PENGADAAN PERLENGKAPAN

KANTOR
1. PENGERTIAN PENGADAAN PERLENGKAPAN KANTOR
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk
menunjang pelaksanaan tugas .
Cara pengadaan perbekalan bagi setiap kantor mungkin tidak
sama. Hal ini terjadi karena masing-masing kantor berbeda dalam
kebutuhan dan kegiatan kerjanya sehingga mereka mengambil
prosedur yang paling praktis. Namun demikian umumnya dalam
mengadakan perbekalan kantor selalu diawali dengan
perencanaan yang meliputi perencanaan kebutuhan perbekalan,
perencanaan biaya, keadaan inventaris pada tahun-tahun
sebelumnya, dan memperhitungkan pegawai yang ada.
 Untuk barang habis pakai, direncanakan sebagai berikut:
a. Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana
kegiatan
b. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan
c. Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulanan dan kemudian
menjadi rencana tahunan.
Untuk barang tidak habis pakai, direncanakan sebagai berikut:
a. Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalan
b. Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakan
c. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan
menyusun rencana tahunan.
2. LANGKAH-LANGKAH PENGADAAN PERALATAN KANTOR
a. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang di
gudang
b. Petugas memeriksa persediaan barang digudang
c. Surat diserahkan ke bendahara. Bendahara akan memeriksa
kebutuhan yang akan dibeli dengan menyesuaikan dana yang
tersedia.
d. Meminta persetujuan kepada pimpinan
e. Jika telah disetujui maka diserahkan ke bagian logistik untuk
melakukan pembelian
f. Pada saat penerimaan barang diperiksa atau diuji terlebih dahulu.
g. Jika sudah cocok barang diterima dengan menggunakan berita
acara serah terima barang dan buku penerimaan barang
h. Barang disimpan digudang untuk didistribusikan ke bagian atau unit
yang membutuhkan
3. INVENTARISASI BARANG HABIS PAKAI DAN TIDAK HABIS PAKAI
Inventarisasi barang adalah sesuatu kegiatan dan usaha untuk
memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang
dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui anggaran belanja,
sumbangan ataupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana
mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan.
Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam:
a. Buku induk barang inventaris
b. Buku golongan barang inventaris
c. Buku catatan barang non inventaris
 a. BUKU INDUK BARANG INVENTARIS
Adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang
sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor dan sekaligus merupakan
sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data
yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor.
BUKU INDUK BARANG INVENTARIS

Nama : ……………………..
Alamat : ……………………..
Kelengkapan
Ket.Barang dokumen dan
No. Tanggal Kode Nama Nama Tahun Asal Keadaan
(merk, Jumlah tanggal Harga Ket.
Urut Pembukuan Barang Barang Satuan Pembuatan Barang Barang
ukuran dsb) penyerahan
barang
 b. BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS
Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang
inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing
berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang telah ditentukan di dalam
lingkungannya. (barang tidak habis pakai)
BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS

Nama : ……………………..
Alamat : ……………………..
Golongan Barang : ……………………..
Kode Barang : ……………………..

Ket. Barang
No. Urut
No. Kode Nama (Merk, Nama Tahun Keadaan
Buku Jumlah Harga Lokasi Ket.
Urut Barang Barang Nomor, Satuan Pembuatan Barang
Induk
Ukuran)
 c. BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS
adalah buku yang digunakan mencatat semua barang non inventaris yang
dimiliki oleh suatu kantor. (barang-barang habis pakai).
BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS

Nama : ……………………..
Alamat : ……………………..

Ket.
Ket. Kelengkapan
Harga
No. Barang dokumen
No. Nama Nama Tahun Asal Keadaan
Kartu (Merk, Jumlah dan tanggal
Urut Barang Satuan Pembuatan Barang barang
Stock Nomor, penyerahan Satuan Jumlah
Ukuran) dokumen
PERAWATAN PERALATAN KANTOR
Di dalam penggunaan mesin peralatan kantor harus dipelihara dengan baik
agar dapat dipergunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan.
Yang dimaksud pemeliharaan ialah pemeliharaan terhadap benda baik yang
bergerak maupun yang tidak bergerak dalam usaha untuk mempertahankan
kondisi yang baik atas harta benda tersebut dalam pemakaian atau
pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai dengan maksud dan tujuan
tertentu.
Biasanya ada buku petunjuk dari peralatan tersebut yang memberikan
pencegahan agar tidak terlalu cepat pada mesin seperti cara penggunaan
yang benar dan sebagainya. Namun demikian tidak ada salahnya dibuat
jadwal perawatan rutin.
 Beberapa kelemahan atau perbuatan yang menimbulkan pemborosan dalam
pemeliharaan/pemakaian barang dapat disebutkan antara lain sebagai berikut:
a. Kelemahan penanganan bahan atau alat-alat dalam proses produksi
b. Kegagalan dalam perlindungan barang terhadap udara, panas dan cairan yang tajam dan lain-lain.
c. Pemuatan yang berlebih, pada alat angkutan yang menyebabkan cepatnya kerusakan.
d. Pemakaian barang berlebih dan kelebihan itu tidak dikembalikan ke gudang
e. Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tidak tepat.
f. Pemakaian yang kasar
g. Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuan
h. Kehilangan atas alat-alat kecil
i. Pemakaian mesin atau alat yang tidak sesuai dengan tujuannya
j. Keteledoran terhadap perbaikan kecil yang tidak dapat dilakukan sendiri oleh operator
k. Kelambatan terhadap system laporan jika terjadi kerusakan pada mesin
l. Kelalaian pengurusan atas barang atau mesin yang tidak dalam pemakaian
m. Penghapusan barang sebelum waktunya.
TATA RUANG KANTOR
PENGERTIAN TATA RUANG KANTOR
Menurut George Terry dalam bukunya Office Management and control,1958
“office layout in the determine of space requirement and the detailed utilization
of this space in order to improve a practical arrangement of the physical factors
considered necessary for the execution of the officework within reasonable cost”.
(tata ruang kantor merupakan penentuan kebutuhan-kebutuhan ruang dan
tentang penggunaannya secara terinci dari ruang-ruang tersebut untuk
menyiapkan secara praktis faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak).
Dari penjelasan diatas secara sederhana dapat kita ambil kesimpulan tata
ruang kantor merupakan penyiapan, penggunaan secara rinci terhadap
peralatan yang ada di suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik selain akan
membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah keindahan
suatu kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan untuk di
tempati.
TUJUAN TATA RUANG KANTOR:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pelaksanaan kerja
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan
3. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien
4. Mencegah para pegawai lain menganggu atau terganggu.
5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.
6. Memberikan kesan yang baik bagi para pegawai.
7. Memberikan kesan yang baik bagi para tamu.
AZAS TATA RUANG KANTOR
Asas jarak terpendek.
Jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat
lebih cepat.
Asas rangkaian kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan
menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai
lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.
Asas penggunaan segenap ruangan
tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan
yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain
sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri
Asas perubahan susunan tempat kerja
memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan
maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat
JENIS-JENIS TATA RUANG KANTOR
Tata ruang kantor berkamar (cubicle type office)
Tata ruang kantor terbuka (open plan office)
Tata ruang kantor berpanorama (landscape office)
Tata ruang kantor gabungan