Tajuk: PENGURUSAN ASET 1

OLEH: NADIAH BT MOHD ABDAH

ISI KANDUNGAN
PENDAHULUAN BAB A PENERIMAAN BAB B PENDAFTARAN BAB C PENGURUSAN/PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN BAB D PENYELENGGARAAN BAB E PELUPUSAN BAB F KEHILANGAN & HAPUS KIRA
2

PENDAHULUAN
DEFINISI ASET & ASET ALIH KUMPULAN ASET ALIH KATEGORI HARTA MODAL KATEGORI INVENTORI
3

DEFINISI

ASET

ASET ALIH

ASET
Harta benda kepunyaan atau milikan atau dibawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.
5

ASET ALIH
Aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan. Harta yang mempunyai nilai dan boleh dijual atau berpindah milik.
6

KUMPULAN ASET ALIH

Aset Alih 1) Harta Modal 2) Inventori

HARTA MODAL
Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM 1,000 dan ke atas setiap satu. Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna.
8

INVENTORI
Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual. Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

MODAL

Jentera berat

Kenderaan

Makmal

Pejabat

Kelengkapan ICT

Peralatan

Sukan

Bengkel
10

KATEGORI INVENTORI
a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual. b) Tanpa mengira perolehan asal. nilai

Kelengkapan ICT

Peralatan

Perabot

Pinggan Mangkuk

Pejabat

Sukan

Langsir

Hamparan 11

BAB A (PENERIMAAN)
(PEGAWAI PENERIMA) / (PEGAWAI BERTAULIAH) OBJEKTIF PERATURAN PENERIMAAN
12

PEGAWAI PENERIMA

Pegawai yang bertanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan terimaan aset.

13

PEGAWAI BERTAULIAH

Pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.

14

OBJEKTIF
a) Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan. b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar yang baik, sempurna dan selamat digunakan.

15

PENERIMAAN
1
Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah (pastikan aset yang diterima adalah betul. Aset diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta-merta sebelum disahkan penerimaannya.

Jika pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta, dokumen tersebut hendaklah dicatatkan Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji.
Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW. PA-1 jika terdapat kerosakan/peselisihan.
16

Sambungan
Borang KEW.PA-1 yang disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantar/syarikat pembekal. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam pembelian. Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan (jika ada).

17

BAB B (PENDAFTARAN)
OBJEKTIF PROSES KERJA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN
18

OBJEKTIF
a) Mewujudkan rekod maklumat aset. b) Memudahkan pengesanan dan pemantauan. c) Membolehkan keadaan aset mudah diketahui. d) Memudahkan proses penyelenggaraan dan penggantian aset.
Tempoh pendaftaran: 2 MINGGU daripada aset diterima
19

PROSES KERJA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN

Langkah
1

Proses Kerja
Terima aset oleh Kementerian/Jabatan/PTJ

bersama-sama dengan punca

maklumat: a) i. ii. iii. iv. v. vi. vii. Aset yang dibeli: Pesanan Rasmi Kerajaan Nota serahan Invois Dokumen kontrak Kad jaminan Manual pengguna Dokumen lain yang berkaitan c) Aset diterima daripada sumber lain: i. Salinan daftar jika diterima secara pindahan ii. Surat kelulusan menerima hadiah iii. Salinan sijil lucut hak

d)
i. ii.

b) Aset sewa beli: i. Surat ikatan perjanjian ii. Dokumen lain yang berkaitan

Aset yang belum pernah berdaftar: Maklumat di fizikal aset Sumber lain yang berkaitan
20

Sambungan
Langkah Proses Kerja

Tentukan kumpulan aset mengikut: a) Harta Modal b) Inventori

Sediakan Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 oleh Pegawai Aset di Kementerian/Jabatan/PTJ. Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5. Cop pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat ke atas punca maklumat yang berkaitan bagi aset yang telah didaftarkan. Labelkan no siri pendaftaran berserta perkataan Hak Kerajaan Malaysia (HKM) pada aset. Tempatkan aset di lokasi yang telah ditentukan.

3 4 5 6 7

8
9

Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7)

Simpan daftar aset.
21

BAB C (PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN)

OBJEKTIF PENGGUNAAN PENYIMPANAN PEMERIKSAAN
22

OBJEKTIF
Semua aset kerajaan hendaklah digunakan dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan: a) Mengurangkan pembaziran b) Menjimatkan kos c) Mencapai jangka hayat d) Mencegah penyalahgunaan e) Mengelakkan kehilangan
23

PENGGUNAAN
1. Penggunaan aset kerajaan hendaklah mematuhi peraturan berikut: bagi tujuan rasmi Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/buku panduan penggunaaan Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan Melaporkan kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset KEW.PA-9
2. Aset yang dibawa keluar hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripadaa Ketua Jabatan dan dipulangkan semula sebaik selesai penggunaan atau mengikut tempoh kelulusan masa yang lebih awal.

3. Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.
24

PENYIMPANAN
1. Aset kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. 2. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya. 3. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan, maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksima.
25

PEMERIKSAAN
1. Pemeriksaan aset dilakukan ke atas: Fizikal Rekod Penempatan

2. Tujuan pemeriksaaan: - Mengetahui keadaan dan prestasinya - Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini - Memastikan setiap aset berada di lokasi yang sama seperti yang tercatat dalam daftar
3. Pemeriksaan perlu dilakukan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.
26

BAB D (PENYELENGGARAAN)
OBJEKTIF JENIS PENYELENGGARAAN PANDUAN PENYELENGGARAAN
27

OBJEKTIF
a)

b) c) d) e) f) g) h)

Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan. Memelihara dan memanjangkan jangka hayat. Meningkatkan keupayaan. Mengurangkan kerosakan. Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan. Menjamin keselamatan pengguna. Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif. Memelihara imej Kerajaan.
28

JENIS PENYELENGGARAAN
1) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)

tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan.

2) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance)

tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

29

N
1

Menyediakan senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan KEW.PA-13.

Merancang penyelenggaraan.

Melaksanakan program penyelenggaraan.

Merekodkan penyelenggaraan Menilai program penyelenggaraan Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta
30

BAB E (PELUPUSAN)
DEFINISI & OBJEKTIF JUSTIFIKASI PELUPUSAN KAEDAH PELUPUSAN
31

DEFINISI
Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

OBJEKTIF
a) Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan. b) Menjimatkan ruang simpanan/pejabat. c) Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik d) Membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan dipindahkan ke Kementerian/Jabatan yang lain atas sebab-sebab tertentu.
32

PELUPUSAN
Aset boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Tidak Ekonomi Dibaiki; Usang/obselete; Rosak dan tidak boleh digunakan; Luput tempoh penggunaan; Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum; Tiada alat ganti; Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan; Disyor selepas pemeriksaan aset; Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan; Perubahan teknologi; dan Melebihi keperluan.

33

KAEDAH PELUPUSAN
1. Jualan secara: 8. Musnah secara: (i) Tender (i) Ditanam (ii) Sebut harga (ii) Dibakar (iii) Lelong (iii) Dibuang 2. Jualan Sisa (iv) Ditenggelam 3. Tukar Barang (Barter (j) Kaedah lain Trade) pelupusan yang 4. Tukar Beli (Trade In) difikirkan sesuai. 5. Tukar Ganti (Cannibalize) 6. Pindahan 7. Hadiah
34

BAB F (KEHILANGAN & HAPUS KIRA)

DEFINISI OBJEKTIF PROSES HAPUS KIRA
35

DEFINISI
KEHILANGAN
Aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian,kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, kecuaian atau penipuan pegawai awam. Proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

HAPUS KIRA

PEGAWAI PENGAWAL

Ketua Setiausaha Kementerian atau Pengarah Jabatan

Ketua

KETUA JABATAN

Ketua sesuatu Cawangan, Daerah, Daerah Kecil, Pejabat atau Pejabat Wilayah.
36

OBJEKTIF
a) b) c) Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Kerajaan akibat kehilangan aset; Menyelaraskan rekod aset; Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan aset kerajaan; dan Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai.

d)

37

PROSES HAPUS KIRA

Langkah 1 2 Proses Kerja Pengawai melaporkan kehilangan dengan serta merta kepada Ketua Jabatan. Ketua Jabatan/pengawai yang berkenaan melaporkan segera kehilangan kepada POLIS dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

Ketua Jabatan sediakan Laporan Awal KEW.PA-28 dalam tempoh 2 hari bekerja dari tarikh kehilangan dan kemukakan kepada Pegawai Pengawal dan Perbendaharaan berserta salinan laporan polis.
Pegawai Pengawal melantik Jawantakuasa Penyiasat dengan menggunakan format KEW.PA-29. Jawatankuasa Penyiasat menjalankan siasatan. Jawatankuasa Penyiasat menyedia dan mengemukakan Laporan Akhir KEW.PA30 kepada urus setia dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan.
38

4 5 6

Langkah
7 8 8a 9 10

Proses Kerja
Urus setia menyemak Laporan Akhir. Jika Laporan Akhir lengkap, terus ke proses 9. Laporan yang tidak lengkap akan dikembalikan kepada Jawatankuasa Penyiasat. Kemukakan Laporan Akhir yang lengkap kepada Pegawai Pengawal untuk mendapatkan syor dan ulasan. Pegawai Pengawal meneliti Laporan Akhir.

11 11a
12

Setelah berpuas hati dengan hasil siasatan, terus ke proses 12. Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Uris Setia untuk siasatan semula.
Pegawai Pengawal hendaklah: -Memberi syor dan ulasan - Meluluskan hapus kira
39

Langkah

Proses Kerja

13

14
15 15a 16

Kemukakan ke Perbendaharaan jika: - Nilai perolehan asala melebihi RM 50,000 setiap satu/jumlah keseluruhan melebihi RM 500,000 - Jenis aset seperti telefon bimbit, walkie-talkie, kamera digital dsbg tanpa mengira nilai preolehan asalnya - Melibatkan soal kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam Perbendaharaan membuat pertimbangan dan keputusan.
Jika mendapat kelulusan daripada Perbendaharaan, terus ke proses 16. Jika Perbendaharaan memerlukan penjelasan lanjut, permohonan dikembalikan kepada Pegawai Pengawal. Perbendaharaan memaklumkan keputusan kepada Pegawai Pengawal.
40

Langkah

Proses Kerja

17

18

Kementerian/Jabatan laksanakan keputusan dengan tindakan berikut: - Catat kelulusan Hapus Kira dalam Daftar Harta Modal/Inventori - Sediakan Sijil Hapus Kira Aset Alih Kerajaan KEW.PA-31 - Syorkan surcaj/tatatertib (jika ada) Kementerian/Jabatan hendaklah: -Mengemukakan Sijil Hapus Kira kepada Perbendaharaan dalam tempoh 1 BULAN dari tarikh kelulusan - memaklumkan kedudukan tindakan surcaj/tatatertib (jika ada)

41

42