BENGKEL PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA) PELUPUSAN, KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset Jabatan Pelajaran Perak

DEFINISI ASET
Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah bidang kawalan Kerajaan yang dibeli atau disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan

DEFINISI ASET ALIH

Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

BAGI KEMETERIAN/JABATAN, TADBIR URUS ASET SANGAT PENTING KERANA: KERAJAAN TELAH MENYEDIAKAN SEJUMLAH PERUNTUKAN YANG BESAR BAGI PEMBELIAN ASET

3/8/2013

KURSUS PELUPUSAN ASET/PPD KUALA KANGSAR

KATEGORI ASET KERAJAAN

HARTA MODAL
a) Aset Alih yang harga perolehan

INVENTORI

asalnya RM1,000 dan ke atas setiap satu pada masa perolehan. b) Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. c) Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah dinyatakan dalam manual/buku panduan pengguna.

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.
(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

3/8/2013

KURSUS PELUPUSAN ASET/PPD KUALA KANGSAR

CONTOH HARTA MODAL

CONTOH INVENTORI

3/8/2013

KURSUS PELUPUSAN ASET/PPD KUALA KANGSAR

3/8/2013

KURSUS PELUPUSAN ASET/PPD KUALA KANGSAR

Tatacara Yang Perlu Dipatuhi/ Diikuti Oleh Pegawai Awam Dalam Menguruskan Harta Modal Dan Inventori

3/8/2013

KURSUS PELUPUSAN ASET/PPD KUALA KANGSAR

10

Penerimaan

Kehilangan & Hapus Kira

Pendaftaran

Tatacara Pengrusan Aset Alih Kerajaan

Pelupusan

Penggunaan, Penyimpanan, Pemeriksaan

Penyelenggaraan

3/8/2013

KURSUS PELUPUSAN ASET/PPD KUALA KANGSAR

11

PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset Jabatan Pelajaran Perak

DEFINASI PELUPUSAN: Satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

3/8/2013

KURSUS PELUPUSAN ASET/PPD KUALA KANGSAR

13

OBJEKTIF PELUPUSAN i. Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak perlu; Menjimatkan ruang simpanan/pejabat;

ii.

iii. Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; iv. Membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan dipindahkan ke Kementerian/Jabatan yang lain atas sebab-sebab tertentu.

3/8/2013

KURSUS PELUPUSAN ASET/PPD KUALA KANGSAR

14

JUSTIFIKASI PELUPUSAN

Tidak Ekonomi Dibaiki Usang/Obselete Rosak dan tidak boleh digunakan Luput tempoh penggunaan Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum

Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan Disyor selepas pemeriksaan aset Tiada alat ganti Perubahan Teknologi Melebihi keperluan

Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan

KEMENTERIAN

Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhan tidak melebihi RM500,000

KUASA MELULUS

JABATAN

Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM10,000 atau jumlah keseluruhan tidak melebihi RM100,000

3/8/2013

KURSUS PELUPUSAN ASET/PPD KUALA KANGSAR

17

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16

KEW.PA-16 KERAJAAN MALAYSIA PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) ASET ALIH KERAJAAN Kementerian/Jabatan Alamat No. Siri Pendaftaran Aset (KEW.PA-2/PA-3) No. Kodifikasi Nasional : : :

Jenis, Jenama dan Model

Jumlah jarak perjalanan(km)/ Tempoh penggunaan(jam) Tahap Penyampaian Perkhidmatan(%) Jumlah Kos Penyelenggaraan Terdahulu Anggaran Kos Penyelenggaraan Semasa

No. Chassis/Siri Pembuat

No. Enjin No. Pendaftaran (kenderaan) Tarikh dibeli Harga Perolehan Asal

: : :

Nilai Semasa Anggaran Nilai Selepas Diperbaiki

: :

Anggaran Tahan Selepas Diperbaiki :

sambungan
LAPORAN PEMERIKSAAN Butir-butir penambahbaikan yang perlu :1. ... 2. ....... 3. .... Disahkan bahawa aset tersebut telah diperiksa dan diperakukan untuk pelupusan atas sebab-sebab berikut :1. .. 2. .. 3. ....

(Tandatangan) Nama : Jawatan : Tarikh : Cop :

(Tandatangan) Nama : Jawatan : Tarikh : Cop :

Ruangan ini hendaklah diisi jika PEP melebih tempoh satu (1) tahun. Aset telah dibuat penilaian semula dengan nilai semasa RM .

(Tandatangan) Nama : Jawatan : Tarikh :

Cop

a) PELANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA Dilantik oleh Pegawai Pengawal bagi membuat pemeriksaan ke atas aset yang hendak dilupus; Tempoh pelantikan tidak melebih 2 tahun; Sekurang-kurangnya 2 orang pegawai yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset yang hendak dilupus; Pegawai yang dilantik daripada Kumpulan Pengurusan Profesional dan Kumpulan Sokongan 1 atau setaraf dengannya; dan Pegawai daripada Kementerian/Jabataan lain boleh dilantik jika perlu.

3/8/2013

KURSUS PELUPUSAN ASET/PPD KUALA KANGSAR

20

b) TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA

Menyedia dan mengemukakan jadual pemeriksaan kepada Urus Setia Pelupusan Jabatan;

Memeriksa aset dan rekod yang berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarah oleh Jabatan;
Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupus telah dikeluarkan; Menyediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (Kew.PA-17); Mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai; dan Menandatangani Kew.PA-17 dan mengemukakan kepada Urus Setia Pelupusan Jabatan.

3/8/2013

KURSUS PELUPUSAN ASET/PPD KUALA KANGSAR

21

LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA ASET ALIH KERAJAAN (KEW.PA-17)

SYOR NILAI SEMASA NYATAKAN KAEDAH JABATAN / TEMPOH KEADAAN KETERANGAN TARIKH PELUPUSA BIL UNIT KUANTITI DIGUNAKAN/ ASET BAHAGIA ASET PEMBELIAN N DAN SIMPANAN SEUNIT JUMLAH SEUNIT JUMLAH DENGAN N JUSTIFIKAS JELAS I (RM) (RM) (RM) (RM)

HARGA PEROLEHAN ASAL

JUMLAH KESELURUHAN

URUSETIA PELUPUSAN

Unit Pengurusan Aset di

Jabatan bertanggungjawab sebagai Urusetia Pelupusan

TUGAS-TUGAS URUSETIA PELUPUSAN (a) Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut KEW.PA-15; (b) Mendapatkan Perakuan Pelupusan (KEW.PA16); (c) Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-17); (d) Menyemak dan pastikan permohonan lengkap dan teratur;

TUGAS-TUGAS URUSETIA PELUPUSAN

(j) Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan (KEW.PA-18); (k) Memperoleh Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19) bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan; (l) Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus; dan (m) Kemuka Laporan Tahunan Pelupusan Aset (KEW.PA-20) ke Perbendaharaan.

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN:

Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan

3/8/2013

KURSUS PELUPUSAN ASET/PPD KUALA KANGSAR

26

PELANJUTAN TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

i. Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua(2) minggu sebelum tamat tempoh pelulusan; ii. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja; dan iii. Sekiranya tindakan tidak dapat diselesaikan, maka kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan kerana pengurang nilai semasa aset dan kaedah pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.
3/8/2013 KURSUS PELUPUSAN ASET/PPD KUALA KANGSAR 27

PINDA KAEDAH PELUPUSAN

i. Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus;
ii. Permohonan hendaklah dikemukakan sebelum tamat tempoh kelulusan; dan iii. Sekiranya tempoh tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

3/8/2013

KURSUS PELUPUSAN ASET/PPD KUALA KANGSAR

28

KAEDAH PELUPUSAN

Jualan Tender
Jualan Sebutharga Jualan Lelong Jualan Sisa Tukar Barang (Barter Trade)

Tukar Beli (Trade In)

Tukar Ganti (Cannibalize) Pindahan Hadiah Musnah (tanam/ bakar/ buang/ tenggelam)

Kaedah lain yang difikirkan sesuai

PERLAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN

TENDER
Gunakan KEW.PA-21 Disertai oleh syarikat/orang perseorangan (KEW.PA-22) Maklumat seperti dalam KEW.PA-21 diiklankan melalui sekurang-kurangnya 1 akhbar utama Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di KEW.PA-17 Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk maksima RM10,000

TENDER
Tawaran dibuat guna sampul berlakri dan dimasukkan dalam peti tender Jabatan pada atau sebelum tarikh dan waktu tutup yang ditetapkan Jawatankuasa Pembuka Tender dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk membuka dan menjadual tender Tender dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan Tawaran disenaraikan dalam KEW.PA-23 Jadual Tender dan dokumen dikemuka kepada Ketua Jabatan.

TENDER
Ketua Jabatan membuat penilaian dan perakuan tender. Perakuan hendaklah disertakan bersama dengan salinan iklan tender, jadual pembukaan tender dan dokumen lain Tawaran tertinggi yang dipilih tidak kurang 70% harga simpanan. Jika kurang, rujuk Perbendahraan Dalam memproses tender, Pegawai Pengawal hendaklah memastikan bahawa beliau atau pegawai-pegawai yang mengurus tender tidak mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau terletakhak

TENDER
Pegawai dari Kementerian/ Jabatan yang melupuskan aset tidak dibenarkan menyertai tender

Sekiranya petender yang berjaya menolak tawaran, deposit tender tidak akan dikembalikan
Lembaga Perolehan dimaklumkan mengenai penolakan untuk membolehkannya menimbang tawaran lain Jika tawaran lain terlalu rendah, tender boleh dipelawa semula atau rujuk ke Perbendaharan bagi mendapatkan kelulusan Jika tiada sebarang tawaran diterima, tender boleh dipelawa semula atau mohon pinda kaedah pelupusan dari Kuasa Melulus

SEBUT HARGA

Dipelawa sekurang-kurangnya 10 syarikat/ orang perseorangan

Kenyataan Tawaran Sebut Harga menggunakan KEW.PA-24 Tawaran sebut harga menggunakan KEW.PA-25 Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di KEW.PA-17 Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk maksima RM5,000

SEBUT HARGA
Tawaran dikemuka dalam sampul berlakri dan masukkan dalam peti sebut harga Jabatan sebelum tarikh dan waktu tutup yang ditetapkan
Sebut harga dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan Jawatankuasa Sebut Harga dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal Jawatankuasa Pembuka Sebutharga menyenaraikan tawaran menggunakan Borang KEW.PA-26

SEBUT HARGA
Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga mengemukakan Jadual Sebut harga kepada Urusetia untuk menilai dan membuat perakuan kepada Jawatankuasa Sebut Harga Jabatan untuk pertimbangan dan keputusan
Dalam memproses sebut harga Ketua Jabatan hendaklah memastikan beliau dan pegawai-pegawai tidak mempunyai sebarang kepentingan persendirian atau terletakhak

SEBUT HARGA
Penyebutharga yang berjaya diberitahu dengan serta merta.Sekiranya penyebutharga terpilih menolak tawaran, deposit tidak akan dikembalikan. Jawatankuasa Sebut Harga menimbang tawaran lain atau memutuskan pelawaan sebut harga semula.
Pegawai Kementerian/ Jabatan yang melupuskan aset tidak dibenar menyertai sebut harga

LELONG
Dilaksanakan ke atas aset berikut:
Mempunyai nilai pasaran

Kuantiti yang banyak

Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya

LELONG
Kenyataan Lelong mengandungi maklumat mengenai tarikh, waktu dan tempat. Contoh kenyataan lelong di KEW.PA-27 Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di KEW.PA-17 dinyatakan dalam senarai aset yang akan dilelong Urusan lelong diadakan di ruang terbuka atau di dewan

LELONG
Pembida yang berminat untuk sertai lelongan, perlu mendaftar. Bayaran deposit 5% dari harga simpanan atau maksima RM1,000 Pembida yang berjaya jelaskan bayaran dalam tempoh 7 hari dan aset diambil dalam tempoh 14 hari dari tarikh lelongan Jika harga tawaran tertinggi kurang 70% daripada harga simpanan, rujuk kepada Perbendaharaan

JUALAN SISA
Dilaksanakan bagi aset yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya yang mempunyai kandungan logam (besi, tembaga, dll), getah, kayu, plastik dan sebagainya yang mempunyai nilai jualan Jualan Sisa dilaksanakan dengan cara: Tender Sebut harga Syarikat Bumiputera berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (perlu permit) Kenderaan yang telah dilupus secara jualan sisa tidak boleh didaftar semula

TUKAR BARANG (BARTER TRADE)

Aset dari jenis yang sama atau berbeza melalui tender terhad

Kaedah tukar barang dilaksanakan berasaskan:

(a) Nilai aset hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakar dalam bidang berkenaan Aset yang mempunyai unsur keselamatan

(b)

TUKAR BARANG (BARTER TRADE)

Kaedah tukar barang dilaksanakan berasaskan:
(c) (d) (e) (f) Pertukaran aset adalah berasaskan nilai terbaik Pertukaran aset berasaskan keperluan sebenar Syarikat dihadkan kepada 5-10 sahaja dan mempunyai lesen dan kemahiran Syarikat pengeluar atau agen pembekal aset baru hendaklah bertanggungjawab memberi khidmat lepas jualan

TUKAR BELI (TRADE-IN)

Dilaksanakan bagi aset yang masih boleh diguna dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/ Jabatan dan tiada Kementerian/ Jabatan yang berminat melainkan pembekal asal atau pembekal yang berniaga dalam bidang berkaitan

TUKAR BELI (TRADE-IN)

Dilaksanakan berasaskan:
(a) (b) (c) (d) Aset yang sama jenis Aset perlu dikeluarkan sebelum pengganti dipasang Penggantian aset disahkan oleh Jabatan Teknikal Harga jualan dirunding antara Kementerian/ Jabatan dengan pembekal

TUKAR BELI (TRADE-IN)

Dilaksanakan berasaskan:
(e) (f) (g) Nilai semasa yang ditaksir oleh Jabatan Teknikal. Peruntukan mencukupi bagi membiayai harga penuh aset yang akan diganti Harga jualan aset dikreditkan sebagai hasil Kerajaan dan tidak boleh ditolak dengan harga sebenar aset yang dibeli Cadangan jualan tukar beli dimasukkan sebagai syarat dalam dokumen pelawaan tender/ sebutharga dan juga dalam perjanjian perolehan

(h)

TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)

Dilaksanakan ke atas aset yang tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh dikeluarkan bahagian-bahagian tertentu seperti bahagian-bahagian jentera/ kenderaan/ perkakasan komputer dikeluarkan dan dipasang sebagai alat/ komponen ganti bagi kenderaan/ perkakasan komputer yang lain

TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)

Dilaksanakan berasaskan:
Aset yang sama jenis dan kegunaannya; Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya oleh Pegawai Teknikal; dan Keperluan semasa bagi tujuan baik pulih dan penjimatan.

Alat/ komponen tukar ganti yang dipasang kepada aset penerima perlu direkodkan dalam Bahagian B KEW.PA-2

PINDAHAN
Dilaksanakan antara Kementerian/ Jabatan bagi aset yang boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan kerana: Melebihi keperluan Tidak diperlukan selepas projek siap Obsolete/ obsolescent

PINDAHAN
Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan:
Permohonan atau keperluan Kementerian/ Jabatan Tidak dikenakan apa-apa bayaran Kos pengendalian ditanggung oleh penerima

PINDAHAN
Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan: Daftar aset diserah kepada Kementerian/ Jabatan penerima Aset yang diterima secara pindahan hendaklah dilupus oleh Kementerian/ Jabatan Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus

HADIAH
Ciri-ciri aset yang boleh dilupuskan secara hadiah:
Aset boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asal tetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/ Jabatan; atau Aset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh diguna sebagai bahan latihan atau pameran

HADIAH
Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan:
Antara Kementerian/ Jabatan Kerajaan bagi tujuan latihan atau pemeran Dari Kementerian/ Jabatan Kerajaan kepada mana-mana organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan

HADIAH
Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:
Permohonan atau keperluan penerima

Kos pengendalian dan pengangkutan ditanggung oleh penerima

Cadangan pelupusan secara hadiah disokong dengan surat permohonan Kementerian/ Jabatan, organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain

HADIAH
Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:
Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan bersama Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA19) Aset yang diluluskan sebagai hadiah untuk tujuan latihan atau pameran diguna bagi tujuan tersebut sahaja

MUSNAH
Kaedah pelupusan secara musnah dilaksanakan bagi aset yang tiada nilai jualan/ nilai sisa atau aset yang berunsur keselamatan dengan cara: Ditanam Dibakar Dibuang Ditenggelam

MUSNAH
Langkah-langkah yang perlu diambil: Mendapat kelulusan PBT, JAS, Jabatan Laut, dll. Mematuhi garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa berkenaan Bahan-bahan yang boleh diguna sebagai alat ganti hendaklah ditanggal/ dikeluarkan terlebih dahulu Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek dan sebagainya Sijil Penyaksian Pemusnahan (KEW.PA-18) hendaklah disediakan

KAEDAH-KAEDAH LAIN PELUPUSAN

Kaedah lain yang tidak dinyatakan perlu mendapat kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal.

PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT

Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat, Kementerian/ Jabatan hendaklah menggunakan peraturan berkenaan

TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN

Label Hak Kerajaan Malaysia dan nama Kementerian/ Jabatan pada aset dipadamkan JPJ diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai

KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset JABATAN PELAJARAN PERAK

TAFSIRAN

OBJEKTIF

KUASA MELULUS

E) TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN

HAPUSKIRA
D) LAPORAN AKHIR

URUSETIA KEHILANGAN & HAPUSKIRA

PROSES HAPUSKIRA

C) JAWATANKUASA PENYIASAT

B) LAPORAN AWAL

A) MELAPORKAN KEHILANGAN

TAFSIRAN KEHILANGAN

Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam,kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

TAFSIRAN HAPUSKIRA

Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah:

Ketua Setiausaha Kementerian

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset

TAFSIRAN KETUA JABATAN

Ketua Jabatan termasuk: Ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

KUASA MELULUS

KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset lebih RM200,000 atau jumlah keseluruhannya lebih RM1,000,000 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam

KUASA MELULUS KEMENTERIAN/ JABATAN

Kementerian
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM200,000 atau jumlah keseluruhannya kurang RM1,000,000 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam Kuasa Melulus: Ketua Setiausaha (KSU)

Jabatan
Peringkat Negeri:
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM10,000 atau jumlah keseluruhannya kurang RM100,000 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam Kuasa Melulus: Pengarah Jabatan Pelajaran Negeri

SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN

KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI HARTA MUDAH ALIH (ELEKTRONIK) YANG HILANG
5 FEBRUARI 2009

 Kehilangan peralatan elektronik, telekomunikasi dan ICT yang nilai semasanya tidak melebihi RM5,000 diberi pengecualian daripada tindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik mengikut nilai semasa tertakluk kepada syarat-syarat berikut:(i) Bayaran balik ini terhad untuk walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, personel digital assistant (PDA), pemain CD/DVD dan smartphone; (ii) Kuasa Melulus bayaran balik ialah Ketua Pengarah Jabatan atau Ketua Setiausaha Kementerian;

(iii) Nilai semasa bagi bayaran balik adalah berdasarkan kepada nilai semasa berlaku kehilangan aset. Penentuan nilai ini adalah berdasarkan anggaran susut nilai yang dibuat oleh pegawai yang mahir dalam nilaian aset tersebut dan diperakukan oleh Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan di peringkat Jabatan atau Kementerian; (iv) Pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan hendaklah melaporkan kepada polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui; (v) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal (KEW. PA-28) seperti mana yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan;

(vi) Laporan Polis dan Laporan Awal hendaklah dikemukakan kepada Ketua Pengarah Jabatan atau Ketua Setiausaha Kementerian untuk pertimbangan dan kelulusan bayaran balik dan hapus kira. Sebelum meluluskan apaapa bayaran balik dan hapus kira pegawai yang diberi kuasa hendaklah berpuas hati dengan Laporan Awal yang disediakan oleh Ketua Jabatan; (vii) Bayaran balik yang diterima hendaklah dikreditkan dalam Kod Hasil 76106 (Denda Pegawai Awam);

(viii) Bayaran balik hendaklah direkod dalam Buku Perkhidmatan pegawai berkenaan; (ix) Tindakan hapus kira hendaklah direkodkan dalam Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar lnventori (KEW.PA3); dan (x) Selepas tindakan bayaran balik dan hapus kira selesai, satu laporan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan

SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN

PENAMBAHBAIKAN KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI HARTA MUDAH ALIH (ELEKTRONIK) YANG HILANG

31 JULAI 2009

 Sebagai memudahkan dan menambah baik lagi sistem penyampaian, Perbendaharaan bersetuju supaya dilaksanakan perkara-perkara berikut:
(i) Semua kes kehilangan peralatan elektronik, telekomunikasi dan ICT dengan nilai semasanya tidak melebihi RM5,000 yang belum diputuskan oleh Pihak Berkuasa Tatatertib termasuk kes-kes sebelum Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 5 Februari 2009 dikeluarkan adalah dibenarkan mengguna pakai kaedah bayaran balik; tindakan bayaran balik akan dikenakan terhadap seorang pegawai atau beberapa orang pegawai yang bertanggungjawabatas kehilangan itu sekiranya terdapat unsur-unsur kecurian,penipuan atau kecuaian; dan

(ii)

(iii)skop pemakaian kaedah bayaran balik diperluaskan untuk meliputi semua aset alih lain dengan nilai semasa tidak melebihi RM5,000 kecuali aset-aset yang melibatkan peralatan keselamatan seperti senjata api atau aset yang sukar diperoleh, peralatan komponen strategik atau aset yang digunakan atas maksud kepentingan negara. Kehilangan aset-aset tersebut perlu disiasat dengan teliti dan kecuaian berkaitan dengannya boleh dikenakan kedua-dua tindakan surcaj dan tatatertib.

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Unit Pengurusan Aset di Kementerian/ Jabatan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira. (a)
Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori KEW. PA-3.

T U G A S

(b)

Mendapatkan Laporan Awal (KEW.PA-28) daripada Ketua Jabatan.

(c)

Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal. Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat menggunakan contoh format KEW.PA-29.

(d)

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

T U G A S

(f) Mendapatkan Laporan Akhir (KEW.PA-30) daripada

Jawatankuasa Penyiasat.

(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syor

daripada Pegawai Pengawal.

(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan

hapus kira lengkap dan teratur.

(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa

Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum diperolehi.

PROSES HAPUS KIRA

1. MELAPORKAN KEHILANGAN

(a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta. (b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

2. LAPORAN AWAL (KEW.PA-28)

(a)

Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/ Ibu Pejabat.

LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN (KEW.PA-28)

Nyatakan: 1. Keterangan Aset Yang Hilang (a) Jenis Aset : (b) Jenama dan Model: (c) Kuantiti: (d) Tarikh Perolehan: (e) Harga Perolehan Asal : Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui Cara bagaimana kehilangan berlaku

2. 3. 4.

sambungan

5.

Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/ mengguna aset yang hilang Sama ada seorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke atas kehilangan itu. Jika ya, nama dan jawatannya. Sama ada seorang pegawai telah ditahan kerja No. Rujukan dan Laporan Polis

6.

7. 8.

sambungan

9.

Langkah-langkah sedia ada untuk mengelak kehilangan berlaku

10. Langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini.

11. Catatan: Tandatangan Ketua Jabatan Nama: Jawatan: Tarikh: Cop Jabatan

2. LAPORAN AWAL (KEW.PA-28)

(b)

Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada: (i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan

(ii)

2. LAPORAN AWAL (KEW.PA-28)

(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.

3. JAWATANKUASA PENYIASAT

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani. (b) Keanggotaan: - Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama; - Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat; - Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.

3. JAWATANKUASA PENYIASAT

(c)

Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

KEW. PA-29
Kepada: (Nama dan Jawatan Pegawai Yang Dilantik) No. Rujukan Fail:) Tarikh:

PERLANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik tuan sebagai Pengerusi/Ahli Jawatankuasa Penyiasat untuk menyiasat kehilangan.(nama aset) di.Kementerian /Jabatan /PTJ mulai dari tarikh surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal .) 2. Tuan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai Panduan. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (Kew. PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan ini mestilah dikembalikan sebelum ..(tarikh).

3.

Tandatangan :. Nama Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan :. :..

s.k.

Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia

4.TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENYIASAT

1.
2. 3. 4.

Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan

Memeriksa sendiri tempat kejadian. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.

4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat

5. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi.
6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud. 7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan. 8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

5. LAPORAN AKHIR (KEW.PA-30)

(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan.

Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.
(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN (KEW.PA-30)

Nyatakan: 1. Keterangan Aset Yang Hilang (a) (b) (c) (d) (e) 2. Jenis Aset : Jenama dan Model: Kuantiti: Tarikh Perolehan: Anggaran Nilai Semasa:

Perihal Kehilangan (a) (b) (c) (d) (e) Tarikh diketahui Tarikh Sebenar berlaku Tempat Kejadian Bagaimana kehilangan diketahui Bagaimana kehilangan berlaku

sambungan
3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.

4.

Nama pegawai yang: (i) Secara langsung menjaga aset tersebut (ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia (iii) Bertanggungjawab atas kehilangan itu

sambungan
5. Mengenai setiap pegawai di atas nyatakan: (i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan: (ii) Tugasnya serta senarai tugas (iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak)

(iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tertentu.
(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan

(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya)
(vii) Maklumat lain, jika ada.

sambungan

6.

Nyatakan adakah Tatacara Pegurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini. Rumusan Siasatan

7.

8.

sambungan

9.

Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi. : : : : PengerusiTandatangan : Nama Jawatan Tarikh Ahli : : :

Tandatangan Nama Jawatan Tarikh

sambungan
10. Syor dan Ulasan Pegawai Pengawal

Syor:
Ulasan:

Tandatangan : Nama Jawatan Tarikh Cop Kementerian : : : :

sambungan

(c)

Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.
Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.

(d)

sambungan

(e)

Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk: (i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

(ii)

(iii)

sambungan

(f)

Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula.

(i)

Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau

Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

(ii)

sambungan

(g)

Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 2 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

6.Tindakan Kementerian/ Jabatan Selepas Kelulusan

(a)
Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori.

(b)

Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset (KEW. PA-31) dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.

sambungan

(c)

Syor Surcaj/ Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/ Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(d)

Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/ tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

KEW. PA-31

SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN

(Diisi oleh Pegawai Aset)

Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil. KP(BPPA)300-15/2 Jld. 3 (29).bertarikh 6 Julai 2007

Aset berikut telah di hapus kira dan Daftar Harta Modal/Inventori berkenaan telah dikemaskini.

Bil
1.

Jenis Aset

No. Pendaftaran

2.

Tandatangan Ketua Jabatan : Nama Jawatan Tarikh Kementerian/Jabatan

: : : :

KEW. PA-32

TAHUN KEMENTERIAN

LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/ TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN : . :

Tindakan Surcaj Tindakan Tatatertib
Jenis Hukuman Tarikh Dikenakan

Ruj. Kelulusan Kementerian/ Bil Perbendah Jabatan araan

Jenis Aset

Punca Kehilangan

Nilai Perolehan Asal (RM)

Nilai Semasa (RM)

Amaun Surcaj (RM)

Tarikh Dikenakan

Tanda Tangan Nama Jawatan Kementerian/Jabatan

: (Pegawai Pengawal) : : :

KEW. PA-33

LAPORAN TAHUNAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN TAHUN : .

Bil

Kementerian/ Jabatan

Keterangan Aset Alih

Tarikh Hapus Kira

Kuantiti

Anggaran Nilai Semasa Seunit Jumlah

Sebab Harga Asal Dihapus kira (RM)

Catatan

*Laporan ini mengandungi keseluruhan kes

kehilangan yang berlaku pada tahun semasa samada yang telah diluluskan atau masih dalam tindakan. Sila nyatakan di ruang Catatan jika ia merupakan kes yang melibatkan surcaj/ tatatertib.

Tanda Tangan
Nama Jawatan Kementerian/Jabatan

: (Pegawai Pengawal) : : :

PENUTUP

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset Jabatan Pelajaran Perak

KESIMPULAN
Terima Aset Terima Aset bersama punca maklumat Tentukan klasifikasi aset (kategori dan jenis aset) Daftar Aset mengikut kumpulan Harta Modal (KEW.PA-2) Inventori (KEW.PA-3)

Tentukan Kumpulan Aset

Daftar Aset Kemaskini KEW.PA-4 atau KEW.PA-5 Pengesahan Pegawai Cetak KEW.PA-2 atau KEW.PA-3

Rekod Penyelenggaraan
Rekod Pemeriksaan Rekod Penempatan

Kawalan dan Pemantauan

Kemaskini senarai daftar aset (Mengikut tahun semasa)

Tempatkan Aset

Cetak Label Aset

Rekod Pergerakan

Cetak dan kemaskini KEW.PA-7 (Senarai aset mengikut lokasi)

Kemaskini KEW.PA-7

Proses Pelupusan Proses Kehilangan SPA Database

Simpan kad untuk tujuan kemaskini

Simpan Daftar Aset

PERTANYAAN

05-5015123/5055/ 5128/5030

05- 5270598

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset , Jabatan Pelajaran Perak Jalan Tun Abdul Razak 30640 Ipoh Perak No. Tel : 05-5015024/5028 No. Faks : 05-5270598

SEKIAN, TERIMA KASIH