INVENTARIS

A. Apa yang kalian ketahui tentang

inventarisasi ?
Kegiatan untuk mencatat dan menyusun barang-barang/bahan yang ada secara
benar menurut ketentuan yang berlaku.

Sedangkan Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah sebuah kegiatan

dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana prasarana
yang dimiliki.
Tujuan Inventarisasi
1) Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana
yang dimiliki oleh suatu organisasi.
2) Untuk menghemat keuangan baik dalam pengadaan maupun untuk
pemeliharaan dan penghapusan sarana dan prasarana.
3) Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu organisasi
dalam bentuk materiil yang dapat dinilai dengan uang.
4) Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana
yang dimiliki oleh suatu organisasi.
Manfaat Inventarisasi
a. Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasahi unit organisasi/ departemen.
b. Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas
penguasaan dan pengelolaan aset organisasi/ negara.
c. Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset organisasi
atau negara.
d. Menyediakan informasi mengenai aset organisasi/negara yang dikuasai
departemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan
pengelolaan perlengkapan departemen.
e. Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk menunjang
perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen
Langkah-Langkah Inventarisasi
1. Menyiapkan Lembar Hasil Opnam Barang Inventaris (LHOPBI)
2. Menyiapkan Buku Induk Barang Inventaris (BIBI)
3. Menyiapkan Buku Golongan Barang Inventaris (BGBI)
4. Menyiapkan Kode Klasifikasi Barang Inventaris
5. Menyiapkan Daftar Kode Akuntan Pengguna Barang
6. Menyiapkan Daftar Kode Wilayah
a. Lembar Hasil Opnam Barang Inventaris (LHOPBI)
Contoh Lembar Hasil Opnam Barang Inventaris (LHOPBI) adalah daftar yang memuat
identitas barang saat dilakukan penghitungan periodik. Tujuannya untuk mengupdate keadaan
barang yang sesungguhnya.
b. Buku Induk Barang Inventaris (BIBI),
Buku induk barang inventaris (BIBI) adalah buku induk registrasi tempat mencatat
segala macam barang inventaris baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak dengan
segala macam dan jenisnya yang dimiliki oleh organisasi.
c. Buku Golongan Barang Inventaris (BGBI)
Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang-
barang inventaris menurut golongannya masing-masing berdasarkan kode klasifikasi dan kode
pokok barang
1. Buku Induk Inventaris
Buku ini digunakan untuk mencatat semua barang inventaris milik/kekayaan
negara yang berada di lingkungan kantor/proyek/satuan organisasi yang
bersangkutan menurut urutan penerimaan barang.
Barang yang dicatat adalah semua barang yang dimiliki sejak awal
permulaan, yang dapat bertambah dari tahun ke tahun sesuai dengan
kemampuan pengadaan barang.
2. Buku Golongan Barang Inventaris
Buku pembantu tempat mencatat barang-barang inventaris golongan barang
(diambil dari Buku Induk Iventaris) menurut jenisnya masing-masing, seperti
inventarisasi bangunan, termasuk rumah dinas, inventarisasi tanah dan lain-lain
3. Buku Catatan Barang Non-Inventaris
Buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non-inventaris (barang
yang belum diketahui asal usulnya) yang ada disuatu kantor.
Kegiatan wajib yang dilakukan dalam
pelaksanaan inventarisasi adalah
1. Mencatat semua barang inventaris di dalam buku induk inventaris dan buku
pembantu “Buku Golongan Inventaris”
2. Memberikan koding pada barang-barang yang di inventarisasikan
3. Membuat laporan triwulan mutasi barang
4. Membuat daftar isian/format inventaris yang diisi sekali setahun per 1 April
tentang keadaan barang
5. Membuat daftar rekapitulasi tahunan
B. Klasifikasi dan Kode Barang
Inventaris
Pada dasarnya, maksud dan tujuan mengadakan penggolongan barang ialah agar
terdapat caara yang cukup mudah dan efisien untuk mencatat sekaligus untuk
mencari dan menemukan kembali barang tertentu, baik secara fisik, melalui
daftar catatan maupun didalam ingatan orang. Sesuai dengan tujuan tersebut;
maka bentuk lambang, sandi, atau kode yang dipergunakan sebagai pengganti
nama atau uraian bagi tiap golongan, atau kode yang dipergunakan sebagai
pengganti nama atau uraian bagi tiap golongan, kelompok dan atau jenis barang
haruslah bersifat membantu/memudahkan penglihatan serta ingatan orang dalam
mendapatkan kembali barang yang diinginkan
Kodefikasi
◦ Kodefikasi adalah pemberian pengkodean barang pada setiap barang inventaris milik
Pemerintah Daerah yang menyatakan kode lokasi dan kode barang.
◦ Tujuan pemberian kodefikasi adalah untuk mengamankan dan memberikan kejelasan status
kepemilikan dan status penggunaan barang pada masing-masing pengguna.
Kodefikasi kepemilikan untuk masing-masing tingkatan pemerinAtahan sebagai
berikut:
1. Barang milik pemerintah kabupaten/Kota (12).
2. Barang milik pemerintah provinsi (11).
3. Barang milik pemerintah pusat (OO).
Tujuan Kodefikasi Lokasi
a. Memberi tanda pada administrasi barang secara tepat dan benar,
b. Memberi tanda pada semua barang milik Daerah,
c. Memudahkan identifikasi barang milik Daerah,
d. Mempersingkat uraian barang,
e. Mempermudah komunikasi yang berkaitan dengan barang untuk mencapai kesatuan bahasa,
f. Menghindari kesimpangsiuran akan barang,
g. Mempermudah tugas pemasok barang (rekanan) dan pemakai barang pada setiap unit kerja,
h. Agar dihayati oleh setiap petugas yang menangani pengelolaan barang milik daerah.
 Pemilik Barang

Provinsi

Kab./Kota

Bidang
KODE LOKASI
Dinas/Badan/Ktr
14 digit
Thn Pembelian

KODEFIKASI Sub Dinas/S.K/UPT

Golongan
KODE BARANG Bidang Barang
14 digit Kel. Barang
Sub Kel. Brg
Sub.Sub.Kel. Brg

No. register
PENGELOMPOKAN
BARANG MILIK/KEKAYAAN DAERAH
Alat Berat
Alat Angkutan
Alat Bengkel
TANAH
Alat Komputer

PERALATAN DAN MESIN Alat Pertanian

Alat Laboratorium
Alat Kedokteran
ASET GEDUNG DAN
Alat Kantor
TETAP BANGUNAN
Alat Lainnya
JALAN, IRIGASI DAN
JARINGAN
Buku
BANGUNAN DALAM Perpustakaan
PENGERJAAN
Barang Bercorak
Kebudayaan dan
ASET TETAP LAINNYA Kesenian
Persenjataan
Contoh 1. kode barang mobil sedan
untuk mencari nomor kode barang mobil sedan adalah sbb:
C. Perencanaan Inventarisasi Kantor
1. Perancanaan Barang Inventaris
Perencanaan kebutuhan barang adalah untuk memperoleh material yang tepat,
dari sumber yang tepat, untuk penempatan yang tepat, dan pada waktu yang
tepat.
2. Perencanaan dan Pengendalian
Sistem Distribusi Inventori
a) Sistem Tarik Terdesentralisasi (Decentralized Pull System)
Prinsip dasar dari sistem tarik (pull sistem) dalam perencanaan dan pengendalian sistem
distribusi inventori adalah setiap distribusi mengelola inventori yang dimilikinya menggunakan
metode pengendalian inventori konvensional.
b) Sistem Dorong Terdesebtralisasi (Decentralization Push System)
Sistem dorong (push system) melakukan pengendalian terpusat dari jaringan distribusi dengan
menggunakan data yang diperoleh dari field stocking point
3. Klasifikasi Barang Inventaris
Pada dasarnya, penggolongan atas barang-barang dalam organisasi tergantung pada jenis usaha
dan kegiatan operasional organisasi tersebut. Setiap organisasi memiliki kebebasan melakukan
pengelompokan atas barang-barang yang dimilikinya, tetapi tetap berpedoman pada orientasi
guna mempermudah dalam pengenalan, pengawasan, keselamatan, dan keamanan logistik
(Lukas Dwiantara dan Ramsari Hadi Sumarto, 2009:67). Klasifikasi barang inventaris di
bedakan menjadi 2 yaitu :
a. Barang Habis Pakai
b. Barang Tetap
4. Teknik Inventaris
a. Teknik Inventarisasi untuk Barang Habis Pakai
Inventarisasi barang habis pakai menggunakan sistem kartu barang yang
ditujukan pada upaya pemantauan persediaan barang, penggunaan barang, dan
upaya menjaga kontinuitas kerja setiap unit kerja dalam lingkup organisasi.
b. Teknik Inventarisasi untuk Barang
Tahan Lama
Inventarisasi untuk barang tahan lama dengan menggunakan sistem kartu barang
ditujukan untuk kepentingan pemantauan atas kemanan atas keamanan dan keselamatan barang,
biaya operasional barang, dan kondisi barang.
Suatu sistem inventarisasi digunakan untuk menentukan jumlah barang yang tersedia
secara optimal. Pengecekan terhadap persediaan yang ada dilakukan secara berkala hingga saat
jumlah persediaan yang dimiliki mencapai suatu tingkat atau batas tertentu (stok minimum)