Inventarisasi Aset

Definisi Inventarisasi

Menurut KBBI, yang dimaksud dengan inventarisasi adalah daftar yang memuat semua barang milik kantor
(sekolah, perusahaan, dsb) yg dipakai dalam melaksanakan tugas.
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah "Inventarisasi merupakan kegiatan/tindakan untuk
melakukan penghitungan,pengurusan,penyelenggaraan peraturan,pencatatan data dan pelaporan barang
milik daerah dalam unit pemakaian".

Definisi Inventarisasi Aset
Berikut beberapa definisi inventarisasi aset menurut beberapa ahli.

1. A. Gima Sugiama (2013: 173) "Inventarisasi aset adalah serangkaian kegiatan untuk melakukan
pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan aset, dan mendokumentasikannya, baik aset berwujud
maupun aset tidak berwujud pada suatu waktu tertentu. Inventarisasi aset dilakukan untuk mendapatkan
data seluruh aset yang dimliki,dikuasai sebuah organisasi perusahaan atau instansi pemerintah. Seluruh
aset perlu diinventarisasi baik yang diperoleh berdasarkan beban dana sendiri (investasi), hibah ataupun
dari cara lainnya."

2. I Gede Auditta (2013) "Inventarisasi aset terdiri dari dua aspek yaitu aspek fisik (bentuk, luas, volume
atau jumlah, jenis, alamat dan lain-lain) dan aspek yuridis atau legal (status penguasaan, masalah legal
yang dimiliki, batas akhir penguasaan dan lain-lain), dengan proses kerja yang dilakukan antara lain adalah
pendataan, kodefikasi, pengelompokkan, dan administrasi sesuai dengan tujuan manajemen aset."
 3. Doli D. Siregar (2004: 518-520) “Inventarisasi aset merupakan kegiatan yang  terdiri dari dua aspek,
yaitu inventarisasi fisik dan inventarisasi yuridis/legal. Aspek fisik terdiri atas bentuk luas, lokasi volume,
jenis alamat dan lain-lain. Sedangkan aspek yuridis adalah status penguasaan, masalah legal  yang dimiliki
batas akhir penguasaan. Proses kerja yang dilakukan adalah pendapatan kodefikasi/labeling,
pengelompokan dan pembukuan/administrasi sesuai dengan tujuan manajemen aset.”
Berdasarkan definisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa inventarisasi aset merupakan suatu
kegiatan melaksanakan pengaturan, pencatatan aset-aset, menyusun daftar aset yang bersangkutan ke
dalam suatu daftar inventaris aset secara teratur, dan mengurusnya menurut ketentuan yang ada.

Tujuan utama inventarisasi

Dalam buku Manajemen Aset Pariwisata (Sugiama, 2013) tujuan utama Inventarisasi Aset ada tiga yaitu:
1. Menciptakan tertib administrasi,
2. Pengamanan aset
3. Pengendalian dan pengawasan aset.

Tujuan khusus inventarisasi

1. Untuk menjaga ketertiban administrasi barang yang dimiliki
2. Untuk menghemat keuangan
3. Sebagai bahan pedoman untuk menghitung kekayaan
4. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian barang
5. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam penyaluran barang
6. Memberikan data dan informasi dalam
7. Menentukan keadaan barang (barang yang rusak/tua) sebagai dasar untuk menetapkan
penghapusannya
8. Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian barang. 

Secara garis besar, proses inventarisasi aset meliputi:

1. Preparation
Tahap persiapan biasa dimulai dari mapping kondisi aset, lokasi aset, SDM perusahaan sampai teknis
pelaksanaan inventarisasi aset.
2. Execution
Tahap pelaksanaan dimulai ketika seluruh tahap preparation dipenuhi, dimana prosedur dalam
inventarisasi dijalankan sesuai dengan schedule dan kompetensi SDM inventarisasi.
3. Finishing
Tahap akhir berkaitan dengan proses hasil laporan pelaksanaan inventarisasi sampai dengan laporan final
hasil inventarisasi.

Agar hasil inventarisasi dapat maksimal, biasa diintegrasikan dengan sistem informasi akuntansi dan
software yang memadai dalam pengelolaan aset perusahaan, sehingga dapat diketahui aset yang harus
dimiliki perusahaan dapat digunakan tepat guna sesuai fungsi nya dalam mendukung kegiatan utama
operasional perusahaan.

Ketentuan Pelaksanaan Inventarisasi

1. Memberi koding pada barang-barang yang diinventarisasikan.
2. Barang-barang inventaris sekolah harus diberi tanda dengan menggunakan kode-kode barang sesuai
dengan petunjuk yang terdapat dalam Manual Administrasi barang.
3. Membuat Daftar Rekapitulasi Tahunan Laporan triwulan mutasi barang inventaris yaitu daftar tempat
mencatat penambahan dan pengurangan barang inventaris pada suatu organisasi selama triwulan yang
bersangkutan.
4. Daftar isian inventaris yaitu tempat mencatat semua barang inventaris menurut golongan atau klasifikasi
yang telah ditetapkan.

Inventarisasi harus dilaksanakan berdasarkan ketentuan-ketentuan dari pemerintah, termasuk juga yang
dikeluarkan oleh Departemen Pendidikan Nasional. Beberapa dari peraturan perundang-undangan itu
adalah:
1. Intruktur Presiden No.3 Tahun 1971, tentang Inventaris Barang Milik Negara/ Kekayaan Negara.
2. Surat Keputusan Menteri Keuangan RI No. 222/MK/V/4/1972 tanggal 13 April 1971 tentang Pedoman
Pelaksanaan Inventarisasi barang-barang milik negara di lingkungan Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan.
3. Instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 10/M/1976 tentang Pelaksanaan Inventarisasi dan
Penyampaian Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventarisasi Milik Negara.
4. Surat Edaran Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 421 16/E/74 tentang Inventarisasi barang
yang dipakai/ dikuasai pejabat/ Pegawai yang dimutasikan.

Ketentuan tersebut bukanlah sesuatu yang statis. Oleh karena itu tidak mustahil dikeluarkan peraturan
yang baru untuk mengganti, memperbaiki, dan melengkapi peraturan yang lama.
Aset yang diinventarisasikan
Aset-aset yang perlu dan memang harus dilakukan adanya inventarisasi yaitu meliputi kendaraan,
perlengkapan, peralatan, furniture, alat elektronik, bangunan, mesin, dan berbagai fasilitas lainnya.

Bentuk Aset
  

No Bentuk Aset Contoh Aset

Bangunan
Berwujud Infrastruktur
1.
(Tangible) Mesin/Peralatan
Fasilitas
Sistem Organisasi (Tujuan, Visi,
dan Misi)
Hak Cipta (Patent)
Kualitas (Quality)
Tidak Berwujud Nama Baik/Citra (Goodwil)
2.
(Intangible) Budaya ( Culture)
Sikap, Hukum, Pengetahuan,
Keahlian (Capacity)
Perjanjian (Contract)
Motivasi (Motivation)

Sumber: Hermanto (2009)

tujuan dari diadakannya iventarisasi tersebut, di antaranya:

1. Memastikan bahwa inventarisasi dilaksanakan sesuai rencana
2. Mengecek kebenaran Barang yang ada dalam Buku Inventaris baik dalam segi jumlah fisik maupun nilai
barang
3. Mengetahui kondisi barang terkini
4. Penertiban administrasi:
a) mencatat barang yang belum pernah dicatat
b) membuat usulan penghapusan barang
c) menyelesaikan proses hukum atas barang-barang yang tidak ditemukan/hilang.
Modul Inventarisasi

Perekaman Data Barang untuk dikelompokkan ke dalam Kategori Barang dan Unit Kerja yang bertanggung
jawab terhadap barang tersebut. Hasil dari perekaman tersebut secara otomatis membentuk Kode Barang.
Perekaman Data Barang kemudian dapat dikelompokkan ke dalam inventarisasi, seperti di bawah ini:
 Inventarisasi Tanah, meliputi: Harga, Tanggal Perolehan, Lokasi, Luas, Surat Tanah, Unit Pemakai,
Pengadaan, Catatan Pengisi, Pengesahan, dan Mutasi.
 Inventarisasi Gedung, meliputi: No. KIB Tanah yang ditempati, Luas, Lokasi, Tahun Guna, Harga,
Tanggal Perolehan, Lokasi, Luas, Surat Tanah, Unit Pemakai, Pengadaan, Catatan Pengisi, Pengesahan,
dan Mutasi.
 Inventarisasi Kendaraan Bermotor / Alat Angkutan (Motor), meliputi: Detail Mesin (Merk, Tipe,
Perakitan, Daya Mesin, dan lainnya), Harga, Tanggal Perolehan, Kelengkapan Motor (helm, jaket, stnk,
dll), Unit Pemakai, Pengadaan, Catatan Pengisi, Pengesahan, dan Mutasi.
 Inventarisasi Senjata Api, meliputi: Merk, Tipe, Kaliber, No. Pabrik, Harga, Tanggal Perolehan,
Kelengkapan Senjata, Unit Pemakai, Pengadaan, Catatan Pengisi, Pengesahan, dan Mutasi.
 Inventarisasi Ruang, perekaman Inventarisasi Barang yang meliputi: Peralatan Kantor, Komputer,
Alat-alat, dll. Barang yang menempati suatu ruang tertentu akan di masukkan dalam Inventarisasi Ruang.
 Inventarisasi Lokasi Lainnya, yaitu perekaman Inventarisasi Barang Lainnya yang tidak menempati
suatu ruang tertentu, melainkan lokasi yang bukan milik.
 Pencarian Inventaris, pencarian inventaris suatu barang dapat dilakukan pada seluruh aset yang
ada, atau per kategori kelompok, dan atau per unit kerja tempat barang itu berada, dan atau kondisi
barang, dan atau status barang.
 Cetak Daftar Inventaris, cetak daftar inventaris dapat dilakukan dengan 2 model, yaitu: model
Cetak Kartu Inventaris tiap barang, dan Cetak Daftar Inventaris, untuk digunakan sebagai Pelaporan atau
Arsip.
Berikut contoh tabel dalam mencatat barang inventaris:

Sumber: http://tinyurl.com/pq2asml