A.

LAPORAN PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN SARANA

DAN PRASARANA
A. Laporan
Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk
melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik
dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau
setahun).
Dalam melakukan evaluasi seluruh asset sekolah maka diperlukan data laporan. Laporan
yang valid bisa diterbitkan oleh user admin apabila semua data yang dibutuhkan pada sistem
informasi sarana prasarana seluruhnya telah terisi. Data laporan sangat dibutuhkan oleh Bagian
Sarana dan Prasarana untuk digunakan sebagai dasar kebijakan dalam pengelolaan manajemen
sarana prasarana. Laporan akan menghasilkan data-data sebagai berikut :
1. Daftar inventaris barang
2. Laporan mutasi barang
Laporan sarana prasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan
keadaan sarana dan prasrana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana
prasrana tersebut dalam periode tertentu.
Fungsi adanya laporan adalah:
1. Sebagai bahan pertanggungjawaban
2. sebagai pengendali persediaan
3. memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang
4. sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Dalam menyampaikan laporan sebaiknya dilampiri dengan:

1. Bukti penerimaan barang
2. bukti pembelian barang
3. Bukti pengeluaran barang
4. Kartu barang
5. Kartu persediaan
6. Daftar inventaris
7. Daftar rekapitulasi barang inventaris

Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut:

1. Memeriksa barang
2. menghitung persediaam baeang awal tahun anggaran
3. menghitung penerimaan dan pengadaan barang
4. menghitung pengeluaran barang
5. menghitung sisa persediaan
6. mencatat mutasi barang
7. melaporkan kepada atasan atau pimpinan

BUKTI PENERIMAAN BARANG

Penerimaan Barang
Pengertian Penerimaan Barang adalah “Menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau
distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang
sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya”

Didalam aktifitas penerimaan barang ini terdapat 3 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu
dengan lainnya:

1. Fisik barang yang diterima

2. Dokumentasi
3. Cara penangananbarang
1. Fisik Barang Yang Diterima
Aadalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. Penerimaan yang
bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil yang akan dicapai. Pada
umumnya hasilnya adalah negatif. Jika ada penerimaan tanpa harus menangani fisik barangnya, maka
perlu dilakukan proses tambahan untuk memastikan keabsahan proses tsb.Prinsip penerimaan barang
adalah menerima FISIK BARANG secara langsung. Bukan hanya DOKUMENnya saja. Secara fisik,
barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran.
Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch
Kuantitas barang VS dokumen
2. Dokumentasi
Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang
yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah
sama dengan barang yang dikirimkan.Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat
dibaca dan dicocokan dengan barang yang dikirimkan. Dokumen yang diperlukan minimal dokumen
pengiriman (DN (Delivery Note), DO (Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan). Akan lebih baik jika
dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.
3. Cara Penanganan Barang
Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima.
Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau perlu dilakukan penanganan khusus
dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya. Tangani barang sesuai dengan
siklus hidupnya
o Suhu
o Kadaluarsa
o Maksimal tumpuka
 Gunakan peralatan yang sesuai
o Pallet
o Drum
o Forklit
 Pahami aturan keselamatannya
o Kimia
o Racun
o Meledak
Secara umum dapat dinyatakan bahwa penerimaan barang merupakan aktifitas operasional
gudang yang sangat penting karena merupakan awal dari penanganan barang.
Logika umum mengatakan bahwa penerimaan barang yang baik saja masih memungkinkan terjadinya
kerusakan/kesalahan barang didalam gudang, terlebih jika pada saat penerimaan barang ditangani
dengan cara yang tidak benar, dijamin kerusakan/kesalahan tsb pasti terjadi.
Tahapan Penerimaan Barang:
1. Masuk gudang.
2. Parkir dan antri.
3. Bongkar muat di loading dock.
4. Penyusunan barang bongkaran.
5. Pengecekan barang vs dokumen.
6. Pemasukan data kedalam system (GRN).
7. Legitimasi dokumen.
8. Keluar gudang.

Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di gudang.
Penerimaan barang dari pemasok atau rekanan memang kelihatan mudah, namun bila hal ini
tidak memiliki sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas.
Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang :
1. Bukti pesanan barang dari Gudang (untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi
tepat)
2. Bukti Tanda Barang diterima (untuk penagihan)
3. Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang
4. Cek Expired Date dan Kondisi Barang
5. Memasukkan Barang ke Penyimpanan
Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan dengan penagihan uang.
Bukti Tanda Terima barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk menagih ke pemesan
barang. Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli dan ada tanda-tanda
yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang menjamin keaslian dokumen ini.

Blangko penerimaan barang

Contoh Berita Acara Penerimaan Barang

PEMERINTAH KABUPATEN KONAWE SELATAN BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN

DAERAH (BAPPEDA)
Jl. Poros Andoolo No. 1 (Kompleks Perkantoran) 0408 22600

BERITA ACARA PENERIMAAN BARANG

Nomor: / /BAPPEDA/XII/2011

Pada hari ini Kamis tanggal Delapan Bulan Desember Tahun Dua Ribu Sebelas, bertempat di
Andoolo Kabupaten Konawe Selatan, kami yang bertanda tangan dibawah ini:

I.Nama : .................................
NIP : .................................
Jabatan : ....................................
Alamat : ....................................

Bertindak untuk dan atas nama Pemerintah Daerah Kabupaten Konawe Selatan, Kuasa Pengguna
Anggaran BAPPEDA, selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA (I)

II.Nama : ....................................
Jabatan : .......................................
Alamat : ........................................

Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA (II)

Dengan ini menyatakan sebagai berikut:

 1. PIHAK PERTAMA (I) telah menerima barang berupa Bukti Pembuatan Rubrik Berita dan
Banner/Iklan Konsel dari PIHAK KEDUA (II).
2. PIHAK KEDUA (II) menyerahkan barang tersebut kepada PIHAK PERTAMA (I) dalam keadaan
baik/lengkap dan sempurna sesuai dengan Surat Perjanjian Kerja (Kontrak) nomor:
602/103.1/KONTRAK-DBH-BAPPEDA/V/2011.

Demikian Berita Acara ini dibuat untuk diketahui dan dipergunakan seperlunya.

PIHAK KEDUA (II) PIHAK PERTAMA (I)

....................... ...............................

BUKTI PEMBELIAN BARANG

Jika di lihat Pada Ayat (2) Bukti pembelian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a,
digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya sampai dengan Rp10.000.000,- (sepuluh
juta rupiah).
Muminet -Menurut Pasal 55 Perpres RI No. Nomor 70 tahun 2012 Tentang Perubahan
Kedua Atas Peraturan Presiden RI nomor 54 tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah ayat (1) Tanda bukti perjanjian terdiri dari :

a). bukti pembelian.

b). kuitansi.
c). Surat Perintah Kerja (SPK)
d). surat perjanjian.

Jika di lihat Pada Ayat (2) Bukti pembelian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a,
digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya sampai dengan Rp10.000.000,- (sepuluh
juta rupiah).

Bukti Pembelian/Invoice/Faktur penjualan adalah dokumen yang digunakan sebagai

pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh customer/pelanggan . Dalam bentuk sederhana
dikenal dengan namaBON. Pada transaksi yang nominalnya relatif kecil, biasanya invoice
digunakan langsung sebagai dokumen tagihan sedangkan pada perusahaan yang nominal
transaksinya besar biasanya dilengkapi dengan surat tagihan / kuitansi.

Blangko pembelian barang

 KARTU BARANG
Blangko kartu barang

KARTU PERSEDIAAN BARANG

A. PENGERTIAN PERSEDIAAN DAN KARTU PERSEDIAAN
Secara umum istilah persediaan menunjukan barang yang dimiliki untuk dijual atau barang
yang akan diolah menjadi produk untuk dijual.
Pada perusahaan dagang persediaan adalah persediaan barang dagangan (merchandise
inventory), sedangkan dalam perusahaan manufaktur persediaan meliputi persediaan bahan baku
(material inventory ), persediaan barang dalam proses ( work in process ), dan persediaan produk
jadi (finished goods inventory).
Kartu persediaan dalam perusahaan terdiri dari kartu persediaan kantor ( stock card ), dan
kartu persediaan gudang ( bin card ) atau lebih dikenal dengan kartu gudang. Kartu persediaan
adalah kartu yang digunakan untuk mencatat mutasi persediaan barang.

B. FUNGSI KARTU PERSEDIAAN

Kartu persediaan pada dasarnya berfungsi sebagai tempat untuk mencatat mutasi tiap jenis
persediaan barang. Pencatatan dalam kartu utang persediaan harus menyediakan informasi
persediaan yang setiap waktu diperlukan seperti :
a. Memberikan informasi persediaan barang tentang jumlah dan nilainya.
b. Memberikan data persediaan barang dagangan yang diperlukan untuk kepentingan
perhitungan dan analisis.
c. Mengontrol penerimaan, penyimpanan, dan pemakaian persediaan barang dagangan.

C. SISTEM PENCATATAN PERSEDIAAN

Ada 2 sistem pencatatan yang digunakan dalam pencatatan persediaan yaitu, sistem periodik
(phisical system), dan sistem perpetual (perpetual system).
1. SISTEM PERIODIK
Prosedur pencatatan persediaan dalam sistem ini adalah sebagai berikut :
a. Faktur pembelian dicatat dalam jurnal pembelian dengan mendebet akun pembelian dan kredit
akun utang dagang.
b. Memo kredit dari kreditor, sebagai bukti transaksi retur pembelian dicatat dalam jurnal umum
atau jurnal pembelian retur dengan mendebet akun utang dagang dan kredit akun retur
pembelian.
c. Faktur penjualan dicatat dalam jurnal penjualan dengan mendebet akun piutang dagang dan
kredit akun penjualan.
d. Memo kredit yang dikirimkan kepada debitur sebagai bukti transaksi retur penjualan dicatat
dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan dengan mendebet akun retur penjualan dan kredit
piutang dagang.

2. SISTEM PERPETUAL
Prosedur pencatatan persediaan dalam metode ini adalah sebagai berikut :
a. Faktur pembelian dicatat dalam jurnal pembelian dengan mendebet akun persediaan dan kredit
akun utang dagang.
b. Memo kredit yang diterima dari kreditur sebagai bukti transaksi retur pembelian :
- dicatat dalam jurnal umum atau jurnal retur pembelian dengan mendebet akun utang dagang
dan kredit akun persediaan.
- dicatat dalam kartu persediaan barang dagangan yang bersangkutan sebagai mutasi keluar
sebesar harga beli barang yang dikembalikan kepada kreditur.
c. Faktur penjualan sebagai bukti transaksi penjualan kredit :
- dicatat dalam jurnal penjualan dengan mendebet akun piutang dagang dan kredit akun
penjualan sebesar harga penjualan.
- HPP barang yang dijual dicatat debet akun harga pokok penjualan dan kredit akun persediaan.
- HPP barang yang dijual dicatat dalam kartu persediaan barang yang bersangkutan sebagai
mutasi keluar.
d. Memo kredit yang dikirimkan kepada debitur sebagai bukti transaksi retur penjualan :
- dicatat dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan dengan mendebet akun retur penjualan
dan kredit akun piutang dagang.
- harga pokok barang yang diterima kembali dicatat debet akun persediaan dan kredit harga
pokok penjualan.
- harga pokok barang yang diterima kembali dicatat dalam kartu persediaan barang yang
bersangkutan sebagai mutasi masuk.
D. PENILAIAN PERSEDIAAN
1. DALAM PENCATATAN SISTEM PERIODIK
Dalam pencatatan ini nilai persediaan akhir periode diketahui setelah kuantitas barang yang
tersedia dihitung secara fisik kemudian dikalikan dengan harga satuannya.
Metode yang dapat digunakan dalam pencatatan sistem ini adalah sebagai berikut :
a. Metode tanda pengenal khusus
b. Metode rata- rata
c. Metode FIFO ( first in first out )
d. Metode LIFO ( last in first out )
e. Metode penilaian dasar
f. Metode taksiran
2. DALAM PENCATATAN SISTEM PERPETUAL
Metode yang dapat digunakan dalam pencatatan sistem ini adalah sebagai berikut :
a. Metode FIFO ( first in first out )
b. Metode LIFO ( last in first out )
c. Metode rata- rata
a). Metode rata-rata sederhana (simple average method)
Harga rata-rata per satuan barang dihitung terlebih dahulu dengan cara membagi total
harga per satuan setiap transaksi pembelian dengan jumlah pembelian termasuk awal periode.
Nilai persediaan barang diperoleh dari hasil kali harga rata-rata per satuan barang dengan sisa
barang
b). Metode rata-rata tertimbang (weighted average method)
Harga rata-rata per satuan barang dihitung dengan cara membagi jumlah harga pembelian
barang yang tersedia dijual dengan jumlah barang yang tersedia (kuantitas). Nilai persediaan akir
periode adalah hasil kali kuantitas persediaan dengan harga satuan
c). Masuk pertama keluar pertama (FIFO method)
Barang yang lebih dahulu masuk (dibeli) dianggap yang lebih dulu keluar (dijual). Nilai
persediaan akhir dihitung dengan cara mengalikan barang yang masih ada dengan harga per
satuan
d). Masuk terakhir keluar pertama (LIFO method)
Barang yang lebih terakhir masuk (dibeli) dianggap yang lebi dulu keluar (dijual). Nilai
persediaan akhir dihitung dengan cara mengalikan barang yang masih ada dengan harga per
satuan
e). Metode persediaan dasar (Basic Stock Method)
Persediaan dasar adalah persediaan secara minimal harus ada untuk mempertahankan
kestabilan jumlah persediaan barang dagangan suatu perusahaan. Nilai persediaan barang dagang
akhir periode dihitung sebagai berikut
f). Metode taksiran
Metode laba kotor (gross margin method), adalah barang tersedia, penjualan bersih presentase
laba kotor dari penjualan bersihmerupakan unsure untuk menghitung persediaan akhir (barang
tersedia untuk di jual-(penjualan bersih-laba kotor))
Metode harga eceran (retail method)
Menurut metode ini nilai persediaan akhir adalah harga jual seluruh barang menurut harga eceran
dan hasil penjualan yang telah terjadi.
 2. DALAM PENCATATAN SISTEM PERPETUAL
1. Metode FIFO
Nilai persediaan akhir barang dagang dihitung dengan mengasumsikan barang yang masuk
pertama adalah barang yang dijual lebih dulu dan kekurangannya mengambil barang yang masuk
berikutnya
2. Metode LIFO
Nilai persediaan akhir barang dagang dihitung dengan anggapan barang yang terakhir masuk
yang lebih dulu dijual dan kekurangannya mengambil barang yang sudah masuk sebelumnya
3. Metode rata-rata bergerak (moving average method)
Setiap terjadi transaksi pembelian harus dihitung harga beli rata-rata tiap satuan, sehingga
harga barang tiap satuan selalu berubah-ubah. Harga rata rata tiap satuan sebagai dasar untuk
menghitung nilai persediaan akhir barang dagang

E. PENGISIAN KARTU PERSEDIAAN BARANG

Lajur 1 : diisi tanggal penerimaan/pengeluaran barang.
Lajur 2 : diisi n!m!r dan tanggal surat dasar penerimaan/pengeluaran.
Lajur 3 : diisi asal penerimaan / unit yang menerima barang.
Lajur 4 : diisi jumlah barang setiap kali masuk / penerimaan.
Lajur 5 : diisi jumlah barang setiap kali keluar.
Lajur 6 : diisi jumlah sisa barang yang ada dalam gudang / persediaan.
Lajur 7 : diisi harga satuan tiap barang yang diterima / dikeluarkan.
Lajur 8 : diisi jumlah harga barang yang diterima.
Lajur 9 : diisi jumlah harga barang yang dikeluarkan.
Lajur 10 : diisi jumlah harga barang yang sisa sebagai persediaan.
Lajur 11 : diisi keterangan yang diperlukan.

1.Dalam Pencatatan Sistem Inventarisasi Fisik

Dalam pencatatan sistem fisik, nilai persediaan barang akhir periode diketahui setelah
kuantitas barang yang tersedia dihitung secara fisik, kemudian dikalikan dengan harga
satuannya. Harga satuan barang yang digunakan Sebago dasar penilaian persediaan, bergantung
pada metode penilaian yang digunakan.
Metode Pencatatan Persediaan
Dalam hubungan dengan jenis dan ukuran dan harga barang, persediaan barang dapat
dicatat dengan beberapa metode, antara lain sebagai berikut.
a. Metode pencatatan persediaan individual, digunakan apabila :
1. Barang secara individu dapat dibedakan dengan barang sejenis lainnya. Misalnya dari merk,
nomor dan tahun pembuatannya
2. Harganya relative tinggi, misalnya mesin jahit, televise, kendaraan dan sebagainya
b. Metode pencatatan kolektif, digunakan untuk barang-barang yang :
1. Secara individual tidak dapat dibedakan dengan barang sejenis lainnya.
2. Hargaya relative murah, misalnya sabun mandi, sampo, mentega, dan sebagainya
 2. Pencatatan Mutasi Persediaan dalam Kartu Persediaan
Dokumen transaksi yang dicatat dalam kartu persediaan , tentu dokumen transaksi yang
mengakibatkan terjadi mutasi persediaan seperti faktur pembelian, faktur penjualan dan memo
kredit baik untuk transaksi retur pembeliaan maupun untuk retur penjualan. Pencatatan mutasi
persediaan, khususnya untuk mutasi keluar, menyangkut penerapan metode penilaian persediaan
yang digunakan, khususnya dalam penerapan sistem pencatatan perpetual. Dalam penerapan
sistem inventarisasi fisik pada dasarnya sama, sepanjang jenis barang tidak terlalu banyak dan
harga satuannya relative tinggi.
3.Laporan Persediaan Barang
Salah satu tugas Bagian Kartu Persediaan yaitu membuat laporan persediaan barang
secara periodik, misalnya pada tiap akhir bulan atau dalam tiga bulan sekali (Triwulan). Dalam
pencatatan sistem perpetual, mutasi tiap jenis barang tampa dalam kartu persediaan. Contoh
format laporan persedian barang :

Persediaan 1 juli Persediaan 31 juli

Mutasi
2009 2009
Jenis Jumlah Jumlah
No. Ket. Masuk Keluar
barang Jumlah Jumlah satuan harga
satuan harga Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah
satuan harga satuan harga

4. Pencatatan Mutasi barang dalam kartu gudang

Sebagai tempat mencatat mutasi ( keluar masuknya ) kuantitasnsetiap jenis barang,
sehingga kuantitas persediaan barang setiap waktu dapat diketahui. Berdasarkan data catatan
dalam kartu gudang, dapat dibuat laporan kuantitas persediaan tiap jenis barang secara periodik.
Dokumen pendukung pencatatan dalam kartu gudang terdiri ats :
a. Tembusan laporan penerimaan barang, dicatat sebagai mutasi masuk
b. Tembusan faktur penjualan tunai, dicatat sebagai mutasi keluar
c. Surat order pengiriman, dicatat sebagai mutasi keluar
d. Tembusan memo kredit sebagai bukti transaksi pembelian retur, dicatat sebagai mutasi keluar
e. Tembusan memo debit sebagai bukti transaksi penjualan retur, dicatat sebagai mutasi masuk.
5. Laporan Persediaan Gudang
Pencatatan mutasi tiap jenis barang dilakukan seperti pada kartu gudang. dalam keadaan
tertentu, laporan persediaan gudang dapat dibuat berdasarkan data kartu gudang, dalam artian
tidak dibuat berdasarkan hasil pemeriksaan barang secara fisik. Dalam hal demikian, laporan
dapat dibuat dengan menginformasikan sisa awal periode, mutasi masuk, mutasi keluar, dan sisa
akhir periode.

1. Pencatatan Selisih Kuantitas Persediaan

 Sering terjadi selisih antara kuantitas barang menurut kartu gudang dengan kuantitas
barang bias timbul karena kesalahan perhitungan fisik barang saat terjadi mutasi, kerusakan,
barang susut jika satuannya kg, atau karena kekeliruan pencatatan dalam kartu gudang.
Apabila terjadi selisih kuantitas barang antara data kartu gudang dengan hasil
perhitungan fisik, sepanjang selisih yang timbul dipandang tidak cukup berarti (wajar), kuantitas
barang yang dilaporkan adalah kuantitas menurut hasil penghitungan fisik yang sudah
diverifikasikan. Catatlah dalam kartu gudang harus diubah, disesuaikan dengan hasil
penghitungan fisik.
selisih yang terjadi bias selisih lebih, bisa juga selisih kurang. Selisih lebih, artinya kuantitas
barang menurut penghitunag fisik lebih tinggi daripada kuantitas barang menurut kartu gudang.
Dalam hal demikian, selisih kuantitas barang dicatat dalam kartu gudang sebagai mutasi masuk.
Selisih kurang, artinya kuantitas barang menurut penghitungan fisik lebih rendah daripada
kuantitas barang menurut kartu gudang. selisih kurang dicatat dalam kartu gudang sampai mutasi
keluar.

Blangko persediaan

DAFTAR INVENTARIS
Pengertian Inventarisasi
 Inventarisasi berasal dari kata “ inventaris” yang berarti daftar barang – barang. Jadi
inventarisasi adalah kegiatan untuk mencatat dan menyusun barang – barang/ bahan yang ada
secara benar menurut ketentuan yang berlaku.

Inventarisasi ini dilakukan dalam rangka penyempurnaan pengurusan dan pengawasan

yang efektif terhadap barang – barang milik negara (atau swasta). Inventarisasi juga memberikan
masukan yang sangat berharga bagi efektifitas pengelolaan saran adan prasarana.

Inventarisasi dilakukan terhadap barang – barang yang tidak habis pakai, yang bagi
sekolah negeri terdiri dari barang – barang milik negara. Barang – barang tersebut dibeli atau
diadakan dengan mempergunakan dana yang bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja
(APBN) atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD), baik seluruhnya maupun
sebagian.

Inventarisasi harus dilaksanakan berdasarkan ketentuan – ketentuan dari pemerintah,

termasuk juga yang dikeluarkan oleh Departemen Pendidikan Nasional. Beberapa dari peraturan
perundang – undangan itu adalah:
1. Intruktur Presiden No.3 Tahun 1971, tentang Inventaris Barang Milik Negara/ Kekayaan
Negara.
2. Surat Keputusan Menteri Keuangan RI No. 222/MK/V/4/1972 tanggal 13 April 1971 tentang
Pedoman Pelaksanaan Inventarisasi barang – barang milik negara di lingkungan Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan.
3. Instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 10/M/1976 tentang Pelaksanaan
Inventarisasi dan Penyampaian Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventarisasi Milik Negara.
4. Surat Edaran Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 421 16/E/74 tentang Inventarisasi
barang yang dipakai/ dikuasai pejabat/ Pegawai yang dimutasikan.

Ketentuan tersebut bukanlah sesuatu yang statis. Oleh karena itu tidak mustahil
dikeluarkan peraturan yang baru untuk mengganti, memperbaiki, dan melengkapi peraturan yang
lama.

Daftar Inventarisasi yang dibuat secara berkala sekurang – kurangnya setahun sekali itu
perlu memperhatikan perkembangan barang termasuk juga pengurangannya. Dengan demikian
inventarisasi secara kontinyu dapat diharapkan kegiatan administrasi akan berjalan secara
berdaya dan berhasil guna. Inventarisasi mempunyai tujuan pokok sebagai berikut:
a. Inventarisasi bermaksud memudahkan pelaksanaan kegiatan pengawasan/ kontrol, baik dalam
penggunaan keuangan negara maupun dalam menilai tanggung jawab pemeliharaan dan
penghematan barang milik negara.
b. Inventarisasi dapat membantu pimpinan dalam merencanakan, mengadakan, menyalurkan,
menyimapan dan memelihara serta menghapus barang secara bertanggung jawab.
c. Inventarisasi mempercepat proses pembuatan laporan, baik yang harus disampaikan secara
tetap pada setiap triwulan, semester atau tahunan maupun yang harus disampaikan secar berkala
apabila diminta oleh atasan.

Kegiatan dalam inventarisasi meliputi kegiatan klasifikasi dan kode barang inventarisasi
serta pelaksanakan inventarisasi itu sendiri. Untuk lebih jelasnya dapat diuraikan sebagai berikut:

a. Klasifikasi dan kode barang inventarisasi

Pada dasarnya klasifikasi dan pemberian kode barang tersebut adalah agar terdapat cara
yang cukup mudah dan efisien untuk mencatat dan sekaligus untuk mencari dan menemukan
kembali barang tertentu, baik secara fisik maupun melalui daftar catatan. Untuk keperluan
tersebut maka dibuatlah lambang/ sandi/ kode sebagi pengganti nama untuk tiap golongan/
kelompok/ jenis barang.

Sandi atau kode barang menggunakan bentuk angka bilangan 9numerik) yang pada
umumnya terdiri dari tujuh angka yang tersusun menjadi dua kelompok bilangan, yaitu tiga
angka didepan dan empat angka di belakang. Kedua kelompok tersebut dipisahkan dengan
sebuah tanda titik.

Angka pertama dari susunan tiga angka didepan, menyatakan jenis formulir atau kode
golongan barang. Dua angka berikutnya menunjukan sandi/ kode pokok untuk kelompok barang
serta nomor urut barang. Empat angka dibelakang titik menunjukan kelompok barang serta
nomor urut barang.

b.Pelaksanaan Inventaris
Di dalam inventarisasi diperlukan dua jenis buku yaitu:

1) Buku Induk Inventaris

Buku ini untuk mencatat semua barang inventaris milik/ kekayaan negara yang berada di
lingkungan kantor/ proyek/ satuan organisasi yang bersangkutan menurut urutan penerimaan
barang. Barang yang dicatat adalah semua barang yang dimiliki sejak awal permulaan, yang
dapat bertambah dari tahun ke tahun sesuai dengan kemampuan pengadaan barang.

Kolom – kolom yang ada dalam buku inventaris yaitu: No. urut, Tanggal Pembukaan,
Kode Barang, Nama Barang, Merk/ Ukuran, jumlah, keadaan/ mutunya, harga (satuan dan
keseluruhan), Tahun Pembuatan, Tahun Pembelian, Asal/ Sumber dan Kolom Keterangan.

2) Buku Golongan Inventaris

Buku golongan inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang – barang
inventaris golongan barang (diambil dari Buku Induk Inventaris) menurut jenisnya masing –
masing, seperti inventarisasi bangunan, termasuk rumah dinas, inventarisasi tanah dan lain – lain.
 Kolom – kolom yang ada dalam buku golongan inventaris ini sama dengan kolom yang
ada pada buku induk dengan tambahan judul mengenai golongan/ jenis barang di bagian atas dan
penambahan satu kolom tentang tempat/ lokasi barang yang diinvestasikan.

Kegiatan wajib yang dilakukan dalam pelaksanaan inventarisasi adalah

a) Mencatat semua barang inventaris di dalam buku induk inventaris dan buku pembantu “Buku
Golongan Inventaris”.
b) Memberikan koding pada barang – barang yang diinventarisasikan.
c) Membuat laporan triwulan tentang laporan mutasi barang.
d) Membuat daftar isian/ format inventaris yang diisi sekali setahun per 1 April tentang keadaan
barang.
e) Membuat daftar rekapilasi tahunan. Daftar rekapitulasi ini menunjukan keadaan barang pada 1
April tahun lalu, mutasi selama satu tahun dan keadaan barang pada 1 April tahun anggaran
berikutnya.

Blangko Inventaris
 DAFTAR REKAPITULASI INVENTARISASI BARANG
Blangko daftar rekapitulasi barang inventarisasi