Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 1 Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib (KEW.PA-32) dan Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapuskira (KEW.PA-33)
Kemuka Laporan Tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac iaitu:- Tubuh Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) Jawatankuasa Penyiasat Lembaga Pemeriksa Pegawai Pemeriksa Aset Pegawai Aset Melantik:- Tubuh Unit Pengurusan Aset Aset Alih diurus cekap teratur berkesan *SAP 12 Mac 2010 - Laporan Tahunan Pengurusan Aset Kerajaan JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK) BIDANG TUGAS JKPAK
Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan.
TEMPOH MESYUARAT
Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan.
Bil Mesyuarat Tarikh Laporan Tempoh Bil 1/ 2010 Jan 2010 Suku Tahun Keempat Tahun sebelumnya Okt - Dis 2009 Bil 2/ 2010 Apr 2010 Suku Tahun Pertama Tahun Semasa Jan - Mac 2010 Bil 3/ 2010 Jul 2010 Suku Tahun Kedua Tahun Semasa Apr - Jun 2010 Bil 4/ 2010 Okt 2010 Suku Tahun Ketiga Tahun Semasa Jul -Sept 2010 3 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK) Laporan Tindakan Pelupusan Laporan Tindakan Surcaj Tatatertib Isu Berbangkit Mengenai Pengurusan Aset Alih Hasil Laporan Pemeriksaan Aset Alih Kedudukan Semasa Aset Alih Agenda Mesyuarat JKPAK Pengerusi
Guru Besar/ Pengetua Setiausaha Pegawai Aset Ketua Panitia Guru berkaitan Kerani 3 bulan sekali Hasil mesyuarat dilapor dalam JPKA sambungan PELAKSANAAN Semua aset yang dimiliki oleh Kementerian/ Jabatan sebelum tahun 2007, hendaklah disenaraikan dalam Senarai Daftar Harta Modal KEW. PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW. PA-5. Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW.314) hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300-J3) dan Kad Petak (KEW. 300-J4) mengikut Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS). 5 PENDAHULUAN BAB A PENERIMAAN BAB E PELUPUSAN BAB D PENYELENGGARAAN BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN BAB B PENDAFTARAN BAB F KEHILANGAN & HAPUS KIRA KANDUNGAN TPA 6 PENDAHULUAN Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 7 Penerimaan Pendaftaran Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan Penyelenggaraan Kelulusan Pelupusan/ Hapuskira Laksana Pelupusan/ Hapus Kira Penentuan Spesifikasi/ Dokumen Perolehan Laksana Perolehan Penilaian Penawaran Pembekalan Kenalpasti Keperluan Sedia Pelan Perolehan/ Pengurusan Peruntukan PERANCANGAN ASET PEROLEHAN ASET PENGGUNAAN ASET PELUPUSAN/ HAPUSKIRA ASET KITARAN HAYAT ASET 8 ASET HIDUP HARTA INTELEK ASET ALIH Harta Modal Inventori ASET TAK ALIH Bangunan Infrastruktur Tanah ASET HIDUP Ikan Haiwan Tumbuhan >RM1,000 @ Ada Penyelenggaraan Berjadual Loji @ Jentera Berat Kenderaan Kelengkapa n @ Peralatan <RM1,000 & Tiada Penyelenggaraan Berjadual Kelengkapan @ Peralatan Tanpa Kira Nilai Perolehan Asal DEFINISI ASET Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan. DEFINISI ASET ALIH 10 KUMPULAN ASET ALIH 11 HARTA MODAL (a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000.00 dan ke atas setiap satu; atau
(b) Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal.
(Penyelenggaraan berjadual adalah penyelenggaraan seperti yang disyaratkan di dalam manual/ buku panduan pengguna)
12 KATEGORI HARTA MODAL Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu:
(i) Loji/ Jentera Berat
(ii) Kenderaan
(iii) Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan 13 CONTOH HARTA MODAL 14 INVENTORI (a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000.00 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan
(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan
15 KATEGORI INVENTORI
Empat (4) kategori Inventori iaitu:
(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000.00 dan tidak memerlukan penyelenggaraan secara berjadual:
(ii) Perabot (iii) Hamparan, hiasan dan langsir (iv) Pinggan mangkuk
16 CONTOH INVENTORI 17 Kod Klasifikasi Aset sambungan http://spa.treasury.gov.my/knowledgebase 18
BAB A : PENERIMAAN
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 19 BAB A - PENERIMAAN
Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.
Pegawai Bertauliah ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.
20
Objektif Penerimaan:
(a) Memastikan setiap aset diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan.
(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan.
(c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.
sambungan 21 PERATURAN PENERIMAAN
(a) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi.
(b) Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah (bila perlu)
(c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerima aset:
Semak butiran dalam dokumen. Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan penerimaan.
Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji.
22
(d) Sediakan Borang Laporan Penerimaan KEW. PA-1 jika terdapat kerosakan/ perselisihan.
(e) Borang KEW.PA-1 yang ditandatangani oleh Ketua Jabatan dihantar kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.
(f) Pegawai Penerima pastikan aset diterima beserta Surat Jaminan daripada pembekal.
(g) Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual penggunaan dan penyelenggaraan.
sambungan 23 24
BAB B : PENDAFTARAN
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 25 PENDAFTARAN TEMPOH MENDAFTAR PUNCA MAKLUMAT OBJEKTIF PENDAFTARAN ASET HADIAH DOKUMEN PENDAFTARAN PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK BUTIRAN MAKLUMAT CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL & INVENTORI PENGESAHAN PENDAFTARAN SKOP 26 OBJEKTIF PENDAFTARAN Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini Memudahkan pengesanan dan pemantauan Membolehkan keadaan aset diketahui Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset 27 TEMPOH MENDAFTAR dari tarikh pengesahan penerimaan. 28 PENGESAHAN PENDAFTARAN Pengesahan pendaftaran dibuat dan dicop pada dokumen punca maklumat yang berkaitan seperti contoh berikut:
Telah direkodkan pada ..(tarikh). No. siri pendaftaran aset .. seperti nombor pada daftar. 29 URUSAN PENDAFTARAN
(a) Didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kementerian/ Jabatan/PTJ menggunakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) & Daftar Inventori (KEW.PA-3).
(b) Satu Senarai Daftar Harta Modal (KEW. PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW. PA-5)disediakan.
Pendaftaran melalui sistem berkomputer:
(a) Format yang sama diguna pakai. (b) Daftar hendaklah dicetak. (c) Ditandatangani oleh Ketua Jabatan. 30 KEW. PA-2 (No. Siri Pendafataran: KK/BKP10/H/07/1 DAFTAR HARTA MODAL Kementerian/Jabatan: Perbendaharaan Bahagian: Kawalan dan Pemantauan BAHAGIAN A
Kod Nasional Kategori Peralatan ICT Sub Kategori Komputer Jenis/Jenama/Model DELL/L1506 Buatan Malaysia Jenis dan No. Enjin Harga Perolehan Asal RM8,500 No. Casis/Siri Pembuat DP/NO7N22 Tarikh Diterima 13 April 2007 No. Pendaftaran (Bagi kenderaan) No. Pesanan Rasmi Kerajaan LO A5624 KOMPONEN/AKSESORI CPU Papan Kekunci Monitor Tetikus Speaker
Tempoh Jaminan 1 Tahun Nama Pembekal Dan Alamat Computer System Sdn. Bhd No. 15, Plaza Low Yatt, Jalan Embi KUALA LUMPUR Tandatangan Ketua Jabatan: Nama: Norrizan bt. Shafie Jawatan: Pengetua Cop Tarikh 17 April 2007 PENEMPATAN Lokasi PKP(P) Tarikh 17 April 2007 Nama Pegawai Ahmad Hishamuddin Tandatangan PEMERIKSAAN Tarikh Status Aset Nama Pemeriksa Tandatangan PELUPUSAN/HAPUS KIRA Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan 31 KEW. PA-2 DAFTAR HARTA MODAL BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF BAHAGIAN B Bil. Tarikh Butiran Tempoh jaminan Kos (RM) Nama dan Tandatangan 1. 21.6.2007 Penggantian CPU 1 tahun 1,000 32 KEW. PA-3 (No. Siri Pendafataran KK/BKP10/I/07/1-5 ) DAFTAR INVENTORI Kementerian/Jabatan: Perbendahraan Bahagian: Kawalan dan Pemantauan
Kod Nasional Kategori Perabot Sub Kategori Almari Jenis Almari Buku Bercermin Kuantiti 5 Harga Perolehan Asal RM350.00 sebuah Unit Pengukuran buah Tarikh Diterima 17 Mei 2007 Tempoh Jaminan 1 Tahun No. Pesanan Rasmi Kerajaan dan Tarikh LO CT3456 Nama Pembekal dan Alamat Syarikat Sri Kenanga Sdn. Bhd. Lot 50, Jalan Tuanku Abdul Rahman Kuala Lumpur Tandatangan Ketua Jabatan: Nama: Nooorizan bt. Shafie Jawatan; Pengetua Tarikh: 22 Mei 2007 Cop PENEMPATAN Kuantiti 1 1 1 1 1 No. Siri Pendaftaran KK/BKP10/1//07/1 KK/BKP10/1//07/2 KK/BKP10/1//07/3 KK/BKP10/1//07/4 KK/BKP10/1//07/5 Lokasi SBKP TSBKP(A&p) TSBKP(S) Pkp(p) PPT(P) Tarikh 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 Nama Pegawai Noorrizan bt. Shafiie Tajol Azhar Nik Hassan Ahmad Hishamuddin Henry Chong Tandatangan H A H PEMERIKSAAN Tarikh 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007 Status Aset Sedang digunakan Sedang digunakan Sedang digunakan Sedang digunakan Rosak Nama Pemeriksa Hisham & Ahmad Hisham & Ahmad Hisham & Ahmad Hisham & Ahmad Hisham & Ahmad Tandatangan & &
&
&
&
PELUPUSAN/HAPUS KIRA Tarikh Rujukan Kaedah Pelupusan Kuantiti Lokasi Tandatangan 3.7.2007 KK/BDSWP 10/767/2(81) Buang 1 PPT(P) 33
(d) Daftar aset dikemaskini bila berlaku:
(i) Penambahan/ penggantian/ penaiktarafan
(ii) Pemeriksaan aset
(iii) Pelupusan
(iv) Hapus kira
URUSAN PENDAFTARAN 34 PELABELAN ASET
Semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM).
Aset tujuan samaran/ risikan ditanda di tempat yang tidak mudah dilihat.
35 PENETAPAN FORMAT KOD NO. SIRI ASET PELABELAN ASET Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran seperti panduan berikut:
Kod Kementerian (Singkatan Kementerian) Kod Jabatan (Singkatan Jabatan/Bahagian) dan Kod Fail (MAMPU) Kod Tambahan (Jika Perlu) Kod Pengkelasan Aset Tahun No. Siri KPM/BPPA12/J-JB-01-01/H/08/1234 36
Pergerakan Aset Pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori KEW. PA-6.
Penyimpanan Daftar KEW. PA-2 dan KEW. PA-3 disimpan dalam fail kulit keras dalam kabinet berkunci. Buku KEW. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan simpan di lokasi. URUSAN PENDAFTARAN 37 SENARAI ASET DI LOKASI
Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW. PA-7 dalam 2 salinan.
1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala 1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab.
Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.
38 KEW. PA-7 SENARAI ASET ALIH KERAJAAN BAHAGIAN : KAWALAN DAN PEMANTAUAN LOKASI :BILIK MESYUARAT UTAMA
BIL KETERANGAN ASET KUANTITI 1. Kerusi Mesyuarat (Pengerusi) 1 2. Kerusi Mesyuarat 60 3. White Board 1 4. Skrin Putih 1 (a) Disediakan oleh:
Tandatangan: Nama: Ahmad Hishamuddin. Jawatan: PKP(P) Tarikh: 15 Mac 2007 (b) Disahkan oleh:
Tandatangan Nama : Henry Chong Jawatan:PPT(P) Tarikh :15 Mac 2007
39 URUSAN PENDAFTARAN
(c) Salinan KEW. PA-4 dan KEW. PA-5 dikemukakan secara tahunan seperti berikut:
(i) Pendaftaran di peringkat PTJ
Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat
(ii) Pendaftaran Peringkat Jabatan
Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.
40 URUSAN PENDAFTARAN
(iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian
Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya.
41 CARA MENGEMUKAKAN SENARAI DAFTAR HARTA MODAL (KEW. PA-4) DAN SENARAI DAFTAR INVENTORI (KEW. PA-5) KEMENTERIAN Bahagian-bahagian IBU PEJABAT PTJ Jabatan Jabatan Jabatan PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ Jabatan PTJ PTJ PERBENDAHARAAN KEW. PA-8 KEW. PA-4 DAN KEW. PA-5 42 KEW.PA-4 SENARAI DAFTAR HARTA MODAL TAHUN 2007 BIL NOMBOR SIRI PENDAFTARAN
NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN HARGA PEROLEHAN ASAL (RM) 1. KK/BKP10/H/07/1 Komputer Riba Dell/L1506 13 April 2007 RM8,500 2. KK/BKP10/H/07/2 Kamera Digital Sony Model DSC-W1 17 April 2007 RM2,500 3. KK/BKP10/H/07/3 Kamera Digital Sony Model DSC-W1 17 April 2007 RM2,500 4. KK/BKP10/H/07/4 Kamera Digital Sony Model DSC-W1 17 April 2007 RM2,500 5. KK/BKP10/H/07/5 Komputer Riba Dell/L1506 24 Mei 2007 RM8,500 JUMLAH RM24,500 43 KEW.PA-4 SENARAI DAFTAR HARTA MODAL SEBELUM TAHUN 2007 BIL NOMBOR SIRI PENDAFTARAN
NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN HARGA PEROLEHAN ASAL (RM) 1. KK/BKP 2004-KD/3 Kamera Digital Sony Model DSC-W1 21/12/2004 RM2,500 2. KK/BKP 2004-KD/4
Kamera Digital Sony Model DSC-W1 21/12/2004 RM2,500 3. KK/BKP 2004-FAX/1 Mesin Fax Canon L250 17 /4/ 2005 RM2,500 4. KK/BKP 2005-MT/1 Mesin Taip Elektronik 15 /4/2006 RM1,900 5. KK/BKP 2006-TV/1 Televisyen Sony 21 Model F229 15 /4/ 2006 RM1,350 JUMLAH RM10,750 44 KEW.PA-5 SENARAI DAFTAR INVENTORI TAHUN 2007 BIL NOMBOR SIRI PENDAFTARAN
NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN HARGA PEROLEHAN ASAL (RM) 1. KK/BKP10/I/07/1-5 Almari Buku Bercermin 2 Mei 2007 RM1,750 2. KK/BKP10/1/07/6-10 Meja Pegawai 2 Mei 2007 RM1,200 3. KK/BKP10/1/07/11-15 Kerusi Pegawai 2 Mei 2007 RM750 JUMLAH RM3,700 45 KEW.PA-5 SENARAI DAFTAR INVENTORI SEBELUM TAHUN 2007 BIL NOMBOR SIRI PENDAFTARAN
NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN HARGA PEROLEHAN ASAL (RM) 1. KK/BKP 2004-AB/1-3 Almari Buku Bercermin 02 Mei 2004 RM1,750 2. KK/BKP 2005/MP/1-5 Meja Pegawai 15 April 2005 RM1,200 3. KK/BKP 2006/KP/1-5 Kerusi Pegawai 15 Jun 2006 RM750 JUMLAH RM3,700 46 LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
KEW. PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
47
BAB C : PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 49 OBJEKTIF PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
Aset Kerajaan hendaklah dikendali dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan:
(c) Dikendali oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan.
(d) Perlu direkodkan.
(e) Melapor kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan KEW. PA-9.
Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana lebih awal.
PENGGUNAAN 51
Peraturan mengenai Penggunaan, Pengurusan dan Penyelenggaraan Kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.
(PP Bil.2 Tahun 1980 dan PP Bil. 7 Tahun 1985)
PENGGUNAAN 52
Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.
Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.
Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima.
Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.
PENYIMPANAN 53
Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas:
(a) Fizikal (b) Rekod (c) Penempatan
Tujuan pemeriksaan adalah untuk:
(a) Mengetahui keadaan dan prestasi aset;
(b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/ rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini;
(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar. PEMERIKSAAN 54
Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya 2 orang Pegawai Pemeriksa.
Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang- kurangnya sekali setahun.
Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) kepada Ketua Jabatan.
Kementerian/Jabatan:Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar Bahagian: Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor Bil No. Siri Pendaftaran Jenis Harta Modal Lokasi Daftar Kew. PA-2 Keadaaan Harta Modal Catatan Mengikut Rekod Sebenar Lengkap
Kemaskini Ya Tidak Ya Tidak 1. NRE/JAS/JH25/ 07/1 Komputer Riba Dell N520 Sharifah Azlina Sharifah Azlina Sedang digunakan 2. NRE/JAS/JH25/ 072 Set PC HP Pavillion DC 345 Hashim Ahmad Hashim Ahmad
Sedang digunakan Tandatangan : Tandatangan: Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat Jawatan: Penolong Pengarah (PSM) Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007 Kew. PA-11 LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI
Tandatangan: Tandatangan: Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan) Jawatan: Penolong Pengarah (JAS) Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007 Bil Jenis Inventori Daftar Lokasi Kuantiti Keadaan Inventori Catatan Lengkap Kemaskini Mengikut Rekod Sebenar Mengikut Rekod Sebenar Ya Tidak Ya Tidak 1. Kerusi Mesyuarat
Bilik Mesyuarat Utama Bilik Mesyuarat Utama 40 38 Digunaka n 2 di Bilik Bincang Kementerian/Jabatan: Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar Bahagian : Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor KEW. PA-10 LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL
Kementerian/Jabatan: Kementerian Kewangan Malaysia Bahagian: Jabatan Kastam Diraja Malayia Bil No. Siri Pendaftaran Jenis Harta Modal Lokasi Daftar Kew. PA-2 Keadaaan Harta Modal Catatan Mengikut Rekod Sebenar Lengkap
Kemaskini Ya Tidak Ya Tidak 1. KK/KDRM 115/H/07/1 Komputer Riba Dell N520 Sharifah Azlina Sharifa h Azlina Sedang digunakan 2. KK/KDRM115/0 7/2 Set PC HP Pavillion DC 345 Hashim Ahmad Hashim Ahmad
Sedang digunakan Tandatangan : Tandatangan: Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat Jawatan: Penolong Pengarah (PSM) Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007 58 KEW. PA-11 LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI
Tandatangan: Tandatangan: Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan) Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan) Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007 Bil Jenis Inventori Daftar Lokasi Kuantiti Keadaan Inventori Catatan Lengkap Kemaskini Mengikut Rekod Sebenar Mengikut Rekod Sebenar Ya Tidak Ya Tidak 1. Kerusi Mesyuarat
Bilik Mesyuara t Utama Bilik Mesyuara t Utama 40 38 Digunak an 2 di Bilik Bincan g Kementerian/Jabatan: Kementerian Kewangan Malaysia Bahagian : Jabatan Kastam Diraja Malaysia 59
Ketua Jabatan kemuka KEW. PA-10 dan KEW. PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.
Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan KEW. PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.
PEMERIKSAAN 60 KEW. PA-12 SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI TAHUN 2007
KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di Kementerian Kewangan Malaysia telah diperiksa seperti berikut:
Bil Jab/Bhgn/PTJ Tarikh 1 Perbendaharaan 27.9.2007-29.11.2007 2. KDRM 12.2.2007-8.1.2008 3. JPPH 29.1.2008 4. PM Sarawak 31.12.2007 Tandatangan : . Nama Pegawai Pengawal : Tan Sri Dr Wan Abdul Aziz bin Wan Abdullah Tarikh : 13 Mac 2008 Cop Kem/Jab 61
BAB D : PENYELENGGARAAN
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 62 OBJEKTIF PENYELENGGARAAN
Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan. Memelihara dan memanjangkan jangkahayat Meningkatkan keupayaan Mengurangkan kerosakan Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan Menjamin keselamatan pengguna Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif Memelihara imej Kerajaan 63
Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan.
Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.
JENIS PENYELENGGARAAN 64
MANUAL PENYELENGGARAAN
Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tindakan penyelenggaraan.
PENYELENGGARAAN 65 PANDUAN PENYELENGGARAAN
Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian/ Jabatan:
(a) Menyedia Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW. PA-13). (b) Merancang penyelenggaraan (c) Melaksana program penyelenggaraan (d) Merekod penyelenggaraan dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW. PA-14) (e) Menilai program penyelenggaraan (f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta.
66 KEW. PA-13 SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YANG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN (Diisi oleh Pegawai Aset) KEMENTERIAN : KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR Jabatan/Bahagian :JABATAN ALAM SEKITAR NEGERI JOHOR
Bil No. Siri Pendaftaran Jenis/Jenama/ Model Lokasi Aset Catatan 1. NRE/JAS/JH25/H/07/6 Split Air Conditioner Philip Bilik Mesyuarat 1 6 bulan sekali 2. NRE/JAS/JH25/H/07/7 Split Air Conditioner Philip Bilik Mesyuarat 2 6 bulan sekali 3. NRE/JAS/JH25/H/07/8 Pacuan 4 Roda Perodua Kembara Pentadbiran 3 bulan sekali KEW. PA-14 DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL (Diisi oleh Pegawai Aset) Sub Kategori: Kereta No. Siri Pendaftaran :NRE/JAS/JH25/H/07/08 Jenis : Perodua Kembara Lokasi : Pentadbiran (a) Tarikh (b) (Butir-butir Kerja) (c) No. Kontrak/ Pesanan Kerajaan dan Tarikh (d) Nama Syarikat/Jabatan Yang Menyelenggara (e) Kos (f) Nama dan Tandatangan 16 Jun 2007 Pembaikan/Penyelenggara an hawa dingin dan compress air clucth booster. AA 982615 MS Cooling Sdn. Bhd. RM1,150.00 Masri bin Jamil
BAB E: PELUPUSAN Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 69 PELUPUSAN DEFINISI OBJEKTIF URUSETIA PELUPUSAN KUASA MELULUS KAEDAH PELUPUSAN A) PERAKUAN PELUPUSAN E) TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN B) LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA C) TINDAKAN SEMASA PELUPUSAN SKOP JUSTIFIKASI PROSES PELUPUSAN PINDA KAEDAH LANJUT TEMPOH 70
Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. DEFINISI PELUPUSAN 71 Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak diguna atau tidak diperlukan;
Menjimatkan ruang simpanan/ pejabat;
Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan
Membolehkan aset milik Kementerian/ Jabatan dipindahkan ke Kementerian/ Jabatan lain atas sebab-sebab tertentu
OBJEKTIF PELUPUSAN 72 JUSTIFIKASI PELUPUSAN Tidak Ekonomi Dibaiki Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan Usang/Obselete Disyor selepas pemeriksaan aset Rosak dan tidak boleh digunakan Tiada alat ganti Luput tempoh penggunaan Perubahan Teknologi Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum Melebihi keperluan Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan 73 KUASA MELULUS Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain. 74 KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset lebih RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya lebih RM1,000,000.00 bagi semua kaedah pelupusan
75 Kementerian
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya kurang RM1,000,000.00 bagi semua kaedah pelupusan
Kuasa Melulus: Ketua Setiausaha/ Timbalan KSU/ Setiausaha Bahagian (Pengurusan Aset) KUASA MELULUS KEMENTERIAN 76 77 KUASA MELULUS JABATAN Jabatan Peringkat Negeri:
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM10,000.00 atau jumlah keseluruhannya kurang RM100,000.00 bagi semua kaedah pelupusan
Kuasa Melulus: Pengarah Negeri/ Timbalan Pengarah Negeri (Jab. Persekutuan Peringkat Negeri) Tidak melebihi RM10,000 atau agregat RM100,000 Tidak melebihi RM25,000 atau agregat RM500,000 Tidak melebihi RM50,000 atau agregat RM500,000 Tidak melebihi RM200,000 atau agregat RM1 juta Melebihi RM200,000 atau agregat melebihi RM1 juta KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 285 NEGERI BAHAGIAN IBU PEJABAT KEMENTERIAN PERBENDAHARAAN KUASA MELULUS
UNIT PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN/ JABATAN Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut Kew. PA-15 Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Kew. PA-16
Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Kew.PA-17
Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur
Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus
URUSETIA PELUPUSAN Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk tindakan LEMBAGA PEMERIKSA Pelantikan Lembaga Pemeriksa
Dilantik oleh Pegawai Pengawal Kementerian/ Jabatan Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak lebih dua (2) tahun
Keanggotaan Lembaga Pemeriksa terdiri daripada:
i. Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset; ii. Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa aset; iii. Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf; dan iv. Pegawai dari Kementerian/ Jabatan lain boleh dilantik, jika perlu. 80 PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16 (a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal dan Elektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan komputer di Kembaran B.
(b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus dalam peralatan-peralatan tertentu.
(c) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai Teknologi Maklumat Kementerian/Jabatan.
(d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun.
(e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh 1 tahun. 82 TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA Sedia dan kemuka jadual pemeriksaan kepada Urusetia Pelupusan Jabatan Periksa aset dan rekod berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan Pastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan Sediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17) Syorkan kaedah pelupusan yang sesuai Tandatangani KEW.PA-17 dan kemuka kepada Urusetia Pelupusan 84 KEMENTERIAN/JABATAN: KEM. KESIHATAN/HOSPITAL KUALA LUMPUR (HKL) SEUNIT JUMLAH SEUNIT JUMLAH (RM) (RM) (RM) (RM) 1 Pentadbiran Kenderaan buah 1 15.9.1997 7 tahun 65,000 65,000 15,000 15,000 masih boleh sebutharga digunakan 2 Mesin X-Ray buah 1 11.6.1985 18 tahun 150,000 150,000 - - rosak sisa besi JUMLAH 215,000 215,000 15,000 15,000 KESELURUHAN Tarikh pelantikan Lembaga Pemeriksa Tandatangan ..(Pengerusi) Nama dan Jawatan Tarikh pemeriksaan:. Tandatangan (Ahli) Tempoh pemeriksaan Nama dan Jawatan Tandatangan (Ahli) LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA ASET ALIH KERAJAAN TEMPOH DIGUNAKAN /SIMPANAN KETERANGAN ASET SYOR KAEDAH PELUPUSAN DAN JUSTIFIKASI UNIT KUANTITI BIL JABATAN/BA HAGIAN KEW. PA-17 TEMPOH DIGUNAKAN HARGA PEMBELIAN ASAL NILAI SEMASA NYATAKAN KEADAAN ASET DENGAN JELAS 85
Dokumen sokongan: (i) Surat permohonan Kementerian/ Jabatan bagi pelupusan secara pindahan, (ii) Surat permohonan organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan bagi pelupusan secara hadiah (iii) Justifikasi tukar beli (trade in) dan tukar barang (barter trade). 86 sambungan TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN Tempoh Tindakan Pelupusan Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan.
Pelanjutan Tempoh Pelupusan (a) Permohonan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja.
(b) Jika tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan dalam tempoh pelanjutan, kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan. 87 KAEDAH PELUPUSAN Jualan Tender Tukar Beli (Trade In) Jualan Sebutharga Tukar Ganti (Cannibalize) Jualan Lelong Pindahan Jualan Sisa Hadiah Tukar Barang (Barter Trade) Musnah (tanam/ bakar/ buang/ tenggelam) Kaedah lain yang difikirkan sesuai 88 TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN Label Hak Kerajaan Malaysia dan nama Kementerian/ Jabatan pada aset dipadamkan JPJ diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai
93 PINDA KAEDAH PELUPUSAN Permohonan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh kelulusan.
Jika tempoh pelupusan tamat, kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan. 94
Kemas kini Daftar Harta Modal/Daftar Inventori Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 disediakan dan kemukakan kepada Kuasa Melulus bersama: - Resit jualan - Surat Akuan Terima - Sijil Penyaksian Pemusnahan
TINDAKAN SELEPAS PELUPUSAN SELESAI 95
UNIT PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN/ JABATAN Memohon pelanjutan tempoh pelupusan Memohon kelulusan pinda kaedah pelupusan Memperoleh Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19) bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus; dan
Kemuka Laporan Tahunan Pelupusan Aset (KEW.PA-20) ke Perbendaharaan URUSETIA PELUPUSAN LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH
KEW. PA-20 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
99 LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN TAHUN : 2007 KEMENTERIAN/JABATAN: SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR KEW.PA-20 BIL KEMENTERIAN/ JABATAN JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL (RM) HASIL PELUPUSA N (RM) JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL SECARA (RM)
1.
JABATAN ALAM SEKITAR
2,000,000
100,000 JUALAN PINDAHAN MUSNAH KAEDAH LAIN
1,500,000
400,000
RM100,000 2. JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN 5,000,000 200,000 4,000,000 900,000 100,000 Tandatangan Pegawai Pengawal Cop Jabatan: Nama: Jawatan: KETUA SETIAUSAHA Tarikh:10 Mac 2008 BAB F: KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 101 HAPUSKIRA DEFINISI OBJEKTIF URUSETIA KEHILANGAN & HAPUSKIRA KUASA MELULUS PROSES HAPUSKIRA A) MELAPORKAN KEHILANGAN D) LAPORAN AKHIR E) TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN B) LAPORAN AWAL C) JAWATANKUASA PENYIASAT SKOP 102 DEFINISI Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang. KEHILANGAN HAPUSKIRA Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam,kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam. 103 Ketua Jabatan termasuk Ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah PEGAWAI PENGAWAL KETUA JABATAN Pegawai Pengawal ialah Ketua Setiausaha Kementerian 104 sambungan KUASA MELULUS Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain. 105 KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset lebih RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya lebih RM1,000,000.00 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam
106 Kementerian
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya kurang RM1,000,000.00 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam
Kuasa Melulus: Ketua Setiausaha (KSU) KUASA MELULUS KEMENTERIAN 107 108 KUASA MELULUS JABATAN Jabatan Peringkat Negeri:
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM10,000.00 atau jumlah keseluruhannya kurang RM100,000.00 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam
Kuasa Melulus: Pengarah Negeri (Jab. Persekutuan Peringkat Negeri) Tidak melebihi RM10,000 atau agregat RM100,000 Tidak melebihi RM25,000 atau agregat RM500,000 Tidak melebihi RM50,000 atau agregat RM500,000 Tidak melebihi RM200,000 atau agregat RM1 juta Melebihi RM200,000 atau agregat melebihi RM1 juta KUASA MELULUS HAPUSKIRA ASET ALIH KERAJAAN Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 285 NEGERI BAHAGIAN IBU PEJABAT KEMENTERIAN PERBENDAHARAAN KUASA MELULUS KUASA MELULUS HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual B di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 285 Sila ambil perhatian! ***tukar ATAU kepada DAN KUASA MELULUS
Kehilangan sebuah notebook bernilai RM 5950 kerana kecuaian meninggalkan notebook di bilik mesyuarat hotel kerana mengandaikan pihak hotel akan menjaga keselamatan bilik tersebut
Kehilangan 474 unit peralatan pejabat yang hendak dilupuskan bernilai RM902,679.80 kerana telah dicuri
Kehilangan tiga unit tengkorak (peralatan makmal) dan disedari semasa pemeriksaan aset dilakukan
Kehilangan sebuah notebook HP dan sebuah LCD Projektor bernilai RM16,200 kerana rumah dipecah masuk
CONTOH KES HAPUS KIRA
Kehilangan sebuah notebook Mimos Tetra bernilai RM6840 kerana kecuaian meninggalkan aset di dalam boot kereta
Kehilangan sebuah notebook Compaq NX9000 kerana kecuaian meninggalkan aset di atas meja untuk keluar rehat tengah hari
Kehilangan sebuah notebook Dell Latitude C640 bernilai RM5,800.00 di Bilik Guru sesi akibat diletak di atas meja di bilik guru kerana pergi mengajar.
Kehilangan notebook Dell bernilai RM5,100.00 di tempat letak kereta sekolah kerana kecuaian meninggalkan notebook tersebut di dalam kereta tanpa mengunci dan mematikan enjin.
Kehilangan sebuah notebook Acer Travelmate bernilai RM3988.00 kecuaian meninggalkan aset di atas kerusi di ruang makan hotel. Beg Laptop telah ditukar dengan beg yang kosong
sambungan URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA Unit Pengurusan Aset di Kementerian/ Jabatan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira. T U G A S
(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori KEW. PA-3.
(b) Mendapatkan Laporan Awal (KEW.PA-28) daripada Ketua Jabatan.
(c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal.
(d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat menggunakan contoh format KEW.PA-29.
113 T U G A S
(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.
(f) Mendapatkan Laporan Akhir (KEW.PA-30) daripada Jawatankuasa Penyiasat.
(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syor daripada Pegawai Pengawal.
(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur.
(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum diperolehi.
sambungan 114 PROSES HAPUS KIRA 1. MELAPORKAN KEHILANGAN (a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.
(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui. 115 2. LAPORAN AWAL (KEW.PA-28)
(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/Ibu Pejabat.
(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada:
(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan (ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan
(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara. 116
(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.
(b) Keanggotaan:
i. Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama; ii. Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat; iii. Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.
(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat. 3. JAWATANKUASA PENYIASAT 117 KEW. PA-29 No. Rujukan Fail: SULIT.KE.HG.(80)347/02(4) Tarikh:01 Jun 2007 Kepada: Encik Muhamad Azmi bin Bakar Penolong Pengarah Kanan Kastam Cawangan Penilaian dan Pasca Import Ibu Pejabat (Nama dan Jawatan Pegawai Yang Dilantik) PERLANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEHILANGAN SATU (1) UNIT KOMPUTER RIBA Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik tuan sebagai Pengerusi Jawatankuasa Penyiasat untuk menyiasat kehilangan satu (1) unit Komputer Riba di Bahagian Perancangan Korporat, Ibu Pejabat Kastam Di Raja mulai dari tarikh surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal SULIT.KE.JHG.(80)347/02(3)) 2. Tuan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai Panduan. 3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (Kew. PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan ini mestilah dikembalikan sebelum 30 Jun 2007.
Tandatangan :. Nama Pegawai Pengawal :Dato Dr. Wan Abd. Aziz bin Abdullah Kementerian/Jabatan :Perbendaharaan Malaysia 4. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENYIASAT
a) Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan b) Memeriksa sendiri tempat kejadian. c) Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan d) Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang. e) Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi f) Mengenalpasti kelemahan yang wujud. g) Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan. h) Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir. 119
(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.
(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.
(c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan. 5. LAPORAN AKHIR (KEW.PA-30) 120
(d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.
(e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:
(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau
(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan
(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan. sambungan 121
(f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula.
(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau
(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.
(g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan. sambungan 122 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN Nyatakan: 1. Keterangan Aset Yang Hilang (a) Jenis Aset : Note Book (b) Jenama dan Model: Dell Latitude C640 (c) Kuantiti: 1 (d) Tarikh Perolehan: 18.11.2002 (e) Anggaran Nilai Semasa: RM5,800
2. Perihal Kehilangan (a) Tarikh diketahui 18.6.2007 (b) Tarikh Sebenar berlaku 18.6.2007 (1.40 tgh.) hingga 15.5.2007 (7.30 pagi) (c) Tempat Kejadian Bilik Guru SMK Tok Janggut Lumut
(d) Bagaimana kehilangan diketahui Apabila hendak mengambilnya untuk dibawa balik ke rumah di dapati aset tiada.
(e) Bagaimana kehilangan berlaku Dicuri semasa ketiadaan guru-guru di Bilik Guru.
KEW. PA-30 3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan. Belum diterima.
4. Nama pegawai yang: (i) Secara langsung menjaga aset tersebut. Encik Asri bin Ali (ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia Puan Azura bt. Jamal (iii) Bertanggungjawab atas kehilangan itu. Encik Asri bin Ali
(b) Mengenai setiap pegawai di atas nyatakan: (i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan PPP Lepasan Diploma DGA 29 (ii) Tugasnya serta senarai tugas (iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak) Tetap dan berpencen (iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tertentu. Tiada sambungan (v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan 27.10.2020
(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya) Tiada
(vii) Maklumat lain, jika ada.
5. Nyatakan adakah Tatacara Pegurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut. Aset tidak disimpan di tempat yang berkunci dan kawalan maksima tidak diberikan kepada aset berkenaan seperti mana yang dikehendaki oleh TPA Bab C.
6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini. Semua guru diingatkan supaya menjaga aset yang dibekalkan pada tahap maksimum dan menyimpan ditempat yang berkunci dan tidak terdedah pada pandangan umum.
sambungan 7. Rumusan Siasatan Pegawai tidak mengambil langkah keselamatan yang sepenuhnya ke atas note book berkenaan sehingga berlakunya kehilangan. Beliau sepatutnya memastikan keselamatan note book tersebut sepenuhnya sebelum meninggalkannya. Beliau sepatutnya memberi perhatian ke atas note book yang di bawa dan tidak meninggalkan begitu sahaja dan perlu sentiasa melihat aset berkenaan ada ditempat simpanan.Pegawai telah cuai dalam menjaga aset Kerajaan.
8. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi. Surcaj patut dikenakan di atas kecuaian Encik Asri bin Ali untuk memastikan note book disimpan di tempat yang selamat.
Tandatangan : Pengerusi Tandatangan : Ahli Nama : Nama : Jawatan : Jawatan : Tarikh : Tarikh : sambungan 9. Syor dan Ulasan
Syor Note Book di hapus kira dan tindakan surcaj di ambil ke atas Encik Asri bin Ali.
Ulasan Tindakan surcaj dikenakan kepada Encik Asri bin Ali di atas kecuaiannya memastikan tempat penyimpanan yang selamat untuk note book tersebut.
Tandatangan :
Nama :
Jawatan : Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran
Tarikh :
Cop Kemeterian : sambungan KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI HARTA MUDAH ALIH (ELEKTRONIK) YANG HILANG melalui SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN BERTARIKH 5 FEBRUARI 2009 Bagi menambah baik sistem penyampaian, Perbendaharaan bersetuju supaya kehilangan peralatan, elektronik, telekomunikasi dan ICT yang nilai semasa tidak melebihi melebihi RM5,000.00 diberi pengecualian daripada tindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik mengikut nilai semasa
Kaedah ini berkuatkuasa kepada permohonan yang dikemukakan pada atau selepas 5 Februari 2009 sambungan S.A.P 5 FEBRUARI 2009 SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009 i. Bayaran balik terhad untuk:
walkie-talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, personel digital assistant (PDA), pemain CD/DVD dan smartphone iii. Nilai semasa Adalah nilai semasa berlaku kehilangan aset Berdasarkan anggaran susut nilai yang dibuat oleh pegawai yang mahir dalam nilaian aset Diperakukan oleh JKPAK peringkat Kementerian atau Jabatan ii. Kuasa melulus: (a) Ketua Setiausaha Kementerian atau (b) Ketua Pengarah Jabatan sambungan iv. Pegawai bertanggungjawab ke atas kehilangan perlu melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009
v. Ketua Jabatan perlu menyediakan Laporan Awal KEW.PA-28 sebagaimana keperluan PP5/2007
vi. Laporan Polis dan Laporan Awal perlu dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan untuk pertimbangan dan kelulusan bayaran balik dan hapus kira.
Sebelum meluluskan sebarang bayaran balik dan hapus kira, pegawai yang diberi kuasa hendaklah berpuas hati dengan Laporan Awal yang disediakan oleh Ketua Jabatan sambungan vii. Bayaran balik yang diterima hendaklah dikreditkan dalam kod hasil 76106 (Denda Pegawai Awam) SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009 viii. Bayaran balik hendaklah direkodkan dalam Buku Perkhidmatan pegawai berkenaan ix. Tindakan hapus kira hendaklah direkodkan dalam Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-3) Daftar Inventori x. Setelah tindakan bayaran balik dan hapus kira telah selesai, satu laporan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan sambungan PENAMBAHBAIKAN KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI HARTA MUDAH ALIH (ELEKTRONIK) YANG HILANG melalui SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN BERTARIKH 31 Julai 2009 i. Semua kes kehilangan peralatan elektronik, telekomunikasi dan ICT yang nilai semasa tidak melebihi RM5,000 belum diputuskan oleh PBT termasuk kes-kes sebelum SAP bertarikh 5 Februari 2009 dikeluarkan adalah dibenarkan mengguna pakai kaedah bayaran balik PENAMBAHBAIKAN S.A.P 31 JULAI 2009
ii. Tindakan bayaran balik akan dikenakan terhadap seorang pegawai atau beberapa orang pegawai yang bertanggungjawab atas kehilangan itu sekiranya terdapat unsur-unsur kecurian, penipuan atau kecuaian; dan
sambungan iii. Skop pemakaian kaedah bayaran balik diperluaskan meliputi semua aset alih lain dengan nilai semasa tidak melebihi RM5,000.00 kecuali aset-aset yang melibatkan peralatan keselamatan seperti senjata api atau aset yang sukar diperoleh, peralatan/komponen strategik atau aset yang digunakan bagi maksud kepentingan negara. Kehilangan aset-aset tersebut perlu disiasat dengan teliti dan kecuaian berkaitan dengannya boleh dikenakan kedua-dua tindakan surcaj dan tatatertib.
sambungan PENAMBAHBAIKAN S.A.P 31 JULAI 2009 A Laporan polis Laporan Awal Bayar Balik? Lantik J/k Penyiasat Laporan Akhir Syor & Ulasan Surcaj @ Tatatertib? Lembaga Tatatertib Kemaskini Rekod ada tiada Tidak Ya Tentukan Nilai Semasa Perakuan JKPAK Kemuka Pada KSU/KP untuk kelulusan B B Lulus ? B Tidak Surat Bayar Balik Rekod Buku Perkhidmatan Laporan ke Perbendaharaan Ya Carta Aliran Kerja
6. TINDAKAN KEMENTERIAN/ JABATAN SELEPAS KELULUSAN (c) Syor Surcaj/ Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/ Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan. (d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/ tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan. (b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset (KEW. PA-31) dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan. (a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori. 137 KEW. PA-31 SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN (Diisi oleh Pegawai Aset) Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil. KK/BKP 12/291/20 Jld. 3 (sk. 29).bertarikh 6 Julai 2007 Aset berikut telah di hapus kira dan Daftar Harta Modal/ Inventori berkenaan telah dikemaskini. Tandatangan Ketua Jabatan :
Nama : BADRUL HISHAM BIN AMIN Jawatan : Pengetua Tarikh : 23 Julai 2007 Kementerian/Jabatan : SMK Tawau Bil Jenis Aset No. Pendaftaran 1. Note Book Acer Travel Mate KKM/SMKT 12/H/07/01 138 LAPORAN TAHUNAN
KEW. PA-32 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac Tahun berikutnya.
139 LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN TAHUN 2007 KEMENTERIAN: PELAJARAN MALAYSIA KEW. PA-32 Bil Ruj.Kelulusan Perbendaha- raan Kem/ Jab Jenis Aset Punca Kehila- ngan Nilai Perolehan Asal (RM) Nilai Sema- sa (RM) Tindakan Surcaj Tindakan Tatatertib Amaun Surcaj (RM) Tarikh dikenakan Jenis Hukuman Tarikh Dikenakan 1. KK/BKP 10 /291/20Jld. 3(sk. 29) Tarikh: 6 Julai 2007 SMK Tawau Sabah Note Book Acer Travel Mate Dicuri 6,840 6,840 6,840 4 Sept 2007 Tiada Tiada JUMLAH 6,840 6,840 6,840 Tandatangan Pegawai Pengawal: Nama : Tan Sri Dr. Zulkurnain Hj Awang Jawatan: Ketua Setiausaha KPM Tarikh: 10 Mac 2008 140 Terima Aset Tentukan Kumpulan Aset Daftar Aset Kemaskini KEW.PA-4 atau KEW.PA-5 Cetak KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 Cetak Label Aset Kemaskini KEW.PA-7 Tempatkan Aset Simpan Daftar Aset Terima Aset bersama punca maklumat Tentukan klasifikasi aset (kategori dan jenis aset) Daftar Aset mengikut kumpulan Harta Modal (KEW.PA-2)/ Inventori (KEW.PA-3) Kemaskini senarai daftar aset (Mengikut tahun semasa) Cetak dan kemaskini KEW.PA-7 (Senarai aset mengikut lokasi) Simpan kad untuk tujuan kemaskini Pengesahan Pegawai
Rekod Pergerakan Rekod Penempatan Rekod Pemeriksaan Rekod Penyelenggaraan Proses Kehilangan Proses Pelupusan K a w a l a n
d a n
P e m a n t a u a n
Database RUMUSAN 141 03-8884 9400/ 6834/ 9214/ 6836/6838/6873 03-8884 6894 / 6800 Unit Pengurusan Aset Alih, Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia Aras 5, Blok E2, Kompleks E Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62604 Putrajaya
BAB A-D: mas.zainul@moe.gov.my BAB E: hylmee.zain@moe.gov.my BAB F: shazana.noorzakri@moe.gov.my rizuani.arahman@moe.gov.my PERTANYAAN 142 SEKIAN, TERIMA KASIH http://www.moe.gov.my/bppa 143