X PENGENALAN

Jika anda dilantik sebagai pegawai yang bertanggungjawab menguruskan

penerimaan barang, pastikan barang yang diterima mempunyai kuantiti yang
betul dan mengikut spesifikasi, bermutu dan berkeadaan baik.

Jika barang-barang itu memerlukan masa untuk diperiksa, pastikan anda
menerima dengan membuat pernyataan berikut:

Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara dihitung, ditimbang
atau diperiksa.


T
T
o
o
p
p
i
i
k
k

4
4

X
Perolehan dan
Pengurusan
Mesin, Peralatan
dan Bahan

Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat:
1. Menjelaskan prosedur penerimaan barang-barang dari pembekal;
2. Mengenal pasti prosedur penyimpanan, kawalan stok dan
inventori;
3. Membandingkan penggunaan borang-borang dalam pengurusan
harta modal, inventori dan stok bekalan peralatan pejabat; dan
4. Menganalisis carta aliran pelupusan harta kerajaan.
HASIL PEMBELAJARAN
X TOPIK 4 PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN
76
Satu sistem pengurusan stor yang cekap dan berkesan adalah perlu untuk
menjamin perolehan, penyenggaraan dan pengawalan barang-barang kerajaan
yang baik dan sempurna.

Pengurusan stor adalah satu aspek pengurusan kewangan yang sangat penting
seperti pengurusan-pengurusan lain. Stor merupakan wang kerajaan yang
tersimpan di dalam bentuk barang-barang. Manakala stok pula boleh disifatkan
sebagai wang atau modal kerajaan terikat.

Setiap kementerian/jabatan kerajaan mempunyai stor yang berbeza dari segi saiz
dan jenis barang yang disimpan. Bilangan stor kerajaan dibawah Kementerian
Pelajaran Malaysia (KPM) pula adalah yang paling banyak dan dengan nilai yang
paling besar. Memandangkan bilangan stor dan nilai stok yang besar ini,
kepentingan pengurusan stor di KPM ini adalah merupakan sesuatu yang tidak
boleh dipandang ringan.
PROSEDUR PEROLEHAN
Melalui prosedur perolehan membolehkan sesebuah organisasi dapat berfungsi
dengan sempurna melalui perancangan yang teliti dari aspek berikut:
(a) Pesanan kuantiti yang mencukupi; dan
(b) Anggaran seberapa tepat yang boleh dilakukan sebelum membuat pesanan.
4.1.1 Penerimaan Barang-barang
Pegawai stor atau pegawai yang menerima barang-barang dari pembekal perlu
memastikan barang-barang yang diterima mempunyai kuantiti yang betul dan
mengikut spesifikasi, bermutu dan berkeadaan baik. Pegawai stor yang
menerima barangan daripada pembekal perlu melakukan langkah-langkah
penerimaan berikut:
(a) Semak nota atau bil serahan, nota bungkusan dan invois.
(b) Semak dan hitung kuantiti yang diterima.
(c) Memberi akuan terima hanya setelah dipastikan semua barang yang
diterima adalah mengikut spesifikasi, dalam keadaan baik dan cukup
kuantitinya.
(d) Lapor kepada pegawai atasan dengan serta-merta sekiranya ada barang-
barang yang rosak dan kurang bermutu.
(e) Catat dalam baucer penerimaan bagi barang-barang yang dikembalikan
kepada pembekal.
4.1
TOPIK 4 PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN W
77
(f) Rekod dalam kad kawalan stok/kad petak/lejar/daftar stok bekalan
pejabat dengan secepat mungkin.
4.1.2 Pembelian
Patuhi had nilai perolehan, kuasa dan tanggungjawab Lembaga Perolehan dan
Jawatankuasa Sebut Harga (Surat Pek. Perb. Bil.2/99).

(a) Pembelian Terus

(i) Bekalan / Perkhidmatan
< RM10,000 mana-mana pembekal.
RM10,000 RM50,000 pembekal bumiputra yang berdaftar.

(ii) Kerja
< RM20,000 pembekal yang berdaftar dengan Pusat Khidmat
Kontraktor (PKK) dan kelas F
RM20,000 <RM100,000 perolehan secara pusingan/undian/
sebutharga.

(b) Sebutharga

(i) Bekalan / Perkhidmatan
RM50,000 < RM100,000.

(ii) Kerja
RM20,000 < RM200,000 kontraktor berdaftar PKK.
>RM20,000 <RM200,000 kerja kecil, undian/pusingan
kontraktor kelas F berdaftar dengan PKK.

(c) Tender
(i) Perolehan >RM200,000.
(ii) Pengecualian peraturan perlu mendapat kelulusan Kementerian
Kewangan terlebih dahulu.

X TOPIK 4 PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN
78


PENYIMPANAN, KAWALAN STOK DAN
INVENTORI
4.2.1 Merekod Penerimaan Barang-barang
Untuk tujuan pengurusan harta modal, inventori dan bekalan pejabat, empat
borang baru telah diperkenalkan mengikut Pekeliling Perbendaharaan
Bil.02/1991 yang berkuatkuasa mulai 01hb. Mei 1991. Borang-borang tersebut
ialah:
KEW 312, 312A Daftar Harta Modal;
KEW 313 Daftar Inventori;
KEW 314 Daftar Stok Bekalan Pejabat; dan
KEW 315 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori.

(a) Daftar Harta Modal (KEW 312, 312A)
Daftar harta modal boleh diklasifikasikan sebagai:
(i) Harta Modal ialah barang-barang takluk yang bernilai RM 500.00 atau
lebih setiap satu pada masa perolehan.
(ii) Daftar Harta Modal di dalam bentuk kad diperkenalkan untuk
merekod semua jenis harta modal yang diperolehi dan mengandungi
dua bahagian.
(iii) Sistem kad ini diperkenalkan untuk memudahkan pengekodan segala
pembelian dan penyenggaraan didalam ruang yang disediakan dan
memudahkan penyusunan rekod mengikut abjad. Sistem ini
memudahkan kerja-kerja pengawalan dan penyenggaraan.
(iv) Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekod penggunaan borang
ini.
(v) Borang KEW 312A merupakan sambungan daripada Borang KEW 312
digunakan selepas ruangan di KEW 312 (Bahagian B) telah habis
digunakan.
4.2
Senaraikan tugas pegawai stor semasa penerimaan barang daripada
pembekal.
SEMAK KENDIRI 4.1
TOPIK 4 PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN W
79
(vi) Butir-butir dalam rekod ini dibahagikan kepada dua bahagian, iaitu
sila rujuk Jadual 4.1.

Jadual 4.1: Bahagian-bahagian Borang KEW 312A dan KEW 312B
KEW 312 (Bahagian A) KEW 312 (Bahagian B)
Kategori
Jenis
Jenama dan Model
Jenis dan No Enjin
No. Casis/Siri Pembuat
No. Siri Pendaftaran
Kos dan Tarikh Beli/Terima
No. Pesanan Kerajaan
Pembekal
No. Rujukan Fail
Aksesori
Tandatangan
Penempatan/Pindahan
Pemeriksaan Harta Modal
Pelupusan
Tarikh Servis/Pembaikan
Butir-butir Servis/Pembaikan
No. Pesanan Kerajaan/No. Inden
Tempat
Pembelian/Servis/Pembaikan
Kos
Tandatangan

(b) Daftar Inventori (KEW 313)
(i) Inventori ialah barang-barang takluak yang bernilai kurang dari RM
500.00 setiap satu pada masa perolehan. Walau bagaimanapun,
barang-barang seperti perabot, permaidani dan langsir serta pinggan
mangkuk adalah termasuk di dalam kategori inventori tanpa kira kos.
(ii) Daftar inventori diperkenalkan untuk merekodkan perolehan dan
penempatan inventori. Daftar ini juga adalah dalam bentuk kad untuk
memudahkan penyusunan dan juga semasa membuat rujukan. Kad-
kad ini disusun mengikut jenis inventori dan abjad.
(iii) Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekodkan penggunaan
borang ini. Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini
adalah seperti:

X TOPIK 4 PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN
80
Bilangan
Butiran
Catatan
Jenis
Kategori
Kos Seunit
Kuantiti
Lokasi
No. Pesanan Kerajaan (L/O)
No. Siri Pendaftaran
Pelupusan
Tandatangan
Tarikh Beli

(c) Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW314)
(i) Bekalan pejabat ialah semua barang luak, termasuk alatulis serta
kelengkapan pejabat takluak yang rendah nilainya dan tidak
ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu.
(ii) Daftar Stok Bekalan Pejabat diperkenalkan untuk merekodkan segala
perolehan bekalan pejabat-pejabat. Daftar ini adalah dalam bentuk
buku.
(iii) Butir-butir direkodkan di dalam daftar ini adalah seperti berikut:

Baki
Bilangan
Diterima Daripada/
Dikeluarkan Kepada
Jenis
Kuantiti Terimaan
No. Pesanan
Penerima
Tarikh
Unit Pengukuran

(d) Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW 315)
(i) Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk
merekod pergerakan sebarang harta modal atau inventori. Pergerakan
yang dimaksudkan adalah pindahan melalui pinjaman atau
penempatan sementara.
(ii) Daftar Pergerakan Harta Modal adalah dalam bentuk buku.
(iii) Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah
seperti:

Bilangan
Catatan
Jenama
Jenis
Nama Peminjam
No Siri Pembuat
No Siri Pendaftaran
Pegawai Pengeluar
Tandatangan Peminjam
Tarikh dikeluarkan
Tarikh Jangka Dipulangkan

TOPIK 4 PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN W
81
4.2.2 Nombor Siri Pendaftaran
Semua alat kekal/mesin yang dibekalkan perlu diberi Nombor Kad dan
direkodkan dalam kad yang berkenaan. Setiap kod yang diberi mestilah ringkas
dan mampu memberikan maklumat penting supaya ianya dapat dikesan dengan
mudah, cepat dan tepat.

Sebelum kita mencatatkan Nombor Kod pada alat/mesin, terlebih dahulu kita
mestilah membuat susunatur blok bangunan yang sedia ada begitu juga dengan
bahagian bilik yang dikenalpasti untuk diletakkan peralatan tersebut. Selepas itu
kita harus menentukan kod bagi setiap bangunan mahupun setiap bilik yang ada.
Harus diingat, kod yang dicatat hendaklah ringkas dan berlainan bagi setiap blok
dan bilik.

Contoh 1

Kod Pada Bangunan



Petunjuk:
A, B, C dan D Blok Bangunan
01, 02, 03, 04, 05 Bilik
T1 & T2 Bangunan Bertingkat

X TOPIK 4 PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN
82
Contoh 2

Kod Asas Dalam Nombor Siri Pendaftaran Untuk Kegunaan Daftar Harta
Modal/Inventori

SMKA/A01/312-13/1

Keterangan Kod:

SMKA Nama ringkas bagi setiap institusi atau sekolah. Contoh di atas
adalah bagi Sekolah Menengah Kebangsaan Anggerik.

A01 Nombor bilik, bengkel, pejabat, stor atau sebagainya tempat
alat/mesin ditempatkan.

312 Alat/mesin didaftarkan dalam Kad Harta Modal KEW 312/ Kad
Inventori KEW 313.

13 Muka surat dimana alat/mesin dicatat dalam Kad Harta
Modal/Kad Inventori.

1 Bilangan alat/mesin tersebut. Jika hanya terdapat satu sahaja
alat/mesin maka bilangan yang perlu dicatatkan ialah 1. Jika lebih,
catatkan 1 pada alat/mesin pertama, 2 pada alat atau mesin kedua
dan seterusnya.

Contoh 3

Kod Asas Dalam Nombor Siri Pendaftaran Untuk Kegunaan Daftar Harta
Modal/Inventori bagi institusi yang besar dan banyak menerima peralatan yang
sama jenis.

SMKA/A01(A) /312-13/1

TOPIK 4 PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN W
83
Keterangan Kod:

SMKA Nama ringkas bagi setiap institusi atau sekolah. Contoh di atas
adalah bagi Sekolah Menengah Kebangsaan Anggerik.

A01 Nombor bilik, bengkel, pejabat, stor atau sebagainya tempat
alat/mesin ditempatkan.

A Kedudukan alat/mesin di dalam almari atau kabinet bilik tertentu.

312 Alat/mesin didaftarkan dalam Kad Harta Modal KEW 312/ Kad
Inventori KEW 313.

13 Muka surat dimana alat/mesin dicatat dalam Kad Harta
Modal/Kad Inventori.

1 Bilangan alat/mesin tersebut. Jika hanya terdapat satu sahaja
alat/mesin maka bilangan yang perlu dicatatkan ialah 1. Jika lebih,
catatkan 1 pada alat/mesin pertama, 2 pada alat atau mesin kedua
dan seterusnya.
4.2.3 Verifikasi Stok
Stok-stok yang ada di makmal perlu diverifikasi dengan betul agar memudahkan
proses semakan stok di masa hadapan. Antara langkah-langkah yang perlu
diambil kira semasa membuat verifikasi stok ialah:

(a) Perlantikan Pemverifikasi Stok
Pegawai Pengawal hendaklah mempastikan bahawa rancangan verifikasi
stok fizikal adalah mencukupi. Beliau hendaklah memilih pegawai-pegawai
yang sesuai bukan mereka yang bekerja dalam organisasi stor atau terlibat
dengan urusan penerimaan.

Tugas-tugas pemverifikasi stok adalah:
(i) Membuat lawatan secara mengejut berasaskan kepada rancangan
verifikasi stok fizikal yang disediakan.
(ii) Kenyataan bertulis berikut hendaklah diletak diatas kotak, tindanan
atau rak-rak yang sedang diperiksa.
(iii) Tiada penerimaan atau keluaran boleh dilakukan tanpa izin
pemverifikasi stok
X TOPIK 4 PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN
84
(iv) Mengira stok dan mencatat baki fisikal barang-barang dihadapan
Penyelenggara Stor dan kemudiannya membanding angka-angka
mereka dengan kad lejar atau kad kawalan stok.
(v) Jika perbandingan angka-angka itu didapati sama, kad lejar atau kad
kawalan stok hendaklah ditandatangani dan ditarikhkan.
(vi) Menyediakan Laporan Pemeriksaan (Laporan Verifikasi Stok KEW
300-S) dan diserahkan kepada Pegawai Pengawal.

(b) Pertimbangan Pegawai Pengawal ke atas Laporan Verifikasi Stok
Pegawai Pengawal hendaklah memberi pertimbangan yang sewajarnya
kepada syor-syor dalam Laporan Verifikasi Stok dan mengambil tindakan
yang sesuai termasuk pelupusan dan hapuskira, tertakluk kepada panduan
228, berkenaan dengan barang-barang rosak/susut oleh sebab-sebab
berikut:
(i) Kesesusutan sebab dipotong, ditimbang, dibancuh, kecut, bocor, sejat
dan kemerusutan yang tidak dapat dielakkan;
(ii) Kerugian kerana kerosakan barang yang tidak disengajakan atau
tidak dapat dielakkan;
(iii) Pecah atau rosak dalam perjalanan;
(iv) Kekurangan yang didapati diimbangkan dengan lebihan dalam
kategori-kategori kecil lain yang sejenis dengannya; misalnya
kekurangan 3 pasang kasut saiz 3 diimbang dengan lebihan 3 pasang
kasut saiz 5; dan
(v) Lain-lain hapus kira, misalnya disebabkan oleh penipuan, kecurian,
kecuaian dan sebagainya, hendaklah diluluskan oleh Ketua
Setiausaha Perbendaharaan bagi barang-barang persekutuan, atau
Pegawai Kewangan Negeri bagi barang-barang Negeri.

(c) Pengkelasan Barang-barang
Pegawai pengawal adalah dikehendaki mengkelaskan semua barang-
barang kepada tiga peringkat:
(i) Tidak menarik diverifikasikan tiap-tiap dua tahun sekali;
(ii) Menarik diverifikasikan dua tahun sekali; dan
(iii) Sangat menarik diverifikasikan tidak kurang dari dua kali setahun.

TOPIK 4 PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN W
85
(d) Perakuan Pegawai Pengawal ke Atas Verifikasi Stok
Pegawai Pengawal hendaklah membuat perakuan (KEW 300-T) tiap-tiap 3
bulan sekali, dengan mengesahkan bahawa barang-barang dibawahnya
telah diverifikasikan menurut lat-masa yang dikehendaki oleh Panduan
198.

Jika verifikasi itu menunjukkan perbezaan, laporan KEW 300-U1 hendaklah
disertakan bersama perakuan diatas. Setelah mendapat keputusan daripada
Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri,
Pegawai pengawal dikehendaki mengambil tindakan seterusnya seperti
keputusan yang diterima.

(e) Syor Mengenai Barang-barang yang Tidak Boleh Digunakan, Lebihan dan
Lain-lain
Pemverifikasi stok boleh mengesyorkan supaya barang-barang atau lain-
lain harta benda Kerajaan yang tidak boleh digunakan, lebihan, usang atau
lain-lain sebab, dikemukakan kepada Lembaga Pemeriksa untuk tindakan
selanjutnya.
4.2.4 Pengiraan Stok
Setiap stok yang masuk dan keluar haruslah dicatat dan dikira dengan betul.
Setiap individu yang terlibat haruslah bertanggungjawab terhadap tugasan yang
diberikan. Tanggungjawab pengurusan stor bukan sahaja terletak di atas bahu
penyelenggara stor tetapi juga oleh Ketua Jabatan/Bahagian dan Pengetua/Guru
Besar. Manakala, pegawai-pegawai yang diberi kuasa adalah diperlukan bagi
menjamin barang-barang stor dan stor sentiasa berada dalam keadaan baik dan
selamat.

Semua stor hendaklah melaksanakan satu rancangan pusingan pengiraan stok
yang formal yang dijalankan terus menerus sepanjang tahun dan rancangan
tersebut hendaklah menentukan bahawa barang-barang itu diperiksa secara
fizikal sekurang-kurangnya sekali dalam setahun.

Pegawai Stor hendaklah memeriksa sebilangan barang-barang dalam seminggu.
Pusingan pengiraan hendaklah direkodkan dan tindakan seperti di Panduan 206
hendaklah diambil bagi barang-barang yang tidak seimbang dengan rekod.
Ketua Jabatan hendaklah memastikan yang rancanga pusingan pengiraan stok
dilaksanakan dengan licin. Pegawai Stor yang menjalankan pusingan pengiraan
stok hendaklah menyenaraikan barang-barang yang telah dikira. Tarikh barang-
barang itu dikira dan hasil pengiraan tersebut hendaklah dicatatkan dalam
senarai itu.
X TOPIK 4 PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN
86
Apabila barang-barang berlebihan atau berkurangan semasa memverifikasi stok
atau semasa mengira stok, kad lejar atau kad kawalan stok mestilah diselaraskan
serta merta supaya bersesuaian dengan stok fizikal dan satu Penyata Perselisihan
Stok (KEW 300-K) hendaklah disediakan.
4.2.5 Pelupusan Barang-barang
Tindakan pelupusan haruslah diambil bagi barang-barang kerajaan yang
didapati kondem dan surplus. Barang-barang yang diambil kira dalam tindakan
pelupusan:
(a) Rosak;
(b) Reput; dan
(c) Pecah.

Permohonan pelupusan hendaklah dikemukakan sekurang-kurangnya sekali
setahun dan tidak lewat daripada 31hb. Januari, tahun berkenaan. Sekiranya
terdapat banyak barang yang perlu dilupuskan, maka permohonan pelupusan
boleh dibuat dari masa ke semasa.

(a) Syarat Pelupusan
Tindakan yang perlu diambil adalah berdasarkan nilai asal barang-barang
yang hendak dilupus itu, iaitu:
(i) Bagi barang-barang yang bernilai tidak melebihi RM100.00 bagi setiap
satu barang dan tidak melebihi RM5000.00 keseluruhannya, Kuasa
meluluskan pelupusan adalah dibawah Pegawai Pengawal Jabatan
Pendidikan Teknikal atau Jabatan Pendidikan Negeri.
Rujukan: Warta Kerajaan P.U (B) 116 (2) bertarikh 23 Mac 1995
Kementerian Pendidikan KP.1589/1/Am(250) bertarikh 24 Ogos 1995
(ii) Bagi barang-barang bernilai tidak melebihi RM10,000.00 bagi setiap
satu barang atau RM300,000.00 keseluruhan, Kuasa meluluskan
Pelupusan adalah dibawah Pegawai Pengawal Kementerian
Pelajaran/Kementerian Pengajian Tinggi atau Ketua Setiausaha
Kementerian Pelajaran Malaysia/Kementerian Pengajian Tinggi
Malaysia.
(iii) Bagi barang-barang bernilai melebihi RM10,000.00 bagi setiap barang
atau RM300,000.00 keseluruhan, Kuasa meluluskan Pelupusan adalah
terletak dibawah bidang Kuasa Perbendaharaan Malaysia.

TOPIK 4 PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN W
87
(b) Prosedur Pelupusan

(i) Bagi barang-barang yang bernilai tidak melebihi RM100.00 bagi setiap
satu barang dan tidak melebihi RM5000.00 keseluruhannya
(sila rujuk Jadual 4.2)
Pengetua hendaklah melantik 2 orang Pegawai Pemeriksa yang
tiada kaitan dengan pembelian dan pengurusan barang-barang
tersebut.
Pegawai Pemeriksa membuat pemeriksaan dan membuat laporan
dalam borang KEW 300V.
Pengetua menyemak laporan Pegawai Pemeriksa dan
mengesahkan syor Pegawai Pemeriksa. Laporan dalam borang
KEW 300V hendaklah disertakan 5 salinan bersama-sama dengan
permohonan perlupusan kepada Jabatan Pendidikan Negeri atau
Jabatan Pendidikan Teknikal
Setelah menerima kelulusan daripada Jabatan Pendidikan Negeri
atau Jabatan Pendidikan Teknikal, pengetua hendaklah membuat
Pelupusan mengikut cara yang diluluskan dalam tempoh 3 bulan
dengan disaksikan oleh Pegawai Pemeriksa.
Setelah pelupusan dijalankan, satu laporan lengkap dalam format
KEW 300 X hendaklah dihantar kepada:
Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran Malaysia;
Perbendaharaan Malaysia (Bahagian Pengurusan Kontrak dan
Bekalan);
Ketua Audit Negara atau wakil tempatannya; dan
Pejabat Audit Sekolah tempatan.
Sekiranya barang-barang tersebut dihadiahkan, satu surat
pengesahan penerimaan dari penerima barang-barang tersebut
hendaklah dilampirkan bersama-sama laporan diatas.
Jika barang-barang tadi dilupuskan dengan cara dijual, semua
hasil hendaklah dikreditkan terus dalam kumpulan wang
Persekutuan dan satu salinan penyata pemungut hendaklah
dilampirkan dalam laporan.




X TOPIK 4 PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN
88
Jadual 4.2: Carta Aliran Proses Pelupusan bagi Barang-barang yang Bernilai Tidak
Melebihi RM100.00 bagi Setiap Satu Barang dan Tidak Melebihi RM5000.00
Keseluruhannya Semasa Perolehan


TOPIK 4 PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN W
89
(ii) Bagi barang-barang bernilai tidak melebihi RM10,000.00 bagi setiap
satu barang atau RM300,000.00 keseluruhan (sila rujuk Jadual 4.3)
Pengetua hendaklah melantik dua orang Pegawai Pemeriksa yang
tiada kaitan dengan pembelian dan pengurusan barang-barang
tersebut.
Pegawai Pemeriksa membuat pemeriksaan dan membuat laporan
dalam borang Kew 300V.
Pengetua menyemak laporan Pegawai Pemeriksa dan
mengesahkan syor Pegawai Pemeriksa. Laporan dalam borang
Kew 300V hendaklah disertakan lima salinan bersama-sama
dengan permohonan perlupusan kepada Jabatan Pendidikan
Negeri atau Jabatan Pendidikan Teknikal.
Jabatan Pendidikan Negeri atau Jabatan Pendidikan Teknikal
menyemak permohonan dan mengemukakan kepada Bahagian
Kewangan, Kementerian Pelajaran Malaysia.
Bahagian Kewangan, Kementerian Pelajaran Malaysia setelah
menimbangkan dan berpuashati, akan mengemukakan kepada
Ketua Setiausaha, Kementerian Pelajaran Malaysia untuk
kelulusan.
Berikutnya, 3 salinan kelulusan itu akan dihantar ke Jabatan
Pendidikan Negeri atau Jabatan Pendidikan Teknikal, dimana dua
salinan hendaklah dihantar ke Pengetua oleh Jabatan Pendidikan
Negeri atau Jabatan Pendidikan Teknikal.
Pengetua hendaklah membuat Pelupusan mengikut cara yang
diluluskan oleh Ketua Setiausaha dalam tempoh tiga bulan
dengan disaksikan oleh Pegawai Pemeriksa.
Setelah pelupusan dijalankan, satu laporan lengkap dalam format
Kew 300 X hendaklah dihantar kepada:
Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran Malaysia;
Perbendaharaan Malaysia (Bahagian Pengurusan Kontrak dan
Bekalan);
Ketua Audit Negara atau wakil tempatannya; dan
Pejabat Audit Sekolah tempatan.
Sekiranya barang-barang tersebut dihadiahkan, satu surat
pengesahan penerimaan dari penerima barang-barang tersebut
hendaklah dilampirkan bersama-sama laporan diatas.
X TOPIK 4 PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN
90
Jika barang-barang tadi dilupuskan dengan cara dijual, semua
hasil hendaklah dikreditkan terus dalam kumpulan wang
Persekutuan dan satu salinan penyata pemungut hendaklah
dilampirkan dalam laporan.

Jadual 4.3: Carta Aliran Proses Pelupusan Barang-barang Bernilai Tidak Melebihi
RM10,000.00 bagi Setiap Satu Barang atau RM300,000.00 Keseluruhan Semasa Perolehan

TOPIK 4 PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN W
91
(iii) Bagi barang-barang bernilai melebihi RM10,000.00 bagi setiap barang
atau tidak melebihi RM300,000.00 keseluruhan (Jadual 4.3).
Pengetua hendaklah mencadangkan 2 orang Lembaga Pemeriksa
yang tiada kaitan dengan pembelian dan pengurusan barang-
barang tersebut kepada Pegawai Pengawal atau Ketua Setiausaha
Kementerian Pelajaran Malaysia. Seorang dari ahli lembaga itu
mestilah terdiri daripada seorang pegawai yang berkelayakan
yang sesuai untuk memeriksa dan membuat laporan ke atas mesin
atau kenderaan yang hendak dilupus.
Setelah dilantik oleh Pegawai Pengawal atau Ketua Setiausaha
Kementerian Pelajaran Malaysia, Lembaga Pemeriksa membuat
pemeriksaan dan membuat laporan dalam borang Kew 300V.
Lembaga Pemeriksa hendaklah menyediakan lima salinan
Laporan dalam borang Kew 300V untuk dihantar ke Jabatan
Pendidikan Negeri atau Jabatan Pendidikan Teknikal bersama
borang TED (Tidak Ekonomik Dibaiki).
Jabatan Pendidikan Negeri atau Jabatan Pendidikan Teknikal
menyemak permohonan dan mengemukakan kepada Bahagian
Kewangan, Kementerian Pelajaran Malaysia.
Bahagian Kewangan, Kementerian Pelajaran Malaysia setelah
menyemak akan mengemukakan kepada Perbendaharaan,
Kementerian Kewangan Malaysia untuk kelulusan.
Perbendaharaan, Kementerian Kewangan Malaysia setelah
menyemak dan berpuashati, akan mengemukakan kepada Ketua
Perbendaharaan, Kementerian Kewangan Malaysia untuk
kelulusan.
Berikutnya, 4 salinan kelulusan itu akan dihantar ke Bahagian
Kewangan, Kementerian Pelajaran Malaysia, tiga salinan
hendaklah dihantar kepada Jabatan Pendidikan Negeri atau
Jabatan Pendidikan Teknikal yang selanjutnya menghantar
kelulusan kepada Pengetua Sekolah untuk tindakan pelupusan.
Pengetua hendaklah membuat Pelupusan mengikut cara yang
diluluskan oleh Ketua Setiausaha dalam tempoh tiga bulan
dengan disaksikan oleh Pegawai Pemeriksa.
Setelah pelupusan dijalankan, satu laporan lengkap dalam format
Kew 300 X hendaklah dihantar kepada:
Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran Malaysia;
X TOPIK 4 PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN
92
Perbendaharaan Malaysia (Bahagian Pengurusan Kontrak dan
Bekalan);
Ketua Audit Negara atau wakil tempatannya; dan
Pejabat Audit Sekolah tempatan.
Sekiranya barang-barang tersebut dihadiahkan, satu surat
pengesahan penerimaan dari penerima barang-barang tersebut
hendaklah dilampirkan bersama-sama laporan diatas.
Jika barang-barang tadi dilupuskan dengan cara dijual, semua
hasil hendaklah dikreditkan terus dalam kumpulan wang
Persekutuan dan satu salinan penyata pemungut hendaklah
dilampirkan dalam laporan.

TOPIK 4 PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN W
93
Jadual 4.4: Carta Aliran Proses Pelupusan Barang-barang Bernilai Melebihi RM10,000.00
bagi Setiap Barang atau RM300,000.00 Keseluruhan Semasa Perolehan


X TOPIK 4 PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN
94
(c) Cara Pelupusan Barang-barang
Lembaga Pemeriksa atau Pemverifikasi Stok boleh mngesyorkan supaya
barang-barang atau harta benda Kerajaan yang tidak boleh digunakan atau
lebihan dengan cara berikut:
(i) Jualan lelong;
(ii) Jualan melalui tender;
(iii) Secara tukar beli; dan
(iv) Pindahan.

(d) Penyenggaraan
Semua mesin hendaklah diselenggara dan dibaiki oleh pembekal atau
melalui satu perjanjian penyenggaraan tahunan atau kontrak pusat, jika
ada.




Semua harta Kerajaan hendaklah dikendalikan mengikut sistem yang telah
ditetapkan.

Semasa penerimaan barang-barang tersebut terdapat prosedur yang perlu
dipatuhi.

Setelah menerima, perlulah direkodkan mengikut borang-borang yang telah
ditetapkan mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.02/1991 yang
berkuatkuasa mulai 01hb. Mei 1991. Borang-borang tersebut ialah KEW 312,
312A (Daftar Harta Modal), KEW 313 (Daftar Inventori), KEW 314 (Daftar
Stok Bekalan Pejabat) dan KEW 315 (Daftar Pergerakan Harta Modal dan
Inventori).

Pengiraan stok perlu dilakukan mengikut jadual dan diverifikasi. Jika
terdapat barang-barang yang perlu dilupuskan, perlulah mengikut prosedur-
prosedur tertentu.

Fikirkan satu jenis barang yang hendak dilupuskan. Sediakan satu
prosedur pelupusan barang itu. Bincangkan.

AKTIVITI 4.1
TOPIK 4 PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN W
95

Barang-barang Takluk
Harta Modal
Inventori
Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu
(MDKD)
Pusingan Pengiraan Stok
Semakan Rawak

1. Terangkan langkah-langkah yang perlu dilakukan semasa penerimaan
barang-barang dari pembekal atau Stor Pusat.

2. Nyatakan borang-borang yang digunakan untuk pengurusan harta modal,
inventori dan alat pejabat.


1. Apakah yang perlu dibuat sekiranya sewaktu verifikasi stok didapati
terdapat lebihan barang-barang berbanding dengan rekod dan siapa yang
perlu bertindak?

2. Terangkan apakah prosedur pelupusan bagi barang yang bernilai tidak
melebihi RM100.00 bagi setiap satu barang dan tidak melebihi RM5000.00
keseluruhannya.