BAB 11

STOK DAN INVENTORI

PUSAT SUMBER SEKOLAH
11.0 PENGENALAN
Stok dan Inventori satu proses bagi mengemaskinikan pengurusan
harta model , inventori dan bekalan pejabat melalui penggunaan
beberapa jenis borang .
-

Daftar Harta Modal

(Kew 321, Kew 312A )

Daftar Inventori
(Kew 313 )

Daftar Stok Bekalan Pejabat

(Kew 314 )

Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori

(Kew 315 )

11. 1 KEPENTINGAN MEREKOD

11.2.1 Merekod lokasi harta modal , inventori dan bekalan pejabat akan
memudahkan pihak pengurusan untuk mengawas dan mengesan
pergerakan sesuatu bahan .
11.2.2 Merekodkan butir butir asas mengenai harta model, inventori dan
bekalan pejabat akan memudahkan mana mana pihak mengawasi
penggunaan .
11.2.3 Mewujudkan sistem maklumat yang kemaskini dan berkesan bagi
meningkatkan keberkesanan pengurusan dan penggunaan.

11.2 DAFTAR HARTA MODEL (KEW 312 , 312A )

11.3.1 Harta model ialah barang barang tak luak yang bernilai RM 500
atau lebih setiap satu pada masa perolehan .Barang- barang ini
tidak termasuk perabot , permaidani , langsir dan seumpamanya
yang diperolehi tanpa mengira kos .

11.3.2 Daftar Harta modal ini di dalam bentuk kad diperkenalkan untuk
merekodkan semua jenis harta modal yang diperolehi .Ia
mengandungi dua bahagian iaitu ;
BAHAGIAN A Merekodkan semua maklumat berhubung dengan
pembelian , penempatan , pemeriksaan dan pelupusan.
BAHAGIAN B- Merekodkan semua penyelenggaraan seperti
pembaikan dan pembelian segala alat ganti .
11.3.3 Sistem kad ini diperkenalkan bagi memudahkan proses merekod segala
pembelian dan penyelenggaraan di dalam ruang yang disediakan dan
memudahkan penyususnan rekod megikut abjad. Dengan sistem ini segala
rekod yang disimpan akan diseragamkan.Ini akan memudahkan kerja
kerja pengawalan dan penyelenggaran .
11.3.4 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekodkan penggunaan borang
ini.
11.3.5 Butir butir maklumat di dalam Daftar Harta Modal terbahagi kepada dua
bahagian iaitu :a. KEW 312 ( BAHAGIAN A )
b. KEW 312 ( BAHAGIAN B )

KEW 312 (BAHAGIAN A)

a ) Kategori
Kategori Harta Modal misalnya :
i ) Kenderaan ( kereta,van,motosikal )
ii) Loji ( loji pusat hawa dingin dan lain- lain
iii) Mesin, peralatan dan kelengkapan pejabat

b) Jenis
i ) Kamera
ii) Komputer
iii)Mesin penyalin
iv) Mesin taib
v ) Televisyen dll

c) Jenama dan Model

Jenama dan model harta model berkenaan seperti Proton Saga 1.5i
d) Jenis dan No. Enjin
Jenis dan No. enjin jika harta ini adalah kenderaan.
e) Nombor Casis / Siri Pembuat
Nombor casis bagi kenderaan atau nombor siri pembuat bagi peralatan pejabat.
f ) Nombor Siri Pendaftaran
Seperti nombor siri kenderaan atau nombor siri rekod pejabat.
g ) Kos danTarikh Dibeli / Diterima
Harga termasuk kos pengangkutan / insuran ( jika ada) dan lain-lain
perbelanjaan yang berkaitan dengan pembelian tersebut.
h) Nombor Pesanan Kerajaan
Nombor yang dikeluarkan untuk pembelian harta modal berkenaan. Jika harta
modal tersebut diperolehi melalui cara-cara lain, sila nyatakan ( sumbangan /
hadiah )
i) Pembekal
Nama pembekal atau syarikat yang membekalkan.
j) Nombor Rujukan Fail
Fail yang mengandungi rekod-rekod mengenai pembelian harta modal
berkenaan.
Contoh : Fail yang menyimpan rekod pembelian peralatan dan bekalan.

k) Aksesori
Senaraikan aksesori-aksesori yang dilengkap/diterima bersama harta modal
berkenaan
l) Tandatangan
Tandatangan pegawai yang bertanggungjawab mengesahkan butir-butir di
atas serta tarikh.
m) Penempatan
Penempatan tetap dan tarikh penempatan harta modal berkenaan.
Setiap pindahan penempatan (tetap) perlu direkodkan dan ditandatangani
oleh pegawai yang menerima ( cop nama dan jawatan )
Pindahan *
Sekirajya sesuatu modal dipindahkan keluar secara tetap daripada pejabat
yang mengawalnya, kad Daftar Harta Modal asal hendaklah dibawa
bersama-sama dengan harta modal berkenaan ke pejabat yang
menerimanya. Satu salinan kad Daftar Harta Modal tersebut hendaklah
disimpan dengan menulis perkataan Dipindah .( Ruj: ) di
dalam fail yang berasingan berhubung dengan rekod harta modal yang
dipindahkan.
Selepas butir-butir di atas diisi, pegawai yang bertanggungjawab perlu
menandatangani di ruang yang disediakan serta tarikh.
n) Pemeriksaan Harta Modal
Ketua jabatan hendaklah mengaturkan pemeriksaan ke atas harta modal
sebagaimana yang dikehendaki di dalam TPS para 238,239 dan 240.
o) Pelupusan
Pegawai berkenaan hendaklah mencatatkan tarikh, nombor fail dan tandatangan
bila tarikh sesuatu harta modal itu diluluskan untuk pelupusan oleh
Perbendaharaan atau pegawai-pegawai yang berkenaan.

KEW 312 ( BAHAGIAN B )

Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah seperti berikut:
a) Tarikh Servis / Pembaikan
Tarikh servis atau pembaikan yang telah dilakukan bagi harta modal.
b) Butir-butir Servis / Pembaikan
Keterangan lanjut mengenai apa yang telah dibaiki atau diservis termasuk
alatganti yang dibeli.
c) Nombor Pesanan Kerajaan
Nombor rujukan pesanan kerajaan / no. rujukan.
d) Tempat Pembelian / Servis / Pembaikan
Nama syarikat tempat alat ganti dibeli atau pembaikan dibuat.
e) Kos
Kos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali.
f) Tandatangan
Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi
mengesahkan butir penyelenggaraan harta modal itu.

KEW 312A
Borang ini adalah sambungan kepada Borang KEW 312. Ia hanya digunakan
selepas ruangan di KEW 312 ( BAHAGIAN B ) telah habis digunakan.

11.3 DAFTAR INVENTORI ( KEW 313 )

11.4.1`Inventori ialah barang tak luak yang bernilai kurang dari RM 500 setiap
satu pada masa perolehan. Walau bagaimanapun, barang-barang seperti
perabot, permaidani dan langsir serta pinggan mangkuk adalah termasuk
di dalam kategori inventori tanpa mengira kos.
11.4.2 Daftar inventori diperkenalkan untuk merekodkan perolehan dan
penempatan inventori. Daftar ini adalah di dalam bentuk kad untuk
memudahkan penyusunan dan juga semasa membuat rujukan. Kad-kad ini
disusun mengikut jenis inventori dan abjad.
11.4.3 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekod penggunaan borang ini.
11.4.4 Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah seperti
berikut:
a)

Kategori
Kategori inventori misalnya:
i.
Peralatan dan kelengkapan pejabat.
ii.
Perabot, permaidani, langsir dll.

b)

Jenis
Jenis inventori di dalam kategori Peralatan dan Kelengkapan Pejabat
misalnya;i.
Alat pengira
ii.
Kipas angin dll.
Jenis inventori di dalam kategori Perabot, Permaidani dan Langsir
misalnya;i.
Kerusi
ii.
Meja
ii.
Langsir dll.

c)

Bil
Bilangan mengikut urutan biasa.

d)

Butiran
Perihal inventori yang diperolehi misalnya;i.
kerusi eksekutif
ii.
meja kerani
iii.
rak bertutup dll

e)

Kuantiti
Jumlah unit inventori yang diperolehi.

f)

No. Pesanan Kerajaan

Nombor rujukan Pesanan Kerajaan.

g)

Tarikh dibeli
Tarikh inventori tersebut dibeli mengikut Pesanan Kerajaan.

h)

Kos seunit
Kos termasuk pengangkutan dan insuran ( jika ada ) bagi setiap unit
inventori.

i)

No. Siri Pendaftaran

No. siri pendaftaran seperti siri rekod pejabat.

j)

Lokasi
Penempatan inventori tersebut.

k)

Pelupusan
No. rujukan fail atau pelupusan itu diluluskan oleh Perbendaharaan atau
pegawai-pegawai di mana berkenaan.

l)

Catatan
Apa-apa perkara yang berkaitan.

m)

Tandatangan
Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi
mengesahkan butir-butir yang dicatatkan itu.

11.4 DAFTAR STOK BEKALAN PEJABAT ( KEW 314 )

11.5.1 Bekalan pejabat ialah semua barang luak dan termasuk alatulis serta
kelengkapan pejabat tak luak yang rendah nilainya dan tidak ekonomik
untuk dikesan penempatannya secara satu persatu.
11.5.2 Daftar stok bekalan pejabat diperkenalkan untuk merekodkan segala
perolehan bekalan pejabat-pejabat. Daftar ini adalah di dalam bentuk
buku.
11.5.3 Butir butir yang perlu merekodkan di dalam bahagian ini adalah
seperti berikut :a)

Jenis
Jenis bekalan pejabat seperti barang- barang luak misalnya:i)
ii)
iii)

Ball pen
Kertas A4
Gam dll

b)

Unit Pengukuran
Dikira dalam bentuk batang , kotak ,rim dll.

c)

Bil
Bilangan mengikut urutan biasa.

d)

No. Pesanan
Nombor rujukan pesanan / pesanan kerajaan.

e)

Diterima Daripada / Dikeluarkan Kepada

Nama pembekal atau pegawai yang menerima.

f)

Tarikh
Tarikh bekalan tersebut diterima atau dikeluarkan

g)

Kuantiti Terimaan
Bilangan unit bekalan dikeluarkan.

h)

Kuantiti Keluaran
Bilangan unit bekalan dikeluarkan .

i)

Baki
Baki bilangan unit bekalan yang ada.

j)

Penerima
Nama dan tandatangan pegawai yang menerima bekalan .

11.10.5

REKOD PEROLEHAN BAHAN

PANDUAN MENGISI BUTIRAN REKOD
PEROLEHAN
BAHAN BUKU
NOMBOR PEROLEHAN
Nombor yang diberi kepada tiap-tiap bahan / buku yang didaftarkan
sebagai satu bahan pusat sumber . Setiap bahan / buku hendaklah
mempunyai nombor perolehan yang tersendiri. Jika ada dua bahan /
buku atau lebih dalam satu judul, kesemua bahan itu hendak hendaklah
diberikan nombor perolehan berasingkan. Ia menunjukkan jumlah
bahan pusat sumber pada satu-satu masa. Jumlah ini hendaklah
bersamaan angka jumlah besar ruangan analisis.
NOMBOR PANGGILAN
Rekodkan nombor panggilan, iaitu nombor mengikut Sistem
Pengkelasan Dewey dengan tiga abjad awal nama pengarang atau judul
(jika tiada pengarang).
Contoh;Buku bukan fiksyen
372.3
OTH

Buku fiksyen
F
ABD

PENGARANG
Ditulis nama pengarang dengan penuh ( jika ada ).
Contoh :
Nama Barat

: Robert Wagner

ditulis

Nama Cina

: Lee Chong Teik

ditulis

Nama India : K.Jayaraman

Nama Melayu : Hj.Abd.Malik Majid

ditulis
ditulis

Haji
Sekiranya tiada pengarang, ruangan ini dikosongkan.

Wagner,
Robert
Lee, Chong
Teik
Jayaraman, K
Abdul Malik
Majid,

JUDUL / TAJUK BUKU

Ditulis sepenuhnya, gunakan huruf besar untuk huruf pertama dan
diikuti dengan huruf kecil kecuali nama khas. Gunakan noktah
bertindih selepas judul besar dan diikuti dengan judul kecil, jika ada judul
kecil.
Contoh:

Pertanian di Malaysia : kaedah dan teknik.

TEMPAT DAN NAMA PENERBIT

Rekodkan nama tempat dahulu kemudian diikuti oleh nama penerbit
dengan dipisahkan oleh noktah bertindih.
Contoh:

Kuala Lumpur:
Dewan Bahasa dan Pustaka
Jika tiada tempat terbit, rekodkan [ T.T.P ]
Jika tiada nama penerbit, rekodkan [ T.N.P ]

TARIKH PENERBITAN
Rekodkan tarikh penerbitan sebagaimana yang terdapat pada bahan.
Contoh 1:

cetakan pertama
1990
cetakan kedua
1995
cetakan ketiga
1998
Rekodkan tarikh penerbitan = 1990
Contoh 11: cetakan pertama
1991
cetakan kedua
1993
edisi kedua
1997
Rekodkan tarikh penerbitan - 1997
Jika tiada tarikh penerbitan, rekodkan [ t.t ]
TARIKH PEROLEHAN
Tarikh ini ialah tarikh mengikut bila bahan itu diterima atau
diperolehi.
Nombor Bil / Invois
Rekodkan nombor bil atau invois sebagaimana yang tercatat pada bil
/ invois.

PUNCA

Rekodkan punca bahan itu terima sama ada dibeli, dibekalkan,

hadiah atau sumbangan.
PEMBEKAL
Rekodkan nama pembekal dan tempat dari mana bahan tersebut
dibeli / diterima.
Contoh:

Kedai buku Marwilis, Kuala Selangor.

HARGA
Rekodkan harga yang penuh tanpa apa-apa potongan.
MUKA SURAT
Rekodkan jumlah muka surat buku seperti yang tercatat pada muka
surat akhir.
Contoh:

120 atau vi, 253

Sekiranya tiada tercatat nombor muka surat, bilang jumlah muka

surat dan rekodkan jumlahnya.
CATATAN
Dalam ruangan ini direkodkan butir-butir seperti buku yang hilang,
rosak, hapuskira dan sebagainya.
ANALISIS
Bagi setiap muka surat yang telah dipenuhkan, hendaklah dibuat
analisis jenis dan bilangan bahan. Tujuannya membolehkan penyelaras
memberi jawapan segera kepada perkara-perkara berikut:
i.
ii.

Jumlah buku / bahan dalam pusat sumber

Jumlah buku / bahan mengikut jenis dan sebagainya.

Apabila selesai muka surat pertama maka jumlah berkenaan

hendaklah dibawa ke muka surat kedua dan seterusnya.

11.9 SEMAKAN STOK ( PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI

STOK )
11.9.1 MAKSUD
Memeriksa, mengira dan menyemak stok serta rekod secara fizikal dalam
sesebuah stor mengikut pengelasan barang-barang dan had-had masa yang
ditetapkan.

11.9.2 PENGELASAN BARANG-BARANG DAN TEMPOH VERIFIKASI

i.
ii.
iii.

Tidak menarik
Menarik
Sangat menarik

dua tahun sekali

setahun sekali
dua tahun sekali

11.9.3 TUJUAN VERIFIKASI

i. Menentukan jumlah barang-barang stok fizikal adalah sama dengan baki
Kad Kawalan Stok serta Kad Petak.
ii. Mengenalpasti kekurangan dan kelebihan.
iii. Mengenalpasti stok-stok yang tidak boleh guna, rosak, usang, tidak
atau lambat bergerak dll.
iv. Mengesyorkan tindakan-tindakan atas stok yang tidak boleh gu, rosak,
usang, tidak atau lambat bergerak dll.
v. Samada semua aktiviti pengurusan stor dijalankan dengan teratur seperti
yang ditetapkan oleh Arahan Perbendaharaan, Pekeliling
Perbendaharaan dan Tatacara Pengurusan Stor ( TPS )

11.9.4 PERLANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR

i. Perlantikan dibuat oleh Pegawai Pengawal ( TPS 187 ) .
ii. Perlantikan hendaklah atas nama jawatan.

iii. Terdiri daripada pegawai-pegawai yang sesuai yang bukan bekerja

dalam organisasi stor yang diverifikasi.

11.9.5 TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOK

i. Melawat dan memeriksa secara mengejut ( TPS 189)
ii. Mengira stok fizikal dan merekodnya.
iii.Membandingkan dengan Kad kawalan Stok aatau Kad Petak serta
tandatangan kad dengan baki dan tarikh.
iv. Laporan lengkap mengenai :
- keadaan stor
- cara menyimpan dan penjagaan barang-barang
- kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti
- syor-syorr untuk memperbaikinya.

11.9. 6 TINDAKAN PEGAWAI PENGAWAL ATAS LAPORAN

PEMVERIFIKASI STOK
i. Meneliti laporan oleh Pemverifikasi stok.
ii. Meminta penjelasan jika perlu.
iii.Mengambil tindakan pelupusan / hapuskira yang disyorkan oleh
Pemverifikasi Stok.
iv.Menyelaraskan kekurangan / lebihan dan menyediakan penyata
perselisihan stok ( Kew. 300 K )

11.9.6 PERAKUAN PEGAWAI PENGAWAL

i. Membuat perakuan KEW 300T setiap 3 bulan sekali kepada
perbendaharaan dengan mengesahkan bahawa kawalannya telah
diverifikasikan mengikut had masa yang ditetapkan ( TPS 198 )
ii. Jika verifikasi menunjukkan perbezaan , 3 salinan laporan ( KEW 300U-I) hendaklah disertakan bersama KEW 300T untuk kelulusan
perbendaharan dan satu salinan kepada Jabatan Audit Negara.

iii. Sijil Pelupusan ( KEW.300X ) disediakan dan dikemukakan ke

perbendaharaan selepas urusan pelupusan selesai.
11.9.7 KELEMAHAN-KELEMAHAN YANG DIKENALPASTI OLEH
PERBENDAHARAAN
i. Pegawai Pengawal tidak melantik pemverifikasi Stok.
ii. Verifikasi stok tidak dijalankan atau tidak dibuat mengikut had masa
yang ditetapkan.
iii.
iv.
v.
vi.

Terdapat barang-barang yang tidak digunakan lagi atau rosak

tidak dikenalpasti dan terbiar di stor selama bertahun-tahun.
Kelemahan merekod penerimaan dan pengeluaran stok tidak
dapat dikenalpasti kerana pemverifikasi stok tidak dijalankan.
Kehilangan dikenalpasti selepas beberapa tahun dan tindakan
penyiasatan sukar dijalankan.
Nilai barang-barang yang tidak boleh digunakan, usang atau
berlebihan semakin susut dan ini akan merugikan hasil
kerajaan apabila dilupuskan lewat.

11.10 PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA BARANG-BARANG

AWAM
11.10.1

KONSEP PELUPUSAN

tidak
pelupusan

Digunakan untuk melupuskan harta kerajaan yang secara

fizikalnya masih ada dalam simpanan tetapi harta tersebut
boleh digunakan / tidak diperlukan lagi. Tujuan dibuat
ialah untuk mengeluarkan rekodnya daripada daftar.

KONSEP HAPUSKIRA
Digunakan ke atas harta kerajaan yang secara fizikalnya telah tidak
ada lagi dalam simpanan kerana harta tersebut telah hilang. Tujuan
`
diadakan hapuskira adalah sama seperti tujuan di dalam pelupusan
di atas. Istilah hapuskira juga digunakan untuk
menghapuskira
wang yang hilang, hutang yang tidak boleh

dipungut, bayaran
dll.)

11.10.2

berlebihan, bil hospital yang tidak dibayar

PELUPUSAN BARANG_BARANG
Pelupusan perlu apabila
- barang-barang usang , rosak dan tidak boleh digunakan.
- Pecah / rosak dan tidak ekonomi jika dibaiki.
- Lebihan
- Perubahan teknologi dan tidak sesuai digunakan.
Mengapa perlunya pelupusan
- menjimatkan ruang stor
- mendapatkan pulangan balik
- pengurusan stok / inventori yang sempurna
Tindakan pelupusan hendaklah dibuat dari semasa ke semasa dan
jabatan adalah dilarang mengumpul barang-barang dan menunggu
bilangan yang banyak sebelum tindakan pelupusan dilakukan. Jika
barang yang hendak dilipuskan disimpan di dalam stor-stor, lama
kelamaan stor akan menghadapi masalah kekurangan ruang stor,
kesesakan stor dan kemungkinan barang-barang berkenaan mudah
dicuri atau hilang. Di samping itu nilai barang-barang yang hendak
dilupuskan semakin menurun dan secara tidak langsung apabila
dijual nanti kerajaan mengalami kerugian hasil

11.10.3

TATACARA PELUPUSAN

Penyelenggaraan stor hendaklah mengenalpasti barang-barang

yang hendak dilupuskan dan menyenaraikan barang-barang
tersebut. Pelupusan segera perlulah dibuat bagi
mengelakkan
penggunaan ruang dan susutnilai yang mungkin
akan
mengakibatkan kerugian. Pada masa ini terdapat
dua cara
bagaimana pelupusan barang-barang
kerajaan boleh dilaksanakan.
dua cara tersebut ialah:

MELALUI LEMBAGA PEMERIKSA ( TPS 212

HINGGA 217 )
Lembaga Pemeriksa hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal
bagi memeriksa barang-barang usang yang nilai
pembeliannya
lebih daripada RM 10,000 tiap-tiap satu. Lembaga
itu hendaklah
mengandungi sekurang-kurangnya dua orang

pegawai kanan yang

pengurusan barang-barang
menilai dan mentafsir
diperiksa.

idak terlibat secara langsung ke atas

tersebut tetapi berkebolehan untuk
kebergunaan barang-barang yang

Keahlian seorang pegawai professional di dalam Lembaga tersebut

tidak perlu sekiranya perakuan TEB ( Tak Ekonomi Dibaiki ) telah
ditandatangani oleh seseorang pegawai professional dalam bidang
masing-masing, yang tidak secara langsung
bertanggungjawab ke
atas pengendalian dan pengurusan barangbarang kerajaan. Jika
sesuatu logi atau kelengkapan tersebut
diselenggarakan oleh
sesebuah firma atau agen pembekal,
Lembaga boleh menimbang
laporan firma atau agen tersebut.
Lembaga Pemeriksa perlu juga dilantik bagi barang-barang yang
belum dikeluarkan tetapi tidak boleh digunakan , cacat,
usang atau
melebihi keperluan apabila dibuat pengiraan,
verifikasi atau
penyemakan rekod stok ( TPS 215).

barang

Empat salinan laporan lembaga di dalam Kew. 300V hendaklah

disediakan yang mengandungi butir-butir barang, keadaan
dan cara pelupusan yang disyorkan.
Laporan tersebut hendaklah dihantar ke Pegawai Pengawal dan
seterusnya ke Ketua Setiausaha Perbendaharaan untuk

kelulusan.

TANPA LEMBAGA PEMERIKSA 9 TPS 218

HINGGA 221)
Barang-barang yang nilai perolehan asal kurang dari RM 10,000
tiap-tiap satu atau RM 100,000 keseluruhanya.
Barang-barang tersebut tidak boleh diguna dengan ekonomi lagi
dan hanya boleh mendapatkan hasil jualan sisa sahaja.
Tidak bernilai untuk dijual.
Tidak boleh dijual disebabkan dasar Kerajaan atau keselamatan
Negara.

melalui

Menghantar empat salinan laporan dalam boring Kew.300V

kepada bahagian Kewangan, Kementerian Pendidikan
Jabatan Pendidikan Negeri.

11.10.4

CARA-CARA PELUPUSAN ( TPS 222 HINGGA

225 )
- Jualan lelong
- Tender / Sebut harga
- Tukarbeli
- Pindahan
- Lain-lain cara pelupusan yang sesuai seperti ditanam dan dibakar.

11.10.5

SIJIL PELUPUSAN

Sijil pelupusan seperti di lampairan X dalam TPS beserta dengan

Sijil Pengawal yang menyaksikan pemusnahan hendaklah dikemukakan kepada
Bahagian Kewangan, Kementerian / Ketua Setiausaha Perbendaharaan dalam
masa tiga bulan dari kelulusan pelupusan diberi. Jika pelupusan tidak dapat
diselesaikan dalam tempoh tersebut ianya hendaklah dilaporkan kepada Ketua
Setiausaha Perbendaharaan.
Kad stok/ lejar, fail sejarah inventori atau daftar loji hendaklah dicatatkan bagi
pelupusan yang telah diluluskan mengikut mana yang berkenaan.

11.10.6

PELUPUSAN BAHAN BERCETAK ( SURAT

PEKELILING KEW. BIL. 11/94 )

11.10.6.1

Pekeliling yang berkuatkuasa sekarang adalah seperti berikut:- Surat Pekeliling Kew. Bil 6/1987
- Surat Pekeliling Kew. Bil 2/1989
- Surat Pekeliling Kew. Bil 11/1994
- Seksyen 11, Arkib Negara Bil. 44 / 1996
- Arahan Perbendaharaan 150 dan 299

11.10.6.2

Surat Pekeliling Kew. Bil. 6 /1987 dan Bil 2 / 1989 merupakan

peraturan-peraturan khusus untuk pelupusan Buku Teks
( SPBT )
dan Pekeliling Kew. Bil 11/1994 menetapkan
peraturan pelupusan
bahan-bahan bercetak / kertas terpakai secara
menyeluruh.
Arahan Perbendaharaan 150 menetapkan semua kelas buku / rekod
perakaunan dan rekod kewangan hendaklah disimpan dengan
cermat sekurang-kurangnya selama tempoh yang
ditetapkan dalam
lampiran M. Sebelum buku / rekod
kewangan dimusnahkan
kelulusan mestilah diperolehi
terlebih dahulu daripada Akauntan
Negara.
11.10.6.3

Arahan Perbendaharaan 299 menetapkan peraturan untuk

pemusnahan resit dan barang-barang kewangan yang belum
digunakan atau usang.

11.10.7

PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT

PERBENDAHARAAN

11.10.7.1

Kerajaan juga ada mengikat kontrak pusat untuk melupuskan

barang-barang terpakai seperti besi, bateri, tayar skrap, misalnya
kenderaan, peti besi, katil, peti sejuk. Tujuan diadakan kontrak
pusat berkenaan ialah:
-

Untuk mempercepatkan urusan pelupusan, sekolah perlu

menggunakan cara biasa seperti tender / lelong / sebutharga
bagi barang-barang terpakai ini.
Sebagai satu strategi untuk memberi peluang kepada usahawan
Bumiputra dapat bergiat dalam bidang-bidang tertentu seperti
pencelupan tayar dan besi skrap.

11.10. 8

PROSES KERJA PELUPUSAN PERINGKAT

SEKOLAH

BIL

PROSES KERJA

TINDAKAN

Mengenalpasti barang-barang yang hendak

dilupuskan.

Pembantu Tadbir /
Penyelaras Stok/
Pegawai terlibat

Memastikan jenis pelupusan yang akan dipohon:

- kat. Barang tidak boleh diguna
- kat. Barang tidak diperlukan
- kat. Barang tidak ekonomik untuk dibaiki.

-sda-

Lantikan Lembaga Pemeriksa di peringkat sekolah.

- 2 orang pengawal kanan
- bebas atau pegawai yang tidak terlibat secara
langsung dengan barang yang akan lupus.
- mempunyai kebolehan / kepakaran jika berkaitan
dengan teknikal / mesin.

Guru Besar

Memeriksa barang-barang yang hendak dilupus dan

memberi syor.

Lembaga pemeriksa

Penyediaan borang pelupusan ( 300V ) dalam 6

salinan bertaip dan dihantar ke JPN bagi proses
kelulusan.

Pembantu Tadbir /
Penyelaras Stok

Penerimaan kelulusan pelupusan dari JPN / KPM

dan Borang 300V dan penyediaan:
- 300X 5 salinan

Guru Besar /
Pembantu Tadbir /
Penyelaras Stok

- sijil pemusnahan mengikut para 4 Kew. 300X

( Panduan 200, 217 )
( Lampiran senarai barang )
7

Mengeluarkan / menolak dari stok barang yang

telah dilupuskan.

Pembantu Tadbir /
Penyelaras Stok

Tindakan sekolah selepas urusan pelupusan barangbarang dibuat:- Mengembalikan perkara-perkara berikut dalam 4
salinan ke JPN
- 300V yang telah dilulus
- sijil 300X
- sijil pemusnahan mengikut para 4 Kew. 300X
(panduan 200,217)
( Lampiran senarai barang )
Untuk dihantar salinan kepada:
- Perbendaharaan Malaysia
- KPM
- Audit Negara

Pembantu Tadbir

11.10. 9

PROSES KERJA HAPUS KIRA PERINGKAT

SEKOLAH

BIL

PROSES KERJA

TINDAKAN

Memastikan untuk hapuskira.

- kehilangan / kecurian ke atas barang / wang
awam.
- hasil / kutipan yang tidak dapat dikutip.

Guru Besar /
Pembantu Tadbir /

Penyeliaan dokumen-dokumen bagi permohonan

hapuskira:
- Laporan polis ( bagi kes kehilangan / kecurian )
- Makluman kepada JPN.
- Laporan jaga.
- Lampiran J.

-sda-

- Lampiran L ( bagi kes kutipan yang tidak dapat

dikutip )
- Lampiran K
- laporan akhir hasil siasatan polis.
Semua dokumen adalah dikemukakan melalui
JPN.

11.11 DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN

INVENTORI ( KEW 315 )
11.6.1 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk
merekodkan pergerakkan sebarang harta modal atau inventori. Pergerakan
yang dimaksudkan adalah pindaan mwlalui pinjaman atau penempatan
sementara.
11.6.2 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori adalah di dalam bentuk
buku.
11.6.3 Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah seperti
berikut:
a) Jenis
Jenis harta modal / inventori misalnya : kamera atau televisyen.
b) Jenama dan Model
Modal harta modal / inventori misalnya : Canon TY 700
c) No. Siri Pembuat
Nombor siri pembuat harta modal / inventori berkenaan.
d) No. Siri Pendaftaran
Nombor siri pendaftaran seperti nombor siri rekod pejabat.
e) Bil
Bilangan mengikut urutan biasa.
f) Nama Peminjam
Nama peminjam.
g) Tarikh Dikeluarkan

Tarikh sebenar harta modal / inventori dikeluarkan atau dipindahkan

dari penempatan asal.

h) Tarikh Jangka Dipulangkan

Tarikh harta modal / inventori berkenaan dijangka dipulangkan.
i) Tandatangan Peminjam
Peminjam hendaklah memeriksa harta modal / inventori yang
dipinjamkan dan menandatangani ketika mengambilnya.
j) Pegawai Pengeluar
Pegawai bertanggungjawab mengawasi harta modal / inventori pejabat
atau seseorang pegawai lain yang telah ditugaskan hendaklah
menandatangani ketika harta modal / inventori
dikeluarkan dan
dipulangkan serta tarikhnya.

LAMPIRAN
SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM
DAFTAR BEKALAN PEJABAT
BIL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27

JENIS BARANG
AMMETER
ANEMOMETER
ANEROID BAROMETER
ANGKUP LUAR / DALAM
ANIMALS CELL
APIT RAGUM
BATU BATAN GALIAN
BED PING PONG
BEKAS MINUMAN
CAKERA
CANGKUL
FIRST-AID-KIT
GUNTING
JAM DINDING
JANGKA SUHU
JANGKA MASA DETIK
JARING BOLA SEPAK
JARING BADMINTON
KOMPAS
LAMPU
LEMBING
MAGNET BAR
MATA GERGAJI BESI
MESIN PENGIRA
OIL CAN
PAHAT
PARANG

BIL
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54

JENIS BARANG
PELURU
PEMBARIS
PEMBERAT 1 KG
PETA
POMP TAYAR
REHAL
RIBEN
RUBBER STAMP
SCRAPER
SEJADAH
SEKUP
SEL ASAP
SESIKU
STARTING BLOCK
STOP WATCH
STEEL ROLLER
STOP WATCH
TAJAK
TALI TAPE
TOLAK PENANDA
TRANSPARENSI
NERACA TUAS
TUKUL KUKU KAMBING
TUKUL WARINGTON
TUNGKU KAKI
VIDEO CASSET
WOOD MALLET

SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM HARTA MODAL

BIL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

JENIS BARANG
ALAT PENGHAWA DINGIN
AMPLIFIRE
KOMPUTER
MESIN SANDANG
MESIN RUMPUT
MESIN PENDUA
MESIN FOTOSTAT
MESIN TAIP
MESIN TAIP ELEKTRIK
OVERHEAD PROJETTOR
PERAKAM VIDEO
PETI AIS
PETI BESI
SLAID PROJETTOR

KOD
AHD
AF
KM
MS
MR
MP
MF
MT
MTE
OP
PV
PA
PB
SP

SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM INVENTORI

BIL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35

JENIS BARANG
ALAT PENIMBANG
ALAT PENYULING
ALMARI 2 PINTU
ALMARI 2 TINGKAT
ALMARI ALATAN
ALMARI BAHAN
ALMARI BUKU
ALMARI CERMIN
ALMARI HIASAN
ALMARI SOLEK
BANGKU KANTIN
BANGKU MAKMAL
BANTAL
BLENDER
CADAR
CARTA
CEREK AIR BIASA
CEREK ELEKTRIK
DAPUR GAS SATU TUNGKU
DAPUR TUNGKU BESAR
DICOT-MONOCOT-LEAF
DICOT MONOCOT- ROOT
DICOT MONOROT- STEM
EARPHONE
ELEKTROMAGNET KIT
ELEKTROSKOP
GEROBOK
GEROBOK BESI
GEROBOK BESI TIGA TINGKAT
GLOB
HEALER BESAR
HEALER KECIL
HUMAN SKELETON BASE
GENERATOR VAN DE GRAF
JOULE METER

KOD
AP
AS
AL1
AL 3
AL 4
AL 5
AL6
AL 7
AL 2
AL 9
BK
BM
BT
BL
CR
CT
CK 1
CK 2
DP 1
DP 3
DM 1
DM 2
DM 3
ER
EK
ET
GB 1
GB 2
GB3
GL
HL 1
HL 2
HS
JN
JM

36
37
38
39
40
41
42
BIL
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79

KABINET LETAK DAPUR GAS

KABINET BARANG KIMIA
KABINET BESI 3 TINGKAT
KABINET BESI 4 TINGKAT
KABINET KAYU
KAKI RETOT
KAMERA
BARANG
KAREL
KATIL BUJANG
KAUNTER
KERETA SORONG
KERUSI MURID
KERUSI KULIAH
KERUSI BESI BERLIPAT
KERUSI JURUTAIP
KERUSI KAYU SPAN
KERUSI MESYUARAT LOW BACK SWIVEL
KERUSI MESYUARAT UTAMA
KERUSI PEGAWAI KERANI
KERUSI PEGAWAI RENDAH
KERUSI PERPUSTAKAAN
KERUSI PLASTIK
KERUSI PUSING ( FABRIK HIGH BACK )
KERUSI PUSING ( FABRIK LOW BACK )
KERUSI PUSING ( PVC HIGH BACK )
KERUSI PUSING ( PVC LOW BACK )
KERUSI TUNGGAL
KIPAS ANGIN DUDUK
KIPAS ANGIN BUMBUNG
KIPAS ANGIN DINDING
KOTAK CAHAYA
LACI
LANDASAN TROLEY
LANGSIR BESAR
LANGSIR KECIL
LANGSIR HITAM
LOCKER
LOMBOL
MEGAPHONE
MEJA BULAT SISI
MEJA KANTIN
MEJA KOMPUTER
MEJA KURSUS
MEJA MAKAN

KB 1
KB 2
KB 3
KB 4
KB 5
KT
CM
KOD
KL
KJ
KN
KS
KR 1
KR2
KR3
KR4
KR5
KR6
KR7
KR8
KR9
KR10
KR11
KR12
KR13
KR14
KR15
KR16
KA1
KA2
KA3
KC
LC
LN
LG1
LG2
LG3
LK
LO
ME
MJ1
MJ2
MJ3
MJ4
MJ5

80
81
82
83
84
85
86
BIL
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123

MEJA MAKMAL
MEJA MESYUARAT BIASA
MEJA MESYUARAT U SHAPE
MEJA MURID
MEJA PERPUSTAKAAN
MEJA PINGPONG
MEJA SISI SINKI
JENIS BARANG
MICRO AMPERE
MIKE
MIKROSKOP CAHAYA
MIKROSKOP ELEKTRIK
MIKROSKOP PELAJAR
MILLI AMPERE
MIRROR FRAME
MODEL DINAMO
MODEL OTAK
MOTOR ELEKTRIK
MOTOR MESIN JAHIT
NERACA SPRING
PAM VAKUM
PAPAN HIJAU
PEMADAM API AIR
PEMADAM API GAS BCF
PEMADAM API TEPUNG
PEMANAS AIR
PEMBESAR SUARA
PEMOTONG KERTAS
PENAPIS AIR
PENGGERA KEBAKARAN
PENIMBANG ( DACING )
PENIMBANG BERAT BADAN
PENJANA ELEKTRIK
PENTAS JUARA
PENUNU BUNSEN
PENYEDUT HAMPAGAS
PERAKAM RADIO KASET
PERIUK NASI ELEKTRIK
PERMAIDANI
PETI KAD KATALOG
PETI KUNCI
PETI UBAT
PETI WANG TUNAI
PIPE CUTTER
RADIO

MJ6
MJ7
MJ8
MJ9
MJ10
MJ11
MJ12
KOD
MC
MI
MK1
MK2
MK3
MA
MF
ML
MO
ME
MJ
NS
PVM
PH
PI1
PI2
PI3
PMR
PS
PO
PR
PG
TM1
TM2
TM3
PJ
PNB
PHG
RK
PN
PM
PKG
PK
PU
PW
PC
RA

124
125
126
127
128
129
130
BIL
131
132
133
134
135
136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149
150
151
152
153
154
155
156
157
158
159
160
161
162
163
164
165
166
167

RAK BESAR
RAK BEG
RAK BORANG/KERTAS
RAK BOTOL REAGENT
RAK BUKU
RAK DOKET
RAK FAIL BERKUNCI
JENIS BARANG
RAK FAIL TERBUKA
RAK KAYU
RAK MAJALAH
RAK VURRET
RHEOSTAT
ROSTRUM
SET LOMPAT TINGGI
SET POLYDRON
SET PAPAN LITAR
SETERIKA
SETTE
SISTEM SURIA DAN PLANET
SKITTLE
SKRIN OHP
SKRIN PUTIH
SLIDE KBSM 7.3
SLIDE KBSM 7.5
SOFT BOARD
SPEAKER
STAPLER TUGAS BERAT
TALA BUNYI
TANGGA MUDAH ALIH ALUMINIUM
TELESKOP
TELEVISYEN
TERAS BESI
TIANG BOLA BADMINTON
TIANG BOLA JARING
TIANG BOLATAMPAR
TIANG GOL BOLA SEPAK
TIANG GOL BOLA BALING
TIANG GOL HOKI
TIANG TAKRAW
TILAM
TILAM GIMNASTIK
TOLOK HUJAN
TONG AIR SULING
TONG PENYEMBUR RACUN

RK1
RK2
RK3
RK4
RK5
RK6
RK7
KOD
RK8
RK9
RK10
RK11
RS
RO
LT
PL
PT
SR
ST
SSP
SK
SN1
SN2
SD1
SD2
SB
SE
STB
TB
TMA
TLK
TV
TS
TG1
TG2
TG3
TG4
TG5
TG6
TG7
TL1
TL2
TH
TA
TR

168
169
170
171
172
173
174

TROLLEY 3 RODA
TROLLEY 4 RODA
TROLLEY BARANG KIMIA
TROLLEY OHP
UKUR TINGGI
USA WALL SKRIN
WHITE BOARD

TL1
TL2
TL3
TL4
UT
WS
WB

PANDUAN PENGKODAN / PENENTUAN KOD, CARA DAN

CADANGAN
BIL

ITEM

BUTIRAN ITEM

SINGKATAN
ITEM

Nama Sekolah

SK Selayang Utama

SKSU

Bahagian / Kod Kelas Barang

Pusat Sumber

PSS

Kod Barang

Televisyen

TV

Tahun dibeli / diterima

2004

04

Siri Bilangan Inventori / Harta

Modal

Bilangan ke 7

Tempat / Lokasi

Bilik Simulasi

Sistem koding bagi barangan di atas

boleh ditulis sebagai
SKSU / PSS / TV / 2004 / 7 / (9)