A.

Konsep Inventarisasi Sarana dan Prasarana Kantor

1. Pengertian Invertarisasi Sarana dan Prasarana Kantor

Inventarisasi berasal dari kata ”inventaris”(latin=inventarium) yang berarti
daftar barang-barang ,bahan, dan sebagainya. Jadi inventarisasi sarana prasarana
perkantoran dapat di artikan sebagai sebuah kegiatan dan usaha untuk
memperoleh data yang di perlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan
diurus.

2. Tujuan Invertarisasi Sarana dan Prasarana Kantor

a. Guna mewujudkan tertib administrasi sarana prasarana dalam instansi
pekantoran.
b. Guna menghemat keuangan kantor dalam hal sistem pengadaan, pemeliharaan,
serta penghapusan sarana dan prasaran perkantoran.
c. Sebagai pedoman dalam perhitungan kekayaan suatu perusahaan dalam bentuk
materil yang dapat dinilai dengan uang.
d. Memudahkan dalam mengawasi serta mengendalikan sarana dan prasarana
yang dimili oleh suatu kantor.

3. Manfaat Inventarisasi Sarana dan Prasarana Kantor

a. Memberikan kemudahan dalam hal menyediakan data dan informasi seputar
penentuan kebutuhan barang sarana prasarana perkantoran.
b. Memberikan informasi tentang semua data sarana prasarana perkantoran yang
dipakai sebagai pedoman dalam pengarahan pengadaan sarana prasarana
pekantoran.
c. Memberikan informasi tentang semua data sarana prasarana perkantoran yang
dijadikan pedoman dalam penyaluran barang.

4. Jenis Inventarisasi Sarana Prasarana Kantor

A. Pengadministrasian Barang Inventaris

Pengadministrasian barang invertaris dilakukan menggunakan buku induk

barang invertaris,buku golongan inventaris , dan buku catatan barang
noninvertaris.

1). Buku Induk Barang Inventaris

Buku induk barang inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang
invertaris yang sudah dimiliki oleh suatu kantor atau satuan organisasi di
lingkungannya.

Berikut petunjuk pengisiannya:

 a. Diisi dengan nomor menurut urutan pembukuan barang inventaris ke
dalam buku induk barang inventaris sesuai dengan bukti penyerahan
barang .
b. Diisi sesuai dengan tanggal pencatatan barang ke dalam buku induk
barang inventaris.
c. Diisi sesuai dengan tabel klarifikasi kode barang inventaris.
d. Diisi sesuai dengan istilah Indonesia yang sudah di bakukan.
e. Diisi dengan merek , nomor, tipe, ukuran, dan sebagainya.

2). Buku golongan barang inventaris

Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat

barang-barang inventaris menurut golongan yang telah di tentukan.

Adapun contoh buku golongan barang inventaris adalah sebagai berikut.

a. Diisi dengan nomor menurut urutan pembukuan barang inventaris

kedalam buku induk barang inventaris, sesuai dengan bukti penyerahan
barang.
b. Diisi dengan nomor barang inventaris yang terdapat dalam buku induk
inventaris.
c. Diisi sesuai tabel klarifikasi barang inventaris.

3). Buku catatan barang noninventaris

B. Format barang invertaris.

Barang-barang tidak habis pakai dicatat dalam buku induk dan golongan
barang invertaris.

5. Klarifikasi dan Kode Barang Inventaris

Dalam sistem inventarisasi sarana prasarana perkantoran, sandi atau kode yang
di pergunakan melambangkan nama atau uraian kelompok/jenis barang adalah
berbentuk angka bilangan (numerik) yang tersusun menurut pola tertentu.
Tujuannya, agar mudah diingat dan dikenali, serta memberi petunjuk mengenai
formulir nama yang harus dipergunakan untuk mencatat jenis barang tertentu.
Pada inventarisasi sarana prasarana perkantoran , khusus barang pada yang
umum nomor kode itu terdiri atas 7(tujuh) buah angka yang tersusun menjadi tiga
dan empat angka yang dipisahkan oleh sebuah tanda titik.

B. Langkah-langkah Inventarisasi Sarana Prasarana Kantor

1. Jenis Barang Inventaris
 a. Barang habis pakai (ATK= alat tulis kantor),yaitu barang yang hanya dapat
dipergunakan dalam satu kali pemakaian.
b. Barang IT, yaitu barang teknologi yang membantu manusia dalam membuat,
menyimpan, mengubah, mengomunikasikan, atau menyebarkan informasi.

2. Contoh Barang Inventaris

Barang Habis Pakai
a. Tinta printer
b. Kertas
c. Isi stapler
d. Kertas buffalo
e. Baterai
f. Spidol
g. Stabilo
h. Amplop
i. Lem
j. Tinta cap

Barang IT

a. Hardisk
b. Proyektor
c. Server
d. Mesin laminating
e. Printer
f. Mesin penghancur kertas
g. TV
h. Laptop
i. Komputer
j. All In One(PC)

3. Proses Barang Inventaris

a. Proses barang masuk inventaris
1. Langkah pertama pegawai inventaris melakukan pencatatan tentang
barang –barang yang diperlukan kantor.
2. Kemudian setelah mengetahui hal-hal yang diperlukan maka pegawai
inventaris akan melaporkan kepada pimpinan.
3. Setelah disetujui oleh pimpinan, maka pegawai akan membeli barang-
barang inventaris yang di perlukan oleh kantor.
4. Lalu setelah barang dibeli, maka barang-barang akan di cocokan pada
kuitansiyang ada.
 5. Kemudian langkah akhir, yaitu kuitansiyang telh dibuat akan direkap
menurut tanggal, bulan dan tahun.

b. Proses Barang Sumbangan Masuk Inventaris

1. Langkah pertama pegawai inventaris menerima sumbangan berupa
barang IT dari kantor BIG( Badan Informasi Geospital).
2. Selanjutnya, pegawai inventaris akan melaporkan kepada pimpinan
untukmengetahui diperlukan atau tidak penerimaan barang inventaris
dari BIG tersebut.
3. Setelah disetujui oleh pimpinan , maka pegawai akan menempatkan
barang IT keruangan yng sesuai bidang UPTD.
4. Lalu pegawai mencatatat dibuku inventaris.

c. Proses Pemeriksaan Pemakaian Barang Habis Pakai

1. Langkah pertama pegawai mengecek barang mana saja yang sudah
berkurang atau habis pakai.
2. Langkah selanjutnya pegawai mencatat barang inventaris apa saja yang
digunakan.
3. Pemakaian barang inventaris akan di catat kode pemakaian, kode
barang, jumlah dan tanggal pemakaian.
4. Setelah semua di catat, maka catatan akan di laporkan ke pimpinan.

d. Proses Pemeriksaan Barang IT

1. Langkah pertama pegawai inventaris mengecek barang IT tiap ruang
2. Langkah selanjutnya pegawai inventaris mencatat barang IT mana saja
yang perlu diajukan perawatan.
3. Pada proses perawatan barang IT inventaris, akan di catat nomor
perawatan, kode barang, nama perawatan, status, dan keterangan kondisi
barang IT.
4. Apabila telah selesai dicatat maka catatan tersebut akan di laporkan ke
pimpinan.

e. Proses Pemeriksaan dan Penghapusan Barang IT

1. Langkah awal pegawai inventaris pegawai invetaris mengecek barang IT
tiap ruang dan melakukan perawatan terlebih dahulu.
2. Pada proses penghapusan barang IT inventaris, akan di catat nomor
penghapusan, kode barang, nama penghapusan, tanggal, jumlah, dan
keterangan kondisi barang IT tersebut.
3. Setelah di catat maka catatan tersebut akan dilaporkan ke pimpinan.

Nama = Quthratun Nada Ramdini

Kelas = Xll Otkp 1
Tugas = Sarana dan prasarana
waktu = 30 menit 11 detik