SPESIFIKASI TEKNIS

PENGADAAN ROLL O PACK DEPOT ARSIP

I. PENDAHULUAN

A. DASAR HUKUM
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
2. Peraturan Presiden No 12 Tahun 2021 tentang Perubahan Peraturan Presiden
No 16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
3. Peraturan Lembaga LKPP No 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia

B. LATAR BELAKANG
Dengan berpedoman pada Pasal 33 Undang-Undang No 43 Tahun
2009 Tentang Kearsipan dinyatakan bahwa arsip yang dihasilkan dari
kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang bersumber pada dana negara
maka dinyatakan sebagai arsip milik negara sehingga perlu dilakukan
pengelolaan arsip sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dalam pengelolaannya Arsip
dibagi menjadi Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus sedangkan Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.
Untuk kepentingan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud di atas
maka dibutuhkan penyediaan depot dan/atau tempat penyimpanan arsip
inaktif yang berfungsi sebagai penyimpan arsip inaktif yang memiliki nilai
berkelanjutan..
Pemilihan Depot Arsip dengan jenis Mobile File Mekanis/Lemari Roll’o
Pack dinilai lebih efisien karena mampu menghasilkan kapasitas ruang ekstra
lebih dari 80%, jika dibandingkan penggunaan rak statis biasa yang
memerlukan banyak gang. Mobil File ini dioperasikan dengan memutar handel
mekanis dan tiap 1 putaran dapat menggeser lemari sejauh 10-14 cm serta
sistem transmisi yang menggunakan rantai.
 C. MAKSUD DAN TUJUAN
1. Mewujudkan tertib pengelolaan administrasi kearsipan di Depot Arsip
Pemprovsu, Kampung Baru.
2. Penyelamatan arsip inaktif sebagaiman amanah UU No 43 Tahun 2009
tentang kearsipan
3. Penyediaan Mobile File/Roll O Pack Baru dalam rangka peremajaan Lemari
Arsip Lama

A. RUANG LINGKUP PEKERJAAN

Ruang lingkup pekerjaan ini meliputi :
1) Persiapan Teknis dan Administratif
- Survey pendahuluan terkait akses loading dan Mobilisasi Material
- Pembongkaran Lemari Lama
- Kelengkapan Dokumen Kontrak dan Administrasi Lainnya
2) Pekerjaan Utama
a. Pemesanan
b. Pengiriman
c. Pemasangan
3) Training Ke Operator/Pengelola Arsip
4) Serah Terima Akhir Pekerjaan

B. LOKASI DAN AREA PEKERJAAN

Depot Arsip Kampung Baru, Medan, Sumatera Utara

C. JENIS KONTRAK
Kontrak berdasarkan cara pembayaran : Kontrak Harga Lumsum

D. JANGKA WAKTU PELAKSANAAN PEKERJAAN

Jangka waktu Pelaksanaan Pekerjaan selama maksimal 25 (dua puluh lima) hari
kalender

II. SPESIFIKASI TEKNIS PEKERJAAN

-TERLAMPIR –

III. PERSYARATAN TEKNIS DAN KUALIFIKASI

A. PERSYARATAN KUALIFIKASI
1. Penyedia Barang/Jasa adalah perusahaan yang memiliki Surat Izin Usaha
Perdagangan dan Perindustrian sesuai Ketentuan Perundang-undangan yang
berlaku dengan Sub Bidang Usaha : Perdagangan Besar Peralatan dan
Perlengkapan Rumah Tangga / KBLI 4691 (Perusahaan : Kecil)
2. Memiliki Nomor Induk Berusaha (NIB)
3. Akta Pendirian Perusahaan Atau Akta Perubahan Terakhir ( bila ada )
dilengkapi dengan Surat Keterangan Pencatatan Pendaftaran dari
Kemenkumham.
4. Memiliki NPWP dengan status valid keterangan Wajib Pajak berdasarkan hasil
Konfirmasi Status Wajib Pajak.
5. Mempunyai atau menguasai tempat usaha/kantor dengan alamat yang benar,
tetap dan jelas berupa milik sendiri atau sewa.
6. Melampirkan Surat Pernyataan Tidak Akan Menuntut Ganti Rugi bila Anggaran
Tidak Tersedia atau Berkurang
7. Menyetujui Surat pernyataan Peserta yang berisi:

1) yang bersangkutan dan manajemennya tidak dalam pengawasan

pengadilan, tidak pailit, dan kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan;
2) badan usaha tidak sedang dikenakan sanksi daftar hitam;
3) yang bertindak untuk dan atas nama badan usaha tidak sedang dalam
menjalani sanksi daftar hitam lain;
4) keikutsertaan yang bersangkutan tidak menimbulkan pertentangan
kepentingan;
5) yang bertindak untuk dan atas nama badan usaha tidak sedang dalam
menjalani sanksi pidana;
6) pimpinan dan pengurus badan usaha bukan sebagai pegawai
Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah atau pimpinan dan pengurus
badan usaha sebagai pegawai Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah
yang sedang mengambil cuti diluar tanggungan Negara;
7) Pernyataan lain yang menjadi syarat kualifikasi yang tercantum dalam
Dokumen Pemilihan;
8) data kualifikasi yang diisikan dan dokumen penawaran yang disampaikan
benar, dan jika dikemudian hari ditemukan bahwa data/dokumen yang
disampaikan tidak benar dan ada pemalsuan maka peserta bersedia
dikenakan sanksi administratif, sanksi pencantuman dalam daftar hitam,
gugatan secara perdata, dan/atau pelaporan secara pidana kepada pihak
berwenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan.

B. PERSYARATAN KUALIFIKASI TEKNIS

Memiliki pengalaman :

1) penyediaan atau pengadaan barang pada divisi ( Divisi 42) dalam

kurun waktu 1 (satu) tahun terakhir baik di lingkungan pemerintah
maupun swasta, termasuk pengalaman subkontrak yang dibuktikan
dengan portofolio atau bukti perjanjian/kontrak.
2) penyediaan atau pengadaan barang pada kelompok/Kelas yang sama
yakni ( 4293/ Lemari lapis baja atau yang diperkuat, peti pengaman dan
pintu serta laci penyimpan untuk ruangan pengaman, peti dokumen
atau uang dan sejenisnya, dari logam tidak mulia) dalam kurun waktu
3 (tiga) tahun terakhir baik di lingkungan pemerintah maupun
swasta, termasuk pengalaman subkontrak yang dibuktikan dengan
portofolio atau bukti perjanjian/kontrak.
C. PESRYARATAN TEKNIS
Seluruh Calon Penyedia wajib memenuhi dan melampirkan persyaratan sebagai berikut :

1) Spesikasi teknis dengan jelas dan lengkap yang ditawarkan dengan ketentuan :
a. Spesikasi teknis yang ditawarkan dengan memuat Ukuran dan identitas
produk (Merk/Jenis/type) disertai brosur dan gambar teknis sesuai dengan
tabel spesikasi teknis yang ditetapkan ;
b. Brosur/Gambar teknis sebagaimana huruf (a) juga memuat sebagai berikut :
- Base Frame dengan Leveling Adjuster
- Full Sprocket System
c. Brosur/gambar teknis Sebagaimana dimaksud pada huruf (a) dan (b)diatas
harus berstempel dan bertanda tangan principal / Distributor selaku pemberi
dukungan sesuai persyaratan ;
2) Jadwal (Time Table) dan Jangka Waktu Pelaksanaan Pekerjaan tidak melampaui
batas waktu yang ditentukan;
3) Calon Penyedia selaku Peserta Tender harus memiliki dan melampirkanSurat
Dukungan dan Pernyataan dari Prinsipal/Distributor dengan ketentuan sebagai
berikut :
a. Surat Pernyataan dari Prinsipal/Distributor perihal :
1. Kesanggupan penyelesaian Pekerjaan sesuai jangka waktu yang telah
ditentukan ;
2. Surat Pernyataan jaminan layanan purna jual dan ketersediaan suku
cadang selama 10 (sepuluh) tahun terhitung serah terima pekerjaan ;
3. Surat Pernyataan garansi selamat 5 ( lima ) tahun terhadap kesalahan
fabrikasi/cacat mutu terhitung serah terima pekerjaan;
4. Surat Pernyataan Jaminan Keaslian Barang dan Kondisi 100% baru serta
tidak cacat dari Distributor;
b. Principal / Distributor Resmi turut melampirkan Hasil Scan :
-
Hasil sertifikat merk dari Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia
-
Surat Tanda Pendaftaran Sebagai Distributor Barang Produksi Dalam
Negeri dari Kementeraian Perdagangan
- Sertifikat ISO 9001:2015 ( QMS) yang masih berlaku
- Sertifikat ISO 45001 : 2018 ( Occupational Health & Safety
Management System )
c. Principal / Distributor memiliki Kantor Cabang selaku Service Centre di Kota
Medan guna Keperluan Purna Jual dan Technical Support

Keterangan :
1. Seluruh Surat Pernyataan dibubuhi Materai 10.000 sesuai dengan UU
No. 10 tahun 2020 tentang Bea Materai (atau minimal senilai 9.000)
IV. TOTAL PERKIRAAN BIAYA
A. SUMBER PENDANAAN
Paket pekerjaan dibebankan pada APBD Provinsi Sumatera Utara TA. 2021 DPA
Biro Umum Setdaprovsu Kode Rekening 5.2.02.05.01.0005 (Belanja Modal Alat
Kantor)
B. PAGU
Total PAGU Rp. 3.000.000.000,- ( Tiga Milyar Rupiah)

C. HARGA PERKIRAAN SENDIRI

Total perkiraan biaya yang diperlukan sebesar Rp 2.967.849.314,10 (Dua Milyar
Sembilan Ratus Enam Puluh Tujuh Juta Delapan Ratus Empat Puluh Sembilan
Ribu Tiga Ratus Empat Belas 10/100 Rupiah)

Medan, 24 Nopember 2021

Ditetapkan Oleh,
KEPALA BIRO UMUM SETDAPROVSU
SELAKU KUASA PENGGUNA ANGGARAN,
dto
ACHMAD FADLY,S.Sos.,M.SP
PEMBINA Tk. I
 NIP. 19750727 199311 1001

BAB II
SPESIFIKASI TEKNIS PEKERJAAN

Lemari arsip atau juga disebut dengan Mobile File/Mobile Shelving merupakan Lemari lapis
baja atau yang diperkuat, peti pengaman dan pintu serta laci penyimpan untuk ruangan
pengaman, peti dokumen atau uang dan sejenisnya, dari logam tidak mulia , dalam Sub
Kelas 42993 termasuk di dalamnya Komoditas Filling cabinet , Brankas dan Kabinet dari
Logam ( KBKI 2012, Buku 4 )
Penyusunan Spesifikasi Teknis pada Pekerjaan ini meliputi Spesifikasi Mutu/Kualitas,
Spesifisi Jumlah, Spesifikasi Waktu dan Spesifikasi Pelayanan. Penetapan Mutu telah
memperhatikan Dimensi Kualitas Barang khususnya aspek Performance , Durability, dan
Reability.
Spesifikasi Mutu Produk menyesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi lapangan
berdasarkan volume arsip dan kondisi lapangan.

EXISTING MOBILE FILE DEPOT

Existing
I. SPESIFIKASI MUTU PRODUK
1) Terdiri atas 3 Type :

No Type Spesifikasi Teknis

Ukuran Rak/Cabinet
1. 1 Single Statis, 1 Single Dinamis, - Tinggi: 2,2 m - Dibagi lima bagian dengan
9 Double Dinamis,3 Baris - Lebar: 3 m empat buah rak per lemari.
- Panjang: 8,8 m Masing-masing rak
- Kedalaman: berkekuatan menahan
400/800 mm beban maks 150 kg.
- Gangway: 800 - jumlah Rak total 240
mm - Jumlah Lemari 60
- Jumlah Kolom 300

2. 1 Single Statis, 1 Single Dinamis, - Tinggi: 2,2 m - Dibagi lima bagian dengan
11 Double Dinamis,3 Baris - Lebar: 3 m empat buah rak per lemari.
- Panjang: 10,4 m Masing-masing rak
- Kedalaman: berkekuatan menahan
400/800mm beban maks 150 kg.
- Gangway: - jumlah Rak total 288
800mm - Jumlah Lemari 72
- Jumlah Kolom 360
-
3. 1 Single Statis, 1 Single Dinamis, - Tinggi: 2,2 mm - Dibagi lima bagian dengan
9 Double Dinamis, 2 Row/Baris - Lebar: 2 mm empat buah rak per lemari.
- Panjang: 8,8 mm Masing-masing rak
- Kedalaman: berkekuatan menahan
400/800mm beban maks 150 kg.
- Gangway: - jumlah Rak total 160
800mm - Jumlah Lemari 40
- Jumlah Kolom 200

2) Kapasitas : ±12 ordner (tebal 70mm) per rak; 60 ordner per cabinet
3) Label Nama
- Terbuat dari MS Sheet setebal 0,8 mm untuk tempat penulisan nama file
- Untuk lemari Single sebanyak 1 buah dan untuk lemari Double sebanyak 2 buah.
4) Plat Baja
- Tebal dinding dan rak: 1,2 mm
- Tebal untuk body: 1,2 mm
- Tebal rangka (base): 3 mm
- Tebal rangka bawah: 4 mm

5) Rail
- Pada railing untuk masing-masing unit dinamis (SD/DD) terdapat tambahan 4 roda
penahan yang terbuat dari meterial MS berukuran ɸ 100x40 sehingga lebih kuat
dalam menopang cabinet.
- Sprocket dan chain untuk jalur gerakan (buka tutup cabinet) lebih besar (DID50)
sehingga lebih kuat dan tahan aus.

6) Penggerak
- Handle putar terbuat dari Stainless Steel setebal 1" (25,4 mm); dengan diameter luar
290 mm.
- Sistem mekanis penggerak dengan transmisi rantai.
- Menggerakkan 2 baris serentak dengan jarak yang konsisten.
- Penggerak dengan full sprocket system.
7) Base Frame
- Base-frame tidak perlu di angkur ke lantai. Konstruksi yang kokoh mampu menahan
beban dan momentum dari Mobile-file sehingga tidak akan ada pergeresan.
- Terbagi dalam bentuk modular sehingga mudah dalam logistik dan pemasangan.
- Lebih kuat karena ditopang dengan 4 Adjuster Support.
- Untuk Model 2 Baris atau lebih: Main Drive (as penggerak) terbuat dari material pipa
jenis WP ɸ 1" dan MS ɸ 35 mm sehingga lebih ringan namun kuat terhadap beban
puntir.
- Dudukan main drive berupa Pillow Block sehingga beban gesekan menjadi sangat
kecil dan ringan dalam operasionalnya.
- Lebih kuat karena ditopang dengan lebih banyak Adjuster Support. Terbagi dalam
beberapa luasan untuk memudahkan handling dan assembly di lapangan.
- Pada railing untuk masing-masing unit dinamis terdapat tambahan 4 roda penahan
yang terbuat dari meterial MS berukuran ɸ 100x40 sehingga lebih kuat dalam
menopang cabinet.
- Main Drive (as penggerak) terbuat dari material pipa jenis WP ɸ 1" dan MS ɸ 35 mm
sehingga lebih ringan namun kuat terhadap beban puntir.
- Dudukan main drive berupa Pillow Block sehingga beban gesekan menjadi sangat
kecil dan ringan dalam operasionalnya.
- Sprocket dan chain untuk jalur gerakan (buka tutup cabinet) lebih besar sehingga
lebih kuat dan tahan aus.
8) Pengecatan
Pelat baja yang diproses 5 tahap sebagai tindakan anti-karat:
1. Degreasing.
2. Rinsing.
3. Phospating.
4. Demineralizing.
5. Powder Coating secara electro-static.
9) Penguncian
- Terdapat pada tiap-tiap lemari Double dan Single Dinamis.
- Masing-masing dilengkapi dengan 2 buah anak kunci 3 layer dengan proses
pembuatan menggunakan laser sehingga lebih presisi.
 BAB III
SPESIFIKASI GAMBAR
TYPE I 1 SINGLE STATIS, 1 SINGLE DINAMIS, 9 DOUBLE DINAMIS,3 BARIS

TYPE II 1 SINGLE STATIS, 1 SINGLE DINAMIS, 11 DOUBLE DINAMIS,3 BARIS

TYPE III 1 SINGLE STATIS, 1 SINGLE DINAMIS, 9 DOUBLE DINAMIS, 2 BARIS

Medan, 24 Nopember 2021
Ditetapkan Oleh,
KEPALA BIRO UMUM SETDAPROVSU
SELAKU KUASA PENGGUNA ANGGARAN,

dto

ACHMAD FADLY,S.Sos.,M.SP
PEMBINA
NIP. 19750727 199311 1001