /
Jabatan / Bahagian yang gagal mengambil
tindakan
terhadap
pegawai
bawahan yang
gagal
ARAHAN
PERBENDAHARAAN,
AP
167.2
melaksanakan
Pegawai awam adalah bertanggungjawab
tanggungjawab
mereka.
sendiri
termasuk bertanggungjawab membayar
balik jika
berlaku kerugian berhubung dengan
bekalan,

SEKIAN
&
TERIMA KASIH

SEBARANG PERTANYAAN, SILA

HUBUNGI:
HUBUNGI
UNIT PENGURUSAN ASET
SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN DAN
PEMBANGUNAN
JABATAN PELAJARAN NEGERI SABAH
FRANCIS LANGKAB : 088-318194 /088513506
JOHN F. ISIDORE
: 088-513-492
MAHMUD JAMIL
: 088-513-492
NORAFIDAH
: 088- 513492
DG. SARIPAH : 088-513492

KAMI SEDIA MEMBANTU