BAB 11

STOK DAN INVENTORI

PUSAT SUMBER SEKOLAH

11.0 PENGENALAN

Stok dan Inventori satu proses bagi mengemaskinikan pengurusan

harta – model , inventori dan bekalan pejabat melalui penggunaan
beberapa jenis borang .

- Daftar Harta Modal

(Kew 321, Kew 312A )

- Daftar Inventori
(Kew 313 )

- Daftar Stok Bekalan Pejabat

(Kew 314 )

- Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori

(Kew 315 )

11. 1 KEPENTINGAN MEREKOD

11.2.1 Merekod lokasi harta modal , inventori dan bekalan pejabat akan
memudahkan pihak pengurusan untuk mengawas dan mengesan
pergerakan sesuatu bahan .

11.2.2 Merekodkan butir – butir asas mengenai harta model, inventori dan
bekalan pejabat akan memudahkan mana – mana pihak mengawasi
penggunaan .

11.2.3 Mewujudkan sistem maklumat yang kemaskini dan berkesan bagi

meningkatkan keberkesanan pengurusan dan penggunaan.

11.2 DAFTAR HARTA MODEL (KEW 312 , 312A )

11.3.1 Harta model ialah barang – barang tak luak yang bernilai RM 500
atau lebih setiap satu pada masa perolehan .Barang- barang ini
tidak termasuk perabot , permaidani , langsir dan seumpamanya
yang diperolehi tanpa mengira kos .
11.3.2 Daftar Harta modal ini di dalam bentuk kad diperkenalkan untuk
merekodkan semua jenis harta modal yang diperolehi .Ia
mengandungi dua bahagian iaitu ;

BAHAGIAN A – Merekodkan semua maklumat berhubung dengan

pembelian , penempatan , pemeriksaan dan pelupusan.

BAHAGIAN B- Merekodkan semua penyelenggaraan seperti

pembaikan dan pembelian segala alat ganti .

11.3.3 Sistem kad ini diperkenalkan bagi memudahkan proses merekod segala
pembelian dan penyelenggaraan di dalam ruang yang disediakan dan
memudahkan penyususnan rekod megikut abjad. Dengan sistem ini segala
rekod yang disimpan akan diseragamkan.Ini akan memudahkan kerja –
kerja pengawalan dan penyelenggaran .

11.3.4 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekodkan penggunaan borang

ini.

11.3.5 Butir – butir maklumat di dalam Daftar Harta Modal terbahagi kepada dua
bahagian iaitu :-

a. KEW 312 ( BAHAGIAN A )

b. KEW 312 ( BAHAGIAN B )

KEW 312 (BAHAGIAN A)

a ) Kategori

Kategori Harta Modal misalnya :

i ) Kenderaan ( kereta,van,motosikal )
ii) Loji ( loji pusat hawa dingin dan lain- lain
iii) Mesin, peralatan dan kelengkapan pejabat

b) Jenis

i ) Kamera
ii) Komputer
iii)Mesin penyalin
iv) Mesin taib
v ) Televisyen dll
c) Jenama dan Model

Jenama dan model harta model berkenaan seperti “ Proton Saga 1.5i ‘’

d) Jenis dan No. Enjin

Jenis dan No. enjin jika harta ini adalah kenderaan.

e) Nombor Casis / Siri Pembuat

Nombor casis bagi kenderaan atau nombor siri pembuat bagi peralatan pejabat.

f ) Nombor Siri Pendaftaran

Seperti nombor siri kenderaan atau nombor siri rekod pejabat.

g ) Kos danTarikh Dibeli / Diterima

Harga termasuk kos pengangkutan / insuran ( jika ada) dan lain-lain

perbelanjaan yang berkaitan dengan pembelian tersebut.

h) Nombor Pesanan Kerajaan

Nombor yang dikeluarkan untuk pembelian harta modal berkenaan. Jika harta
modal tersebut diperolehi melalui cara-cara lain, sila nyatakan ( sumbangan /
hadiah )

i) Pembekal

Nama pembekal atau syarikat yang membekalkan.

j) Nombor Rujukan Fail

Fail yang mengandungi rekod-rekod mengenai pembelian harta modal

berkenaan.

Contoh : Fail yang menyimpan rekod pembelian peralatan dan bekalan.

k) Aksesori

Senaraikan aksesori-aksesori yang dilengkap/diterima bersama harta modal

berkenaan

l) Tandatangan

Tandatangan pegawai yang bertanggungjawab mengesahkan butir-butir di

atas serta tarikh.

m) Penempatan

Penempatan tetap dan tarikh penempatan harta modal berkenaan.

Setiap pindahan penempatan (tetap) perlu direkodkan dan ditandatangani
oleh pegawai yang menerima ( cop nama dan jawatan )
Pindahan *

Sekirajya sesuatu modal dipindahkan keluar secara tetap daripada pejabat

yang mengawalnya, kad Daftar Harta Modal asal hendaklah dibawa
bersama-sama dengan harta modal berkenaan ke pejabat yang
menerimanya. Satu salinan kad Daftar Harta Modal tersebut hendaklah
disimpan dengan menulis perkataan “ Dipindah …….( Ruj: ……) “ di
dalam fail yang berasingan berhubung dengan rekod harta modal yang
dipindahkan.

Selepas butir-butir di atas diisi, pegawai yang bertanggungjawab perlu

menandatangani di ruang yang disediakan serta tarikh.

n) Pemeriksaan Harta Modal

Ketua jabatan hendaklah mengaturkan pemeriksaan ke atas harta modal

sebagaimana yang dikehendaki di dalam TPS para 238,239 dan 240.

o) Pelupusan

Pegawai berkenaan hendaklah mencatatkan tarikh, nombor fail dan tandatangan

bila tarikh sesuatu harta modal itu diluluskan untuk pelupusan oleh
Perbendaharaan atau pegawai-pegawai yang berkenaan.
KEW 312 ( BAHAGIAN B )

Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah seperti berikut:

a) Tarikh Servis / Pembaikan

Tarikh servis atau pembaikan yang telah dilakukan bagi harta modal.

b) Butir-butir Servis / Pembaikan

Keterangan lanjut mengenai apa yang telah dibaiki atau diservis termasuk
alatganti yang dibeli.

c) Nombor Pesanan Kerajaan

Nombor rujukan pesanan kerajaan / no. rujukan.

d) Tempat Pembelian / Servis / Pembaikan

Nama syarikat tempat alat ganti dibeli atau pembaikan dibuat.

e) Kos

Kos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali.

f) Tandatangan

Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi

mengesahkan butir penyelenggaraan harta modal itu.

KEW 312A

Borang ini adalah sambungan kepada Borang KEW 312. Ia hanya digunakan
selepas ruangan di KEW 312 ( BAHAGIAN B ) telah habis digunakan.
11.3 DAFTAR INVENTORI ( KEW 313 )

11.4.1`Inventori ialah barang tak luak yang bernilai kurang dari RM 500 setiap
satu pada masa perolehan. Walau bagaimanapun, barang-barang seperti
perabot, permaidani dan langsir serta pinggan mangkuk adalah termasuk
di dalam kategori inventori tanpa mengira kos.

11.4.2 Daftar inventori diperkenalkan untuk merekodkan perolehan dan

penempatan inventori. Daftar ini adalah di dalam bentuk kad untuk
memudahkan penyusunan dan juga semasa membuat rujukan. Kad-kad ini
disusun mengikut jenis inventori dan abjad.

11.4.3 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekod penggunaan borang ini.

11.4.4 Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah seperti
berikut:

a) Kategori

Kategori inventori misalnya:

i. Peralatan dan kelengkapan pejabat.
ii. Perabot, permaidani, langsir dll.

b) Jenis

Jenis inventori di dalam kategori “ Peralatan dan Kelengkapan Pejabat”

misalnya;-
i. Alat pengira
ii. Kipas angin dll.

Jenis inventori di dalam kategori “ Perabot, Permaidani dan Langsir”

misalnya;-
i. Kerusi
ii. Meja
ii. Langsir dll.

c) Bil

Bilangan mengikut urutan biasa.

d) Butiran

Perihal inventori yang diperolehi misalnya;-

i. kerusi eksekutif
ii. meja kerani
iii. rak bertutup dll
e) Kuantiti

Jumlah unit inventori yang diperolehi.

f) No. Pesanan Kerajaan

Nombor rujukan Pesanan Kerajaan.

g) Tarikh dibeli

Tarikh inventori tersebut dibeli mengikut Pesanan Kerajaan.

h) Kos seunit

Kos termasuk pengangkutan dan insuran ( jika ada ) bagi setiap unit
inventori.

i) No. Siri Pendaftaran

No. siri pendaftaran seperti siri rekod pejabat.

j) Lokasi

Penempatan inventori tersebut.

k) Pelupusan

No. rujukan fail atau pelupusan itu diluluskan oleh Perbendaharaan atau
pegawai-pegawai di mana berkenaan.

l) Catatan

Apa-apa perkara yang berkaitan.

m) Tandatangan

Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi

mengesahkan butir-butir yang dicatatkan itu.
11.4 DAFTAR STOK BEKALAN PEJABAT ( KEW 314 )

11.5.1 Bekalan pejabat ialah semua barang luak dan termasuk alatulis serta
kelengkapan pejabat tak luak yang rendah nilainya dan tidak ekonomik
untuk dikesan penempatannya secara satu persatu.

11.5.2 Daftar stok bekalan pejabat diperkenalkan untuk merekodkan segala

perolehan bekalan pejabat-pejabat. Daftar ini adalah di dalam bentuk
buku.

11.5.3 Butir – butir yang perlu merekodkan di dalam bahagian ini adalah
seperti berikut :-

a) Jenis
Jenis bekalan pejabat seperti barang- barang luak misalnya:-

i) Ball pen
ii) Kertas A4
iii) Gam dll

b) Unit Pengukuran
Dikira dalam bentuk batang , kotak ,rim dll.

c) Bil
Bilangan mengikut urutan biasa.

d) No. Pesanan
Nombor rujukan pesanan / pesanan kerajaan.

e) Diterima Daripada / Dikeluarkan Kepada

Nama pembekal atau pegawai yang menerima.

f) Tarikh
Tarikh bekalan tersebut diterima atau dikeluarkan

g) Kuantiti Terimaan
Bilangan unit bekalan dikeluarkan.

h) Kuantiti Keluaran
Bilangan unit bekalan dikeluarkan .

i) Baki
Baki bilangan unit bekalan yang ada.

j) Penerima
Nama dan tandatangan pegawai yang menerima bekalan .
11.10.5 REKOD PEROLEHAN BAHAN

PANDUAN MENGISI BUTIRAN REKOD

PEROLEHAN
BAHAN BUKU

NOMBOR PEROLEHAN

Nombor yang diberi kepada tiap-tiap bahan / buku yang didaftarkan

sebagai satu bahan pusat sumber . Setiap bahan / buku hendaklah
mempunyai nombor perolehan yang tersendiri. Jika ada dua bahan /
buku atau lebih dalam satu judul, kesemua bahan itu hendak hendaklah
diberikan nombor perolehan berasingkan. Ia menunjukkan jumlah
bahan pusat sumber pada satu-satu masa. Jumlah ini hendaklah
bersamaan angka jumlah besar ruangan analisis.

NOMBOR PANGGILAN

Rekodkan nombor panggilan, iaitu nombor mengikut Sistem

Pengkelasan Dewey dengan tiga abjad awal nama pengarang atau judul
(jika tiada pengarang).

Contoh;-
Buku bukan fiksyen Buku fiksyen
372.3 F
OTH ABD

PENGARANG

Ditulis nama pengarang dengan penuh ( jika ada ).

Contoh :

Nama Barat : Robert Wagner ditulis Wagner,

Robert
Nama Cina : Lee Chong Teik ditulis Lee, Chong
Teik
Nama India : K.Jayaraman ditulis Jayaraman, K
Nama Melayu : Hj.Abd.Malik Majid ditulis Abdul Malik
Majid,
Haji

Sekiranya tiada pengarang, ruangan ini dikosongkan.

 JUDUL / TAJUK BUKU

Ditulis sepenuhnya, gunakan huruf besar untuk huruf pertama dan

diikuti dengan huruf kecil kecuali nama khas. Gunakan noktah
bertindih selepas judul besar dan diikuti dengan judul kecil, jika ada judul
kecil.

Contoh: Pertanian di Malaysia : kaedah dan teknik.

TEMPAT DAN NAMA PENERBIT

Rekodkan nama tempat dahulu kemudian diikuti oleh nama penerbit

dengan dipisahkan oleh noktah bertindih.

Contoh: Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka

Jika tiada tempat terbit, rekodkan [ T.T.P ]
Jika tiada nama penerbit, rekodkan [ T.N.P ]

TARIKH PENERBITAN

Rekodkan tarikh penerbitan sebagaimana yang terdapat pada bahan.

Contoh 1: cetakan pertama 1990

cetakan kedua 1995
cetakan ketiga 1998
Rekodkan tarikh penerbitan = 1990
Contoh 11: cetakan pertama 1991
cetakan kedua 1993
edisi kedua 1997
Rekodkan tarikh penerbitan - 1997

Jika tiada tarikh penerbitan, rekodkan [ t.t ]

4.0 SEMAKAN STOK

4.1. Proses Pilih Buang/ Simpan

4.1.1. Bahan-bahan itu hendaklah disemak dari semasa ke

semasa supaya sentiasa kemaskini dari segi
pembekalan maklumat. Mana- mana bahan yang kurang sesuai
hendaklah dipilih buang.

A. Tujuan:

i. menjimatkan ruang
ii. memudahkan penggunaan
iii. menjimatkan wang untuk baikpulih
iv. mengelakkan nahan-bahan yang tidak sesuai
daripada sampai ke tangan pelajar.

4.1.2 Pilih Buang / Pilih Simpan

a. pilih buang bahan yang tidak berguna.

b. Pilih simpan bahan yang patut dikeluarkan
kerana mungkin lebih sesuai di gunakan di
tempat lain.

4.1.3 Aspek-aspek Untuk Pilh Buang.

a. Bentuk Fizikal.

i. kulitnya koyak, mukasurat hilang, jilidannya

tanggal, hurufnya luntur( untuk carta, lutsinar
dan sebagainya ), tidak lengkap seperti set
ensiklopedia dan permainan.

b. Isi dan Maklumat.

i. tidak sesuai dari segi ejaan dan

perbendaharaan kata.
ii. Fakta dan maklumat tidak sesuai lagi dengan
keadaan semasa dan keperluan pendidikan.
iii. Maklumat itu mungkin membingungkan atau
menimbulkan kesan negatif.
iv. Perkakasan yang rosak tidak ekonomik untuk
di baiki.
 v. Membehayakan pengguna.
vi. Tidak lagi sesuai kerana ada lagi bahan yang
lebih berkesan jika di gunakan.

c. Bahan-bahan tiruan;

i. sekiranya di gunakan akan menimbulkan

masalah kepada
pengguna atau pengurusan PSS

d. Aspek Teknikal;

i. suara latar, muzik dan dialog ilustrasi tidak

berkesan lagi
ii. teknik persembahan tidak lagi sesuai
iii. maklumat terlalu berkecamuk, terlalu kecil
atau kabur.

4.1.4 Langkah-langkah Yang Patut Diambil Untuk Menghapuskira

a. Dapatkan kelulusan daripada Setiausaha Bahagian

Kewangan dan
Akaun Kementerian Pendidikan Malaysia melalui
Jabatan Pendidikan Negeri.

Rujuk kepada:

Pekeliling Bahagian Kewangan & Akaun

Kementerian Pendidikan Malaysia
Bil.KP/1589/7/(14)
Bertarikh 10 Jun 1980

NOTA: Gunakan borang-borang tertentu semasa

membuat permohonan kelulusan untuk hapuskira.

Untuk cara-cara menguruskan pembelian. Sila rujuk

Arahan Perbendaharaan169, 170, 172, 173,174,
175(A),178,326(a) dan (b) Rujuk lampiran A.

Sekiranya menghhadapai apa-apa masalah. Sila

hubungi Bahagian Kewangan di Jabatan Pendidikan
Negeri.
11.9 SEMAKAN STOK ( PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI
STOK )

11.9.1 MAKSUD

Memeriksa, mengira dan menyemak stok serta rekod secara fizikal dalam
sesebuah stor mengikut pengelasan barang-barang dan had-had masa yang
ditetapkan.

11.9.2 PENGELASAN BARANG-BARANG DAN TEMPOH VERIFIKASI

i. Tidak menarik - dua tahun sekali

ii. Menarik - setahun sekali
iii. Sangat menarik - dua tahun sekali

11.9.3 TUJUAN VERIFIKASI

i. Menentukan jumlah barang-barang stok fizikal adalah sama dengan baki

Kad Kawalan Stok serta Kad Petak.

ii. Mengenalpasti kekurangan dan kelebihan.

iii. Mengenalpasti stok-stok yang tidak boleh guna, rosak, usang, tidak
atau lambat bergerak dll.

iv. Mengesyorkan tindakan-tindakan atas stok yang tidak boleh gu, rosak,
usang, tidak atau lambat bergerak dll.

v. Samada semua aktiviti pengurusan stor dijalankan dengan teratur seperti

yang ditetapkan oleh Arahan Perbendaharaan, Pekeliling
Perbendaharaan dan Tatacara Pengurusan Stor ( TPS )

11.9.4 PERLANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR

i. Perlantikan dibuat oleh Pegawai Pengawal ( TPS 187 ) .

ii. Perlantikan hendaklah atas nama jawatan.

 iii. Terdiri daripada pegawai-pegawai yang sesuai yang bukan bekerja
dalam organisasi stor yang diverifikasi.

11.9.5 TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOK

i. Melawat dan memeriksa secara mengejut ( TPS 189)

ii. Mengira stok fizikal dan merekodnya.

iii.Membandingkan dengan Kad kawalan Stok aatau Kad Petak serta

tandatangan kad dengan baki dan tarikh.

iv. Laporan lengkap mengenai :

- keadaan stor
- cara menyimpan dan penjagaan barang-barang
- kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti
- syor-syorr untuk memperbaikinya.

11.9. 6 TINDAKAN PEGAWAI PENGAWAL ATAS LAPORAN

PEMVERIFIKASI STOK

i. Meneliti laporan oleh Pemverifikasi stok.

ii. Meminta penjelasan jika perlu.

iii.Mengambil tindakan pelupusan / hapuskira yang disyorkan oleh

Pemverifikasi Stok.

iv.Menyelaraskan kekurangan / lebihan dan menyediakan penyata

perselisihan stok ( Kew. 300 K )

11.9.6 PERAKUAN PEGAWAI PENGAWAL

i. Membuat perakuan KEW 300T setiap 3 bulan sekali kepada

perbendaharaan dengan mengesahkan bahawa kawalannya telah
diverifikasikan mengikut had masa yang ditetapkan ( TPS 198 )

ii. Jika verifikasi menunjukkan perbezaan , 3 salinan laporan ( KEW 300-

U-I) hendaklah disertakan bersama KEW 300T untuk kelulusan
perbendaharan dan satu salinan kepada Jabatan Audit Negara.
 iii. Sijil Pelupusan ( KEW.300X ) disediakan dan dikemukakan ke
perbendaharaan selepas urusan pelupusan selesai.

11.9.7 KELEMAHAN-KELEMAHAN YANG DIKENALPASTI OLEH

PERBENDAHARAAN

i. Pegawai Pengawal tidak melantik pemverifikasi Stok.

ii. Verifikasi stok tidak dijalankan atau tidak dibuat mengikut had masa
yang ditetapkan.

i. Terdapat barang-barang yang tidak digunakan lagi atau rosak

tidak dikenalpasti dan terbiar di stor selama bertahun-tahun.
ii. Kelemahan merekod penerimaan dan pengeluaran stok tidak
dapat dikenalpasti kerana pemverifikasi stok tidak dijalankan.
iii. Kehilangan dikenalpasti selepas beberapa tahun dan tindakan
penyiasatan sukar dijalankan.
iv. Nilai barang-barang yang tidak boleh digunakan, usang atau
berlebihan semakin susut dan ini akan merugikan hasil
kerajaan apabila dilupuskan lewat.