PERALATAN KANTOR

A. PERLENGKAPAN KANTOR
Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan
kantor sesuai dengan yang diharapkan.
Perlengkapan kantor dapat dibedakan dalam dua jenis, yaitu barang bergerak dan barang tidak
bergerak.
1. Barang Bergerak, terdapat dua jenis barang bergerak, yaitu :
a. Barang habis pakai
Yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan
satu kali pakai, dimana barang ini habis tanpa
meninggalkan
bekas dalam pemakaiannya.
Contoh : kertas, tinta, karbon, pensil, map, dsb.
b. Barang tidak habis pakai
Yaitu barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam
pemakaiannya.
Misalnya : mesin tik, perforator, gunting, lemari arsip, pesawat telepon, dll.
2. Barang Tidak Bergerak, misalnya tanah, gedung, dsb.

B. JENIS-JENIS dan ISTILAH-ISTILAH PERALATAN KANTOR

1. Bekal Kantor (Office Supplies)
Adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor. Misalnya :
kertas, tinta, karbon, dll.
2. Mesin-mesin Kantor (Office Machine)
Adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan,
keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.
Macam-macam mesin kantor antara lain :
 Mesin tik (type writer)
 Mesin dikte (dictating machine)
 Mesin hitung (calculating machine)
 Mesin keperluan surat menyurat (mailing equipment)
 Mesin pengganda dokumen (duplicator/copier)
 Mesin komunikasi (communication equipment)
Mesin komunikasi disebut juga sebagai pesawat kantor, yang membantu kegiatan
komunikasi di kantor. Jenis-jenis pesawat komunikasi di antaranya : intercom, telepon,
handphone, switchboard, loudspeaker, dictaphone, teleks, facsimile.

Alat Bantu Peraga (audio visual aids) adalah alat yang digunakan untuk membantu
kelancaran komunikasi antara pendengar dan penyaji. Contohnya :
Tape recorder, VCD/DVD player, radio, televisi, slide projector, film, over head projector
(OHP), projector LCD, white board, dll.
3. Peralatan Kantor (Office Appliances)
Adalah segenap alat yang digunakan untuk membantu dalam pekerjaan kantor.
Macam-macam peralatan yang bukan mesin kantor :
 Bak Surat (desk tray)
 Kalender Meja (desk calendar)
 Penggaris (ruler)
 Pena (pens)
 Tempat Pena (pens holder)
 Pensil (pencil)
 Penghapus pensil (eraser)
 Kertas isap (blotter)
 Gunting
 Stapler
 Bak untuk jepitan kertas
 Bak untuk jarum
 Bak untuk karet gelang
 Jepitan kertas (binder)
 Cap tanggalan (band dater)
 Bantalan cap (stamp pad)
4. Perabot Kantor (Office Furniture)
Adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk
melaksanakan tugas-tugas administrasi perkantoran.
Macam-macam perabot kantor yang utama :
 Meja tulis, meja mesin tik, meja komputer
 Kursi
 Lemari yang dapat dikunci
 Rak buku/arsip
 Box

Meja kantor dapat dibedakan berdasarkan ukuran dan

fungsinya sbb :
a. Meja besar atau meja biro, yaitu
meja yang mempunyai ukuran sbb :
- Panjang 121,5 cm- 130 cm
- Lebar 70 – 80 cm
 - Tinggi 74 cm
Meja ini biasa digunakan oleh direktur.
b. Meja sedang atau meja setengah biro
- Panjang 96,5 cm
- Lebar 71 cm
- Tinggi 71 cm

Meja ini biasa digunakan oleh Kepala Bagian.

c. Meja biasa, yaitu meja yang dipakai oleh pegawai

biasa, dengan ukuran :
- Panjang 120 cm
- Lebar 70-72 cm
- Tinggi 75 cm
d. Meja khusus, yaitu meja yang digunakan untuk mengerjakan pekerjaan tertentu, misalnya
meja juru tik, meja gambar, meja lay out.
Meja mesin tik tingginya lebih rendah dari meja biasa, kurang lebih 62 cm.
e. Meja rapat, yaitu meja yang digunakan untuk rapat,
pengaturannya didasarkan pada jumlah peserta rapat dan besar kecil ruangan.

Persyaratan kursi yang baik :

a. Kursi dapat diatur tinggi randahnya sehingga cocok bagi pemakai.
b. Kursi dibuat secara kokoh
c. Kursi disesuaikan dengan bentuk badan orang
d. Kursi mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang punggung pemakainya.
Kursi yang dapat diputar dan diatur tinggi
rendahnya termasuk kursi yang baik dan
paling enak dipakai untuk berbagai
pekerjaan kantor.
Khusus untuk kursi pimpinan yang banyak
membaca, sebaiknya kursi kerjanya
berlengan agar dapat menyangga sehingga tidak cepat letih.
5. Perabot Kantor Tempelan (Office Fixture)
Adalah perabot kantor yang telah melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor.
Misalnya : lemari, rak yang menempel di dinding.

6. Hiasan Kantor (Office Ornament)

Adalah benda-benda kantor yang pada umumnya bertujuan untuk menambah kenyamanan
dalam kantor. Misalnya lukisan, gambar-gambar, bunga, lampu hias, dll.
 PENGADAAN PERLENGKAPAN KANTOR
1. Pengertian pengadaan perlengkapan kantor
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas .
Cara pengadaan perbekalan bagi setiap kantor mungkin tidak sama. Hal ini terjadi karena masing-masing
kantor berbeda dalam kebutuhan dan kegiatan kerjanya sehingga mereka mengambil prosedur yang paling
praktis. Namun demikian umumnya dalam mengadakan perbekalan kantor selalu diawali dengan perencanaan
yang meliputi perencanaan kebutuhan perbekalan, perencanaan biaya, keadaan inventaris pada tahun-tahun
sebelumnya, dan memperhitungkan pegawai yang ada.
Untuk barang habis pakai, direncanakan sebagai berikut:
a. Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan
b. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan
c. Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulanan dan kemudian menjadi rencana
tahunan.
d. Untuk barang tidak habis pakai, direncanakan sebagai berikut:
e. Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalan
f. Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakan
g. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana
tahunan.

2. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor

a. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang di gudang
b. Petugas memeriksa persediaan barang digudang
c. Surat diserahkan ke bendahara. Bendahara akan memeriksa kebutuhan yang akan dibeli dengan
menyesuaikan dana yang tersedia.
d. Meminta persetujuan kepada pimpinan
e. Jika telah disetujui maka diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian
f. Pada saat penerimaan barang diperiksa atau diuji terlebih dahulu.
g. Jika sudah cocok barang diterima dengan menggunakan berita acara serah terima barang dan buku
penerimaan barang
h. Barang disimpan digudang untuk didistribusikan ke bagian atau unit yang membutuhkan.

3. Inventarisasi barang habis pakai dan tidak habis pakai

Inventarisasi barang adalah sesuatu kegiatan dan usaha untuk meperoleh data yang diperlukan mengenai
barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui anggaran belanja sumbangan ataupun
hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan.
Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam:
a. Buku induk barang inventaris
Adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor dan
sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang
barang-barang inventaris kantor.
 BUKU INDUK BARANG INVENTARIS

Nama : ……………………..
Alamat : ……………………..

Kelengkapan
Ket.Barang
dokumen
No. Tanggal Kode Nama (merk, Nama Tahun Asal Keadaan
Jumlah dan tanggal Harga Ket.
Urut Pembukuan Barang Barang ukuran Satuan Pembuatan Barang Barang
penyerahan
dsb)
barang

b. Buku golongan barang inventaris

Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang
telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang telah ditentukan di dalam
lingkungannya. (barang tidak habis pakai)

BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS

Nama : ……………………..
Alamat : ……………………..
Golongan Barang : ……………………..
Kode Barang : ……………………..

Ket.
No.
Barang
No. Urut Kode Nama Nama Tahun Keadaan
(Merk, Jumlah Harga Lokasi Ket.
Urut Buku Barang Barang Satuan Pembuatan Barang
Nomor,
Induk
Ukuran)

c. Buku catatan barang non inventaris

adalah buku yang digunakan mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor. (barang-
barang habis pakai).

BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS

Nama : ……………………..
Alamat : ……………………..

Ket. Kelengkapan Ket.

No. Barang dokumen Harga
No. Nama Nama Tahun Asal Keadaan
Kartu (Merk, Jumlah dan tanggal
Urut Barang Satuan Pembuatan Barang barang
Stock Nomor, penyerahan
Satuan Jumlah
Ukuran) dokumen
C) Menggunakan Peralatan Kantor
1. Stop map (folder)
Adalah alat berukuran folio yang dipergunakan untuk menyimpan
surat-surat, naskah, atau catatan yang biasanya sedang dalam
proses atau hanya untuk sementara. Stop map mempunyai lipatan
ke dalam untuk memperkuat daya tampung dokumen.

2. Sneelhecter map
Adalah map dengan penjepit ditengahnya untuk menyimpan surat-surat
atau warkat yang telah diproses. Surat atau warkat yang akan disimpan
di dalamnya terlebih dahulu harus diberi lubang dengan menggunakan
alat pelubang kertas yaitu perforator.

3. Ordner
Alat yang digunakan untuk menyimpan dokumen yang telah
diproses. Alat ini hampir sama dengan sneelhecter map
dengan daya tampung yang lebih banyak.

4. Letter Opener
Merupakan alat kantor yang digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar surat yang
dibuka dalam keadaan baik atau tidak sobek. Mesin ini sangat berguna bagi kantor yang menerima surat ±
1000 buah setiap harinya.
5. Numbering machine ( Mesin pemberi nomor)
Merupakan sebuah mesin yang digunakan untuk memberi nomor, baik pada surat maupun pada buku
agenda surat keluar secara berturut-turut dengan nomor yang sama.
6. Paper clip (jepitan kertas)
Merupakan alat yang terbuat dari logam dan dipergunakan untuk menyatukan (menghimpun,
mengelompokan, mengumpulkan) surat-surat dan lampirannya agar surat tersebut tidak tercecer sehingga
tidak hilang.
7. Staples remover (pengungkit staples)
Alat yang digunakan untuk melepa/mencabut kawat staples yang terdapat pada bendelan warkat sehingga
terlepas lagi menjadi lembaran.
8. Nietjes atau staples
Alat yang berupa kawat yang dijepretkan pada kertas dan kawat ini terlebih dahulu dimasukan pada
stapler atau hecht machine.
9. Stapler (Hect machine)
adalah alat yang digunakan untuk membendel kertas menjadi satu dengan menjepretnya agar rapid an
tidak berceceran pada waktu mengirimkan surat yang lebih dari satu lembar.
10. Spindle file (tancapan warkat)
Alat yang digunakan untuk menghimpun warkat dengan cara memasukan/menancapkan warkat tersebut.
Spindle ini berupa jarum kawat besar yang bagian bawahnya mempunyai alas sehingga dapat berdiri dan
diletakan di atas meja.
11. Cap tanggal (stamping date)
Alat yang terbuat dari jalur-jalur karet yang dapat diputar untuk membubuhkan tanggal dari suatu hari
yang diperlukan pada surat atau warkat lainnya.
12. NCR paper (No Carbon Required paper)
Sejenis kertas yang telah diberi lapisan kimia, yang akan menimbulkan bekas (tulisan) apabila terkena
tekanan, sehingga dapat menggandakan warkat tanpa memerlukan karbon.
13. Perforator (pelubang kertas)
Perforator disebut juga Punched Card Machine merupakan alat yang digunakan untuk melubangi kertas
sehingga mudah disimpan dalam sneelhecter map.
Cara menggunakan perforator:
a. Lipat kertas yang akan dilubangi, pada bagian tengah sisi kiri untuk mendapatkan titik tengah dan
rapikan kertas.
b. Masukan kertas pada perforator, dan paskan pada petunjuk alat yang menunjukan garis tengah,
sampai tepi kertas menyentuh batas kertas pada perforator.
c. Tekan perforator sampai berlubang.
14. Komputer
Secara umum computer telah menggantikan fungsi mesin tik sebagai alat untuk membuat
warkat sekaligus menggandakannya dengan printer. Komputer dibagi menjadi 3 bagian yaitu:
a. Hardware (perangkat keras)
§ CPU
Merupakan otak dari komputer. Di dalamnya merupakan gabungan dari processor, harddisk, VGA
card, sound card yang tersusun di atas sebuah motherboard.
§ Monitor
Adalah layar sebagai alat yang menampilkan hasil komunikasi antara pengguna dengan CPU.
§ Keyboard (papan tuts)
Yaitu bagian computer yang terdiri dari deretan tuts huruf dan angka serta tombol lain yang
berfungsi untuk in put data ke CPU.
§ Mouse
Digunakan sebagai penggerak kursor pada layar monitor agar lebih mudah dalam memindahkan
kursor dan meilih obyek.
Peralatan pelengkap computer dalam hal ini hardware:
§ CD/DVD ROM Drive
Alat yang digunakan untuk membaca CD/DVD agar bisa diketahui isi CD/DVD dengan melihat pada
monitor. Biasanya tergabung dengan CPU, namun ada pula yang di luar dengan kabel yang
terhubung dengan komputer.
§ CD/DVD
Adalah sebuah pringan optic yang digunakan untuk menyimpan data digital, yang pada walnya
dikembangkan untuk menyimpan audio digital. CD/DVD bersifat read only (hanya dapat dibaca
dan tidak dapat ditulis). Namun perkembangan sekarang memungkinkan CD/DVD dapat ditulisi
berulangkali (Re Write/RW) yang lebih dikenal dengan CD/DVD-RW.
§ USB Flash Drive
Sering disebut juga dengan flash disk, sudah menggantikan fungsi disket sebagai alat penyimpan
data kerja portable. Flash disk kelebihannya adalah praktis, lebih awet dan lebih banyak
menyimpan data dibandingkan dengan CD serta bisa dibaca dan ditulisi dengan mudah.
Kekurangannya karena ukuranny yang kecil sehingga flash disk mudah jatuh, hilang atau tercecer.
b. Software (perangkat lunak)
Software diartikan sebagai program-program atau aplikasi. Berikut contoh software yang biasanya
digunakan computer dengan system windows:
§ Microsoft word (pengolah kata)
Suatu program atau aplikasi yang banyak digunakan untuk mengetik dan mengedit naskah,
membuat table, dokumen surat dan lain-lain untuk mendukung kegiatan yang berbentuk
administrasi.
§ Microsoft Excel (pengolah angka)
Program ini digunakan untuk membuat dokumen yang berkaitan dengan perhitungan atau
berhubungan dengan angka-angka dan keuangan.
§ Microsoft Access (pengolah data)
Program ini digunakan untuk pengolahan data suatu informasi menjadi database.
§ Microsoft Powerpoint (pengolah presentasi)
 Program aplikasi yang berfungsi untuk membuat sebuah presentasi menjadi lebih menarik,
biasanya digabungkan dengan LCD Projector.
c. Brainware
Adalah personal yang mengoperasikan computer itu sendiri.
15. Printer
Printer adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik di
atas kertas. Ada beberapa jenis printer antara lain:
a. Dot matriks printer
Sistem kerja printer ini adalah menubrukkan sekelompok titik kecil ke atas pita karbon sehingga bergabung
membentuk karakter ke atas kertas, seperti pada mesin ketik.Printer dot matriks masih banyak digunakan
karena biaya operasionalnya rendah. Karena bekerja dengan system impact hasil ketikan dapat langsung dibuat
tembusan memakai kertas karbon seperti mesin tik. Selain itu dot matriks juga dapat digunakan untuk kertas
bersambung (continous paper) maupun untuk kertas khusus yang memiliki lubang disampingnya (tractor feed).
Kekurangannya adalah dot matriks menghasilkan suara yang bising pada waktu beroperasi. Hasilnya juga tidak
bagus untuk mencetak grafik, maupun foto serta lambat dalam mencetak.
b. Ink Jet Printer
System kerjanya adalah menyemprotkan cairan tinta yang berukuran sangat kecil dari cartdrige tinta ke media
cetak. Printer ini lebih tenang suaranya dan hasilnya lebih halus dan detail. Printer ink jet dapat diisi ulang
(refill) tintanya saja tanpa harus membeli keseluruhan Cartridge. Kekurangannya adalah adalah rentan air, oleh
karena itu hasil cetakan dikeringkan lebih dahulu sebelum digunakan. Hasil cetakan tinta refill juga kulitas
cetaknya jauh dibawah tinta asli.
c. Laser printer
Printer ini mencetak memakai toner dalam satu cartridge khusus yang bekerja dengan elektro magnetic seperti
pada mesin forokopi.Laser printer lebih irit operasionalnya karena sebuah cartridge toner bisa menghasilkan
ribuan halaman. Kecepatan cetaknya pun amat tinggi, sampai ratusan halaman per menit, dan hasilnya amat
tajam.
16. Mesin Tik Manual
Mesin tik dikenal ada 3 model yaitu:
a. Mesin tik standar
Yaitu mesin tik yang memiliki panjang gandaran mulai dari 13” sampai dengan 27”.
b. Mesin tik semi standar
Mesi tik berukuran gandaran 13” dilengkapi tabulator penuh.
c. Mesin tik portable
Yaitu mesin tik yang memiliki panjang gandaran antara 9,5” hingga 10”. Mesin ini praktis karena dapat di
bawa kemana-mana.
17. Mesin Tik Elektrik
Adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakan dengan tenaga listrik. Cara bekerjanya hampir sama dengan
mesin tik manual, hanya saja tulisan yang akan kita ketik dapat disimpan terlebih dahulu dalam memori mesin
tersebut, bila sudah yakin untuk dicetak tinggal tekan tombol enter.
18. Mesin fotokopi
Adalah alat yang untuk menggandakan dokumen yang juga bisa memperbesar dan memperkecil ukuran dari
yang asli. Mesin fotokopi akan menghasilkan rekaman naskah yang mendekati aslinya tetapi berwarna hitam
dan putih.
19. Mesin penghancur dokumen/kertas
Mesin ini digunakan untuk menghancurkan arsip atau dokumen yang sudah tidak terpakai, sehingga rahasia
yang ada di dalam dokumen tersebut tidak dapat diketahui oleh orang lain
Cara pengoperasiannya adalah sebagai berikut:
a. Siapkan kertas yang akan dihancurkan, tetapi terlebih dahulu hilangkan paper clip atau staples yang ada
pada kertas
b. Nyalakan mesin dnegan menekan tombol on.
c. Masukan kertas yang akan dihancurkan.
d. Jika sudah selesai tekan tombol off, dan ambil potongan kertas dari kotak untuk dibuang.
20. Mesin stensil
Adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu
kertas master yang disebut dengan stensil sheet.
21. Overhead Projector (OHP)
Merupakan media komunikasi visual yang dipegunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada
transparency film yang diletakan di atas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan
besar.
Transparancy film adalah sebuah media yang memuat tulisan atau gambar yang hendak diproyeksikan dengan
OHP, berbentuk plastik
22. LCD Projector
Alat yang digunakan untuk memperbesar tampilan gambar, foto maupun data dari computer ke layar atau
bidang datar lainnya. Data atau informasi yang akan ditayangkan langsung harus berbentuk digital oleh karena
itu alat ini harus dihubungkan dengan alat digital seperti kamera, computer, laptop.
Cara pengoperasian LCD Projector:
a. Pasang layar putih di depan LCD
b. Hubungkan satu ujung kabel VGA dengan konektor VGA in pada prroyektor LCD lalu hubungkan ujung
lainnya dengan konektor VGA computer.
c. Hubungkan satu ujung kabel dengan sokel daya AC pada proyektor LCD dan ujung lainnya dengan sumber
listrik.
d. Buka tutup lensa LCD dan nyalakan proyektor LCD terlebih dahulu daru nyalakan computer.
e. Sesuaikan posisi fokus dan zoom.
23. Mesin scanner
Merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti dokumen,
foto, gelombang, suhu dll. Hasil pemindaian akan ditransfer ke computer sebagai data digital. Komputer juga
harus diinstall dengan aplikasi khusus scanner tersebut, sehingga scanner dapat digunakan. Cara penggunaan
scanner:
a. Scanner dihubungkan ke computer dan nyalakan tombol kontak.
b. Buka aplikasi scanner yang ada di computer
c. Buka tutup scanner lalu masukkan file atau dokumen lain dengan halaman yang akan di-scan menghadap
ke bawah, lalu tutup dan tekan scan, maka aplikasi scanner yang ada di computer secara otomatis menscan
data tersebut dan menaruhnya di dalam computer.
24. Mesin Binding
Merupakan mesin yang digunakan untuk menjilid buku atau laporan dengan menggunakan kawat penguat
yang berbentuk spiral atau plastic yang berbentuk spiral. Penjilidan dengan mesin binding dapat dilakukan dari
jumlah 10 halaman hingga 100 halaman atau dengan perkiraan ketebalan 4 cm, tergantung pula pada besar
atau kecilnya kawat/plastic spiral yang digunakan.

25. Mesin absensi

Merupakan mesin yang digunakan untuk menangani data absensi dan timesheet untuk melakukan pencatatan
kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar). Proses pencatatan dapat dilakukan dengan entry
langsung atau import dari data yang lain (biasanya dari mesin absensi, barcode, finger scan). Ada 3 jenis mesin
absensi semacam ini, yaitu:
a. Yang menggunakan kartu absensi
Mesin dengan sebuah jam analog yang terdapat di depan mesin yang menunjukan waktu pada saat itu.
b. Yang menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal
Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan
tempat menggesek kartu tanda pengenal magnetic (biasanya terdapat di samping atau di atas mesin)
c. Dan yang menggunakan pengenal sidik jari
Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan
tempat untuk men-scan sidik jari.
26. Facsimile
Merupakan mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hamper sesuai dengan aslinya,
baik berupa tulisan maupun gambar. Mesin ini dikombinasikan dengan pesawat telepon karena peralatan yang
dipakai merupakan system komunikasi sambungan kabel.
Cara penggunaan facsimile:
Mengirim facsimile:
a. Letakan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya.
b. Memasukan nomor yang dituju dengan menggunakan fitur one-touch, speed dial, search atau
memasukan secara manual.
c. Setelah itu tekan tombol start.
Menerima facsimile:
a. Angkat gagang telepon
b. Tekan start jika terdengar bunyi facsimile (bunyi beep)
c. Ketika muncul tulisan receive pada layar telepon, letakan gagang telepon.
30. Multi Function Device (MFD)
Mesin ini disebut juga All In One (AiO) yaitu mesin yang memiliki beberapa fungsi administrasi perkantoran
sekaligus, diantaranya fungsi print, facsimile, scan dan fotokopi serta telepon. Sebagian MFD bahkan berfungsi
sebagai e-mail center dan memory card reader.

PERAWATAN PERALATAN KANTOR

Di dalam penggunaan mesin peralatan kantor harus dipelihara dengan baik agar dapat dipergunakan secara
maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Yang dimaksud pemeliharaan ialah pemeliharaan terhadap benda
baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atas
harta benda tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai dengan maksud dan
tujuan tertentu.
Biasanya ada buku petunjuk dari peralatan tersebut yang memberikan pencegahan agar tidak terlalu cepat
pada mesin seperti cara penggunaan yang benar dan sebagainya. Namun demikian tidak ada salahnya dibuat
jadwal perawatan rutin.
Beberapa kelemahan atau perbuatan yang menimbulkan pemborosan dalam pemeliharaan/pemakaian barang
dapat disebutkan antara lain sebagai berikut:
a. Kelemahan penanganan bahan atau alat-alat dalam proses produksi
b. Kegagalan dalam perlindungan barang terhadap udara, panas dan cairan yang tajam dan lain-lain.
c. Pemuatan yang berlebih, pada alat angkutan yang menyebabkan cepatnya kerusakan.
d. Pemakaian barang berlebih dan kelebihan itu tidak dikembalikan ke gudang
e. Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tidak tepat.
f. Pemakaian yang kasar
g. Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuan
h. Kehilangan atas alat-alat kecil
i. Pemakaian mesin atau alat yang tidak sesuai dengan tujuannya
j. Keteledoran terhadap perbaikan kecil yang dapat dilakukan sendiri oleh operator
k. Kelambatan terhadap system laporan jika terjadi kerusakan pada mesin
l. Kelalaian pengurusan atas barang atau mesin yang tidak dalam pemakaian
m. Penghapusan barang sebelum waktunya.
 TATA RUANG KANTOR

Pengertian tata ruang kantor

Menurut George Terry dalam bukunya Office Management and control,1958

“office layout in the determine of space requirement and the detailed utilization of this space in ordet to
improve a practical arrengment of the physical factors considered neceserray for the execution of the
officework within reasonable cost”. (tata ruang kantor merupakan penentuan kebutuhan-kebutuhan ruang dan
tentang penggunaannya secara terinci dari ruang-ruang tersebut untuk menyiapkan secara praktis faktor-faktor
fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak).

Dari penjelasan diatas secara sederhana dapat kita ambil kesimpulan tata ruang kantor merupakan penyiapan,
penggunaan secara rinci terhadap peralatan yang ada di suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik selain akan
membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah keindahan suatu kantor, hal ini akan
menjadikan kantor tidak membosankan untuk di tempati. Untuk lebih jelas berikut adalah tujuan tata ruang
kantor.

Tujuan tata ruang kantor

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pelaksanaan kerja. Dengan tata ruang kerja yang baik
memungkinkan pekerjaan akan semakin cepat dan lancar, tata ruang kantor yang baik membuat setiap
bagian pekerjaan yang ada di suatu kantor akan saling berhubungan secara cepat. Tentu saja ini akan
menghemat tenaga dan waktu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan. Tata ruang kantor yang sudah terencana dengan baik
membuat para pegawainya bekerja sesuai dengan susunan ruangan kantor tersebut, maka jika tata
ruang kantor baik, maka pasti akan medukung proses pekerjaan.
3. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien. Bayangkan jika pengaturan kantor semrawut
maka dapat dipastikan ruanganan akan sumpek dan akan mempengaruhi kinerja para pegawainya,
sebaliknya jika tata ruang kantor dirubah sedemikian rupa, maka penggunaan ruangan akan efisien,
rungan kosong pun dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
4. Mencegah para pegawai lain menganggu atau terganggu. Jika meja-meja disusun secara rapi, lemari
juga disusun berdasarkan keperluan, begitu juga berbagai barang lain diatur sedemikian rupa, maka
akan memperlancar jalannya kinerja pegawa.
5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai. Dengan segala perubahan tata ruang kantor
yang rapi, teratur, nyaman, bersih, maka akan menambah semangat dan kenyamanan bagi para
pekerja yang ada didalamnya.
6. Memberikan kesan yang baik bagi para pegawai.
7. Memberikan kesan yang baik bagi para tamu.

Azas tata ruang kantor

Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus
saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:

Asas jarak terpendek.

Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja
tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan
mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak
terlalu lebar.
Asas rangkaian kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat
dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.

Asas penggunaan segenap ruangan

Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong
maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin
nyaman dan asri.

Asas perubahan susunan tempat kerja

Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang
dapat diubah dengan mudah dan cepat.

Manfaat Tata Ruang Kantor

1. Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.
2. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
3. Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.
4. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
5. Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
6. Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang
fleksibel.

Syarat Tata Ruang Kantor Yang Baik

1. Ruang yang tersedia dapat dipergunakan secara efisien.
2. Tersedianya pelayanan-pelayanan yang menunjang pekerjaan kantor (telepon, tenaga listrik,
computer, dll)
3. Pimpinan dapat dengan mudah melakukan pengawasan
4. Dapat tercapainya dan terpeliharanya rasa kesatuan dan kesetiaan diantara para pegawai
5. Terciptanya komunikasi dan arus kerja lebih lancar
6. Mobilitas pegawai tidak terganggu oleh letak dan susunan perlengkapan kantor (meja, kursi, lemari,
mesin)
7. Perlengkapan kantor yang mengganggu supaya ditempatkan pada ruang terpisah
8. Susunan tempat dapat digunakan untuk berbagai pekerjaan dan sewaktu-waktu
Jenis-Jenis Tata Ruang Kantor

1. Tata Ruang Kantor Berkamar/Bersekat (cubicle type offices)

Tata ruang kantor berkamar/bersekat adalah tata ruangan untuk bekerja yang dibagi-bagi dalam
skat atau kamar-kamar. Sekat kerja tersebut dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari
kayu. Cubicle type offices ini disebut juga dengan tata ruang kantor tertutup.

Kelebihan tata ruang kantor berkamar/bersekat (cubicle type offices)

• Terjaminnya konsentrasi terhadap pekerjaan.
• Kerahasiaan dari suatu pekerjaan terjamin.
 • Meningkatnya kewibawaan dari pekerja, terutama yang mempunyai jabatan. Sehingga status
pejabat menjadi selalu terpelihara berkat adanya kewibawaan.
• Bisa menjamin keberhasilan kerja dan merasa untuk ikut bertanggungjawab terhadap ruangan
dan akan tumbuhnya rasa memiliki.
Kekurangan tata ruang kantor berkamar/bersekat (cubicle type offices)
• Komunikasi secara langsung antar pegawai menjadi tidak lancar karena adanya pemisahan.
Sehingga kesempatan untuk melakukan komunikasi menjadi berkurang.
• Pemisahan ruang kantor dengan cara bersekat/berkamar membutuhkan biaya yang lebih
besar, terutama biaya umtuk pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan, dan biaya
peralatan lainnya.
• Penggunaan ruangan menjadi kurang fleksibel jika ada perubahan atau perkembangan
organisasi.
• Pemisahan ruang kantor dapat mempersulit pengawasan.
• Memerlukan ruangan yang luas.

2. Tata Ruang Kantor Terbuka (open plan offices)

Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa
karyawan yang bekerja secara bersama-sama di ruangan tersebut tanpa adanya pemisah/penyekat.
Konsep tata ruang terbuka ini bisa meningkatkan kerjasama antar karyawan. Yaitu dengan
terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi terbuka. Sehingga produktivitas dari
pekerjaan administrasi meningkat.
Bahkan open plan offices ini bisa mendorong proses kreatif yang diinginkan dari karyawan
yang berkaitan dengan berbagai hal yang bersifat kreatif.

Kelebihan tata ruang kantor terbuka

• Memudahkan proses pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna, dan juga dekorasi.
• Fleksibel jika diperlukan suatu perubahan ruangan dan tidak membutuhkan biaya yang tinggi.
Bahkan pengurangan jumlah dinding permanen dan kantor private bisa meningkatkan penggunaan
ruang yang ada.
• Mudah dalam mengadakan hubungan secara langsung, pengawasan, penyeragaman kerja, dan juga
pembagian peralatan kerja.
• Biaya lebih murah untuk hal pemeliharaan ruangan kerja, penggunaan telpon, penggunaan
kelengkapan ruangan dan peralatan, dan lain-lainnya. Bahkan biaya untuk merubah layout ini sangat
murah jika dibandingkan dengan konsep bersekat atau berkamar.
 • Memudahkan dalam penggunaan, penempatan, dan perawatan peralatan kerja.
• Memudahkan dalam koordinasi dan komunikasi kerja antar karyawan.
• Menghemat penggunaan peralatan kerja dan penerangan.
• Biaya instalasi pertama lebih murah dibandingkan dengan konsep konvensional atau
bersekat/berkamar.
Kekurangan tata ruang kantor terbuka
• Kebisingan atau kegaduhan kemungkinan dapat terjadi.
• Karyawan sulit untuk melakukan pekerjaan dengan dengan penuh konsentrasi karena dalam tata
ruang terbuka setiap orang dapat melihat orang lain yang mondar mandir, tamu yang datang, suara-
suara karyawan yang lain dan sebagainya.
• Betas kedudukan antara bawahan dan juga pimpinan tidak nampak jelas.
• Sulit untuk merahasiakan pekerjaan yang sifatnya rahasia.
• Kemungkinan adanya tumpukan berkas dan pekerjaan lainnya. Sehingga akan mengakibatkan
pemandangan yang kurang enak dipandang.
• Memerlukan air conditioning untuk dapat mengurangi debu dan air cleaner untuk mengurangi
debu.
• Kurang efektif bagi karyawan yang memerlukan konsentrasi yang tinggi, seperti departemen
administrasi keuangan.

3. Tata Ruang Kantor Berhias/Berpanorama (landscape offices)

Tata ruang kantor berhias/berpanorama adalah ruangan yang digunakan untuk bekerja
yang berhias-kan oleh tanaman, dekorasi, dan lain sebagainya.
Bentuk dari ruangan kantor berhias ini mengusahakan suapaya lingkungan ruang perkantoran
ini nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar seperti lingkungan yang nyaman,
menyenangkan, dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

Kelebihan tata ruang kantor berhias

• Para karyawan akan merasa betah dan nyaman bekerja.
• Kantor menjadi terlihat lebih segar hal ini dikarenakan pemandangan yang hijau.
• Ketegangan syaraf akibat bekerja dapat dihindari atau berkurang.
• Apabila terjadi sesuatu misalnya kebakaran, maka akses keluar menjadi mudah dan cepat.
• Kebisingan dan jyga kegaduhan bisa berkurang dan dihindarkan.
• Kepengapan kantor bisa diminimalisir dengan supplai oksigen yang berasal dari udara sekitar.
• Produktivitas kerja menjadi meningkat, karena pekerjaan dilaksanakan secara efisien sehingga tujuan
dari organisasi dapat tercapai dengan mudah.
• Tidak memerlukan lampu dengan pencahayaan yang tinggi, karena sudah terbantu dengan cahaya
yang berasal dari luar ruangan.

Kekurangan tata ruang kantor berhias

 • Untuk membuat tanaman dan dekorasi dibutuhkan biaya yang cukup tinggi.
• Keadaan cuaca juga dapat mempengaruhi kinerja. Misalnya jika hujan yang disetai dengan petir,
otomatis bisa mengurangi konsentrasi dari para karyawan.
• Biaya dari pemeliharaan dan perawatan yang cukup tinggi, karena tidak hanya di dalam ruangan saja
yang membutuhkan pemeliharaan dan perawatan, namun juga di luar ruangan.
• Memnutuhkan tenaga ahli yang tidak murah.
• Konsentrasi juga dapat berkurang apabila terdapat sesuatu di luar ruangan.

4. Tata Ruang Kantor Gabungan (mixed offices)

Tata ruang kantor gabungan adalah tata ruang kantor yang merupakan sebuah gabungan antara
bentuk tata ruang kantor yang sudah disebutkan sebelumnya. Tata ruang gabungan ini perlu untuk
dipertimbangkan, karena ke-3 bentuk tata ruang tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangan
masing-masing.
Untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ditimbulkan bisa dengan cara bisa menciptakan
mixed offices.

Faktor Lain Yang Perlu Diperhatikan

1. Cahaya
Cahaya ini perlu untuk diperhatikan dalam tata ruang kantor. Cahaya ini adalah penerang dalam
suatu kantor. Tanpa adanya cahaya, pekerjaan kantor dalam sebuah ruangan akan sulit untuk
dilakukan, apalagi untuk ruang kantor yang sifatnya tertutup.
Cahaya ini terdiri dari 2 jenis yaitu cahaya permanen seperti matahari dan cahaya buatan seperti
lampu. Berdasarkan penelitian yang sudah dilakukan menyebutkan bahwa cahaya matahari bisa
menembus 5-7,5 meter dalam ruangan.
Cahaya terbagi menjadi 4 yaitu sebagai berikut:
a) Cahaya langsung seperti lampu.
b) Cahaya setengah langsung, biasanya dibuat suatu penopang lampu dengan kaca.
c) Cahaya setengah tidak langsung.
d) Cahaya tidak langsung, penerangan yang terbaik adalah cahaya yang tidak langsung, karena
akan dapat memelihara kesejukan mata.

2. Warna
Warna adalah faktor yang penting untuk dapat mempengaruhi keadaan dari jiwa karyawan.
Menurut para ahli terdapat 3 warna pokok yaitu merah, kuning, dan biru. Merang menggambarkan
panas dan juga kegemparan dalam bekerja, serta bisa menimbulkan emosi. Kuning menggambarkan
kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, serta bisa menimbulkan perasaan riang gembira.
Warna biru menggambarkan kelembutan langit dan samudra, keleluasaan, menyejukan, dan
ketentraman. Pengaruh daru warna biru bisa mengurangi ketegangan otot tubuh dan tekanan darah.
Berdasarkan penelitian, warna-warna yang sering digunakan dalam gedung perkantoran antara
lain sebagai berikut:
a) 88% warna putih
b) 88% warna putih dan hijau
c) 83% warna abu-abu
d) 81% warna gading
Warna yang tepat untuk suatu kantor ini tergantung pada macam dan sifat pekerjaan yang ada di
kantor tersebut. Apabila pekerjaannya membutuhkan ketenangan sebaiknya gunakanlah warna biru
pada dinding kantor. Apabila pekerjaannya adalah produktivitas dibutuhkan warna putih.

3. Udara
Udara yang sejuk dan juga segar dalam suatu ruangan kantor juga sangat dibutuhkan. Biasanya
dalam ruang kantor digunakan AC (air conditioning) atau kipas angina. Beberapa hal yang dapat
dilakukan untuk memperoleh udara yang baik dalam ruangan antara lain sebagai berikut:
 a) Mengatur suhu udara yang ada dalam ruangan dengan AC atau kipas angin.
b) Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja dengan cara membuat
fentilasi udara.
c) Menambahkan pengharum ruangan.
4. Suara
Suara adalah faktor lain yang sangat berkaitan dengan tata ruang kantor. Suara yang
mengganggu semaksimal mungkin harus dikurangi supaya konsentrasi kerja bisa terjaga. Suara yang
mengganggu tersebut bisa berupa suara gaduh. Suara bisa dikurangi dengan melalui lubang-lubang
ventilasi supaya suara terbawa angina keluar.

Prosedur Tata Ruang Kantor

1. Mengetahui hubungan satuan kerja yang melaksanakan tata usaha dengan satuan kerja lainnya.
2. Mengetahui sifat pekerjaan dan mempelajari segenap pekerjaan, menentukan urutan pekerjaan serta
mengetahui jumlah pekerjaan yang terlibat.
3. Membuat gambar / denah ruangan dengan memakai skala, cantumkan panjang dan lebar ruangan
yang bersangkutan, serta beri tanda tempat pintu, jendela dan lainnya.
4. Menyusun letak meja dan kursi pegawai dengan peralatan lainnya, gunakan kertas berwarna dengan
skala tertentu, serta beri kode sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
5. Menyusun denah konsep tata ruang, dengan memperhitungkan kumungkinan
penembahan/pengurangan jumlah pegawai, perubahan peralatan kantor, perubahan prosedur kerja,
perubahan/ pengembangan organisasi dan penambahan/pengurangan atau perubahan pekerjaan.