PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL.

5 TAHUN 2007 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

Tubuh Unit Pengurusan Aset

Melantik: Pegawai Aset Pegawai Pemeriksa Aset Lembaga Pemeriksa Jawatankuasa Penyiasat Tubuh Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) Kemuka Laporan Tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac iaitu: Laporan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-8) Laporan Pemeriksaan Harta Modal & Inventori (KEW.PA-12) Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-20) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib (KEW.PA-32) dan Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapuskira (KEW.PA-33)

Aset Alih diurus teratur

berkesan

cekap

*SAP 12 Mac 2010 - Laporan Tahunan Pengurusan Aset Kerajaan

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)

BIDANG TUGAS JKPAK

Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan.
TEMPOH MESYUARAT

Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan.

Bil Mesyuarat Bil 1/ 2010 Bil 2/ 2010 Bil 3/ 2010 Bil 4/ 2010 Tarikh Laporan Tempoh

Jan 2010 Suku Tahun Keempat Tahun sebelumnya Okt - Dis 2009 Apr 2010 Suku Tahun Pertama Tahun Semasa Jan - Mac 2010

Jul 2010 Okt 2010

Suku Tahun Kedua Tahun Semasa Suku Tahun Ketiga Tahun Semasa

Apr - Jun 2010 Jul -Sept 2010

sambungan
3 bulan sekali Hasil mesyuarat JAWATANKUASA dilapor dalam JPKA PENGURUSAN Pengerusi Ketua Panitia Guru berkaitan Kerani

ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)

Guru Besar/ Pengetua

Setiausaha
Pegawai Aset

Kedudukan Semasa Aset Alih

Laporan Tindakan Pelupusan

Agenda Mesyuarat JKPAK

Hasil Laporan Pemeriksaan Aset Alih

Laporan Tindakan Surcaj Tatatertib

Isu Berbangkit Mengenai Pengurusan Aset Alih

PELAKSANAAN
Semua aset yang dimiliki oleh Kementerian/ Jabatan sebelum tahun 2007, hendaklah disenaraikan dalam Senarai Daftar Harta Modal KEW. PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW. PA-5. Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW.314) hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300-J3) dan Kad Petak (KEW. 300-J4) mengikut Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS).

KANDUNGAN TPA
PENDAHULUAN BAB F KEHILANGAN & HAPUS KIRA BAB A PENERIMAAN

BAB E PELUPUSAN

BAB B PENDAFTARAN

BAB D PENYELENGGARAAN

BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN

PENDAHULUAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

KITARAN HAYAT ASET

Kenalpasti Keperluan Sedia Pelan Perolehan/ Pengurusan Peruntukan Penentuan Spesifikasi/ Dokumen Perolehan Laksana Perolehan Penilaian Penawaran Pembekalan

PERANCANGAN ASET

PEROLEHAN ASET

PELUPUSAN/ HAPUSKIRA ASET Kelulusan Pelupusan/ Hapuskira Laksana Pelupusan/ Hapus Kira

PENGGUNAAN ASET Penerimaan Pendaftaran Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan Penyelenggaraan

8

DEFINISI ASET
>RM1,000 @ Ada Penyelenggaraan Berjadual
Infrastruktur Tanah

ASET ALIH
Harta Modal Inventori Loji @ Jentera Berat Kenderaan Kelengkapa n@ Peralatan

ASET TAK ALIH

Bangunan

HARTA INTELEK

Haiwan

Ikan

ASET HIDUP
Tumbuhan

<RM1,000 & Tiada Penyelenggaraan Berjadual Kelengkapan @ Peralatan Tanpa Kira Nilai Perolehan Asal

DEFINISI ASET ALIH

Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

10

KUMPULAN ASET ALIH

11

HARTA MODAL
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya

RM1,000.00 dan ke atas setiap satu; atau

(b) Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. (Penyelenggaraan berjadual adalah penyelenggaraan seperti yang disyaratkan di dalam manual/ buku panduan pengguna)

12

KATEGORI HARTA MODAL

Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu:

(i) Loji/ Jentera Berat

(ii) Kenderaan
(iii) Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan

13

CONTOH HARTA MODAL

14

INVENTORI
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya

kurang daripada RM1,000.00 setiap satu dan tidak memerlukan

penyelenggaraan (b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan

15

KATEGORI INVENTORI
Empat (4) kategori Inventori iaitu:

(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000.00 dan tidak memerlukan penyelenggaraan secara berjadual:
(i) Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan Perabot Hamparan, hiasan dan langsir Pinggan mangkuk
16

(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal: (ii) (iii) (iv)

CONTOH INVENTORI

17

sambungan

Kod Klasifikasi Aset

http://spa.treasury.gov.my/knowledgebase
18

BAB PENERIMAAN

A:

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

19

BAB A - PENERIMAAN

Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi. Pegawai Bertauliah ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.

20

sambungan Objektif Penerimaan:

(a) Memastikan setiap aset diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan.

(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan. (c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.

21

PERATURAN PENERIMAAN
(a) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi. (b) Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah (bila perlu) (c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerima aset: Semak butiran dalam dokumen. Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan penerimaan.

Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji.
22

sambungan (d) Sediakan Borang Laporan Penerimaan KEW. PA-1 jika terdapat kerosakan/ perselisihan. Borang KEW.PA-1 yang ditandatangani oleh Ketua Jabatan dihantar kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal. Pegawai Penerima pastikan aset diterima beserta Surat Jaminan daripada pembekal.

(e)

(f)

(g)

Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual penggunaan dan penyelenggaraan.

23

24

BAB PENDAFTARAN

B:

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

25

SKOP
CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL & INVENTORI

OBJEKTIF
TEMPOH MENDAFTAR

PENDAFTARAN
PENGESAHAN PENDAFTARAN
URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH BUTIRAN MAKLUMAT

PENDAFTARAN ASET HADIAH PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

PUNCA MAKLUMAT DOKUMEN PENDAFTARAN

26

OBJEKTIF PENDAFTARAN
Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini Memudahkan pengesanan dan pemantauan Membolehkan keadaan aset diketahui

Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset

27

TEMPOH MENDAFTAR

dari tarikh pengesahan penerimaan.

28

PENGESAHAN PENDAFTARAN

Pengesahan pendaftaran dibuat dan dicop pada dokumen punca maklumat yang berkaitan seperti contoh berikut: Telah direkodkan pada ..(tarikh). No. siri pendaftaran aset .. seperti nombor pada daftar.

29

URUSAN PENDAFTARAN
(a) Didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kementerian/ Jabatan/PTJ menggunakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) & Daftar Inventori (KEW.PA-3). (b) Satu Senarai Daftar Harta Modal (KEW. PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW. PA-5)disediakan. Pendaftaran melalui sistem berkomputer: (a) Format yang sama diguna pakai. (b) Daftar hendaklah dicetak. (c) Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.
30

Kementerian/Jabatan: Perbendaharaan Bahagian: Kawalan dan Pemantauan

Kod Nasional
Kategori Sub Kategori Jenis/Jenama/Model Buatan Jenis dan No. Enjin No. Casis/Siri Pembuat No. Pendaftaran (Bagi kenderaan) KOMPONEN/AKSESORI

DAFTAR HARTA MODAL BAHAGIAN A

KEW. PA-2
(No. Siri Pendafataran: KK/BKP10/H/07/1

Peralatan ICT Komputer DELL/L1506 Malaysia

Harga Perolehan Asal RM8,500 13 April 2007 LO A5624 1 Tahun

DP/NO7N22

Tarikh Diterima No. Pesanan Rasmi Kerajaan Tempoh Jaminan Nama Pembekal Dan Alamat Computer System Sdn. Bhd No. 15, Plaza Low Yatt, Jalan Embi KUALA LUMPUR PENEMPATAN

CPU Monitor

Papan Kekunci Tetikus Speaker

Tandatangan Ketua Jabatan: Nama: Norrizan bt. Shafie Jawatan: Pengetua Cop Tarikh 17 April 2007

Lokasi Tarikh

PKP(P) 17 April 2007 Ahmad Hishamuddin

Nama Pegawai Tandatangan

PEMERIKSAAN

Tarikh Status Aset

Nama Pemeriksa

Tandatangan

PELUPUSAN/HAPUS KIRA Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan

31

KEW. PA-2

DAFTAR HARTA MODAL

BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF BAHAGIAN B Bil.
1.

Tarikh
21.6.2007

Butiran
Penggantian CPU

Tempoh jaminan
1 tahun

Kos (RM)
1,000

Nama dan Tandatangan

32

Kementerian/Jabatan: Perbendahraan Bahagian: Kawalan dan Pemantauan

Kod Nasional Kategori Sub Kategori Jenis Kuantiti Unit Pengukuran Tempoh Jaminan Nama Pembekal dan Alamat Syarikat Sri Kenanga Sdn. Bhd. Lot 50, Jalan Tuanku Abdul Rahman Kuala Lumpur

DAFTAR INVENTORI

KEW. PA-3 (No. Siri Pendafataran KK/BKP10/I/07/1-5

)

Perabot Almari Almari Buku Bercermin 5 buah 1 Tahun

Harga Perolehan Asal Tarikh Diterima No. Pesanan Rasmi Kerajaan dan Tarikh Tandatangan Ketua Jabatan: Nama: Nooorizan bt. Shafie Jawatan; Pengetua Tarikh: 22 Mei 2007 Cop PENEMPATAN 1 KK/BKP10/1//07/2 1 KK/BKP10/1//07/3 1 KK/BKP10/1//07/4 1 KK/BKP10/1//07/5 RM350.00 sebuah 17 Mei 2007 LO CT3456

Kuantiti No. Siri Pendaftaran Lokasi Tarikh Nama Pegawai Tandatangan

1 KK/BKP10/1//07/1

SBKP 22 Mei 2007 Noorrizan bt. Shafiie

TSBKP(A&p) 22 Mei 2007 Tajol Azhar

TSBKP(S) 22 Mei 2007 Nik Hassan H

PEMERIKSAAN

Pkp(p) 22 Mei 2007 Ahmad Hishamuddin A

PPT(P) 22 Mei 2007 Henry Chong H

Tarikh Status Aset

22.6.2007 Sedang digunakan

22.6.2007 Sedang digunakan

22.6.2007 Sedang digunakan

22.6.2007 Sedang digunakan

22.6.2007 Rosak

Nama Pemeriksa Tandatangan

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

&
Rujukan

&

&

Kuantiti

&

Lokasi

&

Tandatangan

PELUPUSAN/HAPUS KIRA Tarikh Kaedah Pelupusan

3.7.2007

KK/BDSWP 10/767/2(81)

Buang

PPT(P)

33

URUSAN PENDAFTARAN

(d)

Daftar aset dikemaskini bila berlaku:

(i) Penambahan/ penggantian/ penaiktarafan

(ii)
(iii)

Pemeriksaan aset
Pelupusan

(iv)

Hapus kira

34

PELABELAN ASET

Semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda

Hak Kerajaan Malaysia (HKM).

Aset tujuan samaran/ risikan ditanda di tempat yang tidak mudah dilihat.

35

PELABELAN ASET
PENETAPAN FORMAT KOD NO. SIRI ASET

Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran seperti panduan berikut: KPM/BPPA12/J-JB-01-01/H/08/1234

Kod Kementerian (Singkatan Kementerian)

Kod Jabatan (Singkatan Jabatan/Bahagian) dan Kod Fail (MAMPU) Kod Tambahan (Jika Perlu) Kod Pengkelasan Aset Tahun No. Siri
36

URUSAN PENDAFTARAN

Pergerakan Aset
Pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori KEW. PA-6.

Penyimpanan Daftar
KEW. PA-2 dan KEW. PA-3 disimpan dalam fail kulit keras dalam kabinet berkunci. Buku KEW. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan simpan di lokasi.
37

SENARAI ASET DI LOKASI

Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW. PA-7 dalam 2 salinan.
1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala 1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab. Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.

38

KEW. PA-7

SENARAI ASET ALIH KERAJAAN

BAHAGIAN LOKASI : KAWALAN DAN PEMANTAUAN :BILIK MESYUARAT UTAMA

BIL
1. 2. 3. 4.
(a)

KETERANGAN ASET
Kerusi Mesyuarat (Pengerusi) Kerusi Mesyuarat White Board Skrin Putih

KUANTITI
1 60 1 1
(b) Disahkan oleh: Tandatangan Nama : Henry Chong Jawatan:PPT(P) Tarikh :15 Mac 2007

Disediakan oleh: Tandatangan:

Nama: Ahmad Hishamuddin.

Jawatan: PKP(P)
Tarikh: 15 Mac 2007

39

URUSAN PENDAFTARAN
(c) Salinan KEW. PA-4 dan KEW. PA-5 dikemukakan secara tahunan seperti berikut: (i) Pendaftaran di peringkat PTJ Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat (ii) Pendaftaran Peringkat Jabatan Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.

40

URUSAN PENDAFTARAN

(iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian

Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya.

41

CARA MENGEMUKAKAN SENARAI DAFTAR HARTA MODAL (KEW. PA-4) DAN SENARAI DAFTAR INVENTORI (KEW. PA-5)

PERBENDAHARAAN
KEW. PA-8

KEMENTERIAN

Bahagian-bahagian

IBU PEJABAT

Jabatan

Jabatan

Jabatan

Jabatan

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

KEW. PA-4 DAN KEW. PA-5

42

KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL TAHUN 2007 BIL NOMBOR SIRI PENDAFTARAN
KK/BKP10/H/07/1 KK/BKP10/H/07/2 KK/BKP10/H/07/3 KK/BKP10/H/07/4 KK/BKP10/H/07/5

NAMA ASET

TARIKH PEROLEHAN

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

RM8,500 RM2,500 RM2,500 RM2,500 RM8,500 RM24,500

1. 2. 3. 4. 5.

Komputer Riba Dell/L1506 Kamera Digital Sony Model DSC-W1 Kamera Digital Sony Model DSC-W1 Kamera Digital Sony Model DSC-W1 Komputer Riba Dell/L1506 JUMLAH

13 April 2007 17 April 2007 17 April 2007 17 April 2007 24 Mei 2007

43

KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL SEBELUM TAHUN 2007 BIL NOMBOR SIRI PENDAFTARAN
KK/BKP 2004-KD/3 KK/BKP 2004-KD/4 KK/BKP 2004-FAX/1 KK/BKP 2005-MT/1 KK/BKP 2006-TV/1

NAMA ASET

TARIKH PEROLEHAN

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

RM2,500 RM2,500 RM2,500 RM1,900 RM1,350

1. 2. 3. 4. 5.

Kamera Digital Sony Model DSC-W1 Kamera Digital Sony Model DSC-W1 Mesin Fax Canon L250 Mesin Taip Elektronik Televisyen Sony 21 Model F229 JUMLAH

21/12/2004 21/12/2004 17 /4/ 2005 15 /4/2006 15 /4/ 2006

RM10,750

44

KEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI TAHUN 2007 BIL NOMBOR SIRI PENDAFTARAN

KK/BKP10/I/07/1-5 KK/BKP10/1/07/6-10 KK/BKP10/1/07/11-15 JUMLAH

NAMA ASET

TARIKH PEROLEHAN

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

RM1,750 RM1,200 RM750 RM3,700

1. 2. 3.

Almari Buku Bercermin Meja Pegawai Kerusi Pegawai

2 Mei 2007 2 Mei 2007 2 Mei 2007

45

KEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI SEBELUM TAHUN 2007 BIL NOMBOR SIRI PENDAFTARAN
KK/BKP 2004-AB/1-3 KK/BKP 2005/MP/1-5 KK/BKP 2006/KP/1-5 JUMLAH

NAMA ASET

TARIKH PEROLEHAN

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

RM1,750 RM1,200 RM750 RM3,700

1. 2. 3.

Almari Buku Bercermin Meja Pegawai Kerusi Pegawai

02 Mei 2004 15 April 2005 15 Jun 2006

46

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

KEW. PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

47

BAB PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

C:

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

49

OBJEKTIF PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

Aset Kerajaan hendaklah dikendali dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan: (a) (b) (c) (d) (e) Mengurangkan pembaziran Menjimatkan kos Mencapai jangkahayat Mencegah penyalahgunaan Mengelakkan kehilangan

50

PENGGUNAAN
(a) Bagi tujuan rasmi sahaja.

(b)
(c)

Mengikut fungsi sebenar dalam manual.

Dikendali oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan.

(d)
(e)

Perlu direkodkan.
Melapor kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan KEW. PA-9.

Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana lebih awal.
51

PENGGUNAAN

Peraturan mengenai Penggunaan, Pengurusan dan Penyelenggaraan Kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.

(PP Bil.2 Tahun 1980 dan PP Bil. 7 Tahun 1985)

52

PENYIMPANAN
Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima. Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

53

PEMERIKSAAN
Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas: (a) Fizikal (b) Rekod (c) Penempatan Tujuan pemeriksaan adalah untuk:

(a) Mengetahui keadaan dan prestasi aset;

(b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/ rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini;

(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.
54

PEMERIKSAAN

Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya 2 orang Pegawai Pemeriksa.

Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurangkurangnya sekali setahun. Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) kepada Ketua Jabatan.

55

Kew. PA-10

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL

Kementerian/Jabatan:Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar Bahagian: Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor Bil No. Siri Pendaftaran Jenis Harta Modal Lokasi Daftar Kew. PA-2 Keadaaan Harta Modal Catatan

Mengikut Rekod

Sebenar

Lengkap
Ya Tidak

Kemaskini
Ya Tidak

1.

NRE/JAS/JH25/ 07/1 NRE/JAS/JH25/ 072

Komputer Riba Dell N520 Set PC HP Pavillion DC 345

Sharifah Azlina Hashim Ahmad

Sharifah Azlina Hashim Ahmad

Sedang digunakan Sedang digunakan

2.

Tandatangan :
Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007

Tandatangan:
Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh Jawatan: Penolong Pengarah (PSM) Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007

Kew. PA-11

LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

Kementerian/Jabatan: Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar
Bahagian Bil Jenis Inventori : Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor Daftar Lokasi Kuantiti Keadaan Inventori Catatan

Lengkap

Kemaskini

Mengikut Rekod

Sebenar

Mengikut Rekod

Sebenar

Ya

Tidak

Ya

Tidak

1.

Kerusi Mesyuarat

Bilik Mesyuarat Utama

Bilik Mesyuarat Utama

40

38

Digunaka n

2 di Bilik Bincang

Tandatangan: Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan) Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007

Tandatangan: Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen Jawatan: Penolong Pengarah (JAS) Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007

KEW. PA-10

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL

Kementerian/Jabatan: Kementerian Kewangan Malaysia Bahagian: Jabatan Kastam Diraja Malayia Bil No. Siri Pendaftaran Jenis Harta Modal Lokasi Mengikut Rekod Sebenar Lengkap Daftar Kew. PA-2 Kemaskini Keadaaan Harta Modal Catatan

Ya
1. KK/KDRM 115/H/07/1 KK/KDRM115/0 7/2 Komputer Riba Dell N520 Set PC HP Pavillion DC 345 Sharifah Azlina Hashim Ahmad Sharifa h Azlina Hashim Ahmad

Tidak

Ya

Tidak
Sedang digunakan Sedang digunakan

Tandatangan :
Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007

Tandatangan:
Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh Jawatan: Penolong Pengarah (PSM) Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007

58

KEW. PA-11

LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

Kementerian/Jabatan: Kementerian Kewangan Malaysia
Bahagian Bil Jenis Inventori : Jabatan Kastam Diraja Malaysia Daftar Lokasi Kuantiti Keadaan Inventori Catatan

Lengkap

Kemaskini

Mengikut Rekod

Sebenar

Mengikut Rekod

Sebenar

Ya

Tidak

Ya

Tidak

1.

Kerusi Mesyuarat

Bilik Mesyuara t Utama

Bilik Mesyuara t Utama

40

38

Digunak an

2 di Bilik Bincan g

Tandatangan: Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan) Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007

Tandatangan: Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan) Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007

59

PEMERIKSAAN
Ketua Jabatan kemuka KEW. PA-10 dan KEW. PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW. PA-12 kepada Pegawai Pengawal. Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan KEW. PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

60

KEW. PA-12

SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI TAHUN 2007

KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di Kementerian Kewangan Malaysia telah diperiksa seperti berikut: Bil Jab/Bhgn/PTJ Tarikh

1 2. 3. 4.

Perbendaharaan KDRM JPPH PM Sarawak

27.9.2007-29.11.2007 12.2.2007-8.1.2008 29.1.2008 31.12.2007

Tandatangan : .

Nama Pegawai Pengawal : Tan Sri Dr Wan Abdul Aziz bin Wan Abdullah
Tarikh Cop Kem/Jab : 13 Mac 2008

61

BAB PENYELENGGARAAN

D:

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

62

OBJEKTIF PENYELENGGARAAN

Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan. Memelihara dan memanjangkan jangkahayat Meningkatkan keupayaan Mengurangkan kerosakan Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan Menjamin keselamatan pengguna Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif Memelihara imej Kerajaan
63

JENIS PENYELENGGARAAN
(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)
Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan. (b) Penyelenggaraan Pemulihan(Corrective Maintenance) Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.
64

PENYELENGGARAAN

MANUAL PENYELENGGARAAN Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tindakan penyelenggaraan.

65

PANDUAN PENYELENGGARAAN
Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian/ Jabatan: (a) Menyedia Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW. PA-13). (b) Merancang penyelenggaraan (c) Melaksana program penyelenggaraan (d) Merekod penyelenggaraan dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW. PA-14) (e) Menilai program penyelenggaraan (f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta.
66

SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YANG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN (Diisi oleh Pegawai Aset)
KEMENTERIAN Jabatan/Bahagian : KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR :JABATAN ALAM SEKITAR NEGERI JOHOR

KEW. PA-13

Bil

No. Siri Pendaftaran

NRE/JAS/JH25/H/07/6 NRE/JAS/JH25/H/07/7 NRE/JAS/JH25/H/07/8

Jenis/Jenama/ Model
Split Air Conditioner Philip Split Air Conditioner Philip Pacuan 4 Roda Perodua Kembara

Lokasi Aset
Bilik Mesyuarat 1 Bilik Mesyuarat 2 Pentadbiran

Catatan
6 bulan sekali 6 bulan sekali 3 bulan sekali

1. 2. 3.

DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL (Diisi oleh Pegawai Aset) Sub Kategori: Kereta Jenis (a) Tarikh : Perodua Kembara (b) (Butir-butir Kerja) No. Siri Pendaftaran Lokasi (c) No. Kontrak/ Pesanan Kerajaan dan Tarikh
AA 982615

KEW. PA-14

:NRE/JAS/JH25/H/07/08 : Pentadbiran (e) Kos (f) Nama dan Tandatangan

(d) Nama Syarikat/Jabatan Yang Menyelenggara

MS Cooling Sdn. Bhd.

16 Jun 2007

Pembaikan/Penyelenggara an hawa dingin dan compress air clucth booster.

RM1,150.00

Masri bin Jamil

BAB

E:

PELUPUSAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

69

SKOP
PINDA KAEDAH DEFINISI OBJEKTIF

LANJUT TEMPOH
E) TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN

JUSTIFIKASI

KUASA MELULUS

C) TINDAKAN SEMASA PELUPUSAN

PELUPUSAN

URUSETIA PELUPUSAN

KAEDAH PELUPUSAN
B) LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA A) PERAKUAN PELUPUSAN PROSES PELUPUSAN
70

DEFINISI PELUPUSAN

Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

71

OBJEKTIF PELUPUSAN
Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak diguna atau tidak diperlukan; Menjimatkan ruang simpanan/ pejabat; Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan Membolehkan aset milik Kementerian/ Jabatan dipindahkan ke Kementerian/ Jabatan lain atas sebab-sebab tertentu
72

JUSTIFIKASI PELUPUSAN

Tidak Ekonomi Dibaiki Usang/Obselete Rosak dan tidak boleh digunakan Luput tempoh penggunaan Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum

Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan Disyor selepas pemeriksaan aset Tiada alat ganti Perubahan Teknologi Melebihi keperluan

Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan

73

KUASA MELULUS

Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.
74

KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

Nilai

Perolehan

Asal

(NPA)

satu

aset

lebih

RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya lebih RM1,000,000.00 bagi semua kaedah pelupusan

75

KUASA MELULUS KEMENTERIAN

Kementerian
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset

kurang

RM200,000.00 atau jumlah kurang RM1,000,000.00 bagi

pelupusan

keseluruhannya
semua kaedah

Kuasa Melulus: Ketua Setiausaha/ Timbalan Bahagian (Pengurusan Aset)

KSU/

Setiausaha
76

KUASA MELULUS JABATAN

Jabatan Peringkat Negeri:

kurang RM10,000.00 atau jumlah keseluruhannya kurang RM100,000.00 bagi semua kaedah pelupusan
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset Kuasa Melulus: Pengarah Negeri/ Timbalan Pengarah Negeri (Jab. Persekutuan Peringkat Negeri)

77

KUASA MELULUS

Tidak melebihi RM200,000 atau agregat RM1 juta

Melebihi RM200,000 atau agregat melebihi RM1 juta

PERBENDAHARAAN

KEMENTERIAN
Tidak melebihi RM25,000 atau agregat RM500,000

IBU PEJABAT

BAHAGIAN NEGERI
Tidak melebihi RM10,000 atau agregat RM100,000

Tidak melebihi RM50,000 atau agregat RM500,000

KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 285

URUSETIA PELUPUSAN
Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut Kew. PA-15 Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Kew. PA-16 Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Kew.PA-17 Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus

UNIT PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN/ JABATAN

Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk tindakan

LEMBAGA PEMERIKSA
Pelantikan Lembaga Pemeriksa Dilantik oleh Pegawai Pengawal Kementerian/ Jabatan Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak lebih dua (2) tahun

Keanggotaan Lembaga Pemeriksa terdiri daripada: i. ii. iii. iv. Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset; Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa aset; Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf; dan Pegawai dari Kementerian/ Jabatan lain boleh dilantik, jika perlu.
80

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16

(a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal dan Elektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan komputer di Kembaran B. (b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus dalam peralatan-peralatan tertentu. (c) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai Teknologi Maklumat Kementerian/Jabatan. (d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun. (e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh 1 tahun.
82

TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA

Sedia dan kemuka jadual pemeriksaan kepada Urusetia Pelupusan Jabatan Periksa aset dan rekod berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan Pastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan Sediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17) Syorkan kaedah pelupusan yang sesuai Tandatangani KEW.PA-17 dan kemuka kepada Urusetia Pelupusan

84

KEW. PA-17 LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA ASET ALIH KERAJAAN KEMENTERIAN/JABATAN: KEM. KESIHATAN/HOSPITAL KUALA LUMPUR (HKL)

JABATAN/BA BIL HAGIAN

KETERANGAN ASET

UNIT

KUANTITI

TEMPOH TEMPOH DIGUNAKAN DIGUNAKAN /SIMPANAN 15.9.1997 11.6.1985 7 tahun 18 tahun

HARGA PEMBELIAN NILAI SEMASA ASAL SEUNIT JUMLAH SEUNIT JUMLAH (RM) (RM) (RM) (RM) 65,000 150,000 65,000 150,000 15,000 -

NYATAKAN SYOR KAEDAH KEADAAN ASET PELUPUSAN DAN DENGAN JELAS JUSTIFIKASI

1 Pentadbiran Kenderaan 2 Mesin X-Ray

buah buah

1 1

15,000 masih boleh digunakan rosak

sebutharga sisa besi

JUMLAH KESELURUHAN

215,000

215,000

15,000

15,000

Tarikh pelantikan Lembaga Pemeriksa Tarikh pemeriksaan:. Tempoh pemeriksaan

Tandatangan Nama dan Jawatan Tandatangan Nama dan Jawatan Tandatangan

..(Pengerusi) (Ahli) (Ahli)

85

sambungan

Dokumen sokongan: (i) Surat permohonan Kementerian/ Jabatan bagi pelupusan secara pindahan, (ii) Surat permohonan organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan bagi pelupusan secara hadiah (iii) Justifikasi tukar beli (trade in) dan tukar barang (barter trade).

86

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

Tempoh Tindakan Pelupusan Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan.

Pelanjutan Tempoh Pelupusan (a) Permohonan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja.
(b) Jika tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan dalam tempoh pelanjutan, kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.
87

KAEDAH PELUPUSAN

Jualan Tender
Jualan Sebutharga Jualan Lelong Jualan Sisa Tukar Barang (Barter Trade)

Tukar Beli (Trade In)

Tukar Ganti (Cannibalize) Pindahan Hadiah Musnah (tanam/ bakar/ buang/ tenggelam)

Kaedah lain yang difikirkan sesuai

88

TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN

Label Hak Kerajaan Malaysia dan nama Kementerian/ Jabatan pada aset dipadamkan JPJ diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai

93

PINDA KAEDAH PELUPUSAN

Permohonan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh kelulusan. Jika tempoh pelupusan tamat, kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

94

TINDAKAN SELEPAS PELUPUSAN SELESAI

Kemas kini Daftar Harta Modal/Daftar Inventori

Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 disediakan dan kemukakan kepada Kuasa Melulus bersama: Resit jualan Surat Akuan Terima Sijil Penyaksian Pemusnahan

95

URUSETIA PELUPUSAN

Memohon pelanjutan tempoh pelupusan

Memohon kelulusan pinda kaedah pelupusan

Memperoleh Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19) bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus; dan Kemuka Laporan Tahunan Pelupusan Aset (KEW.PA-20) ke Perbendaharaan

UNIT PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN/ JABATAN

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH

KEW. PA-20 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

99

KEW.PA-20

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN TAHUN : 2007 KEMENTERIAN/JABATAN: SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR

BIL

KEMENTERIAN/ JABATAN

JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL (RM)

HASIL PELUPUSA N (RM)

JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL SECARA (RM)

JUALAN

PINDAHAN

MUSNAH

KAEDAH LAIN

1.

JABATAN ALAM SEKITAR

2,000,000

100,000 1,500,000 400,000 RM100,000

2.

JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN

5,000,000

200,000

4,000,000

900,000

100,000

Tandatangan Pegawai Pengawal

Nama: Jawatan: KETUA SETIAUSAHA Tarikh:10 Mac 2008

Cop Jabatan:

BAB

F:

KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

101

SKOP
DEFINISI OBJEKTIF KUASA MELULUS

E) TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN

URUSETIA KEHILANGAN & HAPUSKIRA

D) LAPORAN AKHIR

HAPUSKIRA
PROSES HAPUSKIRA

C) JAWATANKUASA PENYIASAT

B) LAPORAN AWAL

A) MELAPORKAN KEHILANGAN
102

DEFINISI
KEHILANGAN Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam,kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam. HAPUSKIRA

Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

103

sambungan

PEGAWAI PENGAWAL Pegawai Pengawal ialah Ketua Setiausaha Kementerian

KETUA JABATAN Ketua Jabatan termasuk Ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah

104

KUASA MELULUS

Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.
105

KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset lebih RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya lebih RM1,000,000.00 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam

106

KUASA MELULUS KEMENTERIAN

Kementerian Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset

kurang

RM200,000.00 atau jumlah kurang RM1,000,000.00 bagi

keseluruhannya

semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam
Kuasa Melulus: Ketua Setiausaha (KSU)
107

KUASA MELULUS JABATAN

Jabatan Peringkat Negeri: Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset

RM10,000.00 atau RM100,000.00 bagi

jumlah keseluruhannya

kurang kurang

semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam
Kuasa Melulus: Pengarah Negeri (Jab. Persekutuan Peringkat Negeri)
108

KUASA MELULUS

Tidak melebihi RM200,000 atau agregat RM1 juta

Melebihi RM200,000 atau agregat melebihi RM1 juta

PERBENDAHARAAN

KEMENTERIAN
Tidak melebihi RM25,000 atau agregat RM500,000

IBU PEJABAT

BAHAGIAN NEGERI
Tidak melebihi RM10,000 atau agregat RM100,000

Tidak melebihi RM50,000 atau agregat RM500,000

KUASA MELULUS HAPUSKIRA ASET ALIH KERAJAAN

Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 285

KUASA MELULUS
Sila ambil perhatian! ***tukar ATAU kepada DAN

KUASA MELULUS HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN

Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual B di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 285

CONTOH KES HAPUS KIRA

Kehilangan sebuah notebook bernilai RM 5950 kerana kecuaian meninggalkan notebook di bilik mesyuarat hotel kerana mengandaikan pihak hotel akan menjaga keselamatan bilik tersebut Kehilangan 474 unit peralatan pejabat yang hendak dilupuskan bernilai RM902,679.80 kerana telah dicuri Kehilangan tiga unit tengkorak (peralatan makmal) dan disedari semasa pemeriksaan aset dilakukan Kehilangan sebuah notebook HP dan sebuah LCD Projektor bernilai RM16,200 kerana rumah dipecah masuk Kehilangan sebuah notebook Mimos Tetra bernilai RM6840 kerana kecuaian meninggalkan aset di dalam boot kereta

sambungan

Kehilangan sebuah notebook Compaq NX9000 kerana kecuaian meninggalkan aset di atas meja untuk keluar rehat tengah hari

Kehilangan sebuah notebook Dell Latitude C640 bernilai RM5,800.00 di Bilik Guru sesi akibat diletak di atas meja di bilik guru kerana pergi mengajar.
Kehilangan notebook Dell bernilai RM5,100.00 di tempat letak kereta sekolah kerana kecuaian meninggalkan notebook tersebut di dalam kereta tanpa mengunci dan mematikan enjin. Kehilangan sebuah notebook Acer Travelmate bernilai RM3988.00 kecuaian meninggalkan aset di atas kerusi di ruang makan hotel. Beg Laptop telah ditukar dengan beg yang kosong

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Unit Pengurusan Aset di Kementerian/ Jabatan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira. (a)
Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori KEW. PA-3.

T U G A S

(b)

Mendapatkan Laporan Awal (KEW.PA-28) daripada Ketua Jabatan.

(c)

Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal. Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat menggunakan contoh format KEW.PA-29.
113

(d)

sambungan
(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

T U G A S

(f) Mendapatkan Laporan Akhir (KEW.PA-30) daripada

Jawatankuasa Penyiasat.

(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syor

daripada Pegawai Pengawal.

(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan

hapus kira lengkap dan teratur.

(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa

Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum diperolehi.
114

PROSES HAPUS KIRA

1. MELAPORKAN KEHILANGAN (a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta. (b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

115

2. LAPORAN AWAL (KEW.PA-28)

(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/Ibu Pejabat. (b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada: (i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan (ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan (c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.
116

3. JAWATANKUASA PENYIASAT

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani. (b) Keanggotaan:

i.

Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama; ii. Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat; iii. Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.
(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.
117

KEW. PA-29 Kepada: Encik Muhamad Azmi bin Bakar Penolong Pengarah Kanan Kastam Cawangan Penilaian dan Pasca Import Ibu Pejabat (Nama dan Jawatan Pegawai Yang Dilantik) PERLANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEHILANGAN SATU (1) UNIT KOMPUTER RIBA Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik tuan sebagai Pengerusi Jawatankuasa Penyiasat untuk menyiasat kehilangan satu (1) unit Komputer Riba di Bahagian Perancangan Korporat, Ibu Pejabat Kastam Di Raja mulai dari tarikh surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal SULIT.KE.JHG.(80)347/02(3)) 2. Tuan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai Panduan. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (Kew. PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan ini mestilah dikembalikan sebelum 30 Jun 2007. No. Rujukan Fail: SULIT.KE.HG.(80)347/02(4) Tarikh:01 Jun 2007

3.

Tandatangan :.
Nama Pegawai Pengawal :Dato Dr. Wan Abd. Aziz bin Abdullah Kementerian/Jabatan :Perbendaharaan Malaysia

4. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENYIASAT

a) b) c) d) e) Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan Memeriksa sendiri tempat kejadian. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi f) Mengenalpasti kelemahan yang wujud. g) Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan. h) Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

119

5. LAPORAN AKHIR (KEW.PA-30)

(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada. (b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal. (c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.
120

sambungan
(d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi. Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk: (i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau

(e)

(ii)

Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan
Menandatangani sendiri syor dan ulasan.
121

(iii)

sambungan (f)
Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula. (i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

(ii)

(g)

Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

122

KEW. PA-30

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

Nyatakan: 1. Keterangan Aset Yang Hilang (a) Jenis Aset : Note Book (b) Jenama dan Model: Dell Latitude C640 (c) Kuantiti: 1 (d) Tarikh Perolehan: 18.11.2002 (e) Anggaran Nilai Semasa: RM5,800 2. Perihal Kehilangan (a) Tarikh diketahui 18.6.2007 (b) Tarikh Sebenar berlaku 18.6.2007 (1.40 tgh.) hingga 15.5.2007 (7.30 pagi) (c) Tempat Kejadian Bilik Guru SMK Tok Janggut Lumut

(d) Bagaimana kehilangan diketahui Apabila hendak mengambilnya untuk dibawa balik ke rumah di dapati aset tiada.
(e) Bagaimana kehilangan berlaku Dicuri semasa ketiadaan guru-guru di Bilik Guru.

sambungan
3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan. Belum diterima. 4. Nama pegawai yang: (i) Secara langsung menjaga aset tersebut. Encik Asri bin Ali (ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia Puan Azura bt. Jamal (iii) Bertanggungjawab atas kehilangan itu. Encik Asri bin Ali (b) Mengenai setiap pegawai di atas nyatakan: (i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan PPP Lepasan Diploma DGA 29 (ii) Tugasnya serta senarai tugas (iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak) Tetap dan berpencen (iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tertentu. Tiada

sambungan
(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan 27.10.2020 Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya) Tiada Maklumat lain, jika ada. Nyatakan adakah Tatacara Pegurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut. Aset tidak disimpan di tempat yang berkunci dan kawalan maksima tidak diberikan kepada aset berkenaan seperti mana yang dikehendaki oleh TPA Bab C. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini. Semua guru diingatkan supaya menjaga aset yang dibekalkan pada tahap maksimum dan menyimpan ditempat yang berkunci dan tidak terdedah pada pandangan umum.

(vi)

(vii) 5.

6.

sambungan
7. Rumusan Siasatan Pegawai tidak mengambil langkah keselamatan yang sepenuhnya ke atas note book berkenaan sehingga berlakunya kehilangan. Beliau sepatutnya memastikan keselamatan note book tersebut sepenuhnya sebelum meninggalkannya. Beliau sepatutnya memberi perhatian ke atas note book yang di bawa dan tidak meninggalkan begitu sahaja dan perlu sentiasa melihat aset berkenaan ada ditempat simpanan.Pegawai telah cuai dalam menjaga aset Kerajaan.

8.

Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi. Surcaj patut dikenakan di atas kecuaian Encik Asri bin Ali untuk memastikan note book disimpan di tempat yang selamat.

Tandatangan Nama Jawatan Tarikh

: : : :

Pengerusi

Tandatangan Nama Jawatan Tarikh

: : : :

Ahli

sambungan
9. Syor dan Ulasan Syor Note Book di hapus kira dan tindakan surcaj di ambil ke atas Encik Asri bin Ali. Ulasan Tindakan surcaj dikenakan kepada Encik Asri bin Ali di atas kecuaiannya memastikan tempat penyimpanan yang selamat untuk note book tersebut. Tandatangan Nama Jawatan Tarikh Cop Kemeterian : : : : : Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran

KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI HARTA MUDAH ALIH (ELEKTRONIK) YANG HILANG
melalui

SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN BERTARIKH 5 FEBRUARI 2009

sambungan

S.A.P 5 FEBRUARI 2009

Bagi menambah baik sistem penyampaian, Perbendaharaan bersetuju supaya kehilangan peralatan, elektronik, telekomunikasi dan ICT yang nilai semasa tidak melebihi melebihi RM5,000.00 diberi pengecualian daripada tindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik mengikut nilai semasa Kaedah ini berkuatkuasa kepada permohonan yang dikemukakan

pada atau selepas 5 Februari 2009

sambungan

SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009

i. Bayaran balik terhad untuk:

walkie-talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, personel digital assistant (PDA), pemain CD/DVD dan smartphone
ii. Kuasa melulus: (a) Ketua Setiausaha Kementerian atau

(b) Ketua Pengarah Jabatan

iii. Nilai semasa Adalah nilai semasa berlaku kehilangan aset Berdasarkan anggaran susut nilai yang dibuat oleh pegawai yang mahir dalam nilaian aset Diperakukan oleh JKPAK peringkat Kementerian atau Jabatan

sambungan

SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009

iv. Pegawai bertanggungjawab ke atas kehilangan perlu melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan

v.

Ketua Jabatan perlu menyediakan Laporan Awal KEW.PA-28 sebagaimana keperluan PP5/2007

vi.

Laporan Polis dan Laporan Awal perlu dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan untuk pertimbangan dan kelulusan bayaran balik dan hapus kira. Sebelum meluluskan sebarang bayaran balik dan hapus kira, pegawai yang diberi kuasa hendaklah berpuas hati dengan Laporan Awal yang disediakan oleh Ketua Jabatan

sambungan

SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009

vii. Bayaran balik yang diterima hendaklah dikreditkan dalam kod hasil 76106 (Denda Pegawai Awam)

viii. Bayaran balik hendaklah direkodkan dalam Buku Perkhidmatan pegawai berkenaan

ix.

Tindakan hapus kira hendaklah direkodkan dalam Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-3) Daftar Inventori

x.

Setelah tindakan bayaran balik dan hapus kira telah selesai, satu laporan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan

PENAMBAHBAIKAN KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI HARTA MUDAH ALIH (ELEKTRONIK) YANG HILANG
melalui

SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN BERTARIKH 31 Julai 2009

sambungan

PENAMBAHBAIKAN S.A.P 31 JULAI 2009

i. Semua kes kehilangan peralatan elektronik, telekomunikasi dan ICT yang nilai semasa tidak melebihi RM5,000 belum diputuskan oleh PBT termasuk kes-kes sebelum SAP bertarikh 5 Februari 2009 dikeluarkan adalah dibenarkan mengguna pakai kaedah bayaran balik

ii.

Tindakan bayaran balik akan dikenakan terhadap seorang pegawai atau beberapa orang pegawai yang bertanggungjawab atas kehilangan itu sekiranya terdapat unsur-unsur kecurian, penipuan atau kecuaian; dan

sambungan

PENAMBAHBAIKAN S.A.P 31 JULAI 2009

iii.

Skop pemakaian kaedah bayaran balik diperluaskan meliputi semua aset alih lain dengan nilai semasa tidak melebihi RM5,000.00 kecuali aset-aset yang melibatkan peralatan keselamatan seperti senjata api atau aset yang sukar diperoleh, peralatan/komponen strategik atau aset yang digunakan bagi maksud kepentingan negara. Kehilangan aset-aset tersebut perlu disiasat dengan teliti dan kecuaian berkaitan dengannya boleh dikenakan kedua-dua tindakan surcaj dan tatatertib.

Carta Aliran Kerja

A
Tentukan Nilai Semasa

Surat Bayar Balik

Lantik J/k Penyiasat

Laporan polis

Perakuan JKPAK Kemuka Pada KSU/KP untuk kelulusan

Rekod Buku Perkhidmatan

Laporan Akhir

Laporan Awal

Syor & Ulasan

Bayar Balik?
Tidak

Ya

Lulus ?

Ya

Kemaskini Rekod

tiada

Surcaj @ Tatatertib?
ada

Tidak

Laporan ke Perbendaharaan

Lembaga Tatatertib

6. TINDAKAN KEMENTERIAN/ JABATAN SELEPAS KELULUSAN

(a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori. Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset (KEW. PA-31) dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan. Syor Surcaj/ Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/ Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(b)

(c)

(d)

Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/ tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.
137

KEW. PA-31
SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN

(Diisi oleh Pegawai Aset) Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil. KK/BKP 12/291/20 Jld. 3 (sk. 29).bertarikh 6 Julai 2007 Aset berikut telah di hapus kira dan Daftar Harta Modal/ Inventori berkenaan telah dikemaskini.
Bil 1. Jenis Aset Note Book Acer Travel Mate No. Pendaftaran KKM/SMKT 12/H/07/01

Tandatangan Ketua Jabatan

Nama Jawatan Tarikh Kementerian/Jabatan

: : : :

BADRUL HISHAM BIN AMIN Pengetua 23 Julai 2007 SMK Tawau

138

LAPORAN TAHUNAN

KEW. PA-32 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac Tahun berikutnya.

139

KEW. PA-32
LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN TAHUN 2007 KEMENTERIAN: PELAJARAN MALAYSIA

Bil

Ruj.Kelulusan Perbendaharaan

Kem/ Jab

Jenis Aset

Punca Kehilangan

Nilai Perolehan Asal (RM)

Nilai Semasa (RM)

Tindakan Surcaj

Tindakan Tatatertib

Amaun Surcaj (RM) 1. KK/BKP 10 /291/20Jld. 3(sk. 29) Tarikh: 6 Julai 2007 SMK Tawau Sabah Note Book Acer Travel Mate Dicuri 6,840 6,840 6,840

Tarikh dikenakan

Jenis Hukuman

Tarikh Dikenakan

4 Sept 2007

Tiada

Tiada

JUMLAH

6,840

6,840

6,840

Tandatangan Pegawai Pengawal: Nama : Tan Sri Dr. Zulkurnain Hj Awang Jawatan: Ketua Setiausaha KPM
140

Tarikh: 10 Mac 2008

RUMUSAN
Terima Aset Terima Aset bersama punca maklumat Tentukan klasifikasi aset (kategori dan jenis aset) Daftar Aset mengikut kumpulan Harta Modal (KEW.PA-2)/ Inventori (KEW.PA-3)

Tentukan Kumpulan Aset

Daftar Aset Kemaskini KEW.PA-4 atau KEW.PA-5 Pengesahan Pegawai Cetak KEW.PA-2 atau KEW.PA-3

Rekod Penyelenggaraan
Rekod Pemeriksaan Rekod Penempatan

Kawalan dan Pemantauan

Kemaskini senarai daftar aset (Mengikut tahun semasa)

Tempatkan Aset

Cetak Label Aset

Rekod Pergerakan

Cetak dan kemaskini KEW.PA-7 (Senarai aset mengikut lokasi)

Kemaskini KEW.PA-7

Proses Pelupusan Proses Kehilangan 141

Simpan kad untuk tujuan kemaskini

Simpan Daftar Aset Database

PERTANYAAN

Unit Pengurusan Aset Alih, Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia Aras 5, Blok E2, Kompleks E Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62604 Putrajaya
BAB A-D: mas.zainul@moe.gov.my BAB E: hylmee.zain@moe.gov.my BAB F: shazana.noorzakri@moe.gov.my rizuani.arahman@moe.gov.my

03-8884 9400/ 6834/ 9214/ 6836/6838/6873

03-8884 6894 / 6800

142

SEKIAN, TERIMA KASIH http://www.moe.gov.my/bppa

143