PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN JABATAN/AGENSI NEGERI KEDAH

KAWALAN UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN BERDASARKAN INDEKS AKAUNTABILITI

PENYATA KEWANGAN

PENGURUSAN BAJET

PENGURUSAN PINJAMAN PENGURUSAN PELABURAN PENGURUSAN ASET & STOR

KAWALAN UTAMA

TERIMAAN

PERBELANJAAN

PENGURUSAN AKAUN AMANAH, KUMPULAN WANG AMANAH & DEPOSIT

TAHAP PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN BERDASARKAN INDEKS AKAUNTABILITI

TAHAP

MARKAH KESELURUHAN 90 - 100% 70 - 89% 50 - 69%

PENARAFAN

SANGAT BAIK BAIK MEMUASKAN

TIDAK MEMUASKAN

49% ke bawah

TAHAP PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN BERDASARKAN INDEKS AKAUNTABILITI 2012

19 Jabatan/Agensi Negeri telah dilaksanakan pengauditan kewangan AI.

7 Jabatan/Agensi Negeri adalah pada tahap sangat baik. 10 Jabatan/Agensi Negeri adalah pada tahap baik.

2 Jabatan/Agensi Negeri pada tahap memuaskan.

TAHAP PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN BERDASARKAN INDEKS AKAUNTABILITI 2012

TAHAP PENCAPAIAN PENGURUSAN KEWANGAN BAGI JABATAN/AGENSI WAJIB TAHUN 2008 HINGGA 2012

TAHAP PEMATUHAN PENGURUSAN KEWANGAN MENGIKUT KAWALAN BAGI JABATAN NEGERI PADA TAHUN 2012

Nota: 2 Jabatan Negeri Tidak Berkaitan Bagi Elemen Amanah Dan Deposit

TAHAP PEMATUHAN PENGURUSAN KEWANGAN MENGIKUT KAWALAN BAGI PERBENDAHARAAN NEGERI DAN AGENSI NEGERI PADA TAHUN 2012

Nota: 1 Agensi Negeri Tidak Berkaitan Bagi Elemen Pelaburan 5 Agensi Negeri Tidak Berkaitan Bagi Elemen Pinjaman

KEDUDUKAN TAHAP PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN JABATAN NEGERI TAHUN 2012 BERBANDING PENGAUDITAN TAHUN SEBELUMNYA

KEDUDUKAN TAHAP PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN BADAN BERKANUN NEGERI DAN MAJLIS AGAMA ISLAM TAHUN 2012 BERBANDING PENGAUDITAN TAHUN SEBELUMNYA

10

KEDUDUKAN TAHAP PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN TAHUN 2012 BERBANDING PENGAUDITAN TAHUN SEBELUMNYA

11

TAHAP PENARAFAN BAGI TAHUN 2008 HINGGA 2012

Jabatan/Agensi Negeri Tahap Penarafan 2007 2008 2009 2010 2011 2012

Sangat Baik
Baik Memuaskan

4 3

2
8 4

4
23 9

4
12 1

3
12 2

7
10 2

Tidak Memuaskan
Jumlah

14

36

17

17

19

12

SISTEM PENARAFAN
eARAS Diluluskan di peringkat Ketua Kumpulan/Ketua Cawangan dan Jawatankuasa

13

Kawalan Umum
Bil 1. Perkara Disemak Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x. xi. Kriteria JKPAK ditubuhkan. Pengerusi dilantik. Pegawai Aset dilantik sebagai Setiausaha. Ahli (semua Ketua Bahagian/Unit termasuk Ketua UAD) dilantik. Bermesyuarat setiap 3 bulan. Agenda mesyuarat ditetapkan. Bincang perkara yang ditetapkan. Minit mesyuarat disediakan dalam tempoh 3 hari. Minit mesyuarat diluluskan oleh Pengerusi. Hasil mesyuarat dilaporkan kepada JPKA. Tindakan susulan diambil terhadap keputusan minit mesyuarat lepas.
14

Bil

Perkara Disemak

Kriteria

2.

Unit Pengurusan Aset

i. ii.

Unit Pengurusan Aset diwujudkan. Mengurus perlantikan Pegawai Pemeriksa , Lembaga Pemeriksa dan Jawatakuasa Penyiasat. iii. Menjadi urusetia kepada Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan. iv. Menguruskan pelupusan, kehilangan dan hapus kira aset. v. Menyelaras penyediaan Laporan (Laporan Harta Modal & Inventori, Laporan Pemeriksaan Harta Modal & Inventori, Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan dan Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib). vi. Mengemukakan laporan ke Jawatankuasa yang berkenaan.
i. ii. iii. Pegawai Aset dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal. Setiap Agensi mempunyai seorang Pegawai Aset. Pegawai Aset peringkat Ibu Pejabat diberi tanggungjawab sebagai setiausaha Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan. iv. Senarai Tugas dan Fail Meja Pegawai Aset mempunyai tugas dan tanggungjawabnya sebagai Pegawai Aset. 15

Pegawai Aset

Penerimaan
Bil 1. Perkara Disemak Pegawai Penerima i. Kriteria Setiap Agensi mempunyai seorang Pegawai Penerima. ii. Pegawai Penerima dilantik secara bertulis untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi. iii. Pegawai Penerima bertanggungjawab memastikan aset/bekalan pejabat diterima menepati spesifikasi, kualiti dan kuantiti sebenar. iv. Pegawai Penerima bertanggungjawab memastikan aset diterima beserta Surat Jaminan dan manual penggunaan dan penyelenggaraan (jika berkaitan). v. Senarai Tugas dan Fail Meja Pegawai Penerima mempunyai tugas dan tanggungjawabnya sebagai Pegawai Penerima.
16

Penerimaan
Bil 2. Perkara Disemak Peraturan Penerimaan i. Kriteria Pegawai Penerima menjalankan pemeriksaan dengan teliti terhadap semua penerimaan aset/bekalan pejabat. ii. Pegawai bertauliah sahaja (memiliki kepakaran dalam bidang tertentu) menjalankan pemeriksaan teknikal bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan. iii. Aset/bekalan pejabat hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum pengesahan penerimaannya. iv. Bagi pengesahan penerimaan yang tidak dapat dilakukan dengan serta merta perlu dicatat Diterima dengan syarat ianya disahkan secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji.
17

Penerimaan
Bil
2.

Perkara Disemak
Peraturan Penerimaan v.

Kriteria
Jika terdapat kerosakan atau perselisihan kuantiti, Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-1 disediakan. Borang KEW.PA-1 hendaklah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Agensi. Borang KEW.PA-1 hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran/syarikat pembekal. Aset hendaklah diterima beserta Surat Jaminan, dan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada. Pegawai Penerima atau pegawai diberi kuasa mempunyai salinan kontrak untuk dirujuk semasa menerima aset.

vi. vii.

viii.
ix.

18

Pendaftaran
Bil 1. Perkara Disemak Urusan Pendaftaran i. Kriteria Aset didaftarkan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh pengesahan penerimaan. ii. Dartar Harta Modal (KEW.PA-2), Daftar Inventori (KEW.PA-3) dan Buku Daftar Pergerakan Harta Modal (KEW.PA-6) diselenggarakan. iii. Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5) diselenggarakan. iv. Senarai Aset dilokasi (KEW.PA-7) diselenggarakan. v. Bagi pendaftaran melalui sistem komputer, format daftar yang sama diguna pakai, dicetak dan ditandatangani oleh Ketua Agensi sendiri.

19

Pendaftaran
Bil 1. Perkara Disemak Urusan Pendaftaran Kriteria vii. Semua daftar/kad diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. viii. Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 dikemukakan kepada pihak atasan setiap tahun. ix. Cop pengesahan pendaftaran dibuat ke atas punca maklumat (Invois atau Delivery Order) yang berkaitan. x. Daftar Aset dikemaskinikan apabila berlaku penambahan/penggantian/penaiktarafan, pemeriksaan, pelupusan atau hapus kira.

20

Pendaftaran
Bil
2.

Perkara Disemak
Penyimpanan Daftar i.

Kriteria
KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 disimpan dalam fail kulit keras. ii. Fail disimpan di dalam kabinet berkunci. iii. Buku KEW.PA-6 disimpan di dalam kabinet berkunci. iv. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan disimpan dilokasi dengan kemas dan teratur. v. KEW.PA-7 disediakan dalam 2 salinan, satu disimpan dengan teratur, kemas dan mengikut nombor siri oleh Pegawai Aset dan satu salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab. vi. KEW.PA-7 disimpan dengan teratur, kemas dan mudah dilihat dilokasi.

21

Pendaftaran
Bil 3. Perkara Disemak Pelabelan Aset i. Kriteria Semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat atau emboss bagi menunjukkan tanda Hak Agensi. ii. Tanda pengenalan ditempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan. iii. Semua aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran. iv. Nombor Siri Pendaftaran disediakan mengikut susunan seperti Kod Jabatan/bahagian dan Kumpulan Aset, Tahun Pembelian dan Nombor Siri. v. Kod/Jabatan/Bahagian adalah berdasarkan sistem failyang dikeluarkan oleh MAMPU.
22

Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset

Bil
1.

Perkara Disemak
Penggunaan i. ii.

Kriteria
Aset diguna bagi tujuan rasmi sahaja. Aset diguna mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/buku panduan pengguna dan mengikut tujuan asal pembeliannya. iii. Aset dikendalikan oleh Pegawai yang mahir dan berkelayakan. iv. Penggunaan aset direkodkan. v. Pengeluaran bekalan pejabat dan barangan stor adalah teratur (Baucar Pemesanan-Pengeluaran Barang-barang disediakan, setiap pengeluaran diakui terima dan stok fizikal adalah bersamaan dengan baki dalam Kad Petak). vi. Kerosakan aset dilaporkan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW.PA-9). vii. Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Agensi dan dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan. 23

Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset

Bil 2. Perkara Disemak Penyimpanan i. Kriteria Aset dan item stor disimpan di tempat yang selamat dan sesuai. ii. Aset dan item stor yang sangat menarik atau bernilai tinggi disimpan ditempat yang berasingan/mempunyai kawalan keselamatan yang lebih ketat. iii. Aset dan item stor sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. iv. Pegawai yang bertanggungjawab memahami tindakan surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan boleh diambil terhadapnya untuk apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset dan item stor.
24

Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset

Bil
3.

Perkara Disemak
Pemeriksaan i. Aset/Verifikasi Stok

Kriteria
Sekurang-kurangnya 2 Pegawai Pemeriksa/Lembaga Verifikasi Stok dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal. ii. Pemeriksaan aset (fizikal, rekod dan penempatan) dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun. iii. Verifikasi stok dilaksanakan mengikut tempoh yang ditetapkan. iv. Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) disediakan dengan lengkap dan dikemukakan kepada Ketua Agensi. v. Laporan Verifikasi Stok dikemukakan kepada Ketua Agensi. vi. Pegawai Pemeriksa mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersamaan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal & Inventori (KEW.PA-12) kepada Ketua Agensi.
25

Penggunaan Kenderaan Jabatan

Bil 1. Perkara Disemak Pegawai Pengangkutan i. ii. Kriteria Pegawai Pengangkutan dilantik. Pegawai Pengangkutan mempunyai sijil dalam bidang kejuruteraan motor sekiranya pejabat mempunyai lebih daripada 20 buah kenderaan khas jabatan. iii. Kenderaan digunakan dengan kelulusan Pegawai Pengangkutan. iv. Pegawai Pengangkutan hendaklah menyediakan fail sejarah bagi setiap kenderaan.

26

Penggunaan Kenderaan Jabatan

Bil 2. Perkara Disemak Kawalan Penggunaan Kenderaan i. ii. iii. iv. v. Kriteria Buku Log diselenggarakan untuk semua kenderaan (Kecuali kenderaan khas pegawai). Buku Log diselenggarakan dengan kemas kini dan lengkap. Pembelian minyak direkodkan di dalam Buku Log. Buku Log disemak oleh Pegawai Pengangkutan. Penggunaan minyak dikawal oleh Pegawai Pengangkutan melalui Cerakinan Bulanan Penggunaan Bahan Api yang disediakan. Penggunaan minyak adalah munasabah.

vi.

27

Penggunaan Kenderaan Jabatan

Bil 3. Perkara Disemak Kenderaan Khas Pegawai i. Kriteria Kelulusan bertulis diperolehi daripada Ketua Agensi ke atas jumlah penggunaan minyak bagi sebulan. ii. Kiraan penggunaan minyak adalah betul (jarak rumah ke pejabat X 4 trip X 25 hari 6) dan berasaskan 1 liter bagi setiap 6 km (jika berkenaan). iii. Pembelian minyak setahun tidak melebihi had yang ditetapkan/diluluskan. iv. Pegawai Kenderaan membuat kiraan bagi menentukan amaun minyak yang terlebih pakai setiap hujung tahun dan tuntut balik amaun daripada pegawai bertanggungjawab. v. Tuntutan perjalanan rasmi oleh pegawai (selain daripada perjalanan rumah ke pajabat) adalah berdasarkan kepada kadar yang betul (1 liter bagi setiap 6 km). 28

Penggunaan Kenderaan Jabatan

Bil 4. Perkara Disemak Kawalan Kad/Buku i. Inden Minyak/Smart Pay ii. Kriteria Buku Rekod Pergerakan Kad Inden/Smart Pay diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. Kad Inden Minyak/Smart Pay disimpan oleh Pegawai Kenderaan setiap masa (kecuali Kad Inden Kenderaan Khas Pegawai) melainkan ada keperluan mengisi minyak. Resit pembelian minyak disimpan dan dikumpul oleh pemegang kad. iii. Penyata pembelian atau penyata kad disemak kepada salinan resit dan disahkan oleh pemegang kad sebelum bayaran dilakukan. iv. Laporan Analisa Kenderaan dikaji untuk mengesan sebarang perbelanjaan luar biasa dan tidak seragam dengan bulan biasa.
29

Penggunaan Kenderaan Jabatan

Bil 5. Perkara Disemak Kawalan Kad Elektronik Bagi Pembayaran Tol i. Kriteria Daftar Penggunaan Kad Touch N Go diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. ii. Daftar disimpan dengan selamat. iii. Kad disimpan oleh Pegawai Kenderaan setiap masa (Kecuali Kad Kenderaan Khas Pegawai) melainkan ada keperluan menggunakannya. iv. Daftar Penggunaan Kad Kad Touch N Go diselenggarakan oleh pemandu dengan lengkap dan kemas kini. v. Daftar Penggunaan Kad diserah kepada Pegawai Kenderaan untuk ditandatangani selepas sahaja selesai menjalankan tugas.

30

Penyenggaraan Aset
Bil 1. Perkara Disemak Peraturan Penyenggaraan i. Kriteria Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan Penyenggaraan (KEW.PA-13) dengan lengkap dan kemas kini. Program penyenggaraan dirancang dan disediakan. Program penyenggaraan dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu aset memerlukan penyenggaraan segera. Setiap penyenggaraan direkodkan dengan betul dan lengkap dalam Daftar Penyenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14). Menyelia dan memantau penyenggaraan yang dilakukan pihak swasta bagi memastikan syaratsyarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi. Program penyenggaraan dinilai bagi memastikan matlamat program tercapai. 31

ii. iii.

iv.

v.

vi.

BAHAGIAN F

PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI

Penyenggaraan Aset
Bil 2. Perkara Disemak Penyenggaraan Kenderaan i. Kriteria Kenderaan disenggarakan mengikut tempoh yang ditetapkan. ii. Kos penyenggaraan dan pembaikan direkodkan dalam Fail Kenderaan dan Daftar Harta Modal. iii. Kenderaan disimpan dengan selamat dan di bawah perlindungan atau di depot kenderaan. iv. Kenderaan sentiasa dalam keadaan bersih dan boleh digunakan.

32

BAHAGIAN F

PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI

Pelupusan
Bil 1. Perkara Disemak Lembaga Pemeriksa i. Kriteria Pegawai Pengawal melantik Lembaga Pemeriksa berdasarkan jawatan dengan menggunakan borang KEW.PA-15. Pelantikan tidak melebihi 2 tahun. Keanggotaan Lembaga Pemeriksa adalah sebagaimana ditetapkan. Lembaga Pemeriksa menyedia jadual pemeriksaan kepada Urusetia Pelupusan (Unit Pegurusan Aset). Pemeriksaan dilakukan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan. Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA17). Mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai. Menandatangani KEW.PA-17 dan kemukakan kepada Urusetia Pelupusan. 33

ii. iii. iv. v.

vi.
vii. viii.

Bil
2.

Perkara Disemak
Sebelum Pelupusan i.

Kriteria
Pelupusan aset mekanikal, teknikal, elektrikal dan elektronikal perlu ada Perakuan Pelupusan (KEW.PA16) yang disediakan oleh JKR atau Jabatan yang mempunyai workshop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus dalam peralatan tertentu. Pelupusan perkakasan komputer perlu mempunyai Perakuan Pelupusan yang disediakan oleh Pegawai Sistem Maklumat. Perakuan Pelupusan disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya 3 tahun dan tidak terlibat dengan pengurusan aset berkenaan. Nilai aset di Perakuan Pelupusan sah digunakan untuk tempoh 1 tahun sahaja. Sekiranya melebihi 1 tahun, perlu mendapat pengesahan nilai semasa yang baru. Urusetia Pelupusan Aset semak dan pastikan dokumen sokongan daripada Laporan Lembaga Pemeriksa lengkap. Urusetia Pelupusan memohon kelulusan daripada Kuasa Melulus. Urusetia memohon kelulusan daripada Kuasa Melulus dengan kadar segera.
34

ii.

iii.

iv.

v.

vi. vii.

Bil 3.

Perkara Disemak Tatacara Pelupusan i.

Kriteria Kaedah pelupusan seperti jualan (sebutharga, lelong & tender), jualan sisa, tukar barang, tukar beli, tukar ganti, pindahan, hadiah dan musnah dibuat dengan teratur. Pelupusan dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan dari surat kelulusan. Pelanjutan tempoh pelupusan dikemukakan kepada Kuasa Melulus 2 minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Kelulusan terbatal sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan (perlu kelulusan baru). Permohonan pinda kaedah pelupusan dikemukakan kepada Kuasa Melulus sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-18) dan Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19) disediakan. KEW.PA-19 dikemukakan kepada Kuasa Melulus. Tindakan semasa melaksanakan pelupusan diambil sebagaimana ditetapkan.
35

ii. iii.

iv.

v.

vi.

vii. viii.

Kehilangan Dan Hapus Kira

Bil 1. Perkara Disemak Pengurusan Kehilangan i. Kriteria Pegawai melaporkan kehilangan kepada Ketua Agensi dengan serta merta. ii. Ketua Agensi atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku, melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui. iii. Ketua Agensi menyediakan Laporan Awal (KEW.PA28) dan kemukakannya beserta Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal dan Perbendaharaan dalam tempoh 2 hari bekerja. iv. Salinan Laporan Awal dikemukakan kepada Ketua Agensi, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.
36

Bil 2.

Perkara Disemak Pengurusan Hapus Kira i.

Kriteria Jawatankuasa Penyiasat dilantik secara bertulis (KEW.PA-29) oleh Pegawai Pengawal dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal. Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat adalah sebagaimana ditetapkan. Laporan Akhir (KEW.PA-30) disediakan oleh Jawatankuasa Penyiasat dalam tempoh 2 bulan dari tarikh perlantikan (walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi). Laporan Akhir dikemukakan dengan dokumen sokongan yang lengkap kepada Urusetia Kehilangan dan Hapus Kira (Unit Pengurusan Aset) yang akan mengemukakannya kepada Ketua Agensi. Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Ketua Agensi dikemukakan kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan. Kuasa melulus hapus kira adalah teratur. Tindakan selepas kelulusan adalah teratur.
37

ii. iii.

iv.

v.

vi. vii.

38

PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGAN BERHUBUNG DENGAN PENGURUSAN JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (JKPAK)

BIL. i. ii. iii. iv. v. vi.

KRITERIA SEMAKAN JKPAK ditubuhkan. Keanggotaan JKPAK dipatuhi. JKPAK bermesyuarat sekurang-kurangnya 3 bulan sekali. Agenda mesyuarat yang ditetapkan dibincangkan. Hasil mesyuarat JKPAK dilaporkan kepada JPKA. Tindakan susulan diambil terhadap keputusan mesyuarat yang lepas.

PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN x

39

TARIKH MESYUARAT DAN PERKARA PENTING YANG SEPATUTNYA DIBINCANGKAN DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN

MELALUI MINIT MESYUARAT/ TARIKH MESYUARAT PERKARA PENTING UNTUK DIBINCANGKAN BIL. 1/2011 20.2.2011 Kedudukan semasa aset alih Jabatan. Laporan hasil pemeriksaan aset alih. Laporan tindakan pelupusan. Laporan tindakan surcaj/tatatertib. Masalah berkaitan dengan pengurusan aset alih. Laporan suku tahun pengurusan stor. BIL. BIL. 3/2011 2/2011 01.6.2011 28.9.2011 10.1.2011 BIL. 4/2011

x x

x x

x x

x x

40

PEMATUHAN TERHADAP KRITERIA SEMAKAN BERHUBUNG DENGAN UNIT PENGURUSAN ASET

BIL. i. ii.

KRITERIA SEMAKAN Unit Pengurusan Aset diwujudkan. Struktur organisasi Pengurusan Aset Kerajaan di Bahagian/Seksyen/ Unit hendaklah mempunyai 2 fungsi berasingan iaitu Pengurusan Aset Alih/Hidup dan Pengurusan Stor. Unit Pengurusan Aset menyediakan Ringkasan Laporan Tahunan yang ditandatangani oleh Pegawai Pengawal/Pegawai Yang Diberi Kuasa. Kompilasi Ringkasan Laporan Tahunan (Perakuan Pengawal)perlu ditandatangan oleh Pegawai Pengawal. Pegawai

PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

iii.

iv. v.

TB

Perakuan Pegawai Pengawal beserta Ringkasan Laporan Tahunan dikemukakan ke Perbendaharaan mengikut tempoh yang ditetapkan.

41

PEMATUHAN TERHADAP KRITERIA SEMAKAN BERHUBUNG DENGAN PEGAWAI ASET DAN STOR

BIL. i. ii. iii.

KRITERIA SEMAKAN Aset diuruskan oleh pegawai yang dilantik. Setiap PTJ mempunyai Pegawai Aset. Pegawai Stor diberi tanggungjawab untuk menguruskan stor.

PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN TB

42

PEMATUHAN TERHADAP KRITERIA SEMAKAN BERHUBUNG DENGAN PERATURAN PENERIMAAN

PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN BIL. KRITERIA SEMAKAN ASET

HARTA MODAL
INVENTORI

BARANGBARANG STOR

KESELURUHAN

i.

Setiap PTJ mempunyai Pegawai Penerima (PP) yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset/barang-barang stor yang diterima. Penerimaan kenderaan baru adalah teratur. Pegawai Bertauliah menjalankan pemeriksaan teknikal aset/barang-barang stor. Bagi penerimaan barang-barang dari pembekal di Stor Pusat/Utama, Borang Terimaan BarangBarang (BTB) KEW.PS-1 disedia oleh Pegawai Penerima dan diperakukan oleh Pegawai Pengesah. Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-1) disediakan dan dikemukakan kepada syarikat pembekal dengan serta merta jika terdapat kerosakan atau perselisihan kuantiti. Borang Laporan Terimaan Barang-barang (KEW.PS-2) disediakan dan dikemukakan kepada syarikat pembekal dengan serta merta jika terdapat kerosakan atau perselisihan kuantiti barang-barang stor.

ii. iii. iv.

TB

TB

TB

TB

v.

TB

TB

TB

TB

vi.

TB

TB

TB

TB

43

PEMATUHAN TERHADAP KRITERIA SEMAKAN BERHUBUNG DENGAN URUSAN PENDAFTARAN

BIL. KRITERIA SEMAKAN

HARTA MODAL ASET

PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

BARANGKESELURUHAN BARANG STOR

INVENTORI

i.

Semua harta modal dan inventori hendaklah didaftarkan dengan lengkap. Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori hendaklah diselenggarakan dengan kemaskini. Kad Kawalan Stok [KEW.PS-3] dan Kad Petak [KEW.PS-4] diselenggarakan dengan lengkap. Kad Kawalan Stok [KEW.PS-3] dan Kad Petak [KEW.PS-4] diselenggarakan dengan kemas kini.

TB

ii.

TB

iii.

TB

TB

iv.

TB

TB

44

PEMATUHAN TERHADAP KRITERIA SEMAKAN BERHUBUNG DENGAN PELABELAN ASET

BIL. i.

KRITERIA SEMAKAN Aset diberi tanda pengenalan Hak Kerajaan Malaysia. Semua aset ditandakan dengan Nombor Siri Pendaftaran yang betul.

PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

ii.

45

PEMATUHAN TERHADAP KRITERIA SEMAKAN BERHUBUNG DENGAN PENGGUNAAN (Tidak Termasuk Penggunaan Kenderaan)

BIL. i. ii. iii. iv.

KRITERIA SEMAKAN Aset yang dibeli digunakan. Kerosakan aset dilaporkan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW.PA-9). Tindakan susulan diambil terhadap aset yang rosak. Pengeluaran barang-Barang stor adalah teratur.

PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN x TB TB

46

PEMATUHAN TERHADAP KRITERIA SEMAKAN BERHUBUNG DENGAN PENYIMPANAN

BIL. i. ii.

KRITERIA SEMAKAN Aset dan barang-barang stor disimpan di tempat yang selamat dan sesuai. Aset dan barang-barang stor yang sangat menarik atau bernilai tinggi disimpan di tempat yang berasingan. Tempat menyimpan aset dan barang-barang stor yang sangat menarik/bernilai tinggi mempunyai kawalan keselamatan yang lebih ketat.

PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

iii.

47

PEMATUHAN TERHADAP KRITERIA SEMAKAN BERHUBUNG DENGAN PEMERIKSAAN ASET DAN STOR

BIL. A. i. ii. iii. iv. PEMERIKSAAN ASET

KRITERIA SEMAKAN

PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

Sekurang-kurangnya 2 Pegawai Pemeriksa dilantik secara bertulis. Pegawai yang dilantik hendaklah tidak terlibat secara langsung dengan pengurusan aset. Semua aset diperiksa sekurang-kurangnya 1 kali setahun. Pegawai Pemeriksa menyediakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) yang lengkap. Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) dikemukakan kepada Ketua Jabatan.

x x

v.

48

PEMERIKSAAN STOK xi. xii. xiii. Pemeriksaan stok dilaksanakan oleh Pegawai yang dilantik Ketua Jabatan secara bertulis. Pegawai yang dilantik hendaklah tidak terlibat secara langsung dengan stor yang diperiksa. Pemeriksaan dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama sekali setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa. Satu garisan merah dibuat pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok, ditandatangani dan ditarikhkan dleh Pegawai Pemeriksa. Laporan Pemeriksaan Pemeriksa Stok. KEW.PS-14 disediakan oleh Pegawai x x

xiv. xv.

x x

49

C xvi.

VERIFIKASI STOR Pemverifikasi Stor dilaksanakan oleh Pegawai yang dilantik Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua Setiausaha (Kementerian) atau Ketua Pengarah/Timbalan Ketua Pengarah (Jabatan). Verifikasi Stor dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali sebelum berakhir pada 31 Disember. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi disahkan oleh Pemverifikasi Stor. Laporan Tahunan keseluruhan disediakan oleh Pemverifikasi Stor. Stor KEW.PS-14 stor disemak dan x

xvii.

xviii. xix.

x x

pengurusan

KEW.PS-15

50

Pemeriksaan Aset
Mengikut perenggan 18.3 Bab C (Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007, Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurangkurangnya 2 orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu kali setahun dan hasil pemeriksaan perlu dilaporkan oleh Pegawai Pemeriksa dalam Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11). Seterusnya, kedua-dua laporan tersebut perlu dikemukakan kepada Ketua Jabatan/Ketua Bahagian. Pihak Audit mendapati pemeriksaan terhadap harta modal dan inventori bagi tahun 2011 tidak dijalankan oleh Pegawai pemeriksa yang dilantik.

51

 Perenggan 183 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 berkehendakkan pengiraan stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit secara terus menerus sepanjang tahun. Seterusnya perenggan 198 Pekeliling Perbendaharaan yang sama menyatakan Pegawai Stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan stok apabila terdapat stok berlebihan atau berkurangan dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok (KEW.PS-17).
52

PEMATUHAN TERHADAP KRITERIA SEMAKAN BERHUBUNG DENGAN PEGAWAI KENDERAAN

PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN Kenderaan) TB

BIL. i. ii.

KRITERIA SEMAKAN Pegawai yang menjaga kenderaan (Pegawai dilantik/dinyatakan di dalam Senarai Tugas.

Sekiranya Pejabat mempunyai lebih daripada 20 buah kenderaan khas Jabatan, Pegawai Pengangkutan yang mempunyai Sijil dalam bidang Kejuruteraan Motor hendaklah dilantik. Fail sejarah diselenggarakan bagi setiap kenderaan.

iii.

53

PEMATUHAN TERHADAP KRITERIA SEMAKAN BERHUBUNG DENGAN KAWALAN PENGGUNAAN KENDERAAN

BIL. i. ii. iiii. iv. v. vi.

KRITERIA SEMAKAN Kenderaan digunakan dengan kelulusan Pegawai Kenderaan. Buku Log diselenggarakan untuk semua kenderaan kecuali untuk kereta rasmi Jawatan Bagi Pegawai Gred Utama Buku Log diselenggarakan dengan lengkap. Buku Log diselenggarakan dengan kemas kini. Helaian Buku Log difailkan berasingan. Penggunaan minyak adalah munasabah.

PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN x x x

54

BUKU LOG KENDERAAN TIDAK DISELENGGARA DENGAN LENGKAP DAN KEMASKINI

Salinan Asal Nombor Helaian Maklumat Jadual Nama Dan Nama Dan Kiraan Cerakinan Pendaftaran Butiran Penyenggaraan Tandatangan Tandatangan KM/ Penggunaan Buku log Bil. Kenderaan Kenderaan Difailkan Dan Pegawai Yang Pegawai Batu Bahan Api Pembaikan Memberi Kuasa Yang Bulanan Mengguna 1. x x

Maklumat/Ruangan Buku Log Tidak Lengkap

2. 3. 4. 5. 6.

x x x

x x x x x

x x x

x x

55

PEMATUHAN TERHADAP KRITERIA SEMAKAN BERHUBUNG DENGAN KENDERAAN PEGAWAI GRED JUSA

BIL. i. ii. iii. iv.

KRITERIA SEMAKAN Kelulusan bertulis diperoleh daripada Ketua Jabatan ke atas Jumlah penggunaan minyak bagi sebulan. Kelulusan had penggunaan minyak adalah betul. Pembelian minyak ditetapkan/diluluskan. setahun tidak melebihi had yang

PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

x

x x

Jumlah minyak yang terlebih pakai setiap hujung tahun dituntut balik daripada Pegawai bertanggungjawab.

56

PEMATUHAN TERHADAP KRITERIA SEMAKAN BERHUBUNG DENGAN KAWALAN KAD ELEKTRONIK BAGI PEMBAYARAN TOL

BIL. i. ii. iii.

KRITERIA SEMAKAN Daftar Kad Touch n Go diselenggarakan dengan lengkap. Kad disimpan oleh Pegawai Kenderaan setiap masa melainkan ada keperluan menggunakannya. Daftar Penggunaan Kad diselenggarakan oleh pemandu dengan lengkap dan disimpan oleh Pegawai Kenderaan.

PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

x

57

PEMATUHAN TERHADAP KRITERIA SEMAKAN BERHUBUNG DENGAN PERATURAN PENYENGGARAAN (TERMASUK PENYENGGARAAN KENDERAAN)

BIL. i. ii. iii. iv.

KRITERIA SEMAKAN Senarai aset yang memerlukan penyenggaraan (KEW.PA-13) perlu dikenal pasti dan disenaraikan. Program Penyenggaraan disediakan. Program Penyenggaraan dilaksanakan. Penyenggaraan yang dilaksanakan direkod dengan lengkap dan kemas kini dalam Daftar Penyenggaraan Harta Modal. (KEW.PA-14).

PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

x

x x

58

PEMATUHAN TERHADAP KRITERIA SEMAKAN BERHUBUNG DENGAN PELUPUSAN ASET DAN STOK BERNILAI RENDAH

BIL. i. ii. iii. iv.

KRITERIA SEMAKAN Perlantikan Lembaga Pemeriksa adalah teratur bagi aset yang hendak dilupuskan. Perlantikan Pegawai Pemeriksa Stok adalah teratur bagi Stok Bernilai Rendah yang hendak dilupuskan. Aset yang perlu dilupuskan disenaraikan di dalam Borang KEW.PA-17 oleh Urusetia Pelupusan. Lembaga Pemeriksa menyedia dan menandatangani Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17) dan disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap sebelum dikemukakan kepada urus setia pelupusan dalam tempoh 2 minggu selepas pemeriksaan dijalankan. Urus Setia mendapat kelulusan pelupusan daripada Pihak Berkuasa Melulus. Pemeriksaan bagi pelupusan stok menggunakan Pelupusan Stok Bernilai Rendah (KEW.PS-19). Borang Laporan dikemas

PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN TB x x

v. vi. vii. viii.

TB TB TB

Kad Kawalan Stok (KEW PS-3) dan Kad Petak (KEW PS-4) kini.

Borang Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah (KEW PA 19) dikemukakan kepada Kuasa Melulus berserta dokumen sokongan yang lengkap. Tatacara Pelupusan mengikut peraturan yang ditetapkan.

ix.

59

PEMATUHAN TERHADAP KRITERIA SEMAKAN BERHUBUNG DENGAN PENGURUSAN KEHILANGAN

BIL. i. ii. iiii. iv.

KRITERIA SEMAKAN Tiada Kehilangan Aset Dilaporkan Pada Tahun Semasa. Pegawai Yang Bertanggungjawab Melaporkan Kehilangan Kepada Ketua Jabatan Dengan Serta Merta. Ketua Jabatan/Pegawai Bertanggungjawab Membuat Laporan Polis Dalam Tempoh 24 Jam dari Waktu Kehilangan. Ketua Jabatan/Pegawai Atasan Di Peringkat Ibu Pejabat Menyedia Laporan Awal (Lampiran J Atau KEW.PA-28) Dan Kemukakan Bersama Salinan Laporan Polis Kepada Pegawai Pengawal Dan Pejabat Kewangan Negeri (Jika Berkenaan) Dalam Tempoh 2 Hari Bekerja. Salinan Laporan Awal Dikemukakan Kepada SUK, Bendahari Negeri , Ketua Audit Negara Dan/Atau Wakil Tempatan Ketua Audit Negara.

PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN x x x x

v.

60

PEMATUHAN TERHADAP KRITERIA SEMAKAN BERHUBUNG DENGAN PENGURUSAN HAPUS KIRA

BIL. i. ii.

KRITERIA SEMAKAN Jawatankuasa Penyiasat Dilantik Secara Bertulis Oleh Pegawai Pengawal Dalam Tempoh 2 Minggu Dari Tarikh Laporan Awal. Laporan Akhir (KEW.PA-30/Lampiran K) Dikemukakan Kepada Kuasa Melulus Dalam Tempoh 4 Bulan Dari Tarikh Laporan Awal Dikemukakan. Laporan Hapuskira Kekurangan Stok (KEW.PS-21) Dikemukakan Kepada Pegawai Pengawal. Pihak Melulus Hapus Kira Adalah Kuasa Melulus Yang Ditetapkan. Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapuskira Stok (KEW.PS-22) Dikemukakan Kepada Pejabat Kewangan Negeri. Tindakan Selepas Kelulusan Adalah Teratur.

PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN TB TB

iiii. iv. v. vi.

TB TB TB TB

61

SEKIAN TERIMA KASIH

62