BAB 11

STOK INVENTORI
11.1

PENGENALAN
Stok dan inventori adalah satu proses bagi mengemaskinikan pengurusan
harta modal, inventori dan bekalan pejabat melalui penggunaan beberapa
jenis borang.
11.1.1

Daftar Harta Modal ( Kew 312, Kew 312 A )

11.1.2

Daftar Inventori ( Kew 313 )

11.1.3

Daftar Stok Bekalan Pejabat ( Kew 314 )

11.1.4

Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori ( Kew 315 )

(Sila rujuk lampiran KEW 313)

11.2

KEPENTINGAN MEREKOD
11.2.1

Merekod lokasi harta modal, inventori dan bekalan pejabat

akan memudahkan pihak pengurusan untuk mengawas dan
pengesanan pergerakan sesuatu bahan.

11.2.2

Merekodkan butir-butir asas mengenai harta modal, inventori dan

bekalan pejabat.

11.2.3

Mewujudkan sistem maklumat yang kemaskini dan berkesan

bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan dan penggunaan.

11.3DAFTAR HARTA MODAL ( KEW 312, 312 A )

11.3.1

Harta modal ialah barang-barang tak luak yang bernilai RM

500 atau lebih setiap satu pada masa perolehan. Barangbarang ini tidak termasuk perabot, permaidani, langsir dan
seumpamanya yang diperolehi tanpa mengira kos.

11.3.2

Daftar harta modal ini di dalam bentuk kad diperkenalkan

untuk merekod jenis harta modal yang diperolehi. Ia
mengandungi dua bahagian:

BAHAGIAN A -

Merekod semua maklumat berhubung dengan

pembelian, penempatan, pemeriksaan dan
pelupusan.

BAHAGIAN B -

Merekod semua penyelenggaraan seperti

pembaikan dan pembelian segala alat ganti.

11.3.3

Sistem kad ini diperkenalkan bagi memudahkan proses

segala pembelian dan penyelenggaraan di dalam ruang yang
disediakan dan memudahkan penyusunan rekod mengikut
abjad. Dengan sistem ini segala rekod yang disimpan
akan diseragamkan. Ini akan memudahkan kerja-kerja
pengawalan dan penyelanggaraan.

11.3.4

Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekodkan

penggunaan borang ini.

11.3.5

Butir-butir maklumat di dalam daftar harta modal terbahagi

kepada dua bahagian:
(Sila rujuk lampiran KEW 312 A)

A. KEW 312 ( BAHAGIAN A )

a)

Kategori
Kategori Harta Modal misalnya:

b)

c)

i)

Kenderaan ( kereta, van, motosikal )

ii)

Loji ( loji pusat hawa dingin dan lain-lain )

iii)

Mesin, peralatan dan kelengkapan pejabat.

Jenis
i)

Kamera

ii)

Komputer

iii)

Mesin Penyalin

iv)

Mesin Taip

v)

Televisyen dll

Jenama dan model

Jenama dan model harta modal berkenaan seperti Proton
Saga 1.5i.

d)

Jenis dan No. Enjin

Jenis dan nombor enjin jika harta ini adalah kenderaan.

e)

Nombor Casis / Siri Pembuat

Nombor casis bagi kenderaan atau nombor siri pembuat
bagi peralatan pejabat.

f)

Nombor Siri Pendaftaran

Seperti nombor siri kenderaan atau nombor siri rekod
pejabat.

g)

Kos dan Tarikh dibeli / Diterima

Harga termasuk kos pengangkutan / insuran ( jika ada ) dan
lain-lain perbelanjaan yang berkaitan dengan pembelian
tersebut.

h)

Nombor Pesanan Kerajaan

Nombor yang dikeluarkan oleh oleh pembelian harta modal
berkenaan. Jika harta modal tersebut diperolehi melalui
cara-cara lain sila nyatakan ( sumbangan/hadiah ).

i)

Pembekal
Nama pembekal atau syarikat yang membekalkan.

j)

Nombor Rujukan Fail

Fail yang mengandungi rekod-rekod yang mengenai
pembelian harta modal berkenaan.
Contoh:

Fail yang menyimpan rekod pembelian peralatan

dan bekalan.
k)

Aksesori
Senaraikan aksesori-aksesori yang dilengkapkan / diterima
bersama harta modal berkenaan.

l)

Tandatangan
Tandatangan pegawai yang bertanggungjawab
mengesahkan butir-butir di atas serta tarikh.

m)

Penempatan
Penempatan tetap dan tarikh penempatan harta modal
berkenaan. Setiap pindahan ( tetap ) perlu direkodkan dan
ditandatangani oleh pegawai yang menerima ( cop nama
dan jawatan ).
Pindahan*
Sekiranya sesuatu modal dipindah keluar secara tetap
daripada pejabat yang mengaaawalnya, kad daftar harta
modal asal hendaklah dibawa bersama-sama dengan harta
modal berkenaan ke pejabat yang menerimanya. Satu
salinan kad Daftar Harta Modal tersebut hendaklah
disimpan dengan menulis perkataan Dipindah.
(Rujuk). Di dalam fail yang berasingan berhubung
dengan rekod harta modal yang dipindahkan.
Selepas butir-butir di atas diisi, pegawai yang
bertanggungjawab perlu menandatangani di ruang yang
disediakan serta tarikh.

n)

Pemeriksaan Harta Modal

Ketua Jabatan hendaklah mengaturkan pemeriksaan ke
atas harta modal sebagaimana yang dikehendaki di dalam
TPS para 238, 239 dan 240.

o)

Pelupusan
Pegawai berkenaan hendaklah mencatat tarikh nombor fail
dan tandatangan bila tarikh sesuatu harta modal itu
diluluskan untuk pelupusan dan oleh Perbendaharaan atau
pegawai-pegawai yang berkenaan.
(Sila rujuk lampiran KEW 315)

B. KEW 312 ( BAHAGIAN B )

Butir-butir yang perlu direkod di dalam bahagian ini, adalah seperti
berikut:
a)

Tarikh servis / Pembaikan

Tarikh servis atau pembaikan yang telah dilakukan bagi
harta modal.

b)

Butir-butir Servis / Pembaikan

Keterangan lanjut mengenai apa yang telah dibaiki atau
diservis termasuk alat ganti yang dibeli.

c)

Nombor Pesanan Kerajaan

Nombor rujukan pesanan kerajaan / no. rujukan.

d)

Tempat Pembelian atau Servis / Pembaikan

Nama syarikat tempat alat ganti dibeli atau pembaikan
dibuat.

e)

Kos
Kos alat ganti atau pembaikan atau kedua-duanya sekali.

f)

Tandatangan
Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah
menandatangani bagi mengesahkan butir penyelenggaraan
harta modal itu.
(Sila rujuk lampiran)

KEW 312A
Borang ini adalah sambungan kepada borang KEW 312. Ia hanya
digunakan selepas ruang di KEW 312 ( Bahagian B ) telah habis
digunakan.
(Sila rujuk lampiran KEW 312 )

11.4 DAFTAR INVENTORI ( KEW 313 )

11.4.1

Inventori ini ialah barang tak luak yang bernilai kurang

dari RM 500 setiap satu pada masa perolehan.
Walaubagaimanapun, barang-barang seperti perabot,
permaidani dan langsir serta pinggan mangkuk adalah
termasuk dalam kategori inventori tanpa mengira kos.

11.4.2

Daftar ini adalah di dalam bentuk kad untuk memudahkan

penyusunan dan juga semasa membuat rujukan. Kad-kad
ini disusun mengikut jenis inventori dan turutan abjad.

11.4.3

Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekod

penggunaan borang ini.

11.4.4

Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini

adalah seperti berikut:
a)

Kategori
Kategori inventori misalnya:i)

peralatan dan kelengkapan pejabat

ii)

Perabot, permaidani, langsir dll.

b)

Jenis
Jenis inventori di dalam kategori Peralatan dan kelengkapan
pejabat misalnya:i)

Alat pengira

ii)

Kipas angin dan lain-lain.

Jenis inventori di dalam kategori Perabot, Permaidani dan

Langsir misalnya:-

c)

i)

kerusi

ii)

meja

iii)

langsir dan lain-lain

Bil
Bilangan mengikut urutaan biasa.

d)

Butiran
Perihal inventori yang diperolehi misalnya:-

e)

i)

kerusi eksekutif

ii)

meja kerani

iii)

rak bertutup dan lain-lain

Kuantiti
Jumlah unit inventori yang diperolehi.
(Sila rujuk lampiran KEW 313)

11.5 DAFTAR STOK BEKALAN PEJABAT ( KEW 314 )

11.5.1

Bekalan pejabat ialah semua barang luak dan termasuk

alat tulis serta kelengkapan pejabat tak luak yang rendah
nilainya dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya
secara satu persatu.

11.5.2

Daftar stok bekalan pejabat diperkenalkan untuk merekodkan

segala perolehan bekalan pejabat-pejabat.

11.5.3

Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah

seperti berikut:-

a)

Jenis
Jenis bekalan pejabat seperti barang-barang luak misalnya:-

b)

i)

Ball pen

ii)

Kertas A4

iii)

Gam dll

Unit Pengukuran
Dikira dalam bentuk batang, kotak, rim, dll.

c)

Bil
Bilangan mengikut urutan biasa.

d)

No. Pesanan
Nombor rujukan pesanan / pesanan kerajaan.

e)

Diterima Daripada / Dikeluarkan Kepada

Nama pembekal atau pegawai yang menerima.

f)

Tarikh
Tarikh bekalan tersebut diterima atau dikeluarkan.

g)

Kuantiti Terimaan
Bilangan unit bekalan dikeluarkan.

h)

Kuantiti Keluaran
Bilangan unit bekalan dikeluarkan.

i)

Baki
Baki bilangan unit bekalan yang ada.

j)

Penerima
Nama dan tandatangan pegawai yang menerima bekalan.
(Sila rujuk lampiran KEW 314)

11.6

DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

11.6.1

Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan

untuk merekodkan pergerakan sebarang harta modal atau
inventori. Pergerakan yang dimaksudkan adalah pindaan
melalui pinjaman atau penempatan sementara.

11.6.2

Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori adalah di

dalam bentuk buku.

11.6.3

Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini

adalah seperti berikut:-

a)

Jenis
Jenis harta modal / inventori misalnya : kamera atau
televisyen.

b)

Jenama dan Model

Model Harta Modal / inventori misalnya Canon TY 700

c)

No. Siri Pembuat

Nombor siri pembuat harta modal / inventori berkenaan.

d)

No. siri Pendaftaran

Nombor siri pendaftaran seperti nombor siri rekod pejabat.

e)

Bil
Bilangan mengikut urutan biasa.
f)

Nama Peminjam
Nama Peminjam

g)

Tarikh dikeluarkan
Tarikh sebenar harta modal / inventori dikeluarkan atau
dipindahkan dari penempatan asal.

h)

Tarikh Jangka Dipulangkan

Tarikh harta modal / inventori berkenaan dijangka
dipulangkan.

i)

Tandatangan Peminjam

Peminjam hendaklah memeriksa harta modal / inventori

yang

dipinjamkan

dan

menandatangani

ketika

mengambilnya.

j)

Pegawai Pengeluar
Pegawai bertanggungjawab mengawasi

harta

inventori

lain yang

pejabat atau seorang pegawai

modal

telah

ditugaskan hendaklah menandatangani ketika harta

modal /

inventori

dikeluarkan

dan

dipulangkan

tarikhnya.
(Sila rujuk lampiran KEW 315)

PANDUAN PENGKODAN / PENENTUAN KOD, CARA DAN

CADANGAN

Bil
1
2

Item

Butiran

Nama Sekolah
Bahagian / Kod Kelas
Barang

Singkatan Item

SK Sg. Terap

SKST

Pusat Sumber

PSS

Sistem koding bagi barangan di muka surat sebelah boleh ditulis

3

Kod Barang

Televisyen

Tahun dibeli / diterima

sebagai :

2004
SKST/PSS/TV2004/2/(4)

Siri Bilangan Inventori /

Harta Modal
Tempat / Lokasi

TV
04

Bilangan Ke-2

Bilik Simulasi

serta

SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM HARTA MODAL

Bil
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

Jenis Barang
Alat Peghawa Dingin
Amlifire
Komputer
Mesin Sandang
Mesin Rumput
Mesin
Mesin Fotostat
MesinTaip
Mesin Taip Elektrik
OverHead Projektor
Perakam Video
Peti Ais
Peti Besi
Slaid Projektor

Kod
AHD
AF
KM
MS
MR
MP
MF
MT
MTE
OP
PV
PA
PB
SP

SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM INVENTORI

Bil
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Jenis Barang
Alat Penimbang
Alat Penyuling
Almari 2 Pintu
Almari 2 Tingkat
Almari Alatan
Almari Bahan
Almari Buku
Almari Cermin
Almari Perhiasan
Almari Solek
Bangku Kantin
Bangku Makmal
Bantal
Blender
Cadar

Kod
AP
AS
AL1
AL3
AL4
AL5
AL6
AL7
AL8
AL9
BK
BM
BT
BL
CR

16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
Bil
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
Bil.

Carta
Cerek Air Biasa
Cerek Elektrik
Dapur Gas Satu Tungku
Dapur Tungku Besar
Dicot-Monocot-Leaf
Dicot-Monocot-Root
Dicot-Monocot-Stem
Earphone
Elektromagnet Kit
Elektroskop
Gerobok
Gerobok Besi
Jenis Barang
Gerobok Besi Tiga Tingkat
Glob
Healer Besar
Healer Kecil
Human Skeleton Base
Generator Van De Graf
Joule Meter
Kabinet Letak Dapur Gas
Kabinet Barang Kimia
Kabinet Besi Tiga Tingkat
Kabinet Besi 4 Tingkat
Kabinet Kayu
Kaki Retot
Kamera
Karel
Katil Bujang
Kaunter
Kereta Sorong
Kerusi Muris
Kerusi Kuliah
Kerusi Besi berlipat
Kerusi Jurutaip
Kerusi Span
Kerusi Mesyuarat Low Back Swivel
Kerusi Mesyuarat Utama
Kerusi Pegawai Kerani
Kerusi Kerani Pegawai Rendah
Kerusi Kerani Perpustakaan
Jenis Barang

CT
CK1
CK2
DP1
DP3
DM1
DM2
DM3
ER
EK
ET
GB1
GB2
Kod
GB3
GL
HL1
HL2
HS
JN
JM
KB1
KB2
KB3
KB4
KB5
KT
CM
KL
KL
KN
KS
KR1
KR2
KR3
KR4
KR5
KR6
KR7
KR8
KR8
KR9
Kod

57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97

Kerusi Plastik
Kerusi Pusing (Fabrik High Back)
Kerusi Pusing (Fabrik Low Back)
Kerusi Pusing (PVC High Back)
Kerusi Pusing (PVC Low Back)
Kerusi Tunggal
Kipas Angin Duduk
Kipas Angin Bumbung
Kipas Angin Dinding
Kotak Cahaya
Laci
Landasan Troley
Langsir Besar
Langsir Kecil
Langsir Hitam
Locker
Lombol
Megaphone
Meja Bulat Sisi
Meja Kantin
Meja Komputer
Meja kursus
Meja Makan
Meja makmal
Meja Mesyuarat Biasa
Meja Mesyuarat U Shape
Meja Murid
Meja Perpustakaan
Meja Ping Pong
Meja Sisi Sinki
Micro Ampere
Mike
Mikroskop Cahaya
Mikroskop Elektrik
Mikroskop Pelajar
Milli Ampere
Mirrow Frame
Model Dinamo
Model Otak
Motor Elektrik
Motor Mesin Jahit

Bil.
98

Jenis Barang
Neraca Spring

KR 11
KR 11
KR 13
KR 14
KR 15
KR 16
KA 1
KA 2
KA 3
KC
LC
LT
LG 1
LG 2
LG 3
LK
LO
ME
MJ 1
MJ 2
MJ 3
MJ 4
MJ 5
MJ 6
MJ 7
MJ 8
MJ 9
MJ 10
MJ 11
MJ 12
MC
MI
MK 1
MK 2
MK 3
MA
MF
ML
MO
ME
MJ
Kod
NS

99

Pam Vacum

PVM

100

Papan Hijau

PH

101

Pemadam Api Air

PA 1

102

Pemadam Api Gas BCF

PA 2

103

Pemadam Api Tepung

PA 3

104

Pemanas Air

PMR

105

Pembesar Suara

PS

106

Pemotong Kertas

PO

107

Penapis Air

PR

108

Penggera Kebakaran

PG

109

Penimbang ( Dacing)

PM 1

110

Penimbang Berat Badan

PM 2

111

Penjana Elektrik

PM 3

112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
133
134
135
136

Pentas Juara
Penunu Bunsen
Penyedut Hampagas
Perakam Radio Kaset
Periuk Nasi Elektrik
Permaidani
Peti Kad Katalog
Peti Kunci
Peti Ubat
Peti Wang Tunai
Pipe Cutter
Radio
Rak Besar
Rak Beg
Rak Borang / Kertas
Rak Botol Reagent
Rak Buku
Rak Doket
Rak Fail Berkunci
Rak Fail Terbuka
Rak Kayu
Rak Majalah
Rak Vurret
Rheostat
Rostrum

PJ
PNB
PHG
RK
PN
PM
PKG
PK
PU
PW
PC
RA
RK1
RK2
RK3
RK4
RK5
RK6
RK7
RK8
RK9
RK10
RK11
RS
RO

137
138
139
140
141

Set Lompat Tinggi

Set Papan Litar
Set Polydron
Seterika
Sette

LT
PT
PL
SR
ST

142

Sistem Suria Dan Planet

143

Skittle

144

Skrin OHP

SN1

145

Skrin Putih

SN2

146

Slide KBSM 7.3

SD1

147

Slide KBSM 7.5

SD2

148

Soft Board

SB

149

Speaker

SE

150

Stapler Tugas Berat

151

Tala Bunyi

152

Tangga Mudah Alih Aluminium

TMA

153

Teleskop

TLK

154

Televisyen

TV

155

Teras Besi

TS

156

Tiang Bola Bedminton

TG1

157

Tiang Bola Jaring

TG2

158

Tiang Bola Tampar

TG3

159

Tiang Gol Bola Sepak

TG4

160

Tiang Gol Bola Baling

TG5

161

Tiang Gol Hoki

TG6

162

Tiang Takraw

TG7

163

Tilam

TL1

164

Tilam Gimnastik

TL2

165

Tolok Hujan

TH

166

Tong Air Suling

TA

167

Tong Penyembur Racun

TR

SSP
SK

STB
TB

168

Trolley 3 Roda

TL1

169
170
171
172
173
174
175
176

Trolley 4 Roda
Trolley Barang Kimia
Trolley OHP
Ukur Tinggi
USA Wall Screen
Voltmeter
White Board
White Board Stand

TL2
TL3
TL4
UT
WS
VO
WB
WBS

11.7 PELUPUSAN BARANG-BARANG AWAM

11.7.1

KONSEP PELUPUSAN
Digunakan untuk melupuskan harta kerajaan yang secara fizikalnya
masih ada dalam simpanan tetapi harta tersebut tidak boleh
digunakan / tidak diperlukan lagi.

Tujuan dibuat pelupusan ialah

untuk mengeluarkan rekodnya daripada daftar.

KONSEP HAPUSKIRA
Digunakan ke atas harta kerajaan yang secara fizikalnya telah tidak
ada lagi dalam simpanan kerana harta tersebut telah hilang.
Tujuandiadakan hapuskira adalah sama seperti tujuan di dalam
pelupusan di atas.

(istilah hapuskira juga digunakan untuk

menghapuskira wang yang hilang, hutang-hutang yang tidak boleh

dipungut, bayaran berlebihan, bil hospital yang tidak dibayar dll.)

11.7.2 PELUPUSAN BARANG-BARANG

A.

Pelupusan perlu apabila

a)

Barang-barang

usang,

rosak

dan

tidak

boleh

digunakan.
b)

Pecah / rosak dan tidak ekonomi jika dibaiki.

c) Lebihan
d) Perubahan teknologi dan tidak sesuai digunakan.

B.

Mengapa perlunya pelupusan

a)

Menjimatkan ruang stor

b)

Mendapatkan pulangan balik

c)

Pengurusan stok / inventori yang sempurna.

Tindakan pelupusan hendaklah dibuat dari semasa dan Jabatan

adalah dilarang mengumpul barang-barang dan menunggu bilangan
yang banyak sebelum tindakan pelupusan dilakukan. Jika barang
yang hendak dilupuskan disimpan di dalam stor-stor, lama kelamaan
stor akan menghadapi masalah kekurangan ruang stor,kesesakan
stor dan kemungkinan barang-barang berkenaan mudah dicuri atau
hilang. Di samping itu nilai barang-barang yang hendak dilupuskan
semakin menurun dan secara tidak langsung apabila dijual nanti
kerajaan akan mengalami kerugian hasil.
11.7.3 TATACARA PELUPUSAN

Penyelanggara

stor

hendaklah

mengenalpasti

barabg-barang

yanghendak dilupuskan dan menyenaraikan barang-barang tersebut.

Pelupusan segera perlulah dibuat bagi mengelakkan penggunaan
ruang dan susut nilai yang mungkin akan mengakibatkan kerugian.
Pada masa ini terdapat dua cara bagaimana pelupusan barangbarang kerajaan boleh dilaksanakan. Dua cara tersebut ialah:(Sila rujuk KEW 300-U)

MELALUI LEMBAGA PEMERIKSA (TPS 212 HINGGA 217)

Lembaga Pemeriksa hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal bagi
memeriksa barang-barang usang yang niilai pembeliannya lebih dari
RM10,000 tiap-tiap satu Lembaga itu hendaklah mengandungi
sekurang-kurangnya dua orang pegawai kanan yang tidak terlibat
secara langsung ke atas pengurusan barang-barang tersebut tetapi
berkebolehan untuk menilai dan mentafsir kebergunaan barangbarang yang diperiksa.

Keahlian seorang pegawai profesional di dalam Lembaga tersebut

tidak perlu sekiranya perakuan T.E.B (Tak Ekonomi Dibaiki) telah di
tandatangani oleh pegawai profesional dalam bidangnya masingmasing, yang tidak secara langsung bertanggungjawab ke atas
pengendalian dan pengurusan barang-barang kerajaan.

Jika

sesuatu loji atau kelengkapan tersebut diselanggarakan oleh sebuah

firma atau agen pembekal,

Lembaga boleh menimbang laporan

firma atau egen tersebut.

Lembaga Pemeriksa perlu juga dilantik bagi barang-barang yang
belum dikeluarkan tetapi tidak boleh digunakan,cacat,usang atau
melebihi

keperluan

apabila

dibuat

pengira,verifikasi

atau

penyemakan rekod stok (TPS 215).

Empat salinan laporan lembaga di dalam Kew. 300 v hendaklah

disediakan yang mengandungi butir-butir barang, keadaan barang
dan cara pelupusan yang disyorkan.
Laporan tersebut hendaklah dihantar ke Pegawai Pengawal dan
seterusnya Ketua Setiausaha Perbendaharaan untuk kelulusan.

11.7.4 TANPA LEMBAGA PEMERIKSA (TPS 218 HINGGA 221)

A.

Barang-barang

yang

nilai

perolehan

asal

kurang

dari

RM10,000.00 tiap-tiap satu atau RM10,000 keseluruhannya.

B.

Barang-barang tersebut tidak boleh diguna dengan ekonomi

lagi dan hanya boleh mendapatkan hasil jualan sisa sahaja.

C.

Tidak bernilai untuk dijual.

D.

Tidak

boleh

dijual

disebabkan

dasar

kerajaan

atau

keselamatan negara.
E.

Menghantar empat salinan laporan dalam borang Kew. 300v

kepada bahagian kewangan, Kementerian Pendidikan melalui
JabatanPendidikan Negeri.

11.7.5 CARA-CARA PELUPUSAN (TPS 222 HINGGA 225)

A.

Jualan lelong

B.

Tender / Sebutharga

C.

Tukarbeli

D.

Pindaan

E.

Lain-lain cara dan pelupusan yang sesuai seperti ditanam dan

dibakar

11.7.6 SIJIL PELUPUSAN

Sijil pelupusan seperti di lampiran X dalam TPS beserta dengan Sijil
Pengawalyang menyaksikan pemusnahan hendaklah dikemukakan
kepada Bahagian Kewangan Kementerian Pendidikan / Ketua
Setiausaha Perbendaharaan dalam masa tiga bulan dari kelulusan
pelupusan diberi.
tempoh

tersebut

Jika pelupusan tidak dapat disampaikan dalam

ianya

hedaklah

Setiausaha Perbendaharaan.

dilaporkan

kepada

Ketua

Kad Stok / Lejer, fail sejarah atau daftar loji hendaklah dicatatkan
bagi pelupusan yang telah diluluskan mengikut mana yang
berkenaan.

11.8

PELUPUSAN BAHAN BERCETAK (SURAT PEK. KEW. BIL.11/94)

11.8.1 Pekeliling yang berkuatkuasa sekarang adalah seperti berikut:A.

Surat Pek. Kew. Bil. 6/1987

B.

Surat Pek. Kew. Bil. 2/1989

C.

Surat Pek. Kew. Bil. 11/1996

D.

Seksyen 11, Arkib Negara Bil. 44/1996

E.

Arahan Perbendaharaan 150 dan 229

11.8.2 Surat pekeliling Kewangan Bil. 6/1987 dan Bil. 2/1989 merupakan
peraturan-peraturan khusus untuk pelupusan pelupusan Buku Teks
(SPBT) dan Pekeliling Kewangan Bil. 11/1994 menetapkan peraturan
pelupusan
menyeluruh.

bahan-bahan

bercetak

kertas

terpakai

secara

11.8.3 Arahan Perbendarahan 299 menetapkan peraturan untuk pemusnahan resit

dan borang-borang kewangan yang belum digunakan atau usang.

11.9

PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT

PERBENDAHARAAN

11.9.1 Kerajaan juga ada mengikat kontrak pusat untuk melupuskan barangbarang terpakai seperti dan besi bateri, tayar srap, misalnya
kenderaan, peti besi, katil, atau peti sejuk. Tujuan diadakan kontrak
pusat berkenaan ialah:11.9.2

Untuk

mempercepatkan

urusan

pelupusan,sekolah

perlu

menggunakan cara biasa seperti tender / lelong / sebutharga bagi

barang-barang terpakai.
11.9.3

Sebagai satu strategi untuk memberi peluang kepada usahawan

bumiputera dapat bergiat dalam bidang-bidang tertentu seperti
pencelupan tayar dan besi scrap..

11.10

PROSES KERJA PELUPUSAN PERINGKAT SEKOLAH

Bil
Proses Kerja
11.10.1 Mengenalpasti barang-barang yang hendak
dilupuskan.

Tindakan
Pembantu Tadbir /
Penyelaras Stok /
Pegawai terlibat.

11.10.2 Memastikan jenis pelupusan yang akan

dipohon:
A. Kategori barang tidak boleh diguna
B. Kategori barang tidak diperlukan
C. Kategori barang tidak ekonomik untuk
dibaiki.

Sda

11.10.3 Lantikan Lembaga Pemeriksa di peringkat

sekolah.
A. 2 orang pegawai kanan
B. Bebas atau pegawai tidak terlibat secara
langsung dengan barang yang akan lupus.
C. Mempunyai kebolehan / kepakaran jika

Pengetua / Guru
Besar

berkaitan dengan teknikal / mesin.

11.10.4 Memeriksa barang-barang yang hendak

dilupus dan memberikan syor.

Lembaga pemeriksa

11.10.5 Penyediaan borang pelupusan (300V) dalam 6

salinan bertaip dan dihantar ke JPN bagi
proses kelulusan.

Bil
Proses kerja
11.10.6 Penerimaan kelulusan pelupusan dari JPN /

Pembantu Tadbir /
Penyelaras Stok

Tindakan

KPM dan borang 300V dan penyediaan :

A. 300V- 5 salinan
B. Sijil pemusnahan mengikut para 4 Kew.
300X (Panduan 200, 217).
C. (lampiran senarai barang)
11.10.7 Mengeluarkan / menolak dari stok barang
yang telah dilupuskan.
11.10.8 Tindakan sekolah selepas urusan pelupusan
barang-barang dibuat :A. Mengembalikan perkara-perkara berikut
dalam 4 salinan ke JPN.
B. 300V yang telah dilulus.
C. Sijil pemusnahan mengikut para 4 kew.

Pembantu Tadbir /
Penyelaras Stok

300X (panduan 200, 217)

D. (lampiran senarai barang). Untuk
dihantar salinan kepada:a) Perbendaharaan Malaysia.
b) KPM
c) Audit Negara

11.11
Bil

PROSES KERJA HAPUS KIRA PERINGKAT SEKOLAH

Proses kerja
Memastikan untuk hapus kira:-

11.11.1

A. Kehilangan / kecurian ke atas barang /

wang awam.
B. Hasil / kutipan yang tidak mencukupi.

Tindakan
Pengetua / Guru
Besar / Pembantu
Tadbir

Penyeliaan dokumen-dokumen bagi

permohonan hapus kira:A. Laporan Polis (bagi kes kehilangan /
kecurian)
B. Makluman kepada JPN
C. Laporan Jaga.
11.11.2

D. Lampiran J
E. Lampiran L (bagi kes kutipan yang
tidak dapat dikutip)
F. Lampiran K
G. Laporan akhir hasil siasatan polis.
Semua dokumen adalah dikemukakan
melalui JPN.

11.12

PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI STOK

11.12.1

MAKSUD
Memeriksa, mengira dan menyemak stok serta rekod secara fizikal
dalam sesebuah stor mengikut pengelasan barang-barang dan hadhad masa yang ditetapkan.

11.13

PENGELASAN BARANG-BARANG DAN ALAT

VERIFIKASI

11.13.1

Tidak menarik

Dua tahun sekali

11.13.2

Menarik

Setahun sekali

11.13.3

Sangat Menarik

Dua kali sekali

11.14

TUJUAN VERIFIKASI

11.14.1

Menentukan jumlah barang-barang stok fizikal adalah sama dengan

baki Kad Kawalan Stok serta Kad Petak.

11.14.2

Mengenalpasti kekurangan dan kelebihan.

11.14.3

Mengenalpasti stok-stok yang tidak boleh guna, rosak, usang, tidak

atau lambat bergerak dll.

11.14.4

Sama ada semua aktiviti pengurusan stor dijalankan dengan teratur

seperti yang ditetapkan pleh Arahan Perbendaharaan dan Tatacara
Pengurusan Stor (TPS).

11.15

PERLANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR

11.15.1

Perlantikan dibuat oleh Pegawai pengawal (TPS 187)

11.15.2

Perlantikan hendaklah atas nama jawatan.

11.15.3

Terdiri daripada pegawai-pegawai yang sesuai yang bukan bekerja

dalam organisasi stor yang diverifikasi.

11.16

TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOK

11.16.1

Melawat dan memeriksa secara mengejut(TPS 189)

11.16.2

Mengira stok fizikal dan merekodnya.

11.16.3

Membandingkan dengan Kawalan Stok atau Kad petak serta

tandatangan kad dengan baki dan tarikh.

11.16.4

Menyediakan laporan pemeriksaan.(Laporan verifikasi stok-Kew.

300-S)

11.16.5

Laporan lengkap mengenai :A. Keadaan stor

B. Cara menyimpan dan penjagaan barang-barang.
C. Kelemahan-kelemahan yang dikenal pasti.
D. Syor-syor untuk memperbaikinya.
(Sila rujuk lampiran KEW 300-S )

11.17

TINDAKAN PEGAWAI PENGAWAL ATAS LAPORAN

PEMVERIFIKASI STOK

11.17.1

Meneliti laporan oleh pemverifikasi stok

11.17.2

Meminta penjelasan jika perlu.

11.17.3

Mengambil tindakan Pelupusan / Hapuskira yang disyorkan oleh

Pemverifikasi stok.

11.17.4

Menyelaraskan kekurangan / lebihan dan menyediakan penyata

perselisihan stok (Kew. 300K)

11.18

PERAKUAN PEGAWAI PENGAWAL

11.18.1

Membuat perakuan KEW 300 T setiap 3 bulan sekali kepada

perbendaharaan dengan mengesahkan bahawa kawalannya telah
diverifikasikan mengikut had masa yang ditetapkan. (TPS198)

11.18.2

Jika verifikasi menunjukkan perbezaan 3 salinan laporan (KEW 300U-I) hendaklah disertakan bersama kew. 300-T untuk kelulusan
perbendaharaan dan satu salinan kepada Jabatan Audit Negara.

11.18.3

Sijil Pelupusan (Kew. 300X) disediakan dan dikemukakan ke

perbendaharaan selepas urusan pelupusan selesai.
(Sila rujuk KEW 300 -T)

11.19

KELEMAHAN-KELEMAHAN YANG DIKENAL PASTI

OLEH PERBENDAHARAN

11.19.1

Pegawai Pengawal tidak melantik pemverifikasi Stok.

11.19.2

Verifikasi stok dijalankan atau tidak dibuat mengikut had masa yang
ditetapkan.

11.19.3

Terdapat barang-barang yang tidak digunakan lagi atau rosak tidak

dikenal pasti dan terbiar di stor selama bertahun-tahun.

11.19.4

Kelemahan merekod penerimaan dan pengeluaran stok tidak dapat

dikenal pasti kerana pemverifikasi stok tidak dijalankan.

11.19.5

Kehilangan dikenal pasti selepas beberapa tahun dan tindakan

penyiasatan tidak dijalankan.

11.19.6

Nilai barang-barang yang tidak boleh digunakan, usang atau

berlebihan semakin susut dan ini akan merugikan hasil kerajaan
apabila dilupuskan lewat.

11.20

SEMAKAN STOK

11.20.1

BAHAN BUKU
A.

Semakan stok bahan buku dibuat 3 tahun sekali pada bulan

November oleh Penyelaras Perpustakaan dan AJKnya.

B.

Prosedur semakan stok adalah seperti berikut:a) Pilih simpan

b) Pilih buang
c) Hapus kira

11.20.2

BAHAN BUKAN BUKU

A.

Semakan bahan bukan buku dibuat 2 tahun sekali pada

November oleh Penyelaras Bahan Bukan Buku dan AJK.

B.

Prosedur semakan stok adalah seperti berikut:a) Pilih simpan

b) Pilih buang
c) Hapus kira

11.20.3

PERALATAN (HARDWARE)
A.

Semakan stok peralatan dibuat setahun sekali pada

November oleh Penyelaras Pusat Sumber dan AJK.

B.

Pasti baki dan kerosakan pada peralatan.

C.

Pastikan kerosakan pada peralatan dan baki

11.20.4

PERABOT PUSAT SUMBER

A. Semakan stok perabot ESS dibuat satu tahun sekali pada
November oleh Penyelaras Pusat Sumber dan AJK.
B. Pastikan kerosakan dan baiki.

11.20.5

BAHAN GUNA-KEKAL (USEWARE)

A. Semakan stok bahan guna kekal dibuat satu tahun sekali
pada November oleh Penyelaras Pusat Sumber dan AJK.
B. Semak baki.

11.20.6

BAHAN HABIS-GUNA (USEWARE)

A. Semakan stok bahan guna-habis dibuat satu tahun sekali
pada November oleh Penyelaras Pusat Sumber dan AJK.
B. Semak baki.
(Sila rujuk lampiran KEW 314)