TATACARA PENGURUSAN ASET KERAJAAN, HARTA MODAL, INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

DISAMPAIKAN OLEH : HJ MOHD ZAILUDIN HJ. SALIMON PEJABAT PELAJARAN DAERAH BATU PAHAT JOHOR.

DEFINISI HARTA ATAU ASET

HARTA YANG MEMPUNYAI NILAI DAN BOLEH DIJUAL ATAU DIPINDAH MILIK ORANG YANG MEMPUNYAI KEMAHIRAN, MUTU DAN KEGUNAAN YANG BERNILAI SERTA BOLEH DIMANFAATKAN OLEH INDIVIDU/ORGANISASI

SAMBUNGAN

PROSES MENJAGA, MENGAWAL, MEMELIHARA, MENGENDALI DAN MENYENGGARA HARTA BERBENTUK FIZIKAL YANG MEMPUNYAI NILAI DAN DIPEROLEHI SAMA ADA UNTUK DIGUNAKAN TERUS ATAU BAGI MASA AKAN DATANG DALAM PENGELUARAN BARANG SIAP ATAU PERKHIDMATAN PROSES PENGENDALIAN HARTA AWAM BERMULA DARI PERINGKAT PEROLEHAN HINGGA PELUPUSAN

PRINSIP PENGURUSAN ASET

TUJUAN ASET DIPEROLEHI IALAH UNTUK MEMBERI PERKHIDMATAN SEMUA ASET AKAN HAUS DAN NILAI AKAN BERKURANGAN

APABILA KEROSAKAN DITEMUI IANYA TERLALU LEWAT UNTUK DIPULIHKAN

KOS BERTERUSAN BAGI ASET BIASANYA JAUH MELEBIHI DARI KOS ASAL

ASPEK PENGURUSAN ASET

PEROLEHAN PENDAFTARAN PEMERIKSAAN PENYENGGARAAN PELUPUSAN & HAPUSKIRA KEHILANGAN PENGURUSAN STOR

KEDUDUKAN STOR DALAM ORGANISASI

P E R O L E H A N
PENGGUNA

PENGGUNA

STOR
PENGGUNA

PENGGUNA

KEDUDUKAN STOR DALAM ORGANISASI

P E R O L E H A N
PENGGUNA

PENGGUNA

STOR
PENGGUNA

PENGGUNA

KATEGORI ASET KERAJAAN

1.

TETAP:
a) TANAH DI BAWAH BIDANG KUASA

PENGARAH TANAH DAN GALIAN

(KPTG) b) BANGUNAN DI BAWAH BIDANG KUASA JABATAN KERJA RAYA (JKR)
8

Sambungan:
2. ASET BERALIH: a) HARTA MODAL

b) INVENTORI
c) BEKALAN PEJABAT d) STOK DALAM STOR

PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL 5 TAHUN 2007

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

10

TUJUAN

Pekeliling Perbendaharaan ini bertujuan untuk memperkemas dan memantapkan peraturan Pengurusan Aset Alih Kerajaan
Tarikh Kuatkuasa mulai 2 hb Mac 2007

11

PERLAKSANAAN (TPA)
- Semua maklumat berkaitan Harta Modal dan Inventori di bawah kawalannya bagi tahun 2006 dari borang lama KEW.312 dan KEW 313 kepada borang baru dengan secepat mungkin tidak melebihi tempoh enam (6) bulan mulai dari tarikh Pekeliling ini dikeluarkan. - Semua aset yang dimiliki sebelum tahun 2006, hendaklah disenaraikan di dalam Senarai Daftar Harta Modal ( KEW PA 4)dan Senarai Daftar Inventori (KEW PA 5) yang baru.
12

- Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW.314) hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300 J3) dan Kad Petak (KEW. 300 J4) mengikut Panduan Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor.

13

PEMBATALAN :
(a) AP Bab II-Kehilangan dan Hapus Kira, hanya peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja; (b) PP Bil. 3 Tahun 1990 hanya peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja; (c) PP Bil. 2 Tahun 1991; (d) SPP Bil. 7 Tahun 1995; (e) SPP Bil. 2 Tahun 1997; (f) SPP Bil. 3 Tahun 2002; (g) PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8-Pengurusan Stor dan Aset sahaja;
14

(h) Panduan Perbendaharaan-Tatacara Pengurusan Stor hanya Bab XIV dan XV sahaja; (i) Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1-335(SJ.1)JD.4 bertarikh 19 Jun 1995; dan (j) Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/ PA/535/457(10) bertarikh 7 Januari 2002.

15

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

16

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL a.

b.

Mewujudkan Unit Pengurusan Aset

Melantik : i. ii. iii. iv. Pegawai Aset di Peringkat Kementerian / Jabatan /PTJ (termasuk sekolah harian) Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas Aset Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset dan Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes kehilangan aset
17

c. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)

d. Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya iaitu :

i. ii. Laporan Harta Modal dan Inventori Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori iii. Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan iv. Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib

e. Memastikan semua aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.

18

J/KUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN DI KEMENTERIAN/JABATAN (JKPAK)

1. Keanggotaan JKPAK di Kementerian/Jabatan saperti berikut: Pengerusi Setiausaha Ahli-Ahli : + + + Timb. KSU Kementerian ( Peringkat Kementerian ) Timb. Ketua Pengarah ( Peringkat Ibu Pejabat ) Pengarah ( Jab. Persekutuan / Negeri ) Pegawai Aset Kementerian / Jabatan Semua Ketua Bahagian/Unit Ketua Audit Dalam Pegawai-pegawai lain yang sesuai.
19

2. Agenda Mesyuarat JKPAK adalah saperti berikut : i. ii. iii. iv. v. Kedudukan semasa Aset Alih Kementerian/Jabatan Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih Kerajaan Laporan Tindakan Pelupusan Laporan Tindakan Surcaj / Tatatertib Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset alih

3. Bidang tugas JKPAK adalah merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih kerajaan. 4. Mesyuarat JKPAK hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga bulan dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada J/Kuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun ( JPKA)
20

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET

Menguruskan semua aset alih Kerajaan di Kementerian / Jabatan di bawah kawalannya meliputi :Bab A : Bab B : Bab C : Bab D : Bab E : Bab F : Penerimaan Pendaftaran Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Penyelenggaraan Pelupusan Kehilangan dan Hapus Kira

21

2. 3.

Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat. Menjadi Urus Setia kepada Mesyuarat J/Kuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kementerian/Jabatan Menguruskan Pelupusan aset alih Kerajaan.

4.

5.
6.

Menguruskan Kehilangan dan hapuskira

Menyelaras penyediaan Laporan berikut:a. b. c. d. Harta Modal dan Inventori Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori Pelupusan Aset Alih Kerajaan Tindakan Surcaj / Tatatertib
22

PENGUATKUASA Berkuatkuasa mulai dari tarikh pekeliling ini. Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiap Kementerian / Jabatan dibawah kawalannya menguruskan aset alih kerajaan mengikut tatacara di dalam pekeliling ini melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.

23

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

24

PENGENALAN
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) adalah tatacara bagi menguruskan Harta Modal dan Inventori meliputi:Bab A Bab B Bab C Bab D Bab E Bab F Penerimaan Pendaftaran Penggunaan/Penyimpanan dan Pemeriksaan Penyelenggaraan Pelupusan Kehilangan dan Hapuskira

25

DEFINISI ASET:
1. ASET bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau Dibawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan. 2. ASET ALIH bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

26

3. Aset Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu :

i. (a) HARTA MODAL Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu; atau Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna.

(b)

27

ii.
(a)

INVENTORI
Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual. Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

(b)

28

4. Kategori Harta Modal :-

(i) (ii) (iii)

Loji/Jentera Berat; Kenderaan; dan Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/

Penyiaran/Perubatan/Pejabat/Makmal/Bengkel/ Dapur/Sukan.

29

5. Kategori bagi Inventori

(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual:(i) Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/ Penyiaran/Perubatan/Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan

(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:(ii) Perabot;

(iii) Hamparan, Hiasan dan Langsir; dan

(iv) Pinggan Mangkuk
30

6. Bekalan Pejabat Harta benda/barang tak luak yang terlalu rendah nilainya serta tidak ekonomik untuk dikesan satu persatu.

Contoh : Stapler,puncher,gunting,pisau,tray,pensil/pen,alat pengasah dll.

31

Stok Dalam Stor

Item stok yang disimpan di dalam sesebuah stor jabatan untuk diedarkan kepada pengguna dari semasa ke semasa mengikut keperluannya.
Contoh : Alat ganti kenderaan/mesin, alatulis, hardware,pakaian,peralatan pelbagai dll.

32

BAB A - PENERIMAAN Pegawai Penerima ialah pegawai yang dibertanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi

Pegawai Bertauliah ialah pegawai yang memiliki

kepakaran dalam bidang tertentu.

33

OBJEKTIF PENERIMAAN (a) Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan; (b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan (c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.

34

PERATURAN PENERIMAAN A. Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan. B. Pemeriksaan Teknikal oleh pegawai-pegawai Kerajaan yang bertauliah hendaklah dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian. C. Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset:i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul.

35

ii. Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya. iii. Sekiranya pengesahan tidak dilakukan dengan serta merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan Diterima

dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, di timbang atau diuji
iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/ penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW. PA-1 jika terdapat kerosakan atau peselisihan. v. Borang KEW. PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.

36

vi. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi saperti dalam perjanjian pembelian vii.Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan jika ada.

37

KEW.PA1 BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN (Hendaklah diisi 2 salinan jika terdapat kerosakan/perselisihan) Nama Pembekal :.. Alamat Pembekal :.. .. .. No. Telefon : No. Faks :
Bil. Nota Hantar No. Tarikh Nama Aset Dipesan Kuantiti Diterima Perselisihan Perihal Kerosakan Catatan

Pegawai Penerima Tandatangan: Nama: Jawatan: Tarikh:

Ketua Jabatan Tandatangan: Nama: Jawatan: Tarikh:

38

BAB B - PENDAFTARAN
OBJEKTIF

Pendaftaran aset adalah bertujuan untuk

a. Mewujudkan pengkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini Memudahkan pengesanan dan pemantauan Membolehkan keadaan aset diketahui Memudahkan penyelenggaraan , pelupusan dan penggantian aset

b.
c. d.

39

TEMPOH PENDAFTARAN Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua minggu dari tarikh pengesahan penerimaan PENDAFTARAN ASET HADIAH

Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran dan Latihan/Pembelajaran tidak perlu didaftarkan. Walaubagaimana pun Kementerian/ Jabatan/PTJ hendaklah mewujudkan satu senarai daftar aset berkenaan bagi tujuan rekod

40

PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

4.1. Aset lucuthak hendaklah didaftarkan jika Kem./Jab. Berkenaan bercadang menggunakannya. 4.2. Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah akta tertentu adalah menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud tertentu sahaja
.

41

PUNCA MAKLUMAT
Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:1. Aset yang dibeli:a. b. c. d. e. f. g. Pesanan Rasmi Kerajaan Nota Serahan Invois Dokumen Kontrak Kad Jaminan Manual Pengguna Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.

42

2. a. b. 3. a. b.

Aset yang disewa beli :Surat Ikatan Perjanjian Dokumen-dokumen lain yang berkaitan Aset yang diterima daripada sumber lain:Salinan daftar jika aset diterima secara pindahan Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa berserta maklumat lengkap aset berkaitan (P.P. 3/1998) Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima berikutan Perintah Lucuthak oleh Mahkamah

c.

43

Aset yang belum berdaftar:Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para.1, 2 dan 3, pendaftaran hendaklah berasaskan maklumat di fizikal aset berkenaan atau sumber-sumber lain yang berkaitan

44

DOKUMEN PENDAFTARAN 1. Bagi memudahkan urusan merekod dan mengesan sesuatu aset, dokumen yang digunakan adalah seperti berikut : a. b. 2. Daftar Harta Modal KEW. PA-2 Daftar Inventori KEW. PA-3

Bagi pendaftaran melalui sistem berkomputer, perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi : a. b. c. Format yang sama hendaklah diguna pakai Daftar hendaklah dicetak Ditandatangani oleh Ketua Jabatan
45

URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH 1. Pendaftaran

(a) Semua aset hendaklah didaftarkan oleh Pegawai Aset diKementerian/Jabatan/PTJ dengan menggunakan dokumen KEW.PA-2 dan KEW.PA-3;
(b) Satu Senarai Daftar Harta Modal dengan menggunakan KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5 perlu disediakan;

46

(c) Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 hendaklah dikemukakan secara tahunan seperti berikut:(i) Pendaftaran di peringkat PTJ Kemukakan senarai daftar kepada Jabatan atau Ibu Pejabat. (ii) Pendaftaran di peringkat Jabatan Kumpulkan senarai daftar PTJ berserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian. (iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian Kumpulkan senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya.

47

(d) Daftar aset hendaklah dikemaskini

apabila berlaku perkara perkara berikut:(i) (ii) Penambahan/ penggantian/penaiktarafan aset; Pemeriksaan aset;

(iii) Pelupusan; dan (iv) Hapus kira.

48

2. Pelabelan Aset (a) Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kementerian/Jabatan berkenaan di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan. Bagi kenderaan khas yang digunakan untuk tujuan penyamaran dan risikan hendaklah ditandakan di tempat yang tidak mudah dilihat.

49

(b) Setiap aset hendaklah ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran. Panduan menyediakan Nombor Siri Pendaftaran mengikut susunan seperti di bawah:i
Kod Kementerian/Jabatan/Pejabat Berasaskan sistem fail yang = dikeluarkan oleh Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)
= (H) = (I) = Diwujudkan secara berturutan
50

ii Kod Jabatan/Bahagian

iii Kod Kumpulan Aset sama ada:

Harta Modal Inventori

iv Tahun Pembelian v Nombor Siri

Contoh melabelkan aset Harta Modal adalah seperti di bawah:Kementerian Pelajaran Jabatan Pelajaran Johor Harta Modal Tahun Pembelian Nombor Siri

KPM / JPNJOH 153 / H / 07 / 1

51

Contoh melabelkan aset Inventori adalah seperti di bawah:Kementerian Pelajaran Jabatan Pelajaran Johor Inventori Tahun Pembelian Nombor Siri

KPM / JPNJOH 153 / I / 07 / 1

52

Pergerakan Aset Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori KEW.PA-6. Penyimpanan Daftar

(a) KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci;
(b) Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci; dan (c) Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan disimpan di lokasi.
53

Senarai Aset Di Lokasi (a) Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7 dalam dua (2) salinan.

(b) Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu (1) salinan lagi disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab. (c) Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.

54

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL & INVENTORI Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

55

PENJELASAN CARA PENGISIAN

1. LAPORAN PENERIMAAN KEW. PA-1

1. DAFTAR HARTA MODAL BHG. A KEW. PA-2

1. DAFTAR HARTA MODAL BHG. B KEW. PA-2 3.1. BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF

4. DAFTAR INVENTORI KEW. PA-3

5. SENARAI DAFTAR HARTA MODAL KEW. PA-4 6. SENARAI DAFTAR INVENTORI KEW. PA-5

7. DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN DAN INVENTORI KEW. PA-6

8. SENARAI ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-7 9. LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI KEW. PA-8
56

KEW PA-1

BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN (Hendaklah diisi dalam 2 salinan jika terdapat kerosakan/perselisihan) Nama Pembekal : _______________________________________ Alamat Pembekal : _______________________________________ _______________________________________ No. Telefon No Faks : _______________________________________ : _______________________________________

Bil

Nota Hantaran No. Tarikh

Nama Aset Dipesan

Kuantiti Diterima Perselisihan

Perihal Kerosakan

Catatan

Pegawai Penerima Tandatangan : _____________________________ Nama : _____________________________ Jawatan : _____________________________ Tarikh : _____________________________

Ketua Jabatan Tandatangan Nama Jawatan Tarikh

: __________________________ : __________________________ : __________________________ : __________________________

57

KEW. PA2 DAFTAR HARTA MODAL Kementerian/Jabatan Bahagian Kod Nasional Kategori Sub Kategori Jenis/Jenama/Model Buatan Jenis Dan No. Enjin No Casis/Siri Pembuat No Pendaftaan (Bagi Kenderaan) KPMJPNJOH153/H/0 7/1 WLK 5592 Harga Perolehan Asal Tarikh Diterima No Pesanan Rasmi Kerajaan Tempoh Jaminan LOJI / JENTERA BERAT,KENDERAAN,PERALATAN / KELENGKAPAN ICT KERETA, MESIN x-RAY, KELENGKAPAN PERUBATAN : : BAHAGIAN A (No Siri Pendaftaran : KPM/JPNJOH/153/H/07/1 )

KOMPONEN / AKSESORI

Nama Pembekal Dan Alamat : . Tandatangan Ketua Jabatan Nama : Jawatan : Tarikh : Cop : PENEMPATAN

Lokasi Tarikh Nama Pegawai Tandatangan

PEMERIKSAAN
Tarikh Status Aset Nama Pemeriksa Tandatangan

PENEMPATAN Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan

58

KEW. PA2 DAFTAR HARTA MODAL BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN,PENGGANTIAN DAN NAIK TARAF BAHAGIAN B BIL Tarikh Butiran Tempoh Jaminan Kos (RM) Nama Dan Tandatangan

59

KEW. PA3 DAFTAR INVENTORI Kementerian/Jabatan Bahagian Kod Nasional Kategori Sub Kategori Jenis Kuantiti Unit Pengukuran Tempoh Jaminan Nama Pembekal Dan Alamat PERALATAN/KELENGKAPAN SUKAN, RAKET RAKET TENIS Sepuluh (10) BATANG Harga Perolehan Asal Tarikh Diterima No Pesanan Rasmi Kerajaan RM11200.00 18.8.2007 S5632/5.8.2007 : : BAHAGIAN A (No Siri Pendaftaran : KPMJPNJOH153/I/07/1-10)

. Tandatangan Ketua Jabatan Nama : Jawatan : Tarikh : Cop :

PENEMPATAN Kuantiti No Siri Pendaftaran Lokasi Tarikh Nama Pegawai 1 KPMJPNJOH153/ I/07/1 UNIT SUKAN 18.8.07 Isa Bin Mohd 6 KPMJPNJOH153/I/07 /2-7 PUSAT KOKURIKULUM 18.8.07 Musa Bin Ali 3 KPMJPNJOH153 /I/07/8-10 UNIT MENENGAH 18.8.07 Kadir Bin Mus

Tandatangan
PEMERIKSAAN Tarikh Status Aset Nama Pemeriksa Tandatangan

PENEMPATAN Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan

60

KEW. PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL

NOMBOR SIRI PENDAFTARAN
KPMJPNJOH153/H/07/1 WLK 5592

BIL 1.

NAMA ASET

TARIKH PEROLEHAN

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

JUMLAH

61

KEW. PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI

BIL 1

NOMBOR SIRI PENDAFTARAN

NAMA ASET RAKET TENIS

TARIKH PEROLEHAN 18.8.2007

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM) RM 1200.00

KPMJPNJOH153/I /07/1-10

62
JUMLAH

KEW. PA-6

DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

Jenis Jenama dan Model No Siri Pembuat No Siri Pendaftaran : Tarikh Bil Nama Peminjam Dikeluarkan Jangka Dipulangkan Tandatangan Peminjam Ketika Dikeluarkan Tandatangan Tarikh Ketika Dipulangkan Tandatangan Tarikh : : Catatan : Pegawai Pengeluar

63

KEW..PA-7 SENARAI ASET ALIH KERAJAAN BAHAGIAN : _______________________________________ LOKASI : _______________________________________

BIL KETERANGAN ASET KUANTITI

(a)

Disediakan oleh :

(b) Disahkan oleh : Tandatangan : ________________________ : ________________________ : ________________________

.. Tandatangan Nama : ________________________ Jawatan : ________________________ Tarikh : ________________________

Nama Jawatan Tarikh

Nota : a) Disediakan oleh Pegawai Aset b) Pegawai yang mengesahkan ialah pegawai yang bertanggungjawab ke atas aset berkenaan contohnya : i) Lokasi bilik Setiausaha Bahagian disahkan oleh Setiausaha Bahagian ii) Lokasi bilik mesyuarat disahkan oleh pegawai yang menguruskan bilik mesyuarat. c) Dikemaskini apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab

64

KEW. PA-8

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI BAGI TAHUN . KEMENTERIAN : _________________________________________________________

BIL

KEMENTERIAN / JABA TAN DIBAWAHNYA

BILANGAN KEW. PA-2

JUMLAH NILAI HARTA MODAL (RM)

BILANGAN KEW.PA-3

JUMLAH NILAI INVENTORI (RM)

Jumlah

Tandatangan Pegawai Pengawal Nama : _____________________________________ Jawatan : _____________________________________ Tarikh : _____________________________________

* laporan merangkumi semua aset alih yang dipegang sehingga tahun semasa.

65

BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

OBJEKTIF Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan :(a) Mengurangkan pembaziran; (b) Menjimatkan kos; (c) Mencapai jangka hayat;

(d) Mencegah penyalahgunaan; dan

(e) Mengelakkan kehilangan.

66

1. Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan berikut :-

(a) Bagi tujuan rasmi sahaja;

(b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/buku panduan pengguna; (c) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan; (d) Perlu direkodkan; dan (e) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang AduanKerosakan Aset KEW.PA-9.

67

KEW.PA-9

BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH KERAJAAN Bahagian I (Untuk diisi oleh Pegawai Aset)

1. Jenis Aset : 2. Keterangan Aset : 3. Nombor Siri Pendaftaran : 4. Kos penyelenggaraan terdahulu (jika ada) : 5. Pengguna Terakhir : 6.Tarikh Kerosakan : 7. Perihal Kerosakan ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ 8. Syor Pegawai Aset ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________
Nama:.. Jawatan:. Tarikh:. Bahagian II (Keputusan Ketua Jabatan) Diluluskan / Tidak Diluluskan*
68

PENGGUNAAN
Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal. Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.

69

KEW.PA-6

DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

Jenis Jenama dan Model No. Siri Pembuat No. Siri Pendaftaran Bil. Nama Pemijam Tarikh Dikeluarkan Jangka Dipulangkan Tandatangan Peminjam Ketika Dikeluarkan Tandatangan Tarikh Ketika Dipulangkan Tandatangan Tarikh PEGAWAI PENGELUAR

Catatan

70

PENYIMPANAN

1. Aset Kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset. 2. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya. 3. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan, maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksima.

71

PEMERIKSAAN 1) Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:(a) Fizikal; (b) Rekod; dan (c) Penempatan.

2) Tujuan pemeriksaan adalah untuk:(a) Mengetahui keadaan dan prestasinya; (b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini; dan (c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.
72

PEMERIKSAAN

3) Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset dan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.
4) Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua Jabatan.

73

PEMERIKSAAN 5) Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA- 11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada Pegawai Pengawal. 6) Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki mengemukakan KEW.PA- 12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. 7) Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

74

KEW. PA-10

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL (diisi oleh Pegawai Pemeriksa)

Kementerian / Jabatan : ____________________________________________ Bil No Siri Pendaftaran Jenis Harta Modal Lokasi Mengikut Rekod Sebenar Bahagian : ______________________________ Daftar ( KEW. PA-2) Lengkap Ya Tidak Kemaskini Ya Tidak Keadaan Harta Modal

Catatan

Nota : . (Tandatangan) . (Nama Pegawai Pemeriksa 1) . (Jawatan) . (Tarikh Pemeriksaan) .. (Tandatangan) . (Nama Pegawai Pemeriksa 2) (Jawatan) (Tarikh Pemeriksaan) Lokasi : Nyatakan lokasi harta modal mengikut rekod dan lokasi harta modal semasa pemeriksaan. Daftar : Tandakan ( / ) pada yang berkenaan. Keadaan Harta Modal : Nyatakan samaada sedang digunakan atau tidak digunakan. Catatan : Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan.

75

KEW. PA-11 LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI (diisi oleh Pegawai Pemeriksa)

Daftar Bil Jenis Inventori Lokasi Kuantiti Mengikut Rekod Sebenar Keadaan Inventori Catatan

Lengkap
Ya Tidak

Kemaskini
Ya Tidak

Mengikut Rekod

Sebenar

. (Tandatangan) . (Nama Pegawai Pemeriksa 1) . (Jawatan) . (Tarikh Pemeriksaan)

.. (Tandatangan) . (Nama Pegawai Pemeriksa 2) (Jawatan) (Tarikh Pemeriksaan)

Nota : Lokasi : Nyatakan lokasi harta modal mengikut rekod dan lokasi harta modal semasa pemeriksaan. Daftar : Tandakan ( / ) pada yang berkenaan. Keadaan Inventori : Nyatakan samaada sedang digunakan atau tidak digunakan. Catatan : Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan.

76

KEW. PA-12 SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI Tahun : .................

Kementerian

: ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di ____________________________________________________ ( Jabatan / Bahagian / PTJ ) telah diperiksa pada ______________________ (tarikh pemeriksaan)

Tandatangan Nama Pegawai Pengawal Tarikh Cop Kementerian / Jabatan

: . : . : . : .

77

BAB D PENYELENGGARAAN

78

Penyelenggaraan aset Kerajaan bertujuan:(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan; (b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat; (c) Meningkatkan keupayaan; (d) Mengurangkan kerosakan;

(e) Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan;

(f) Menjamin keselamatan pengguna; (g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan (h) Memelihara imej Kerajaan.

79

JENIS PENYELENGGARAAN
Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dan

(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

80

MANUAL PENYELENGGARAAN
Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.

81

PANDUAN PENYELENGGARAAN
Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan langkah-langkahberikut:(a) (b) (c) (d) (e) Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan KEW.PA-13. Merancang Penyelenggaraan Melaksanakan Program Penyelenggaraan Merekodkan Penyelenggaraan Menilai Program Penyelenggaraan

(f)

Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta

82

STOK BEKALAN PEJABAT

Maklumat dalam Daftar Stok Bekala Pejabat (KEW 314) hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW 300 J3) dan Kad Petak (KEW 300 J4) mengikut Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor.

83

Bekalan Pejabat

Harta benda/barang tak luak yang terlalu rendah nilainya serta tidak ekonomi untuk dikesan satu persatu. Contoh : Stapler, puncher, gunting, pisau, tray, pensil/pen, alat pengasah dll.

84

Stok Dalam Stor

Item stok yang disimpan di dalam sesebuah stor jabatan untuk diedarkan kepada pengguna dari semasa ke semasa mengikut keperluannya.

Contoh : Alat ganti kenderaan/mesin, alatulis,hardware,pakaian,peralatan pelbagai dll.

85

[Lampiran J-3]

LAMPIRAN J-3 (Panduan 85) KAD KAWALAN STOK (3)

Keluaran Tahunan RM K 191919Harga Keluaran Seunit Unit Terimaan/ Keluaran 19RM K Tarikh No Rujukan Tempat Hantaran/ No Pesanan Kerajaan P265 1/07 1919Keluaran Suku Tahun Semasa Terimaan K Harga Pertama RM Paras Stok Maksima Memesan Minima Kedua RM Ketiga RM Unit Unit Kuantiti Pesanan: (Ekonomi/Tetap) No Vokeb: No Kod: Tempat :

Kew 300 J3

Pembelian Tahunan

Keempat RM

keluaran K RM

Baki Stok K RM

Pesanan yang dibuat tetapi belum diterima Tarik h No Rujukan Kuantiti Kuantiti Diterima

Seunit
200 2.00

Jumlah
400.00 100 200.00 100 200.00

1/1/07 2/1/07

001

Item Stor Pena Mata Bulat

Kumpulan: : Alatulis Gerakan : Cepat/Perlahan

No Lejar:

No Kad: NO B 660180

86

[Lampiran J-4] LAMPIRAN J-4 (Panduan 92) KAD PETAK Nombor Kod Perihal Barang 001 Pena Mata Bulat Warna Biru
KEW 300 J4

Lokasi ........................................................... Kumpulan .................................................... Nombor Rujukan ........................................ Tarikh dan tandatangan Penyelenggara Stor 1.1.07 2.1.07

No Garisan 1

No BTB atau BPPB P 265 1/07

Terima

Keluar

Baki

200 100

200 10

2
3 4

5
6 7 8 9 10 11 12 13 14 Baki dipindahkan ke hadapan

87

VERIFIKASI STOK SPP KPPM BIL 4/2003

1. Perlantikan Pemverifikasi Stok Dilantik oleh Pegawai Pengawal yang terdiri daripada pegawaipegawai yang bukan bekerja dalam organisasi stor. Tempoh perlantikan 2 tahun (TPS 187,188)

88

2. Tugas-tugas Pemverifikasi Stok - Membuat lawatan ke stor secara mengejut berasaskan kepada rancangan Verifikasi Stok fizikal yang disediakan (TPS 189-193) 3. Pertimbangan Pegawai Pengawal ke atas Laporan Verifikasi Stok. - Pegawai Pengawal hendaklah memberi pertimbangan yang sewajarnya kepada syor-syor dalam Laporan Verifikasi Stok. (TPS 194-196)

89

Pengkelasan Barang-Barang
Tidak Menarik - diverifikasi tiap-tiap dua tahun sekali. b) Menarik - diverifikasi setahun sekali (Perabut,pakaian dan alat kelengkapan) c) Sangat menarik diverifikasi 2 kali setahun (dadah,perkakas elektrik & kain)
a)

90

Pengiraan Stok
1. Tanggungjawab Pegawai Penjaga Stor - Pegawai Penjaga Stor bertanggungjawab menjaga keselamatan stor dan barang-barang di bawah kawalannya. - Satu rancangan pusingan pengiraan stok yang formal yang dijalankan terus menerus sepanjang tahun dan barang-barang tersebut diperiksa secara fizikal sekurang-kurangnya sekali dalam setahun.

91

Laporan Tahunan Pengurusan Stor

-

Hendaklah dikemukakan ke Kementerian Pelajaran sebelum 15 Februari tahun berikutnya. Lampiran N (Kew 300N) Penyata Kadar Pusingan Stok/Inventori Lampiran S (Kew 300S) Senarai Verifikasi Stok Lampiran T (Kew 300 T) Sijil Verifikasi Stok Lampiran U (Kew 300U) Laporan Verifikasi Stok Lampiran W (Kew 300W) Sijil Tahunan Pemeriksaan Stok / Inventori

92

KEW 300-N LAMPIRAN N (Panduan 121) KADAR PUSINGAN STOK PENYATA KADAR PUSINGAN STOK PADA 31hb Disember 20 ..... (a) (b) (c) (d) (e) Nilai stok pada akhir tahun lalu ................................... = RM .............................................. Nilai terimaan bagi tahun semasa ................................ = RM .............................................. Nilai keluaran bagi tahun semasa ................................ = RM ............................................... Nilai stok pada hujung tahunini (a+b-c) ..................... = RM ............................................... Kadar Pusingan : c/ ....................... = RM ............................................... A+d 2

Keterangan : Inventori stok pada hujung tahun lalu (a) dan inventori stok pada hujung tahun semasa (d) adalah dianggap mewakili dua penyimpanan stok untuk tujuan pengiraan purata bulanan penyimpanan stok bagi tahun semasa.

93

CONTOH
KEW 300-N LAMPIRAN N (Panduan 121) KADAR PUSINGAN STOK PENYATA KADAR PUSINGAN STOK PADA 31hb Disember 20 ..... (a) (b) (c) (d) (e) (f) Nilai stok pada akhir tahun lalu ................................... Nilai terimaan bagi suku tahun pertama....................... Jumlah nilai stok pada akhir suku tahun pertama (a+b) = RM 900,000 Nilai keluaran sehingga akhir suku tahun pertama Nilai baki stok pada akhir sukutahun pertama (c-d) Nilai keluaran tahunan yang diramalkan ini diperolehi dengan mendarabkan keluaran sehingga akhir sukutahun pertama i.e (d) dengan empat (4) ; (RM 500,000 x 4) (g) Kadar pusingan : ini diperileh dengan membahagikan nilai keluaran tahunan yang diramalkan i.e (f) dengan nilai stok pada akhir sukutahun pertama (e) kadar Pusingan = RM 700,000 = RM 200,000 = RM 500,000 = RM 400,000 = RM 2,000,000 = RM 2,000,000 RM 400,000 =5

Keterangan : Inventori stok pada hujung tahun lalu (a) dan inventori stok pada hujung tahun semasa (d) adalah dianggap mewakili dua penyimpanan stok untuk tujuan pengiraan purata bulanan penyimpanan stok bagi tahun semasa.

94

KEW 300-S

LAMPIRAN S (Panduan 192) SENARAI VERIFIKASI STOK Disediakan oleh pemverifikasi stok yang dilantik pada ...................................... Untuk memeriksa barang-barang di..........................
Folio Lejar Perihal Barang Stok Sebenar Stok Mengikut Rekod Lebihan Nilai Lebihan Kekurangan Nilai Kekurangan Catitan

Tandatangan : ....................................... Nama : ....................................... Jawatan : .......................................

Tarikh Pemeriksaan Stok Sebenar : ................... Jawatan

Tandatangan : ................................. Nama : ................................. : .................................

95

KEW 300-T

LAMPIRAN T (Panduan 199) SIJIL VERIFIKASI STOK Saya mengesahkan bahawa dalam suku tahun berakhir pada ....................................... Barang-barang di bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak-kehendak Panduan 198 seperti berikut : (i) Barang-barang Tidak Menarik diverifikasi pada .......................................... (ii) Barang-barang Menarik diverifikasi pada .......................................... (iii) Barang-barang Sangat Menarik diverifikasi pada .......................................... Tiada perselisihan / Laporan Verifikasi Stok (Kew 300 U1) disertakan dalam tiga salinan

Tarikh : ..............................

......................................... Ketua Jabatan / Bahagian

* Potong yang mana tidak berkenaan.

96

LAMPIRAN U-1

(Panduan 200) LAPORAN VERIFIKASI STOK LAPORAN PEGAWAI PENGAWAL KE ATAS VERIFIKASI STOK

KEW 300 U

No Kod

Perihal Barang

Tarikh Periksa

Unit

Kuantiti

Nilai

Sebab-sebab

Syor-syor Pegawai Pengawal

Ulasan Ketua Setiausaha Perbendaharaan/ Pegawai Kewangan

Catitan

A. Stok Lebih B. Stok Kurang C. Stok Tak Boleh Guna D. Stok Usang

Tandatangan : ....................................................... Kementerian / Jabatan : ......................................................

97

KEW 300-W

LAMPIRAN W (Panduan 221,239) SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN STOK / INVENTORI Saya mengesahkan bahawa dalam suku tahun berakhir pada ................................... Semua barang-barang dalam stok / inventori di bawah jagaan saya telah diverifikasikan mengikut kehendak-kehendak Panduan 187,198 dan 238 tidak terdapat sebarang perselisihan / laporan Verifikasi Stok (Kew 300 U1) dilampirkan dalam tiga salinan *

Tarikh : ..............................

.......................................... Ketua Jabatan / Bahagian

* Potong mana yang tidak berkenaan

98

TATACARA ASET ALIH KERAJAAN PELUPUSAN - BAB E

99

DIFINISI PELUPUSAN
Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

OBJEKTIF
Pelupusan aset Kerajaan bertujuan untuk:(a) Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan; (b) Menjimatkan ruang simpanan/pejabat;

(c) Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan

(d) Membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan dipindahkan ke Kementerian/Jabatan yang lain atas sebab-sebab tertentu.
100

JUSTIFIKASI PELUPUSAN

Aset boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) Tidak Ekonomi Dibaiki; Usang/obselete; Rosak dan tidak boleh digunakan; Luput tempoh penggunaan; Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum; Tiada alat ganti; Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan; Disyor selepas pemeriksaan aset; Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan; Perubahan teknologi; dan Melebihi keperluan.

101

KUASA MELULUS
Kuasa untuk meluluskan pelupusan adalah seperti berikut:1. Perbendaharaan

(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000; dan (b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai perolehan asal seperti berikut:(i) Hadiah; (ii) Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri; (iii) Tukar Beli (trade-in); (iv) Tukar Barang (barter-trade); dan (v) Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan dalam tatacara ini.
102

KUASA MELULUS
2. Kementerian/Jabatan (a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan (b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000. 3. Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17, Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain sebagaimana Arahan Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.

103

U R U S S E T I A

1.

Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan adalah bertanggungjawab sebagai Urus Setia Pelupusan. Tugas-tugas Urus Setia Pelupusan adalah seperti berikut:(a) (b) (c) (d) Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut KEW. PA-15; Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16; Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17; Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur;

2.

P E L U P U S A N

104

U R U S S E T I A

(e) Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus:(i) Perbendaharaan melalui Pegawai Pengawal; dan (ii) Pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa. (f) Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk tindakan;

P E L U P U S A N

(g) Memohon pelanjutan tempoh pelupusan;

(h) Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan; Melantik dua orang saksi yang terdiri daripada sekurangkurangnya Pegawai Kumpulan Sokongan I bagi pelupusan melalui kaedah pemusnahan;

105

U R U S S E T I A

(j)

Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset KEW.PA-18;

(k) Memperolehi Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan; (l) Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus; dan

P E L U P U S A N

(m) Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset KEW.PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

106

KEW. PA-15 No. Rujukan Tarikh : Kepada : (Nama Pegawai yang dilantik) LANTIKAN SEBAGAI LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik Tuan/Puan sebagai Pengerusi/Ahli Lembaga Pemeriksa untuk memeriksa aset yang dicadangkan untuk dilupuskan bagi tempoh selama (tahun) mulai dari hingga . 2. Laporan pemeriksaan hendaklah disediakan dengan menggunakan borang Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW. PA-17) dan dikemukakan kepada Urusetia Pelupusan Jabatan dalam tempoh dua (2) minggu selepas pemeriksaan dijalankan. (Tandatangan Pegawai Pengawal) Nama : . Jawatan : .

107

KERAJAAN MALAYSIA PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) ASET ALIH KERAJAAN Kementerian/Jabatan Alamat No Siri Pendaftaran Aset (KEW. PA-2/PA-3) No Kodifikasi Nasional Jenis,Jenama dan Model No Chasis/Siri Pembuat No Enjin No Pendaftaran (kenderaan) Tarikh dibeli Harga Perolehan Asal : : : : : : : : : : Jumlah jarak perjalanan (km)/ : Tempoh penggunaan (jam) Tahap Penyampaian Perkhidmatan (%) : Jumlah Kos Penyelenggaraan Semasa : Nilai Semasa : Anggaran Nilai Selepas Dibaiki : Anggaran Tahan Selepas Diperbaiki :

KEW. PA-16

LAPORAN PEMERIKSAAN Butir-butir penambahbaikan yang perlu : 1... 2... 3... Disahkan bahawa aset tersebut telah diperiksa dan diperakukan untuk pelupusan atas sebab-sebab berikut : 1.. 2.. 3.. . Tandatangan ) Nama : Jawatan : Tarikh : Cop : Ruangan inim hendaklah diisi jika PEP melebihi tempoh satu (1) tahun. Aset telah dibuat penilaian semula dengan nilai semasa RM .. . (Tandatangan) Nama : Jawatan : . Tarikh : . (Tandatangan) Nama : Jawatan : Tarikh : Cop : (

Cop :

108

KEW. PA-17

LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA ASET ALIH KERAJAAN

KEMENTERIAN/JABATAN : _______________________________________________________________
HARGA PEROLEHAN ASAL SEU NIT JUML AH

B I L

JABATA N/ BAHAGI AN

KETERAN GAN ASET

UN IT

KUANT ITI

TARIKH PEMBELIA N

TEMPOH DIGUNA KAN/ SIMPANA N

NILAI SEMASA SEU NIT JUMLAH

NYATAKAN KEADAAN ASET DENGAN JELAS

SYOR KAEDAH PELUPUSAN DAN JUSTIFIKASI

(RM)

(RM)

(RM)

(RM)

JUMLAH KESELURUHAN

Tarikh pelantikan Lembaga Pemeriksa : Tarikh Pemeriksaan Tempoh pemeriksaan .

Tandatangan (Pengerusi) Nama Jawatan Tandatangan Nama . Jawatan . * (Ruangan boleh ditambah jika ahli LEmbaga Pemeriksa lebih daripada 2 orang)

109

KEW. PA-18 KEMENTERIAN/JABATAN : ________________________________________________________ SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH KERAJAAN

Disahkan aset seperti maklumat berikut telah dimusnahkan.

Jenis Aset : Kuantiti : Secara : (Tanam/Bakar/Buang/Tenggelam) Tarikh : Tempat :

Tandatangan Nama : . Jawatan : . Cop : Tandatangan Nama : .. Jawatan : .. Cop :

*Pilih mana yang berkenaan

110

KEW. PA-19

KEMENTERIAN/JABATAN : ______________________________________________________ SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN Merujuk surat kelulusan No. Rujukan . bertarikh .., saya mengesahkan tindakan pelupusan telah dilaksanakan seperti berikut : 1. Aset berikut telah dilupuskan secara pindahan/hadiah Bilangan item . dipindahkan/hadiah kepada .. (Sura Akuan Terima disertakan) 2. Aset berikut telah dilupuskan secara dijual. Bilangan item .. No Resit (salinan resit disertakan) 3. Aset berikut telah dilupuskan secara musnah Bilangan item : .. Cara dimusnahkan : .. (Sijil Menyaksikan Pemusnahan disertakan) 4. Aset berikut telah dilupuskan melalui kaedah-kaedah lain. Bilangan item : . Kaedah pelupusan : (Dokumen berkaitan disertakan) 5. Aset berikut telah dimasukkan ke dalam stok. Bilangan item : .. (Salinan Kad Kawalan Stok Disertakan ) Tandatangan Ketua Jabatan : Nama : Jawatan : Tarikh : Cop Jabatan/Bahagian :

111

KEW. PA-20 LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN TAHUN : . KEMENTERIAN/JABATAN : KEMENTERIAN/JABATA N JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL (RM) HASIL PELUPUSA N (RM) JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL ASET SECARA (RM) JUALAN PINDAHAN MUSNAH KAEDAH LAIN

BIL

Nota : Laporan ini hendaklah dihantar ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya Tandatangan Pegawai Pengawal : .. Nama : .. Jawatan : . Tarikh : .

Cop Jabatan :

112

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16

1. PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Teknikal, Elektrikal dan Elektronik seperti di KEMBARAN A dan perkakasan komputer seperti di KEMBARAN B. 2. Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai worksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus dalam peralatan-peralatan tertentu untuk mendapatkan PEP. 3. PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai Sistem Maklumat Kementerian/Jabatan.

113

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16

4 . Setiap PEP hendaklah disahkan oleh dua (2)pegawai yang mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya tiga (3) tahun dan tidak terlibat dengan pengurusan aset berkenaan.
5. Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh satu (1) tahun sahaja. Sekiranya melebihi tempoh tersebut, Kementerian/Jabatan perlu mendapatkan pengesahan nilai semasa yang baru di PEP.

114

LEMBAGA PEMERIKSA
Pelantikan Lembaga Pemeriksa (a) Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan perlu melantik Lembaga Pemeriksa bagi membuat pemeriksaan ke atas asetyang hendak dilupuskan. (b) Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun. Keanggotaan Lembaga Pemeriksa hendaklah terdiri daripada:(i) Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai ( seorang pengerusi dan seorang ahli ) yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset berkenaan;

115

PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA

(ii) Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa aset, jika perlu; (iii) Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf; dan (iv) Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh dilantik jika perlu.

116

TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA

(a) Menyedia dan mengemukakan jadual pemeriksaan kepada Urus Setia Pelupusan Jabatan; (b) Memeriksa aset dan rekod yang berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan; (c) Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatanyang hendak dilupuskan telah dikeluarkan; (d) Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17; (e) Mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai; dan

(f) Menandatangani KEW.PA-17 dan mengemukakan kepada Urus Setia Pelupusan.

117

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan.

PERLANJUTAN TEMPOH
1. Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja. 2. Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan, maka kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan kerana pengurangan nilai semasa aset dan kaedah pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.
118

PINDA KAEDAH PELUPUSAN

Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus. Permohonan hendaklah dikemukakan sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. Sekiranya tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

KAEDAH PELUPUSAN
Dalam urusan pelupusan aset, kriteria pulangan hasil hendaklah sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Kuasa Melulus boleh menetapkan kaedah pelupusan yang sesuai dan paling menguntungkan Kerajaan.

119

KAEDAH PELUPUSAN (a) Jualan secara:(i) Tender (ii) Sebut harga (iii) Lelong

(b) Jualan Sisa

(c) Tukar Barang (Barter Trade) (d) Tukar Beli (Trade In)

(e) Tukar Ganti (Cannibalize)

120

KAEDAH PELUPUSAN

(g) Pindahan
(h) Hadiah (i) Musnah secara:(i) Ditanam (ii) Dibakar (iii) Dibuang (iv) Ditenggelam (j) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.

121

PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT

Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat Kementerian/Jabatan hendaklah menggunakan peraturan berkenaan.

122

TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN

(a) Label Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kementerian/ Jabatan pada aset hendaklah dipadamkan; (b) Jabatan Pengangkutan Jalan hendaklah diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan Kementerian/ Jabatan dibatalkan; (c) Kad Pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa; dan (d) Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus adalah dikecualikan daripada semua jenis cukai.

123

TATACARA ASET ALIH KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA BAB F

124

TAFSIRAN KEHILANGAN

KEHILANGAN bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

125

TAFSIRAN HAPUSKIRA

Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

126

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah: Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan

127

TAFSIRAN KETUA JABATAN

Ketua Jabatan termasuk: Ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

128

OBJEKTIF

Hapus kira aset kerajaan bertujuan untuk:(a) (b) (c) Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Kerajaan akibat kehilangan aset; Menyelaraskan rekod aset; Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan aset kerajaan; dan Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai.

(d)

129

KUASA MELULUS PERINGKATAN PERBENDAHARAAN

(a)
(b)

Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau keseluruhannya melebihi RM500,000.
Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal: Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone.

(c)

Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.

130

KUASA MELULUS PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL

(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi

RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan (b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

131

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.
(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan Daftar Inventori Kew. PA-3. Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripada Ketua Jabatan. Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal. Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan contoh format Kew. PA-29.
132

(b) (c) (d)

KEW. PA-28 LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN Nyatakan ;1.Keterangan Aset yang hilang (a) Jenis Aset (b) Jenama dan Model Kuantiti (d) Tarikh Perolehan (e)Harga Perolehan Asal 2. Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku 3. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui. 4. Cara bagaimana kehilangan berlaku. 5. Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna aset yang hilang. 6. Sama ada seseorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke atas kehilangan itu. Jika ya, nama dan jawatannya. 7. sama ada seseorang pegawai difikirkan telah ditahan kerja. 8. No Rujukan dan Tarikh Laporan Polis. 9. Langkah-langkah sedia ada untuk mengelakkan kehilangan itu berlaku. 10.Langkah-langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini. 11.Catatan : . Tandatangan Ketua Jab tan Nama : Jawatan : Tarikh : Cop Jabatan :

133

KEW. PA-29 No Rujukan Fail : Tarikh : Kepada: (Nama dan Jawatan Pegawai yang dilantik)

PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik tuan/puan sebagai Pengerusi/Ahli Jawatankuasa Penyiasat untuk menyiasat kehilangan (nama aset) di .. (Kementerian/Jabatan/PTJ) mulai dari tarikh surat ini. ( No Rujukan Laporan Awal .) 2. Tuan/Puan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai panduan. 3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (KEW. PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan ini mestilah dikembalikan sebelum (tarikh). Tandatangan : . Nama Pegawai Pengawal : . Kementerian/Jabatan : . s.k Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia
134

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

(f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripada Jawatankuasa Penyiasat.

(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syor daripada Pegawai Pengawal. (h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur. (i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum diperolehi.

135

KEW. PA-30 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN Nyatakan : 1. Keterangan aset yang hilang (a) Jenis Aset (b) Jenama dan Model (c) Kuantiti (d) Tarikh Perolehan (e) Harga Perolehan Asal (f) Anggaran Nilai Semasa 2. Perihal Kehilangan (a) Tarikh diketahui (b) Tarikh sebenar berlaku (c) Tempat kejadian (d) Bagaimana kehilangan diketahui (e) Bagaimana kehilangan berlaku 3. Sama ada Laporan hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan. 4. (a) Nama pegawai yang : (i) Secara langsung menjaga aset tersebut. (ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia. (iii) Bertanggungjawab ke atas kehilangan itu. (b) Mengenai setiap pegawai di atas, nyatakan :(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan (ii) Tugasnya (sertakan senarai tugas) (iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak)

136

(iv) Sama ada di tahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan tarikh kuatkuasa hukuman. (v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan (vi ) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukuman. (Jika ada,berikan butir-butir ringkas dan rujukannya) (vii) Maklumat lain, jika ada. 5. Nyatakan adakah Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut.

6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.
7. Rumusan Siasatan. 8. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi. Tandatangan : .. (Pengerusi) Nama : .. Jawatan : .. Tarikh : .. Tandatangan: .. (Ahli) Nama : .. Jawatan : .. Tarikh : .. Tandatangan: .. (Ahli) Nama : .. Jawatan : .. Tarikh : ..

137

Syor dan Ulasan Pegawai Pengawal : Syor :

Ulasan :

Tandatangan : Nama : Jawatan : Tarikh : Cop Kementerian/Jabatan

:
138

URUS SETIA KEHLANGAN DAN HAPUS KIRA

(j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk kemaskini rekod daftar aset. (k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya. (l) Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada Kuasa Melulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira. (m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkan kepada Perbendaharaan. (n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan Surcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke -Perbendaharaan tidak lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.
139

KEW. PA-31

SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN (diisi oleh Pegawai Aset) Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil . Bertarikh Aset berikut telah dihapus kira dan Daftar Harta Modal/Inventori berkenaan telah dikemaskini. Bil Jenis Aset No Pendaftaran

Tandatangan Ketua Jabatan Nama Jawatan Tarikh Cop Kementerian/Jabatan

: . : . : . : . :
140

KEW. PA-32 LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN TAHUN ................... KEMENTERIAN

Bil

Ruj. Kelulusan Perbendaharaan

Kementeri an/Jabata n

Jenis Aset

Punca Kehila ngan

Nilai Perolehan Asal (RM)

Nilai Semas a (RM)

Tindakan Surcaj Amaun Surcaj (RM) Tarikh Dikena kan

Tindakan Tatatertib Jenis Huku man Tar ikh Dik ena kan

JUMLAH

Tandatangan Pegawai Pengawal : . Nama : . Jawatan : . Tarikh : .

141

PROSES HAPUSKIRA
1. Melaporkan Kehilangan (a)Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.

(b)

Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

142

2. Laporan Awal Kew. PA-28

(a)Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/Ibu Pejabat

143

(b)

Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada: (i) (ii) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan

(c)

Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.

144

3. Jawatankuasa Penyiasat
(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani. (b) Keanggotaan:

(a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama; (b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat; (c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.
145

3. Jawatankuasa Penyiasat
(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

146

4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat

1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan, 2. Memeriksa sendiri tempat kejadian, 3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan, 4 Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang, 5. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi, 6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud, 7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan. 8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.
147

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada. (b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

148

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan. (d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.

149

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk: (i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan

(ii)

(iii)

Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

150

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula.

(i)

Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau

Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

(ii)

151

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

152

TINDAKAN KEMENTERIAN/ JABATAN SELEPAS KELULUSAN

(a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori. (b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.

(c) Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.
(d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

153

PEMATUHAN

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

154

ISU/MASALAH PENGURUSAN ASET KERAJAAN

Tiada rekod/rekod yang ada tidak sempurna Tiada sistem maklumat di jabatan atau secara bersepadu di peringkat kementerian atau agensi pusat Penyimpanan rekod rumit kerana melibatkan banyak aset Pemeriksaan tidak pernah dibuat oleh pegawai yang bertanggungjawab atau pegawai pengawal.

155

Sambungan

Tahap penggunaan harta modal dan inventori secara ekonomik tidak difahami dan diselaraskan. Penyelenggaraan ke atas harta modal tidak dilaksanakan mengikut jadual atau pun tidak dilaksanakan langsung.

156

157