A. DEFINISI
1. Inventaris adalah daftar barang barang yang digunakan di kantor / perusahaan yang
menyertakan harga, jumlah, jenis dan keadaannya.
2. Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan
hasil pendataan Barang Milik Negara / Daerah
3. Inventarisasi Aset adalah rangkaian kegiatan mengidentifikasi kualitas dan kuantitas
asset fisik atau non fisik sertalegal aspek yang bersangkutan, untuk melakukan
endataan, encatatan, elaoran hasil endataan asset, dan mendokumentasikannya pada
waktu tertentu.
4. Barang adalah suatu objek atau jasa yang memiliki nilai
5. Menginventarisasi adalah mencatat atau mendaftar barang – barang milik kantor.
6. Inventaris Barang adalah semua kegiatan dan usaha untuk memeroleh data yang
dierlukan mengenai barang barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan
melalui Anggaran Belanja, sumbangan maupun hibah untuk diadministrasikan
sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan.
C. TATA LAKSANA
1. Jenis – jenis Inventaris Barang di RS Ananda Purwokerto:
a. Alat Tulis Kantor
Alat Tulis Kantor adalah bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan
pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai
lebih cepat,lebih tepat dan lebih baik.
Alat Tulis Kantor di RS Ananda Purwokerto dibedakan menjadi dua, yaitu:
1) Alat Tulis Kantor dilihat dari bentuknya:
a) Alat Tulis Kantor berbentuk Lembaran
Alat Tulis Kantor yang berbentuk lembaran / helaian, yaitu kertas HVS,
kertas folio bergaris, kertas karton, kertas buffalo, buku, amlop dan map
b) Alat Tulis Kantor berbentuk Non Lembaran
Alat Tulis Kantor yang berbentuk Non Lembaran ( bukan berupa kertas
lembaran ), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan,
gunning, pemotong kertas (cutter), pelubang kertas dll.
2) Alat Tulis Kantor dilihat dari penggunaannya:
a) Barang Habis Pakai
Barang habis pakai adalah barang / benda kantor yang terdapat Instalasi
atau Unit di RS Ananda yang penggunaannya hanya satu / beberapa kali
pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan
pulpen
b) Barang Tidak Habis Pakai
Barang yang tidak habis pakai adalah benda / barang kantor yang terdapat di
Instalasi atau Unit di RS Ananda Purwokerto yang penggunaannya tahan
lama. Contoh : stapler, perforator, cutter dan gunting
b. Barang Rumah Tangga / Listrik / Alat Kebersihan
1) Perabot Rumah Tangga
Perabot Rumah Tangga yang dimaksud adalah benda – benda rumah
tangga yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas
pekerjaan RS Ananda Purwokerto yang menyangkut rumah tangga. Contoh :
meja, kursi, sofa ( meja dan kursi untuk tamu ), rak buku, lemari, papan tulis dll.
2) Alat Listrik
Alat Listrik adalah segaa peralatan yang pengoperasiannya
menggunakan energi listrik dan bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik
dan digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan antar unit
maupun ke luar Rumah Sakit Ananda Purwokerto. Contoh : Komputer, laptop,
LCD, mesin fotocopy, telepon, faximile dan telepon wireless.
3) Alat Kebersihan
Alat Kebersihan adalah semua alat pembersih yang fungsi utamanya
untuk membersihkan atau menghilagkan noda pada komponen benda datar,
tegak,bertstektur, bercelah pada suatu benda dan benda yang bergerak maupun
yang tidak bergerak. Contoh Alat Kebersihan yang terdapat di RS Ananda
Purwokerto adalah Sapu, kain pel, kemoceng, tempat sampah, pengki, ember,
sikat lantai.
c. Alat Medis dan Alat Kesehatan
Alat Medis dan Alat Kesehatan adalah instrument, apparatus, mesin dan / atau
implant yang tidak mengandung obat yang digunakan untuk mencegah,
mendiagnosis, menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat orang sakit,
memulihkan kesehatan pada manusia, dan / atau membentuk struktur dan
memperbaiki fungsi tubuh.
Contoh alat kesehatan di RS Ananda Purwokerto adalah EKG, Stetoskop,
Kateter, Alat Peracik Puyer, Blender Obat, tempat tidur pasien, incubator bayi,
meja operasi, kursi transfuse darah, USG, CTG, Doppler dll.
d. Mebeler dan Perabotan
Mebeler dan Perabotan yang dimaksud adalah perlengkapan rumah tangga yang
mencakup semua barang seperti kursi, meja dan lemari.
2. Pengelolaan Inventaris Barang di RS Ananda Purwokerto
Ada beberapa tahap dalam pencatatan Inventarisasi barang RS Ananda
Purwokerto yang dimaksudkan untuk mengendalikan tiap jenis barang baik Medis
maupun Non Medis agar tidak terjadi kesalahan baik jumlah dan jenis barang saat
masuk maupun keluar dari gudang yaitu:
a. Formulir Kartu Permintaan Barang
Merupakan formulir yang digunakan setiap bagian / unit kerja di RS Ananda
Purwokerto untuk melakukan pemesanan permintaan kebutuhan logistik medis
maupun non medis kepada bagian umum dan tata usaha yang ditandatangai oleh
Wakil Direktur Umum dan Keuangan dan penerima dari unit / bagian yang
membutuhkan logistik
b. Formulir Kartu Penerimaan Barang
Merupakan formulir yang digunakan oleh Bagian Umum dan Tata Usaha untuk
mendistribusikan barang / peralatan yang sudah tersedia di Gudang ATK kepada
Unit / Instalasi yang melakukan permintaan barang sebelumnya.
1) Administrasi Proses Penerimaan Barang
a) Pendataan barang
Seluruh barang yang di beli oleh Bagian Umum dan Tata usaha harus
masuk ke dalam Gudang untuk di catat di dalam inventaris Gudang ATK.
Kemudian Bagian Umum dan Tata Usaha mengecek barang datang dari
suplier dari jenis barang, nama barang, spesifikasi barang, kualitas barang
yang di pesan, ukuran, berat, jumlah dan cacat atau tidaknya barang.
b) Bukti Pencatatan Penerimaan Barang
Catatan akuntansi yang terlibat dalam administrasi penerimaan barang
adalah:
i. Nota Penerimaan
Adalah nota dari suplier yang berisi daftar nama barang dan harga
barang yang di serahkan kepada Bagian Umum dan Tata usaha. Kemudian
di serahkan sebagai bukti penerimaan barang kepada Bagian Keuangan
Sub Pengeluaran.
ii. Daftar Pembelian
Daftar pembelian adalah daftar yang gunakan oleh bagian
administrasi gudang untuk laporan harian dan bulanan sebagai bukti
pembelian barang.
2) Pembuatan Laporan Penerimaan Barang
Laporan penerimaan barang merupakan laporan yang memuat hasil
perhitungan fisik barang yang diterima dalam keadaan baik. Bagian Keuangan
Sub
Pengeluaran merupakan sarana bagian pembelian dalam mengecek kebenaran
tagihan yang di terima dari pemasok.
Form Penerimaan Barang yang digunakan di RS Ananda Purwokerto mencakup
No, Tanggal, Nama Barang, Jenis / Tipe / Merk, Jumlah, Nama Penerima, Paraf,
Nama Petugas, Keterangan.
c. Daftar Inventaris Barang
1) Daftar Inventaris RS Ananda Purwokerto
Daftar Inventaris Barang adalah formulir untuk mencatat barang –
barang inventaris RS Ananda Purwokerto secara tersendiri atau kumpulan /
kolektif dilengkapi Nama Barang, Tipe / Merk, Jumlah Barang, Kondisi Barang
dan Lokasi Barang.
2) Kartu Inventaris Ruangan
Sasaran inventarisasi adalah semua barang milik Unit / Instalasi yang dibeli, di
dapat, dihasilkan baik secara sebagian maupun keseluruhan melalui Bagian
Keuangan.
Pemasangan Kode Inventaris dilakukan oleh Bagian Umum dan Tata Usaha,
Penempatan Kode Inventaris adalah bagian kanan bawah dari barang inventaris.
Pada dasarnya barang-barang logistik yang dilakukan inventarisasi terdiri dari 2
jenis yaitu :
a. Barang Habis Pakai / BHP : adalah barang berwujud, yang biasanya habis
dikonsumsi dalam satu atau beberapa kali pemakaian, atau umur ekonomisnya
dalam kondisi pemakaian normal kurang dari satu tahun. (bahan makanan,
bahan farmasi, suku cadang dan listrik, BBM dll).
b. Barang tetap (barang-barang yang umur pakai/ teknisnya lebih dari satu tahun
meliputi : 1) Barang tidak bergerak (tanah, bangunan), 2) Barang bergerak
(Kendaraan, peralatan besar, peralatan laboratorium) dan 3) Barang persediaan
(barang yang ada di dalam gudang dan tempat penyimpanan lainya.
Untuk mempermudah dalam pengenalan, pencatatan barang, dan pengendalian
barang, tiap jenis barang harus memiliki nomor kode barang. Nomor kode barang
diperoleh dari proses pengklasifikasian dan penomoran klasifikasi barang tersebut.
D. DOKUMENTASI
004/SOP/UTU/AND/I/2017 00 1/1
Direktur
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL 8 Maret 2017
PENGERTIAN Pengkodean adalah kegiatan untuk menyatakan suatu informasi ke dalam bentuk tertentu yang
berbeda dengan bentuk asal
KEBIJAKAN
PROSEDUR 1. Bagian Umum dan Tata Usaha membuat kode inventaris dengan format sebagai berikut:
A 0 1 0 2 3 0 0 0 5 2 0 1 7
Ket:
A : Golongan Inventaris
01 : Jenis
02 : Sub Jenis
300 : Nomor Seri
05 : Bulan Inventaris
2017 : Tahun Inventaris