STOK DAN INVENTORI

1.0 PENGENALAN
Stok dan Inventori adalah satu proses bagi mengemaskinikan
pengurusan harta-modal, inventori dan bekalan pejabat melalui
penggunaan beberapa jenis borang.

- Daftar Harta Modal

(Kew 312, Kew 312A)
- Daftar Inventori
(Kew 313)
- Daftar Stok Bekalan Pejabat
(Kew 314)
- Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori
(Kew 315)

2.0 KEPENTINGAN MEREKOD

2.1 Merekod lokasi harta modal, inventori dan bekalan pejabat akan
memudahkan pihak pengurusan untuk mengawas dan mengesan
pergerakan sesuatu bahan.

2.2 Merekodkan butir-butir asas mengenai harta modal, Inventori dan

bekalan pejabat akan memudahkan mana-mana pihak mengawasi
penggunaan.

2.3 Mewujudkan sistem maklumat yang kemaskini dan berkesan bagi

meningkatkan keberkesanan pengurusan dan penggunaan.

1
3.0 DAFTAR HARTA MODAL (KEW 312, 312A)
3.1 Harta modal ialah barang-barang tak luak yang bernilai RM500
atau lebih setiap satu pada masa perolehan. Barang-barang ini
tidak termasuk perabot, permaidani, langsir dan seumpamanya
yang diperolehi tanpa mengira kos.

3.2 Daftar Harta modal ini di dalam bentuk kad diperkenalkan untuk
merekod semua jenis harta modal yang diperolehi. Ia
mengandungi dua bahagian iaitu:

BAHAGIAN A - Merekodkan semua maklumat berhubung dengan

pembelian, penempatan, pemeriksaan dan
pelupusan.

BAHAGIAN B - Merekodkan semua penyelenggaraan seperti

pembaikan dan pembelian segala alat ganti.

3.3 Sistem kad ini diperkenalkan bagi memudahkan proses merekod

segala pembelian dan penyelenggaraan di dalam ruang yang
disediakan dan memudahkan penyususnan rekod mengikut abjad.
Dengan sistem ini segala rekod yang disimpan akan diseragamkan.
Ini akan memudahkan kerja-kerja pengawalan dan
penyelenggaraan.

3.4 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekodkan penggunaan

borang ini.

3.5 Butir-butir maklumat di dalam Daftar Harta Modal terbahagi kepada

dua bahagian iaitu:-

2
3.5.1 KEW 312 (BAHAGIAN A)
a) Kategori
Kategori Harta Modal misalnya:
i) Kenderaan ( kereta, van, motosikal)
ii) Loji (loji pusat hawa dingin dan lain-lain)
iii) Mesin, peralatan dan kelengkapan pejabat.

b) Jenis
i) Kamera
ii) Komputer
iii) Mesin Penyalin
iv) Mesin Taip
v) Televisyen dll

c) Jenama dan Model

Jenama dan model harta model berkenaan seperti Proton Saga
1.5i.

d) Jenis dan No. Enjin

Jenis dan No. enjin jika harta ini adalah kenderaan.

e) Nombor Casis / Siri Pembuat

Nombor casis bagi kenderaan atau nombor siri pembuat bagi
peralatan pejabat.

f) Nombor Siri Pendaftaran

Seperti nombor siri kenderaan atau nombor siri rekod pejabat.

g) Kos dan Tarikh Dibeli / Diterima

3
 Harga termasuk kos pengangkutan / insuran (jika ada) dan lain-lain
perbelanjaan yang berkaitan dengan pembelian tersebut.
h) Nombor Pesanan Kerajaan
Nombor yang dikeluarkan untuk pembelian harta modal berkenaan.
Jika harta modal tersebut diperolehi melalui cara-cara lain sila
nyatakan ( sumbangan / hadiah )

i) Pembekal
Nama pembekal atau syarikat yang membekalkan.

j) Nombor Rujukan Fail

Fail yang mengandungi rekod-rekod mengenai pembelian harta
modal berkenaan.
Contoh: Fail yang menyimpan rekod pembelian peralatan dan
bekalan)

k) Aksesori
Senaraikan aksesori-aksesori yang dilengkapkan / diterima
bersama harta modal berkenaan.

l) Tandatangan
Tandatangan pegawai yang bertanggungjawab mengesahkan butir-
butir di atas serta tarikh.

m) Penempatan
Penempatan tetap dan tarikh penempatan harta modal berkenaan.
Setiap pindahan penempatan (tetap) perlu direkodkan dan
ditandatangani oleh pegawai yang menerima (cop nama dan
jawatan) .
Pindahan *

4
 Sekiranya sesuatu modal dipindah keluar secara tetap daripada
pejabat yang mengawalnya, kad Daftar Harta Modal asal
hendaklah di bawa bersama-sama dengan harta modal berkenaan
ke pejabat yang menerimanya. Satu salinan kad Daftar Harta
Modal tersebut hendaklah disimpan dengan menulis perkataan
Dipindah . (Ruj .) di dalam fail yang berasingan
berhubung dengan rekod harta modal yang dipindah.

Selepas butir-butir di atas diisi, pegawai yang bertanggungjawab

perlu menandatangani di ruang yang disediakan serta tarikh.

n) Pemeriksaan Harta Modal

Ketua jabatan hendaklah mengaturkan pemeriksaan ke atas harta
modal sebagaimana yang dikehendaki di dalam TPS para 238,239
dan 240.

o) Pelupusan
Pegawai berkenaan hendaklah mencatatkan tarikh, nombor fail dan
tandatangan bila tarikh sesuatu harta modal itu dilluluskan untuk
pelupasan oleh Perbendaharaan atau pegawai-pegawai yang
berkenaan.

5
3.5.2 KEW 312 (BAHAGIAN B)

Butir-butir yang perlu direkod di dalam bahagian ini, adalah seperti berikut:
a) Tarikh servis / pembaikan
Tarikh servis atau pembaikan yang telah dilakukan bagi harta modal.

b) Butir-butir Servis/ Pembaikan

Keterangan lanjut mengenai apa yang telah dibaiki atau diservis termasuk
alatganti yang dibeli.

c) Nombor Pesanan Kerajaan

Nombor rujukan pesanan kerajaan / no. rujukan.

d) Tempat Pembelian / Servis / pembaikan

Nama syarikat tempat alat ganti dibeli atau pembaikan dibuat.

e) Kos
Kos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali.

f) Tandatangan
Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi
mengesahkan butir penyeggaraan harta modal itu.

3.5.2 KEW 312A

Borang ini adalah sambungan kepada Borang KEW 312. Ia hanya
digunakan selepas ruangan di KEW 312 ( Bahagian B ) telah habis
digunakan.

6
4.0 DAFTAR INVENTORI ( KEW 313 )
4.1 Inventori ialah barang tak luak yang bernilai kurang dari RM500
setiap satu pada masa perolehan. Walau bagaimanapun, barang-
barang seperti perabot, permaidani dan langsir serta pinggan
mangkuk adalah termasuk di dalam kategori inventori tanpa
mengira kos.

4.2 Daftar inventori diperkenalkan untuk merekodkan perolehan dan

penempatan inventori. Daftar ini adalah di dalam bentuk kad untuk
memudahkan penyusunan dan juga semasa membuat rujukan.
Kad-kad ini disusun mengikut jenis inventori dan abjad.

4.3 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekod penggunaan

borang ini.

4.4 Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah

seperti berikut:

a) Kategori
Kategori inventori misalnya;-
i) Peralatan dan kelengkapan pejabat
ii) Perabot, permaidani, langsir dll.

b) Jenis
Jenis inventori di dalam kategori Peralatan dan Kelengkapan
Pejabat misalnya:-
i) Alat pengira
ii) Kipas angin dll

7
 Jenis inventori di dalam kategori Perabot, Permaidani dan Langsir
Misalnya:-
i) Kerusi
ii) Meja
iii) Langsir dll.

c) Bil
Bilangan mengikut urutan biasa.

d) Butiran
Perihal inventori yang diperolehi misalnya:-
i) kerusi eksekutif
ii) meja kerani
iii) rak bertutup dll

e) Kuantiti
Jumlah unit inventori yang diperolehi.

f) No. Pesanan Kerajaan

Nombor rujukan Pesanan Kerajaan.

g) Tarikh dibeli
Tarikh inventori tersebut dibeli mengikut Pesanan Kerajaan

h) Kos Seunit
Kos termasuk pengangkutan dan insuran (jika ada) bagi setiap unit
inventori.

i) No. Siri Pendaftaran

No. siri pendaftaran seperti siri rekod pejabat.

8
j) Lokasi
Penempatan inventori tersebut.

k) Pelupusan
No. rujukan fail atau pelupusan itu diluluskan oleh Perbendaharaan
atau Pegawai-pegawai di mana berkenaan.

l) Catatan
Apa-apa perkara yang berkaitan.

m) Tandatangan
Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi
mengesahkan butir-butir yang dicatatkan itu.

9
5.0 DAFTAR STOK BEKALAN PEJABAT ( KEW 314 )

5.1 Bekalan pejabat ialah semua barang luak dan termasuk alatulis
serta kelengkapan pejabat takluak yang rendah nilainya dan tidak
ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu.

5.2 Daftar stok bekalan pejabat diperkenalkan untuk merekodkan

segala perolehan bekalan pejabat-pejabat. Daftar ini adalah di
dalam bentuk buku.

5.3 Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah

seperti berikut:-
a) Jenis
Jenis bekalan pejabat seperti barang-barang luak misalnya:-
i) Ball pen
ii) Kertas A4
iii) Gam dll

b) Unit Pengukuran
Dikira dalam bentuk batang,kotak, rim dll.

c) Bil
Bilangan mengikut urutan biasa.

d) No. Pesanan
Nombor rujukan pesanan / pesanan kerajaan.

e) Diterima Daripada / Dikeluarkan Kepada

Nama pembekal atau pegawai yang menerima.

10
f) Tarikh
Tarikh bekalan tersebut diterima atau dikeluarkan.

g) Kuantiti Terimaan
Bilangan unit bekalan diterima.

h) Kuantiti Keluaran
Bilangan unit bekalan dikeluarkan.

i) Baki
Baki bilangan unit bekalan yang ada.

j) Penerima
Nama dan tandatangan pegawai yang menerima bekalan.

11
6.0 DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI ( KEW 315)

6.1 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk

merekodkan pergerakkan sebarang harta modal atau inventori.
Pergerakkan yang dimaksudkan adalah pindaan melalui pinjaman
atau penempatan sementara.

6.2 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori adalah di dalam

bentuk buku.

6.3 Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah

seperti berikut:-

a) Jenis
Jenis harta modal / inventori misalnya : kamera atau televisyen.

b) Jenama dan Model

Modal harta modal / inventori misalnya Canon TY 700.

c) No. Siri Pembuat

Nombor siri pembuat harta modal / inventori berkenaan.

d) No. Siri Pendaftaran

Nombor siri pendaftaran seperti nombor siri rekod pejabat.

e) Bil
Bilangan mengikut urutan biasa.

f) Nama Peminjam
Nama Peminjam.

12
g) Tarikh dikeluarkan
Tarikh sebenar harta modal / inventori dikeluarkan atau
dipindahkan dari penempatan asal.

h) Tarikh Jangka Dipulangkan

Tarikh harta modal / inventori berkenaan dijangka dipulangkan.

i) Tandatangan Peminjam
Peminjam hendaklah memeriksa harta modal / inventori yang
dipinjamkan dan menandatangani ketika mengambilnya.

j) Pengawai Pengeluar
Pegawai bertanggungjawab mengawasi harta modal / inventori
pejabat atau seorang pegawai lain yang telah ditugaskan
hendaklah menandatangani ketika harta modal / inventori
dikeluarkan dan dipulangkan serta tarikhnya.

13
SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM DAFTAR BEKALAN
PEJABAT
BIL JENIS BARANG BIL JENIS BARANG
1 AMMETER 28 PELURU
2 ANEMOMETER 29 PEMBARIS
3 ANEROID BAROMETER 30 PEMBERAT 1 KG
4 ANGKUP LUAR / DALAM 31 PETA
5 ANIMALS CELL 32 POMP TAYAR
6 APIT RAGUM 33 REHAL
7 BATU BATAN GALIAN 34 RIBEN
8 BED PING PONG 35 RUBBER STAMP
9 BEKAS MINUMAN 36 SCRAPER
10 CAKERA 37 SEJADAH
11 CANGKUL 38 SEKUP
12 FIRST- AID- KIT 39 SEL ASAP
13 GUNTING 40 SESIKU
14 JAM DINDING 41 STARTING BLOCK
15 JANGKASUHU 42 STOP WATCH
16 JANGKA MASA DETIK 43 STEEL ROLLER
17 JARING BOLA SEPAK 44 STOP WATCH
18 JARING BADMINTON 45 TAJAK
19 KOMPAS 46 TALI TAPE
20 LAMPU 47 TOLOK PENANDA
21 LEMBING 48 TRANSPARENSI
22 MAGNET BAR 49 NERACA TUAS
23 MATA GERGAJI BESI 50 TUKUL KUKU KAMBING
24 MESIN PENGIRA 51 TUKUL WARINGTON
25 OIL CAN 52 TUNGKU KAKI
26 PAHAT 53 VIDEO CASSET
27 PARANG 54 WOOD MALLET
SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM HARTA MODEL

BIL JENIS BARANG KOD

1 ALAT PENGHAWA DINGIN AHD
2 AMPLIFIRE AF
3 KOMPUTER KM
4 MESIN SANDANG MS
5 MESIN RUMPUT MR
6 MESIN PENDUA MP
7 MESIN FOTOSTAT MF
8 MESIN TAIP MT
9 MESIN TAIP ELEKTRIK MTE
14
 10 OVERHEAD PROJEKTOR OP
11 PERAKAM VIDEO PV
12 PETI AIS PA
13 PETI BESI PB
14 SLAID PROJEKTOR SP

SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM INVENTORI

BIL JENIS BARANG KOD
1 ALAT PENIMBANG AP
2 ALAT PENYULING AS
3 ALMARI 2 PINTU AL1
4 ALMARI 2 TINGKAT AL3
5 ALMARI ALATAN AL4
6 ALMARI BAHAN AL5
7 ALMARI BUKU AL6
8 ALMARI CERMIN AL7
9 ALMARI PERHIASAN AL2
10 ALMARI SOLEK AL9
11 BANGKU KANTIN BK
12 BANGKU MAKMAL BM
13 BANTAL BT
14 BLENDER BL
15 CADAR CR
16 CARTA CT
17 CEREK AIR BIASA CK1
18 CEREK ELEKTRIK CK2

15
 19 DAPUR GAS SATU TUNGKU DP1
20 DAPUR TUNGKU BESAR DP3
21 DICOT MONOCOT -LEAF DM1
22 DICOT MONOCOT - ROOT DM2
23 DICOT MONOCOT STEM DM3
24 EARPHONE ER
25 ELEKTROMAGNET KIT EK
26 ELEKTROSKOP ET
27 GEROBOK GB1
28 GEROBOK BESI GB2
SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM INVENTORI
BIL JENIS BARANG KOD
29 GEROBOK BESI TIGA TINGKAT GB3
30 GLOB GL
31 HEALER BESAR HL1
32 HEALER KECIL HL2
33 HUMAN SKELETON BASE HS
34 GENERATOR VAN DE GRAF JN
35 JOULE METER JM
36 KABINET LETAK DAPUR GAS KB1
37 KABINET BARANG KIMIA KB2
38 KABINET BESI 3 TINGKAT KB3
39 KABINET BESI 4 TINGKAT KB4
40 KABINET KAYU KB5
41 KAKI RETOT KT
42 KAMERA CM
43 KAROL KL
44 KATIL BUJANG KJ
45 KAUNTER KN
46 KERETA SORONG KS
47 KERUSI MURID KR1
48 KERUSI KULIAH KR2
49 KERUSI BESI LIPAT KR3
50 KERUSI JURUTAIP KR4
51 KERUSI KAYU SPAN KR5
52 KERUSI MESYUARAT LOW BACK SWIVEL KR6
53 KERUSI MESYUARAT UTAMA KR7
54 KERUSI PEGAWAI KERANI KR8
55 KERUSI PEGAWAI RENDAH KR9
56 KERUSI PERPUSTAKAAN KR10
SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM INVENTORI
BIL JENIS BARANG KOD
57 KERUSI PLASTIK KR11
58 KERUSI PUSING (FABRIC HIGH BACK KR12

16
 59 KERUSI PUSING (FABRIC LOW BACK) KR13
60 KERUSI PUSING ( PVC HIGH BACK) KR14
61 KERUSI PUSING ( PVC LOW BACK ) KR15
62 KERUSI TUNGGAL KR16
63 KIPAS ANGIN DUDUK KA1
64 KIPAS ANGIN BUMBUNG KA2
65 KIPAS ANGIN DINDING KA3
66 KOTAK CAHAYA KC
67 LACI LC
68 LANDASAN TROLEY LN
69 LANGSIR BESAR LG1
70 LANGSIR KECIL LG2
71 LANGSIR HITAM LG3
72 LOCKER LK
73 LOMBOL LO
74 MEGAPHONE ME
75 MEJA BULAT SISI MJ1
76 MEJA KANTIN MJ2
77 MEJA KOMPUTER MJ3
78 MEJA KURSUS MJ4
79 MEJA MAKAN MJ5
80 MEJA MAKMAL MJ6
81 MEJA MESYUARAT BIASA MJ7
82 MEJA MESYUARAT U SHAPE MJ8
83 MEJA MURID MJ9
84 MEJA PERPUSTAKAAN MJ10
SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM INVENTORI
BIL JENIS BARANG KOD
85 MEJA PING PONG MJ11
86 MEJA SISI SINKI MJ12
87 MICRO AMPERE MC
88 MIKE MI
89 MIKROSKOP CAHAYA MK1
90 MIKROSKOP ELEKTRIK MK2
91 MIKROSKOP PELAJAR MK3
92 MILLI AMPERE MA
93 MIRROR FRAME MF
94 MODEL DINAMO ML
95 MODEL OTAK MO
96 MOTOR ELEKTRIK ME
97 MOTOR MESIN JAHIT MJ
98 NERACA SPRING NS
99 PAM VACUM PVM
100 PAPAN HIJAU PH

17
 101 PEMADAM API AIR PI1
102 PEMADAM API GAS BCF PI2
103 PEMADAM API TEPUNG PI3
104 PEMANAS AIR PMR
105 PEMBESAR SUARA PS
106 PEMOTONG KERTAS PO
107 PENAPIS AIR PR
108 PENGGERA KEBAKARAN PG
109 PENIMBANG (DACING) TM1
110 PENIMBANG BERAT BADAN TM2
111 PENJANA ELEKTRIK TM3
112 PENTAS JUARA PJ
SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM INVENTORI
BIL JENIS BARANG KOD
113 PENUNU BUNSEN PNB
114 PENYEDUT HAMPAGAS PHG
115 PERAKAM RADIO KASET RK
116 PERIUK NASI ELEKTRIK PN
117 PERMAIDANI PM
118 PETI KAD KATALOG PKG
119 PETI KUNCI PK
120 PETI UBAT PU
121 PETI WANG TUNAI PW
122 PIPE CUTTER PC
123 RADIO RA
124 RAK BESAR RK1
125 RAK BEG RK2
126 RAK BORANG / KERTAS RK3
127 RAK BOTOL REAGENT RK4
128 RAK BUKU RK5
129 RAK DOKET RK6
130 RAK FAIL BERKUNCI RK7
131 RAK FAIL TERBUKA RK8
132 RAK KAYU RK9
133 RAK MAJALAH RK10
134 RAK VURRET RK11
135 RHEOSTAT RS
136 ROSTRUM RO
137 SET LOMPAT TINGGI LT
138 SET PAPAN LITAR PT
139 SET POLYDRON PL
140 SETERIKA SR
SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM INVENTORI
BIL JENIS BARANG KOD

18
 141 SETTEE ST
142 SISTEM SURIA DAN PLANET SSP
143 SKITTLE SK
144 SKRIN OHP SN1
145 SKRIN PUTIH SN2
146 SLIDE KBSM 7.3 SD1
147 SLIDE KBSM 7.5 SD2
148 SOFT BOARD SB
149 SPEAKER SE
150 STAPLER TUGAS BERAT STB
151 TALA BUNYI TB
152 TANGGA MUDAH ALIH ALUMINIUM TMA
153 TELESKOP TLK
154 TELEVISYEN TV
155 TERAS BESI TS
156 TIANG BOLA BADMINTON TG1
157 TIANG BOLA JARING TG2
158 TIANG BOLA TAMPAR TG3
159 TIANG GOL BOLA SEPAK TG4
160 TIANG GOL BOLA BALING TG5
161 TIANG GOL HOKI TG6
162 TIANG TAKRAW TG7
163 TILAM TL1
164 TILAM GIMNASTIK TL2
165 TOLOK HUJAN TH
166 TONG AIR SULING TA
167 TONG PENYEMBUR RACUN TR
168 TROLLEY 3 RODA TL1
SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM INVENTORI
BIL JENIS BARANG KOD
169 TROLLEY 4 RODA TL2
170 TROLLEY BARANG KIMIA TL3
171 TROLLEY OHP TL4
172 UKUR TINGGI UT
173 USA WALL SCREEN WS
174 VOLTMETER VO
175 WHITE BOARD WB
176 WHITE BOARD STAND WBS

19
 PANDUAN PENGKODAN / PENENTUAN KOD , CARA
DAN CADANGAN

BIL ITEM BUTIRAN ITEM SINGKATAN ITEM

1 Nama Sekolah SMK Sungai Besar SMKSB

2 Bahagian / Kod Kelas Pusat Sumber PSS

Barang

3 Kod Barang Televisyen TV

4 Tahun Dibeli / Diterima 2004 04

5 Siri Bilangan Inventori / Bilangan ke-7 7

Harta Modal

6 Tempat / Lokasi Bilik Simulasi 9

20
 Sistem koding bagi barangan di atas boleh ditulis
sebagai:
SMKSB/PSS/TV/2004/7/(9)

7.0 PELUPUSAN BARANG-BARANG AWAM

7.1 KONSEP PELUPUSAN
Diguna untuk melupuskan harta kerajaan yang secara fizikalnya
masih ada dalam simpanan tetapi harta tersebut tidak boleh
digunakan / tidak diperlukan lagi. Tujuan dibuat pelupusan ialah
untuk mengeluarkan rekodnya daripada daftar.

KONSEP HAPUSKIRA
Digunakan ke atas harta Kerajaan yang secara fizikalnya telah
tidak ada lagi dalam simpanan kerana harta tersebut telah hilang.
Tujuan diadakan hapuskira adalah sama seperti tujuan di dalam
pelupusan di atas. (istilah hapuskira juga digunakan untuk
menghapuskira wang yang hilang, hutang yang tidak boleh
dipungut,bayaran berlebihan, bil hospital yang tidak dibayar dll.)

7.2 PELUPUSAN BARANG-BARANG

7.2.1 Pelupusan perlu apabila
- Barang-barang usang, rosak dan tidak boleh digunakan.
- Pecah / rosak dan tidak ekonomi jika dibaiki.
- Lebihan
- Perubahan teknologi dan tidak sesuai digunakan.

7.2.2 Mengapa perlunya pelupusan

21
 - Menjimatkan ruang stor
- Mendapatkan pulangan balik
- Pengurusan stok / inventori yang sempurna.

7.2.3 Tindakan pelupusan hendaklah dibuat dari semasa ke semasa dan

Jabatan adalah dilarang mengumpul barang-barang dan menunggu
bilangan yang banyak sebelum tindakan pelupusan dilakukan. Jika
barang yang hendak dilupuskan disimpan di dalam stor-stor, lama
kelamaan stor akan menghadapi masalah kekurangan ruang stor,
kesesakan stor dan kemungkinan barang-barang berkenaan
mudah dicuri atau hilang. Di samping itu nilai barang-barang yang
hendak dilupuskan semakin menurun dan secara tidak langsung
apabila dijual nanti kerajaan mengalami kerugian hasil.

7.3 TATACARA PELUPUSAN

Penyelenggara stor hendaklah mengenalpasti barang-barang yang
hendak dilupuskan dan menyenaraikan barang-barang tersebut.
Pelupusan segera perlulah dibuat bagi mengelakkan penggunaan
ruang dan susutnilai yang mungkin akan mengakibatkan kerugian.
Pada masa ini terdapat dua cara bagaimana pelupusan barang-
barang kerajaan boleh dilaksanakan. Dua cara tersebut ialah:-

7.3.1 MELALUI LEMBAGA PEMERIKSA (TPS 212 HINGGA 217)

i) Lembaga Pemeriksa hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal
bagi memeriksa barang-barang usang yang nilai pembeliannya
lebih dari RM10,000 tiap-tiap satu. Lembaga itu hendaklah
mengandungi sekurang-kurangnya dua orang pegawai kanan yang
tidak terlibat secara langsung ke atas pengurusan barang-barang
tersebut tetapi berkebolehan untuk menilai dan mentafsir
kebergunaan barang-barang yang diperiksa.

22
ii) Keahlian seorang pegawai profesional di dalam Lembaga tersebut
tidak perlu sekiranya perakuan TEB (Tak Ekonomi Dibaiki) telah
ditandatangani oleh seorang pegawai profesional dalam bidangnya
masing-masing, yang tidak secara langsung bertanggungjawab ke
atas pengendalian dan pengurusan barang-barang kerajaan. Jika
sesuatu loji atau kelengkapan tersebut diselenggarakan oleh
sebuah firma atau agen pembekal, Lembaga boleh menimbang
laporan firma atau agen tersebut.
iii) Lembaga Pemeriksa perlu juga dilantik bagi barang-barang yang
belum dikeluarkan tetapi tidak boleh digunakan, cacat, usang atau
melebihi keperluan apabila dibuat pengiraan, verifikasi atau
penyemakan rekod stok (TPS 215).

iv) Empat salinan laporan lembaga di dalam Kew. 300V hendaklah

disediakan yang mengandungi butir-butir barang, keadaan barang
dan cara pelupusan yang disyorkan.

v) Laporan tersebut hendaklah dihantar ke Pegawai Pengawal dan

seterusnya ke Ketua Setiausaha Perbendaharaan untuk kelulusan.

7.3.2 TANPA LEMBAGA PEMERIKSA ( TPS 218 HINGGA 221)

I) Barang-barang yang nilai perolehan asal kurang dari RM10,000
tiap-tiap satu atau RM100,000 keseluruhannya.

ii) Barang-barang tersebut tidak boleh diguna dengan ekonomi lagi

dan hanya boleh mendapatkan hasil jualan sisa sahaja.

iii) Tidak bernilai untuk dijual.

iv) Tidak boleh dijual disebabkan dasar Kerajaan atau keselamatan

negara.

23
v) Menghantar empat salinan laporan dalam borang Kew. 300V
kepada bahagian Kewangan, Kementerian Pendidikan melalui
Jabatan Pendidikan Negeri.

7.4 CARA-CARA PELUPUSAN ( TPS 222 HINGGA 225 )

7.4.1 Jualan lelong
7.4.2 Tender / Sebutharga
7.4.3 Tukarbeli
7.4.4 Pindahan
7.4.5 Lain-lain cara pelupusan yang sesuai seperti ditanam dan dibakar.
7.5 SIJIL PELUPUSAN
7.5.1 Sijil pelupusan seperti di lampiran X dalam TPS beserta dengan
Sijil Pengawal yang menyaksikan pemusnahan hendaklah dikem
ukakan kepada Bahagian Kewangan. Kementerian Pendidikan /
Ketua Setiausaha Perbendaharaan dalam masa tiga bulan dari
kelulusan pelupusan diberi. Jika pelupusan tidak dapat
diselesaikan dalam tempoh tersebut ianya hendaklah dilaporkan
kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan.

7.5.2 Kad Stok / Lejar, fail sejarah inventori atau daftar loji hendaklah
dicatatkan bagi pelupusan yang telah diluluskan mengikut mana
yang berkenaan.

7.6 PELUPUSAN BAHAN BERCETAK ( SURAT PEK. KEW.

BIL.11/94)

7.6.1 Pekeliling yang berkuatkuasa sekarang adalah seperti berikut:-

- Surat Pek.Kew. Bil. 6/1987
- Surat Pek.Kew. Bil. 2/1989
- Surat Pek.Kew. Bil. 11/1994

24
 - Seksyen 11, Arkib Negara Bil. 44/ 1996
- Arahan Perbendaharaan 150 dan 299

Surat Pekeliling Kewangan Bil. 6/1987 dan Bil. 2 /1989 merupakan

peraturan-peraturan khusus untuk pelupusan Buku Teks (SPBT)
dan Pekeliling Kewangan Bil.11/1994 menetapkan peraturan
pelupusan bahan-bahan bercetak/ kertas terpakai secara
menyeluruh.
Arahan Perbendaharaan 150 menetapkan semua kelas buku /
rekod perakaunan dan rekod kewangan hendaklah disimpan
dengan cermat sekurang-kurangnya selama tempoh yang
ditetapkan dalam lampiran M. Sebelum buku / rekod kewangan
dimusnahkan kelulusan mestilah diperolehi terlebih dahulu aripada
Akauntan Negara.

Arahan Perbendaharaan 299 menetapkan peraturan untuk

pemusnahkan resit dan borang-borang kewangan yang belum
digunakan atau usang.

7.7 PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT PERBENDAHARAAN

3.1 Kerajaan juga ada mengikat kontrak pusat untuk

melupuskan barang-barang terpakai seperti dan besi bateri,
tayar srap, misalnya kenderaan, peti besi, katil, peti sejuk.
Tujuan diadakan kontrak pusat berkenaan ialah:-

- Untuk mempercepatkan urusan pelupusan , sekolah perlu

menggunakan cara biasa seperti tender / lelong / sebutharga
bagi barang-barang terpakai ini.

25
 - Sebagai satu strategi untuk memberi peluang kepada
usahawan Bumiputra dapat bergiat dalam bidang-bidang
tertentu seperti pencelupan tayar dan besi scrap.

8.0 PROSES KERJA PELUPUSAN PERINGKAT SEKOLAH

BIL PROSES KERJA TINDAKAN
1. Mengenalpasti barang-barang yang hendak Pembantu Tadbir/
dilupuskan. Penyelaras Stok/
Pegawai terlibat
2. Memastikan jenis pelupusan yang akan -sda-
dipohon:
- kat. Barang tidak boleh diguna
-kat. Barang tidak diperlukan
-kat. Barang tidak ekonomik untuk dibaiki.
3. Lantikan Lembaga Pemeriksa di peringkat Pengetua / Guru Besar
sekolah.
- 2 orang pegawal kanan
- bebas atau pegawai yang tidak terlibat secara
langsung dengan barang yang akan lupus.
- mempunyai kebolehan / kepakaran jika
berkaitan dengan teknikal / mesin.
4 Memeriksa barang-barang yang hendak di Lembaga pemeriksa
lupus dan memberikan syor.
5 Penyediaan borang pelupusan (300V) dalam 6 Pembantu Tadbir /
salinan bertaip dan dihantar ke JPN bagi Penyelaras Stok
proses kelulusan.
6 Penerimaan kelulusan pelupusan dari JPN / Pengetua / Guru Besar/
KPM dan Borang 300V dan penyediaan: Pembantu Tadbir /
- 300X 5 salinan Penyelaras Stok

26
 - sijil pemusnahan mengikut para 4 Kew. 300X
( Panduan 200, 217 ).
( Lampiran senarai barang )
7 Mengeluarkan / menolak dari stok barang Pembantu Tadbir /
yang telah dilupuskan. Penyelaras Stok
/
BIL PROSES KERJA TINDAKAN
8. Tindakan sekolah selepas urusan pelupusan Pembantu Tadbir/
barang-barang dibuat:-
- mengembalikan perkara-perkara berikut
dalam 4 salinan ke JPN
- 300V yang telah dilulus
- sijil 300X
- sijil pemusnahan mengikut para 4 Kew. 300X
(panduan 200,217)
(Lampiran senarai barang). Untuk dihantar
salinan kepada:
- Perbendaharaan Malaysia.
- KPM
- Audit Negara.

27
9.0 PROSES KERJA HAPUS KIRA PERINGKAT SEKOLAH
BIL PROSES KERJA TINDAKAN
1. Memastikan untuk hapuskira. Pengetua / Guru Besar/
- kehilangan / kecurian ke atas barang / Pembantu Tadbir
wang awam.
- hasil / kutipan yang tidak dapat dikutip.
2. Penyeliaan dokumen-dokumen bagi
permohonan hapuskira:
- Laporan Polis (bagi kes kehilangan /
kecurian).
- Makluman kepada JPN.
- Laporan Jaga.
- Lampiran J.
- Lampiran L ( bagi kes kutipan yang
tidak dapat dikutip).
- Lampiran K.
- Laporan akhir hasil siasatan Polis.
Semua dokumen adalah dikemukakan
melalui JPN.

28
10.0 PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI STOK
10.1 MAKSUD
Memeriksa, mengira dan menyemak stok serta rekod secara fizikal
dalam sesebuah stor mengikut pengelasan barang-barang dan
had-had masa yang ditetapkan.

10.2 PENGELASAN BARANG-BARANG DAN LAT VERIFIKASI

I) Tidak menarik - Dua tahun sekali.
Ii) Menarik - Setahun sekali
iii) Sangat menarik - Dua kali setahun

10.3 TUJUAN VERIFIKASI

I) Menentukan jumlah barang-barang stok fizikal adalah
sama dengan baki Kad Kawalan Stok serta Kad Petak.

ii) Mengenalpasti kekurangan dan kelebihan.

iii) Mengenalpasti stok-stok yang tidak boleh guna, rosak,
usang,tidak atau lambat bergerak dll.
iv) mengesyorkan tindakan-tindakan atas stok yang tidak boleh
guna, rosak, usang, tidak atau lambat bergerak dll.
v) Samada semua aktiviti pengurusan stor dijalankan dengan
teratur seperti yang ditetapkan oleh Arahan
perbendaharaan, perkeliling Perbendaharaan dan Tatacara
Pengurusan Stor (TPS).

10.4 PERLANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR

I) Perlantikan dibuat oleh Pegawai pengawal (TPS 187 ) yang

29
 ii) Perlantikan hendaklah atas nama jawatan.
iii) Terdiri daripada pegawai-pegawai yang sesuai yang bukan
bekerja dalam organisasi stor yang diverifikasi.

10.5 TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOK

I) Melawat dan memeriksa secara mengejut (TPS189)
ii) Mengira stok fizikal dan merekodnya.
iii) membandingkan dengan kad Kawalan Stok atau Kad petak
serta tandatangan kad dengan baki dan tarikh.
iv) Menyediakan laporan pemeriksaan.
(Laporan verifikasi stok Kew. 300-S)
v) Laporan lengkap mengenai:-
- Keadaan Stor
- Cara menyimpan dan penjagaan barang-barang
- Kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti
- Syor-syor untuk memperbaikinya

10.6 TINDAKAN PEGAWAI PENGAWAL ATAS LAPORAN

PEMVERIFIKASI STOK.
I) Meneliti laporan oleh Pemverifikasi stok.
ii) Meminta penjelasan jika perlu.
iii) Mengambil tindakan Pelupusan / Hapuskira yang disyorkan
oleh Pemverifikasi Stok.
iv) Menyelaraskan kekurangan / lebihan dan menyediakan
penyata perselisihan stok (Kew. 300 K)

10.7 PERAKUAN PEGAWAI PENGAWAL

I) Membuat perakuan KEW 300 T setiap 3 bulan sekali kepada
perbendaharaan dengan mengesahkan bahawa kawalanya
telah diverifikasikan mengikut had masa yang ditetapkan
(TPS 198).

30
 ii) Jika verifikasi menunjukkan perbezaan 3 salinan laporan
(KEW 300-U-I) hendaklah disertakan bersama kew.300-T
untuk kelulusan perbendaharaan dan satu salinan kepada
Jabatan Audit Negara.
iii) Sijil Pelupusan (Kew.300X) disediakan dan dikemukakan ke
perbendaharaan selepas urusan pelupusan selesai.

10.8 KELEMAHAN-KELEMAHAN YANG DIKENALPASTI OLEH

PERBENDAHARAAN.
I) Pegawai Pengawal tidak melantik pemverifikasi Stok.
ii) Verifikasi stok tidak dijalankan atau tidak dibuat mengikut
had masa yang ditetapkan.
iii) Terdapat barang-barang yang tidak digunakan lagi atau
rosak tidak dikenalpasti dan terbiar di stor selama bertahun-
tahun.
iv) Kelemahan merekod penerimaan dan pengeluaran stok
tidak dapat dikenalpasti kerana pemverifikasi stok tidak
dijalankan.
v) Kehilangan dikenalpasti selepas beberapa tahun dan
tindakan penyiasatan sukar dijalankan.
vi) Nilai barang-barang yang tidak boleh digunakan, usang atau
berlebihan semakin susut dan ini akan merugikan hasil
kerajaan apabila dilupuskan lewat.

31
 STOK DAN INVENTORI
KANDUNGAN MUKA SURAT
1.O Pengenalan 01

2.0 Kepentingan Merekod 01

3.0 Daftar Harta Modal (Kew 312, 312A) 02

4.0 Daftar Inventori (Kew 313) 07

5.0 Daftar Stok Bekalan Pejabat (Kew 314) 10

6.0 Daftar Pergerakkan Harta Modal dan Inventori 12

(Kew 315)

7.0 Pelupusan Barang-Barang Awam 24

8.0 Proses Kerja Pelupusan Peringkat Sekolah 29

9.0 Proses Kerja Hapus Kira Peringkat Sekolah 31

10.0 Pemeriksaan Dan Verifikasi Stok 32

32
11.0 Lampiran

LAMPIRAN

33