PEDOMAN PENGELOLAAN BARANG PERSEDIAAN & ASET TETAP

RUMAH SAKIT UMUM ADELLA

BAB I
PENDAHULUAN

A. Umum
1. Untuk dapat menjalankan pengelolaan barang persediaan dan aset tetap diperlukan
pedoman pengelolaan barang persediaan dan aset tetap
2. Pedoman pengelolaan barang persediaan dan aset tetap merupakan bagian dari sistem
informasi keuangan, sehingga tidak dapat di pisahkan dari sistem informasi
manajemen di Rumah Sakit Umum Adella
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud
Pedoman ini dimaksudkan sebagai acuan bagi pejabat/pelaksana di Rumah Sakit
Umum Adella dalam melaksanakan pengelolaan barang persediaan dan aset tetap
sesuai dengan kegiatan pengelolaan barang persediaan dan aset tetap sesuai dengan
kegiatan usaha perusahaan sehingga diharapkan dapat menyajikan informasi secara
tepat waktu, akurat dan informatif
2. Tujuan
Tujuan pedoman ini adalah untuk menciptakan ketertiban, keseragaman, kelancaran,
dan keakuratan dalam mengetahui jumlah dan nilai barang-barang kekayaan milik
Rumah Sakit Umum Adella serta mempermudah kegiatan pengawasan
C. Sistematika
penyusunan pedoman pengelolaan barang persediaan dan aset tetap di Rumah Sakit
Umum Adella ini disusun sebagai berikut:
1. Pendahuluan yang meliputi penjelasan umum, maksud dan Tujuan, sistematika serta
pengertian dan istilah yang digunakan dalam pedoman pengelolaan ini
2. Pengelolaan Barang Persediaan, Terdiri dari :
a. Administrasi Barang Persediaan
b. Prosedur Pengelolaan barang persediaan
c. Pelaporan Barang Persediaan
d. Kartu Catatan / Kartu Stock
e. Penghapusan dan pemusnahan barang persediaan tidak produktif
 f. Tata cara penghapusan barang persediaan tidak produktif
g. Kewenangan penghapusan barang persediaan tidak produktif
3. Pengelolaan Aset Tetap, Terdiri dari :
a. Tata Cara Pencatatan Administrasi Aset Tetap
b. Tata Cara Pengelompokan Aset Tetap
c. Inventarisasi Aset Tetap
d. Pelaporan Aset Tetap
e. Penghapusan Aset Tetap
f. Kewenangan Persetujuan penghapusan Aset Tetap
g. Tata Cara Penghapusan Aset Tetap
 BAB II
PENGELOLAAN BARANG PERSEDIAAN

A. Tata Cara Pengelompokan Barang Persediaan

1. Dalam kegiatan administrasi barang persediaan, dilakukan pengelompokan barang
persediaan guna mempermudah identifikasi barang persediaan dengan cara
melakukan penggolongan kode akun dan pemberian nomor kode barang
persediaan contoh sebagai berikut:
01.01,01
Kelompok Persediaan
Jenis persediaan
Merk persediaan

2. Pencatatan penerimaan barang persediaan tata cara pencatatan penerimaan barang

persediaan mengikuti prosedur penerimaan barang persediaan.
3. Pencatatan Pengeluaran barang persediaan tata cara pencatatan pengeluaran
barang persediaan mengikuti prosedur pengeluaran barang persediaan.

B. Prosedur Pengelolaan Barang Persediaan

1. Prosedur penerimaan dan pengeluaran barang persediaan
a. Pengelolaa persediaan pada masing-masing unit mencatat penerimaan barang
persediaan (mutasi penambahan) ketika terjadi pembelian persediaan pada
kartu stock. Hal-hal yang harus dituliskan pada pada kartu stock adalah:
 Jumlah Persediaan
 Harga persediaan
 Jumlah persediaan
b. Pengelolaa persediaan pada masing-masing unit mencatat pengeluaran
barang persediaan (mutasi berkurang) ketika terjadi pengeluaran persediaan
pada kartu stock. Hal-hal yang harus dituliskan pada pada kartu stock adalah:
 Jumlah Persediaan
 Harga persediaan
 Sisa Persediaan
 2. Stock Opname
a. Pelaksanaan Stock Opname
1. Untuk mengetahui kebenaran fisik, jumlah serta besarnya nilai barang
persediaan minimal tiga bulan sekali harus diadakan stock opname
barang persediaan.
2. Pelaksanaan barang stock opname dilakukan oleh pengelolaan barang
persediaan di unit-unit terkait.
3. Stock Opname dilakukan setiap akhir bulan.
b. Hasil Stock Opname
Hasil Stock Opname dibuat dituangkan kedalam laporan stock opname yang
ditandatangani oleh penanggung jawab pada unit tersebut.
1. Apabila dari hasil stock opname terdapat barang rusak; makas dibuatkan
laporan tersendiri yang ditanda tangani Penanggung jawab unit tersebut
yang selanjutnya diusulkan untuk penghapusannya.
2. Apabila dari hasil Stock Opname terdapat barang yang hilang, maka
dibuat laporan tersendiri dan akan diproses sesuai dengan ketentuan
yang berlaku untuk diusulkan penghapusannya
3. Hasil Stock Opname dipergunakan sebagai dasar penyusunan laporan
nilai barang persediaan bulanan, maupun tahunan yang menggambarkan
saldo awal mutasi dan saldo akhir nilai persediaan
C. Pelaporan Barang Persediaan
1. Laporan Hasil Stock Opname
Laporan hasil stock opname pada masing-masing unit disampaikan oleh kepala
bagian aset kepada bagian keuangan.
2. Laporan Bulanan nilai barang
Laporan persediaan harus dibuat dengan pengelolaan barang persediaan adalah
sebagai berikut:
a. Laporan bulanan nilai barang persediaan yang memuat nilai saldo awal, nilai
penerimaan, nilai pengeluaran dan nilai saldo akhir setiap kegiatan bulanan.
b. Laporan Stock Opname barang persediaan
D. Penghapusan barang persediaan tidak produktif
1. Tujuan penghapusan barang persediaan tidak produktif adalah untuk
mengeluarkan nilai barang persediaan tidak produktif dari daftar nilai barang
persediaan, yang memiliki kriteria sebagai berikut:
 a. Rusak dan tidak dapat dipergunakan lagi
b. Secara teknis tidak dapat digunakan lagi akibat ketinggalan teknologi
c. Peralatan induk sudah tidak ada lagi / tidak bermanfaat lagi
d. Melampaui batas waktu penggunaannya/kadaluwarsa
e. Mengalami perubahan dalam spesifikasi seperti terkikis/aus
f. Hilang akibat kesalahan/kelalaian, alasan tidak terduga
2. Penghapusan barang persediaan tidak produktif fan barang bekas pakai dilakukan
dengan cara:
a. Dijual sesuai ketentuan yang berlaku
b. Dimusnahkan apabila tidak layak jual
E. Tata Cara Penghapusan Barang Persediaan Tidak Produktif
1. Bagian Aset membuat usulan penghapusan barang persediaan tidak produktif
sesuai dengan hasil laporan stock opname
2. Melakukan analisa terhadap usulan barang persediaan tidak produktif sebelum
mendapat persetujuan direktur
3. Melakukan tindak lanjut penghapusan untuk dijual atau dimusnahkan
4. Membuat laporan atas tindak lanjut penghapusan barang persediaan tidak
produktif dan melaporkan kepada direktur dan bagian akuntansi.
5. Hasil Penjualan disetorkan ke kas perusahaan
F. Kewenangan Penghapusan Barang Persediaan Tidak Produktif
Penghapusan barang persediaan tidak produktif ditetapkan oleh direktur rumah sakit,
selah menyetujui usulan penghapusan barang persediaan tidak produktif dari bagian
Aset
 BAB III
PENGELOLAAN ASET TETAP
A. Tata Cara Pengelompokan Aset Tetap
Untuk mempermudah mengidentifikasi aset tetap perlu dilakukan pengelompokan kode
akun dan pemberian nomor kode aset tetap yang diatur sebagai berikut:
Kelompok Aset
Kelompok Aset kode Kelompok Barang Kode Jenis Barang
Tanah Milik Rumah
Tanah 01 Sakit 01 sudah Jelas
Bangunan 02 Bangunan Rumah Sakit 01 sudah Jelas
Bangunan Penunjang 02 Bangunan IPAL, TPS, Dll
Alat-alat Kecil dan Jarum, semprit, alat
Peralatan Medis 03 Umum 01 bedah, alat THT
Alat Perlengkapan Meja operasi, otoklaf,
Rumah Sakit 02 sterilizer, lampu operasi
Alat gelas, reagens, test
Alat Laboratorium 03 kit diagnostik
Alat Perlengkapan
Radiologi 04 X-ray, scanner, dll
Komputer, Mesin
Peralatan non Fotocopy, printer,
medis 04 Perlatan Mesin-mesin 01 Pendingin Ruangan
Meja , Kursi, Lemari,
Perabotan 02 cabiner,
Interior 03 Lukisan, Kurtain
Peralatan Komunikasi 04 Telepon, faksimile,
Kendaraan 05 Sepeda 01 sudah Jelas
Motor 02 Sudah Jelas
Mobil 03 Sudah Jelas
Kendaraan besar 04 Sudah Jelas
Kode Ruangan
Ruangan Kode
Lobby 01
Kasir 02
Apotik 03
Gudang Apotik 04
Poli dalam 05
IGD 06
………… 07
B. Inventarisasi Aset Tetap
1. Tujuan inventarisasi antara lain adalah:
a. Untuk melakukan fungsi pengendalian Aset tetap
 b. Untuk Mengetahui jumlah dan kondisi fisik serta nilai aset tetap setiap akhir
tahun/periode tertentu.
c. Untuk mengetahui kebenaran penempatan lokasi/ruangan, dapat menggunakan
media kartu Inventarisasi Ruangan (KIR)
2. Penomoran Barang Inventaris
Contoh :
Komputer
06.10.04.01.04.02.16
Kode Ruangan
Tahun Rumah Sakit Berdiri
Kelompok Barang
Jenis Barang
Tanggal Pembelian
3. Laporan Hasil Inventarisasi Aset tetap
a. Hasil dari inventarisasi aset digunakan sebagai dasar penyusunan laporan aset
tetap tahunan yang menggambarkan saldo awal, mutasi dan saldo akhir aset tetap
b. Penanggung jawab laporan hasil invetarisasi adalah kepala bagian aset
c. Laporan hasil inventarisasi aset tetap disampaikankepada bagian akuntansi.
C. Pelaporan Aset Tetap
Laporan-laporan kegiatan pekerjaan yang harus dibuat oleh unit yang membidangi fungsi
aset adalah sebagai berikut :
1. Laporan Penyusutan perbulan
2. Laporan tentang pemeliharaan
3. Laporan mutasi barang
4. Laporan Inventarisasi Barang barang
D. Penghapusan Aset Tetap
Penghapusanbukuan adalah setiap tindakan menghapuskan aset tetap dari pembukuan
atau neraca perusahaan yang dilakukan karena:
1. Pemindahtanganan
Pemindahtanganan adalah setiap tidakan mengalihkan aset tetap perusahaan yang
mengakibatkan beralihnya hak kepemilikan atas aset tetap dimaksud kepada pihak
lain, dengan cara:
a. Penjualan
 Pemindah tanganan dengan cara penjualan dapat dilakukan apabila memenuhi
salah satu dari persyaratan sebagai berikut:
1) Secara teknis dan atau ekonomis sudah tidak menguntungkan bagi
perusahaan apabila tetap di pertahankan keberadaannya.
2) Secara teknis dan atau ekonomis terdapat alternative atau pengganti lain yang
lebih menguntungkan perusahaan
3) Bagian dari program restrukturisasi dan penyehatan perusahaan
4) Satu-satunya alternative sumber dana bagi perusahaan untuk kebutuhan yang
sangat mendesak
b. Tukar menukar
1) Tukar menukar dapat dilakukan apabila merupakan alternative yang paling
menguntungkan bagi perusahaan atau untuk kepentingan umum
2) Nilai barang milik pihak lain yang dipertukarkan dengan aset tetap
perusahaanminimal sama dengan aset etap milik perusahaan yang
dipertukarkan
3) Dalam hal nilai barang milik pihak lain dimaksud pada poin b lebih rendah
dari pada nilai aset tetap perusahaan yang dipertukarkan, maka pihak lain
tersebut wajib menambah kekurangan nilai aset tersebut dengan membayar
tunai.
4) Dalam hal nilai barang milik pihak lain dimaksud pada poin b lebih tinggi
dari pada nilai aset tetap perusahaan yang dipertukarkan, maka perusahaan
wajib menambah kekurangan nilai aset tersebut dengan membayar tunai,
sepanjang tukar menukar tersebut dapat dilakukan karena kebutuhan
perusahaan.
5) Perusahaan wajib mempertimbangkan potensi barang milik pihak laun yang
dipertukarkan dengan aset tetap perusahaan.
c. Cara lain
Cara lain hanya dapat dilakukan apabila:
1) Pemindahtanganan dengan cara penjualan, tukar menukar, ganti rugi dan
penyertaan modal tidak dapat dilakukan
2) Aset tetap yang di pindah tangankan nilainya tidak signifikan terhadap total
aset perusahaan.
3) Tidak mengganggu kegiatan operasional/buka aset tetap produktif perusahaan
2. Kondisi tertentu
 Kondisi tertentu adalah penghapusbukuan terhadap aset tetap yang:
a. Hilang
b. Musnah
c. Rusak tidak dapat dipindahtangankan
d. Biaya pemindahtanganan lebih besar daripada nilai ekonomis yang diperoleh dari
pemindah tanganan tersebut
e. Dibongkar untuk dibangun kembali
f. Dibongkar tidak untuk dibangun kembali
g. Secara hukum aset tetap tidak lagi menjadi milik atau dikuasai oleh perusahaan.
E. Kewenangan Persetujuan Penghapusan Aset Tetap
1. Untuk aset tetap bernilai kecil persetujuan pemindahtanganan diberikan oleh
direktur.
2. Untuk aset tetap bernilai besar persetujuan pemindahtanganan diberikan oleh direksi,
dengan melapirkan tanggapan tertulis dari Direktur rumah sakit.
F. Tata Cara Penghapusan Aset Tetap
1. Penghapusan aset dengan pemindahtanganan
a. Bagian aset membuat laporan aset tetap yang memenuhi persyaratan untuk di
hapuskan dengan cara pemindahtanganan
b. Penghapusan karena pemindahtanganan aset tetap dengan cara penjualan, tukar
menukar, dan cara lain perlu mendapat persetujuan direktur terlebih dahulu.
c. Jika aset tetap yang akan dihapuskan nilainya besar maka perlu mendapat
persetujuan direksi dengan bukti persetujuan secara tertulis dari direktur.
d. Setelah mendapat persetujuan maka bagian aset melakukan penghapusan aset
dengan pemindahtanganan (Penjualan, tukar menukar, dan cara lain)
e. Jika penjualan, tukar menukar, dan cara lain menghasilkan arus kas masuk atau
aset baru maka bagian aset harus menyetorkan kebagian penerimaan kas dan
kebagian akuntasi.
2. Penghapusan aset dengan kondisi tertentu
a. Bagian aset membuat laporan aset tetap yang memenuhi persyaratan untuk di
hapuskan Karena kondisi tertentu
b. Penghapusan aset tetap karena kondisi tertentu perlu mendapat persetujuan
direktur terlebih dahulu.
c. Jika aset tetap yang akan dihapuskan nilainya besar maka perlu mendapat
persetujuan direksi dengan bukti persetujuan secara tertulis dari direktur.
d. Setelah mendapat persetujuan maka bagian aset melakukan penghapusan aset
dengan kondisi tertentu
e. Bagian aset membuat laporan penghapusan aset tetap dan menyampaikannya
kebagian akuntasi.
LAMPIRAN