Topik 4

Pengurusan dan Pentadbiran Aset Alih Kerajaan Mata Pelajaran KHSR

Kod Kursus : RBT 3117

Pengurusan dan Pentadbiran Aset Alih Kerajaan Mata Pelajaran KHSR

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup

46

4. Pengenalan
Sistem pengurusan stor yang cekap dan berkesan perlu menjamin perolehan, penyenggaraan dan pengawalan aset kerajaan yang baik dan sempurna. Setiap kementerian/jabatan kerajaan mempunyai stor yang berbeza dari segi saiz dan jenis barang yang disimpan. Bilangan stor kerajaan dibawah Kementerian Pelajaran pula adalah yang paling banyak dan dengan nilai yang paling besar. Jadi kepentingan pengurusan stor di KPM merupakan perkara yang tidak boleh dipandang ringan.

4.1. PROSEDUR PEROLEHAN Melalui prosedur perolehan membolehkan sesebuah organisasi dapat berfungsi dengan sempurna melalui perancangan yang teliti dari aspek berikut: (i) Pesanan kuantiti yang mencukupi; dan (ii) Anggaran seberapa tepat yang boleh dilakukan sebelum membuat pesanan.

4.1.1 Penerimaan Barang-barang Pegawai stor atau pegawai yang menerima barang-barang dari pembekal perlu memastikan barang-barang yang diterima mempunyai kuantiti yang betul dan mengikut spesifikasi, bermutu dan berkeadaan baik. Pegawai stor yang menerima barangan daripada pembekal perlu melakukan langkah-langkah penerimaan berikut: (i) Semak nota atau bil serahan, nota bungkusan dan invois. (ii) Semak dan hitung kuantiti yang diterima. (iii) Memberi akuan terima hanya setelah dipastikan semua barang yang diterima adalah mengikut spesifikasi, dalam keadaan baik dan cukup kuantitinya. (iv) Lapor kepada pegawai atasan dengan serta-merta sekiranya ada barangbarang yang rosak dan kurang bermutu.
RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup 47

(v) Catat dalam baucer penerimaan bagi barang-barang yang dikembalikan kepada pembekal. (vi) Rekod dalam kad kawalan stok/kad petak/lejar/daftar stok bekalan pejabat dengan secepat mungkin.

4.1.2 Pembelian Patuhi had nilai perolehan, kuasa dan tanggungjawab Lembaga Perolehan dan Jawatankuasa Sebut Harga (Surat Pek. Perb. Bil.2/99).

(a) Pembelian Terus (i) Bekalan / Perkhidmatan < RM10,000 mana-mana pembekal. RM10,000 - RM50,000 pembekal bumiputra yang berdaftar.

(b) Sebutharga (i) Bekalan / Perkhidmatan RM50,000 - < RM100,000.

(c) Tender (i) Perolehan >RM200,000. (ii) Pengecualian peraturan perlu mendapat kelulusan Kementerian Kewangan terlebih dahulu.

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup

48

4.2. PENYIMPANAN, KAWALAN STOK DAN INVENTORI 4.2.1 Merekod Penerimaan Barang-barang Untuk tujuan pengurusan harta modal, inventori dan bekalan pejabat, empat borang baru telah diperkenalkan mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.02/1991 yang berkuatkuasa mulai 01hb. Mei 1991. Borang-borang tersebut ialah: KEW PA1 - Borang Laopran Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW PA2 - Daftar Harta Modal; KEW PA3 - Daftar Inventori; KEW PA4 - Senarai daftar harta modal (tahunan) KEW PA5 - Senarai Daftar Inventori (tahunan) KEW PA6 - Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (peminjaman) KEW PA7 - Senarai Aset Alih kerajaan. KEW PA8 - Laporan Tahunan Harta Modal Dan Inventori (tahunan) Kad Petak - Daftar Stok Bekalan Pejabat;

(a) Daftar Harta Modal (KEW PA2) Daftar harta modal boleh diklasifikasikan sebagai: (i) Harta Modal ialah barang-barang takluak yang bernilai RM 1000.00 atau lebih setiap satu pada masa perolehan. (ii) Daftar Harta Modal mengandungi dua bahagian. (iii) Untuk memudahkan pengrekodan segala pembelian dan penyenggaraan didalam ruang yang disediakan dan memudahkan penyusunan rekod mengikut abjad. Dengan sistem ini memudahkan kerja-kerja pengawalan dan penyenggaraan. (v) Borang KEW PA2 merupakan sambungan daripada Borang KEW PA2 (vi) Butir-butir dalam rekod ini dibahagikan kepada dua bahagian, iaitu:

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup

49

KEW PA2 (Bahagian A)

KEW PA2 (Bahagian B)

Kategori. Jenis. Jenama dan Model. Jenis dan No Enjin. No. Casis/Siri Pembuat. No. Siri Pendaftaran. Kos dan Tarikh Beli/Terima. No. Pesanan Kerajaan. Pembekal. No. Rujukan Fail. Aksesori. Tandatangan. Penempatan/Pindahan. Pemeriksaan Harta Modal.

Tarikh Servis/Pembaikan. Butir-butir Servis/Pembaikan No. Pesanan Kerajaan Tempat Pembelian/Servis/Pembaikan. Kos. Tandatangan.

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup

50

Pelupusan.

(b) Daftar Inventori (KEW PA3)

(i) Inventori ialah barang-barang tak luak yang bernilai kurang dari RM 1000.00 setiap satu pada masa perolehan. Walau bagaimanapun, barang-barang seperti perabot, permaidani dan langsir serta pinggan mangkuk adalah termasuk di dalam kategori inventori tanpa kira kos. (ii) Daftar inventori diperkenalkan untuk merekodkan perolehan dan penempatan inventori. Rekod ini disusun mengikut jenis inventori dan abjad. (iii) Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekodkan penggunaan borang ini. Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah seperti:

Bilangan Butiran Catatan Jenis Kategori Kos Seunit Kuantiti

Lokasi No. Pesanan Kerajaan (L/O) No. Siri Pendaftaran Pelupusan Tandatangan Tarikh Beli

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup

51

(c) Daftar Stok Bekalan Pejabat ( Kad Petak kew PS4 ) (i) Bekalan pejabat ialah semua barang luak, termasuk alatulis serta kelengkapan pejabat tak luak yang rendah nilainya dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu. (ii) Daftar Stok Bekalan Pejabat diperkenalkan untuk merekodkan segala perolehan bekalan pejabat-pejabat. Daftar ini adalah dalam bentuk kad. (iii) Butir-butir direkodkan di dalam daftar ini adalah seperti berikut:

Baki Bilangan Diterima Daripada/Dikeluarkan Kepada Jenis

Kuantiti Terimaan No. Pesanan Penerima Tarikh Unit Pengukuran

(d) Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW 6)

(i) Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk merekod pergerakan sebarang harta modal atau inventori. Pergerakan yang dimaksudkan adalah pindahan melalui pinjaman atau penempatan sementara. (ii) Daftar Pergerakan Harta Modal adalah dalam bentuk buku. (iii) Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah seperti:

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup

52

Bilangan Catatan Jenama Jenis Nama Peminjam No Siri Pembuat

No Siri Pendaftaran Pegawai Pengeluar Tandatangan Peminjam Tarikh dikeluarkan Tarikh Jangka Dipulangkan

4.2.2 Nombor Siri Pendaftaran Semua alat kekal/mesin yang dibekalkan perlu diberi Nombor Kad dan direkodkan dalam kad yang berkenaan. Setiap kod yang diberi mestilah ringkas dan mampu memberikan maklumat penting supaya ianya dapat dikesan dengan mudah, cepat dan tepat. Sebelum kita mencatatkan Nombor Kod pada alat/mesin, terlebih dahulu kita mestilah membuat susunatur blok bangunan yang sedia ada begitu juga dengan bahagian bilik yang dikenalpasti untuk diletakkan peralatan tersebut. Selepas itu kita harus menentukan kod bagi setiap bangunan mahupun setiap bilik yang ada. Harus diingat kod yang dicatat hendaklah ringkas dan berlainan bagi setiap blok dan bilik. Contoh 1 Kod Pada Bangunan A

T1

T2

C 01 02 03 04

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup

53

Petunjuk: A, B, C dan D 01, 02, 03, 04, 05 T1 & T2 Blok Bangunan Bilik Bangunan Bertingkat

Contoh 2

Kod Asas Dalam Nombor Siri Pendaftaran Untuk Kegunaan Daftar Harta Modal/Inventori

IPGKRM/A01/PA2-10/2013/01
atau

IPGKRM/A01/PA3-10/2013/01
Keterangan Kod: IPGKRM - Nama ringkas bagi setiap institusi atau sekolah. Contoh di atas adalah bagi IPGK Raja Melewar. A01 - Nombor bilik, bengkel, pejabat, stor atau sebagainya tempat alat/mesin ditempatkan PA2 - Alat/mesin didaftarkan dalam Kad Harta Modal PA2/Kad Inventori KEW PA3 10 - Muka surat dimana alat/mesin dicatat dalam Kad Harta Modal/Kad Inventori 2013 - Tahun Pembelian 01 - Bilangan alat/mesin tersebut. Jika hanya terdapat satu sahaja alat/mesin maka bilangan yang perlu dicatatkan ialah 01. Jika lebih, catatkan 01 pada alat/mesin pertama, 02 pada alat atau mesin kedua dan seterusnya.

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup

54

Contoh 3

Kod Asas Dalam Nombor Siri Pendaftaran Untuk Kegunaan Daftar Harta Modal/Inventori bagi institusi yang besar dan banyak menerima peralatan yang sama jenis.

IPGKRM/A01(A) /PA2-10/2013/01
Keterangan Kod: IPKRM - Nama ringkas bagi setiap institusi atau sekolah. Contoh di atas adalah bagi IPGK RAJA MELEWAR A01 - Nombor bilik, bengkel, pejabat, stor atau sebagainya tempat alat/mesin ditempatkan. A - Kedudukan alat/mesin di dalam almari atau kabinet bilik tertentu. PA2 - Alat/mesin didaftarkan dalam Kad Harta Modal KEW PA3. 10 - Muka surat dimana alat/mesin dicatat dalam Kad Harta Modal/Kad Inventori. 2013 - Tahun Pembelian 01 - Bilangan alat/mesin tersebut. Jika hanya terdapat satu sahaja alat/mesin maka bilangan yang perlu dicatatkan ialah 01. Jika lebih, catatkan 01 pada alat/mesin pertama, 02 pada alat atau mesin kedua dan seterusnya. KEW PA2/ Kad Inventori

4.2.3 Pengiraan Stok Setiap stok yang masuk dan keluar haruslah dicatat dan dikira dengan betul. Tanggungjawab pengurusan stor bukan sahaja terletak di atas bahu Ketua Jabatan/Bahagian dan Pengetua/Guru Besar tetapi juga guru mata pelajaran tersebut . Pegawai-pegawai yang diberi kuasa perlu bagi menjamin barang-barang stor sentiasa berada dalam keadaan baik dan selamat. Semua stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok yang formal yang dijalankan terus menerus sepanjang tahun dan rancangan tersebut hendaklah
RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup 55

menentukan bahawa barang-barang itu diperiksa secara fisikal sekurang-kurangnya sekali dalam setahun. Pegawai Stor yang menjalankan pusingan pengiraan stok hendaklah menyenaraikan barang-barang yang telah dikira. Tarikh barang-barang itu dikira dan hasil pengiraan tersebut hendaklah dicatatkan dalam senarai itu.

4.2.4 Pelupusan Barang-barang Tindakan pelupusan haruslah diambil bagi barang-barang kerajaan yang didapati : rosak tidak berekonomik dibaiki. usang luput tempoh penggunaan Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum Tiada alat ganti Ddisyor selepas pemeriksaan aset Tidak lagi diperlukan oleh jabatan Perubahan teknologi Melebihi keperluan

Permohonan pelupusan hendaklah dikemukakan sekurang-kurangnya sekali setahun dan tidak lewat daripada 31hb. Januari, tahun berkenaan. Sekiranya terdapat banyak barang yang perlu dilupuskan, maka permohonan pelupusan boleh dibuat dari masa ke semasa.

(a) Syarat Pelupusan Tindakan yang perlu diambil adalah berdasarkan nilai asal barang-barang yang hendak dilupus itu, iaitu:

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup

56

(i) Bagi barang-barang bernilai tidak melebihi RM50,000.00 bagi setiap satu barang atau RM500,000.00 keseluruhan, Kuasa meluluskan Pelupusan adalah dibawah Pegawai Pengawal Kementerian Pelajaran Malaysia/ Jabatan Pelajaran Negeri

(iii) Bagi barang-barang bernilai melebihi RM50,000.00 bagi setiap barang atau RM500,000.00 keseluruhan, Kuasa meluluskan Pelupusan adalah terletak dibawah bidang Kuasa Perbendaharaan Malaysia.

(b) Prosedur Pelupusan

Ketua Jabatan hendaklah melantik Pegawai Pemeriksa yang tiada kaitan dengan pembelian dan pengurusan barang-barang tersebut (lantikan KEW PA15).

Membuat perakuan pelupusan aset dalam borang KEW PA16. membuat laporan lembaga pemeriksa dalam borang KEW PA17 Proses pelupusan dijalankan, dapatkan sijik penyaksian Pemusnahan Aset KEW PA18 Seterusnya memperolehi sijil pelupusan aset KEW PA19 bagi semua pelpusan yang telah dilaksanakan. Sediakan laporan tahunan Pelupusan Aset KEW PA20 dan kemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

(c) Cara Pelupusan Barang-barang Lembaga Pemeriksa atau Pemverifikasi Stok boleh mengesyorkan supaya barang-barang atau harta benda Kerajaan yang tidak boleh digunakan atau lebihan dengan cara berikut:

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup

57

(a) Jualan secara: (i) Jualan lelong; (ii) Jualan melalui tender; (iii) Sebut harga

(b) Tukar beli (trade in) (c) Hadiah (d) Musnah secara :

(i) ditanam (ii)Dibakar (iii)Dibuang (iv) Ditenggelam

4.3. Penyenggaraan Penyelenggaraan aset kerajaan bertujuan : Memastikan aset berfungsi dengan lancar berterusan dan selamat Memelihara dan memanjangkan jangka hayat Meningkatkan keupayaan Mengurangkan kerosakan Menjimatkan perbelajaan kerajaan Menjamin keselamatan pengguna Memelihara imej kerajaan

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup

58

4.3.1. Jenis Penyelenggaraan Dua jenis penyelenggaraan seperti berikut:

(a) Penyelenggaraan pencegahan (b) Penyelenggaraan Pemulihan 4.3.2. Manual penyelenggaraan Menyediakan senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan mengikut KEW PA13 Merancang penyelenggaraan Melaksanakan program penyelenggaraan Merekod penyelenggaraan (KEW PA 14) Menilai penyelenggaraan

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup

59